辣妹子食品股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1辣妹子食品股份有限公司簡介................................................................................1

2辣妹子股份有限公司辦公用品采購管理狀況、所存在問題及產(chǎn)生原因分析....1

2.1管理現(xiàn)狀......................................................................................................1

2.2存在問題分析..............................................................................................2

2.2.1分散采購方式的制約...........................................................................2

2.2.2公司管理制度不完善...........................................................................2

2.2.3辦公用品采購不及時(shí)...........................................................................2

2.3產(chǎn)生原因分析..............................................................................................2

2.3.1采購流程不規(guī)范...................................................................................2

2.3.2管理層不夠重視...................................................................................3

2.4問題解決方案..............................................................................................3

2.4.1市場調(diào)查，尋求機(jī)遇...........................................................................3

2.4.2制定一套合理的管理制度...................................................................3

2.4.3完善庫存管理制度...............................................................................3

3辣妹子股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)................................4

3.1業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)......................................................................................4

3.1.1流程表設(shè)計(jì)...........................................................................................4

3.1.2流程圖設(shè)計(jì)...........................................................................................5

3.2相關(guān)財(cái)務(wù)核算..............................................................................................6

4結(jié)束語........................................................................................................................7

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

辣妹子食品股份有限公司采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)

融合流程設(shè)計(jì)

1辣妹子食品股份有限公司簡介

辣妹子食品股份有限公司于1998年11月06日在湖南省益陽市沅江市

注冊成立，注冊資本為8400萬，是一家集農(nóng)副產(chǎn)品深加工與銷售于一體的

現(xiàn)代化食品企業(yè)。公司擁有辣椒醬和罐裝桔片爽生產(chǎn)基地，擁有辣椒醬、

臘八豆、剁辣椒、豆豉王、脆蘿卜等70多個(gè)品種。公司堅(jiān)持以技術(shù)創(chuàng)新引

領(lǐng)行業(yè)發(fā)展，成為中國國家辣度標(biāo)準(zhǔn)參與制定者，并先后榮獲“中國馳名

商標(biāo)”、“第七批農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國家重點(diǎn)龍頭企業(yè)”、“國家科學(xué)技術(shù)進(jìn)步二等

獎(jiǎng)”、“湖南省高新技術(shù)企業(yè)”等多項(xiàng)榮譽(yù)，2009年公司shi縣工業(yè)總產(chǎn)值

3.8億元，銷售收入3.6億元，利潤2800多萬元，完成稅收2600多萬

元。辣妹子將以打造美食與文化新融合的百年品牌為愿景，嚴(yán)守品質(zhì)底

線，創(chuàng)新商業(yè)營銷運(yùn)作模式，助推行業(yè)產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的同時(shí)，積極履行社會(huì)

責(zé)任，助力鄉(xiāng)村振興，致力于成為中國辣椒全產(chǎn)業(yè)鏈綜合服務(wù)商，讓世界

品嘗湖南味道！

2辣妹子股份有限公司辦公用品采購管理狀況、所存在問題及

產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

采購管理現(xiàn)狀，提前對(duì)企業(yè)辦公用品采購沒有做好規(guī)劃，導(dǎo)致沒有科學(xué)的

采購管理制度，采購管理團(tuán)隊(duì)人員頻繁變動(dòng)，采購工作持續(xù)性較弱，這樣的人

員變動(dòng)對(duì)采購工作的展開有著不好的影響，后來者對(duì)采購計(jì)劃不了解，就會(huì)使

采購流程混亂，信息資料缺失，操作失誤，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有阻礙。采購計(jì)劃制

定不及時(shí)，導(dǎo)致辦公用品不能及時(shí)領(lǐng)用，阻礙公司的項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)交付。臨

時(shí)采購會(huì)使需求量增加，導(dǎo)致訂單周期延長，供應(yīng)商會(huì)借此抬高采購價(jià)格，從

而增加公司采購辦公用品的成本。

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2.2存在問題分析

2.2.1分散采購方式的制約

公司的采購方式，單獨(dú)采購數(shù)量有限，無法獲得大量采購的價(jià)格優(yōu)惠；然

后采購權(quán)力下放，采購過程中出現(xiàn)意見不合的狀況，難以控制，容易忽視公司

的整體利益，考慮自身的利益較多，為了保證供應(yīng)充足，可能存在辦公用品采

購超量，浪費(fèi)資源，會(huì)增加辦公用品的庫存量，占用流動(dòng)資金。

2.2.2公司管理制度不完善

本公司在管理制度方面并不是很系統(tǒng)很全面，創(chuàng)新程度不夠，目前處于被

動(dòng)應(yīng)對(duì)的狀態(tài)，制定出來的策略不完善，研究不夠深入。甚至，照搬其他成功

企業(yè)的管理制度到自家企業(yè)中，這樣看起來既省事又節(jié)約成本，但實(shí)際忽略了

對(duì)自身情況的了解，導(dǎo)致表面看似和諧，實(shí)則很混亂。

2.2.3辦公用品采購不及時(shí)

采購人員在正式實(shí)施采購前，沒有根據(jù)采購物料的數(shù)量、需求時(shí)間、價(jià)格

預(yù)算、采購戰(zhàn)略等確定采用什么樣的方式。對(duì)于通用型或標(biāo)準(zhǔn)化辦公用品的采

購，沒有選擇好正確的供應(yīng)商，以至于在供應(yīng)商的選擇上，沒有遵循供應(yīng)商的

步驟，無法經(jīng)過產(chǎn)品樣件制認(rèn)證，供應(yīng)能力、售后服務(wù)、成本價(jià)格等都無法保

證與第一次購買是否一致，從而無法保證辦公用品是否符合本公司的需求。

2.3產(chǎn)生原因分析

2.3.1采購流程不規(guī)范

本公司未編制采購辦公用品的預(yù)算流程，流于形式，盲目編制采購需求，

造成了采購量超出預(yù)算，實(shí)際采購量超出實(shí)際需求量，不能充分得到利用，從

而導(dǎo)致浪費(fèi)和閑置。對(duì)采購流程沒有進(jìn)行具體化，規(guī)范化，沒有全面梳理企業(yè)

運(yùn)營管理現(xiàn)狀和采購流程，從而也就無法了解各部門之間的關(guān)系，對(duì)后續(xù)的工

作造成了阻礙。多余的流程也沒有刪除，缺失的流程也沒有得到彌補(bǔ)，自然而

然采購流程的運(yùn)行效率也就降低了。面對(duì)這種情況沒有及時(shí)提出優(yōu)化，傳輸優(yōu)

化采購流程的核心理念，無法得到管理層的理解與支持，所以就不能推動(dòng)采購

流程的高效落實(shí)。

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2.3.2管理層不夠重視

沒有認(rèn)真梳理工作流程，嚴(yán)格制定管理制度，把重點(diǎn)放在公司的績效和提

高營業(yè)收入上面，正因?yàn)榭冃c升職加薪息息相關(guān)，對(duì)公司的采購管理就容易

疏忽，降低了對(duì)運(yùn)營成本的關(guān)注。為了擴(kuò)大自身對(duì)公司的管理控制權(quán)，隨意支

配現(xiàn)金流量，沒有根據(jù)公司的實(shí)際情況出發(fā)，正是由于管理層的疏忽，未貼合

市場最低價(jià)，造成辦公用品采購的價(jià)格過高，忽略了公司的整體利益。

2.4問題解決方案

2.4.1市場調(diào)查，尋求機(jī)遇

近幾年，食品行業(yè)的競爭力日趨激烈，由于食品行業(yè)的進(jìn)入門檻比較低，

產(chǎn)品同質(zhì)化現(xiàn)象日益嚴(yán)重。辣椒醬作為快速消費(fèi)品，業(yè)內(nèi)競爭更是異常激烈，

市場上各大廠商都在進(jìn)行價(jià)格戰(zhàn)，根據(jù)公司目前現(xiàn)狀，規(guī)劃出一套適合本公司

的發(fā)展宏圖。采購過程中也要根據(jù)實(shí)際情況而定，尊重市場規(guī)律，實(shí)現(xiàn)公司利

益最大化。行業(yè)的大整合，是不可逆轉(zhuǎn)的客觀規(guī)律和歷史潮流，任何一個(gè)行業(yè)

都要經(jīng)過這一過程，既要做到分析我國市場經(jīng)濟(jì)體制的改革方向，又要做到順

應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，切記不要將蛋糕做大做高，而要做實(shí)做細(xì)，才能提升公司的競

爭力和影響力。

2.4.2制定一套合理的管理制度

學(xué)習(xí)其他公司的管理制度，取之精華，去其糟粕，做到表里如一。管理層

必須堅(jiān)持公平、公正、公開的原則，嚴(yán)格依據(jù)績效與業(yè)績、價(jià)值創(chuàng)造過程中的

表現(xiàn)來實(shí)現(xiàn)員工薪資、年終獎(jiǎng)以及職位的升降。提高管理者對(duì)采購辦公用品的

重視程度，才能在提高對(duì)辦公用品管理方面的效率。同時(shí)也要進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，

通過實(shí)際數(shù)據(jù)讓管理者加強(qiáng)對(duì)采購辦公用品實(shí)際需求量的重要性。針對(duì)突發(fā)狀

況，建立綠色通道的采購管理模式，采取先下單采購供應(yīng)，后去財(cái)務(wù)經(jīng)理、出

納人員處提交相關(guān)證明材料，經(jīng)審核后即可報(bào)銷的方法，保障公司日常工作的

順利開展。

2.4.3完善庫存管理制度

辦公用品的配備采購要合理、準(zhǔn)確、及時(shí)，增強(qiáng)透明度。采購前要做好市

場調(diào)查，充分掌握所需物品性能、價(jià)格和附加優(yōu)惠條件，選擇正確的，符合本

公司的供應(yīng)商，按照廠家的購買步驟來采購，采購時(shí)需檢驗(yàn)辦公用品是否合

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格，確認(rèn)產(chǎn)品質(zhì)量，做到采購的物品既合理又優(yōu)質(zhì)。明確辦公用品的出入庫，

盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性，做到賬實(shí)相符。入庫時(shí)要根據(jù)發(fā)票和送貨單核

實(shí)的數(shù)量、品種、規(guī)格后方可入庫，再打印入庫單并簽好字；出庫時(shí)憑借相關(guān)

部門管理者的簽字領(lǐng)用單，集中領(lǐng)用，做好相應(yīng)的出庫管理工作，并由倉管人

員集中出庫，打印好出庫單并簽字；盤點(diǎn)時(shí)，需要定期盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不

符的情況。也可以根據(jù)公司實(shí)際情況合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，提高盤點(diǎn)的速度和

準(zhǔn)確性。

名稱單位數(shù)量名稱單位數(shù)量

A4張圓珠筆盒

圓珠筆筆芯盒文件夾個(gè)

印泥個(gè)回形針盒

訂書機(jī)個(gè)復(fù)印紙張

訂書機(jī)針盒筆記本本

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3.1業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)

3.1.1流程表設(shè)計(jì)

序號(hào)操作步驟角色提示內(nèi)容

填寫采購辦公用根據(jù)需求填寫所需辦公用

1

品需求表品的需求表

采購員1.根據(jù)所需采購金額填制

借款單

2填寫借款審批單

2.再將借款單交給財(cái)務(wù)經(jīng)

理審核

審核由采購員交來的審批

3審核借款審批單財(cái)務(wù)經(jīng)理單的準(zhǔn)確性、合理性再簽

字

填寫三聯(lián)式借款按照借款單填寫三聯(lián)式借

單款單

4出納

接受借款單并支付對(duì)應(yīng)現(xiàn)

支付現(xiàn)金

金給采購員

4

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1.根據(jù)借款單填寫記賬憑

5編制記賬憑證會(huì)計(jì)證

2.再交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核

對(duì)會(huì)計(jì)交過來的記賬憑證

7審核記賬憑證財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審核，檢查準(zhǔn)確性，

合理性并簽字

根據(jù)相關(guān)賬款填寫科目明

8登記明細(xì)賬會(huì)計(jì)

細(xì)賬

9去采購采購員去采購辦公用品

依據(jù)采購數(shù)量計(jì)算費(fèi)用，

結(jié)算費(fèi)用并開發(fā)

10生產(chǎn)廠家收取現(xiàn)金，開具增值稅普

票

通發(fā)票

根據(jù)采購員取回來的發(fā)票

11付款財(cái)務(wù)經(jīng)理

支付相應(yīng)金額

3.1.2流程圖設(shè)計(jì)

采購員財(cái)務(wù)經(jīng)理出納會(huì)計(jì)

填采購需求表

填寫借款單審核借款單填寫三聯(lián)式借款單編制記賬憑證

支付現(xiàn)金登記明細(xì)賬

審核記賬憑證

采購辦公用品

取回增值稅發(fā)票付款結(jié)束

5

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3.2相關(guān)財(cái)務(wù)核算

采購員根據(jù)公司辦公用品庫存和辦公用品需求量填寫好采購需求單，再借

款并填寫好借款單，交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，最后采購員去出納人員處領(lǐng)取現(xiàn)金

3000元，需要采購訂書機(jī)20臺(tái)（25元/個(gè)），訂書機(jī)針100盒（3元/盒），筆記

本100本（5元/本），圓珠筆20盒（50元/盒）。4月2日出發(fā)批發(fā)市場采購訂

書機(jī)和訂書機(jī)針，當(dāng)日取回貨物和增值稅發(fā)票；3日采購筆記本和圓珠筆，當(dāng)

日取回貨物和增值稅發(fā)票，采購結(jié)束后退回多余現(xiàn)金，會(huì)計(jì)分錄如下：

先填寫借款單并領(lǐng)取現(xiàn)金：

借：其他應(yīng)收款——采購員3000

貸：銀行存款3000

4月2日去采購訂書機(jī)和訂書機(jī)針：

借：管理費(fèi)用——訂書機(jī)500

——訂書機(jī)針300

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）104

貸：其他應(yīng)收款——采購員904

4月3日采購筆記本和圓珠筆：

借：管理費(fèi)用——筆記本500

——圓珠筆1000

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）195

貸：其他應(yīng)收款——采購員1695

采購人員退回現(xiàn)金

借：庫存現(xiàn)金401

貸：其他應(yīng)收款——采購員401

現(xiàn)金日記賬

月日憑證類別號(hào)數(shù)摘要借方貸方余額

41期初余額5000

2記10采購員采購辦公用品30002000

3記11采購結(jié)束后退回多余現(xiàn)金4012401

其他應(yīng)收款明細(xì)賬

月日