印章管理制度及使用流程

印章管理制度及使用流程一、制定目的及范圍為加強公司印章管理，確保印章使用的規(guī)范性與安全性，特制定本制度。本制度適用于公司所有部門及員工，涵蓋印章的申請、使用、保管、注銷等環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，防范風險，維護公司合法權(quán)益。二、印章管理原則1.印章使用必須遵循“合法、合規(guī)、有效”的原則，確保印章使用的真實性與有效性。2.印章的保管與使用應由專人負責，確保印章不被濫用或遺失。3.各部門應建立印章使用記錄，確保每次使用都有據(jù)可查。三、印章分類1.公章：用于公司對外簽署合同、協(xié)議等法律文件。2.財務章：用于財務報銷、銀行業(yè)務等財務相關(guān)事務。3.合同章：專門用于簽署合同文件，確保合同的法律效力。4.其他專用章：根據(jù)需要設立的其他印章，需明確使用范圍。四、印章使用流程1.印章申請1.1申請人填寫申請表：使用印章的員工需填寫《印章使用申請表》，說明使用目的及相關(guān)信息。1.2部門審核：部門負責人對申請進行審核，確認使用的必要性與合規(guī)性。1.3提交至印章管理部門：審核通過后，申請表需提交至印章管理部門進行備案。2.印章使用2.1印章領(lǐng)?。河≌鹿芾聿块T根據(jù)申請表，向申請人發(fā)放印章，并記錄發(fā)放信息。2.2印章使用記錄：使用印章時，申請人需在《印章使用記錄表》中詳細記錄使用時間、用途、簽字人等信息。2.3印章歸還：使用完畢后，申請人需及時將印章歸還至印章管理部門，并在記錄表中注明歸還時間。3.印章保管3.1專人保管：印章管理部門應指定專人負責印章的保管，確保印章安全。3.2定期檢查：印章管理部門需定期對印章進行檢查，確保印章完好無損，及時處理損壞或遺失的印章。4.印章注銷4.1注銷申請：如需注銷印章，相關(guān)部門需填寫《印章注銷申請表》，說明注銷原因。4.2審核與批準：印章管理部門對注銷申請進行審核，確認無誤后報公司負責人批準。4.3印章銷毀：經(jīng)批準后，印章管理部門應對注銷印章進行銷毀，并記錄銷毀情況。五、印章使用紀律1.使用規(guī)范：印章使用必須遵循公司規(guī)定，嚴禁私自使用或借用他人印章。2.責任追究：如因印章管理不善導致公司損失，相關(guān)責任人需承擔相應責任。3.培訓與宣傳：定期對員工進行印章管理制度的培訓，提高員工的合規(guī)意識。六、印章管理的反饋與改進機制1.定期評估：印章管理部門應定期對印章管理制度進行評估，收集各部門的反饋意見。2.制度修訂：根據(jù)評估結(jié)果與反饋意見，及時修訂印章管理制度，確保制度的適應性與有效性。3.信息共享：建立印章使用信息共享機制，各部門可隨時查詢印章使用情況，確保透明度。七、附則本制度自發(fā)布之日起實施，所有員工應嚴格遵守。如有未盡事宜，按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。印章管理部門負責本制度的解釋與實施。通