長沙金鑰匙財務咨詢公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1長沙金鑰匙財務咨詢公司簡介 長沙金鑰匙財務咨詢公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計1長沙金鑰匙財務咨詢公司簡介長沙金鑰匙財務咨詢公司位于湖南省長沙市雨花區(qū)湘府中路金典商務中心1612號，成立于2011年11月28日，注冊資金30萬元整，注冊地址在湖南省長沙市芙蓉區(qū)定王臺街道五一大道766號中天廣場10024號房。企業(yè)規(guī)模為小型企業(yè)，主要設有財務部、業(yè)務部、管理部三大部門。經(jīng)營范圍主要包括企業(yè)財務咨詢服務；工商登記代理；會計代理記賬；會計咨詢；法律咨詢；涉稅鑒證；企業(yè)管理服務；代理記賬服務；商標代理；工商登記代辦；知識產(chǎn)權代理；商業(yè)活動的策劃；稅務顧問；稅收策劃；涉稅服務。2長沙金鑰匙財務咨詢公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、所存在問題及原因分析2.1采購管理現(xiàn)狀該公司在辦公用品采購業(yè)務方面采用的模式是無論辦公用品價值大小，均由管理部統(tǒng)一負責采購。其中價值較高的辦公用品如電腦，打印機等需提前填寫《辦公用品申購單》，經(jīng)部門負責人及公司領導批準后方可采購。其他常用但價值較低的辦公用品如簽字筆等均可在管理部直接領用。如遇庫存不足，管理部將集中統(tǒng)一采購。在采購的過程中，管理部每一月會根據(jù)辦公用品庫存及《辦公用品申購單》制訂出下一月擬采購的辦公用品種類、數(shù)量及預估金額并形成辦公用品采購計劃。該計劃先經(jīng)管理部主管審核簽字，再經(jīng)財務部審核后報公司領導審批。公司領導審批通過后，管理部憑采購計劃去財務部取得借款單，出納給予借款。辦公用品采購回來后由財務部負責驗收，驗收合格后由管理部登記入庫。管理部再依據(jù)相關的采購發(fā)票及憑證去財務部實報實銷。2.2存在的問題分析辦公用品的采購業(yè)務是企業(yè)成本支出中不可避免的一部分。企業(yè)的經(jīng)營目標就是開源節(jié)流。雖然說該公司的采購過程為多級審核，且依據(jù)制訂的計劃執(zhí)行，但是在這個過程中仍存在不少的問題。這些問題對公司整體利潤的提升有著一定的影響。2.2.1采購計劃制訂不嚴謹公司內部除高價值辦公用品需要提供《辦公用品申購單》外，其他辦公用品大多為可隨意領取，此過程很容易造成辦公用品的浪費。而管理部也只是根據(jù)剩余庫存制訂下一月所需的采購計劃。這樣的采購計劃既粗獷且片面。如一時采購過多，容易占用公司流動資金，采購過少，又造成辦公用品短缺，進而影響正常的辦公，間接影響公司的正常運轉。2.2.2監(jiān)督審核機制不夠完善首先在制訂采購計劃時，管理部只是針對辦公用品的價值進行預估，待采購回來再進行實報實銷。而財務部也只是對采購金額的對錯及采購后所產(chǎn)生的費用進行核算。此過程不夠精細化，往往管理部可能為方便自己工作而忽視了市場上那些更加物美價廉的辦公用品，甚至部分員工在利益的熏陶下而犧牲公司利益去采購高價辦公用品從而從中獲利。而采購回來的辦公用品也僅僅是驗收數(shù)量并登記造冊，并未對其品質進行審核，一些貴重的辦公用品甚至也未要求提供相應的合格證及保修證明，從而在公司不斷追求利潤，控制辦公成本的過程中造成隱形的損失。2.2.3采購過程缺乏監(jiān)管制衡縱觀該公司整個采購過程，基本上是由管理部自己提出采購計劃，然后再從財務支取借款前去采購。過程中如員工大公無私勉強還好，但是面對利益的誘惑，那就難以做到不徇私舞弊。公司給在這一塊給部分員工權利過大，甚至處于管理失控的邊緣。買什么產(chǎn)品，買多少，要花多少錢，采購后發(fā)票及憑證幾乎均由這一部分人掌管。負責采購的員工難免和供應商串通一氣，利用非法的手段來侵害公司的利益。2.3問題產(chǎn)生原因分析綜上，我們可以看出長沙金鑰匙財務咨詢公司雖然作為一個財務咨詢類的小型企業(yè)，但是公司內部在辦公用品采購過程中還是存在不少問題。該公司存在的問題雖然說短期內不會對公司的發(fā)展造成重大影響。但是“千里之堤毀于蟻穴”，小問題日積月累也會成為大問題，最終成為拖累公司發(fā)展的包袱。那么造成以上問題的原因有哪些呢，經(jīng)過分析主要為以下三點：2.3.1缺乏有效辦公用品管理機制公司對于采購回來的辦公用品雖進行了數(shù)量登記，但并未對其使用過程進行有效的管理。貴重辦公用品只要是部門人員誰都可以隨意去使用，但是卻無指定的責任人對其進行定期保養(yǎng)及維護。這就促成辦公用品在使用過程中容易損壞甚至報廢，進而需重新申購也影響工作。而常見普通辦公用品的隨意領取也很容易造成浪費，員工素質的高低基本就決定了辦公用品的使用壽命。管理部的采購計劃制訂往往是依據(jù)剩余辦公用品的庫存，而不是每月公司實際消耗產(chǎn)品的大致平均數(shù)。以上造成公司的辦公用品的管理基本處于無序狀態(tài)。2.3.2采購審核流程中存在漏洞采購的審核流程中存在漏洞，管理部主管在審核采購計劃時不僅僅是審核采購的數(shù)量，還應針對實際情況審核該辦公用品的單價是否合理，有無采購的必要性，或者是否有其他更合理的替代產(chǎn)品，從而節(jié)約公司辦公成本。財務在審核及付款的過程中不僅僅是核對金額的準確性，還應在采購回來的同時要求提供相應的合格證及保修證明等。公司領導在整個采購過程中不僅要審核采購的合理性。還應加強對員工行為品德的監(jiān)管。2.3.3缺乏有效供應商管理機制缺乏有效的供應商管理機制是該公司在整個采購過程中存在的最大問題。供應商管理可以使不同供應商在共同競爭的同時為公司提供優(yōu)質的產(chǎn)品及服務。同時也可以避免員工在采購過程中與供應商串通來侵害公司利益。另外由供應商直接同財務會計結算能讓采購過程更加透明，也能緩解公司的流動資金占用問題。3長沙金鑰匙財務咨詢公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計3.1問題的解決方案對該公司目前的采購業(yè)務財務融合流程重設計是解決以上問題的必然之路。優(yōu)秀的采購業(yè)務財務融合流程能使公司在采購管理過程中盡可能的節(jié)約公司的辦公成本，也能提升公司的采購工作效率，規(guī)避相應的財務管理風險。使得采購工作能沿著健康的方向發(fā)展。3.1.1建立完善辦公用品管理機制辦公用品屬于公司正常運轉的必須品，完善辦公用品的管理機制并非是一味的要求節(jié)約使用，限制使用。首先對公司所有貴重的辦公用品由各部門統(tǒng)計清楚制訂出相應的臺賬，指定責任人專人負責保管及日常維護，并制作標簽貼于設備的醒目位置。同時由財務部每年或者每半年對公司內部貴重的辦公用品進行盤點檢查。對于一般辦公用品應改變領取機制，提倡以舊換新，管理部工作人員應及時對領取人，領取物品，數(shù)量，日期等如實做好登記并形成臺賬。如發(fā)現(xiàn)存在浪費及私吞情況應及時上報。采購計劃的制訂可先由部門為單位提交《辦公用品申購單》至管理部，管理部匯總后再根據(jù)實際情況制訂出采購計劃。3.1.2加強審核監(jiān)管各部門在提交《辦公用品申購單》之前需由部門負責人進行初審，根據(jù)本部門工作進度評估所需辦公用品是否符合實際情況。同時對部門員工存在故意浪費或者損壞辦公用品的現(xiàn)象應及時制止，并加強對員工個人素質的教育。管理部在匯總所有辦公用品需求計劃時應仔細嚴謹，對于一些不合理的需求應予以駁回。財務部在收到辦公用品申購計劃后，應再一次核對計劃的數(shù)據(jù)是否準確。采購回來后應仔細驗收數(shù)量是否準確，產(chǎn)品是否合格，發(fā)票及相應憑證是否完善等后再付款。付款完畢后及時完善相應的賬目。公司領導在審核過程中應全盤考慮該采購計劃是否符合公司的發(fā)展。3.1.3建立供應商管理機制公司應改變原有的模式，由原有的管理部制訂計劃，管理部自行采購變?yōu)樨攧詹渴盏揭押炞滞獾牟少徲媱澓?，針對計劃內容選取出幾家供應商由管理部選擇，管理部選擇其中一家后聯(lián)系供應商，財務預付款后要求其按計劃內容送貨至公司。待產(chǎn)品驗收合格后由供應商持相應的票據(jù)與財務出納對接并付款。供應商的選取可借助互聯(lián)網(wǎng)及其他信息渠道，了解市場的真實情況，靈活的運用市場競爭的機制，堅持貨比三家，質優(yōu)物美的原則。對于符合條件的供應商還可以建立長期合作的關系，爭取更多的折扣和優(yōu)惠，甚至可以探討摸索招標采購的模式。從而進一步使采購過程更加透明化，效率化。也使得采購過程中部門之間相互制衡，進一步節(jié)約公司成本。3.2財務融合流程設計3.2.1流程表設計表1辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計表序號操作步驟操作人員操作內容1填制辦公用品采購申購單各部門綜合管理根據(jù)本部門實際需求，填制辦公用品申購單2審核采購申請各部門主管審核申購單的合理性并簽字后交管理部3編制采購計劃管理部綜合管理根據(jù)各部門的需求編制采購計劃，交管理部主管審核4審核采購計劃管理部主管審核采購計劃的合理性及準確性并簽字后交財務主管審核5審核采購計劃財務部主管審核采購計劃的合理性及準確性并簽字后交公司領導審核6審核采購計劃公司領導審核采購計劃的合理性并簽字同意采購7填寫預付款審批單管理部綜合管理根據(jù)供應商報價填寫預付款審批單并提交主管審核8審核預付款審批單管理部主管審核預付款的準確性及合理性，簽字后交財務部審核9審核預付款審批單財務部主管審核預付款的準確性及合理性，簽字后交出納10填寫兩聯(lián)預付款單出納接收經(jīng)審核的預付款審批單并填寫兩聯(lián)式預付款單（出納拿結算回執(zhí)聯(lián)，會計拿結算憑證聯(lián)）11支付款項出納按預付款金額向供應商直接支付12編制記賬憑證費用會計1.根據(jù)審核的預付款審批單編制記賬憑證2.將記賬憑證交財務部經(jīng)理審核13審核記賬憑證財務部經(jīng)理審核費用會計編制的記賬憑證合理性14登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬并將記賬憑證費用會計15登記明細賬費用會計登記（其他應收款）科目明細賬16采購管理部綜合管理聯(lián)系供應商按采購計劃送貨17結算費用并開具發(fā)票供應商業(yè)務員1.依照供應商定價有關規(guī)則，計算費用，收取現(xiàn)金2.依據(jù)實際出售辦公用品及單價開具增值稅發(fā)票18驗收入庫管理部綜合管理查驗辦公用品數(shù)量，質量并填寫好入庫單19傳遞單據(jù)出納接收相關單據(jù)，將單據(jù)傳遞費用會計制作憑證20編制記賬憑證費用會計根據(jù)發(fā)票及預付款第二聯(lián)（結算憑證）編制記賬憑證。將記賬憑證交財務部經(jīng)理審核21審核記賬憑證財務部經(jīng)理審核記賬憑證的準確性及合理性并簽字22登記科目明細賬費用會計登記管理費用和其他應收款科目明細賬3.2.2流程圖設計部門申購需求部門申購需求部門申購審核（部門經(jīng)理）管理部匯總依據(jù)部門需求編制采購計劃依據(jù)部門需求編制采購計劃審核采購計劃選取供應商填寫預付款審批單填寫預付款審批單審核預付款審批單出納填寫兩聯(lián)式預付款單出納支付現(xiàn)金，會計做賬并審核出納支付現(xiàn)金，會計做賬并審核供應商送貨收貨驗貨報賬財務部做賬圖1辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計圖3.3融合流程設計實際應用本流程圖適用于公司辦公用品的采購業(yè)務，財務部與管理部為主要負責部門，雙方相互配合且相互制衡。目的是為了規(guī)范公司辦公用品的采購管理流程，使該過程更加合理化，透明化及效率化。3.2.1在申購與預付方面（1）在重設計的采購業(yè)務及采購融合流程控制下，每月各部門只能依據(jù)本部門的實際需求提出申購，從而杜絕了辦公用品在使用過程中的浪費及不愛惜，延長了辦公用品的使用壽命，減小了公司辦公用品的采購成本。各部門主管在審核申購表時更加嚴格仔細，否決了一批不合理的采購申請。（2）新的融合流程使得預付過程更加透明化，從以前采購人員直接從財務借取預付款到現(xiàn)在由財務直接向供應商付款，此過程極大的避免了過程中的財務風險。點對點支付既保證了供應商的合法收益，也讓公司做賬更加便捷。所有的預付款項也能做到清晰明了。3.2.2在采購及付款結算方面（1）所有辦公用品的采購均統(tǒng)一制定計劃，統(tǒng)一審批，統(tǒng)一由供應商負責配送，統(tǒng)一由供應商負責和財務結算。采購的統(tǒng)一計劃，杜絕了采購的盲目性，采購的內容根據(jù)需求來，而不是根據(jù)剩余庫存來，節(jié)約公司成本，間接提升公司利潤；統(tǒng)一審批，使得多級監(jiān)管充分發(fā)揮其能動性，在滿足需求的前提下尋求最適合公司發(fā)展的產(chǎn)品；統(tǒng)一由供應商負責配送，減少了管理部工作人員外出采購的時間，解決了公司人力成本，供應商及辦公用品的選取實行貨比三家，充分競爭，使得采購回的產(chǎn)品既得到質量保證，又讓公司從中受益。統(tǒng)一由供應商負責和財務結算，使得采購過程中的財務風險間接轉嫁至供應商，降低了公司流動資金的占用，同時杜絕了過程中的貪污腐敗問題，使得采購過程良性化。（2）財務在收到供應商供貨后，經(jīng)驗收合格再予以付款。所采購的產(chǎn)品品質有保證，不存在濫竽充數(shù)的行為。借助互聯(lián)網(wǎng)及銀聯(lián)等付款的方式大大方便了財務付款流程，供應商提供統(tǒng)一票據(jù)結算也減輕了財務人員后續(xù)完善財務賬目的負擔。財務人員也在結算過程中也只會和供應商接觸，難以形成公司內部人員和供應商串通一氣的現(xiàn)象。如在與供應商形成長期合作機制后還可由目前貨到付款轉變?yōu)榘醇径冉Y算，按年結算等方式，大大減輕了公司的資金壓力。4結束語長沙金鑰匙財務咨詢公司應及時發(fā)現(xiàn)問題，完善采購制度，建立起一套符合公司發(fā)展方向的采購業(yè)務財務管理融合流程。解決辦公用品管理不嚴，采購過程存在漏洞，無有效的供應商管理等問題。在新的流程的作用下同時也能提高采購效率，降低財務風險，減少與之相關的采購成本，辦公成本等等，提升員工素質及能力，從而促進公司的發(fā)展?？偟膩碚f，本畢業(yè)設計能有利于采購資源的整合，有利于提升采購的透明度，有利于財務的過程管理，以及規(guī)范公司的采