長沙綠洲園林機械有限公司財務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計綠洲園林機械有限公司財務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計公司簡介長沙綠洲園林機械有限公司是湖南省園林機械公司。公司位于長沙市岳麓區(qū)青山花卉市場內(nèi)。公司專注于產(chǎn)品的銷售及維修，主要銷售：農(nóng)業(yè)機械、農(nóng)用薄膜、樹、竹、草、化肥、苗木、水溶肥料、農(nóng)作物種子、木材和竹材采運；園藝作物、花卉的收購等。公司組織結(jié)構(gòu)圖STYLEREF1\s2SEQ圖表\*ARABIC\s11長沙綠洲園林機械有限公司崗位圖公司財務(wù)付款項目類型及原流程直接經(jīng)營性支出及支付流程直接經(jīng)營性支出是指公司在經(jīng)營時發(fā)生的一些支出。如支付的建筑施工費、原材料、員工費等。對于日常的直接經(jīng)營性支出的報銷流程，首先需要相關(guān)的部門填制費用審批單，然后交給財務(wù)資產(chǎn)部審核，確認無誤后再由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，發(fā)生直接經(jīng)營性支出，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定和程序簽訂經(jīng)濟合同，層層審核簽批后才能進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。具體流程如下：圖STYLEREF1\s圖STYLEREF1\s3SEQ圖表\*ARABIC\s11直接經(jīng)營性支出及支付流程圖員工薪酬及發(fā)放流程圖表STYLEREF1\s3圖表STYLEREF1\s3SEQ圖表\*ARABIC\s12員工薪酬及發(fā)放流程圖其他經(jīng)營支出及支付流程（1）繳納各種稅費和規(guī)費①根據(jù)國家稅收法律、法規(guī)及實施細則，依法繳納各種稅金及附加，依照政府有關(guān)規(guī)定繳納各項規(guī)費。②財務(wù)部根據(jù)實際經(jīng)營收入計算并按時繳納上述各種稅收及附加，個人所得稅實行代扣代繳。③政府及其相關(guān)部門的各項規(guī)費由行政人事部或財務(wù)部按規(guī)定繳納，依據(jù)繳納憑證按相關(guān)程序報賬；（2）差旅費和業(yè)務(wù)招待費支出，另見差旅費招待費管理制度；（3）購買日常辦公用品、辦公用低值易耗品①行政人事部填寫《購買辦公用品審批表》，報公司負責(zé)人核準(zhǔn)后進行采購；②不屬于一次性消耗的辦公用品、用具或單位價值在100元以上的，由行政人事部辦理領(lǐng)用手續(xù)；③辦公用低值易耗品實行“以舊換新”的領(lǐng)用制度和個人使用保管責(zé)任；（4）房租、水電管理費、電話費、網(wǎng)絡(luò)費、其他費用、財務(wù)費用(如銀行手續(xù)費、服務(wù)費、咨詢費等)，由銀行劃賬的根據(jù)支出憑證直接列支，轉(zhuǎn)帳或現(xiàn)金支付的填寫《付款申請書》或《費用報銷單》，報公司負責(zé)人審批后列支。圖圖STYLEREF1\s3SEQ圖表\*ARABIC\s13其他經(jīng)營性支出及支付流程圖資本性支出與支付流程資本性支出指通過這些花費所取得的一些資產(chǎn)或者其他經(jīng)濟效益，這些支出予以資本化，計入資產(chǎn)類科目。比如購買固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和其他資本化支出等等的費用支出。購買價值10000元以下的，由使用部門提交申請報告，經(jīng)行政人事部審核，報公司負責(zé)人審批；購買價值超過10000元以上，由使用部門提交申請報告，報公司股東會或董事會審批。對于資本性支出申請人必須要先填寫付款申請單，然后對于此款項內(nèi)容是否正確，是否需要開具發(fā)票作出檢查，確認無誤后交由公司財務(wù)人員進行審核，對于金額大小再看看是否需要進一步做出處理，層層審核，簽批后由出納支付，采購員才能拿到款項去進行采購，具體流程如下圖：圖圖STYLEREF1\s3SEQ圖表\*ARABIC\s14資本性收入及支出流程圖公司財務(wù)付款審批流程存在的問題付款審批流程存在的問題采購付款審批流程不嚴(yán)謹公司在采購付款審批這一方面存在許多問題，如采購材料時計劃不合乎實際，采購人員對于市場適時地一些改變沒有做出觀察預(yù)測，這樣會導(dǎo)致公司生產(chǎn)暫停或資源不能合理使用。在整個公司財務(wù)付款審批流程中，如果內(nèi)部審批制度不完善，缺少某一審批流程，那么在日常采購中就會很容易出現(xiàn)采購資金貿(mào)然流失，影響企業(yè)資金流。未明確采購權(quán)限，各部門可自行采購，重要物資分散采購導(dǎo)致付款審批效率低，不能合理控制企業(yè)成本。員工借支付款審批流程不合理在日常工作中，員工借款審批流程通常是先由經(jīng)辦人在借款審批單上簽字，再由各個負責(zé)人審批簽字，后會計審核，這也就決定了“先審批后審核”的程序。這樣財務(wù)就會覺得領(lǐng)導(dǎo)是不是已經(jīng)同意了，所以審核也就是走走表面的意思。費用報銷付款審批流程效率低公司仍停留在過去傳統(tǒng)的報銷方式。員工手工填寫報銷單據(jù)，交由主管人工簽批，再報財務(wù)審核領(lǐng)取現(xiàn)金，最后財務(wù)進行手工謄抄記賬。另外，由于傳統(tǒng)的線下報銷通常都是事后管理，每次月末集中報銷后，才能得知本月到底支出了多少，企業(yè)管理層根本無法實時掌控部門或企業(yè)的費用支出情況。如此以來，企業(yè)的整個報銷流程繁瑣、審批效率低下、預(yù)算難以管控，且數(shù)據(jù)信息模糊。審批人員審批權(quán)限混亂有的企業(yè)只會注重權(quán)限這個問題，而忽視了申請與審核、申請與批準(zhǔn)的分離，所以就會造成一些風(fēng)險出現(xiàn)。以費用報銷為例，高層人員的費用報銷自己申請、自己批準(zhǔn)，或者自己發(fā)生的費用由自己進行審批、以下屬的名義申請報銷，缺乏獨立審核。部門信息溝通渠道不暢通在企業(yè)的內(nèi)部，有諸多因素影響著企業(yè)的管理者和企業(yè)員工獲得全面的信息，諸如：溝通背景、溝通方式以及溝通范圍等。而這些因素之中，對其產(chǎn)生影響最大的就是溝通范圍，而影響溝通范圍的主要因素則是企業(yè)內(nèi)部溝通渠道的充分與否。通過對國內(nèi)企業(yè)的調(diào)查和研究我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)都在這方面存在著嚴(yán)重的不足，例如：間接溝通渠道過多，而直接溝通渠道過少;傳統(tǒng)渠道多于創(chuàng)新性渠道等。這些情況使得企業(yè)的管理人員不能夠全面的掌握企業(yè)的實際情況，使得員工對企業(yè)的滿意程度下降，增加了離職的幾率;企業(yè)內(nèi)部充斥著大量的小道消息，流言四起。員工借支或報銷費用，不能事先提交申請而需當(dāng)面審批，有時恰逢領(lǐng)導(dǎo)不在公司或出差，耽誤審批時間。如果碰上審批領(lǐng)導(dǎo)長時間出差在外，則會耽誤業(yè)務(wù)辦理進程。未建立資金風(fēng)險評估機制在大部分公司中采購與付款業(yè)務(wù)較多，也較煩瑣，所以這是最容易出錯的環(huán)節(jié)，也是最容易出現(xiàn)舞弊的環(huán)節(jié)。采購業(yè)務(wù)中存在很多風(fēng)險，既有外部風(fēng)險也有內(nèi)部險，采購與付款業(yè)務(wù)的工作人員應(yīng)該提高風(fēng)險防范意識，企業(yè)也應(yīng)該建立建全的采購評估機制，及時進行風(fēng)險識別、風(fēng)險評估和風(fēng)險控制進行風(fēng)險管理。風(fēng)險識別是采購與付款業(yè)務(wù)是風(fēng)險評估體系的基礎(chǔ)，也就是要先找出風(fēng)險是否存在，然后對風(fēng)險進行評估，根據(jù)采購與付款風(fēng)險等級來采取有效的控制措施來進行防范。

公司財務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計優(yōu)化財務(wù)付款審批流程為了規(guī)范付款審批流程，進而做出正確無誤的資金風(fēng)控工作，需要對付款流程進行優(yōu)化。只有在付款審批整個過程中合理安排，才能盡量的確保資金使用萬無一失。支付供應(yīng)商貨款流程優(yōu)化設(shè)計圖STYLEREF1\s5SEQ圖表\*ARABIC\s11支付供應(yīng)商貨款優(yōu)化設(shè)計流程圖個人預(yù)支及備用金支付流程優(yōu)化設(shè)計圖STYLEREF1\s5SEQ圖表\*ARABIC\s12個人預(yù)支及備用金支付優(yōu)化設(shè)計流程圖

費用報銷付款審批流程優(yōu)化設(shè)計圖STYLEREF1\s5SEQ圖表\*ARABIC\s13費用報銷付款優(yōu)化設(shè)計流程圖

規(guī)范審批人員付款審批權(quán)限規(guī)范審批人員的權(quán)限對于一個公司來說是非常重要的，比如對于直接經(jīng)營性支出來說，公司管理層人員薪酬標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)董事會決議執(zhí)行，其他人員工資根據(jù)公司薪酬體系和考勤表等編制工資表，每月工資發(fā)放表，必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后方可發(fā)放。對于預(yù)付款的各個人員權(quán)限，采購人員填制“預(yù)付貨款審批單”，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字確認后，出納方可付款或者費用報銷：經(jīng)辦人填寫報銷單→部門負責(zé)人復(fù)核→會計審核→財務(wù)總監(jiān)審查→總經(jīng)理審批→出納付款，各部門負責(zé)人對本部門資金支付的真實性、合理性及必要性負責(zé)，并在此基礎(chǔ)上審核簽字，對資金支付的結(jié)果負部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，所有專項支出應(yīng)由業(yè)務(wù)對口部門經(jīng)辦人制單，以合同、協(xié)議及請款資料為依據(jù)按審批流程執(zhí)行審批，以此來規(guī)范各個審批人員的審批權(quán)限。疏通部門之間信息溝通渠道公司各個部門之間信息溝通不夠靈活，所以要疏通各個部門人員之間的信息溝通渠道，設(shè)置了正式溝通路徑的結(jié)構(gòu)，會促進信息的溝通，例如部門向其企業(yè)分管負責(zé)人的匯報；如果員工之間信息交流比較靈通就會對執(zhí)行工作有很大的幫助，大大節(jié)省人力和財力，但對于未設(shè)置正式溝通路徑的結(jié)構(gòu)，則可能會產(chǎn)生信息溝通障礙，例如并沒有直接匯報關(guān)系的平級部門之間，信息溝通就會受到部門邊界的阻隔。所以我們需要完善部門信息溝通渠道。如：信息需求方取得信息輸出方的信息后，可對其進行評價。如人資部門對各業(yè)務(wù)部門的工作目標(biāo)完成情況進行業(yè)績考核，審計部門基于業(yè)務(wù)部門所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)對其進行內(nèi)部審計。建立并完善資金風(fēng)險評估機制對于資金風(fēng)險評估機制的建立呵完善公司可以通過對外招聘有專業(yè)知識的人才，尋求專業(yè)人員的進入;其次，也可以通過對公司員工進行相關(guān)知識的培訓(xùn)，培養(yǎng)全方面的人才，還需要創(chuàng)造一個良好的環(huán)境有好的工作氛圍才能留住人才。配置相關(guān)人員職位時要注意財物風(fēng)險評價體系的各個職務(wù)的設(shè)置狀況，一定要對于每個職位的主要職責(zé)進行特定的培養(yǎng)，比如像市場分析這個職務(wù)就必須要注意配置專業(yè)的市場人員，這樣才能夠了解市場的運行狀況和未來趨勢以及競爭對手的運行環(huán)境，這樣做也可以將市場細分開，進行專業(yè)化分工，這樣才有可能有好的資金風(fēng)險評估機制，做出正確的決策。預(yù)計成效對長沙綠洲園林機械有限公司財務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計后，解決了在財務(wù)付款審批流程中出現(xiàn)的一些在審批過程中原始憑證單據(jù)失真、財務(wù)付款審批的內(nèi)部制度不規(guī)范、未建立采購評估風(fēng)險機制、財務(wù)審批部門信息溝通渠道不完善的問題。在財務(wù)付款審批流程中原始單據(jù)將會更加的真實可靠，付款審批的內(nèi)部制度的管理將會更為規(guī)范，對于采購的風(fēng)險將會大大降低，關(guān)于財務(wù)付款審批之間的各部門的信息溝通將會更加變通。良好的財務(wù)付款審批流程，可作為公司財務(wù)付款的依據(jù)，更能增加公司的市場競爭力。一系列的財務(wù)審批流程優(yōu)化設(shè)計措施，有助于公司未來更長遠的發(fā)展參考資料[1]味之旗.使用財務(wù)審批流程的好處[J].味之旗的店，2020，8（3）：1～2[2]石巖,梁