《DB 3304-T 043-2017 機(jī)關(guān)事務(wù)管理 會(huì)務(wù)服務(wù)規(guī)范》

ICS

DB3304

嘉興市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB3304/T043—2017

機(jī)關(guān)事務(wù)管理會(huì)務(wù)服務(wù)規(guī)范

Officemanagement:Conferenceservicestandard

2017-10-31發(fā)布2017-11-30實(shí)施

嘉興市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布

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機(jī)關(guān)事務(wù)管理會(huì)務(wù)服務(wù)規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)務(wù)服務(wù)(供應(yīng)方提供的組織形式、制度建設(shè)、資源提供、培訓(xùn)、

服務(wù)的方法和要求）的術(shù)語和定義、基本原則、資源管理、制度建設(shè)、會(huì)務(wù)服務(wù)提供、服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)

與改進(jìn)。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于嘉興市機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)工作的服務(wù)管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T20647.9社區(qū)服務(wù)指南第9部分：物業(yè)服務(wù)

GB14934-2016食品安全國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)消毒餐具

3術(shù)語與定義

GB/T20647.9中界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1供應(yīng)方supplier

提供會(huì)務(wù)服務(wù)的組織。

3.2需求方demander

要求會(huì)務(wù)服務(wù)的組織。

3.3會(huì)務(wù)服務(wù)conferenceservice

對(duì)會(huì)議房屋及配套設(shè)施、設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行管理、維護(hù)，維護(hù)相關(guān)區(qū)域內(nèi)的環(huán)境和秩序的活動(dòng)。

3.4會(huì)務(wù)服務(wù)管理conferenceservicemanagement

對(duì)人員、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量的管理。

4基本原則

4.1專業(yè)化

會(huì)務(wù)服務(wù)應(yīng)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

4.2人性化

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在提供相應(yīng)的會(huì)務(wù)服務(wù)時(shí)，應(yīng)以“以人為本”為出發(fā)點(diǎn)，為服務(wù)對(duì)象提供相應(yīng)的特色服務(wù)和個(gè)性化

服務(wù)。

4.3信息化

會(huì)務(wù)服務(wù)應(yīng)充分利用信息技術(shù)，提升會(huì)務(wù)服務(wù)的效率和質(zhì)量。

5資源管理

5.1概述

供應(yīng)方應(yīng)按照會(huì)務(wù)服務(wù)合同要求，對(duì)提供的會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行整體管理，管理內(nèi)容形成文件，實(shí)行制度

化管理，管理的范圍應(yīng)包括但不限于以下幾方面：

——具有系統(tǒng)的工作機(jī)制和管理制度，工作人員崗位職責(zé)明晰；

——依據(jù)會(huì)議規(guī)模和服務(wù)要求設(shè)定人員；

——車輛停放管理；

——環(huán)境衛(wèi)生管理；

——會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)、安全防范等事項(xiàng)的協(xié)助管理；

——檔案資料管理。

5.2基礎(chǔ)設(shè)施管理

供應(yīng)方應(yīng)對(duì)會(huì)議房屋及配套設(shè)施、設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行管理、維護(hù)。

供應(yīng)方應(yīng)對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)所用硬件資源的保管、使用、維護(hù)等管理內(nèi)容形成文件，實(shí)行制度化管理。

5.3人力資源管理

5.3.1選聘

供應(yīng)方應(yīng)根據(jù)會(huì)務(wù)的管理和服務(wù)崗位的需要配置相應(yīng)的專職人員，在選聘會(huì)務(wù)服務(wù)人員時(shí)，宜考慮

下述事項(xiàng)：

——受教育程度；

——實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)、技能；

——身高、形象、年齡；

——溝通表達(dá)、應(yīng)變能力；

——其他行為素質(zhì)等。

5.3.2培訓(xùn)

5.3.2.1概述

供應(yīng)方應(yīng)對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，以幫助其培養(yǎng)職業(yè)道德、提升職業(yè)技能、樹立職業(yè)形

象。

5.3.2.2培訓(xùn)內(nèi)容

培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下方面：

——組織的服務(wù)理念、組織文化；

——會(huì)務(wù)服務(wù)和會(huì)務(wù)管理的理論知識(shí)；

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——保密制度；

——會(huì)務(wù)服務(wù)人員的儀容、儀表、儀態(tài)，會(huì)務(wù)服務(wù)人員的儀容、儀表、儀態(tài)要求見附錄A；

——會(huì)務(wù)服務(wù)人員操作技能；

——會(huì)務(wù)服務(wù)人員心理素質(zhì)；

——應(yīng)對(duì)常見會(huì)務(wù)突發(fā)事件；

——其他相關(guān)內(nèi)容等。

5.3.2.3培訓(xùn)方式

培訓(xùn)方式應(yīng)采用但不限于以下方面：

——利用組織制定的服務(wù)手冊(cè)，聘請(qǐng)教師授課；

——聘請(qǐng)專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)；

——組織內(nèi)部指導(dǎo)；

——定期進(jìn)行演練、考試等。

6制度建設(shè)

6.1崗位職責(zé)

供應(yīng)方應(yīng)設(shè)立合適的會(huì)務(wù)服務(wù)工作崗位、明確崗位職責(zé)，形成相應(yīng)文件，并將其納入供應(yīng)方質(zhì)量管

理體系中。

6.2工作規(guī)程

供應(yīng)方應(yīng)制定會(huì)務(wù)服務(wù)工作規(guī)程，且形成相應(yīng)文件，并將其納入供應(yīng)方質(zhì)量管理體系中。

制定工作規(guī)程時(shí)，宜考慮但不限于以下要素：

——識(shí)別服務(wù)對(duì)象的不同需求；

——確定可用的軟硬件資源；

——確立可量化的服務(wù)項(xiàng)目；

——確定會(huì)務(wù)服務(wù)人員需要具備的能力；

——確立會(huì)務(wù)服務(wù)人員行為、儀表、儀態(tài)規(guī)范等。

7會(huì)務(wù)服務(wù)提供

7.1需求確認(rèn)

7.1.1供應(yīng)方應(yīng)建立科學(xué)高效的會(huì)務(wù)服務(wù)受理方式，并保證受理過程的流暢快捷。

7.1.2供應(yīng)方與需求方應(yīng)保持高效溝通。

7.1.3需求確定后，書面登記并再次確認(rèn)。

會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)見附錄B。

7.2策劃

供應(yīng)方應(yīng)根據(jù)確認(rèn)的服務(wù)需求對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)的提供進(jìn)行全面的策劃，形成實(shí)施方案，其中宜包含但不

限于以下方面：

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——職責(zé)分工；

——時(shí)間安排；

——場(chǎng)地安排；

——會(huì)務(wù)用品及硬件設(shè)施配備；

——突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施；

——會(huì)議秩序及安全等。

7.3會(huì)前準(zhǔn)備

供應(yīng)方應(yīng)將會(huì)務(wù)服務(wù)過程中可能涉及的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證每項(xiàng)服務(wù)內(nèi)

容都能在合理范圍內(nèi)滿足經(jīng)確認(rèn)的需求，會(huì)務(wù)服務(wù)中可能涉及的各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容可包含但不限于以下方

面：

——人員健康檢查；

——布置導(dǎo)引；

——布置簽到；

——布置橫幅與大背景；

——檢查會(huì)議用桌、椅，主席臺(tái)布置，座位格局和座次安排；

——布置臺(tái)布；

——制作并擺放坐席牌；

——擺放不同類型麥克風(fēng)；

——擺放花卉；

——制作與佩戴胸花；

——提供紙筆；

——提供毛巾、紙巾；

——調(diào)試燈光；

——調(diào)試音響；

——調(diào)試投影；

——調(diào)試空調(diào)；

——準(zhǔn)備茶具（水）；

——準(zhǔn)備果盤；

——檢查安全、消防設(shè)施及疏散通道；

——了解會(huì)議程序及個(gè)性化服務(wù)需求；

——備用物品：電源轉(zhuǎn)換插座、萬能充電器、插電板等。

根據(jù)會(huì)議需求方要求，確定會(huì)議主席臺(tái)或會(huì)議臺(tái)座次安排、會(huì)議橫幅主題，供應(yīng)方應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置。

會(huì)場(chǎng)布置完成后應(yīng)由會(huì)議需求方對(duì)會(huì)前準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查確認(rèn)。

會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查見附錄C。

會(huì)場(chǎng)布置相關(guān)要求見附錄D。

大型會(huì)議主席臺(tái)座次的安排見附錄E。

座談會(huì)座位安排見附錄F。

設(shè)備調(diào)試見附錄G。

7.4會(huì)中服務(wù)

供應(yīng)方應(yīng)將會(huì)中服務(wù)涉及的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)保證會(huì)務(wù)服務(wù)人員按要求提供服務(wù)。

會(huì)中服務(wù)涉及的內(nèi)容宜包含但不限于以下方面：

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——導(dǎo)引；

——續(xù)茶、茶具的準(zhǔn)備，茶具準(zhǔn)備、續(xù)茶規(guī)范可參見附錄H；

——會(huì)場(chǎng)巡視；

——會(huì)場(chǎng)、洗手間、通道保潔；

——會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)溫度、燈光、音響等隨時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)；

——突發(fā)事件處理，突發(fā)事件處理程序可參見附錄I；

——咨詢受理。

7.5會(huì)后整理

供應(yīng)方應(yīng)將會(huì)后整理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)后整理內(nèi)容包含但不限于以下方面：

——切換成清理模式進(jìn)行清掃；

——檢查會(huì)議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應(yīng)立即還送給客人，如未能及時(shí)送還，應(yīng)

妥善管理，做好記錄，同時(shí)立即通知會(huì)議需求方；

——回收可重復(fù)使用的用品，清點(diǎn)數(shù)量并記錄，將坐席牌、桌椅歸位。會(huì)務(wù)用品管理規(guī)范要求見附

錄J；

——清理會(huì)務(wù)設(shè)施設(shè)備，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸位或返還，做好相應(yīng)記錄；

——檢查會(huì)議室及相關(guān)的物品是否有缺失或損壞，及時(shí)報(bào)告會(huì)議需求方，協(xié)助追補(bǔ)損失，做好記錄；

——對(duì)會(huì)議期間的丟棄物進(jìn)行打掃；對(duì)會(huì)議室洗手間進(jìn)行保潔；

——切斷電源，關(guān)閉會(huì)議廳（室）。

8服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)與改進(jìn)

8.1概述

供應(yīng)方應(yīng)對(duì)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的效果和效率制定計(jì)劃，提出改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量和降低成本的措施；同時(shí)應(yīng)對(duì)

會(huì)務(wù)管理和服務(wù)的全過程進(jìn)行評(píng)價(jià)。

8.2信息的收集

宜考慮以下途徑并識(shí)別有效性：

——對(duì)供應(yīng)方的滿意度評(píng)價(jià)；

——對(duì)需求方的滿意度評(píng)價(jià)；

——對(duì)與會(huì)人員的滿意度評(píng)價(jià)；

——會(huì)議活動(dòng)參加人員的意見、建議、投訴；

——管理體系審核等。

滿意度評(píng)價(jià)表見附錄K。

8.3信息的分析

對(duì)收集的信息進(jìn)行分析評(píng)估。

服務(wù)質(zhì)量分析應(yīng)注意考慮：

——信息的有效性；

——有關(guān)服務(wù)質(zhì)量的問題；

——優(yōu)先考慮對(duì)服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生不良影響的大因素。

8.4改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量

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8.4.1針對(duì)性采取措施，提升服務(wù)質(zhì)量。

8.4.2及時(shí)向有關(guān)方面反饋投訴辦理情況。

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AA

附錄A

（規(guī)范性附錄）

會(huì)務(wù)服務(wù)人員的儀容、儀表、儀態(tài)

A.1儀容

A.1.1妝容

發(fā)式簡(jiǎn)潔，面容清爽；女性可著淡妝，不可涂抹艷麗/顯眼的指甲油，長(zhǎng)發(fā)應(yīng)束起，統(tǒng)一佩戴頭花

網(wǎng)。

A.2儀表

A.2.1一般要求

根據(jù)實(shí)際情況選擇與制作會(huì)務(wù)人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會(huì)務(wù)人員的服裝、配飾

的顏色、樣式統(tǒng)一。

工裝外不應(yīng)顯露個(gè)人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、

破損。

A.2.2著裝要求

女士著裝應(yīng)統(tǒng)一，著裙裝時(shí)，西裙宜配長(zhǎng)襪和工鞋，西裙長(zhǎng)度于膝蓋上3cm；著褲裝時(shí)，西褲應(yīng)燙

直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面。

男士著裝應(yīng)統(tǒng)一，著西裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞開；著

長(zhǎng)袖時(shí)，袖口應(yīng)扣好，不應(yīng)挽袖。

A.2.3工作牌佩戴要求

工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18cm，距中線5cm，不應(yīng)斜戴。

A.2.4工鞋

著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)；鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。

A.2.5絲襪

女士著西裙時(shí)宜穿長(zhǎng)筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。

男士宜穿深色長(zhǎng)襪，禁止著淺色短筒襪。

A.2.6飾品

女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、黃金或白金項(xiàng)鏈等飾品，佩飾不宜過多。

男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。

A.3儀態(tài)

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A.3.1站姿

A.3.1.1女士站姿

上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；一腳跨出另一腳

的三分之一，呈小丁字步。

A.3.1.2男士站姿

雙眼平視前方，頸部挺直。雙肩自然放松端平且收腹挺胸。雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，腳跟并

攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個(gè)拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。會(huì)務(wù)服務(wù)人員

站姿可參見圖A.1。

女士站姿示意圖男士站姿示意圖

圖A.1會(huì)務(wù)服務(wù)人員站姿示意圖

A.3.2行姿

身體重心應(yīng)稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身正直不動(dòng)，兩肩相平不搖，兩臂擺動(dòng)

自然，步幅適中、勻速，步履輕盈。會(huì)務(wù)服務(wù)人員行姿可參見圖A.2。

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女士行姿示意圖男士行姿示意圖

圖A.2會(huì)務(wù)服務(wù)人員行姿示意圖

A.3.3坐姿

A.3.3.1女士坐姿

背對(duì)座椅輕坐，后腿能夠碰到椅子；兩個(gè)膝蓋合并，腿可放中間或兩邊。

A.3.3.2男士坐姿

上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。會(huì)務(wù)服

務(wù)人員坐姿可參見圖A.3。

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女士坐姿示意圖男士坐姿示意圖

圖A.3會(huì)務(wù)服務(wù)人員坐姿示意圖

A.3.4導(dǎo)引

A.3.4.1為賓客導(dǎo)引時(shí)，應(yīng)走在賓客側(cè)方45°，距離保持2～3步。

A.3.4.2遇拐彎或臺(tái)階處，應(yīng)回頭向賓客示意說“請(qǐng)當(dāng)心”。

A.3.4.3引領(lǐng)客人時(shí)，宜用“有請(qǐng)”、“恭請(qǐng)”等禮貌用語，注意語調(diào)低緩輕柔。

A.3.4.4為賓客送行時(shí)，應(yīng)在賓客的后方，距離約半步。會(huì)務(wù)服務(wù)人員導(dǎo)引示意圖可參見圖A.4。

女士導(dǎo)引示意圖男士導(dǎo)引示意圖

圖A.4會(huì)務(wù)服務(wù)人員導(dǎo)引示意圖

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A.3.5笑容

面部保持自然親切的微笑。

A.3.6規(guī)范用語

使用規(guī)范用語“您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見”。

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BB

附錄B

（資料性附錄）

會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)

B.1會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)見表B.1。

表B.1會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表

類別項(xiàng)目備注

會(huì)議名稱

會(huì)議類型□座談會(huì)□報(bào)告會(huì)□其他

會(huì)議日期年月日

上午：：～：

會(huì)議時(shí)間下午：：～：

晚上：：～：

會(huì)議地點(diǎn)

參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)

參會(huì)人數(shù)

□是貴賓車位（）位

1.預(yù)留貴賓車位；貴賓專車路線（重要接待）

□否

□是需要人數(shù)（）

2.是否需要特別安保

□否

安全管理類

□是

3.參會(huì)人員是否憑證件入場(chǎng)

□否

□是

4.是否有保密要求

□否

電壓負(fù)荷（）伏

1.是否需要大功率電源

電源連接線（）條

□是□國(guó)歌□頒獎(jiǎng)進(jìn)行曲

2.會(huì)議期間是否需要音樂□其他（）

□否

設(shè)施設(shè)備類□是使用時(shí)間（）

3.是否需要使用投影

□否

□是

4.是否需要視頻會(huì)議系統(tǒng)

□否

□是需要的設(shè)備：（）

5.是否需要電源轉(zhuǎn)換插座、萬能充電器、插電板等

□否

□是合影時(shí)間：（）

會(huì)務(wù)服務(wù)類1.是否需要合影合影座椅數(shù)量：（）

□否

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表B.1會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表（續(xù)）

類別項(xiàng)目?jī)?nèi)容備注

□是外賓使用語言：（）

2.是否有外賓參加

□否

□是數(shù)量：（）

3.是否需要預(yù)留宣傳牌擺放時(shí)間：（）

□否

□是橫幅內(nèi)容：（）

4.是否需要協(xié)助制作與懸掛橫幅

□否

□是背景主題：（）

背景尺寸：（）

5.是否需要協(xié)助制作與懸掛大背景

懸掛位置：（）

□否

□是擺放位置：（）

擺放數(shù)量：（）

6.是否需要簽到臺(tái)

擺放物品：（）

□否

□是擺放方式：（）

7.是否對(duì)桌椅的擺放有特別要求

□否

□是擺放位置：（）

擺放數(shù)量：（）

8.是否需要白板

會(huì)務(wù)服務(wù)類白板筆：（）

□否

□是發(fā)放方式：（）

9.是否需要配發(fā)會(huì)議資料

□否

□是坐席牌：（）

胸牌：（）

10.是否需要打印與擺放坐席牌、胸牌、準(zhǔn)備胸花

胸花：（）

□否

□有線話筒數(shù)量：（）

擺放位置：（）

11.麥克風(fēng)種類

□無線話筒數(shù)量：（）

□頭戴麥克風(fēng)數(shù)量：（）

□是數(shù)量：（）

12.是否需要提供紙筆

□否

□是水果種類：（）

茶歇：飲品：（）

13.是否需要提供果盤/茶歇

食品：（）

□否

□人員續(xù)水

14.會(huì)中由服務(wù)人員續(xù)水，還是位上擺放瓶裝水

□瓶裝水

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表B.1會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表（續(xù)）

類別項(xiàng)目?jī)?nèi)容備注

1.是否需要擺放會(huì)議花臺(tái)□是會(huì)議桌花數(shù)量：（）

特別需求：（）

□否

2.是否需要擺放會(huì)議盆花或綠色植物□是盆花數(shù)量：（）

環(huán)境類

綠色植物：種類：（）

數(shù)量：（）

位置：（）

□否

其他1.是否需要使用會(huì)標(biāo)□是□否

2.特殊需求

確認(rèn)簽字：日期：核對(duì)人：

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CC

附錄C

（資料性附錄）

會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查

C.1會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查見表C.1。

表C.1會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查

會(huì)議室：會(huì)務(wù)領(lǐng)班：需求方聯(lián)系人及聯(lián)系方式：

檢查內(nèi)容服務(wù)員記錄

會(huì)務(wù)領(lǐng)班檢查確認(rèn)

大類序號(hào)小類需求情況是否完成未完成原因

安全01會(huì)場(chǎng)屏蔽□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

管理02保密措施□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

類03其他要求□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

04大功率電源□要求□不要求□是□否□完成□未完成

05會(huì)場(chǎng)音樂□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

06話筒□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

07電腦連接線□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

設(shè)施

08投影儀□要求□不要求□是□否□完成□未完成

設(shè)備

09激光教鞭筆□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

類

10視頻會(huì)議系統(tǒng)□要求□不要求□是□否□完成□未完成

11轉(zhuǎn)換插座□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

12空調(diào)/新風(fēng)□要求□不要求□是□否□完成□未完成

13其他要求□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

14桌型□是□否□完成□未完成

15會(huì)議指引牌□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

16簽到臺(tái)□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

17演講臺(tái)□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

18橫幅/字幕□要求□不要求□是□否□完成□未完成

會(huì)場(chǎng)

19參會(huì)人數(shù)□座位數(shù)量_____□是□否□完成□未完成

布置

20坐席牌擺放□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

類

21白板及筆□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

22配發(fā)資料□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

23茶水配置數(shù)量_____品種_____□是□否□完成□未完成

24毛巾配置□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

25其他要求

特殊26特殊座位□要求數(shù)量_____□不要求□是□否□完成□未完成

需求27其他特殊要求□是□否□完成□未完成

各責(zé)任人簽字服務(wù)員：會(huì)務(wù)領(lǐng)班：需求方：年月日

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DD

附錄D

（規(guī)范性附錄）

會(huì)場(chǎng)布置相關(guān)要求

D.1坐席牌

宜選擇三角形坐席牌，一般長(zhǎng)15cm～20cm，寬7.5cm～10cm，雙面展示。

坐席牌字體格式統(tǒng)一、大小合理。

根據(jù)座次要求安排擺放坐席牌。不同場(chǎng)合的擺放要求參見表D.1。

表D.1坐席牌擺放要求

場(chǎng)合擺放要求

貴賓廳距沙發(fā)扶手前緣5cm～6cm處擺放。

圓桌會(huì)議室距麥克風(fēng)右側(cè)3cm～4cm、距客人座位桌邊50cm～60cm處擺放。

報(bào)告廳/禮堂擺放靠近麥克風(fēng)右側(cè)3cm～4cm、距離客人座位桌邊50cm～60cm處擺放。

D.2麥克風(fēng)擺放要求

對(duì)于有線麥克風(fēng)，麥頭高度距桌面20cm；鼠標(biāo)有線麥距離桌邊20cm擺放。

對(duì)于無線麥克風(fēng)（使用麥克風(fēng)架），高度距離桌面20cm，麥架距離演講人20cm。

多人使用麥克風(fēng)時(shí)，主持人、主講人或最高領(lǐng)導(dǎo)位置應(yīng)固定擺放一個(gè)麥克風(fēng)。

D.3電池管理

對(duì)于無線麥克風(fēng)，每次充電時(shí)間為10h～12h之間（具體可根據(jù)電池充電計(jì)算公式：電池容量除以充

電電流計(jì)算），電池一般使用期限為一年。

電池應(yīng)存放在干燥涼爽的地方。

D.4記錄紙、筆

記錄紙宜選用80g的A4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。

記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。

會(huì)議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)或者記錄紙上，與

記錄紙呈30°，筆尖朝前。具體擺放要求可參見圖D.1。

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圖D.1記錄筆擺放示意圖

D.5飲用水

宜選擇350ml或550ml瓶裝飲用水（以下簡(jiǎn)稱“飲用水”）。

飲用水?dāng)[放時(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)統(tǒng)一面向客人、呈直線、靠近茶杯的左側(cè)擺放（無茶杯的，距離客人右側(cè)12cm～

15cm處擺放）。

貴賓廳擺放飲用水時(shí)宜配放瓷杯。

D.6演講臺(tái)

演講臺(tái)高度一般為1.2m左右，適合身高超過170cm的嘉賓，如需要可增加墊腳。

麥克風(fēng)頭與演講人下頜距離保持在30cm，垂直距離地面1.5m為宜。

當(dāng)設(shè)有主席臺(tái)時(shí)，演講臺(tái)宜擺放在主席臺(tái)右側(cè)，與觀眾席呈60°。

當(dāng)設(shè)有投影時(shí)，演講臺(tái)宜擺放在主席臺(tái)右側(cè)，與觀眾席呈60°擺放；無投影或投影安置在兩側(cè)時(shí)，

演講臺(tái)可擺放在主席臺(tái)中央，與觀眾席呈直角。演講臺(tái)擺放位置可參見圖D.2。

有投影時(shí)演講臺(tái)擺放示意圖無投影時(shí)演講臺(tái)擺放示意圖

圖D.2演講臺(tái)擺放示意圖

D.7其他

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音響關(guān)閉后，方可卸除有線麥克風(fēng)，無線麥克風(fēng)使用完畢及時(shí)卸除內(nèi)部電池。

提前準(zhǔn)備備用電池，并記錄電池和投影儀的使用頻率。

場(chǎng)內(nèi)張貼禁煙標(biāo)識(shí)，場(chǎng)地須達(dá)到防滑要求。

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EE

附錄E

（規(guī)范性附錄）

大型會(huì)議主席臺(tái)座次的安排

E.1主席臺(tái)一般應(yīng)排定座次、放好坐席牌。

E.2領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置,3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置,見

圖E.1。

E.3領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)

領(lǐng)導(dǎo)右手位置，見圖E.2。

E.4其他情況下，按會(huì)議主辦方意見排列座次，最終由主辦方（牽頭方）檢查確認(rèn)。

圖E.1主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)座次的安排

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圖E.2主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)座次的安排

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FF

附錄F

（規(guī)范性附錄）

座談會(huì)座位安排

F.1長(zhǎng)條桌

F.1.1長(zhǎng)條桌與正門正對(duì)時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖F.1。

F.1.2長(zhǎng)條桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖F.2。

注：A為客方（或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），B為主方。

圖F.1長(zhǎng)條桌與正門正對(duì)時(shí)會(huì)議座位安排

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注：進(jìn)門右為客方，左為主方。

圖F.2長(zhǎng)條桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)會(huì)議座位安排

F.2沙發(fā)席

F.2.1與外賓會(huì)談時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖F.3。

F.2.2與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖F.4。