置業(yè)企業(yè)規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)范本

河南升龍置業(yè)有限公司

規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)

一、管理管控制度及業(yè)務(wù)流程

1、會(huì)議制度

會(huì)議制度

為使各部門信息充分共享，以利于公司整體工作進(jìn)度的統(tǒng)籌安排,提高工作效率,

特制訂本會(huì)議制度：

一、周例會(huì)

主持與記錄：綜合管理管控部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理中持：總經(jīng)辦秘書擔(dān)仟會(huì)議紀(jì)要C

時(shí)間：每周六上午9：30

地點(diǎn)：會(huì)議室

參加人員：總經(jīng)理、物業(yè)公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理。

例會(huì)合適的內(nèi)容：各部門責(zé)任人就本周已完成的工作業(yè)績(jī)或工作進(jìn)度進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)

部門與部門之間的工作，解決各部門溝通中出現(xiàn)的脫節(jié)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)、實(shí)施合適的方

案加以說明，相互協(xié)助共同解決問題。

二，部門例會(huì)：

主持與記錄：由各部門主管召集并主持；可由主管安排本部門員工輪流進(jìn)行會(huì)議記錄。

時(shí)間：每周一次部門例會(huì)，時(shí)間各部門自定。

地點(diǎn)：各部門自定

參加人員：各部門主管、各部門全體員工。

例會(huì)合適的內(nèi)容：總結(jié)本周工作情況，提出對(duì)上周工作情況的完善和解決的建議，制

定匯報(bào)下周工作相關(guān)計(jì)劃，并安排實(shí)施。

注：1、所有應(yīng)參會(huì)人員均不得缺席、遲到、早退，

2、每日會(huì)議紀(jì)要于當(dāng)天18：00點(diǎn)之前由總經(jīng)辦秘書呈送至總經(jīng)理室。

3、周例會(huì)參會(huì)人員須到場(chǎng)，故周六各部經(jīng)理不得調(diào)休。

4、各部門人員每周五中午12：00前須將本周的工作總結(jié)及下周工作相關(guān)計(jì)

劃交至綜合管理管控部，并由綜合管理管控部檔案人員編號(hào)存檔以備查。

后附《會(huì)議紀(jì)要》

會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議時(shí)會(huì)議地

會(huì)議名稱

間點(diǎn)

會(huì)議主持缺席名

記錄人單

出席名單

落實(shí)

會(huì)議合適的內(nèi)容

人

會(huì)議記錄（簽章）

2、工裝管理管控制度

工裝管理管控制度

1目的

為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，進(jìn)一步規(guī)范員工工作服裝（以下簡(jiǎn)稱“工裝”）

的正確使用管理管控。

2范圍

公司各個(gè)部門及分公司均適用。

3參考文件

《員工手冊(cè)》

4定義

無(wú)

5職責(zé)

5.1公司綜合管理管控部

5.1.1全面負(fù)責(zé)制定公司工裝及管理管控制度；

5.1.2負(fù)責(zé)定制員工工裝；

5.1.3監(jiān)督、檢查各部門、分公司工裝使用情況；

5.1.4計(jì)算、退還由員工個(gè)人承擔(dān)部分的工裝費(fèi)用。

5.2各部門、分公司負(fù)責(zé)人

5.2.1負(fù)責(zé)對(duì)員工著裝進(jìn)行監(jiān)督管理管控；

5.2.2指定使用人負(fù)責(zé)保管各自工裝；

5.2.3審批員工工裝領(lǐng)取申請(qǐng)；

5.2.4在部門/分公司負(fù)責(zé)人的授權(quán)下對(duì)工裝及的使用進(jìn)行登記。

5.3部門員工

5.3.1申請(qǐng)、領(lǐng)用員工工裝，并對(duì)所領(lǐng)用的工裝負(fù)有保管責(zé)任；

5.3.2按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)工裝相關(guān)費(fèi)用。

6程序

6.1工裝的定制

6.1.1工作服裝的定制由公司綜合管理管控部安排制作商承制；

6.1.2工作服裝大小尺碼由承制商套量而定。

6.2工裝的發(fā)放和領(lǐng)取

6.2.1工裝由公司綜合管理管控部負(fù)責(zé)發(fā)放，工裝發(fā)放對(duì)象為公司正式員工。試

用期未滿的員工（含臨時(shí)工）服裝自備，但需符合公司著裝的基本要求。

6.2.2員工轉(zhuǎn)正后須完清相關(guān)個(gè)人資料（部分崗位需提供保證/擔(dān)保資料）后方可

領(lǐng)取工作服。

6.2.3員工工裝領(lǐng)取數(shù)量為：

6.2.3.1男性員工；西裝二套、長(zhǎng)袖襯衫二件、短袖襯衫二件、領(lǐng)帶二條；

6.2.3.2女性員工：西裝二套、長(zhǎng)袖襯衫二件、短袖襯衫二件、短裙二條。

6.2.4工裝的領(lǐng)取程序

6.2.4.1各部門員工須先填寫《工裝領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門/公司負(fù)責(zé)人簽字同意;

6.2.4.2部門員工將經(jīng)所屬部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)報(bào)綜合管理管控部，由經(jīng)辦人填寫

《工作請(qǐng)示單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可安排承制商制作。

6.3工裝的管理管控

6.3.1工裝費(fèi)用的管理管控

6.3.1.1公司員工自動(dòng)離職者，自轉(zhuǎn)正后起算，按工作時(shí)間長(zhǎng)短進(jìn)行服裝歸屬

管理管控。在公司工作滿半年者，服裝歸個(gè)人所有；滿三個(gè)月而未滿半

年離職者，需繳納服裝購(gòu)置費(fèi)的30%,服裝歸個(gè)人所有；轉(zhuǎn)正而工作未

滿三個(gè)月者，需繳納服裝購(gòu)置費(fèi)的83%,服裝歸個(gè)人所有，轉(zhuǎn)正而未滿

一個(gè)月者，需繳納全款，服裝歸個(gè)人所有。襯衣價(jià)格不再計(jì)入其中。

6.3.1.2公司在年度預(yù)算相關(guān)計(jì)劃中須按照員工增長(zhǎng)比例計(jì)算列入員工置裝

費(fèi)用；綜合管理管控部在購(gòu)制員工工裝時(shí)須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審核經(jīng)批

準(zhǔn)后按審批的費(fèi)用總額控制執(zhí)行。

6.3.1.3屬領(lǐng)導(dǎo)特批發(fā)放的服裝，個(gè)人工作未滿三個(gè)月離職者需繳納服裝購(gòu)置

費(fèi)的50機(jī)服裝歸個(gè)人所有。工作超三個(gè)月而未滿半年，因特殊原因

公司未錄用的，個(gè)人需繳納服裝購(gòu)置費(fèi)的50%,服裝歸個(gè)人所有；工

作滿半年而公司未錄用者，服裝歸個(gè)人所有。

6.3.1.4從公司調(diào)離到關(guān)聯(lián)公司的，其服裝隨其調(diào)離，新接受的公司不再制作

服裝。

6.3.1.5換發(fā)的服裝，自換之日起在公司繼續(xù)工作滿三個(gè)月歸個(gè)人所有。不滿

三個(gè)月則依原價(jià)的30%購(gòu)置。

6.3.1.6公司轉(zhuǎn)正的正式員工被開除、辭退的，依離職時(shí)間按第五項(xiàng)第6.3.1.3

條執(zhí)行扣款。

6.3.1.7正常退休人員的工裝，歸個(gè)人所有，公司不再收取任何費(fèi)用。

員工工裝采購(gòu)發(fā)放管理管控流程：

6.3.2工裝的保管

6.3.2.1工裝的保管由使用人自行負(fù)責(zé)；

6.3.2.2工裝的使用年限為2年，按領(lǐng)用之日起算。

6.3.2.3凡工作服如未達(dá)使用年限而丟失、被盜、破損時(shí)，由保管人本人提出

補(bǔ)發(fā)申

請(qǐng)，交公司綜合管理管控部重新制發(fā)，其費(fèi)用全部由本人承擔(dān)。

6.4員工著裝規(guī)定

6.4.1員工工裝原則上為員工上班時(shí)間內(nèi)的專用服裝，運(yùn)營(yíng)部員工在上班時(shí)間內(nèi)

必須穿著工裝，其他部門周一至周四須穿著工裝。

6.4.2員工上班時(shí)間外出可根據(jù)情況決定是否著工裝。

6.4.3所有員工的工裝應(yīng)保持整潔，經(jīng)常清洗。

6.4.4公司員工穿著工裝時(shí)必須佩帶工作牌。

6.4.5男性員工著裝須系領(lǐng)帶；著襯衣時(shí)，不得挽起袖子或不系袖扣；不得穿著

白色襪子；女性員工在穿著短裙時(shí)必須穿肉色絲襖。

6.4.6員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡子;

女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。

6.5附則

6.10.1處罰規(guī)定

6.10.1.1違反著裝規(guī)定的處罰

A公司行政人事部不定期檢查公司各部門員工著裝是否符合規(guī)定。凡在檢查中發(fā)

現(xiàn)違反上述規(guī)定的員工，應(yīng)責(zé)令其立即糾正，并開具《違紀(jì)提示單》，給予20元/次。

對(duì)連續(xù)兩次檢查中發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)員工，按上述罰款金額加倍處罰，并對(duì)違紀(jì)員工給予行

政記過處分直至給予辭退或除名處理。

B各部主管應(yīng)積極配合，督促本部門員工遵守本規(guī)定。一個(gè)月累計(jì)員工違反本規(guī)

定人次超過該部門員工總數(shù)40%的，該部門主管罰款100元。

C綜合管理管控部每月集中將檢查到的違紀(jì)員工罰款及部門主管罰款從違紀(jì)員工

及部門主管的工資中扣除，并在公司內(nèi)予以通報(bào)。

3、辦公室管理管控制度

辦公室管理管控制度

1、目的：為加強(qiáng)我公司內(nèi)部管理管控，規(guī)范辦公秩序和員工行為，優(yōu)化工借環(huán)境，

提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。

2、職責(zé)：

2.1公司綜合管理管控部負(fù)責(zé)員工管理管控規(guī)定的修訂、解釋和執(zhí)行檢查。

2.2公司各部門領(lǐng)導(dǎo)按照本規(guī)定負(fù)責(zé)本部門員工的日常管理管控和監(jiān)督。

2.3公司全體員工均需嚴(yán)格遵守本規(guī)定。

3、辦公環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理管控辦法

3.1自覺維護(hù)良好的工作環(huán)境，保持辦公場(chǎng)所整潔，不隨地吐痰，不亂扔廢紙、煙蒂,

不亂倒垃圾雜物，亂倒茶水，不在非吸煙區(qū)吸煙，不提倡在辦公區(qū)域進(jìn)食。公

司辦公場(chǎng)所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司

的對(duì)外形象。

3.2辦公場(chǎng)所嚴(yán)禁吸煙，注意用電安全，嚴(yán)禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器：

注意防火，如發(fā)現(xiàn)事故苗頭，必須立即處理并及時(shí)報(bào)告綜合管理管控部，及

時(shí)消除隱患。

3.3保持辦公桌面整潔，物品擺放有序，不在擋板上貼掛裝飾品，報(bào)紙應(yīng)及時(shí)整

理并

放置于報(bào)架。

3.4員工外出時(shí)桌椅、抽屜應(yīng)及時(shí)復(fù)位并注意鎖閉抽屜。注意將貴重物品、重要

文件妥善保管，人員離開應(yīng)將抽屜或保險(xiǎn)柜鎖好，提高防盜意識(shí)。不要在辦

公桌存放大量現(xiàn)金或貴重物品，以免意外7員失。

3.5公司綜合管理管控部不定期開展衛(wèi)生檢杳活動(dòng)，對(duì)各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進(jìn)

行評(píng)比并給予公開通報(bào)。

4、辦公秩序

4.1公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，上下班按時(shí)簽到（退）。

4.2公司員工應(yīng)保持通訊工具24小時(shí)暢通，以便工作聯(lián)系溝通。

4.3辦公時(shí)間必須堅(jiān)守工作崗位，需暫時(shí)離開時(shí)應(yīng)與同事交代，并說明事由。

4.4辦公時(shí)間不得上網(wǎng)娛樂聊天、玩電腦游戲、辦私事、吃零食、打瞌睡。

4.5保持良好的工作氛圍，注意保持良好的上班秩序，不溜崗、串崗、不閑聊和大

聲喧嘩。不得妨礙他人開展工作。

4.6未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，員工工作前，工作中不準(zhǔn)飲酒。

4.7愛護(hù)公司財(cái)物和辦公設(shè)備，輕拿輕放，不得隨意拆卸、改裝辦公設(shè)備和電器；

未經(jīng)許可，不得公物私用。

4.8保管好各自的領(lǐng)用物品，未經(jīng)許可不得隨意使用他人物品。

4.9辦公用品、水電的使用，提倡節(jié)約，避免不必要的浪費(fèi)；下班應(yīng)隨手鎖門、

落窗、關(guān)閉所有電源。

5、言行儀表

5.1員工必須統(tǒng)一穿著公司制服，佩戴胸牌，保持制服筆挺整潔。未領(lǐng)取制服的

新員工必須穿著類似的職業(yè)裝。工作日應(yīng)按季節(jié)變化穿著公司配發(fā)的制服，

注意保持儀表的整潔、大方、得體，注意維護(hù)公司的形象。男員工不可留長(zhǎng)

發(fā)。（辦公室周一至周四；相關(guān)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)周一至周六）

5.2男員工必須理短發(fā)、系領(lǐng)帶、襯衫下擺應(yīng)扎在皮帶內(nèi)、穿黑色皮鞋；女員工

必須保持清雅、淡妝，不得穿拖鞋上班。

5.3辦公期間，員工應(yīng)使用普通話和文明用語(yǔ)；電話聯(lián)系盡量不超過三聲鈴響（包

括附近無(wú)人接聽的辦公電話），使用文明的語(yǔ)言和手勢(shì)動(dòng)作，任何電話接聽統(tǒng)

一使用禮貌用語(yǔ)一一“您好，哈曼斯商業(yè)公司”。上班期間嚴(yán)禁使用電話聊

天，工作通話應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。

5.4接待客戶（客人）應(yīng)在會(huì)客區(qū)接待，外來人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入辦公區(qū)域；

未經(jīng)批

準(zhǔn)，嚴(yán)禁外來人員使用本公司電腦設(shè)備。

6、嚴(yán)守機(jī)密

6.1不得將公司重要決策、營(yíng)銷信息和其他業(yè)務(wù)資料泄露給他人。

6.2本人不在崗位時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦，不得將公司重要文件和資料擺放在桌面上。

6.3公司員工嚴(yán)守機(jī)密，不得將公司重要決策、信息和業(yè)務(wù)資料泄露他人，員工

不在崗位時(shí)，不得將重要文件和資料擺放在桌面上；員工之間嚴(yán)禁相互打聽

和對(duì)外泄露薪酬情況

7、罰則

7.1綜合管理管控部根據(jù)木規(guī)定，對(duì)公司全范圍開展定期和不定期檢查；各部門

領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本規(guī)定，對(duì)本部門員工進(jìn)行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，給予警告（書

面或口頭）、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰、辭退及開除等不同等級(jí)的處罰。

7.1.1違反“辦公環(huán)境”有關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)處罰10元；

7.1.2違反“辦公秩序”有關(guān)規(guī)定，4.1、4.3項(xiàng)按公司有關(guān)考勤制度處理；4.2

項(xiàng)中高管職員若無(wú)故停止通訊聯(lián)系每次50元；其余各項(xiàng)處罰20元；

7.1.3違反“言行儀表”中有關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)處罰10元；

7.1.4違反“嚴(yán)守機(jī)密”中有關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)處罰50元；

7.1.5違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓恼撸o公司造成極大不良影響或經(jīng)濟(jì)損失，

根據(jù)實(shí)際情況經(jīng)綜合管理管控部審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。

7.2員工違規(guī)，其直屬上級(jí)主管對(duì)違規(guī)行為未做出相應(yīng)有效措施者附連帶責(zé)任。

7.3監(jiān)督檢查人員（包括綜合管理管控部員工及各部門領(lǐng)導(dǎo)）一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況，

可在《員工處罰單》上填寫違規(guī)事件及處罰意見，由當(dāng)事人或見證人簽字確

認(rèn)后，監(jiān)督檢查者核實(shí)報(bào)綜合管理管控部備案。

7.4員工對(duì)違規(guī)行為處理結(jié)果有爭(zhēng)議者，以書面報(bào)告形式向綜合管理管控部或上

級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出上訴。綜合管理管控部將針對(duì)上訴情況進(jìn)行調(diào)查和反饋。

4、辦公用品管理管控制度

辦公用品管理管控制度

第一條為規(guī)范采購(gòu)程序，降低采購(gòu)成本，保證口常辦公需要，特制訂本制度。

第二條本制度所稱辦公用品分為日常消耗品、管理管控用品和辦公設(shè)備三類

2.1日常消耗品：鉛筆、自動(dòng)鉛筆、簽字筆、水筆芯、水彩筆、文件冊(cè)、文件袋、

文件夾、文件框、橡皮、印泥、印油、圓珠筆、蠟筆、鋼尺、熒光筆、信封、大頭針、

回形針、漿糊、工號(hào)牌、保安帽徽、便簽本、便條紙、標(biāo)簽紙、長(zhǎng)尾夾、傳真紙、檔

案袋、檔案盒、筆記本、拉桿夾、皮筋、刀片、訂書針、稿紙、拷貝紙、口取紙、寬

膠帶、固體膠、雙面膠、膠水、透明膠、涂改液、飲用水、礦泉水、電池、復(fù)印紙、

復(fù)印機(jī)加粉、打印機(jī)墨盒、打印機(jī)加粉、光盤、海綿缸、憑證封皮、憑證盒、手套、

傳真機(jī)色帶、鐵甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷紙、手紙、

固體清新劑、噴壺、熱得快、清潔劑、粘勾、塵推、小水桶、打掃把等；

2.2管理管控用品：筆筒、剪刀、裁紙刀、訂書機(jī)、起釘器、三角板、三棱尺、

排插、卷筆刀、直尺、臺(tái)式筆、臉盆、香皂盒、地毯、雙面玻璃擦、網(wǎng)線、空白DV

帶、鼠標(biāo)、紙簍、激光筆、計(jì)算器等；

2.3辦公設(shè)備：函數(shù)計(jì)算器、復(fù)印機(jī)、電腦、保險(xiǎn)柜、打印機(jī)、路由器、傳真機(jī)、

電腦服務(wù)器、鐵皮柜、文件柜、裝訂機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、飲水機(jī)、打卡機(jī)、安全帽、數(shù)碼相

機(jī)、U盤、桌子、椅子、筆記本電腦、移動(dòng)硬盤、微波爐、投影儀、DV機(jī)、碎紙機(jī)、

廣聯(lián)達(dá)軟件、音響、彩電、液晶電視、空調(diào)、攝像機(jī)、錄音筆、冰箱、鐵鍬、軍用被

子、武裝帶、被罩、帽子、領(lǐng)帶、床單、枕頭、床墊、加濕器、真皮座椅、電暖器、

更衣柜、網(wǎng)卡等；

2.4辦公用品管理管控原則：采購(gòu)環(huán)節(jié)與日常管理管控環(huán)節(jié)分開，入庫(kù)、出庫(kù)手

續(xù)齊全，盤點(diǎn)和核查相結(jié)合。

2.5日常辦公用品必須有充足的庫(kù)存，能夠保證日常需要，色帶、電池、墨盒、

硒鼓等要控制庫(kù)存，管理管控部門按照需求臨時(shí)申請(qǐng)采購(gòu)。

第三條辦公用品的采購(gòu)管理管控

3.1申購(gòu)環(huán)節(jié)

3.1.1日常消耗品和管理管控用品的購(gòu)買，每月25日由公司各職能部門的資產(chǎn)管

理管控員將填寫好的次月《日常消耗品申請(qǐng)單》（附表一）經(jīng)部門經(jīng)理審簽后，送達(dá)

綜合管理管控部采購(gòu)員處。采購(gòu)員匯總各職能部門的《日常消耗品申請(qǐng)單》后，于每

月26日交綜合管理管控部經(jīng)理審核后，方可購(gòu)買?！度粘Ｏ钠飞暾?qǐng)單》應(yīng)有“上月

金額”、“本月金額”、“本月累計(jì)金額”欄目，由采購(gòu)員填寫。

3.1.2辦公設(shè)備的購(gòu)買，由公司各職能部門使用人填寫《資產(chǎn)購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)單》（附表

二）經(jīng)部門經(jīng)理審簽后，報(bào)綜合管理管控部。綜合管理管控部根據(jù)公司辦公用品的配

置規(guī)定，進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，給予合理建議，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審簽。送至財(cái)務(wù)部審核金

額后，報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理，總經(jīng)理及總裁審批。

3.2《資產(chǎn)購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)單》涉及金額在3000元（含3000元以內(nèi)）的需報(bào)總裁簽批。

3.3總經(jīng)理及總裁審批后，由綜合管理管控部采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。

3.4采購(gòu)環(huán)節(jié)

3.4.1綜合管理管控部必須建立辦公用品《合格供應(yīng)商名冊(cè)》，出具《辦公用品供

方信譽(yù)調(diào)查表》（附表三）備案，并與供方簽訂《辦公用品供應(yīng)服務(wù)合同合約》（附后）。

采購(gòu)時(shí)，必須在辦公用品《合格供應(yīng)商名冊(cè)》中選擇。如發(fā)現(xiàn)綜合管理管控部采購(gòu)員

未按規(guī)定自行選擇商家購(gòu)買，所產(chǎn)生費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。

3.4.2部分新、特、進(jìn)口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供

應(yīng)商處購(gòu)買時(shí)，應(yīng)將該供應(yīng)商補(bǔ)充進(jìn)辦公用品《合格供應(yīng)商名冊(cè)》。

3.4.3辦公用品《合格供應(yīng)商名冊(cè)》至少包括大型商場(chǎng)和個(gè)體文具專業(yè)批發(fā)商。

3.4.4必需品、不易采購(gòu)或耗用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存，特殊辦公用品無(wú)法采購(gòu)的情

況，可以經(jīng)常務(wù)副總經(jīng)理同意授權(quán)由需求部門及采購(gòu)員共同采購(gòu)。

3.4.5綜合管理管控部采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，必須進(jìn)行二家供貨商報(bào)價(jià)后，咨詢市

場(chǎng)價(jià)格，出具報(bào)價(jià)表簽字報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后，再購(gòu)入。

3.4.6采購(gòu)?fù)瓿珊髴?yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)管理管控員對(duì)所購(gòu)物品的質(zhì)量、

型號(hào)、品牌、規(guī)格進(jìn)行檢查，確認(rèn)完好可入庫(kù)后，采購(gòu)人員憑入庫(kù)單、資產(chǎn)購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)

單及正規(guī)發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)。入庫(kù)單一式三聯(lián)，財(cái)務(wù)報(bào)銷一聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)保管員一聯(lián)、存

根一聯(lián)。

3.4.7除公司臨時(shí)急用及領(lǐng)導(dǎo)特批以外的物品，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自采購(gòu)。倉(cāng)庫(kù)

管理管控員有權(quán)拒絕辦理入庫(kù)手續(xù)。

3.4.8綜合管理管控部采購(gòu)員每月28日應(yīng)對(duì)《合格供方名冊(cè)》中供應(yīng)商的信譽(yù)進(jìn)

行評(píng)價(jià)，出具《辦公用品供方階段評(píng)表》（附表四），寫出書面建議，提交給部門經(jīng)理。

如發(fā)現(xiàn)信譽(yù)低，未按《辦公用品供應(yīng)服務(wù)合同合約》履行的供方，立即終止合作關(guān)系。

3.4.9綜合管理管控部采購(gòu)員應(yīng)不定期對(duì)辦公用品的質(zhì)量、價(jià)格，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研。

3.4.10綜合管理管控部采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)管理管控員不得與供方惡意串通，將入庫(kù)的

產(chǎn)品以假充真，以次充好、以不合格產(chǎn)品冒充合格產(chǎn)品。如發(fā)現(xiàn)有上述違規(guī)操?gòu)叫袨椋?/p>

視情節(jié)嚴(yán)重，公司將給予處罰或解除勞動(dòng)關(guān)系。

第四條辦公用品報(bào)銷程序

4.1所購(gòu)物品入庫(kù)后，由采購(gòu)員持入庫(kù)單、出庫(kù)單、《資產(chǎn)購(gòu)置單請(qǐng)購(gòu).單》及正

規(guī)發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)。

4.2如《資產(chǎn)購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)單》所購(gòu)買的物晶因時(shí)間順序需要分開報(bào)銷的，先以原件

為報(bào)銷依據(jù)，再次報(bào)銷用復(fù)印件，采購(gòu)員應(yīng)簽名備注：原件已于*年*月*日?qǐng)?bào)銷使用，

該復(fù)印件為第*次報(bào)銷。

4.3對(duì)于日常消耗類物品和管理管控用品類，每次送貨由供方提供供貨詳單，采

購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)管理管控員進(jìn)行對(duì)賬簽字確認(rèn)后，雙方各持一份，于每月25日由采購(gòu)員

根據(jù)供貨詳單和正規(guī)發(fā)票，月底統(tǒng)一報(bào)銷。

4.4供方提供轉(zhuǎn)賬帳號(hào)的，由財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)賬后，及時(shí)告知綜合管理管控部，采購(gòu)員

應(yīng)告知供方進(jìn)行查收和確認(rèn)。

第五條辦公用品領(lǐng)用

5.1辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，

如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機(jī)、大型訂

書機(jī)、裝訂機(jī)等。

5.2綜合管理管控部倉(cāng)庫(kù)管理管控員應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，建立電子臺(tái)帳，定期

盤點(diǎn)和核對(duì)。出庫(kù)單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門、保管員和財(cái)務(wù)部各存一聯(lián)。出庫(kù)單作為公

司核算各部門費(fèi)用的依據(jù)。

5.3綜合管理管控部制定領(lǐng)用管理管控基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨

部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時(shí)間。管理管控用品文具應(yīng)限定人員使用，自

第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，日常消耗品不在此限。

5.4管理管控性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理管控，如有故障或損壞，應(yīng)以

舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購(gòu)。

5.5日常消耗類物品每月一日發(fā)放。但管理管控用品和辦公設(shè)備的請(qǐng)領(lǐng)不受上述

時(shí)間限制。

5.6各部門設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄表》（附表五），由部門物資保管員統(tǒng)一保管，

于辦公用晶領(lǐng)用時(shí)分別登記，建立電子臺(tái)帳，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況。《辦公用品

領(lǐng)用記錄表》及電子臺(tái)帳為綜合管理管控部日常工作檢查項(xiàng)之一。

第六條每月最后一天部門物資保管員與行政部倉(cāng)庫(kù)管理管控員、財(cái)務(wù)人員應(yīng)及

時(shí)盤點(diǎn)、對(duì)帳，保證物品數(shù)量、質(zhì)量和安全無(wú)誤。

第七條新進(jìn)人員入職時(shí)由所在部門提出辦公用品申請(qǐng)，向綜合管理管控部請(qǐng)領(lǐng)

辦公用品，并簽字領(lǐng)用，人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交部門部門資料管理

管控員。

第八條印刷品（如信紙、信封、表格……）除各部門特殊表單外，其臼刷、保

管均由綜合管理管控部統(tǒng)一印刷、保管。

第九條打字、復(fù)印耗材的使用

9.1公司各部門要節(jié)約使用打印紙。綜合管理管控部倉(cāng)庫(kù)管理管控員要做好領(lǐng)用

登記，每季度公布一次，

9.2復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢紙張，應(yīng)留存，當(dāng)

作反面紙使用。

9.3嚴(yán)禁復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的資料?，嚴(yán)禁私用紙張，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按0.5元/頁(yè)計(jì)

費(fèi)：行政主管將處罰單報(bào)部門經(jīng)理審核，由人力資源部在當(dāng)月工資中扣除。

第十條除了對(duì)外報(bào)送的文件資料，公司內(nèi)舒的紙張必須正反面使用。

第十一條綜合管理管控部辦公用品倉(cāng)庫(kù)管理管控員月末、年末要盤點(diǎn)清查庫(kù)存,

在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫(kù)存量，使庫(kù)存量結(jié)構(gòu)合理化。年末綜合管理管

控部配合財(cái)務(wù)部組織盤點(diǎn)辦公用品在各部門的使用情況，做到反映實(shí)際庫(kù)存狀況及帳

實(shí)相符。

第十二條每年1月5日前，綜合管理管控部采購(gòu)員匯總?cè)甑霓k公用品實(shí)際耗

用量和金額，分析與相關(guān)計(jì)劃預(yù)算的偏差情況，寫成總結(jié)報(bào)告，報(bào)綜合管理管控部經(jīng)

理留存，并作為編制下一預(yù)算年度的依據(jù)。

第十三條本制度由綜合管理管控部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日?qǐng)?zhí)行。

辦公用品管理管控流程圖

附表-河南升龍置業(yè)有限公司

日常消耗品申請(qǐng)單

物品名稱用途規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額備注

附表二：資產(chǎn)購(gòu)置單

日期：年月H

申請(qǐng)部'1:申購(gòu)原L?；蛴猛荆?/p>

申請(qǐng)1<?采購(gòu)）

資產(chǎn)"淞規(guī)格;世號(hào)單位數(shù)量預(yù)十單價(jià)/元;計(jì)金額/元

上月金額本月金額本月累計(jì)金額

部門：年月日注:

每月25號(hào)由各部門經(jīng)理審簽后交綜合管理管控部統(tǒng)一購(gòu)置，此表只用于申購(gòu)日常消

耗品。

部門經(jīng)理:綜合管理管控部:

總計(jì)金額：（大寫）

保管責(zé)任人（或驗(yàn)收人）簽字：

備注：1、此單在報(bào)銷時(shí)連同發(fā)票作報(bào)銷憑證附件2、此單適用固定資產(chǎn)、低值易耗品請(qǐng)購(gòu)

總裁:總經(jīng)理：

部門經(jīng)理:

綜合管理管控部:

附件三辦公用品供方信譽(yù)調(diào)查表

年月日編號(hào)：類別:

供方名稱地址

總經(jīng)理電話

聯(lián)系人電話

企

業(yè)

概

況

技術(shù)力量

與

人員素質(zhì)

產(chǎn)品質(zhì)量

與

服務(wù)

其他

調(diào)查結(jié)論

調(diào)查人：

附件四辦公用品供方階段評(píng)表

年月日編號(hào)：類別:

供方名稱相關(guān)項(xiàng)目負(fù)

責(zé)人

提供產(chǎn)品（服務(wù)）類別

供方階段工作綜述:

評(píng)審人員:

綜合評(píng)分

評(píng)分

序號(hào)項(xiàng)目權(quán)重成績(jī)主要存在問題

（滿分100）

1質(zhì)量40%

2價(jià)格30%

3信譽(yù)20%

4配合度10%

5實(shí)際得分：e=a+b+c+d

供方等級(jí)措施對(duì)照表

序號(hào)得分等級(jí)措

A90以上優(yōu)秀供方加大合作按合同合約付款

B75?89合格供方繼續(xù)合作按合同合約付款

C60?74仍為合格供方需警告減少合作推遲付款或保留部分余款

D60以下不合格淘汰處理完具體問題視情況付款

附件五河南升龍置業(yè)有限公司

辦公用品領(lǐng)用記錄表

部門:

物品名稱規(guī)格數(shù)量簽字備注

注：每月30日將此單交于綜合管理管控部倉(cāng)庫(kù)管理管控員處。

5、檔案管理管控辦法

河南升龍置業(yè)有限公司

檔案管理管控辦法（試行）

笫一章總則

第一條為確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持

續(xù)補(bǔ)充，特制定本辦法。

第二條公司檔案分為文書檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和聲像檔案五大類。

（-）文書檔案：即在公司管理管控過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。

（二）基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

（三）會(huì)計(jì)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保

存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

（四）人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基

本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

（五）聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記

錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。

第三條公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理管控的辦法進(jìn)行組織管理管控，即檔案室負(fù)

責(zé)公司檔案的總體管理管控；部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案

室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案人力資源部自行管理管控，人力資源

部經(jīng)理指定專人按集中管理管控、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理管控。

第二章立卷歸檔

第五條立卷歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一個(gè)關(guān)口，由各部室資料員配合檔案室進(jìn)行。

其具體流程如下：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件,

擬制或修訂立卷類目，如行政管理管控部可制定“人事發(fā)文”、“周記”等，并將空白

的文件清單置于每個(gè)類目文件的最前面。

隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫

文件清單。

二個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭L的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)

不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放

第六條各部室資料員向檔案室移交檔案時(shí)，須遵循如下要求：

（一）各部室向檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單（從文件清單轉(zhuǎn)化而來）一

式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存份。

（二）各部室向檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，檔案室不接收未

經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

（三）文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。

復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

（四）聲像檔案應(yīng)同紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目，但要分別存放，在案卷目錄上注

明互見號(hào)，以保持文件間的歷史聯(lián)系。

（五）對(duì)于不同保存價(jià)值的文件應(yīng)當(dāng)分開組卷。

（六）卷內(nèi)文件排列應(yīng)條理系統(tǒng)，一般可按重要程度或時(shí)間順序依次排列，具有密切

聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、

附件在后。

（七）音像文件應(yīng)用文字標(biāo)出它們的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、合適的內(nèi)容和責(zé)任者等事項(xiàng)，

使丁保存和利用，

（八）各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的

歸檔范圍進(jìn)行。

A、綜合管理管控部：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、有關(guān)公司送交的文件、

各部室送交的文件、外來文件、外送文件、大事記、部門周記、合同合約、質(zhì)

保文件、內(nèi)部發(fā)文等

人事發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單等）、

培訓(xùn)記錄、部門周記等

B、總工辦：設(shè)計(jì)變更、外送文件、外來文件、部門周記等

C、工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資

料、竣工資料、設(shè)備說明書等），其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由

施工單位負(fù)責(zé)編制：文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回的文件、

部門周記等

D、財(cái)務(wù)部：財(cái)會(huì)檔案見《財(cái)務(wù)檔案管理管控辦法》

E、審計(jì)部：結(jié)算書、隱蔽記錄簽證、外送文件、外來文件、部門周記等

F、材料部：材料定價(jià)單、外送文件、外來文件、部門周記等

G、營(yíng)銷部：售樓合同合約、協(xié)議、廣告宣傳資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、

外來文件、部門周記、聲像資料等

H、外聯(lián)部：政府文件、外送文件、外來文件、部門周記等

I、招商部：外送文件、外來文件、部門周記等

注：重復(fù)文件、一般事務(wù)性的無(wú)查考保存價(jià)值的文件、未成文的草

稿及一般性文件的歷次修改稿、未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)

的未生效文件均屬于不須歸檔的文件材料。

第三章整理上架

第七條各部室在規(guī)定的時(shí)間按規(guī)定的歸檔范圍向檔案室移交檔案后，檔案室檔

案員須對(duì)移交檔案進(jìn)行整理上架，其具體流程如下:

第八條檔案室檔案員對(duì)移交檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)注意如下要求:

（一）卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的

文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在

后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

（二）不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

（三）凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

（四）文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

（五）圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cmX21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平

整并注意露出圖標(biāo)。

第四章保管

第九條檔案整理上架后隨即進(jìn)入保管階段。檔案庫(kù)房作為保存檔案的基地，它的管理管控應(yīng)滿

足各類檔案的安全保管與方便調(diào)閱。庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)

關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理管控?zé)o關(guān)的活動(dòng)。

（一）除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的（如維修庫(kù)房或設(shè)備等），則須

有檔案員陪同并相伴始終。

（二）庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以

確保以上設(shè)施的安全有效。

（三）隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在14。020℃,相對(duì)濕度50%?65%。

（五）檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行

定期的防疫檢查，有相關(guān)計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)。

（六）每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對(duì)一些小角

落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生。

（七）檔案員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫(kù)房門窗的緊閉性。

（八）檔案按部室存放，檔案裝具的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到卜、

第十條檔案上架入庫(kù)后，經(jīng)常處于使用的狀態(tài)中，因此須注意流動(dòng)中的安全防護(hù)。

（一）檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡?/p>

中鎖好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所。

（-）未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密。

（三）未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印。

（四）盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密

現(xiàn)象。

第十一條檔案保管有一定的保管期限。在我司，可分為永久和定期保管兩種。定期保管期限為

3年、10年。保管期限從移交之日算起。（詳見附件一《河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管

期限表》）

第五章提供利用

第十二條檔案室檔案員須提供多種利用途徑，為員工存檔創(chuàng)造條件。

（-）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

A、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具。

B、安裝使用快捷便利的檔案管理管控軟件，提高查檔效率。

C、開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。

（二）開展查借服務(wù)：

A、借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還。

非公司人員借閱檔案時(shí)，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同

意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。

b）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；

不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)。

c）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

B、借出：

a）檔案使用人如需借出檔案，一般檔案須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1個(gè)月內(nèi)

歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱需經(jīng)公司相

關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)

同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完

全貢任。

c、復(fù)印：

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料，須經(jīng)檔案員同意。

b）圖紙資料若需借出復(fù)印，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

第六章銷毀

第十三條對(duì)已到保管期限的檔案，檔案室檔案員可根據(jù)其實(shí)際利用情況組織銷毀。其具體

流程如下：

第十四條檔案銷毀時(shí)，應(yīng)注意如下要求：

A、準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管，

B、批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作

其他用途，更不允許出賣。

C、檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。

第七章附則

第十五條本辦法解釋權(quán)歸檔案室。

第十六條本辦法自頒布之日起施行。

附件河南升龍置業(yè)有限公司

檔案保管期限表

序號(hào)檔案名稱使用部門保管部門暫定保管期限

1會(huì)議性文件各部室檔案室10年

2外來文件各部室檔案室10年

3外送文件各部室檔案室10年

4部門之間往來文書各部室檔案室10年

5制度文件各部室檔案室永久

6請(qǐng)示單各部室檔案室3年

7音像檔案各部室檔案室永久

8董事會(huì)文件董事會(huì)檔案室永久

9各登記表單各部室各部室3年

1()訴訟文書綜合管理管控部檔案室執(zhí)行完結(jié)后5年

11企業(yè)設(shè)立與登記材料綜合管理管控部檔案室永久

12企業(yè)年檢資料綜合管理管控部檔案室永久

13員工檔案綜合管理管控部綜合管理管控部員工離開公司后3年

14培訓(xùn)資料綜合管理管控部檔案室員工離開公司后3年

15職工編制表綜合管理管控部檔案室10年

綜合管理管控部

16工資單檔案室10年

/財(cái)務(wù)部

17財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用登記表綜合管理管控部綜合管理管控部10年

18公司刊物綜合管理管控部檔案室永久

19人事發(fā)文綜合管理管控部檔案室10年

20合同合約類文件各部室財(cái)務(wù)部永久

21工程技術(shù)檔案工程部檔案室永久

見《會(huì)計(jì)檔案管理管控

22財(cái)會(huì)檔案財(cái)務(wù)部存放于財(cái)務(wù)部

辦法》

23結(jié)算資料審計(jì)部檔案室永久

24材料定價(jià)單材料部檔案室10年

25廣告宣傳資料營(yíng)銷部檔案室永久

26客戶資料營(yíng)銷部檔案室永久

6、文件資料歸檔、借閱程序

河南升龍置業(yè)有限公司

公司文件資料歸檔、借閱程序

1、目的和范圍：為了確保公司文件資料的機(jī)密性和完整性，避免文件資料的丟失和扳

壞，根據(jù)公司《檔案管理管控辦法》及《合同合約管理管控制度》，特制訂本程序。

本程序所指文件資料包括合同合約、紅頭文件及公司在經(jīng)營(yíng)過程中所形成的具有

保存價(jià)值的相關(guān)材料。

2、職責(zé)：

2.1經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)本部門文件及合同合約的報(bào)枇工作。

2.2部門資料員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)手稿、《用章審批單》或《合同合約會(huì)簽單》并文檔原

件同時(shí)收集。

2.3印章管理管控人員負(fù)責(zé)對(duì)文件資料加蓋公章或合同合約專用章及法人章。

2.4檔案管理管控員負(fù)責(zé)對(duì)公司擬定的重要文件的整理、歸類、保管及借用。

2.5文件資料使用人員負(fù)責(zé)保障所用文件資料的完好無(wú)損，并嚴(yán)格遵守公司保密

制度，嚴(yán)守機(jī)密，妥善保管。

3、工作流程：

3.1文件資料歸檔程序：

3.1.1經(jīng)辦人將審批過后的文件資料交印章管理管控人員蓋章

3.1.2印章管理管控人員將收回的文件資料，于個(gè)工作日內(nèi)送交檔案室留存，并在

《合同合約歸檔登記表》上登記（若有多份原件時(shí)，須注明去向用途），留復(fù)印

件供相關(guān)部門使用；對(duì)于在蓋章時(shí)未能及時(shí)收回的文件資料，印章管理管控人員

于個(gè)工作日內(nèi)將《用章審批單》送交檔案專員。

3.1.3對(duì)于在蓋公司章時(shí)未能留存的文件資料，經(jīng)辦人在完成使用后于」一個(gè)工作日內(nèi),

將文件資料全部原件送交檔案室留存并在《檔案交接表》上登記，留復(fù)印件供相

關(guān)部門查閱。

3.1.4、檔案專員對(duì)未能及時(shí)收回的文件資料可根據(jù)《用章審批表》進(jìn)行催要,

3.2、文件資料查閱流程:

3.2.1紅頭文件（未涉及公司機(jī)密類）：

使用者可根據(jù)工作需要，到檔案室辦理相關(guān)查閱手續(xù)后即可查閱。

3.2.2涉及公司機(jī)密類文件：

查閱者需填寫《檔案借閱登記表》，并經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、

總經(jīng)理審批后方可查閱。

3.2.3公司各類證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照及公司土地使用證等）

借閱者經(jīng)本部門經(jīng)理同意，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可借閱。

3.2.4公司合同合約：

公司合同合約根據(jù)簽訂部門及相關(guān)合適的內(nèi)容分為三類：

3.2.4.1本部門簽訂合同合約：

查閱者需填寫《檔案借閱登記表》，報(bào)部門經(jīng)理審批后即可查閱。

3.2.4.2其它部門簽訂合司合約：

查閱者需填寫《檔案使用審批單》，經(jīng)本部門經(jīng)理審批后，報(bào)經(jīng)辦部門經(jīng)理審

批完成后即可查閱。

324.3重大合同合約（合作、征地等涉及公司機(jī)密類合同合約）：

查閱者需填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、

總經(jīng)理審批后方可查閱C

3.2.5查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需摘抄應(yīng)通過檔案專員同意；如需復(fù)制應(yīng)在《檔

案借閱登記表》上注明；如需借出應(yīng)在《檔窠借出登記表》上登記。

3.2.6外單位人員原則上不得查閱本公司檔案，如因工作需要必須查閱者須持所在單

位正規(guī)介紹信，經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱。

4、相關(guān)表格：

4.1附件一《合同合約歸檔登記表》

河南升龍置業(yè)有限公司租賃合同合約交檔案室登記表

日期：年月份

合同合約編合同合約存檔

部門經(jīng)手人名稱a移交人接收人移交日期份數(shù)備注

42其它表格見相應(yīng)義件。

附件二

河南升龍置業(yè)有限公司檔案銷毀清冊(cè)

頁(yè)號(hào):

順序號(hào)銷毀時(shí)間銷毀案卷名稱案卷號(hào)銷毀及監(jiān)銷人備注

附件三

河南升龍置業(yè)有限公司檔案借閱登記表

頁(yè)號(hào):

使用者情況檔案費(fèi)料情況復(fù)印

rr^用途歸還否簽收人備注

姓名部門電話名稱責(zé)任者類型檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)

批準(zhǔn)：審核：編制：

口期:口期：□期：

河南升龍區(qū)業(yè)有限公司規(guī)危時(shí)度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)

附件四

河南升龍置業(yè)有限公司合同合約歸檔登記表

一

序合同合約

號(hào)歸檔時(shí)間合同合約名稱合作單位名稱服務(wù)期限貢任人經(jīng)辦人檔號(hào)印花稅備注

金額

第35頁(yè)共45貝

河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)

7、證章管理管控制度

證章管理管控制度

1、目的：加強(qiáng)公司的證章控制，避免因管理管控不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。

2、職責(zé)

2.1行政管理管控部：負(fù)責(zé)印章的制發(fā)和管理管控，公司及本部門印章的

保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用情況。

2.2各相關(guān)部門：負(fù)責(zé)本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保

管。

3、工作程序

3.1證章的定義和分類

3.1.1證章是指公司重要文件、證照和印章。

3.1.2重要文件及證照包括：

3.121公司的營(yíng)業(yè)證照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；

3.1.2.2國(guó)有土地使用有關(guān)文件、合同合約及評(píng)估報(bào)告；

3.123規(guī)劃、建設(shè)許可證及相關(guān)文件；

3.1.2.4公司合同合約、章程、法人身份證明及董事會(huì)文件；

3.1.2.5與公司有關(guān)的政府部門專門文件；

3.1.2.6公司其他重要文件。

3.1.3印章包括：

3.1.3.1公章：河南升龍置業(yè)有限公司；

3.1.3.2私章：公司法定代表人、董事長(zhǎng)及總經(jīng)理私人印章；

3.133部門章：刻有公司部門名稱的印章；

3.1.3.4專用章：財(cái)務(wù)專用章、合同合約專用章、文件編號(hào)章。

3.2重要文件及證照管理管控

3.2.1公司重要文件及證照應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室，實(shí)行專人管理管控,

保證文件及證照的安全與完整。

3.2.2各部門負(fù)責(zé)辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將

原件轉(zhuǎn)交檔案室保存。

第36頁(yè)共45頁(yè)

河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)

323對(duì)重要文件及證照，責(zé)任人要進(jìn)行全程控制，對(duì)公司的重要文伶及

證照進(jìn)行收集、歸檔，并填寫《檔案借出登記表》，做好借出、歸還

記錄。各部門應(yīng)配合檔案室，將留存在本部門的重要文件和證照歸

檔。

3.2.4重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經(jīng)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批。

3.2.5各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關(guān)事務(wù)后應(yīng)及時(shí)歸

還。如部門需該文件或證照辦理其他事務(wù)，應(yīng)先退還檔案室登記后

續(xù)借，避免在部門積壓，同時(shí)讓責(zé)任人或責(zé)任部門了解文件或證照

去向。

3.2.6借用重要文件或證照的人員必須愛護(hù)，不得擅自轉(zhuǎn)借，不能損壞或

丟失。交還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，責(zé)任人如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應(yīng)及

時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.2.7對(duì)于使用不當(dāng)或損壞遺失等造成的損失，全部由責(zé)任人承擔(dān)，公司

可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，其所在部門經(jīng)理也

要承擔(dān)一定的連帶責(zé)任。

3.3印章管理管控

3.3.1指導(dǎo)思想與印章使用范圍

指導(dǎo)思想：公司實(shí)行嚴(yán)格的印章管理管控制度，加蓋印章應(yīng)填寫《印

章審批單》，報(bào)董事長(zhǎng)及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

33.1.1以公司名義發(fā)出的公文函件，加蓋公司公章。

331.2公司設(shè)立銀行帳戶、與銀行業(yè)務(wù)往來及開列支票，加蓋公司公章、

財(cái)務(wù)專用章及法人章。

3.3.1.3以公司名義簽訂的合同合約，在每頁(yè)中縫加蓋騎縫章，有校對(duì)的地

方加蓋校龍章，落款處加蓋公司公章，視其合適的內(nèi)容加蓋法人章。

嚴(yán)禁各部門用部門章與其他單位簽署合同合約或類似合同合約性質(zhì)

的協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要等。

331.5相關(guān)部門在職權(quán)范圍內(nèi)以部門名義向施工單位、廠商、客戶行文，

經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可加蓋部門章或?qū)Ｓ谜隆?/p>

第37頁(yè)共45頁(yè)

河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)

3.3.1.6各部門的工作請(qǐng)示單和內(nèi)部工作聯(lián)系函，加蓋部門編號(hào)章。

3.3.2印章管理管控規(guī)定

3.321各部門使用公司公章或法定代表人私章應(yīng)填寫《用章審批表》，經(jīng)總

經(jīng)理簽字后報(bào)行政管理管控部蓋章。

3.3.2.2印章保管人必須審閱《用章審批表》，并確認(rèn)蓋章文件合適的內(nèi)容與

《用章審批表》，一致，