樣品收發(fā)、保管及管理制度

樣品收發(fā)、保管及管理制度1.前言樣品是企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的緊要構(gòu)成部分，對(duì)于確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性以及滿足客戶需求具有緊要意義。為了規(guī)范樣品收發(fā)、保管及管理流程，提高樣品管理效率和準(zhǔn)確性，特訂立本制度。本制度適用于全部工作人員，包含研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)等。2.定義和縮寫(xiě)樣品：指用于呈現(xiàn)產(chǎn)品特性或用于試驗(yàn)、測(cè)試、檢驗(yàn)等目的的物品。發(fā)樣：指將樣品從企業(yè)發(fā)給外部單位或個(gè)人。收樣：指從外部單位或個(gè)人收到樣品并交由內(nèi)部部門(mén)負(fù)責(zé)保管。樣品管理員：指負(fù)責(zé)樣品管理和保管的特地人員。3.樣品發(fā)放流程3.1樣品需求申請(qǐng)內(nèi)部部門(mén)需要進(jìn)行樣品發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《樣品發(fā)放申請(qǐng)表》，包含樣品編號(hào)、名稱、數(shù)量、用途、發(fā)放日期等信息。樣品發(fā)放申請(qǐng)需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)，以確保申請(qǐng)合理性和真實(shí)性。3.2樣品發(fā)放審批樣品發(fā)放申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給樣品管理員，由樣品管理員進(jìn)行審批。樣品管理員在收到樣品發(fā)放申請(qǐng)表后，審查申請(qǐng)信息并核實(shí)申請(qǐng)部門(mén)需求，確認(rèn)無(wú)誤后簽字并記錄樣品發(fā)放時(shí)間。3.3樣品發(fā)放記錄樣品管理員在樣品管理系統(tǒng)中記錄樣品發(fā)放信息，包含樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、發(fā)放數(shù)量、用途、發(fā)放日期、申請(qǐng)單位等內(nèi)容。同時(shí)，樣品管理員向申請(qǐng)單位確認(rèn)樣品發(fā)放信息，并告知申請(qǐng)單位應(yīng)妥當(dāng)保管樣品，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告。3.4樣品發(fā)放交接樣品管理員將發(fā)放的樣品交接給申請(qǐng)單位，并在《樣品發(fā)放交接單》上填寫(xiě)樣品名稱、數(shù)量、申請(qǐng)單位名稱、接收單位名稱等信息，并由申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.樣品收回流程4.1樣品收回申請(qǐng)申請(qǐng)單位在使用完畢或不需要樣品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《樣品收回申請(qǐng)表》，提出樣品收回的申請(qǐng)。樣品收回申請(qǐng)需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)，以確保申請(qǐng)合理性和真實(shí)性。4.2樣品收回審批樣品收回申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給樣品管理員，由樣品管理員進(jìn)行審批。樣品管理員在收到樣品收回申請(qǐng)表后，審查申請(qǐng)信息并核實(shí)申請(qǐng)部門(mén)需求，確認(rèn)無(wú)誤后簽字并記錄樣品收回時(shí)間。4.3樣品收回記錄樣品管理員在樣品管理系統(tǒng)中記錄樣品收回信息，包含樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、收回?cái)?shù)量、收回日期、申請(qǐng)單位等內(nèi)容。同時(shí)，樣品管理員向申請(qǐng)單位確認(rèn)樣品收回信息，并告知申請(qǐng)單位應(yīng)妥當(dāng)交還樣品，并進(jìn)行后續(xù)處理。4.4樣品收回交接申請(qǐng)單位將要收回的樣品交接給樣品管理員，并在《樣品收回交接單》上填寫(xiě)樣品名稱、數(shù)量、申請(qǐng)單位名稱等信息，并由樣品管理員簽字確認(rèn)。5.樣品保管5.1樣品存放樣品管理員負(fù)責(zé)將收到的樣品依照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)并妥當(dāng)存放。樣品應(yīng)儲(chǔ)存在特地的樣品倉(cāng)庫(kù)或指定的存放場(chǎng)合，保持整齊、干凈、安全。5.2樣品定期檢查和保養(yǎng)樣品管理員要定期檢查全部存放的樣品，確保樣品的完整性和可用性。對(duì)于易變質(zhì)、易損壞的樣品，樣品管理員要訂立相應(yīng)的保養(yǎng)措施，并定期對(duì)其進(jìn)行保養(yǎng)。5.3樣品出庫(kù)管理樣品管理員應(yīng)訂立嚴(yán)格的出庫(kù)管理制度，確保出庫(kù)樣品的合理性和準(zhǔn)確性。出庫(kù)樣品需填寫(xiě)《樣品出庫(kù)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)后方可進(jìn)行出庫(kù)操作。6.處理?yè)p壞或丟失樣品6.1損壞樣品處理如發(fā)現(xiàn)樣品損壞或遺失，申請(qǐng)單位應(yīng)立刻報(bào)告樣品管理員，并填寫(xiě)《損壞樣品報(bào)告表》。樣品管理員要及時(shí)記錄損壞或丟失的樣品信息，并進(jìn)行調(diào)查處理。6.2處理措施依據(jù)損壞或丟失的樣品情況，樣品管理員要與申請(qǐng)單位協(xié)商并訂立相應(yīng)的處理措施，如重新采購(gòu)、修復(fù)或彌補(bǔ)等。7.相關(guān)責(zé)任樣品管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，并對(duì)樣品的收發(fā)、保管過(guò)程負(fù)責(zé)。部門(mén)負(fù)責(zé)人要確保本部門(mén)樣品收發(fā)、保管工作的順利進(jìn)行，并對(duì)本部門(mén)樣品的使用和歸還進(jìn)行監(jiān)督。申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)妥當(dāng)保管樣品，對(duì)于損壞或遺失的樣品負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。8.附則對(duì)于特殊性的樣品收發(fā)、保管及管理情況，可依據(jù)實(shí)際情況訂立相應(yīng)的流程和規(guī)定，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對(duì)于本制度所未涉及的問(wèn)題，可參照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)其他相關(guān)制度進(jìn)行處理。以上為《樣品收發(fā)、保管及管理制度》，請(qǐng)各部門(mén)嚴(yán)格依照本制度執(zhí)行，確保樣品