硬件與軟件采購管理制度

硬件與軟件采購管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)硬件與軟件采購流程，確保采購活動的透亮度、公平性和效率，并最大程度地節(jié)省企業(yè)資源。全部企業(yè)員工和相關(guān)部門必需遵守本制度。2.采購需求確認(rèn)2.1部門負(fù)責(zé)人或員工提出硬件或軟件采購需求時(shí)，需向采購部門供應(yīng)認(rèn)真的需求信息，包含但不限于物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算、交付日期等。2.2采購部門將認(rèn)真審查并確認(rèn)采購需求的合理性、必需性和合規(guī)性，并與需要的部門進(jìn)行溝通，以確保需求的準(zhǔn)確性。2.3采購部門應(yīng)依據(jù)采購需求優(yōu)先級訂立采購計(jì)劃，并向相關(guān)部門供應(yīng)估計(jì)的采購時(shí)間表。3.供應(yīng)商選擇與評估3.1采購部門應(yīng)開展供應(yīng)商的調(diào)查和評估工作，以確定有資質(zhì)和信譽(yù)的供應(yīng)商。3.2供應(yīng)商的評估標(biāo)準(zhǔn)包含但不限于：產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理性、服務(wù)水平、交付本領(lǐng)、售后支持等。3.3采購部門應(yīng)定期更新供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商績效評價(jià)制度，對供應(yīng)商履行合同和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估。4.采購流程4.1采購部門依據(jù)采購計(jì)劃，向合格的供應(yīng)商發(fā)送采購邀請函，并告知采購時(shí)間和地方。4.2供應(yīng)商收到采購邀請函后，如有心愿參加采購，應(yīng)提交相關(guān)文件、樣品、技術(shù)參數(shù)等。4.3采購部門依據(jù)參加采購的供應(yīng)商提交的文件進(jìn)行評估和比較，并確定最終的中標(biāo)供應(yīng)商。4.4采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行談判，并最終簽訂采購合同，明確雙方權(quán)益和責(zé)任。4.5采購部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門通報(bào)采購結(jié)果，并布置付款事宜。5.采購合同管理5.1采購部門應(yīng)建立采購合同臺賬，記錄每一筆采購合同的信息，包含但不限于合同編號、供應(yīng)商信息、采購物品信息、交付日期、合同金額等。5.2采購合同應(yīng)由雙方簽字或蓋章確認(rèn)，并留存原件備查。5.3采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行合同履行情況的跟蹤和評估，確保供應(yīng)商依照合同要求及時(shí)履行供貨責(zé)任。5.4如發(fā)生合同履行問題或糾紛，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，并采取相應(yīng)的挽救措施。6.采購本錢掌控6.1采購部門應(yīng)依據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算和采購需求，合理掌控采購本錢，并力爭實(shí)現(xiàn)本錢節(jié)省。6.2采購部門應(yīng)與財(cái)務(wù)部門緊密合作，對采購活動的費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)控，并向管理層供應(yīng)采購費(fèi)用報(bào)告。6.3采購部門與供應(yīng)商之間應(yīng)保持公正、透亮的采購談判，不得接受任何與采購業(yè)務(wù)有關(guān)的回扣、賄賂等不正當(dāng)行為。7.資產(chǎn)管理與臺賬記錄7.1采購部門應(yīng)建立企業(yè)資產(chǎn)管理制度，明確資產(chǎn)的分類、采購、使用、維護(hù)和報(bào)廢等流程。7.2采購部門對全部硬件和軟件資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一編號和登記，并建立資產(chǎn)臺賬，認(rèn)真記錄每一項(xiàng)資產(chǎn)的信息，包含但不限于資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、使用部門、購買日期、保修期限等。7.3采購部門應(yīng)定期盤點(diǎn)企業(yè)資產(chǎn)，確保資產(chǎn)的完整性和準(zhǔn)確性，并與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對。8.違規(guī)處理8.1對于違反本制度的行為，采購部門應(yīng)立刻報(bào)告公司高層管理，依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律處分程序進(jìn)行處理。8.2對于違規(guī)行為造成的經(jīng)濟(jì)損失，違規(guī)人員應(yīng)依法承當(dāng)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。9.附則9.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，并可依據(jù)需要進(jìn)行修訂和增補(bǔ)。9.2本制度自發(fā)布之日起正式實(shí)施。9.3如對本制度內(nèi)容有任何疑問或建議，可向采購部門提出，由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行解答和決策。以上是我們公司的硬件