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文檔簡介

集團(tuán)法務(wù)系統(tǒng)投標(biāo)方案

目錄

第1章項目概況.............................................7

1.1企業(yè)概況.............................................7

1.2項目實(shí)施背景.........................................7

1.3項目總體目標(biāo).........................................8

1.4現(xiàn)有問題與提升.......................................9

1.4.1合同與法務(wù)管理信息化戰(zhàn)略.......................11

1.4.2合同與法務(wù)管理信息化難點(diǎn)突破...................12

第2章項目需求解析........................................18

2.1項目整體需求........................................18

2.2業(yè)務(wù)管理需求........................................21

2.3系統(tǒng)集成需求........................................22

2.4系統(tǒng)性能要求........................................22

2.5項目管理與技術(shù)服務(wù)要求.............................23

2.6總體功能要求應(yīng)答一覽表.............................23

第3章方案設(shè)計思路........................................24

3.1.系統(tǒng)建設(shè)重點(diǎn)........................................24

3.2.方案設(shè)計原則........................................25

3.3.方案設(shè)計............................................27

3.4.項目實(shí)施策略........................................28

第4章系統(tǒng)總體解決方案....................................32

4.1設(shè)計理念............................................32

4.2體系架構(gòu)............................................34

4.3系統(tǒng)平臺介紹........................................38

4.3.1協(xié)同平臺.........................................38

4.3.21業(yè)務(wù)平臺.........................................39

4.3.3權(quán)I限平臺.........................................40

4.3.4配置平臺.........................................40

4.3.5預(yù)警平臺.........................................41

4.3.6報表平臺.........................................41

4.3.7評估平臺.........................................42

4.3.8平臺特色.........................................42

4.4系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述...................................44

o

4.5系統(tǒng)應(yīng)用效益........................................46

第5章合同管理業(yè)務(wù)解決方案...............................48

5.1業(yè)務(wù)方案簡述........................................48

5.2相對方管理..........................................48

5.2.1相對方信息......................................48

5.2.2相對方分類管理..................................49

5.2.3履約能力分析....................................50

5.2.4信用評估.........................................51

5.2.5黑名單...........................................51

5.2.6相對方中心......................................52

5.3合同簽訂前事務(wù)管理..................................52

5.3.1合同立項.........................................53

5.3.2招標(biāo)結(jié)果.........................................54

5.3.3業(yè)務(wù)談判.........................................54

5.4合同分類管理........................................55

5.4.1生產(chǎn)材料采購合同................................55

5.4.2非生產(chǎn)材料采購合同..............................57

5.4.3銷售合同.........................................58

5.4.4工程項目合同....................................60

5.4.5模具合同、運(yùn)輸倉儲合同..........................62

5.5合同履行管理........................................63

5.5.1合同名吉算安抖F.....................................................................63

5.5.2合同付款中請....................................63

5.5.3合同付費(fèi)審簽單輸出..............................64

5.5.4合同實(shí)際結(jié)款....................................65

5.5.5合同結(jié)算發(fā)票....................................66

5?5?6合同預(yù)計進(jìn)度......................................66

5.5.7合同實(shí)際進(jìn)度....................................67

5.6分同異常管理........................................67

5.6?1合同作廢..........................................67

5.6.2合同變更.........................................67

5.7合同歸檔與關(guān)閉......................................68

5.7.1合同相關(guān)資料歸檔................................68

5.7.2合同檔案借閱管理................................68

5.7.3合同收尾.........................................69

5.7.4合同評價.........................................69

5.8項目合同管理.....................................69

5?8?5項目立項........................................69

5.8.2]貞目臺賬......................................70

5.8.3項目計劃和進(jìn)度管理............................70

5.8.4項目管理效益..................................71

5.9合同風(fēng)險管控......................................71

591合同風(fēng)險識別....................................72

5.9.2合同簽訂風(fēng)險防范...............................73

5.9.3合同履行風(fēng)險控制...............................74

5.9.4自動化風(fēng)險預(yù)警工具............................76

5.9.5風(fēng)險案例知識庫.................................78

第6章法律事務(wù)管理業(yè)務(wù)解決方案.........................80

6.1法律基礎(chǔ)管理.....................................80

6.1.1法務(wù)機(jī)構(gòu)管理..................................80

6.1.2工作計劃......................................80

6.1.3工作總結(jié)......................................80

6.1.4文件管理......................................81

6.2法律事務(wù)團(tuán)隊......................................81

6.2.1外聘律師管理..................................81

6.2.2法務(wù)人員管到!..................................82

6.3糾紛管理..........................................82

6.3.1糾紛上報......................................83

6.3.2糾紛信息......................................83

6.3.3糾紛處理......................................84

6.3.4法律意見書....................................84

6.4案件管理..........................................84

6.4.1案件申請......................................85

6.4.2案件材料......................................86

6.4.3案件定級......................................86

6.4.4案件處理......................................86

6.4.5案件策劃.......................................87

6?4.6案件進(jìn)展........................................87

6.4.7判決結(jié)果......................................88

6.4.8判決執(zhí)行......................................88

6.4.9結(jié)案歸檔......................................88

6.4.10案件中心......................................89

2

6.4.11風(fēng)險案例總結(jié)和發(fā)布............................89

6.5授權(quán)委托管理.....................................89

6.5.1授權(quán)委托申請..................................90

6.5.2授權(quán)委托領(lǐng)用..................................91

6.5.3授權(quán)書歸檔....................................91

6.5.4授權(quán)委托變更..................................91

6.5.5授權(quán)委托監(jiān)控..................................91

6.6印章管理.........................................92

6.6.1印章登記.......................................92

6.6.2印章申請.......................................93

6.6.3印章使用記錄...................................93

6.6.4印章借用申請...................................93

6.6.5印章借用登記...................................93

6.6.6印章歸檔.......................................93

6.6.7印章臺賬.......................................94

6.7文書模板..........................................94

6.8打假管理..........................................94

6.8.1打假公司管理...................................95

6.8.2打假案件申報...................................95

6.8.3打假案件材料...................................95

6.8.4打假案件策劃...................................95

6?8.5案件團(tuán)隊........................................96

6.8.6案件目標(biāo).......................................96

6.8.7打假案件訴訟管理...............................96

6.8.8打假案件處理結(jié)果跟蹤...........................96

第7章系統(tǒng)操作需求解決方案..............................97

7.1UI結(jié)構(gòu)..........................................97

7.1.1查詢界面........................................97

7.1.2編輯界面........................................97

7.1.3受控的界面及功能布局元素構(gòu)成...................98

7.2數(shù)據(jù)維護(hù).........................................98

7?2.1數(shù)據(jù)新增........................................98

7.2.2關(guān)聯(lián)增加........................................98

7.3數(shù)據(jù)杳詢..........................................99

7?3?1數(shù)據(jù)檢索........................................99

7.3.2全文檢索.......................................100

3

7.3.3關(guān)聯(lián)查詢..........................................101

7.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計和報表.....................................101

7.4.1分組匯總.........................................101

7.4.2ftt表工具.........................................102

7.4.3統(tǒng)計圖表.........................................103

7.5系統(tǒng)操作日志.......................................103

第8章系統(tǒng)集成解決方案...................................105

8.1接口平臺介紹.......................................105

8.1.1,應(yīng)用框架........................................106

8.1.2.設(shè)計與實(shí)現(xiàn).....................................106

8.1.3,插件式接口開發(fā).................................110

8.1.4.接口平臺功能特點(diǎn)...............................111

8.2與ERP系統(tǒng)集成....................................111

8.2.1.相對方同步.....................................112

8.2.2.保留物料上數(shù)據(jù)同步..............................112

8?2.3.保留訂單系統(tǒng)接口集成...........................112

8.3保留與財務(wù)系統(tǒng)集成.................................113

8.4與MIP系統(tǒng)集成....................................115

8.4.1MIP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)同步............................115

8.4.2單點(diǎn)登錄.........................................115

8.4.3統(tǒng)一待辦.........................................115

8.5與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換數(shù)據(jù).............................116

8.5.1.保留項目管理系統(tǒng)集成...........................116

8.5.2.專利、商標(biāo)管理系統(tǒng)集成.........................116

8.6統(tǒng)一流程管理集成...................................117

8.7移動應(yīng)用集成.......................................117

第9章系統(tǒng)性能保障.......................................119

9.1系統(tǒng)吞吐量.........................................119

9.2可靠性.............................................119

9.3可用性.............................................119

9.4可維護(hù)性............................................119

9.5安全性.............................................120

9.6兼容性.............................................120

9.7可擴(kuò)展性...........................................120

9.8用戶體驗............................................121

第10章系統(tǒng)軟硬件環(huán)境方案................................122

4

10.1開發(fā)環(huán)境...........................................122

10.2運(yùn)行環(huán)境...........................................122

1021服務(wù)器軟硬件環(huán)境...............................122

10.2.2客戶端環(huán)境.....................................124

10.2.3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境........................................125

第11章項目管理承諾書.....................................126

11.1項目管理原則.......................................127

11.2項目實(shí)施方法和體系.................................128

11.3項目管理制度.......................................128

11.3.1溝通與交流.....................................128

11.3.2技術(shù)聯(lián)絡(luò)會.....................................129

11.3.3項目跟蹤與監(jiān)控.................................130

11.3.4標(biāo)準(zhǔn)化管理.....................................130

11.4項目團(tuán)隊計劃.......................................131

11.4.1項目實(shí)施團(tuán)隊組織架構(gòu)...........................131

11.4.2項目職責(zé)分工...................................133

11.4.3項目實(shí)施計戈IJ.......................................................................136

11.4.4項目進(jìn)度計劃...................................136

11.4.5系統(tǒng)移植........................................137

11.4.6系統(tǒng)過渡期.....................................141

11.4.7新系統(tǒng)新數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)...............................141

11.5項目質(zhì)量管理.......................................142

11.6項目配置管理.......................................142

11.7項目變更管理.......................................143

11.8項目風(fēng)險管理.......................................145

11.9項口文檔管理.......................................153

第12章質(zhì)量保障程序.......................................155

12.1設(shè)計階段的質(zhì)量控制.................................155

12.2實(shí)施中的質(zhì)量控制..................................156

12.2.1制定質(zhì)量保證大綱...............................156

12.2.2系統(tǒng)評審........................................157

12.2.3質(zhì)量審查........................................158

12.3售后服務(wù)保證措施..................................159

12.3.1技術(shù)支持內(nèi)容...................................159

12.3.2技術(shù)支持方式...................................160

12.3.3技術(shù)支持響應(yīng)時間...............................160

5

12.4售后服務(wù)承諾.....................................161

12.4.1售后服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督...........................162

12.4.2服務(wù)方式.....................................163

12.4.3服務(wù)響應(yīng).....................................164

12.4.4售后服務(wù)內(nèi)容.................................165

12.4.5技術(shù)服務(wù)的文檔...............................167

12.4.6服務(wù)承諾.....................................167

第13章培訓(xùn)建議書.......................................169

13.1培訓(xùn)I目的.........................................169

13.2培訓(xùn)要求和原則...................................170

13.3培訓(xùn)效果評估.....................................174

13.3.1培訓(xùn)講師評估.................................174

13.3.2培訓(xùn)學(xué)員考核.................................174

第14章其他輔助要求....................................176

14.1前期準(zhǔn)備.........................................176

14.2安裝環(huán)境調(diào)試.....................................176

14.3系統(tǒng)初始化......................................176

14.4培訓(xùn)資源協(xié)調(diào).....................................176

第15章項目成果驗收標(biāo)準(zhǔn).................................177

15.1系統(tǒng)測試.........................................177

15.2數(shù)據(jù)移植.........................................178

15.3系統(tǒng)上線.........................................179

15.4正式驗收.........................................179

15.5項口交付件......................................180

6

第1章項目概況

1.1企業(yè)概況(略)

1.2項目實(shí)施背景

在經(jīng)濟(jì)全球化不斷加劇的背景F,法治經(jīng)濟(jì)和契約經(jīng)濟(jì)的理念

已經(jīng)逐漸深入市場的每個角落,企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要載體,其

市場競爭H趨激烈,企業(yè)經(jīng)營的法律環(huán)境變得H益復(fù)雜。合同作為

所有經(jīng)濟(jì)活動的起點(diǎn),是企業(yè)遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的重要體現(xiàn)。為了

適應(yīng)市場的變化和業(yè)務(wù)的快速發(fā)展,企業(yè)十分有必要加強(qiáng)對合同的

規(guī)范管理,以不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險把控能力,提升企

業(yè)的協(xié)同作戰(zhàn)水平C

企業(yè)要加快推進(jìn)信息化建設(shè),通過信息化手段將合同審核作為

不可逾越的風(fēng)險管控環(huán)節(jié),建立健全合同信息共享機(jī)制,提高企業(yè)

法務(wù)管理工作水平和效率。

目前企業(yè)法務(wù)系統(tǒng)存在多系統(tǒng)并行使用,沒有統(tǒng)一的模板、流

程、權(quán)限控制等標(biāo)準(zhǔn),用戶使用體驗較差,功能較單一,合同管

理、案件管理等沒有全周期管理。本項目規(guī)劃建立一套標(biāo)準(zhǔn)的集團(tuán)

法務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)合同模板的制定,合同關(guān)聯(lián)性的處理,合同的審

簽,合同的蓋章,合同的歸檔,合同的履行、監(jiān)控、查詢等需求的

實(shí)現(xiàn);同時加強(qiáng)集團(tuán)糾紛案件管理、授權(quán)書管理、律師庫管理、商

標(biāo)維權(quán)等的管理力度?;诖讼到y(tǒng)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)法務(wù)統(tǒng)一人口和統(tǒng)一管

控。

7

1.3項目總體目標(biāo)

結(jié)合本RFP為輸入,配合法務(wù)部門的實(shí)際需求,標(biāo)準(zhǔn)化合同模

板和案件模板,規(guī)范合同類型及屬性定義,規(guī)劃案件類型和屬性定

義,搭建集團(tuán)級法務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)平臺的國際化,并作為集團(tuán)法務(wù)的

唯一管理平臺,方便用戶快速的草擬合同和案件,通過固化模板,

減少重復(fù)的工作量以及用戶因為手工填寫產(chǎn)生的錯誤,由于目前系

統(tǒng)移動化的趨勢,需要定制移動端的APP應(yīng)用,充分考慮系統(tǒng)的易

用性和系統(tǒng)的用戶體驗。

本項目需要以先進(jìn)的信息化技術(shù)手段,建設(shè)符合XX集團(tuán)實(shí)際業(yè)

務(wù)需要的法律事務(wù)管理相關(guān)的合同管理、印袈管理、法律事業(yè)管理

業(yè)分子系統(tǒng),支持公司各項法律事務(wù)工作的開展,提高法務(wù)工作效

率,加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理及企業(yè)法律風(fēng)險管控。

合同管理子系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)XX集團(tuán)集團(tuán)公司及其成員企業(yè)從合同

起草、登記、審批、簽訂、履行、監(jiān)控到履約完畢后的評估和查詢

統(tǒng)計的全生命周期管理。減少人為操作風(fēng)險,實(shí)現(xiàn)信息透明、監(jiān)控

便捷,具備杳詢、匯總、提醒功能,并建立相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。

印章管理子系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)公司各類公章分類管理,對印章使用、

借用、備案、刻制等分別設(shè)定審批處理流程,防止印章誤用、濫用

的法律風(fēng)險。

糾紛管理子系統(tǒng)需要提供非訴案件、被訴案件、主動起訴案件填

寫與報送,并實(shí)現(xiàn)通過系統(tǒng)進(jìn)行流程化的案件處理,建立相應(yīng)的糾

紛案件數(shù)據(jù)庫。

8

本項目所建設(shè)的法務(wù)電子化系統(tǒng)需要支持智能手機(jī)或平板電腦

(iPhone.iPad.Android操作系統(tǒng))等智能移動終端的應(yīng)用,滿

足領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員進(jìn)行流程審批、業(yè)務(wù)處理、信息查閱等

方面的移動應(yīng)用需求。

1.4現(xiàn)有問題與提升

大型制造企業(yè)在目前的市場形勢下,面臨著巨大的危機(jī):

>客戶需求日益分化并且迅速變化:

社會的發(fā)展,使人們的生活和生產(chǎn)方式發(fā)生r巨大的變革,人們

越來越不滿足于千篇一律的產(chǎn)品,更加傾向于追求個性化的產(chǎn)品,

并且更加容易發(fā)生喜好的改變。由此導(dǎo)致生產(chǎn)商必須快速適應(yīng)形形

色色的需求,進(jìn)而對整個產(chǎn)業(yè)鏈提出了更高的要求。

>融資成本與難度增加、供應(yīng)鏈成本增加:

前卜多年的房地產(chǎn)迅猛發(fā)展,把大量的資金轉(zhuǎn)入房地產(chǎn)相關(guān)行

業(yè),導(dǎo)致實(shí)體企業(yè)的融資日益困難,進(jìn)而導(dǎo)致大量的實(shí)體企業(yè)在生

存與死亡的邊緣掙扎,最終也導(dǎo)致可供選擇的供應(yīng)商減少。而客戶

需求的離散化必然要求企業(yè)進(jìn)行個性化營銷、柔性化生產(chǎn)、社會化

供應(yīng)鏈。

>內(nèi)部人力成本急速增加:

中國的人口紅利已經(jīng)消失,正步入老齡化社會,但整個社會的生

產(chǎn)力水平乂沒有達(dá)到可以支持少量勞動者即可推動社會運(yùn)作的程

度,基于這個現(xiàn)象,各行各業(yè)均已經(jīng)出現(xiàn)了用人危機(jī),具體表現(xiàn)在

9

各芮位沒有充足合適的待聘人員,需要大量的培訓(xùn)才能上齒,同

時,員工的流動性明顯增加,不停的尋找更高薪水,更好環(huán)境的工

作。

>傳統(tǒng)信息化已經(jīng)捉襟見肘:

制造業(yè)的信息化是以ERP和財務(wù)管理為核心的信息系統(tǒng),其前

提假設(shè)是完整、精確的計劃,基于此進(jìn)行MRP運(yùn)算,保證制造成本

最低。很顯然,這個假設(shè)在當(dāng)前的社會環(huán)境下已經(jīng)不太現(xiàn)實(shí)。以客

戶為中心的營銷基本是無法達(dá)到ERP所要求的那種精度的。

大型制造集團(tuán)企業(yè)面臨的問題總結(jié)起來,可以歸結(jié)為三對管理矛

盾:分散與集中、動態(tài)與持續(xù)、效益與風(fēng)險。

>分散與集中:

集團(tuán)化企業(yè)的一個重要特點(diǎn)就是分散,表現(xiàn)在組織分散、空間分

散、業(yè)務(wù)分散、信息分散。

>動態(tài)與持續(xù):

集團(tuán)化企業(yè)始終處于動念的變化之中,無論是內(nèi)在組織和人的動

念變化、業(yè)務(wù)發(fā)展的動念變化,還是外在的環(huán)境的動念變化、商機(jī)

的動念變化,都無法阻止,只能順應(yīng)變化。企業(yè)的愿景、目標(biāo)、文

化則是需要持續(xù)的建設(shè)方能達(dá)成。

>效益與風(fēng)險:

企業(yè)始終要在長期效益與短期效益、顯性效益與隱性效益中取

舍,要在追求效益的同時注意風(fēng)險。通過風(fēng)險識別、風(fēng)險控制來達(dá)

成效益與風(fēng)險的兼顧。

10

上述的危機(jī)和矛盾,對制造業(yè)而言,是危險,更是機(jī)會。因為

互聯(lián)網(wǎng)的持續(xù)進(jìn)化,導(dǎo)致大量的新技術(shù)、新體驗、新習(xí)慣涌現(xiàn)。具

體表現(xiàn)為從技術(shù)層面看,大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)

網(wǎng)等新潮技術(shù)已經(jīng)得到廣泛深入的應(yīng)用,并且已經(jīng)提供了社會化、

規(guī)?;纳虡I(yè)模式,從社會生活層面來看,以上述技術(shù)為支持的電

了商務(wù)、移動應(yīng)用、無縫溝通已經(jīng)滲透到社會生活的方方面面,可

以說是無處不在。真正的信息化社會隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及,正在

快速走來。信息化社會的一個重大特征就是信息民主化。先進(jìn)制造

企業(yè)就是要充分應(yīng)用信息民主化來打造自己獨(dú)特的企業(yè)戰(zhàn)略,把握

競價優(yōu)勢。

1.4.1合同與法務(wù)管理信息化戰(zhàn)略

國務(wù)院總理在政府工作報告中提出實(shí)施“中國制造

2025”,堅持創(chuàng)新驅(qū)動、智能轉(zhuǎn)型、強(qiáng)化基礎(chǔ)、綠色發(fā)展,加快從

制造大國轉(zhuǎn)向制造強(qiáng)國轉(zhuǎn)型。工信部產(chǎn)業(yè)政策司司長馮飛表示,

“中國制造2025”實(shí)質(zhì)上就是中國版的“工業(yè)4.0wo”工業(yè)

4?0”就是把工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、云計算、機(jī)器人融合在一塊,縮短供貨商

和生產(chǎn)的時間,減少中間環(huán)節(jié),提高整個效率,然后使得整個生產(chǎn)

過程變得更自動、更自主、更有預(yù)測?匕事實(shí)上,無論是德國的4.0

戰(zhàn)略還是美國提出的“先進(jìn)制造和工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)”戰(zhàn)略,抑或是中國

提出的“中國制造2025”,其矛頭無不指向了開放的網(wǎng)絡(luò)平臺。工

業(yè)4.0戰(zhàn)略的落地,實(shí)現(xiàn)大規(guī)模制造向大規(guī)模定制轉(zhuǎn)型,為用戶打

造按需設(shè)計、按需制造、按需配送的體系。同時制造商與其供應(yīng)鏈

II

之間的關(guān)系也高度改變,由單純的買賣關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)楣餐鎸τ脩艄?/p>

創(chuàng)共享的利益共同體。在全球工業(yè)4.0的革命浪潮下,新一輪的制

造業(yè)變革不是在原有制造邏輯上的小修小補(bǔ),而是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息

通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)制造體系邏輯的全新顛覆。在用戶、創(chuàng)客、供應(yīng)商之

間搭建了一個開放共贏的生念圈,加速工業(yè)4.0戰(zhàn)略的落地。而對

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的把握和應(yīng)用的程度,決定了制造企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用階

段。

對中國集團(tuán)型制造企業(yè)而言,建立以客戶為中心,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)

管控一體化的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用戰(zhàn)略不失為一種可行的方式。而圍繞客戶

的需求來展開業(yè)務(wù),必然就是以合同為導(dǎo)向的業(yè)務(wù)驅(qū)動戰(zhàn)略。而這

也恰恰是社區(qū)化運(yùn)營的核心??蛻?、企業(yè)、供應(yīng)商通過合同緊密連

接在一起,形成一個共同的消費(fèi)社區(qū),各方的信息在此社區(qū)得到充

分的表達(dá)和理解,并最終形成對各方的約束與權(quán)利?;诖四J降?/p>

信息化能夠得到最大程度的共識,門約大量的交易成本。具體到此

模式的信息化實(shí)現(xiàn),可以歸結(jié)為三點(diǎn):建立以合同主數(shù)據(jù)為核心的

內(nèi)部合同系統(tǒng),建立以滿足制造為核心的供應(yīng)商系統(tǒng),建立以需求

與滿意度為核心客戶系統(tǒng),三個系統(tǒng)之間,可以合同來進(jìn)行互聯(lián)互

通。

1.4.2合同與法務(wù)管理信息化難點(diǎn)突破

前已述及制造業(yè)推行工業(yè)4.0的一個核心是信息化互聯(lián),合同與

法務(wù)系統(tǒng)作為一個連接客戶、企業(yè)、供應(yīng)商的業(yè)務(wù)系統(tǒng),如果把它

提升到集團(tuán)管控的角度來建設(shè),將是非常重要的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

12

首先要充分認(rèn)識到合同與法務(wù)系統(tǒng)不僅僅是管理合同與法務(wù)本

身,而是一種重要管理方法和管理戰(zhàn)略的執(zhí)行系統(tǒng)。要認(rèn)識到合同

是企業(yè)發(fā)展的藍(lán)圖,是企業(yè)運(yùn)菅的儀表盤,是資金流動的我體,更

是貫通內(nèi)部與外部管理的抓手。

其次要認(rèn)識到建設(shè)合同與法務(wù)系統(tǒng)需要從企業(yè)管理本身入手,需

要真正把對人的管理和發(fā)展擺到一個重要的位置。良好的執(zhí)行系統(tǒng)

一定是制度、流程和人的緊密匹配的協(xié)調(diào)體系。要把企業(yè)的戰(zhàn)略口

標(biāo)和個人的發(fā)展結(jié)合,真正提升個人的工作效率,降低其學(xué)習(xí)成

本,營造一個分享的社區(qū),推動軟件與人的結(jié)合。

再次要把合同全生命周期管理全程貫通,充分借助PDCA閉環(huán)

管理原則,把業(yè)務(wù)的計劃與檢查放到同等重要的位置。對法務(wù)管

理、合同管理之間的關(guān)系要清晰明確的認(rèn)識到,法務(wù)從風(fēng)險控制與

處理的角度介入業(yè)務(wù)管理,合同從資金與進(jìn)度介入業(yè)務(wù)管理,其核

心EI標(biāo)仍然是為了達(dá)成效率與風(fēng)險的統(tǒng)一。

以下基于XX集團(tuán)法務(wù)管理目前主要存在的問題進(jìn)行總體分析,

并提出相應(yīng)的整體解決思路,為項目建設(shè)提供方向指引。

序號問題簡述解決思路概述

基于目前存在的多套系統(tǒng)進(jìn)行整合、

梳理與業(yè)務(wù)管理優(yōu)化,通過本項口建

目前企業(yè)法務(wù)系統(tǒng)存在

1設(shè)一套適用于全集團(tuán)法務(wù)管理需求的

多系統(tǒng)并行使用。

信息系統(tǒng),做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)操作人口、

統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理平臺、統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息獲

13

取渠道。

在新建設(shè)的法務(wù)系統(tǒng)中,建立統(tǒng)一的

合同模板庫、授權(quán)書模板、以及其他

法務(wù)文書模板;制定統(tǒng)一的合同管理

沒有統(tǒng)一的模板、流流程、糾紛案件管理流程、商標(biāo)管理

2

程、權(quán)限控制等標(biāo)準(zhǔn)。流程,規(guī)范業(yè)務(wù)操作及處理活動;從

組織、部門、崗位、人員等不同維度

分別建立系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控

制規(guī)則,規(guī)范用戶對系統(tǒng)的應(yīng)用。

充分共享系統(tǒng)內(nèi)及系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)信

息,減少用戶的表單及數(shù)據(jù)錄入工作

3用戶使用體驗較差。

量,降低系統(tǒng)使用難度,提高系統(tǒng)易

用性,從而提升用戶使用體驗。

完善合同管理功能,建立合同草擬、

審批、蓋章、歸檔、履行進(jìn)度跟蹤、

功能較單,合同管

付款及合同履行結(jié)束的全生命周期管

4理、案件管理等沒有全

理過程;通過系統(tǒng)提供糾紛案件上

周期管理。

報、案件受理、案件處理狀念跟蹤、

案件訴訟及結(jié)案等全過程管理能力。

本項目需要建立一套標(biāo)充分調(diào)查集團(tuán)及各事業(yè)部的法務(wù)管理

5準(zhǔn)的集團(tuán)法務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)狀,梳理分析相關(guān)業(yè)務(wù)流程,制定

現(xiàn)合同模板的制定,合一套符合集團(tuán)管理實(shí)際需要的法務(wù)管

14

同關(guān)聯(lián)性的處理,合同理體系,并通過系統(tǒng)進(jìn)行落地,實(shí)現(xiàn)

的審簽,合同的蓋章,合同模板管理、合同草擬、申簽、蓋

合同的歸檔,合同的履章、歸檔、履行監(jiān)控及合同信息查詢

行、監(jiān)控、查詢等需求等全過程管理。并提供關(guān)聯(lián)合同管理

的實(shí)現(xiàn)。功能,可關(guān)聯(lián)查詢類似合同,關(guān)聯(lián)調(diào)

閱供應(yīng)商的歷史簽約合同。

在新建設(shè)的法務(wù)系統(tǒng)中,建立符合集

需要加強(qiáng)集團(tuán)糾紛案件團(tuán)管理需求的糾紛案件管理、授權(quán)書

管理、授權(quán)書管理、律管理、律師庫管理、商標(biāo)維權(quán)管理等

6

師庫管理、商標(biāo)維權(quán)等業(yè)務(wù)功能,統(tǒng)一集團(tuán)法律事務(wù)管理工

的管理力度。作平臺,規(guī)范法務(wù)工作流程,提升法

務(wù)工作效率。

統(tǒng)一集團(tuán)法務(wù)信息化管理平臺,建立

基于此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)法統(tǒng)一的法務(wù)工作人口、統(tǒng)一的單據(jù)提

7務(wù)統(tǒng)一人口和統(tǒng)一管交、數(shù)據(jù)錄入及訪問、信息查閱及管

控。理機(jī)制,簡化業(yè)務(wù)人員的H常工作及

系統(tǒng)使用。

新建設(shè)的法務(wù)系統(tǒng),通過簡化業(yè)務(wù)流

操作復(fù)雜,手工錄入資程、規(guī)范系統(tǒng)操作、充分共享系統(tǒng)數(shù)

8料過多,操作效率較據(jù)、減少數(shù)據(jù)錄入量、山系統(tǒng)依據(jù)業(yè)

低。務(wù)進(jìn)展進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控并提醒相關(guān)業(yè)務(wù)

人員進(jìn)行下階段工作等方式,簡化用

15

戶對系統(tǒng)的操作復(fù)雜性,提高系統(tǒng)使

用效率,提升系統(tǒng)易用性。

由系統(tǒng)將合同簽訂、履行及案件處理

過程中的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸集管

理,提供川戶對相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯

9統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺失。

總、統(tǒng)計及數(shù)據(jù)分析的人機(jī)接口,并

輸出相關(guān)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計報表及圖形,

減少人工的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作量。

建立覆蓋全集團(tuán)的法務(wù)管理系統(tǒng),將

各事業(yè)部的法務(wù)工作全部納入系統(tǒng)進(jìn)

行管理,結(jié)合各事業(yè)部的實(shí)際情況及

目前對各個事業(yè)部的法

系統(tǒng)應(yīng)用需求,建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程

10務(wù)管理和風(fēng)險難以管

及管理規(guī)范,做到可以統(tǒng)攬全局、統(tǒng)

控。

一監(jiān)控、及事前防范、事中控制、事

后補(bǔ)救的風(fēng)險管控機(jī)制,降低集團(tuán)法

務(wù)風(fēng)險。

綜上所述,集團(tuán)的法律事務(wù)管理主要存在以下三個方面的困難:

>法律事務(wù)處理方面:公司的法律事務(wù)信息化管理平臺不統(tǒng)一,信

息不對稱,存在多個信息源頭及業(yè)務(wù)處理平臺,系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)切

割及界線不明顯,使用戶在進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)活動時產(chǎn)生疑惑,井可

能重復(fù)勞動,導(dǎo)致工作效率較低,難以多人流程化高效協(xié)同工

作。

16

>管理制度貫徹方面:企業(yè)法律事務(wù)相關(guān)規(guī)章管理制度及業(yè)務(wù)流程

的執(zhí)行,缺少統(tǒng)一的平臺支撐,難以系統(tǒng)化、流程化、規(guī)范化的

進(jìn)行有效監(jiān)管及風(fēng)險控制、評估,導(dǎo)致管理制度難以貫徹執(zhí)行,

風(fēng)險不可控。

>法律文化建設(shè)方面:由于缺少統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺,法律事務(wù)各項活

動經(jīng)驗及知識難以長期累積,導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員對法律知識的了解與

相關(guān)法律事務(wù)的處理經(jīng)驗不夠,所以需要借助于系統(tǒng),建立企業(yè)

法律文化建設(shè)的長效機(jī)制,全面加強(qiáng)法律文化建設(shè),以保障企業(yè)

的穩(wěn)健、安全、合規(guī)運(yùn)行。

基于以上管理難題,本次項目將結(jié)合集團(tuán)管理實(shí)際,以法務(wù)信

息系統(tǒng)作為載體,提升和完善公司的法律事務(wù)管理體系。

令建立和完善法律風(fēng)險管理制度,進(jìn)一步提高公司依法決策、依法

經(jīng)營和依法管理的水平。

令建立、健全符合國家法律法規(guī)要求的公司規(guī)章制度及保障其有效

執(zhí)行的監(jiān)督管理體系。

令建立、健全規(guī)范員工經(jīng)營管理活動和有效控制經(jīng)營管理權(quán)力的責(zé)

任追究機(jī)制。

。建立公司法律風(fēng)險識別、評估、管理機(jī)制,并將其融入公司經(jīng)營

管理活動中。

17

第2章項目需求解析

2.1項目整體需求

本項目需要通過建設(shè)XX集團(tuán)統(tǒng)一的法務(wù)管理信息化平臺,實(shí)

現(xiàn)合同全生命周期管理,有效管理合同審批、簽訂、歸檔、履約監(jiān)

督、合同結(jié)算等業(yè)務(wù)環(huán)行。規(guī)范合同文本起草審批辦理流程,建立

起合同標(biāo)準(zhǔn)范本庫以及條款庫,高效便捷的方式進(jìn)行合同起草。建立

合同關(guān)鍵要素(文本、資金、進(jìn)度、標(biāo)的)之間的關(guān)聯(lián)性,實(shí)現(xiàn)商

務(wù)業(yè)務(wù)閉環(huán)。利用預(yù)警提醒、杳詢、統(tǒng)計和分析,及時、準(zhǔn)確了解

公司合同管理狀況,防范風(fēng)險,為公司經(jīng)營管理服務(wù)。

令合同模板管理

基于XX集團(tuán)的管理需要及業(yè)務(wù)特點(diǎn),需要通過系統(tǒng)建立合同

模板庫。要求提供不同類型的合同模板,合同模板的編輯方式要靈

活、易操作,可將經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部審核的合同模板作為標(biāo)準(zhǔn)合同樣本

上傳到本系統(tǒng)中,形成公司統(tǒng)一的合同模板庫??蓪?shí)現(xiàn)自定義合同

模板起草合同,將XX集團(tuán)的WORD格式合同導(dǎo)入系統(tǒng),經(jīng)辦人將

合同文本從系統(tǒng)在線打開后,可直接在WORD中修改,完成后保存

即可完成合同起草,合同模板主要可分為兩種形式:一種為參考模

板,針對同類型的合同選取該種模板后,在?些條款上可以起到參

考作用,并可以根據(jù)合同的特性對部分條款進(jìn)行調(diào)整;另一種為固

定格式模板,這種模板只允許填寫部分合同關(guān)鍵要素,不能對模板

內(nèi)容及固定的合同條款進(jìn)行修改。

令合同編號管理

18

需要對公司所有納人系統(tǒng)管理的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號,合同編號

可以由XX集團(tuán)自定義其編碼規(guī)則,在系統(tǒng)中可以按照預(yù)制的規(guī)則

自動生成,既可以實(shí)現(xiàn)編號的統(tǒng)一管理、又能保障編號的唯性。

令合同文本管理

在信息化H新月片、造假技巧也愈益高超的現(xiàn)今,如何保障合

同文本的真實(shí)有效,維護(hù)公司的合法權(quán)益,顯得尤為重要。防止合

同造假,我們最常用也是一比在用是簽字簽章,除此之外,系統(tǒng)還

提供文本水印的功能,給合同文本打上防偽的水印,進(jìn)一步鞏固防

偽的力度,保障合同的合法,性。

令合同移動審批及審批時限管理

需要系統(tǒng)會自動給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送審批信息,提醒領(lǐng)導(dǎo)有需要審簽信

息,領(lǐng)導(dǎo)收到審簽信息后,通過移動設(shè)備就能登陸到系統(tǒng)對待申簽

的記錄并進(jìn)行審批,領(lǐng)導(dǎo)審批完成后,系統(tǒng)自動記錄審批意見。

需要系統(tǒng)對審批工作流程設(shè)置審批時限。通過設(shè)置審批門點(diǎn)的

審批時限,申批結(jié)束后可以查看各節(jié)點(diǎn)的審批節(jié)點(diǎn)所花的時間(只

計算工作時間)及整個流程審批所花費(fèi)的時間,如果超出r審批時

限,系統(tǒng)將自動發(fā)送短信、郵件或內(nèi)部消息給相關(guān)審批人。

令合同文檔歸檔管理

合同信息管理系統(tǒng)應(yīng)具有完善的合同相關(guān)資料的回檔管理功

能,包括合同原稿、授權(quán)委托、合同審批表單、變更文件、附圖、

項目文件、招投標(biāo)文檔和合同履行中的各種文書等,避免因遺失或

未及時存檔導(dǎo)致的合同風(fēng)險。系統(tǒng)還應(yīng)該對文檔進(jìn)行分類管理,并

19

為每?份文檔設(shè)置關(guān)聯(lián),保證歸檔合同的索引及杳詢要方便快捷。

令合同蓋章管理

當(dāng)合同談恰妥當(dāng)后,會對合同加蓋印章,一個公司,可能每天

都會有多次蓋章動作,如果只是依靠傳統(tǒng)方法,如通過Excel記錄

蓋章情況,或者干脆就不做任何處理,只是憑借腦力記憶,長年累

月下來,可能就再也不知道蓋了多少章,分別是什么類型的章,蓋

章的歸屬合同,蓋章的用途等要素了,或者至少統(tǒng)計起來是非常麻

煩的,且使用傳統(tǒng)手工方法記錄蓋章信息,記錄由川章管理員保

存,信息無法共享,給領(lǐng)導(dǎo)杳詢統(tǒng)計川章情況帶成了不便,同時,

由于信息的閉塞,也加大了用章的風(fēng)險。

令預(yù)警提醒功能

合同履行過程中未能正常履行的階段工作事項需要能實(shí)現(xiàn)自動

預(yù)警提醒功能(預(yù)警項點(diǎn)事先確定),且能根據(jù)不同的風(fēng)險級別進(jìn)

行分級預(yù)警,在提醒相關(guān)責(zé)任人員的同時,通知相關(guān)人員及責(zé)任領(lǐng)

導(dǎo)的介入,相關(guān)人員可方便的進(jìn)入系統(tǒng)直觀的r解合同所產(chǎn)出的風(fēng)

險信息。提醒方式包括登錄界面提醒、系統(tǒng)內(nèi)彈出提醒窗口、郵件

提醒、短信提醒等??梢詫贤倪M(jìn)展計劃、結(jié)款計劃和關(guān)鍵要素

進(jìn)行預(yù)警,幫助用戶提前做好財務(wù)規(guī)劃和分析決策,降低合同管理

中的因延誤付款、交貨滯后帶來的違約風(fēng)險。系統(tǒng)提供的預(yù)警平臺

還需要開放預(yù)警配置功能,業(yè)務(wù)人員可根據(jù)需要添加必要的提醒類

型,保障業(yè)務(wù)的及時性。

令合同信息安全管理

20

合同中的相關(guān)方及標(biāo)的物等信息是企業(yè)的保密信息,合同信息

的安全管理要求在不影響工作效率的前提下盡可能的保護(hù)企業(yè)的敏

感信息,應(yīng)根據(jù)用戶的職位、管理要求等配置不同的系統(tǒng)權(quán)限,權(quán)

限的管控要靈活,權(quán)限的變更要快捷。此外,由于崗位的不同,能

夠查詢合同內(nèi)容的范圍也不同,為此,系統(tǒng)需要能夠?qū)?quán)限具體定

義到字段,可以根據(jù)不同齒位來區(qū)分設(shè)置。

令統(tǒng)計及分析功能

合同信息管理系統(tǒng)應(yīng)提供多種便捷的統(tǒng)計分析功能,方便用戶

及時的門蟀合同的簽訂和執(zhí)行進(jìn)展情況??梢园磿r間、客商、執(zhí)行

狀態(tài)、合同名稱、項目信息、合同金額等不同的維度進(jìn)行復(fù)合條件

的查詢、統(tǒng)計及分析,用戶可以方便的門定義統(tǒng)計需要的報表內(nèi)

容,并能進(jìn)行形象的圖形顯示及打印出相應(yīng)的報表內(nèi)容,滿足不同

的業(yè)務(wù)部門在一定期限或特定原因下對特定范圍的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總

統(tǒng)計要求,提供多種統(tǒng)計方式,支持自定義常用統(tǒng)計方案保存,能

通過折線圖、餅圖、直方圖等方式直觀展示結(jié)果,輔助經(jīng)營決策。

2.2業(yè)務(wù)管理需求

法務(wù)管理系統(tǒng)需要支持對合同全生命周期進(jìn)行管理,包括合同

立項管理、審批、簽訂、履行、結(jié)算等過程。對發(fā)生異常的合同進(jìn)

行跟蹤,包括合同的變更、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等情況。對項目類合同需

要能夠與項目建立聯(lián)動,便于跟蹤項FI下所有合同的簽約、履行情

況,以及從合同的維度對整個項目進(jìn)行監(jiān)管。系統(tǒng)需要能夠?qū)贤?/p>

21

在簽約、履約過程中所潛在的風(fēng)險進(jìn)行識別記錄,并采取一定的行

效措施控制合同風(fēng)險,保障合同正常履行。

系統(tǒng)需要提供全面的系統(tǒng)管理員后臺管理功能,包括組織結(jié)構(gòu)

的配置、用戶與權(quán)限的配置、流程配置等,提供便捷的、界面化

的、高效率的系統(tǒng)管理運(yùn)維功能。

2.3系統(tǒng)集成需求

為規(guī)范各項業(yè)務(wù)經(jīng)營管理,提高工作效率,XX集團(tuán)已經(jīng)建立

r多類業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng),并開放了大量的系統(tǒng)間集成接口。為建

立公司統(tǒng)一的法務(wù)管理平臺,并能夠貼合當(dāng)前業(yè)務(wù)實(shí)際,保障各項

業(yè)分在各系統(tǒng)間能夠順暢執(zhí)行、信息充分共享,法務(wù)管理系統(tǒng)需要

具有良好的系統(tǒng)開放性與可擴(kuò)展性,需要與公司ERP、OA、SSO

等系統(tǒng)進(jìn)行深度業(yè)務(wù)集成。法務(wù)管理系統(tǒng)需要基于現(xiàn)有的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)

環(huán)境進(jìn)行構(gòu)建,并要求納入公司域控管理,支持公司域控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

下的訪問。

2.4系統(tǒng)性能要求

1)應(yīng)用系統(tǒng)需要保持良好的用戶體驗及操作的友好性,系統(tǒng)操作

響應(yīng)時間〈2秒;

2)系統(tǒng)需要支持7x24小時不間斷穩(wěn)定運(yùn)行,井保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、

安全,具有高可靠性;

3)系統(tǒng)需要提供友好的人機(jī)界面與用戶交互體驗,有顯著的任務(wù)

22

列表,方便川戶對系統(tǒng)的操作使用;

4)需要具有良好的、高效的系統(tǒng)運(yùn)維能力,對于普通的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

更新(如:變更用戶、權(quán)限、業(yè)務(wù)審批流程等),能夠不需要

中慚系統(tǒng)運(yùn)行,即可完成調(diào)整;提供完善的可靠的系統(tǒng)容災(zāi)、

備份、恢復(fù)機(jī)制;提供靈活的、開放的系統(tǒng)架構(gòu),在業(yè)務(wù)或需

求變更的情況下,能夠快速進(jìn)行二次定制開發(fā),對于未來業(yè)務(wù)

拓展,功能變化的靈活性、擴(kuò)展性的支持;

5)系統(tǒng)架構(gòu)安全,采用嚴(yán)格的身份鑒別機(jī)制和數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)交互、

輸入/輸出安全保護(hù)措施,并提供一定的安全審計功能,記錄審

計LI志,保障系統(tǒng)運(yùn)行安全及用戶信息安全;

2.5項目管理與技術(shù)服務(wù)要求

為保障項1=1按進(jìn)度按質(zhì)量要求順利執(zhí)行,需要建立貼合實(shí)際的

完整的項目管理體系,配備專業(yè)的具有豐富類似項目經(jīng)驗的項目實(shí)

施團(tuán)隊,采用行之有效的項目管理方法與手段。在項目實(shí)施過程

中,雙方團(tuán)隊成員需要保持良好的溝通,需要對用戶方的實(shí)施團(tuán)

隊、合同管理信息化團(tuán)隊、最終用戶代表群體、內(nèi)部顧問、以及最

終用戶分別提供充足的具有針對性的培訓(xùn)與講解,并提供相應(yīng)的培

訓(xùn)教材和配套資料,使各類用戶能夠充分學(xué)習(xí)各自所需的技能,保

障系統(tǒng)高效運(yùn)行使用。

2.6總體功能要求應(yīng)答一覽表

23

下表描述XX集團(tuán)所提內(nèi)容分析需求與系統(tǒng)解決方案在本文檔

中所屬章節(jié)的對應(yīng)關(guān)系。具體內(nèi)容詳見插件:

第3章方案設(shè)計思路

3.1.系統(tǒng)建設(shè)重點(diǎn)

本次法務(wù)管理信息化建設(shè),需要解決大量的業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問

題,結(jié)合XX集團(tuán)的實(shí)際情況,我們認(rèn)為需要突出解決如下重點(diǎn)業(yè)

務(wù)問題和技術(shù)問題:

1)以合同模板建設(shè)和推廣使用為契機(jī),完善簽訂管理,控制簽

訂風(fēng)險。

2)加強(qiáng)合同審批流程電子化管理,建立統(tǒng)一的審批管理信息化

平臺,解決信息關(guān)聯(lián)查詢的問題。

3)建立統(tǒng)一的合同編號規(guī)則,形成合同自動編號機(jī)制。

4)完善履行監(jiān)控,建立合適的預(yù)警機(jī)制,達(dá)到風(fēng)險控制前移的

目的。

5)建立合同移動審批,領(lǐng)導(dǎo)可能通過移動設(shè)備進(jìn)行合同移動審

簽。

6)建立統(tǒng)一的合同檔案管理機(jī)制,形成完整的檔案,方便隨時

調(diào)閱。

7)建立統(tǒng)一的合同臺帳,匯集常用管理信息要素,為后期的業(yè)

務(wù)操作和管理提供可靠的信息源,同時也把相關(guān)的信息反映

到臺帳的相關(guān)狀態(tài)中,形成實(shí)時的合同數(shù)據(jù)視圖,使合同

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