XXXX大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法

XXXX大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法第一條

為加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物檔案的管理，更有效地保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本辦法。第二條

實(shí)物檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，真實(shí)、生動地記載和反映了學(xué)校各項(xiàng)實(shí)踐活動，直接反映了學(xué)校的發(fā)展和各方面工作取得的業(yè)績。收集保存實(shí)物檔案，具有重大的保存和利用價(jià)值，具有良好的社會教育功能，按照國家有關(guān)規(guī)定，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第三條

由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集和統(tǒng)一管理。學(xué)校各歸檔單位負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的移交與歸檔。第四條

實(shí)物檔案的歸檔范圍和保管期限。（一）獎品實(shí)物檔案（SW11）本校在重大政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化、科研、教學(xué)、外事、體育等活動中獲得的自治區(qū)級以上（含區(qū)級）頒發(fā)的獎狀、獎杯、獎?wù)隆ⅹ勁?、證書、證章、錦旗、榮譽(yù)冊、光榮冊等。（二）紀(jì)念品（禮品）實(shí)物檔案（SW12）本校在國內(nèi)外活動中獲贈的具有保存價(jià)值的紀(jì)念品、題詞、字畫、牌匾、禮品等。（三）印信實(shí)物檔案（SW13）機(jī)構(gòu)變更或撤消、合并失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。（四）其它有重要保存價(jià)值的實(shí)物。實(shí)物檔案一般比較珍貴，應(yīng)永久保存。第五條

實(shí)物檔案的歸檔原則及要求。（一）凡是本校在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。（二）任何單位或個人不得將應(yīng)歸檔的實(shí)物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人。（三）凡歸檔的實(shí)物必須要有相應(yīng)的文字說明，材料完整齊全。收集的實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時(shí)進(jìn)行說明；獎品獎狀等實(shí)物歸檔時(shí)應(yīng)說明獲獎單位、獲獎時(shí)間、獲獎名稱及頒獎單位；字畫和禮品歸檔時(shí)應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、接受時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈送人、接收人。（四）應(yīng)歸檔的實(shí)物一般自形成后的次年3月底前向校辦綜合檔案室移交，獎印章、字畫、禮品可隨時(shí)移交。第六條

實(shí)物檔案的保管。（一）歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件），歸檔實(shí)物可按物品種類分類。（二）實(shí)物檔案檔號按“年度號+實(shí)物檔案分類號+保管單位號”依次編號，并以自上而下，從左到右的排架方式擺放。（三）在不影響實(shí)物品相的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫檔號。（四）歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實(shí)物檔案目錄。（五）實(shí)物檔案進(jìn)行專庫保管，庫房要做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染和防盜等工作，注意避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。第七條

實(shí)物檔案的利用。（一）實(shí)物檔案原則上只針對本單位利用，外單位借閱須開具介紹信并說明理由，經(jīng)由校辦分管檔案工作負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱。（二）實(shí)物檔案借閱必須嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，借閱檔案必須按期歸還。（三）因舉辦展覽等確實(shí)需要使用實(shí)物檔案原件