DB3704T 010-2021 行政執(zhí)法全過程記錄規(guī)范　

ICS03.160CCSA00DB3704DB3704/T010—20212021-09-24發(fā)布2021-10-28實施棗莊市市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB3704/T010—2021本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。本文件由棗莊市司法局提出、歸口并組織實施。本文件起草單位：棗莊市司法局。本標準主要起草人：尹曉琳、穆丹丹。DB3704/T010—2021行政執(zhí)法全過程記錄規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了行政執(zhí)法全過程記錄的術語和定義、原則和要求、內容和規(guī)范用語。本文件適用于本市行政區(qū)域內行政執(zhí)法機關（包括法律法規(guī)授權組織、依法受委托實施行政執(zhí)法的組織）依法實施行政處罰、行政強制、行政許可等行政執(zhí)法行為時，明確記錄的內容和方式，同時明確文字記錄和音像記錄的存儲、使用和管理等內容。2術語和定義下列術語和定義適用于本文件。行政執(zhí)法全過程記錄行政執(zhí)法機關通過文字記錄、音像記錄等方式，對行政執(zhí)法的啟動、調查取證、審核決定、送達執(zhí)行等執(zhí)法全過程進行跟蹤記錄、實時留痕的活動。文字記錄文字記錄包括通過紙質或電子文件形式形成的行政執(zhí)法文書、檢測鑒定意見、專家論證報告、證據(jù)材料等。音像記錄音像記錄包括通過照相機、錄音機、攝像機、執(zhí)法記錄儀、視頻監(jiān)控、無人機等記錄設備形成的照片、錄音、錄像、視頻等。3原則和要求3.1行政執(zhí)法全過程記錄應當遵循合法、全面、客觀、及時、可追溯的原則。3.2行政執(zhí)法機關應當制定行政執(zhí)法全過程記錄實施細則，根據(jù)行政執(zhí)法行為的類別、階段和環(huán)節(jié)等不同情況，采取適當、有效的方式，對行政執(zhí)法全過程進行記錄，并進行歸檔管理。3.3行政執(zhí)法機關對查封扣押財產、強制拆除等直接涉及人身自由、生命健康、重大財產權益的現(xiàn)場執(zhí)法活動和執(zhí)法辦案場所，應當實行全程音像記錄；對現(xiàn)場執(zhí)法、調查取證、舉行聽證、留置送達和公告送達等容易引發(fā)爭議的行政執(zhí)法過程，可以根據(jù)實際情況進行音像記錄。3.4行政執(zhí)法機關應當根據(jù)工作需要配備音像記錄設備、建設詢問室和聽證室等音像記錄場所，規(guī)范文明開展音像記錄。-2-DB3704/T010—20214.1程序啟動的記錄4.1.1行政執(zhí)法機關依公民、法人或者其他組織申請啟動行政執(zhí)法程序的，應當對申請、受理或者不予受理、當場更正、補正更正材料等內容予以文字記錄。4.1.1.1行政執(zhí)法機關可以在受理地點安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)，適時記錄受理、辦理過程。4.1.2行政執(zhí)法機關依職權啟動行政執(zhí)法程序的，應當對啟動原因、案件來源、當事人基本情況、基本案情、法定依據(jù)、承辦人意見、承辦機構意見、行政執(zhí)法機關負責人意見、時間等內容予以文字記錄。4.1.2.1依法不啟動行政執(zhí)法程序的，應當對告知當事人或者向社會公示等相關情況予以文字記錄。4.1.3行政執(zhí)法機關接到公民、法人或者其他組織投訴、舉報啟動執(zhí)法程序的，應當文字記錄投訴、舉報人基本情況，投訴、舉報的內容，記錄人情況，投訴、舉報處理情況等內容。4.1.3.1對實名投訴、舉報經審查不啟動行政執(zhí)法程序的，應當對告知投訴人、舉報人及其他相關情況予以文字記錄。4.2調查和取證的記錄4.2.1行政執(zhí)法機關在調查和取證過程中應當對調查、取證、現(xiàn)場詢問情況進行文字記錄，重點記錄下列內容，并制作相應的行政執(zhí)法文書：a)詢問當事人情況；b)詢問證人情況；c)向有關單位和個人調取書證、物證情況；d)現(xiàn)場檢查（勘驗）情況；e)抽樣取證情況；f)先行登記保存證據(jù)情況；g)委托法定機構進行檢驗、檢測、檢疫、鑒定和專家評審情況；h)其他調查取證活動應當記錄的內容。4.2.2行政執(zhí)法機關依法檢查當事人的人身、場所、物品，詢問當事人和證人，先行登記保存以及抽樣取證，實施凍結存款、匯款等行政強制措施的，應當采用音像方式對執(zhí)法現(xiàn)場進行記錄。4.2.3采用音像方式對執(zhí)法現(xiàn)場進行記錄時，應當重點記錄下列內容：i)執(zhí)法現(xiàn)場的環(huán)境；j)當事人、證人、第三人等現(xiàn)場有關人員的體貌特征和言行舉止；k)重要涉案物品等相關證據(jù)及其主要特征；l)行政執(zhí)法人員對有關人員、財物采取措施的情況；m)行政執(zhí)法人員現(xiàn)場送達行政執(zhí)法文書的情況；n)其他應當記錄的內容。4.2.4音像記錄要求（視頻音頻記錄規(guī)定見附錄A）4.2.4.1開始拍攝時，應當先對記錄時間、地點、執(zhí)法人員及案由進行描述。4.2.4.2告知當事人及現(xiàn)場其他人員正在進行音像記錄。-3-DB3704/T010—20214.2.4.3拍攝過程中，可以對執(zhí)法環(huán)節(jié)進行說明，包括調查取證、聽證、送達等。4.2.4.4根據(jù)現(xiàn)場執(zhí)法情況，可以對當事人、證人、第三人等現(xiàn)場有關人員的體貌特征和言行舉止；與行政執(zhí)法相關的重要涉案物品及其主要特征，以及其他證明違法行為的證據(jù)進行描述。4.3審查與決定的記錄4.3.1行政執(zhí)法機關作出行政執(zhí)法決定前，應當對行政執(zhí)法案件審理情況、審核情況及批準情況進行文字記錄。4.3.2行政執(zhí)法機關依法履行告知當事人陳述、申辯義務的，告知文書中應當載明相關事實、證據(jù)、依據(jù)、內容以及當事人享有陳述權、申辯權等內容。4.3.2.1行政執(zhí)法機關聽取當事人陳述、申辯的，應當對陳述、申辯的內容及采納情況予以文字記錄。當事人放棄陳述、申辯的，行政執(zhí)法機關應當對放棄陳述、申辯情況予以文字記錄。4.3.3行政執(zhí)法機關依法組織聽證的，應當對聽證的告知和申請情況，聽證的時間、地點、參加人員及聽證會具體內容等予以文字記錄。必要時，可以采用音像方式進行輔助記錄。4.3.4行政執(zhí)法機關作出行政執(zhí)法決定，應當對行政執(zhí)法機關負責人的簽署意見和簽發(fā)時間予以文字記錄；行政執(zhí)法決定依法需經法制審核的，應當對法制審核意見、審查人等內容予以文字記錄；依法需經專家論證的，應當對專家論證情況予以文字記錄；經集體討論的，應當對集體討論情況予以文字記錄。4.4送達與執(zhí)行記錄4.4.1行政執(zhí)法機關送達行政執(zhí)法文書，應當文字記錄送達情況。4.4.2行政執(zhí)法機關直接送達行政執(zhí)法文書的，應當對送達文書名稱、送達時間和地點、行政執(zhí)法機關印章及送達人、受送達人或者符合法定條件的簽收人員等內容予以文字記錄。必要時可以對送達過程進行音像記錄。4.4.3行政執(zhí)法機關留置送達行政執(zhí)法文書的，應當對留置事由、留置地點和時間、送達人、見證人等內容予以文字記錄。4.4.3.1行政執(zhí)法機關可以音像記錄留置送達過程，詳細記錄送達文書的內容、留置原因、留置地點和時間、在場人員等內容。4.4.4行政執(zhí)法機關依法采用委托、轉交等方式送達行政執(zhí)法文書的，應當對委托、轉交的原因及送達人、簽收人情況等內容予以文字記錄。4.4.5行政執(zhí)法機關采用傳真、電子郵件等方式送達行政執(zhí)法文書的，應當經當事人同意并簽訂確認4.4.6行政執(zhí)法機關郵寄送達行政執(zhí)法文書的，應當采用掛號信或者郵政特快專遞方式，留存郵寄送達的登記、付郵憑證、回執(zhí)和載明行政執(zhí)法文書的名稱及文號的郵寄清單。4.4.7行政執(zhí)法機關采取張貼公告、在報紙上刊登公告等方式送達行政執(zhí)法文書的，應當文字記錄采取公告送達的原因、公告載體，并留存文字公告。4.4.7.1行政執(zhí)法機關采取張貼公告方式送達的，應當音像記錄送達過程，詳細記錄張貼公告的內容、時間、地點、在場人員等內容。4.4.8行政執(zhí)法機關應當對行政執(zhí)法決定執(zhí)行情況進行文字記錄。-4-DB3704/T010—20214.4.8.1行政執(zhí)法機關依法責令當事人改正違法行為的，應當記錄實地核查情況、違法行為改正情況，必要時可以進行音像記錄。4.4.9行政執(zhí)法機關依法實施行政強制執(zhí)行的，應當對催告情況、告知情況予以文字記錄。當事人進行陳述、申辯的，應當文字記錄當事人陳述、申辯的內容以及行政執(zhí)法機關對陳述、申辯內容的復核情況、處理意見等內容。4.4.9.1行政執(zhí)法機關應當對強制拆除過程進行音像記錄，必要時可以對其他行政強制執(zhí)行過程進行音像記錄。4.4.10行政執(zhí)法機關申請法院強制執(zhí)行的，應當對申請情況、強制執(zhí)行結果等內容進行文字記錄。4.5執(zhí)法記錄的管理與使用4.5.1行政執(zhí)法機關應當建立行政執(zhí)法案卷管理制度(見附錄B)，加強對執(zhí)法臺賬和法律文書的制作、使用、管理，按照有關法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定歸檔保存執(zhí)法全過程記錄資料，確保所有行政執(zhí)法行為有據(jù)可查。4.5.2音像記錄資料應當附記錄制作方法、制作時間、制作人和證明對象等內容；屬于聲音資料的，應當附該聲音內容的文字記錄。4.5.3音像記錄制作完成后，應當在2個工作日內將音像記錄資料存儲至執(zhí)法信息系統(tǒng)或者本單位專用存儲器，不得自行保管。4.5.4行政執(zhí)法機關應當在行政執(zhí)法行為執(zhí)行終結之日起30日內，將行政執(zhí)法記錄形成行政執(zhí)法案卷，依法歸檔保存。法律、法規(guī)和規(guī)章對歸檔期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。4.5.4.1行政執(zhí)法機關應當明確專人負責行政執(zhí)法記錄的歸檔、保存和管理。4.5.5當事人依法申請查閱行政執(zhí)法記錄的，經行政執(zhí)法機關負責人同意后方可查閱。4.5.5.1涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私以及依法應當保密的執(zhí)法信息，應當依法進行管理。5規(guī)范用語5.1實施執(zhí)法中一般使用普通話，也可以根據(jù)當事人實際情況使用容易溝通的語言，必要時可邀請翻譯到場協(xié)助。5.2實施執(zhí)法中與相對人的見面語，應當先使用敬語“您好”，要求配合開展工作用“請”字，告別語用“謝謝，再見”。5.3實施執(zhí)法工作不得使用輕蔑、歧視、侮辱、誘導、欺騙、恐嚇、威脅性語言；禁止講臟話、辱罵當事人。5.4具體執(zhí)法行為規(guī)范用語參考（見附錄c）。-5-DB3704/T010—2021附錄A（規(guī)范性附錄）視頻音頻記錄規(guī)定A.1行政執(zhí)法機關在依法實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政確認、行政征收等行政執(zhí)法行為時,對行政執(zhí)法過程中執(zhí)法程序啟動、調查取證、審查決定、主達執(zhí)行、歸檔管理等法定程序和環(huán)節(jié)進行視頻音頻記錄以及、產生的視頻音頻資料的收集、保存、管理、使用等。A.2行政執(zhí)法視頻音頻記錄應當遵循同步攝錄、集中整理、規(guī)范歸檔、嚴格保密的原則，確保視頻音頻資料的全面、客觀、合法、有效。A.3行政執(zhí)法機關應當根據(jù)執(zhí)法需要安裝、配備視頻音頻記錄設施、設備，并將配備視頻音頻記錄設施、設備所需費用納入本單位行政執(zhí)法經費予以保障。A.4在實施以下行政執(zhí)法管理活動時應當結合執(zhí)法工作需要采取視頻音頻記錄方式:A.4.1易引起行政爭議，后續(xù)可能引發(fā)行政復議、訴訟、投訴或者上訪的；A.4.2當事人或者現(xiàn)場其他人員阻礙執(zhí)法、妨害公務的；A.4.3處置重大突發(fā)事件、群體性事件的；A.4.4檢查當事人的人身、場所、物品的；A.4.5依法實施行政強制措施的；-6-DB3704/T010—2021A.4.6抽樣取證的；A.4.7留置送達、公告送達行政執(zhí)法文書；A.4.8行政執(zhí)法機關認為案情重大復雜，需采用視頻音頻錄方式保存證據(jù)的；A.4.9法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應當對行政執(zhí)法過程進行視頻音頻記錄的。A.5下列情形可以不進行視頻音頻記錄:A.5.1在爆炸危險區(qū)域實施執(zhí)法檢查未配備符合防爆規(guī)定的視頻音頻記錄設備的；A.5.2涉及國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私的；A.5.3情況緊急，不能進行視頻音頻執(zhí)法記錄的；A.5.4因客觀原因無法進行視頻音頻執(zhí)法記錄的。A.5.5對上述情況，使用人員應在行政執(zhí)法活動結束后及時制作工作記錄，寫明無法進行視頻音頻執(zhí)法記錄的原因和依據(jù)，報所屬部門負責人。A.6采用視頻音頻對執(zhí)法現(xiàn)場進行記錄時，應當重點記錄下列內容:A.6.1執(zhí)法現(xiàn)場的環(huán)境；A.6.2當事人、證人、第三人等現(xiàn)場有關人員的體貌特征和言行舉止；A.6.3重要涉案物品及其主要特征，以及其他可以證明違法行為的證據(jù)；A.6.4行政執(zhí)法人員對有關人員、財物采取措施的情況；A.6.5行政執(zhí)法人員現(xiàn)場開具、送達執(zhí)法文書的情況；A.6.6其他應當記錄的內容。A.7執(zhí)法人員在進行現(xiàn)場執(zhí)法攝錄工作之前，應當對執(zhí)法記錄儀等設備進行全面檢查，確保設備無故障，電池電量充足，內存卡有足夠存儲空間，并按照當前日期、時間調整好設備時間。A.8在進行執(zhí)法過程全記錄時執(zhí)法人員應當事先告知對方使用執(zhí)法設備進行視頻音頻記錄。A.9對于現(xiàn)場執(zhí)法活動，開展視頻音頻記錄時，應當對執(zhí)法過程進行全程不間斷記錄，自到達現(xiàn)場開展執(zhí)法活動時開始，至執(zhí)法活動結束時停止。現(xiàn)場執(zhí)法視頻音頻記錄過程中，因設備故障、損壞，天氣情-7-DB3704/T010—2021況惡劣或者電量、存儲空間不足等客觀原因而中止記錄的，重新開始記錄時應當對中斷原因進行語音說明。確實無法繼續(xù)記錄的，應當立即向所屬部門負責人報告，并在事后書面說明情況。A.10執(zhí)法人員應當在當天執(zhí)法活動結束后2個工作日內將視頻音頻資料儲存至執(zhí)法平臺或者本部門專用存儲器;因連續(xù)工作、異地執(zhí)法辦案或者在偏遠、交通不便地區(qū)執(zhí)法辦案，確實無法及時移交資料的，應當在返回單位后24小時內移交。執(zhí)法人員不得私自復制、保存視頻音頻執(zhí)法記錄。A.11行政執(zhí)法機關采取視頻音頻取證設備獲取的視頻音頻資料，應當同時記錄制作方法、制作時間、制作人和證明對象等內容;屬于音頻資料的，應當附有該聲音內容的文字記錄。A.12現(xiàn)場執(zhí)法視頻音頻記錄需要作為證據(jù)使用的，從存儲設備中復制調取，應當按照有關要求，制作文字說明材料，注明制作人、提取人、提取時間等信息，并將其復制為光盤后附卷。A.13日常巡查的視頻音頻資料保存期限不少于6個月。作為證據(jù)使用的視頻音頻資料保存期限應當與案卷保存期限相同。A.14行政執(zhí)法機關應當根據(jù)本規(guī)定制定本單位行政執(zhí)法視頻音頻記錄保存使用管理制度。行政執(zhí)法機關應當明確負責執(zhí)法視頻音頻記錄設備日常管理、維護的科室，執(zhí)法設備的增配、維護、更新等要進行記錄，明確專人負責執(zhí)法全過程視頻音頻資料的歸檔、保存和使用。A.15因工作需要，超出本人權限調閱、復制本部門采集的行政執(zhí)法視頻音頻資料的，應當經部門負責人批準；調閱、復制其他部門采集的行政執(zhí)法視頻音頻資料的，應當經采集資料的部門負責人批準。行政執(zhí)法視頻音頻資料保管人應對查閱人、查閱事由、查閱時間等情況進行登記。A.16任何單位或者個人不得偽造、剪接、改變、刪改、銷毀行政執(zhí)法視頻音頻記錄，除作為證據(jù)使用外，未經批準，不得擅自對外提供視頻音頻執(zhí)法記錄。A.17當事人申請復制相關執(zhí)法全過程視頻音頻記錄信息的，應當經行政機關負責人同意后，方可復制使用。涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息，應當嚴格按照保密的有關規(guī)定和權限進行管理。A.18行政執(zhí)法人員在保管、使用視頻音頻記錄設備和資料時有下列行為之一的，按照有關規(guī)定處理，情節(jié)嚴重或造成不良影響的按照有關法律、法規(guī)規(guī)定追究責任:A.18.1故意刪除有效證據(jù)信息的；A.18.2擅自借給其他人員使用的；A.18.3不按照規(guī)定進行視頻音頻執(zhí)法記錄，導致發(fā)生涉法信訪、投訴或引發(fā)網(wǎng)絡、媒體負面炒作的；-8-DB3704/T010—2021A.18.4違反規(guī)定泄露現(xiàn)場執(zhí)法攝錄的視頻音頻資料內容造成后果的；A.18.5故意攝錄虛假證據(jù)信息或對攝錄的視頻音頻資料進行刪改，弄虛作假的；A.18.6使用視頻音頻記錄設備用于非單位工作或違法違紀活動的；A.18.7保管不妥造成視頻音頻記錄設備遺失、被盜或不按照規(guī)定存儲致使攝錄的視頻音頻資料損毀、丟失，并造成后果的；A.18.8有其他嚴重違反規(guī)定情形的。A.19行政執(zhí)法機關的上級部門對行政執(zhí)法視頻音頻記錄收集、保存、管理、使用另有規(guī)定的，從其規(guī)定。附錄B（規(guī)范性附錄）行政執(zhí)法案卷管理制度B.1行政執(zhí)法案卷，是指行政執(zhí)法主體對實施行政處罰、行政許可、行政強制、行政檢查、行政征收征用等行政執(zhí)法過程中直接形成的，反映行政執(zhí)法情況、體現(xiàn)行政執(zhí)法過程、有保存價值的各種載體、形式的行政執(zhí)法文書、證據(jù)等歷史記錄材料進行收集、整理、歸檔后的卷宗，包括通過行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成的行政執(zhí)法電子卷宗。B.2縣級以上檔案主管部門、司法行政部門依據(jù)各自職責，對本行政區(qū)域內行政執(zhí)法主體的行政執(zhí)法案卷管理工作進行指導、監(jiān)督。B.3行政執(zhí)法主體負責本單位行政執(zhí)法案卷管理工作，確定管理機構和人員，實行專人負責,建立收集、整理、歸檔、保管、保密、借閱、移交、鑒定、銷毀等行政執(zhí)法案卷管理制度,保障必需的場所、設施和經費。B.4行政執(zhí)法主體應當加強行政執(zhí)法信息化建設，將行政執(zhí)法活動納入行政執(zhí)法信息化系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)行政執(zhí)法案件網(wǎng)上辦理、行政執(zhí)法案卷存量數(shù)字化和增量電子化管理。-9-DB3704/T010—2021B.5行政執(zhí)法案卷材料收集和整理應當在行政執(zhí)法事項辦結后3個月內完成，制作歸檔材料目錄清單，并按本單位案卷管理規(guī)定移交歸檔。B.6行政執(zhí)法案卷的歸檔范圍，由各行政執(zhí)法主體參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《棗莊市行政執(zhí)法全過程記錄辦法》等規(guī)定制定。B.7行政執(zhí)法案卷的歸檔、整理，原則上實行一案一卷，根據(jù)行政執(zhí)法行為種類，按照年度、機構（問題）排列。材料多的行政執(zhí)法案卷，可以一案多卷，每卷單獨編卷號。B.7.1行政執(zhí)法案卷涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的，按照相關法律法規(guī)規(guī)定管理?？梢砸话付?，即正卷和副卷。其中正卷是在案件處理過程中形成的證據(jù)材料，可按規(guī)定提供外界利用;副卷是承辦案件過程中產生的有關內部工作情況的文書材料，一般不對外利用。B.7.2適用簡易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執(zhí)法案卷，可按類別、時間、事由等分類整理、歸檔，分別集中匯集成卷，實行多案一卷。B.7.3行政處罰過程中的投訴舉報辦理、行政檢查、行政強制措施或者行政強制執(zhí)行文書材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨整理。B.8歸檔材料應當內容真實、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀行政執(zhí)法案卷材料。B.8.1行政執(zhí)法案件承辦機構、承辦人員對歸檔材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應當補正。B.8.2對于歸檔材料中的復印件、影印件、抄錄本，與原件核對無誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據(jù)出處，并由有關行政執(zhí)法人員簽名。依據(jù)有關規(guī)定無需核對原件，或者僅需對材料信息進行其他形式核驗的，無需加蓋該類證明章。B.9卷內歸檔材料可以按照上級主管部門規(guī)定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時間先后順序排列，或者按照結論性文件、證據(jù)材料和其他有關材料等順序排列。B.10行政執(zhí)法案卷的收集、整理應當符合檔案工作標準要求，按照現(xiàn)行檔案管理規(guī)范執(zhí)行。B.10.1列入文書檔案歸檔整理范圍的行政執(zhí)法案卷，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）進行整理。B.10.2進行專門管理的行政執(zhí)法案卷，按照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）進行整理。-10-DB3704/T010—2021凡能附卷保存的物證原則上應當裝訂入卷。無法裝訂的，應當放入證物袋中，注明證物名稱、數(shù)量、特征、來源等信息后附卷保存。B.10.3不便附卷保存的物證或者照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等材料，應當規(guī)范整理后，集中統(tǒng)一管理，并在卷內備考表中注明內容、數(shù)量、時間、地點、責任人及存放地點等信息。B.11整理完畢的行政執(zhí)法案卷應當及時移交檔案管理人員，經驗收合格后，辦理交接手續(xù)。B.12行政執(zhí)法案卷要按照國家有關規(guī)定，定期移交同級國家綜合檔案館。B.13對永久保管、30年保管期限的紙質案卷，應積極開展檔案數(shù)字化工作，數(shù)字復制件應符合《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）要求。B.14行政執(zhí)法信息系統(tǒng)應當按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）的基本功能要求設置案卷管理模塊或者系統(tǒng)，實現(xiàn)電子案卷的捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統(tǒng)計管理、存儲保管和檢索利用，并采取措施有效保障電子案卷的真實性、完整性、可用性和安全性。B.15行政執(zhí)法電子案卷的歸檔范圍按照第2條有關規(guī)定執(zhí)行，收集、整理、歸檔、編目、存儲、備份、轉換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）執(zhí)行。B.16行政執(zhí)法案卷同時存在電子案卷與紙質案卷的，二者應當在內容及版面格式上保持一致。B.17各級行政執(zhí)法主體應當配置足夠的符合安全保管條件的庫房和裝具，以及保存聲像等特殊載體案卷資料的專用設備。在日常案卷保管工作中，應當嚴格按照國家規(guī)定控制案卷庫房溫濕度，采取防火、防盜、防水、防潮、防塵、防高溫、防強光及紫外線照射、防污染和防有害生物（霉、蟲、鼠等）等措施，確保案卷安全，同時延長檔案的使用年限，對已破損、霉變、褪色的檔案要及時采取修補、復制等措施，庫房內不得存放與案卷無關的物品。B.18對已經歸檔的行政執(zhí)法案卷，不得修改案卷內容，不得私自增加或者抽取案卷文件材料。確實需增加案卷文件材料的，應當在征得行政執(zhí)法主體負責人書面同意后，按照立卷歸檔的相關規(guī)定辦理，并說明情況。B.19行政執(zhí)法案卷原則上不予外借，因行政復議、訴訟、執(zhí)法檢查、案卷評查等原因需要利用行政執(zhí)法案卷的，應當經行政執(zhí)法主體負責人同意。利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾劃、圈點、污損案卷，以維護檔案的完整。對損壞檔案的行為應按有關規(guī)定處理。-11-DB3704/T010—2021B.20行政執(zhí)法案卷不向社會開放。需要查閱執(zhí)法案卷的單位或者個人，應當按規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經同意后在檔案保管單位內查閱。查閱中如需摘抄或者復印有關內容，應當經行政執(zhí)法主體負責人批準，同時要在查閱登記中注明用途。B.21行政執(zhí)法主體應當及時對保管期限屆滿的行政執(zhí)法案卷進行鑒定銷毀。未經鑒定，不得擅自銷毀行政執(zhí)法案卷。B.22行政執(zhí)法案卷鑒定工作由行政執(zhí)法主體負責人、案件辦理機構負責人、案卷管理人員等組成案卷鑒定小組組織實施。經鑒定仍有保存價值的行政執(zhí)法案卷，應當延長保管期限繼續(xù)保存；經鑒定無保存價值的行政執(zhí)法案卷，應當制作銷毀清冊，提出銷毀報告，經行政執(zhí)法主體主要負責人批準后進行銷毀。B.23銷毀行政執(zhí)法案卷，應由本機關檔案管理機構和案件辦理機構共同派人監(jiān)銷。應當指定兩名以上監(jiān)銷人員，監(jiān)督銷毀案卷的全過程，并在銷毀清冊上簽字。監(jiān)銷人員在銷毀案件檔案之前，應認真對照銷毀清冊進行清查核對，確定無誤后方可銷毀。銷毀后應在銷毀清冊上簽字或蓋章，簽署銷毀日期，銷毀案件檔案的清冊和銷毀報告應當永久保存。附錄C（規(guī)范性附錄）具體執(zhí)法行為規(guī)范用語C.1行政處罰C.1.1亮明身份：您好！我們是XX的執(zhí)法人員XX、XX，執(zhí)法證號分別是XX、XX。今天要對XX情況進行調查取證（勘驗這是我們的執(zhí)法證件（出示執(zhí)法證件請過目。C.1.2告知回避權：根據(jù)規(guī)定，您有申請回避的權利。如果您認為我們與本案有利害關系從而影響到本案的公正辦理，可以申請我們回避。您是否申請回避？C.1.3介紹公證員：他們是XX公證處公證員。受我局委托，他們將對今天的行政處罰行為進行記錄。涉及您（你單位）個人隱私（商業(yè)秘密）的，他們將依法保密，請放心。-12-DB3704/T010—2021C.1.4告知執(zhí)法檢查事項：我們根據(jù)XX（檢查發(fā)現(xiàn)或者舉報投訴、上級交辦、部門移送等線索現(xiàn)依法對您（你單位）的XX現(xiàn)場進行檢查（勘驗）。根據(jù)XX法律法規(guī)的有關規(guī)定，您（你單位）有義務配合檢查（勘驗）。請作好配合檢查（勘驗）的準備工作，并按要求安排相關人員協(xié)助檢查（勘驗）。C.1.5告知配合義務：您好！我們將向您了解與XX工作有關的情況，請據(jù)實回答相關問題。C.1.6要求提供材料：根據(jù)XX（法律、法規(guī)、規(guī)章名稱等規(guī)定請您提供XX（證件、材料）。對涉及您（你單位）個人隱私（商業(yè)秘密）的，我們將依法保密，謝謝配合！C.1.7相對人或其他人對執(zhí)法現(xiàn)場錄音錄像時：只要不妨礙執(zhí)法活動，您可以對現(xiàn)場執(zhí)法活動進行如實錄音錄像記錄，也可通過網(wǎng)絡等上傳分享您的音像記錄，但不能掐頭去尾、斷章取義、歪曲事實，否則將承擔法律后果。C.1.8要求簽字確認筆錄：這是我們按照剛才的交談所制作的筆錄，請您核實一下筆錄內容的真實性和完整性。如筆錄無誤，請在此處簽署“上述共×頁筆錄，我已看過，記錄屬實”的意見和姓名、日期。如筆錄有誤，請指出，我們將予以更正。C.1.9確認送達地址：為便于您及時收到相關文書，請您填寫送達地址確認書，如實提供確切的送達地址，我們將根據(jù)您填寫的地址寄送相關執(zhí)法文書。確認的送達地址適用于行政處罰全過程程序。如果送達地址有變更，請及時書面通知我單位變更后的送達地址。如果提供的地址不確切或者不及時告知變更后的地址，使文書無法送達或者未及時送達，您（你單位）將自行承擔由此可能產生的后果。C.1.10確認電子送達：請確認是否接受電子送達。若接受電子送達，請?zhí)峁┯行У氖謾C號碼或者電子郵件地址。接受電子送達方式的，以發(fā)送方設備顯示發(fā)送成功視為送達。C.1.11送達先行登記保存物品清單：您好！為查清XX案情，依照《中華人民共和國行政處罰法》第五十六條關于先行登記保存的規(guī)定，我們將對XX物品進行先行登記保存。這是《先行登記保存物品清單》，請核對。如無誤，請在此處簽署姓名和日期。C.1.12送達行政處罰告知書：您好！這是《行政處罰告知書》，請收好并在《送達回證》上簽署姓名和日期。如果有異議，您有權在收到本告知書之日起三日內向XX進行陳述申辯、申請聽證；逾期不陳述申辯、申請聽證的，視為放棄上述權利。C.1.13送達行政處罰決定書：您好！這是《行政處罰決定書》，請收好并在《送達回證》上簽署姓名和日期。如果對本處罰決定不服，您有權在收到本處罰決定書之日起六十日內向XX人民政府申請行政復議，或者在六個月內向XX人民法院提起行政訴訟。C.1.14告知留置送達：您好！這是《XX》，因您拒絕簽字接收，依照XX（法律規(guī)定這是XX，我們將請他作為見證人，采用留置送達方式進行送達。-13-DB3704/T010—2021C.1.15勸告穩(wěn)定情緒：請保持冷靜。我們是XX局執(zhí)法人員，正在依法執(zhí)行公務。妨礙執(zhí)行公務是違法的，將會承擔法律后果，請您配合。C.2行政許可C.2.1收取申請材料：請坐，我們現(xiàn)在就對您提交的材料進行審查，請稍等。申請材料不符合要求：對不起，經審查，您提交的申請材料不符合要求。原因是XX。因此，現(xiàn)在我們不能受理您的申請。請您按要求XX（說明應補充的資料或者應完善的手續(xù)）。C.2.2申請材料符合要求：我們已對您提交的有關材料進行了審查。符合申辦XX事項應提交材料的要求。對您申請的XX事項，我局將在X個工作日內作出決定，請留下聯(lián)系方式，以便我局通知或者送達有關決定。C.2.3確認送達地址：為便于您及時收到相關文書，請您填寫送達地址確認書，如實提供確切的送達地址，我們將根據(jù)您填寫的地址寄送相關執(zhí)法文書。確認的送達地址適用于行政許可全過程程序。如果送達地址有變更，請及時書面通知我單位變更后的送達地址。如果提供的地址不確切或者不及時告知變更后的地址，使文書無法送達或者未及時送達，您（你單位）將自行承擔由此可能產生的后果。C.2.4確認電子送達：請確認是否接受電子送達。若接受電子送達，請?zhí)峁┯行У氖謾C號碼或者電子郵件地址。接受電子送達方式的，以發(fā)送方設備顯示發(fā)送成功視為送達。C.3行政檢查C.3.1亮明身份：您好！我們是XX局的執(zhí)法人員XX、XX，執(zhí)法證號分別是XX、XX。今天要對XX情況進行行政檢查。這是我們的執(zhí)法證件（出示執(zhí)法證件請過目。C.3.2告知回避權：根據(jù)規(guī)定，您有申請回避的權利。如果您認為我們與本案有利害關系從而影響到