建筑公司檔案管理制度樣本（2篇）

建筑公司檔案管理制度樣本一、總則1.1目的與依據(jù)為了規(guī)范和有效管理建筑公司的檔案工作，提高檔案管理水平，保護(hù)和利用檔案信息資源，制定本檔案管理制度。1.2適用范圍本制度適用于建筑公司及其下屬各部門和項(xiàng)目單位的檔案管理工作。1.3定義（1）檔案：指任何形式的記錄、信息或數(shù)據(jù)，無論是紙質(zhì)、電子或其他媒體形式。（2）檔案管理：指對(duì)檔案進(jìn)行組織、保存、利用和處置的一系列管理活動(dòng)。（3）保管期限：指檔案應(yīng)保存的時(shí)間期限。（4）密級(jí)：指檔案根據(jù)其內(nèi)容的重要程度和保密性質(zhì)進(jìn)行分類，并標(biāo)識(shí)出來的等級(jí)。（5）檔案管理機(jī)構(gòu)：指建筑公司設(shè)立的專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)或部門。二、檔案管理機(jī)構(gòu)2.1設(shè)立原則建筑公司應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)的檔案管理工作。2.2職責(zé)與權(quán)限（1）檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定、推廣和監(jiān)督執(zhí)行檔案管理制度。（2）檔案管理機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)公司各部門和項(xiàng)目單位的檔案工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，并提供必要的技術(shù)支持。（3）檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的歸檔、檢索、調(diào)閱、銷毀以及電子檔案的管理工作。（4）檔案管理機(jī)構(gòu)有權(quán)建立和維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，并保障檔案管理信息的安全和完整性。三、檔案的歸檔與檢索3.1歸檔要求（1）檔案應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)定的分類體系進(jìn)行歸類，并編制相應(yīng)的檔案目錄。（2）歸檔文件應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括檔案的文件編號(hào)、標(biāo)題、日期、責(zé)任人等。（3）歸檔文件應(yīng)進(jìn)行蓋章、簽名等固定，以確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.2檔案檢索（1）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供有效的檔案檢索系統(tǒng)，便于用戶查詢所需檔案。（2）檔案檢索應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的檢索方式，例如關(guān)鍵詞檢索、文件編號(hào)檢索等。（3）檔案檢索應(yīng)及時(shí)反饋查詢結(jié)果，并確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。四、檔案的保存與借閱4.1保存期限（1）根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，建筑公司應(yīng)制定檔案保管期限表。（2）檔案保管期限表應(yīng)明確各類檔案的保存時(shí)間，包括永久保存、長期保存和短期保存等。4.2保存環(huán)境（1）建筑公司應(yīng)提供適宜的檔案保存環(huán)境，包括溫度、濕度、光照等條件的控制。（2）歸檔文件應(yīng)妥善保管，防止損壞、遺失或被盜。4.3檔案借閱（1）除非特殊情況，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)允許合法用戶進(jìn)行檔案借閱。（2）借閱者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并出示有效的借閱證明文件。（3）借閱者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所借檔案，并保證檔案的安全與完好。五、檔案的銷毀與轉(zhuǎn)移5.1銷毀程序（1）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照統(tǒng)一程序進(jìn)行檔案銷毀，包括鑒定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)。（2）檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行銷毀期限和銷毀要求，避免誤銷毀或滯銷的情況發(fā)生。5.2檔案轉(zhuǎn)移（1）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的及時(shí)轉(zhuǎn)移。（2）檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)填寫檔案移交登記表，明確轉(zhuǎn)移的檔案名稱、數(shù)量和接收單位等信息。六、檔案管理系統(tǒng)6.1系統(tǒng)建設(shè)（1）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和維護(hù)適應(yīng)公司需要的檔案管理系統(tǒng)。（2）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的鑒定、歸檔、檢索、借閱、銷毀和轉(zhuǎn)移等功能。6.2信息安全（1）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全機(jī)制，包括權(quán)限管理、備份與恢復(fù)、防火墻等措施。（2）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行信息安全檢查和漏洞修補(bǔ)，以確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定性。七、檔案管理人員7.1人員要求（1）檔案管理人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法規(guī)政策。（2）檔案管理人員應(yīng)具備良好的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神，能夠有效完成檔案管理工作。7.2培訓(xùn)與考核（1）公司應(yīng)注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其檔案管理理論和實(shí)踐能力。（2）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，評(píng)估其工作績效和能力水平。八、違規(guī)處理8.1違規(guī)行為（1）違反檔案管理制度的規(guī)定；（2）私自銷毀、篡改或隱藏檔案；（3）非法調(diào)閱或使用檔案；（4）泄露或故意損壞檔案。8.2處理程序（1）對(duì)于違反檔案管理制度的行為，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查并予以處理。（2）處理措施包括警告、追究責(zé)任、降低評(píng)優(yōu)等級(jí)等，嚴(yán)重違規(guī)者可依法追究法律責(zé)任。九、附則9.1本制度由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。9.2本制度自發(fā)布之日起生效，并隨著公司檔案管理工作的需要進(jìn)行修訂和更新。建筑公司檔案管理制度樣本（二）【1.簡介】本制度旨在規(guī)范建筑公司的檔案管理工作，確保檔案的合規(guī)性、安全性和便利性，促進(jìn)公司的信息化建設(shè)和業(yè)務(wù)發(fā)展?！?.制度目的】2.1規(guī)范檔案的收集、整理、保存和利用，確保檔案的完整性和可追溯性。2.2提升檔案的存儲(chǔ)和檢索效率，節(jié)約公司資源，降低管理成本。2.3加強(qiáng)公司的信息保護(hù)措施，有效防止檔案的丟失、損毀或泄露。2.4為公司的決策、歷史追溯、法律訴訟提供有力依據(jù)。2.5推進(jìn)公司的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)信息共享和協(xié)同辦公?！?.責(zé)任部門】檔案管理工作由公司辦公室負(fù)責(zé)，指派專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保存、利用和銷毀等工作?！?.檔案收集與整理】4.1公司各部門在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的文件、合同、報(bào)告等必須按照規(guī)定歸檔。4.2檔案應(yīng)按照合理的分類、編號(hào)和歸檔規(guī)則進(jìn)行整理，并記錄相關(guān)信息，以方便后續(xù)的存儲(chǔ)和檢索。4.3檔案應(yīng)同時(shí)制作電子文件，并按照標(biāo)準(zhǔn)格式命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性和可讀性。4.4檔案室應(yīng)配備專業(yè)的人員，確保對(duì)檔案的整理、裝訂、封存等工作的準(zhǔn)確性和質(zhì)量。【5.檔案保存與存儲(chǔ)】5.1根據(jù)檔案的重要性和保存期限劃分不同級(jí)別的檔案，并制定相應(yīng)的保存期限和存儲(chǔ)要求。5.2檔案室應(yīng)符合相關(guān)的環(huán)境、防火、防水、防盜等要求，確保檔案的安全性和完整性。5.3檔案應(yīng)標(biāo)注清晰的分類、編號(hào)和日期，并保持整潔有序，方便檢索和利用。5.4檔案應(yīng)編制目錄和索引，建立檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案的快速準(zhǔn)確檢索。【6.檔案利用與申請(qǐng)】6.1公司內(nèi)部人員可以根據(jù)需要申請(qǐng)檔案利用，需填寫申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。6.2檔案利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，不得泄露、篡改、毀壞或擅自復(fù)制檔案。6.3檔案室應(yīng)及時(shí)提供申請(qǐng)者所需的檔案，并記錄檔案利用情況，確保檔案的安全和追溯性。6.4檔案室應(yīng)定期清理和整理不再需要保留的檔案，確保檔案庫的有效利用和空間合理分配。【7.檔案銷毀與歸檔】7.1檔案的銷毀應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。7.2檔案室應(yīng)制定檔案銷毀的具體規(guī)范和流程，確保檔案的安全銷毀和環(huán)境保護(hù)。7.3檔案銷毀應(yīng)記錄銷毀的檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量和銷毀時(shí)間，并做好檔案銷毀的整理和歸檔工作。7.4檔案室應(yīng)對(duì)已歸檔的檔案定期進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的保存完整和可用性?！?.檔案安全與保密】8.1檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的安全防范和保密措施，包括物理防護(hù)、電子防護(hù)等方面。8.2檔案的借閱和利用應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)權(quán)限和流程進(jìn)行，做到查閱痕跡可追溯。8.3檔案室應(yīng)定期備份電子檔案，確保檔案的可恢復(fù)性和安全性。8.4檔案室應(yīng)對(duì)有損檔案的修復(fù)和征求專業(yè)機(jī)構(gòu)的意見和幫助，確保檔案的保存質(zhì)量。【9.管理體系與評(píng)估】9.1公司應(yīng)建立檔案管理的職責(zé)與權(quán)責(zé)明晰的管理體系，并制定相應(yīng)的考核和