公司檔案管理制度（31篇）

公司檔案管理制度（31篇）

公司檔案管理制度（精選31篇）

公司檔案管理制度篇1

第一章總則

第一條為充分發(fā)揮.城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司（以下簡稱公司）項

目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗收中的作用，確保項目檔案

資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》

等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實際，特制定本制度。

第二條項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項

目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)

文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲

像資料等六個部分組成。

第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)

項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理

部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作；項目工

程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）

監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照

執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章檔案的分類

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復(fù)；

2、可行性研究報告及批復(fù)；

3、項目評估意見；

4、環(huán)境影響報告書(表)；

5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書；

6、選址意見書。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準(zhǔn)備資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察

記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明；

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記

錄；

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計文件

(1)初步設(shè)計文件資料：總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、

設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計；

(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣，說

明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等；

(3)施工設(shè)計：施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算；

（4）經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報告、施工圖審查批準(zhǔn)書。

3、施工準(zhǔn)備資料

（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖；

（2）拆迂文件、補償安置協(xié)議書；

（3）環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、

城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料；

（4）水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書；

（5）建設(shè)工程規(guī)劃（規(guī)劃用地）許可證（附圖、附件），施工許可證;

（6）工程項目參加單位（設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位）工程項目

材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)

督委托書等。

第六條施工技術(shù)文件資料

（一）開工報告,停工、復(fù)工報告；

（二）施工組織設(shè)計、施工方案；

（三）圖紙會審紀(jì)要；

（四）工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底；

（五）工程定位放線、測量記錄、驗線記錄；

（六）土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁

承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖；

（七）地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

（八）基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄，構(gòu)件吊裝記錄；

（九）混凝土施工日記；

（十）技術(shù)復(fù)核記錄；

（十一）隱蔽工程驗收記錄（包括安裝工程）；

（十二）工程沉降觀測、變形觀察記錄：

（十三）主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告；

（十四）構(gòu)件合格證；

（十五）砂漿、混凝土試塊試驗報告；

（十六）水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;

（十七）工程變更設(shè)計聯(lián)系單；

（十八）混凝土缺陷修補記錄、補強(qiáng)記錄；

（十九）工程質(zhì)量事故及處理材料；

（二十）其他特種記錄（沉井、沉箱等）：

（二十一）單位工程竣工驗收記錄；

（二十二）單位工程質(zhì)量綜合評定表；

（二十三）分項、分部工程質(zhì)量評定表：

（二十四）竣工報告；

（二十五）交工瞼收材料；

（二十六）設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料；

（二十七）施工技術(shù)總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，工程試運行記錄；

（二十八）工程綾工驗收會議紀(jì)要、備案表；

（二十九）工程質(zhì)量監(jiān)督報告；

（三十）工程質(zhì)量保修書；

（三十一）工程決算、決算審計。

第七條竣工圖文件

（一）建筑安裝工程

1、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖；

2、各類電氣專業(yè)圖；

3、電信專業(yè)圖；

4、煤氣專業(yè)圖；

5、各類給、排水工程專業(yè)圖；

6、供熱、冷專業(yè)圖；

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

（二）地下管線工程

1、總平面圖；

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖；

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖；

4、各種管線特征點圖；

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條竣工測量文件資料

（一）綜合性資料

1、竣工測量（地形、地下管線）技術(shù)資料；

2、竣工測量施測方案；

3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析；，

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資衿。

（二）控制資料

1、管線控制，加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄；

3、水準(zhǔn)觀測手簿；

4、平面、立面求算值的計算書；

5、控制點分布略圖、成果表。

（三）地形測量資料

1、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖；

2、圖根點及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計算書。

第九條建設(shè)（施工）監(jiān)理資料

（一）由施工單位提供的施工組織設(shè)計（施工方案）報審表；

（二）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；

（三）監(jiān)理通知、不合格工程項目通知；

（四）工程延期、費用索賠審批表；

（五）工程部分暫停報告；

（六）工程移交證書。

第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階

段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方

案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部（全貌）、重大技術(shù)和工藝

施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章檔案的收集和歸檔

第十一條在項目建設(shè)過程中，綜合管理部、前期管理部、項目

工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項目建設(shè)資料的形成、積累、整

理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊

全，加以整理，以確保資料的完整

第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時，應(yīng)按城建檔案技

術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須

圖物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手

續(xù)完備。

第十四條凡由易褪色書寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的文

件資料應(yīng)附復(fù)印件C

第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、

純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆）書寫、繪制。

第十六條照片（含底片）和聲像材料,要求圖像清晰，聲音清楚，

解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉；電子檔案（軟

盤、光盤等）應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條在整理檔案資料時，遇下列情況，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行

重新制作：

（一）一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、

模糊、分辨不清的圖（表）；

（二）使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和

有霉變的圖紙或資料；

（三）結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置（或局部）改變，無法在原圖上通過修

改來反映的;

（四）管線平面位置變動（長度超過總長的五分之一，線位平移超

過2m）,構(gòu)造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動等；

（五）未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為

70ram_50ram,內(nèi)容有：編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日

期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。

第十九條有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔

案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

第四章檔案的組卷和移交

第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套

性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。

第二十一條項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)

構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保

順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗

收文件組卷。

第二十二條施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、

檢測實驗、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖

樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統(tǒng)一折疊成

四號圖紙規(guī)格：297mm21omm0

第二十四條案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背；編

寫案卷頁號，頁號位置是文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背

面為左下角。

第二十五條項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為

31omm_220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。

第二十六條項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存；另一

套報送城建檔案館C

第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內(nèi)，綜合管理部應(yīng)主

動與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系，辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔

案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條移交項目檔案時應(yīng)如實填寫《移交書》，《移交書》

等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

第五章附則

第二十九條本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

公司檔案管理制度篇2

第一條為了加強(qiáng)會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)

《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律

和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以

下統(tǒng)稱單位）管理會計檔案適用本辦法。

第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中

接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文

字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、

傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定

全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行

政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督

和指導(dǎo)。

第五條單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案

的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全

防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位檔案

管理機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管

理條件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。

第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其

他輔助性賬簿；

（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報

告；

（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納

稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀

清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會

計檔案。

第八條同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的

電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形

成和傳輸；

（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電

子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、

財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程

序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子

會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與

相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外

事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重

要保存價值的會計檔案。

第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會

計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，

可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第十條單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會

計管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計

資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十一條當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會

計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需

要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保

管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納

人員不得兼管會計檔案。

第十二條單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制

會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交

時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國

家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平

臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的

準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會

計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)

國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確俁借

入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期俁管

期限一般分為10年和30年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表

執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相

符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，

并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)

當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷

毀。

第十七條會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組

織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計

檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已

保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、

檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上

簽署意見。

（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管

理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案

銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔

案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由

單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)

銷。

第十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未

了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子

會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。

單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、

會計檔案銷毀清冊而會計檔案保管清冊中列明。

第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終

止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有

關(guān)規(guī)定處置。

第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立

后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔

案。

單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中

一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制

與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出

由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位

保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其

中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單

位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散

的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后

原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

第二十三條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移

交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并

按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計

檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移

交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期

限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容

逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔

案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計

檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、

完整、可用和安全C

第二十五條單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳

輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面

委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政

府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》

《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案

管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十九條不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單

位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用

和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部

門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財務(wù)局、檔案局，國務(wù)院

各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具

體實施辦法。

第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20_年

1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會

計檔案管理辦法》（財會字（1998）32號）同時廢止。

附表：1.企業(yè)前其他組織會計檔案保管期限表

2?財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限

表

公司檔案管理制度篇3

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）

檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為

各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔

案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的,

對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷

史記錄。

第三條機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)

的重要組成部分。

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、

促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個人合法

權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條機(jī)關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。

國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組

織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和

檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)

責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政

區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時，乂進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢

問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。

中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案

行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指

導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)

導(dǎo)、分級管理原貝h

第五條機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。

機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實、完整、可用和安全，便于

檢索、利用和開發(fā)C

第六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入

整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步

實施、同步發(fā)展。

檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費，檔案日常管理工作

經(jīng)費，檔案信

息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度

財政預(yù)算。

第二章機(jī)構(gòu)和人員

第七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳

（室）（或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人

組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大

事務(wù)和重要事項。

第八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)

構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門°檔案工作負(fù)責(zé)部

門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。

經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟

的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),

對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。

第九條機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱機(jī)關(guān)

檔案部門）應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)

機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作c機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)

部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案

部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，

配備適當(dāng)數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。

第十條機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案

工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔

案行政管理部門備案；

（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

（三）對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和

指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；

（四）負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府

信息公開工作；

（五）負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息

一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范

管理；

（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報告

制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

（七）負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣

傳、教育活動；

（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出表

彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出處理建

議。

第十一條機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任

務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安

全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢

查。

機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、

紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工

作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

第十二條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、

遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等

相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識

和技能培訓(xùn)。

第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好

交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法

規(guī)執(zhí)行。

第三章基礎(chǔ)設(shè)施

第十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用

房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、

服務(wù)器機(jī)房等。

檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)

載體類型分區(qū)設(shè)置C

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，

可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。

第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》

執(zhí)行。

閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案

與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積

按（檔案存量年增長量存放年限）60m²；/萬卷（或10萬件）測算。

檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m²；

測算。

整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面

積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。

檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理.檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)

防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)。

檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置

在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配可室、

車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》

（JGJ67）規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《檔案館是筑

設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以

外的給水點，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布

置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

第十八條檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)

柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃

門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用

品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)

值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于

8kN/m²；或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

第十九條檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報

警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱

媒的采暖系統(tǒng)。

保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時

可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。

第二十條檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載

體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅

火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門，配備火災(zāi)自動報警設(shè)備。

第二十一條檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、

防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻

監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用

房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

第二十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿

足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的

基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、

漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其

他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十

二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信

息化工作的基本需求。

第四章管理要求

第一節(jié)一般規(guī)定

第二十三條機(jī)關(guān)檔案包括：

（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計檔案；

（二）機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實物檔案；

（六）其他檔案C

前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

第二十四條機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱

發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、

檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)

范》(DA/T12)執(zhí)行c

第二十五條機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整，整理規(guī)范有

序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。

第二節(jié)形成與收集

第二十六條機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成

歸檔文件材料。機(jī)關(guān)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合

要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的

記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)

容完整。

第二十七條機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時收集形成的歸檔文件

材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。

機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動中形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)設(shè)立臨時機(jī)構(gòu)

處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材

料；機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；

機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)向社會和個人征集的、

與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。

第二十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案俁管

期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)

或工作職能發(fā)生變化時應(yīng)當(dāng)及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)

主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和

檔案保管期限從其專門規(guī)定。

機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機(jī)關(guān)審查

同意后施行。

第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

會計、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會計檔案管理

辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項目

檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理

暫行辦法》規(guī)定。

照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》

(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。

其他門類檔案攻集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十條電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)

當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理

規(guī)范》(GB/T18894).《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46).

《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）.《錄音錄像類電子檔案

元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等規(guī)定。

第三節(jié)整理與歸檔

第三十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分

類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，

便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，

不得隨意變動。

機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分

類項進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十二條機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，俁持

文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步

推進(jìn)卷件融合管理C

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以

件（張）等為單位進(jìn)行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以

卷為單位進(jìn)行整理,其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整

理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。

第三十三條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當(dāng)指代

單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案

基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T13）.《歸檔

文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載

體或形式的檔號編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計

(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(L_)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、

公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(S'M)

設(shè)置一級門類代碼，按照科研(KJ&KY)、基建(KJ&JJ)、設(shè)備(KJ&SB)

設(shè)置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級門類

代碼。

第三十四條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計算

機(jī)檢索需要。

機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進(jìn)行著錄。傳統(tǒng)

載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、

來源等信息。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求

協(xié)調(diào)對應(yīng)。

第三十五條機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第

二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)

的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸c歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機(jī)

關(guān)檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文

件歸檔過程元數(shù)據(jù)c任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己

有或拒絕歸檔°

第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙

質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子

印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實

體蓋章。

滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值

的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以

僅以電子形式進(jìn)行歸檔。

第四節(jié)保管與保護(hù)

第三十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲

和保管。檔案存儲加保管應(yīng)當(dāng)確保實體安全和信息安全。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對突發(fā)

事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。

第三十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害

生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫房溫濕

度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。

第三十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需

要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；

定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第四十條機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對檔案數(shù)量進(jìn)行清點、

對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)

行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬0

第四十一條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時對受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、

復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量

維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時進(jìn)

行復(fù)制備份，做出修復(fù)說明。

第四十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動保護(hù)用品，避免

檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

第五節(jié)鑒定與銷毀

第四十三條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處

置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳（室）負(fù)責(zé)

人主持，檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開

展，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案,

應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注;對確無保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按

規(guī)定予以銷毀。

第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。

（一）機(jī)關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、

文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀

時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報請審核批準(zhǔn)；

（二）機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、檔

案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)

部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）機(jī)關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同

派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容

進(jìn)行清點核對;在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

第四十五條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。

電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離

線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹

底刪除。銷毀時應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在

管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。

涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第六節(jié)利用與開發(fā)

第四十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利

用制度，根據(jù)檔案妁密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、

范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)

責(zé)人批準(zhǔn)。

利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反

饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

第四十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國政府信息公開條例》

等有關(guān)規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息

文件資料。

第四十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制全

宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及

舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。

全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。

第四十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，

擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。

第七節(jié)統(tǒng)計與移交

第五十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、檔

案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交

進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情

況、檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。

統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便

于統(tǒng)計分析。

第五十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當(dāng)

年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級

檔案部門。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館

移交檔案。移交檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)

載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。

機(jī)關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔

案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案

館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同

步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通

過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通

過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。

電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求

進(jìn)行管理。

第五十四條機(jī)關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。

（一）撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向

同級國家綜合檔案館移交；

（二）撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機(jī)關(guān)的，其檔案不得分散，

可由其中一個機(jī)關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交；

（三）一個機(jī)關(guān)并入另一個機(jī)關(guān)或幾個機(jī)關(guān)合并為一個新的機(jī)關(guān),

其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向司級國家綜合檔案館移交；

（四）機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機(jī)關(guān)代管，屬于國家

綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章信息化建設(shè)

第五十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化

工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。

機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建

設(shè)協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案

數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。

第五十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案

數(shù)字化工作。

檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)

當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)

一管理。

第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》

(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)

范》(DA/T62)執(zhí)行c其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識別，將現(xiàn)有圖

像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。

第五十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，

數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子

檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理。

第六十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按

照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責(zé)與

分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、

安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并

適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲設(shè)備。服

務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。

機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的，

其計算資源、存儲資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案

管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文

件、電子檔案。

第六十二條機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子

文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形

成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預(yù)歸檔。

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真

實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本

功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室

建設(shè)評價辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)

以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

電子檔案管理系統(tǒng)等級保護(hù)不得低于二級標(biāo)準(zhǔn)，分級保護(hù)等級

應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與

電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。

第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元

數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進(jìn)館要求。

第六十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。

在線存儲系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設(shè)備。

第六十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、

一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子檔案實行離線備份。

具備條件的，應(yīng)當(dāng)對電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換

與遷移活動應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。

第六十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件

歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、

丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案

管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

第六章獎勵與處罰

第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門

單獨或聯(lián)合有關(guān)部門，或由本單位給予表彰獎勵。

（一）檔案收集、整理、移交做出顯著成績的；

（二）檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；

（三）檔案利用、開發(fā)取得突出效果的；

（四）檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的；

（五）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的；

（六）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。

第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門

責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管

人員和直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（一）機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的；

（二）機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部

門，未按要求配備專（兼）職檔案工作人員的；

（三）將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機(jī)關(guān)檔案

部門的；

（四）檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的；

（五）拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的；

（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失

的；檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成

檔案損失的。

第七章附則

第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、《社會

團(tuán)體登記管理條例》界定的社會團(tuán)體司參照執(zhí)行。

第七十條本規(guī)定自20_年1月1日起施行。

公司檔案管理制度篇4

第一章總則

第一條為加強(qiáng)zz石油（集團(tuán)）工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司（以

下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”）會計資料檔案的科學(xué)管理，

保證會計資料的完整安全，更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動，根

據(jù)《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油（集團(tuán)）工

貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》，并結(jié)合公司實際，特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計

報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、Ing站、永平站、榆煉

站。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部

門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及

其他會計核算資料等四部分。

（一）會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯

總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證

匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（二）會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、

現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（三）會計報表主要有財務(wù)指標(biāo)快報及月、季、年度會計報表（包

括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等）。

（四）經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定

資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會

計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計

數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成用。

第八條會計年度終了后，應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料

進(jìn)行整理立卷。

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類

憑證，三類報表，四類文字資料及其他；

（二）檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列

統(tǒng)一；

（三）管理要求統(tǒng)一：建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案

目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料

按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記至?xí)嫏n案

保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：

(1)分類整理，按順序排列，檢查日教、編號是否齊全；

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的

張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱

保持?jǐn)?shù)字完整；

(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查

明原因，再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放

單是否隨附齊全；

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章

是否齊全；

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據(jù)

集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會計憑證裝訂時的要求：

(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部

位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證

封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保

持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于

所附記賬憑證；

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項：

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主

管人員和裝訂人員簽章；

(2)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑

證種類編號，以便于調(diào)閱；一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度

分月妥善保管歸檔；

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、

月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它

賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是：

(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫

“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容；

(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶

是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；

(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面一賬簿啟用表一

賬戶目錄f按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁f會計賬簿裝訂封底；

(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和

撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；

（五）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得

混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；

（六）會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、

加空白紙的現(xiàn)象；

（七）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章；

（八）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿

名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,

年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計報表裝訂要求：

（一）會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁

數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角；如有損壞部位，應(yīng)對其修補后,

完整無缺地裝訂；

（二）會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、

各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷，要求如下：

（一）分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全；

（二）整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要

查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，由財務(wù)資產(chǎn)部門

保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。

移交過程中，需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案

管理人員進(jìn)行移

交，由財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。

移交過程中需填寫《會計檔案移交單》（一式兩份），一份交予財務(wù)

資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管，一份交予綜合辦公室檔案管理人

員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防

盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。

第十五條機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，

由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，

接管人員逐一接收C

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間，凡需借閱會計檔案人

員，須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷

中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，

如遇特殊情況，須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)。

第十八條會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦

理檔案借閱手續(xù)，具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管

期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算

起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有司本制度附表一所列檔案

名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情

形外，可以按照以下程序銷毀：

（一）由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見，編制會計

檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度

和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。

（三）銷毀會計檔案時，綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人

監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所

列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀

清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他

未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了

事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀

清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司

相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

公司檔案管理制度篇5

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔

范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、

立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材

料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色

鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新

書寫。

6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律

交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦

法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國家利益，工作盡職盡

責(zé)，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、

上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)

務(wù)部門進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移交。

三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交給辦

公室文書人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

四、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會議的人員返回

單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公

室文書人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,

按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

六、機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案

室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

七、機(jī)關(guān)財務(wù)部門應(yīng)把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之

前移交本機(jī)關(guān)檔案空，并辦理移交手續(xù)。

國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)

量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照

歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做

到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。

3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位

為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程

序所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫5、

案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于

卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫

順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并有破損材料要修補。案卷裝

訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的

內(nèi)容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要

求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，

并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立

好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文

件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件

整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各

科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一

起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也

要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘

好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后

是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)

文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一

律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度--保管期限--問題分類法