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文檔簡介
項目編號:
企業(yè)業(yè)務(wù)與會計檔案數(shù)字化管理系
統(tǒng)項目建設(shè)
技
術(shù)
方
案
檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
目錄
1對項目的理解......................................................9
1.1項目背景..................................................................9
1.1.1技術(shù)背景..............................................................9
1.1.2業(yè)務(wù)背景.............................................................10
1.2項目目標.................................................................12
1.2.1當前目標.............................................................12
1.2.2遠期目標.............................................................13
13項目需求.................................................................13
1.3.1全面內(nèi)容采集.........................................................13
1.3.2統(tǒng)一內(nèi)容管理.........................................................14
1.33高效影像發(fā)布.........................................................14
1.3.4規(guī)范檔案管理.........................................................15
1.3.5快速系統(tǒng)集成.........................................................15
1.3.6強大系統(tǒng)擴展.........................................................16
13.7海量數(shù)據(jù)支持.........................................................16
1.3.8全面類型支持.........................................................16
1.3.9安全系統(tǒng)保障.........................................................17
1.4對業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實施的理解................................17
2項目解決方案.....................................................20
2.1方案設(shè)計原則.............................................................20
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
2.1.1統(tǒng)一性...............................................................20
2.1.2先進性...............................................................20
2.1.3擴展性...............................................................20
2.1.4標準性...............................................................21
2.1.5前瞻性...............................................................21
2.1.6開放性...............................................................21
2.1.7靈活性...............................................................22
2.1.8易用性...............................................................22
2.1.9安全性...............................................................22
2.2方案總體概述............................................................23
2.2.1總體方案架構(gòu).........................................................24
2.3總體業(yè)務(wù)方案............................................................25
2.3.1多樣業(yè)務(wù)支持.........................................................25
2.3.2系統(tǒng)湘呈設(shè)計.........................................................27
2.4系統(tǒng)部署方案.............................................................29
2.4.1系統(tǒng)服務(wù)器...........................................................30
2.5方案技術(shù)特點.............................................................31
2.5.1全生命周期檔案管理...................................................31
2.5.2穩(wěn)定可靠的系統(tǒng)架構(gòu)...................................................32
253強大的系統(tǒng)集成能力...................................................32
2.5.4統(tǒng)一的系統(tǒng)用戶管理...................................................33
2.5.5分布式存儲轆支持...................................................34
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
2.5.6全面的系統(tǒng)擴展能力...................................................35
2.5.7靈活的業(yè)務(wù)應用支持...................................................35
2.5.8嚴密的安全保障體系...................................................36
2.5.9完善細致的日志管理...................................................37
3硬件配置方案....................................................38
4系統(tǒng)設(shè)計方案....................................................40
4.1總體功能框架............................................................40
4.2系統(tǒng)平臺方案............................................................41
4.2.1系統(tǒng)獸出平臺.........................................................41
4.2.2系統(tǒng)二次開發(fā).........................................................43
4.2.3平臺基礎(chǔ)功能.........................................................43
4.2.4平臺技術(shù)規(guī)范.........................................................49
43檔案采集方案............................................................51
4.3.1系統(tǒng)特點.............................................................52
4.3.2內(nèi)容歸集.............................................................55
4.33內(nèi)容質(zhì)檢.............................................................58
4.3.4樣式識別.............................................................60
4.3.5索引建立.............................................................62
4.3.6OCR識別............................................................65
4.3.7錯誤處理.............................................................66
4.3.8內(nèi)容載入.............................................................66
4.3.9質(zhì)量控制.............................................................67
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
4.4內(nèi)容管理方案............................................................74
4.4.1系統(tǒng)技術(shù)特點........................................................74
4.4.2內(nèi)容分類管理........................................................76
4.43內(nèi)容數(shù)據(jù)存儲........................................................78
4.4.4其他內(nèi)容支持........................................................82
4.5檔案發(fā)布方案............................................................82
4.5.1系統(tǒng)特點............................................................83
4.5.2影像展現(xiàn)............................................................83
4.5.3影像發(fā)布............................................................84
4.5.4權(quán)限控制............................................................89
4.5.5發(fā)布效率............................................................89
4.6檔案管就案............................................................91
4.6.1歸檔管理............................................................91
4.6.2歸檔湍呈............................................................91
4.6.3檔案著錄............................................................92
4.6.4檔案移交............................................................93
4.6.5檔案接收............................................................94
4.6.6檔案查詢............................................................95
4.6.7系統(tǒng)功能............................................................95
4.7無線庫房方案............................................................98
4.7.1管理目標............................................................98
4.7.2管理模式............................................................98
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
4.7.3系統(tǒng)拓撲.............................................................99
4.7.4庫房醯............................................................100
4.7.5系統(tǒng)功能............................................................102
5系統(tǒng)技術(shù)方案...................................................109
5.1總體技術(shù)架構(gòu)...........................................................109
5.1.1開放技術(shù)平臺........................................................109
5.1.2系統(tǒng)物結(jié)構(gòu)........................................................109
5.1.3系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境........................................................110
5.1.4系統(tǒng)開發(fā)規(guī)范........................................................110
5.1.5系統(tǒng)接口標準........................................................110
5.1.6移動平臺支持........................................................111
5.2系統(tǒng)集成方案...........................................................111
5.2.1集成方案概述........................................................111
5.2.2系統(tǒng)集成接口........................................................112
5.3系統(tǒng)擴展方案...........................................................116
5.3.1擴展目標...........................................................116
5.3.2擴展內(nèi)容...........................................................116
5.3.3擴展支持...........................................................118
5.4系統(tǒng)安全方案...........................................................121
5.4.1系統(tǒng)哪安全........................................................122
5.4.2數(shù)據(jù)存儲安全........................................................124
5.4.3影像應用安全........................................................128
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
5.4.4軟件控制安全........................................................129
5.4.5數(shù)據(jù)傳輸安全........................................................130
5.4.6日志審計管理........................................................131
6成功案例介紹....................................................132
6.1某證券公司..............................................................132
6.1.1項目背景............................................................132
6.1.2項目需求............................................................133
6.1.3項目實施............................................................135
6.1.4項目成果............................................................138
6.2某人壽保險公司..........................................................138
6.2.1項目背景............................................................138
6.2.2項目需求............................................................138
6.2.3項目實施............................................................140
6.2.4項目成果............................................................141
6.3某養(yǎng)老保險..............................................................142
6.3.1項目背景............................................................142
6.3.2項目需求............................................................142
6.3.3項目方案............................................................144
6.3.4項目成果............................................................147
6.4某銀行上海分行..........................................................148
6.4.1項目背景............................................................148
6.4.2需求分析............................................................148
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6.4.3項目實施...........................................................149
6.4.4項目成果...........................................................151
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1對項目的理解
1.1項目背景
1.1.1技術(shù)背景
伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及企業(yè)自身業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,企業(yè)普遍加快了信息化建設(shè)
的步伐,很多企業(yè)特別是諸如企業(yè)這樣的大型企業(yè),都已基本建立并完善了以ERP系統(tǒng)為核
心的基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(RDBMS)應用的企業(yè)信息系統(tǒng)應用架構(gòu)。
而與此同時,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與應用的不斷豐富和發(fā)展,特別是隨著Web2.0以及移
動互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨,企業(yè)內(nèi)外部信息的流通急劇加速、企業(yè)信息種類和數(shù)量也在不斷增
加,如:各類紙質(zhì)資料、資料圖片、電子郵件、Office文案、音頻、視頻、新媒體等。各行
各業(yè)都積累了大量的信息資源,所有行業(yè)都面臨著管理各種格式的信息的挑戰(zhàn),企業(yè)對數(shù)據(jù)
管理的需求已經(jīng)遠遠超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的概念,研究部門調(diào)查發(fā)現(xiàn),在企業(yè)存儲的大量數(shù)
據(jù)中,傳統(tǒng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(RDBMS)處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)僅占數(shù)據(jù)信息總量的20%,而
約80%的信息都是非結(jié)構(gòu)化的。
而目前企業(yè)信息管理的現(xiàn)狀普遍是,相對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)),企業(yè)現(xiàn)在對非
結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)(資料影像、電子文檔、音視頻等)無論是在管理上還是在應用上都有很大的
差距,應該說目前企業(yè)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理和應用基本還是比較薄弱的。但實際上,這些
數(shù)據(jù)都是企業(yè)核心業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)信息(業(yè)務(wù)原始單據(jù)、重要財務(wù)憑證),是員工知識、業(yè)務(wù)技
能和經(jīng)驗的積累(各類工作文檔、技術(shù)資料),是企業(yè)智慧和歷史的沉淀(各類檔案、發(fā)表
刊物等),具有很高的可用價值,是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)。
因此,企業(yè)應該要重視這些資產(chǎn),對這企業(yè)內(nèi)的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一、高效的管
理,結(jié)合實際業(yè)務(wù)并整合業(yè)務(wù)流程,努力使其融入到核心業(yè)務(wù)流程中,實現(xiàn)企業(yè)信息價值鏈
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的最優(yōu)化。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)和存儲技術(shù)的發(fā)展,為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理
提供了技術(shù)基礎(chǔ),它讓企業(yè)實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的高效菅理成為可能。另外,隨著企業(yè)對非結(jié)
構(gòu)化數(shù)據(jù)管理需求的日益增長,應用于企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的ECM技術(shù)和系統(tǒng)也得到了
極大發(fā)展和廣泛應用,它為企業(yè)進行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理和應用提供了一個可行的選擇。
l.l.l.lECM簡介
ECM是企業(yè)內(nèi)容管理EnterpriseContentManagement的縮寫(內(nèi)容:通常把非結(jié)構(gòu)
化數(shù)據(jù)和實體資料統(tǒng)稱為內(nèi)容),是源于PC流行伊始伴隨著企業(yè)內(nèi)容信息管理的需要而發(fā)展
起來的一種管理思想和方法。它是企業(yè)對組織內(nèi)各種格式的非結(jié)構(gòu)化信息進行提取、加工、
管理、發(fā)布、歸檔,從而基高效率,提升價值的有序化過程。
與之對應的是相應的專業(yè)信息系統(tǒng)也應運而生了,我們通常叫它為ECM系統(tǒng)。ECM系
統(tǒng)就是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)容管理的一系列IT技術(shù)、工具和方法的組合,它可以幫助企業(yè)更高效、更
經(jīng)濟地存儲、管理、保護和共享他們的信息資產(chǎn)。
完善的企業(yè)內(nèi)容管理解決方案能夠解決企業(yè)在信息管理特別是內(nèi)容信息的管理和使用過
程中的一系列問題,通過對企業(yè)各種類型的數(shù)字資產(chǎn)的產(chǎn)生、管理、增值和再利用,幫助企
業(yè)改善總體擁有成本、提高服務(wù)級別、簡化復雜的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、改善組織的運行效率,從而提
升企業(yè)的競爭能力。因此,ECM管理技術(shù)和系統(tǒng)自誕生后由于其會給企業(yè)帶來的具大效益
的從而得到了迅速的發(fā)展,目前ECM已迅速發(fā)展成為企業(yè)管理特別是信息管理領(lǐng)域中的一
個重要組成部分。
1.1.2業(yè)務(wù)背景
隨著集中管控以及適應新時期財務(wù)管理的需要,同時也為了提高財務(wù)處理的標準化及規(guī)
范化,全面提升會計信息質(zhì)量,企業(yè)正在逐步推行財務(wù)共享中心平臺,實現(xiàn)相關(guān)會計和財務(wù)
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核算業(yè)務(wù)的集中處理。
而要財務(wù)核算業(yè)務(wù)的集中處理就必須建立相應的財務(wù)共享中心平臺系統(tǒng)平臺,實施配套
的應用系統(tǒng)用以支撐相關(guān)會計業(yè)務(wù)的集中處理和核算。這其中,很重要的一部分就是需要建
立一個統(tǒng)一的費控管理系統(tǒng),用以支撐全集團所有費控業(yè)務(wù)的處理,實現(xiàn)全集團財務(wù)支付業(yè)
務(wù)的集中處理。
而正如上文所描述的一樣,在費用管理所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)中,包括:員工費用報銷、采
購付款等,都包含有大量的紙質(zhì)資料和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),比如:業(yè)務(wù)申請單據(jù)(報銷單、付款
申請單\各類發(fā)票(交通、住宿、采購\憑證單據(jù)(采購單、入庫單X電子附件(采購
合同、說明文件)等。
這些資料和內(nèi)容,都是相關(guān)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)和重要的憑證,甚至是某些業(yè)務(wù)的核心,如果在
本次費控系統(tǒng)的建設(shè)中仍和通常的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)一樣,依然對這些業(yè)務(wù)所涉及到的資料和內(nèi)
容"視而不見",不在系統(tǒng)中對這些內(nèi)容進行管理并于相關(guān)業(yè)務(wù)信息和流程關(guān)聯(lián)起來。那整個
系統(tǒng)只是實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息的數(shù)據(jù)集中,而無法真正做到相關(guān)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)集中,這樣就無法實
現(xiàn)相關(guān)財務(wù)核算業(yè)務(wù)的集中處理,也無法實現(xiàn)企業(yè)推行財務(wù)共享中心平臺的目標。舉個簡單
的例子:財務(wù)在審核員工的費用報銷時,出于風險控制的要求需要對員工報銷所提供的單據(jù)
以及票據(jù)進行核對與確認(而不僅僅是查看報銷申請的信息),比如:對于交住宿用的報銷,
需要核對住宿發(fā)票,包括發(fā)票日期、發(fā)票抬頭、發(fā)票金額等是否符合要求。而如果在系統(tǒng)中
沒有對這些資料(票據(jù)和發(fā)票)進行管理,財務(wù)人員無法直接在系統(tǒng)中查看到這些資料內(nèi)容,
則在財務(wù)共享中心平臺處理模式下,只能讓有關(guān)人員將相關(guān)資料郵寄給核算中心的財務(wù)人員
進行處理。而很明顯,這種處理方式無論是在成本控制、業(yè)務(wù)處理效率、業(yè)務(wù)處理時效性以
及資料安全性等方面都無法滿足企業(yè)的要求。
所以,企業(yè)在本次推行財務(wù)共享中心平臺中,需要一個能對財務(wù)共享中心平臺業(yè)務(wù)所涉
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
及的各類資料進行管理和應用的解決方案。要建立一套專業(yè)的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系
統(tǒng),來對費控等系統(tǒng)集成,為費控等系統(tǒng)提供相關(guān)電子影像采集和調(diào)閱服務(wù),真正實現(xiàn)財務(wù)
核算業(yè)務(wù)的集中處理,為完成公司推行財務(wù)共享中心平臺的目標提供基礎(chǔ)性技術(shù)支撐。
而做為一個大型企業(yè),企業(yè)內(nèi)擁有巨量的各類實體業(yè)務(wù)資料和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),這些內(nèi)容
與上述財務(wù)共享中心平臺所涉及的各類資料一樣,也是很多業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)信息,也具有很高的
使用價值,可以幫助企業(yè)提高業(yè)務(wù)效率、加強風險管控。所以,企業(yè)將來會逐漸對這些業(yè)務(wù)
資料內(nèi)容進行管理并加以利用,會在本次所建立的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上
不斷進行相應的擴展,逐步增加所管理的內(nèi)容類型,推行更多的基于內(nèi)容的業(yè)務(wù)應用,并最
終建設(shè)成一個統(tǒng)一的企業(yè)統(tǒng)企業(yè)內(nèi)容管理平臺,實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)容的全面管理。
1.2項目目標
按照上述的分析,對于本項目業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè),無法是在業(yè)務(wù)上
還是從系統(tǒng)建設(shè)本事來看,都可以分為當前和遠期兩個階段,而在不同階段有著對應不同的
目標。
1.2.1當前目標
在第一階段,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)還是以財務(wù)共享中心平臺為中心,
圍繞財務(wù)共享中心平臺相關(guān)業(yè)務(wù)的支持而展開。
所以,當前業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)目標是搭建基礎(chǔ)系統(tǒng)平臺,將財務(wù)共
享中心平臺相關(guān)業(yè)務(wù)所涉及到的各類紙質(zhì)資料和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸集到業(yè)務(wù)和會計檔案
數(shù)字化管理系統(tǒng)中,進行有序、高效和安全的管理,并為費控等系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)資料影像的調(diào)
閱服務(wù),為企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)共享中心平臺提供基礎(chǔ)性服務(wù)和技術(shù)支撐。
同時,在本期系統(tǒng)建設(shè)時也要考慮系統(tǒng)到對其業(yè)務(wù)資料和數(shù)據(jù)類型的管理支持,所建立
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
的系統(tǒng)必須具備很強的可擴展和靈活性,讓用戶可以在所建設(shè)系統(tǒng)平臺上不斷的進行數(shù)據(jù)類
型和應用業(yè)務(wù)的擴展,為下一步企業(yè)全面實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理做好準備。
1.2.2遠期目標
而從長遠來看,對于業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)目標就是:要在所建設(shè)的系
統(tǒng)基礎(chǔ)上,持續(xù)推動業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)應用、不斷擴展系統(tǒng)所管理的數(shù)
據(jù)類型,將業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)真正打造成為一個全面支撐企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管
理與應用的基礎(chǔ)IT信息管理和服務(wù)平臺,實現(xiàn)對企業(yè)各類實體資料和非結(jié)構(gòu)化數(shù)的集中、統(tǒng)
一、有序、高效和安全的管理。
并通過將業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與各應用系統(tǒng)之間建立緊密和清晰的關(guān)聯(lián)關(guān)
系,讓這些內(nèi)容信息可以在企業(yè)內(nèi)部和外部之間安全、高效的流轉(zhuǎn)和使用,并真正融入到相
關(guān)業(yè)務(wù)流程中去,幫助企業(yè)建立更高效、更低成本、更安全的業(yè)務(wù)和管理流程,以此提高企
業(yè)服務(wù)能力,提升企業(yè)競爭力。
13項目需求
基于企業(yè)對于本次項目建設(shè)的總體目標,以及具體的系統(tǒng)建設(shè)投標要求,我司認為企業(yè)
對于業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的基本需求就是能對將財務(wù)共享中心平臺有關(guān)的非結(jié)
構(gòu)化數(shù)據(jù)進行歸集、管理和展示,并為將來系統(tǒng)的應用擴充提供擴展支持。而其中,對于業(yè)
務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的幾個關(guān)鍵需求有:
1.3.1全面內(nèi)容采集
需要業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具備強大的影像采集功能,以對包括財務(wù)共享中心
平臺有關(guān)資料在內(nèi)的各類亞質(zhì)資料和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行采集,實現(xiàn)對這些內(nèi)容的集中歸集。
由于存在紙質(zhì)和電子兩大類資料,所以系統(tǒng)要能夠支持對紙質(zhì)資料的數(shù)字化采集以及對電子
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數(shù)據(jù)的采集。
對于紙質(zhì)資料的采集,系統(tǒng)要提供完善的資料數(shù)字化處理方案,以實現(xiàn)對業(yè)務(wù)中涉及到
的各種紙質(zhì)資料行數(shù)字化處理,提供:資料掃描、圖片處理、類型識別、OCR識別、索引
錄入、影像批注等功能,將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變可管理、可查詢和利用的電子影像數(shù)據(jù)。
而對電子內(nèi)容(非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))系統(tǒng)也需要提供相應的采集接口,提供:數(shù)據(jù)上傳、圖
片處理、類型識別、影像批注、索引錄入等功能,將游離在系統(tǒng)之外的相關(guān)業(yè)務(wù)電子內(nèi)容數(shù)
據(jù)歸集到系統(tǒng)中,使其可管理、有價值、可查閱和利用。
1.3.2統(tǒng)一內(nèi)容管理
業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)主要的功能之一,就是對采集到系統(tǒng)中的各類影像和其
他類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的管理。
所以,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)必須需要具備:內(nèi)容分類、屬性管理、數(shù)據(jù)處理、
版本管理、訪問控制、影像歸檔以及存儲管理等功能,以實現(xiàn)對電子影像等內(nèi)容數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、
有序、安全和高效的存儲與管理。
1.3.3高效影像發(fā)布
對于資料影像最多的應用就是影像的查閱,所以需要業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提
供完善的影像發(fā)布方案,具備影像集中查詢和通過外部系統(tǒng)接口發(fā)布影像的功能,并支持全
文檢索。用戶可以通過關(guān)鍵字(在業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)或其他外部系統(tǒng))對影像
進行高速檢索和調(diào)閱,并結(jié)合完善的權(quán)限控制體系,實現(xiàn)影像資料的有效分配和利用。
由于影像等內(nèi)容數(shù)據(jù)的特殊性(單個內(nèi)容的數(shù)據(jù)量會比較大),而這些影像在調(diào)閱時都
也很高的時效性要求(如:財務(wù)在審核報銷發(fā)票時,就要求能在較短時間內(nèi)調(diào)閱出對應的發(fā)
票影像),所以系統(tǒng)必須有良好的整體性能和效率保障方案,以保證影像調(diào)閱及其他內(nèi)容的
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發(fā)布效率。
1.3.4規(guī)范檔案管理
由于實體資料都是原始的業(yè)務(wù)憑證,特別是很多涉及到財務(wù)相關(guān)的資料(如:發(fā)票、銀
行票據(jù)等),都是很非常重要的資料。所以,除了要對資料的影像進行管理外,對這些實體
資料也需要進行統(tǒng)一、安全、規(guī)范的歸檔管理。
因此,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需要提供實體資料歸檔管理的解決方案和應用模
塊,提供:檔案移交、案卷組建、檔號生成、目錄打印、庫房功能、檔案銷毀、案卷查詢以
及信息統(tǒng)計報表等功能,以實現(xiàn)對實體檔案的集中、分類、規(guī)范的管理。并依托于檔案對應
的影像數(shù)據(jù),對案卷和案件信息以及對應的影像進行綜合管理。
13.4.1檔案庫房管理
要實現(xiàn)對實體資料的歸檔管理,前提是要有相應的檔案庫房來存儲和管理這些檔案。而
在整個檔案管理過程中,很重要的一個環(huán)節(jié)就是庫房的管理(包括:庫房本身的管理以及檔
案在庫房中的管理)。所以,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)還需要提供相應的庫房管理方
案和系統(tǒng)功能,來對檔案及檔案庫房進行管理。
對于檔案庫房的管理,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)對庫房物理結(jié)構(gòu)、庫位
信息的管理,并提供:檔案出入庫管理、檔案移庫、檔案借閱、檔案銷毀、檔案盤點等應用
功能,用以支持日常的檔案庫房管理工作的開展。
1.3.5快速系統(tǒng)集成
業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)主要功能就是用來對企業(yè)中的各類內(nèi)容(實體類檔案+
非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))進行集中、統(tǒng)一和高效的管理,為用戶和其他各類應用與管理系統(tǒng)提供內(nèi)容
相關(guān)的采集和發(fā)布服務(wù),讓這些業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)內(nèi)容真正融入到相關(guān)業(yè)務(wù)流程中去,進而發(fā)揮其
應用價值,為企業(yè)帶來收益。
因此,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)必須具備很強的整合能力,能夠快速的與費控系
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統(tǒng)、ERP等各類應用系統(tǒng)進行集成,為其提供影像采集和調(diào)閱等服務(wù),實現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的應用,
進而達到系統(tǒng)建設(shè)的真正目標。
1.3.6強大系統(tǒng)擴展
正如上文所提到的,長遠來看企業(yè)的最終目標是要將業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)打
造成為一個全面支撐企業(yè)內(nèi)容(實體資料+非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))管理與應用的基礎(chǔ)IT信息管理和
服務(wù)平臺,以實現(xiàn)對企業(yè)各類內(nèi)容的集中、統(tǒng)一、高效的管理和充分的應用。
所以,企業(yè)所需要的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)必須是一個可擴展性很強的系統(tǒng)平
臺,系統(tǒng)要具備很強的擴充性,以便可以在所建立的系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上持續(xù)進行系統(tǒng)的升級和
業(yè)務(wù)應用的擴展,讓系統(tǒng)從一個財務(wù)共享中心平臺影像管理系統(tǒng)慢慢升級成為一個企業(yè)內(nèi)容
管理平臺,進而實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的長目標。
1.3.7海量數(shù)據(jù)支持
而做為一個擁有近百萬員工的超大型企業(yè),企業(yè)內(nèi)擁有巨量的各類實體業(yè)務(wù)資料和非結(jié)
構(gòu)化數(shù)據(jù),一旦對這些數(shù)據(jù)進行集中、統(tǒng)一的管埋,那具數(shù)據(jù)總量將是海量的。
所以,企業(yè)所建設(shè)的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)必須具備海量數(shù)據(jù)的管理能力(有
管理海量數(shù)據(jù)的成功應用案例),具有幾十億量級的數(shù)據(jù)處理能力(包括:數(shù)據(jù)的處理、載
入和發(fā)布\
系統(tǒng)要具有先進的數(shù)據(jù)存儲架構(gòu),在支持海量數(shù)據(jù)管理的同時,還要確保整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)
處理(特別是數(shù)據(jù)調(diào)閱)的高效性,并可保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。
1.3.8全面類型支持
作為一個超大型企業(yè),企業(yè)的業(yè)務(wù)種類多、員工數(shù)量大,所以其企業(yè)內(nèi)必定存在數(shù)據(jù)巨
大、類型繁多的資料和數(shù)據(jù)。
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因此,企業(yè)所建設(shè)的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)必須支持對各種不同類型數(shù)據(jù)的管
理,比如:發(fā)票、驗收單據(jù)、辦公電子文檔、實體檔案、音視頻等,以支持企業(yè)對非結(jié)構(gòu)化
數(shù)據(jù)管理的近期與遠期目標。
1.3.9安全系統(tǒng)保障
企業(yè)作為一家大型國企,其本身對信息安全的要求就很高。外加,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字
化管理系統(tǒng)所管理的都是一些業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)憑證,當中會涉及大量的敏感信息(比如:財務(wù)信
息、證件信息等),而這些數(shù)據(jù)又是很容易擴散的(拷貝、復印、打印等I所以,業(yè)務(wù)和會
計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)必須有良好的數(shù)據(jù)安全保障策略,以確保相關(guān)資料和影像數(shù)據(jù)的安全
性。
另外,由于企業(yè)作的業(yè)務(wù)繁忙,業(yè)務(wù)量大、業(yè)務(wù)影響范圍廣。所以,其對業(yè)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)
的穩(wěn)定和可靠性要求也很高,系統(tǒng)必須確保安全可控,能夠連續(xù)、穩(wěn)定的提供服務(wù),以保證
企業(yè)的業(yè)務(wù)連續(xù)性。
1.4對業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實施的理解
要成功實施一個系統(tǒng),其前提是必須對該系統(tǒng)的主要功能、系統(tǒng)定位、建設(shè)目標以及其
自身的一些重要特點有足夠的理解。因為,只有這樣才能把握住系統(tǒng)實施的關(guān)鍵點、抓住其
中重點和難點,才能讓項目按照既定的目標進行。否則,相反的,系統(tǒng)的實施將就很難達到
預期的目標.
所以,對于本次企業(yè)所要實施的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),我們就必須先要對其
有足夠的理解和認識,特別是對其實施過程中的關(guān)鍵點、重點和難點,要有清晰的認知。
與ERP等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)不同的是,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的管理對應主
要是影像、電子文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而這些數(shù)據(jù)相對于數(shù)據(jù)庫(結(jié)構(gòu)化)數(shù)據(jù),有其非常
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鮮明的特點:
>非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),介質(zhì)多樣,查找困難;
>使用頻率不高;
>數(shù)量多,容量大,增長快;
>核心業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù);
>涉密信息(發(fā)票、合同等)
>容易復制、外發(fā);
基于此,對于業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),按照我們的經(jīng)驗和理解,其系統(tǒng)實施的
關(guān)鍵點和重點(也是難點)主要有:
?要保證系統(tǒng)的高效率(大容量文件的查詢);
?系統(tǒng)需要具備海量數(shù)據(jù)管理能力(非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)量巨大);
?系統(tǒng)要盡可能的減少對網(wǎng)絡(luò)帶寬資源的占用(企業(yè)一般不會為這類數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)應用
申請專用帶寬);
?系統(tǒng)必須保證良好的安全性(要保證數(shù)據(jù)的:存儲安全、使用安全、流轉(zhuǎn)安全);
?系統(tǒng)必須有很強的可擴展性(存儲、業(yè)務(wù)、性能);
?系統(tǒng)要具備很好的靈活性(多流程、多業(yè)務(wù));
?系統(tǒng)必須要有強大的整合能力(需要與短控等系統(tǒng)集成X
在多年的內(nèi)容管理系統(tǒng)產(chǎn)品研發(fā)以及多個內(nèi)容管理系統(tǒng)建設(shè)項目中,已經(jīng)積累了大量項
目技術(shù)和經(jīng)驗,對上述這些電子影像(內(nèi)容管理)系統(tǒng)實施中的重點和難點都有很好的應對
方法和解決方案,能夠很好的把控整個系統(tǒng)實施的關(guān)鍵點。
所以,基于我們雄厚的技術(shù)能力、成熟的軟件產(chǎn)品、豐富的項目經(jīng)驗,以及對企業(yè)業(yè)務(wù)
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和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)項目的深刻理解。我們有能力為企業(yè)建設(shè)一個強大、全面、高
效和安全的業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),滿足企業(yè)的相關(guān)應用需求。
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2項目解決方案
本方案是根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的需求,結(jié)合企業(yè)影像管理系統(tǒng)的特
點以及我們在類似項目上所累積的大量成功經(jīng)驗所設(shè)計的。
2.1方案設(shè)計原則
對于一個系統(tǒng)的設(shè)計和實施所使用的方案、技術(shù)和萬法不同,則最終的效果也會完全不
同。因而,在進行具體工作之前制定一個總體方案,確定設(shè)計藍圖和總的體系結(jié)構(gòu),并在此
前提和方針之下,有計劃、有步驟地實施,是十分重要的。在我們?yōu)槠髽I(yè)設(shè)計業(yè)務(wù)和會計檔
案數(shù)字化管理系統(tǒng)方案和系統(tǒng)開發(fā)時,我們都會遵循以原則:
2.1.1統(tǒng)一性
系統(tǒng)的整個設(shè)計、開發(fā)和實施過程都是由相同的組織進行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一領(lǐng)導的,并在
系統(tǒng)建設(shè)和實施過程中都采用統(tǒng)一的標準。
2.1.2先進性
企業(yè)現(xiàn)在確定的服務(wù)范圍,從長遠講必定會不斷地自身擴充或同外界聯(lián)系,我們在設(shè)計
這個系統(tǒng)的過程中,已考志了這個問題。
采用當前穩(wěn)定和先進的技術(shù),所使用的硬件設(shè)施均是當前先進、成熟、穩(wěn)定以及性價比
高的產(chǎn)品;所選軟件系統(tǒng)均具有易改造、易升級、易操作、易維護等特性;并且所選軟硬件
都符合國際、國內(nèi)標準的硬件和軟件技術(shù)規(guī)范,為進一步擴展打下了基礎(chǔ)。
2.1.3擴展性
我們在設(shè)計和建設(shè)的系統(tǒng)時,充分考慮到了系統(tǒng)的擴展問題,在系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)和軟硬件
配置方面都做了充分考慮和相應的設(shè)計。
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系統(tǒng)在業(yè)務(wù)擴展、功能擴展、存儲擴展和性能擴展四個方面系統(tǒng)都有專門的擴展支持,
使得整個系統(tǒng)具有高度的擴展性,可隨時根據(jù)業(yè)務(wù)變化、業(yè)務(wù)擴展、業(yè)務(wù)量增長、用戶和數(shù)
據(jù)量增加等情況來進行對立的系統(tǒng)擴展。
2.1.4標準性
系統(tǒng)投入運行后,企業(yè)所要面臨的一個重要問題就是如何管理系統(tǒng)。如果系統(tǒng)管理不好,
將會給各級管理人員及業(yè)務(wù)的開展帶來很多麻煩。
為此,我們在進行系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè)和實施時,都會遵守相關(guān)國家及金融行業(yè)已有的標
準規(guī)范。并會與企業(yè)的工作人員一起制定一套技術(shù)標準和管理規(guī)章制度,以保證系統(tǒng)投入運
行之后,無論是技術(shù)或是管理工作,都用標準的制度或規(guī)范來保證其正常運行。
2.1.5前瞻性
我們所設(shè)計的總體結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)方案具有高度的前瞻性,在系統(tǒng)體系架構(gòu)和軟件體系結(jié)構(gòu)
設(shè)計分明充分考慮業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理的變化,軟硬件配置方面也不僅是考慮當前需要,而是
充分兼顧了未來的擴展需要??傊覀兯ㄔO(shè)的是一個可長期使用的系統(tǒng)。
隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的軟硬件水準可不斷提高或更新,
無論業(yè)務(wù)如何變化,都是在我們已設(shè)計好的藍圖之內(nèi)擴充和升級,且擴充和變更簡便易行,
不會出現(xiàn)推倒重來或大換班的情況。
2.1.6開放性
遵循開放性原則進行系統(tǒng)的開發(fā)和實施,充分考慮天來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,提供良好的數(shù)
據(jù)接口,滿足與企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互連互通。
系統(tǒng)軟件以及應用軟件的核心模塊,均采用國際通月標準接口,通過應用接口在應用層
面上與企業(yè)相關(guān)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)連接和導入導出。
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2.1.7靈活性
企業(yè)的業(yè)務(wù)會隨著政策的變化、社會的發(fā)展而改變,因而如果沒有一個靈活的系統(tǒng)的
支持將是后患無窮的,一旦業(yè)務(wù)上有改變則系統(tǒng)就可能面臨不能運作的風險。
在檔案影像管理上的多年經(jīng)驗使得我們的產(chǎn)品具備很好的靈活性,很多關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息
是可配置的,并對外提供多種的接口,進而可靈活滿足不同種類的業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)變化。
?可以通過配置界面來為每個資料類型定義關(guān)鍵索引信息;
?可以通過配置來為輸入索引提供業(yè)務(wù)邏輯判斷;
?通過流程設(shè)置可自定義內(nèi)容采集、發(fā)布和利用相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。
2.1.8易用性
在設(shè)計和開發(fā)系統(tǒng)過程中,我們將提供友好、簡潔以及布局合理的系統(tǒng)用戶界面,支持
靈活、便捷的輸入方式,并完全支持簡體中文。總之,我們會確保為企業(yè)所提供的系統(tǒng)具有
良好的易用性。
2.1.9安全性
我們非常重視系統(tǒng)的安全性和可靠性,在設(shè)計系統(tǒng)建設(shè)方案時會充分考慮了系統(tǒng)的安全
性和可靠性,在系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全方面做了大量的工作。
我們建立了完善的運行管理監(jiān)控和安全控制機制,制訂了故障處理手段和數(shù)據(jù)的備份恢
復策略;系統(tǒng)支持災備系統(tǒng)架構(gòu),具備災難恢復等功能,可應對緊急情況應下的系統(tǒng)緊急處
理;設(shè)定了用戶對系統(tǒng)不同模塊的不同級別操作權(quán)限,并建立日志文件以跟蹤記錄用戶對系
統(tǒng)每一次操作的詳細情況。確保系統(tǒng)可實現(xiàn)7x24小時持續(xù)、穩(wěn)定、安全地運行,保證企業(yè)
業(yè)務(wù)的連續(xù)性。
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2.2方案總體概述
企業(yè)業(yè)想通過建設(shè)影像化的檔案管理系統(tǒng),規(guī)范業(yè)務(wù)資料的管理工作,降低業(yè)務(wù)部門檔
案工作負擔,實現(xiàn)檔案規(guī)范化、自動化管理及檔案影像的網(wǎng)絡(luò)化快速調(diào)閱;同時建立業(yè)務(wù)和
會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,讓業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)能通過接口實時調(diào)閱與
具體事務(wù)相關(guān)的影像資料,為企業(yè)的日常工作和行政管理提供有力支持。
本方案是以企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)平臺為核心載體,通過將企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)與報賬報銷等
財務(wù)集中業(yè)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)進行整合來,以實現(xiàn)企業(yè)的財務(wù)核算業(yè)務(wù)的集中處理。首先,暹過實
施企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng),為企業(yè)提供:全面的內(nèi)容采集(包括:對紙質(zhì)業(yè)務(wù)資料快速數(shù)字化處
理以及電子數(shù)據(jù)的歸集)、安全的數(shù)據(jù)存儲、統(tǒng)一的內(nèi)容管理、高效的影像查閱以及規(guī)范的
實體檔案歸檔管理等,電子影像和業(yè)務(wù)資料的基本管理解決方案。
之后,利用標準系統(tǒng)接口,將企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)與報賬報銷等系統(tǒng)進行全面的整合,將
電子影像與實體單據(jù)業(yè)務(wù)信息進行關(guān)聯(lián),實現(xiàn)資料影像垮地域、垮系統(tǒng)和跨部門的調(diào)閱。讓
財務(wù)核算相關(guān)業(yè)務(wù)(費用報銷、采購付款等)的原始憑證和基礎(chǔ)信息真正融入到業(yè)務(wù)的處理
流程中,實現(xiàn)報賬報銷等財務(wù)核算業(yè)務(wù)的無紙化審批。
另外,考慮企業(yè)業(yè)務(wù)多、變化快的特點,以及企業(yè)電子影像系統(tǒng)建設(shè)的長遠目標規(guī)劃。
我們基于本方案為企業(yè)所設(shè)計和建設(shè)的電子應系統(tǒng)將是運行高效、使用方便和安全可靠的,
并具有很強的擴充性,可以很好的適應今后的業(yè)務(wù)和管理變化滿足,系統(tǒng)整體擴展和升級的
需要。總的來說,本次為企業(yè)所提供的業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)方案的結(jié)構(gòu)示意
圖為:
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合
緊蛻橫心
①采集平臺>gg
ibU踢
2.2.1總體方案架構(gòu)
根據(jù)系統(tǒng)整體建設(shè)規(guī)劃和實施方案設(shè)計,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)主要功能就是
用來對企業(yè)中的各類檔案內(nèi)容(實體檔案、資料影像、其他類型非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))進行統(tǒng)一、
規(guī)范、安全和高效的管理為用戶和其他各類應用系統(tǒng)提供檔案內(nèi)容相關(guān)的采集和發(fā)布服務(wù)。
所以,業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是企業(yè)IT系統(tǒng)整體架構(gòu)中一個重要的支撐性基礎(chǔ)管理
和服務(wù)平臺。
所以,從總體上來看,本次企業(yè)業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)方案的設(shè)計是以對檔案
進行處理和管理的三個主要節(jié)點為核心,以檔案管理的整體邏輯關(guān)系(檔案資料采集分檔
案數(shù)據(jù)管理T檔案信息應用)而展開。
首先,利用業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的檔案采集功能和系統(tǒng)采集接口,將相關(guān)的
業(yè)務(wù)檔案資料(紙質(zhì)資料影像的或電子文件)采集到業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中。之
后,由業(yè)務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供的一系列的系統(tǒng)功能組件對所采集到的檔案內(nèi)容
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
進行統(tǒng)一、規(guī)范、安全和高效的處理與管理。最后,通過系統(tǒng)所提供的發(fā)布服務(wù)將系統(tǒng)所管
理的資料影像等內(nèi)容對用戶和外部應用系統(tǒng)(費控系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等)進行發(fā)布,讓這些業(yè)
務(wù)檔案得到充分的應用,實現(xiàn)企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)和管理應用??傮w上,我們?yōu)槠髽I(yè)所設(shè)計的業(yè)
務(wù)和會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)總體方案架構(gòu)大致如下:
內(nèi)WK
系跳
上
?
統(tǒng)
財
共
吊
(men.xw±<t)
ERP
看科分?票維
*
2.3總體業(yè)務(wù)方案
2.3.1多樣業(yè)務(wù)支持
強大工作流平臺
企業(yè)影像管理系統(tǒng)內(nèi)置了一個強大、高效、成熟的工作流平臺軟件支撐,用以支撐檔案
歸檔管理、資料掃描加工處理等相關(guān)業(yè)務(wù)和管理流程的流轉(zhuǎn)。
因此,用戶可以在企業(yè)影像管理系統(tǒng)中根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況自定義配置、調(diào)整相應的業(yè)務(wù)
流程,維護流程信息。具體,企業(yè)影像管理系統(tǒng)內(nèi)置的工作流平臺以及相應系統(tǒng)流程支持具
備如下功能:
?系統(tǒng)支持工作流水線式設(shè)計和操作,系統(tǒng)的工作流程可根據(jù)實際業(yè)務(wù)和管理需要隨
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檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案
時進行調(diào)整;
?系統(tǒng)支持工作流程的可視化配置,并提供了相應的配置平臺;
?系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)處理流程,可實現(xiàn)工作流模式,分環(huán)節(jié)多用戶流程式工作,并支持返
工、任務(wù)分配等工作流操作;
?用戶可根據(jù)需要在業(yè)務(wù)工作流程中創(chuàng)建新的環(huán)節(jié),工作流程中的各環(huán)節(jié)既支持系統(tǒng)
自動處理,也支持人工處理;
?系統(tǒng)可以對工作流的各個環(huán)節(jié)進行跟蹤、對相關(guān)流程信息進行統(tǒng)
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