項目1辦公自動化的基礎(chǔ)知識和基本技術(shù)應用

項目1辦公自動化的基礎(chǔ)知識

和基本技術(shù)應用

1.1項目分析

典型案例

在現(xiàn)代信息社會中，計算機已成為信息處理的主要工具。計算機網(wǎng)絡的發(fā)展加快了全

球信息化的步伐，計算機網(wǎng)絡在辦公自動化中的應用，使辦公自動化發(fā)生了本質(zhì)的變化。

互聯(lián)網(wǎng)（Internet）的應用使辦公自動化從一個單位的辦公室延伸到全社會，碩大的地球

因此成為信息網(wǎng)絡意義上的地球村。掌握并熟練使用互聯(lián)網(wǎng)是進入信息社會的通行證，包括

從網(wǎng)絡上搜索和下載資料、即時通訊軟件（），以及博客（Blog）和微博客的使用等。

教學目標

本項目通過辦公自動化的基礎(chǔ)知識和基本技術(shù)應用的學習，掌握辦公自動化的概念，

了解辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成；熟悉辦公事務管理的概念與內(nèi)容；了解電子政務的定義，掌

握電子政務的基本模式；了解個人計算機、計算機網(wǎng)絡在辦公自動化中的作用和地位，熟

殊地掌握Windows操作系統(tǒng)、Oftlce辦公軟件及瀏覽器（IE）的使用；了解辦公自動化系

統(tǒng)平臺技術(shù)。

1.2相關(guān)知識

辦公自動化（OfficeAutomation,0A）是信息革命的產(chǎn)物，是信息化社會最重要的標

志之一，也是社會信息化的重要技術(shù)保證。辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能

結(jié)合起來的一種新型的辦公方式,通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)

化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化

決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，采用

Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)

備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)

內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去更雜、低效的手工辦公方式，

為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的FI的。

1.2.1辦公自動化概述

辦公自動化是指利用先進的科學技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作

效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效益。它的基本特征是使用計算機、網(wǎng)絡、復印

機、傳真機等現(xiàn)代設(shè)備對各種辦公事務相關(guān)的文檔進行處理、存儲、包:制和傳輸。

辦公自動化將人、計算機和信息三者結(jié)合為一個辦公體系，構(gòu)成一個服務于辦公業(yè)務

的人機信息處理系統(tǒng)。通過提高辦公效率，使用先進的機器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充

分利用各種辦公信息資源，使辦公業(yè)務從事務層進入管理層，甚至輔助決策層，將辦公和

管理提高到一個嶄新的水平。

1.2.1.1辦公活動與辦公自動化

自從人類社會出現(xiàn)了國家，也就有了辦公的概念。人們在進行生產(chǎn)活動、科學實踐和

行政管理的過程中，為實現(xiàn)一個具體的工作目標，所從事的處理人群集體事務或信息的活

動就稱為辦公。辦公的性質(zhì)決定了辦公活動是有組織、有目的的活動,辦公活動處理各種

形式的信息，對于物質(zhì)的處理(如各類生產(chǎn)活動)則不屬于辦公的范疇，但需要辦公活動

的支持。

1.辦公活動

影響辦公方式最活躍的因素是辦公活動的工具，即辦公設(shè)備，其演變的歷史也就是辦

公活動方式演變的歷史。

(1)農(nóng)業(yè)時代的辦公活動

在農(nóng)業(yè)時代，科學技術(shù)和應月技術(shù)水平都很低。那時主要的辦公工具是紙、筆和算盤,

主要的辦公活動是信息的生成、輸出和存儲，信息記錄在紙上，通過抄寫或印刷來復制，

辦公活動完全依靠手工來完成，而辦公公文信函的傳遞主要以馬作為交通工具。

(2)工業(yè)時代的辦公活動

在工業(yè)時代，蒸汽機的出現(xiàn)、電的發(fā)明對辦公活動方式產(chǎn)生了巨大的影響，辦公設(shè)備

也步入了一個新的階段.

電話的發(fā)明使得信息的傳遞電子化成為了可能，同時打字機和電傳機的廣泛應用也大

大地提高了信息處理與傳遞的效率。復印機、傳真機等辦公設(shè)備的出現(xiàn)，使工業(yè)時代的辦

公方式更多地依賴于各種辦公設(shè)備，就辦公活動的本質(zhì)來說，即信息的生成、輸出、存儲、

處理并沒有太大的改變，改變的是辦公的效率和傳輸?shù)乃俣?。對于個人或者組織來說，辦

公仍集中于固定的場所，完全依賴于人的參與，包括決策、操作等方面；對于社會來說，

辦公仍沒有擺脫傳統(tǒng)意義上辦公活動的概念，人們還必須到辦公室去處理日常繁瑣的事務。

(3)信息時代的辦公活動

計算機的出現(xiàn)標志著信息時代的來臨，與此同時，通信技術(shù)及其他軟科學的進步，使

得人類社會對信息的處理、傳遞以及組織能力達到了前所未有的高度，辦公活動的方式也

發(fā)生了真正意義上的巨大變化。

隨著信息社會的到來，辦公方式逐漸從手工轉(zhuǎn)變到自動化的辦公系統(tǒng)，從機械化逐漸

轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瑥娜斯せ蚝唵坞娮踊男畔鬟f逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡無紙化的傳遞，

從簡單的文字處理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榘▓D、文、聲、像的綜合信息處理，從人工簡單決策轉(zhuǎn)變

為包含管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，或者具有人工智能的專家系統(tǒng)的復雜決策。

2.辦公自動化

20世紀70年代中期，發(fā)達國家的辦公業(yè)務量急劇增加，辦公成本居高不下，對政府

的管理運作及企業(yè)的生產(chǎn)效率產(chǎn)生了巨大的負面影響，急需一種新的辦公管理方式來解決

這些矛盾。辦公自動化就是在這種歷史背景下產(chǎn)生并發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。

自辦公自動化概念產(chǎn)生以來，也隨之出現(xiàn)了很多種關(guān)于辦公自動化的定義。

20世紀70年代，美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為初露端倪的辦公自動化作了如下

定義：辦公自動化是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)難以處

理的、數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術(shù)。

我國在20世紀80年代初就開始制定辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃，1985年在國

務院電子振興辦組織的我國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會上，對辦公自動化作了如下定義：

“辦公自動化是指利用先進的科學技術(shù)，不斷地使人們的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外

的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室工作人員構(gòu)成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)?！?/p>

這個定義從實質(zhì)上對辦公自動化進行了較為全面、準確、本質(zhì)、發(fā)展的描述。定義中

提出了辦公自動化的五個主要組成部分，即科學技術(shù)、辦公活動、辦公設(shè)備、辦公人員和

人機信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，

輔助決策，求取更好的效果，以達到既定(即經(jīng)濟、政治、軍事或其他方面的)目標。

辦公自動化是一個不斷成長的概念，辦公自動化的內(nèi)涵已經(jīng)大為擴展，電子政務、電子

商務、企業(yè)信息化、教育信息化、數(shù)字家庭等都可以看成是辦公自動化內(nèi)容的延伸和發(fā)展。

1.2.1.2辦公自動化發(fā)展

1.國外辦公自動化發(fā)展

辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展非常迅速，同時世界各國政府也極為重視本國辦公自動化系統(tǒng)

的發(fā)展，不惜花費巨資。美國公司和企業(yè)的辦公自動化的發(fā)展比政府部門要早，并且水平

也較高。各公司、企業(yè)不僅把辦公自動化視為提高效率、節(jié)約成本的手段，更是利用它來

加強經(jīng)營管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競爭能力的重要條件。

化重組和有效改造，構(gòu)建精簡、高效、廉潔、公平的服務型的現(xiàn)代化政府運作模式，以便

全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范、透明、符合國際水準的管理和服務。電子政務的

核心在于將政府的管理和服務借助信息手段集成，實現(xiàn)更高效、更廉潔、更務實的政府監(jiān)

管和服務。而要搞好電子政務，其首要的條件就是政府機構(gòu)內(nèi)要建立完善、成熟的辦公自

動化系統(tǒng)。

電子政務的運作模式有G2G模式、G2E模式、G2B模式和G2c模式等四種。

?G2G電子政務：政府（Government）與政府之間的電子政務。它是指政府內(nèi)部、

政府上下級之間、不同地區(qū)和不同職能部門之間實現(xiàn)的電子政務活動。

?G2E電子政務：政府與政府雇員（Employee）之間的電子政務。它是政府機構(gòu)通

過網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部電子化管理的重要形式，也是G2G、G2B和G2C電子政務

模式的基礎(chǔ)。G2E電子政務主要是利用Intranet建立起有效的行政辦公和員工管

理體系，以提高政府工作效率和公務員管理水平服務。

?G2B電子政務：政府與企業(yè)（Business）之間的電子政務。企業(yè)是國民經(jīng)濟發(fā)展

的基本經(jīng)濟細胞，促進企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)的市場適應能力和國際競爭力是各級

政府機構(gòu)共同的責任。

?G2c電子政務：政府與公民（Citizen）之間的電子政務。主要是政府通過電子網(wǎng)

絡系統(tǒng)為公民提供各種服務。

（2）電子商務

數(shù)字化辦公在商業(yè)領(lǐng)域的實現(xiàn)就是電子商務（ElectronicCommerce）。即在Internet開

放的網(wǎng)絡環(huán)境下，基于瀏覽器/服務器應用方式，實現(xiàn)消費者的網(wǎng)上購物、商戶之間的網(wǎng)上

交易和在線電子支付的一種新型的商業(yè)運營模式。電子商務的核心在于通過互聯(lián)網(wǎng)完成商

品信息服務、交易和用戶支付。

電子商務的運作模式有企業(yè)與個人的交易（B2c模式）和企業(yè)之間的交易（B2B模式）

兩種。

4.國內(nèi)辦公自動化存在的問咫

在我國辦公自動化的發(fā)展過程中，辦公自動化建設(shè)取得了很多成績，同時也暴露了很

多問題。

（1）投資大、效果不明顯，水平低、重復建設(shè)多，硬件投入多、軟件投入少，模擬手

工作業(yè)增加管理負擔等。

（2）辦公人員大都是非計算機專業(yè)人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統(tǒng)及

硬件知識的缺乏，導致辦公效率降低，系統(tǒng)管理員工作量增大。如系統(tǒng)維護及軟件升級，

由于計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，軟便件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居

高不下。

造成這些問題的主要原因有以下三方面。

①對辦公自動化的本質(zhì)作用理解不深。通常只是把辦公自動化理解為辦公過程中的先

進技術(shù)和設(shè)備的使用，使用的目的是提高效率。實際上，通過實現(xiàn)辦公自動化，提高管理

機構(gòu)的決策效能更為重要。

②忽視了辦公自動化發(fā)展的基礎(chǔ)。認為只要有了先進的技術(shù)和設(shè)備，就可以實現(xiàn)辦公

自動化。其實，辦公自動化發(fā)展必須依賴兩個基礎(chǔ)：一個是管理基礎(chǔ)，另一個是信息積累

基礎(chǔ)。如果脫離了這兩個基礎(chǔ)，辦公自動化就會變成空中樓閣。

③技術(shù)條件的制約，也會使得辦公自動化建設(shè)難以達到預期的目的。如早期的網(wǎng)絡技

術(shù)在信息共享和溝通方面的支持就明顯不足。

5.我國辦公自動化的發(fā)展策略

根據(jù)我國辦公自動化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，要使我國辦公自動化建設(shè)走上健康、

快速發(fā)展的軌道，在辦公自動化建設(shè)方面應采取如下對策。

(1)在組織實施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實施體制，確

保系統(tǒng)的運行維護和系統(tǒng)持續(xù)的升級，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公

自動化為業(yè)務核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。

(2)在技術(shù)選向方面，選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)?，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能

代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標準化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應用主張自主開發(fā),

發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)向Browser/Server結(jié)構(gòu)體

系，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器。

(3)在設(shè)計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務的設(shè)計轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計，即將設(shè)計的著

眼點放在用戶對象身上，設(shè)計視角范圍是整個內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進行相關(guān)業(yè)務設(shè)計。

將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計中去。

(4)在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計轉(zhuǎn)向采用復雜適用系統(tǒng)(CAS)理論進行

實現(xiàn)，即從一般的業(yè)務需求中抽象出關(guān)鍵的復雜適應系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠適應環(huán)境變化，系

統(tǒng)使用越久，積累的有價值的東西就越多。

辦公自動化不應只是辦公的計算機化，而是要融入新的管理方式，要融知識管理于辦

公自動化中。通過新系統(tǒng)，辦公自動化為領(lǐng)導層、辦公室、人力資源部門、業(yè)務部門等提

供全新高效的工作模式。

1.2.1.3辦公自動化系統(tǒng)

1.辦公自動化系統(tǒng)的概念

辦公自動化系統(tǒng)是指面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務的集成化信息系統(tǒng)。它將該

單位的人員、業(yè)務流程、信息、組織機構(gòu)、辦公自動化技術(shù)與設(shè)備集成為一個有機的整體。

辦公自動化系統(tǒng)的運作包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個環(huán)節(jié)。

2.辦公自動化系統(tǒng)要素及模式

(I)辦公自動化系統(tǒng)要素

辦公自動化系統(tǒng)要素包括人員、業(yè)務、辦公機構(gòu)、辦公制度、辦公技術(shù)設(shè)備、辦公環(huán)

境等。

(2)辦公自動化系統(tǒng)模式

辦公自動化系統(tǒng)模式可分為信息流模式和工作流模式。

?信息流模式：在系統(tǒng)分析中需明確信息處理環(huán)節(jié)、信息量、信息利用率、信息流

向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并對此作

出規(guī)范化的描述。描述的準則是要保持系統(tǒng)整體上的一致性、透明性和相容性。

?工作流模式：對辦公活動、辦公過程、工作規(guī)程進行分解，使之達到可以由自動

化系統(tǒng)模擬的最簡單流程。過程模式的描述要求有明確辦公系統(tǒng)及子系統(tǒng)的目標、

達到目標的效益標準、達到目標的具體任務與步驟、任務的參與者及相關(guān)方面、

所需信息的范圍、類型與質(zhì)量要求、時間限制、可提供的技術(shù)手段等。

3.辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成

辦公自動化系統(tǒng)按其功能由三個層次構(gòu)成，即事務處理層辦公自動化系統(tǒng)、信息管理

層辦公自動化系統(tǒng)和決策支持層辦公自動化系統(tǒng)。

(1)事務處理層辦公自動化系統(tǒng)

該系統(tǒng)支持辦公部門的分散的事務處理的辦公自動化。辦公事務處理的主要內(nèi)容是執(zhí)

行例行的日常辦公事務，涉及大量的基礎(chǔ)性工作，包括文字處理、電子排版、電子表格處

理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個

人數(shù)據(jù)庫等。

事務型辦公自動化系統(tǒng)可以是單機系統(tǒng)，也可以是多機系統(tǒng)。單機系統(tǒng)不具備計算機

通信能力，主要靠人工信息方式及電信方式通信。多機系統(tǒng)可采用局域網(wǎng)、程控交換機綜

合通信網(wǎng)、城域網(wǎng)或廣域網(wǎng)等。

(2)信息管理層辦公自動化系統(tǒng)

信息管理層辦公自動化系統(tǒng)，是把事務型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一體化的辦

公信息處理系統(tǒng)。它由事務型辦公系統(tǒng)支持，以管理控制活動為主。除了具備事務型辦公

系統(tǒng)的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根據(jù)不同的應用可分為政府機關(guān)型、市

場經(jīng)濟型、生產(chǎn)管理型、財務管理型和人事管理型等。

信息管理層辦公自動化系統(tǒng)多數(shù)是以局域網(wǎng)為主體構(gòu)成的系統(tǒng)。局域網(wǎng)可以連接不同

類型的主機，可方便地實現(xiàn)本部門微機網(wǎng)之間或者是與遠程網(wǎng)之間的通信。通信網(wǎng)絡最典

型的結(jié)構(gòu)采用中小型主機系統(tǒng)與超級微機和工作站三級網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)。中小型機主要完成管理

信息系統(tǒng)功能，處于第一層，設(shè)置于計算機中心機房；超級微機處于中間層，設(shè)置于各職

能管理機關(guān)，主要完成辦公事務處理功能；而工作站完成一些實際操作，設(shè)置在各基層科

室，為最底層。這種結(jié)構(gòu)具有較強的分布處理能力，資源共享性好、可靠性高。對于范圍

較大的系統(tǒng)，可以采用以程控交換機為通信主體的通信網(wǎng)絡。把中大型機、超級小型機、

高檔微機、微機，各種工作站、終端設(shè)備，以及電話機、傳真機等互連起來，構(gòu)成一個范

圍更廣的辦公自動化系統(tǒng)。

(3)決策支持層辦公自動化系統(tǒng)

決策支持層辦公自動化系統(tǒng)(DecisionSupportSystem,DSS),是在事務處理系統(tǒng)和

信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加了決策或輔助決策功能的高級辦公自動化系統(tǒng)。

DSS是一種基于計算機的交互式系統(tǒng)，主要擔負輔助決策的任務，協(xié)助決策者在求解

問題答案的過程中方便地檢索出相關(guān)的數(shù)據(jù)，對各種方案進行試驗和比較，對結(jié)果進行優(yōu)

化。為此，該系統(tǒng)除了利用信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所提供的基礎(chǔ)信息或數(shù)據(jù)資料外，還需為

決策者提供模型、案例或決策方法。所以只有數(shù)據(jù)庫的支持是不夠的，還必須具備模型庫

和方法庫。模型庫是決策支持系統(tǒng)的核心，其作用是提供各種模型供決策者使用，以尋求

最佳方案，包括計劃模型、預測模型、評估模型、投入/產(chǎn)出模型、反饋模型、結(jié)構(gòu)優(yōu)化模

型、經(jīng)濟控制模型、仿真模型、綜合平衡等。在實際應用中，對同i問題可以用不同的模

型，從不同的角度去進行模擬，向決策者提出有效的建議。

4.辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展

傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的最大特點是應用基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以文檔數(shù)

據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對文檔數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。但是，缺乏對于協(xié)作型工作的

處理能力，而辦公過程主要是群組協(xié)作過程，如收發(fā)文、日常報銷流程等。因此，傳統(tǒng)辦

公自動化系統(tǒng)的“自動化”程度是有限的。

現(xiàn)代辦公的任務是提高政府部門、企事業(yè)單位的運作效率，進而增強其核心競爭力。知

識管理是一個系統(tǒng)工程，目標是幫助管理部門發(fā)現(xiàn)潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞

知識和有效利用知識。知識管理意味著在恰當?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，使他們

采取最適合的行動，避免重復錯誤和重復工作。知識管理關(guān)注如何獲取、組織、利用和傳播

散布在管理信息系統(tǒng)和人們頭腦中的知識。實際上，無論實時交流、信息集成還是門戶建設(shè)

都是指知識管理。因此將來的辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)是知識管理。

1.2.2辦公事務管理

1.2.2.1辦公事務管理概念

辦公室的職能是處理機關(guān)日常工作，協(xié)調(diào)部門的工作關(guān)系。內(nèi)容包括：承辦會議，負

責信息、新聞的發(fā)布，對外宣傳與公關(guān)工作；負責領(lǐng)導的秘書事務，處理機關(guān)文書、檔案、

保密、保衛(wèi)、信訪等行政管理工作。

1.事務

事務是相對職能而言的，即在職能以外但卻是為實現(xiàn)職能所必需的、例行的、程序性

的、服務性的、輔助性的、技術(shù)性的事情的總稱。

2.辦公事務管理

辦公事務管理的功能是使機關(guān)內(nèi)部辦公事務、后勤事務活動的要素構(gòu)成及流通過程達

到最佳狀態(tài)，從而使其功效得到放大和充分發(fā)揮。其對象主要是文件、檔案、政務信息、

制度規(guī)范與程序規(guī)范的建設(shè)、值班接待、信訪、綜合協(xié)調(diào)、辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)、新聞發(fā)

布、保密與安全、環(huán)境管制、后勤供應、生活服務等綜合性工作。

辦公事務管理的職能是對機關(guān)內(nèi)部部分辦公事務活動和后勤事務活動的構(gòu)成要素(包

括人、財、物、信息、制度、方法等)及其流通過程進行規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)。

3.辦公事務管理的特點

(I)事務性

要求在管理實踐中，重視對事務、事務活動規(guī)律性的研究，根據(jù)實際情況和需要，充

分地發(fā)揮制度化、程序化管理方法的作用。

(2)綜合性

由于辦公室居于機關(guān)工作活動的中樞地位，其管理的對象廣泛、管理內(nèi)容龐雜，需要

綜合處理多種關(guān)系、解決多種問題。這就要求必須從機關(guān)整體出發(fā)考慮和處置各種問題，

充分借鑒和運用多學科、多門類管理方法和技術(shù)方法，實事求是、有針對性地解決問題。

(3)專業(yè)性

辦公事務管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動的人掌握這種特定的

技術(shù)和方法技巧。機關(guān)內(nèi)部的事務活動本身，大都具有一定的技術(shù)色彩，是綜合運用多種

技術(shù)的產(chǎn)物。這一特點給辦公事務管理帶來的直接影響就是管理必須順應特定的技術(shù)規(guī)律。

辦公事務管理是一種微觀的管理，需要有精細、具體、可操作性強的技術(shù)方法體系作

為支持。工作簡化、質(zhì)量控制、標準化、程序分析與設(shè)計、管理圖表繪制等實際上都是特

定的管理技術(shù)，在一定意義上，辦公事務管理的過程將成為綜合應用管理技術(shù)的過程。這

就要求在管理實踐中，鉆研并熟練掌握有關(guān)的事務處理技術(shù)和管理技術(shù)。

4.辦公事務管理的基本原則

辦公事務管理是具有特定內(nèi)容、特定性質(zhì)的特殊行政管理活動，在辦公事務管理中需

要遵守一些基本的原則。

(1)系統(tǒng)原則

該原則是將整個機關(guān)的事務活動視為一個整體，以系統(tǒng)的思想、系統(tǒng)工程的方法去認

識和分析解決實際問題。

(2)服務第一

始終把為公民、為領(lǐng)導、為基層、為其他各級各類工作人員，為實現(xiàn)機關(guān)的各項職能

提供服務放在首位。

(3)質(zhì)量管理

強化質(zhì)量意識，強化全面質(zhì)量管理，追求事務活動的全面優(yōu)化。

(4)時效性

時時刻刻講究時效，確立切實保障、維拉機關(guān)事務在特定時間范圍內(nèi)的有效性。

(5)經(jīng)濟性

力爭以最小的投入(人力、物力、財力、時間等)產(chǎn)生最大的效益。

(6)集中化

根據(jù)機關(guān)事務分散處理、分工負責的特點，以集中的管理建立秩序，提高效能。

(7)規(guī)范化

充分制定、嚴格實施各類統(tǒng)一規(guī)范，切實實現(xiàn)管理的制度化、程序化、標準化。

(8)簡化

在滿足目標要求以及保證具有相同功能的前提下，對事務活動的過程、方法等盡可能

化繁為簡。

1.2.2.2效率與實踐管理

時間管理主要是對時間的流動進行管理。辦公室H常事務之一就是合理地安排時間，

包括日程安排、約會安排和差旅安排，最終的目的是提高辦事效率。

1.注重辦事效率

效率是投入和產(chǎn)出的比值，投入越少，產(chǎn)出越多，效率就越高。提高辦事效率取決于

兩個因素：主觀能動作用和客觀條件。前者是指人的思想和才能，后者是指工作對象的難

易程度、手段效能的高低程度、時空環(huán)境的順逆性。效率可分為個體辦事效率和整體運轉(zhuǎn)

效率。要提高辦公室工作的效率，不僅要提高個體的辦事效率，而且要做好總體的組織工

作。具體地說，有以下幾個方面的途徑和方法。

（1）統(tǒng)一指揮，步調(diào)一致

辦公室工作的特點是繁、雜、細、忙。根據(jù)這一特點，辦公室在辦事過程中要求做到

統(tǒng)一指揮，步調(diào)一致。因為只有這樣才能把雜亂無章的事務連成一線，有條不紊地處理每

一件事。

（2）因事設(shè)崗，明確職責

提高辦公室的辦事效率要求做到體制合理，崗位職責明確。體制合理就是上下關(guān)系歸

屬要順當，部門內(nèi)崗位要切實，要因事設(shè)崗，做到位不虛、員不冗，崗位職責明確?，F(xiàn)代

組織理論的一個律條是：在其位，謀其政，行其權(quán)，負其責。為此，要求每個辦公室人員

明確自己的崗位職責，在什么樣的崗位，就應負什么樣的責任。

（3）合理安排，提高素養(yǎng)

辦公室工作的各個環(huán)節(jié)是相互聯(lián)系的，各項工作的運轉(zhuǎn)就像一條生產(chǎn)線，無論哪一個

環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到整個工作的進展。辦公室工作必須以系統(tǒng)工程來組織好運轉(zhuǎn)，

做到合理安排，環(huán)環(huán)相扣，切不可顛倒次序，脫落環(huán)節(jié)。同時，應加強辦公室人員的各類

業(yè)務培訓，使他們熟練操作各種辦公設(shè)備，熟悉辦公室的工作流程。

（4）減少文件，精簡會議

公文是管理的重要形式之一，長期以來，各級行政部門都大量運用公文來辦理公務，

而且使用的頻率越來越高，致使各類文件堆積如山。因此，減少文件，克服文牘主義是當

前改革辦公室工作的關(guān)鍵一環(huán)。會議也是管理的重要形式之一，當前，會議成災不僅耗費

了大量的人力、物力、財力，而且使辦公室人員伴隨著領(lǐng)導者陷入會海之中，影響人們的

辦事效率。因此，應嚴格控制會議的數(shù)量，提倡能不開的會議堅決不開，能合并的會議盡

量合并，即使非開不可的會議也必須充分準備，精心組織，以提高會議質(zhì)量。

（5）堅持催辦制度，做好督查工作

堅持催辦制度是指文件發(fā)出以后要催辦。做好督查工作是指各級行政部門的重要決策、

重要工作部署出臺以后，辦公室要進行督促檢查，確保決策的落實。在督查過程中，辦公室

要深入調(diào)查研究，了解辦理的進展情況，對承辦單位不能按時辦理者，應定期催促。催辦、

督查既是一個重要環(huán)節(jié)，也是一項關(guān)鍵措施，必須堅持做好，從而推動管理工作往前發(fā)展。

2.日程安排

（1）日程安排的內(nèi)容

日程安排的內(nèi)容是把單位或領(lǐng)導每月、每周、每天的主要活動納入計劃，并下發(fā)給相

關(guān)部門或個人。辦公室日常工作安排時一般要涉及以下內(nèi)容：

①各種接待、約會。包括接待或會見本單位、外單位客人來訪和國外的來賓。

②業(yè)務考察活動。各級領(lǐng)導到外地、外單位進行調(diào)研和參觀學習。

③組織各類會議。各級部門舉行不同類型的會議，領(lǐng)導部署重要的任務，聽取下級的

建議，或組織各類表彰會議等。

④組織各類重大活動。

（2）日程安排的基本要求

①統(tǒng)籌兼顧。安排日?；顒蛹纫獜膯挝坏娜殖霭l(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導的實際情

況。在安排領(lǐng)導的日程表時，無論是一般工作還是重要工作，都要事先得到領(lǐng)導的同意。

②安排規(guī)范。根據(jù)領(lǐng)導的分工，明確規(guī)定哪一類活動由哪些領(lǐng)導參加，避免出現(xiàn)隨意

性，提高實效。

③效率原則。日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。

④突出重點。采用ABCD法則，對完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動，要優(yōu)先

安排，加以保證，以便領(lǐng)導集中精力辦大事，力戒形式主義。ABCD法則中的A是指重要

而緊急的任務，B是指重要而不緊急的任務，C是指緊急而不重要的工作，D是指可做可

不做的事務。

⑤留有余地。日程安排可以以年計劃表、月計劃表、周計劃表或日程表的形式呈交領(lǐng)

導。安排領(lǐng)導的時間要留有余地，不能安排得過于緊密，要給領(lǐng)導有空隙時間。

⑥適當保密。領(lǐng)導的日程安排，一般都是制定成一覽表的形式。日程表給領(lǐng)導一份，

給辦公室主任和其他領(lǐng)導一份，還需要給有關(guān)科室和司機一份。不過，給科室和司機的日

程表，內(nèi)容不能太詳細以防泄密。

3.約會安排

約會也稱約見，是指領(lǐng)導在事先約定的時間、地點與別人會面洽談業(yè)務或會商工作。

在企事業(yè)單位中，約見這一交際形式被運用的頻率僅次于電話聯(lián)系和書信聯(lián)系。商量工作、

解決問題、交流信息、聯(lián)絡感情等都常用這一形式。在現(xiàn)代社會中，會面應事先約定，這

是講究社交禮節(jié)、注重工作效率的表現(xiàn)。

（1）約會安排的基本原則

①要根據(jù)領(lǐng)導的工作習慣和生活習慣來安排約見。

②要區(qū)分輕重緩急，合理安排約見。

③協(xié)助領(lǐng)導搜集有關(guān)信息，使領(lǐng)導事先做到心中有數(shù)。

④酌情彈性。這種彈性包含兩方面內(nèi)容，一是安排約見時間要錯開進行，不可太緊或太

松；二是早期安排的約見，時間不能太確定，因?qū)脮r也可能會因情況有變而更動約見時間。

⑤要注意提醒領(lǐng)導準時赴約，如果領(lǐng)導不能按事先約好的時間進行約見，辦公室人員

要設(shè)法及早通知對方，保證準時赴約，不誤約，不失約。

（2）約會安排的注意事項

①內(nèi)外兼顧，協(xié)助領(lǐng)導做好聯(lián)系工作。

②分辨輕重緩急，配合領(lǐng)導的時間表，合理安排約見。

③細致周到，安排約會時間留有余地，不可太緊或太松。

④適當保密，領(lǐng)導的約會安排一般要注意保密。

4.差旅安排

差旅安排就是為領(lǐng)導的出行制訂周密、詳細的差旅計劃。一份合理、周全、程序規(guī)范

的差旅計劃，能保證領(lǐng)導在最短的時間內(nèi)完成工作任務。差旅計劃主要從以下幾方面進行

考慮。

（1）時間，是指差旅活動出發(fā)、返回的時間。包括目的地的抵離和中轉(zhuǎn)時間，差旅過

程中各項活動的時間以及就餐、休息時間。

（2）地點，是指差旅抵達的目的地（包括中轉(zhuǎn)地）。包括差旅過程中開展各項活動的

地點和食宿地點。

（3）交通工具，是指差旅出發(fā)、返回和活動中使用的交通工具。包括票務（汽車、火

車、飛機等）和交通工具的更換等。

<4）具體事項，是指差旅活動內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動等，包括

私人事務活動。

（5）準備用品，是指領(lǐng)導出差需要攜帶的物品。包括名片、資料、筆記本、活動日程

表、地圖、照相機以及一些生活用品，一定要安排得當，但不宜太多。

（6）備忘錄，是指為領(lǐng)導準備的用于提醒、注意事項的記錄，如今達目的地需要中轉(zhuǎn),

中轉(zhuǎn)站或轉(zhuǎn)機機場名稱、休息時間、飛機起飛時間，開展活動時要攜帶哪些有關(guān)文件材料,

會見、就餐時應該遵守對方的民族習慣等。

1.2.2.3會議管理

1.會議要素

會議要素是指會議的組成因素?？煞譃閮深悾活愂腔疽?，另一類是可選要素。

（1）會議基本要素

會議基本要素包括目的、時間、會址、主持者、組織者（也可能與主持者合一）、與

會者、事項（議題）、議程、信息（情況、觀點、結(jié)論、對策等）、會議規(guī)則、實現(xiàn)信息

有效傳遞所需要的基本物質(zhì)條件（會場和其他設(shè)施等）。

（2）會議可選要素

會議可選要素包括名稱、服務機構(gòu)、秘書機構(gòu)、經(jīng)費、文件材料、專用設(shè)備工具、各

種消耗性材料等。

2.會議的組織

會議的組織是確定并完善會議要素，并將其以有秩序、有成效的方式組合為一個有機

整體的活動過程。

（1）會議規(guī)則的制定

會議規(guī)則又稱為會議的組織規(guī)則，是會議組織活動的指導原則、行為規(guī)范。它規(guī)定了

會議的召開（人物、時間）、組成、議事程序等方面的準則。

①召開會議的條件。包括什么人、什么時間、以何種方式提議或確定召開會議，提議

須經(jīng)什么人或什么機構(gòu)審批，必須以何種方式、發(fā)出何種內(nèi)容的通知才能召開會議，有多

少人實際到會才能開會等內(nèi)容。

②會期。確定會議召開的時間，會議進行和結(jié)束的時間，更改會期的程序、方法與條

件限制。

③與會人員。包括與會人員范圍、各類型與會者（主持人、代表、列席者、會議工作

人員等）的資格條件、權(quán)利、責任，以及產(chǎn)生的辦法；會議主席團的職責及產(chǎn)生辦法、資

格審查辦法。

④機構(gòu)。包括會議秘書機構(gòu)、辦事機構(gòu)、服務機構(gòu)的設(shè)置辦法，職責范圍、組成人員等。

⑤會議議程。包括會議議案提出與確立的程序，提出動議者的資格條件與人數(shù)限制，

確定會議日程安排、發(fā)言次序、發(fā)言時間限制的原則。

?討論發(fā)言。包括發(fā)言人的資格條件，發(fā)言時間、發(fā)言次序、發(fā)言內(nèi)容、發(fā)言責任的

限制。

⑦表決。包括表決權(quán)的歸屬（誰有此項權(quán)利），表決權(quán)的分配〔每人幾票，特殊人物

有幾票），有效票的計算辦法與標準、表決方法、是否設(shè)置否決權(quán)、否決權(quán)的歸屬以及行

使否決權(quán)的辦法。

⑧有效決議的條件限制。包括內(nèi)容條件和程序條件，應特別注意規(guī)定何種事項以簡單

多數(shù)（1/2以上）通過為有效；何種事項以絕對多數(shù)（2/3、3/4、4/5）通過為有效。

⑨會議記錄及其他會議文件。包括記錄方式、記錄人的產(chǎn)生及責任，會議記錄等會議

文件的效力及生效條件，各種文件的分發(fā)范圍、分發(fā)事件，文件的保管方法與責任者，查

閱文件的手續(xù)。

⑩會議經(jīng)費。包括經(jīng)費來源及經(jīng)費開支的辦法與管理。

制訂會議規(guī)則時，要注意區(qū)分會議的性質(zhì)，要結(jié)合具體情況和實際需要來決定會議規(guī)

則的具體內(nèi)容。會議性質(zhì)不同，相應的會議規(guī)則所規(guī)范的范圍與程度就要有所區(qū)別，規(guī)范

的點與面也各有側(cè)重。例如，決策性的會議以及直接與有關(guān)方面的利益或責任相關(guān)的會議,

會議規(guī)則必須嚴格、全面，重點解決好保障有效性以及有效維護各方權(quán)益的問題；座談討

論性、告知性的會議則可以相對簡單靈活一些，重點解決好議程問題，保證與會者能充分

發(fā)表和聽取意見。

（2）會議組織職責

會議組織活動的各項責任是由主持人、會議管理者、會議秘書機構(gòu)及有關(guān)辦事機構(gòu)分

別承擔的。

①主持人的組織責任。通過領(lǐng)導、指導、監(jiān)督檢查各項組織工作，完善會議要素，為

會議的合法、有效創(chuàng)造條件，引導會議達到既定目標。

②會議管理者的組織責任。除一些小型會議之外，大都需要在會議主持人以外設(shè)專門

的會議管理者，它是會議組織責任的主要承擔著。這些責任主要包括組織制訂或修訂會議

規(guī)則：提出會議計劃；組成各種必要的秘書、服務、辦事機構(gòu)，明確其職責，確定其主要

的組成人員；組織各方面工作人員完成會前準備工作并予以有力的監(jiān)督檢查；組織完成會

間的各種保障性、服務性工作；處理會后的善后事宜。

③會議秘書機構(gòu)的組織責任。會議秘書機構(gòu)是會議組織工作的直接和具體承擔者，其

主要的組織工作責任包括協(xié)助制訂會議計劃；通知與會；布置會場、起草和印發(fā)各種文件

材料和票證、組織簽到并編制分紐；名單、具體安排與會座次、表決準備工作并協(xié)助開票、

監(jiān)票和計票；進行會議報道工作、編寫簡報，做好記錄；安排攝影、錄音、錄像、發(fā)獎、

接見等活動；會議文件立卷歸檔。

（3）會前的組織工作

會前組織工作的主要內(nèi)容有確定會名、宗旨、會期、會址、出席范圍、出席人數(shù)及名

額分配辦法；編制會議計劃并報請主管部門審批，填報預算表；確定雙程和具體日程安排,

向與會者發(fā)出通知，準備各種文件材料。

（4）會間的組織工作

會間組織工作的主要內(nèi)容有組織與會者簽到；確定會議具體日程安排，并通知與會者;

分發(fā)會議文件、做好會議記錄、編寫會議簡報、做好會間報道工作；會議結(jié)束的準備工作,

如草擬決議、紀要等。

1.2.2.4公文管理

1.基本概念

（1）文件

文件是一種信息記錄。它是被人們以各種記錄方式記載到一定的物質(zhì)媒體（如紙張、

感光材料、磁性材料等）上之后形成的信息與其載體的亞合體C

（2）公文

公文既具有文件的基本屬性，又具有其他文件（主要是私人文件）所不具備的一些特

點，主要用于處理公務、辦公事務；它的文體、結(jié)構(gòu)、格式大都由國家有關(guān)機構(gòu)以法律法

規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴格規(guī)范，在形成過程中，它必須履行嚴格的法定的生效程序。在現(xiàn)

實效用方面，它對有關(guān)各方行為的強制影響受到國家法律法規(guī)嚴格的約束和保護。

2.公文的主要類別

依據(jù)不同的標準，可從多角度對公文進行類別劃分。

（1）根據(jù)形成和作用的具體公務活動領(lǐng)域的不同，可分為通用公文和專用公文兩大類。

（2）根據(jù)公文傳遞方向的不同，可分為上行文、下行文和平行文三類。

(3)根據(jù)內(nèi)容的差異，可分為規(guī)范性公文、領(lǐng)導指導性公文、公布性公文、陳述呈請

性公文、商洽性公文、證明性公文等數(shù)類。

(4)根據(jù)其涉及秘密的程度，可分為對外公開公文、限國內(nèi)公開公文、內(nèi)部使用公文、

秘密公文、機密公文和絕密公文六類。

(5)根據(jù)公文處理時間方面的限制和要求，可分為平件、急件和特急件三類。

(6)在機關(guān)內(nèi)部，可根據(jù)來源將公文分為收文、發(fā)文兩種。

3.公文處理

公文處理就是對公文的創(chuàng)制、處置和管理，即在公文形成、運轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲

到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創(chuàng)制加工、保管

料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。

公文處理的基本任務如下。

（1）創(chuàng)制公文

指經(jīng)過擬稿、逐級審核（完善）、領(lǐng)導簽發(fā)（確認其正式效用）之后，再經(jīng)印刷等環(huán)

節(jié)，最終形成正式公文。

（2）傳遞公文

將創(chuàng)制完畢的公文，根據(jù)一定的規(guī)則以多種通信方式，遞送給收受機關(guān)。

（3）辦理公文

根據(jù)法定的職責、權(quán)利，收受來自各有關(guān)方面的文件，經(jīng)過分辦、批辦、擬辦、承辦、

傳閱等工作環(huán)節(jié)，對文件進行閱讀、加工，從中提取有用的信息，解決公文所針對的工作

問題（包括以創(chuàng)制新公文的方式）。

（4）處置辦畢公文

根據(jù)一定的標準，對已經(jīng)辦理完畢的公文的歸宿作出安排，如立卷歸檔、清退、銷毀、

暫存。

（5）管理公文

為上述四項任務能有效地完成而對公文實施科學、系統(tǒng)的保管粘理措施，對公文運轉(zhuǎn)

過程的組織與監(jiān)控，對公文機密與安全的維護。

4.公文運轉(zhuǎn)過程控制

公文運轉(zhuǎn)過程是指文件在機關(guān)內(nèi)部的運行和辦理過程。對該過程進行控制的目的是保

證其穩(wěn)定有序、方向正確、流速合理。

（1）穩(wěn)定文件運轉(zhuǎn)秩序

即指嚴格按照規(guī)定的程序組織文件運行，同時注意保持對不斷變化中的特殊情形的適

應。要求對文件工作機構(gòu)具有強有力的監(jiān)控手段，能夠中止并糾正運行中的工作程序，而

且能在特殊情況下改變工作程序，靈活處置.

要注重關(guān)鍵性文件辦理環(huán)節(jié)的穩(wěn)定作用。批辦、簽發(fā)及決定文件去留的清退、銷毀、

立卷等環(huán)節(jié)，對文件運轉(zhuǎn)的秩序有很強的規(guī)定性，一定要做好。

要完善并充分發(fā)揮管理性環(huán)節(jié)的控制功能。文件運轉(zhuǎn)過程中的管理性環(huán)節(jié)有登記、分

辦、組織傳閱、催辦、查辦等。

要充分發(fā)揮各種隨文圖表的動態(tài)控制作用。常用的隨文圖表有文件處理單、文件傳閱

單、發(fā)文稿紙、催辦單（卡）等C這些圖表，有助于明確責任，并且使文件運轉(zhuǎn)過程直觀

醒目，有利于文件有序而行。

同時還要加強公文的保密與安全防護工作。

（2）控制文件運轉(zhuǎn)方向

即指有效地控制文件，使其沿著正確的方向運行。保證它能在真正使之產(chǎn)生實效的機

構(gòu)和工作人員手中得到辦理，是提高時間利用價值、避免無效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

文件工作機構(gòu)應建立靈敏有效的反饋機制，以及時調(diào)整運轉(zhuǎn)方向上的錯誤。也可根據(jù)

實際情況的變化，及時調(diào)整文件的運轉(zhuǎn)方向，將文件投向最有條件迅速、有效辦理文件的

部門或人員。

正確選擇文件運轉(zhuǎn)路線的結(jié)構(gòu)形式。

①對于需傳閱的文件，一般采取樹型結(jié)構(gòu)形式，即由文件工作機構(gòu)集中統(tǒng)一把握文件

運行方向，一個閱文者閱畢后，應退還給文件機構(gòu)，再由文件機構(gòu)送給另一個閱文者，不

允許閱文者自動橫傳。

②對一般的文件則宜采用樹型/輪型復合形式，即文件在部門間運行時采取樹型路線,

由文件工作機構(gòu)直接控制文件流向，而文件在部門內(nèi)部運行時則采用輪型路線，靠程序、

慣例、運轉(zhuǎn)指令（批辦、簽發(fā)、分辦、注辦意見等）自動從一個崗位流向下一個崗位。

5.文件傳遞過程控制

公文只有準確、快捷地傳送給收文者，才能真正產(chǎn)生效用。為此，必須有效地控制公

文的傳遞過程，保證其方向正確、速度合理、線路便捷、有效。

在我國，控制文件傳遞過程的重要規(guī)則就是“行文規(guī)則”，其基本內(nèi)容如下。

（1）按照機關(guān)間的工作關(guān)系行文

根據(jù)工作關(guān)系行文分為下行文、上行文和平行文。

?下行文：上級機關(guān)以自己的名義向下級機關(guān)主送領(lǐng)導指導性、質(zhì)詢性、規(guī)范性的

公文。

?上行文：下級機關(guān)以自己的名義向上級機關(guān)主送陳述呈請性的公文。

?平行文：有平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的機關(guān)相互主送商洽性、知照性、證明性的

公文。

（2）選擇適宜的傳遞方式

公文傳遞路線有以下幾種形式。

?直接行文：直接將公文傳送給有關(guān)機關(guān)。

?逐級行文：按組織結(jié)構(gòu)層次上傳或下達（傳遞公文）。

?多級行文：同時將公文傳遞給上幾級或下幾級機關(guān)，甚至直達基層。

?越級行文：越過自己的直接上級或直接下級向其他機關(guān)傳遞公文。

（3）正確區(qū)分主送對象與抄送對象

應以公文的實際辦理責任為依據(jù)來區(qū)分主送對象與抄送對象。

?主送：公文傳遞的主要方向。主送機關(guān)為對公文負辦理、答復責任的機關(guān)。

?抄送：公文傳遞的次要方向。抄送機關(guān)為需了解公文而無需直接辦理公文的機關(guān)。

除此之外，要根據(jù)文件的保密、時效等方面的要求，標明文件的密級、重要性、傳遞

速度等級，選擇適合的傳遞方式，確保傳遞方向正確，減少無效的傳遞過程，在保證有效

的前提下，盡量采用層次少、短捷方便的傳遞路線，擴大直接行文，合理編排傳遞次序。

1.2.3個人計算機技術(shù)

個人計算機(PersonalComputer,PC)由于使用方便、價格便宜、處理數(shù)據(jù)的功能強、

速度快，在科學計算、數(shù)據(jù)處理、輔助設(shè)計、輔助教學，尤其是在辦公自動化方面得到了

廣泛的應用。目前，個人計算機已成為辦公室的必備設(shè)施之一，發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.2.3.1個人計算機在辦公自動化中的作用

1.個人計算機的快速發(fā)展

自從IBM公司1981年10月正式推出PC機以來，與PC相關(guān)的硬件和軟件技術(shù)得到

了飛速的發(fā)展。

(1)硬件方面

第一臺PC機的CPU是Intel8088,時鐘頻率只有4.77MHz,處理字長為準16位，內(nèi)

存為160KB,使用盒式磁帶機和160/180KB軟盤驅(qū)動器作為外存儲器。經(jīng)過近30年的發(fā)

展，CPU從Intel8088步入到Pentium系列，目前PC機的CPU普遍采用雙核，時鐘頻率

可達到3GHz以上，處理字長可為64位，內(nèi)存可使用2GB以上，硬盤則可根據(jù)需要配備

到200GB以上；CPU的處理速度提高了近千倍。

(2)軟件方面

第?一臺PC機的操作系統(tǒng)是PCDOS1.0,應用軟件也只能作簡單的字處理。目前的操

作系統(tǒng)單是Windows系列就有WindowsXP、Vista>Windows7>Windows8、Server2003、

Server2008等，應用軟件更是覆蓋所有應用領(lǐng)域，如微軟公司的Office軟件是PC機安裝

得最多也是使用人數(shù)最多的集成軟件。

個人計算機的快速發(fā)展為辦公自動化奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.文字處理

個人計算機在辦公自動化中的一個重要應用就是文字處理。文字處理軟件從20世紀

80年代的WordStar、WPS至U目前的Office2007、Office2010,處理功能和處理效果發(fā)生

了翻天覆地的變化。目前在PC機上進行文字處理主要運行Office套件中的Word組件，可

以進行文字錄入、編輯、排版，可以插入圖形、圖像并可進行圖文混排操作，排版的最后

結(jié)果可以從打印機輸出形成正式的書面文檔。我國自行開發(fā)，具有獨特中文處理功能的

WindowsWPS也是流行的文字處理工具軟件。

3.數(shù)據(jù)處理

辦公自動化中的數(shù)據(jù)處理是指對機關(guān)單位日常工作中的數(shù)據(jù)如工資表、年度報表、調(diào)

查數(shù)據(jù)進行加工、分析、統(tǒng)計和輸出。使用Office套件中的Excel組件可以完成一些簡單

的數(shù)據(jù)處理操作，對一些較為復雜但數(shù)據(jù)量不是很大的數(shù)據(jù)處理工作，則可使用Office套

件中的Access組件進行編程，對一些大型數(shù)據(jù)的處理則需要使用諸如FoxPro、SQLServer

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行管理。

4.圖形圖像處理

辦公自動化中的圖形圖像處理主要涉及數(shù)碼相機照片、掃描圖像的編輯、修改和輸出

等操作，PC機上可使用流行的Photoshop軟件來完成這些工作。

1.2.3.2常用操作系統(tǒng)與辦公應用軟件

在辦公自動化工作中離不開計算機的操作，機關(guān)工作人員應熟練掌握Windows操作系

統(tǒng)的使用，能熟練運用Office軟沖進行文字與簡單數(shù)據(jù)的處理，并熟悉一些常用工具軟件

的使用方法。

1.WindowsXP操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)(OperatingSystem,OS)是廿算機系統(tǒng)中所有硬件、軟件資源的組織者和管

理者，是用戶與計算機之間的接口，每個用戶都是通過操作系統(tǒng)來使用計算機的。從資源

管理的角度看，操作系統(tǒng)具有五個功能：處理機管理、存儲器管理、設(shè)備管理、文件管理

和作業(yè)管理。

個人計算機上主要有兩類操作系統(tǒng)，一類是源代碼開放的Linux桌面操作系統(tǒng)，另一

類是微軟的Windows操作系統(tǒng)。目前，Windows操作系統(tǒng)在PC機上仍占主導地位，用戶

使用得最多的版本是WindowsXP。

WindowsXP操作系統(tǒng)采用了形象化的圖形符號(如窗口、圖標、菜單、工具欄、對話

框、命令按鈕和滾動條等)和畫面的操作來實現(xiàn)用戶對計算機的操作，WindowsXP的基本

操作包括窗口操作、菜單操作、對話框操作、桌面操作、資源搜索與程序運行。一般用戶

要重點掌握文件與文件夾的創(chuàng)建、復制、移動、刪除與更名操作，為了能有效地進行辦公

事務處理，應掌握語言輸入方法的轉(zhuǎn)換，能熟練地錄入漢字。要掌握以各種方式運行應用

程序的方法，包括雙擊桌面上的快捷圖標；選擇“開始”|“程序”|“程序名稱”命令；通

過“開始”|“運行”|“瀏覽”步驟找到要運行的程序，再單擊【確定】按鈕運行。

為了提高運行程序的方便性，對于常用的應用程序應在Windows桌面建立快捷圖標。

為了提高Windows操作過程中的安全性，應采取屏幕保護措施，設(shè)定等待時間和恢復屏幕

保護的密碼。為了提高啟動Windows操作系統(tǒng)的安全性，應設(shè)置開機密碼和用戶登錄密碼。

設(shè)置開機密碼和用戶登錄密碼后重新開機，在正確輸入開機密碼后耨進入用戶登錄界面，

只有正確輸入登錄密碼才能進入Windows操作界面。

2.Office辦公套件

微軟的Office辦公套件包括Word、ExcelPowerPointAccessOutlooksFrontPage>

Publisher.Visio、InfoPath以及相關(guān)的工具，涉及文字處理、表格處理、演講稿、數(shù)據(jù)庫、

電子郵件、網(wǎng)頁設(shè)計、出版、視圖制作、表單信息收集及圖像處理等操作，功能十分強大。

在個人辦公自動化工作中，常用的組件是Word、Excel和PowerPoint,熟練地使用這3個組

件，并掌握利用剪貼板在三者之間進行數(shù)據(jù)交換的方法是做好辦公自動化工作的基本要求。

特別值得一提的是，組件Outlook是個人信息管理、郵件傳輸和協(xié)作辦公的客戶端程

序，除了收發(fā)郵件外，還可用于工作日程、約會、會議及任務安排等管理。

3.常用工具軟件

常用工具軟件包括壓縮與解壓縮軟件和PDF閱讀軟件。

(1)WinRAR

WinRAR是一款非常優(yōu)秀的壓縮與解壓縮軟件，中文版已發(fā)布V4.2。該軟件支持鼠標

拖放及外殼擴展；內(nèi)置程序可以解壓ZIP、CAB、ARJ、LZH、TAR、GZ、ACE、UUE、

BZ2、JAR、ISO、Z和7Z等多種類型的檔案文件、鏡像文件和TAR組合型文件；壓縮率

高，使用簡單方便。

(2)PDF閱讀軟件

便攜文件格式(PortableDocumentFormat,PDF)是目前電子文檔發(fā)行的流行格式，

國際上很多重要文檔都以該格式發(fā)布，AdobeAcrobatReader是一個查看、閱讀和打印PDF

文件的最佳工具。目前，Adobe公司已免費發(fā)布中文11.0.00版本。

1.2.3.3個人計算機的缺陷

個人計算機在辦公自動化工作中具有不可替代的作用，但是隨著辦公事務處理復雜程度

和數(shù)據(jù)量的大幅增加，個人計算機的局限性也突顯出來，單機操作已不能滿足工作的需要。

1.數(shù)據(jù)交換問題

個人計算機單機操作最大的缺陷就是數(shù)據(jù)得不到及時的交換，存儲在PC機硬盤的數(shù)

據(jù)必須通過中間介質(zhì)如軟盤、U盤或光盤進行交換，這大大影響了信息處理的速度，阻礙

了計算機的應用發(fā)展。

2.數(shù)據(jù)共享問題

在單機系統(tǒng)中，單個用戶掌握臺計算機的全部資源，就個人使用來說，效益是最高

的，但這使得機器的資源不能同時為多個用戶共享，造成一些重要設(shè)備如硬盤、光驅(qū)、打

印機的重復投資，而且機器一旦出現(xiàn)故障將使該機器上的數(shù)據(jù)安全受到極大威脅。

3.協(xié)同工作問題

個人計算機單機操作中由于不能進行數(shù)據(jù)交換，因此計算機之間就不能協(xié)同工作，不

能同時分工合作完成同一項任務，單臺計算機就像一個個信息孤島，發(fā)揮不出強大的威力。

個人計算機的這些缺陷只有通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)才能解決。

1.2.4計算機網(wǎng)絡技術(shù)

目前，辦公局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為電子政務的核心內(nèi)容，可以說，沒有計算

機網(wǎng)絡就沒有今天的全球電子政務進程。

1.2.4.1計算機網(wǎng)絡原理

1.定義

計算機網(wǎng)絡是計算機技術(shù)與通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。利用通信線路和通信設(shè)備，將地

理位置不同的、功能獨立的多臺計算機互連起來，以功能完善的網(wǎng)絡軟件來實現(xiàn)資源共享

和信息傳遞就構(gòu)成了計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。

2.網(wǎng)絡構(gòu)成

計算機網(wǎng)絡由通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)兩部分構(gòu)成。通信子網(wǎng)負責網(wǎng)絡中的信息傳遞，由

傳輸線路、分組交換設(shè)備、網(wǎng)控中心設(shè)備等組成。資源子網(wǎng)負責網(wǎng)絡中數(shù)據(jù)的處理，由連

入網(wǎng)絡的所有計算機、面向用戶的外部設(shè)備、軟件和可供共享的數(shù)據(jù)等組成。按分布范圍

的大小來分類，計算機網(wǎng)絡可分成局域網(wǎng)（LAN）、城域網(wǎng)（MAN）和廣域網(wǎng)（WAN）,

按網(wǎng)絡連接的拓撲形狀來分類，又可分為總線網(wǎng)、星形網(wǎng)和環(huán)形網(wǎng)等。

3.網(wǎng)絡協(xié)議

計算機之間要進行數(shù)據(jù)通信，必須遵守某些事先規(guī)定好的規(guī)則，這些規(guī)則可按功能劃

分成不同的層次，下層為上層提供服務，上層利用下層的服務完成本層的功能，同時這些

規(guī)則應具有通用性，即不依賴于計算機的硬件或軟件，這樣的一組規(guī)則就稱為網(wǎng)絡協(xié)議。

1984年國際標準化組織（ISO）公布了開放系統(tǒng)互連參考模型（OpenSystem

InterconnectionReferenceModel?OSI/RM）,簡稱七層協(xié)議，該模型的推出對于減少網(wǎng)絡

設(shè)計的復雜性起到了積極作用。而傳輸控制與網(wǎng)際協(xié)議（TransmissionControl

Protocol/IntcrnctProtocol,TCP/IP）是當今互聯(lián)網(wǎng)的通信標準協(xié)議。

1.2.4.2辦公局域網(wǎng)

辦公局域網(wǎng)是局域網(wǎng)的一種典型應用，多數(shù)情況下采用星形拓撲連接結(jié)構(gòu)，也有總線

型、星形和環(huán)形相結(jié)合的辦公局域網(wǎng)。辦公局域網(wǎng)往往分布在一個樓層或一個到幾個建筑

物的范圍內(nèi)，可由一個單位或多個單位使用與管理。

1.辦公局域網(wǎng)的組成

辦公局域網(wǎng)的組成也同樣分成通信設(shè)備和處理設(shè)備兩部分。

（1）通信設(shè)備

通信設(shè)備包括網(wǎng)線（同軸電纜、雙絞線、光纖等）、集線器、交換機、路由器和網(wǎng)卡。

（2）處理設(shè)備

處理設(shè)備包括計算機、打印機等其他共享設(shè)備。計算機又分為工作站和服務器。服務

器為網(wǎng)絡提供各種公共的服務，按服務器所提供的功能不同又分為文件服務器和應用服務

器。文件服務器通常提供完整的文件管理功能，應用服務器提供的服務包括數(shù)據(jù)庫服務、

通信服務、電子郵件服務、打印服務等。從服務器在網(wǎng)絡中的作用來看，用作服務器的主

機應該是CPU處理速度快、存儲器容量大、工作穩(wěn)定、安全、可靠的高檔計算機。連接到

計算機網(wǎng)絡上的用戶端計算機，都稱為網(wǎng)絡工作站或客戶機。

工作站和服務器都必須分別安裝網(wǎng)卡，通過網(wǎng)線與集線器或交換機連接成一個網(wǎng)絡，

按照局域網(wǎng)協(xié)議進行信息的交換和數(shù)據(jù)共享工作。

2.辦公局域網(wǎng)運作模式

按網(wǎng)絡中各計算機之間的主從關(guān)系，可將網(wǎng)絡分為對等網(wǎng)模式和客戶機/服務器模式

（Client/Server,C/S）,辦公局域網(wǎng)可以兼顧這兩種運作模式。

（1）客戶/服務器模式

在C/S這種網(wǎng)絡模式中，采用集中管理方式，由網(wǎng)絡服務器集中管理共享資源。服務

器提供各種公共服務，客戶機通過授權(quán)賬號進行登錄，共享服務器的資源和服務。擔當服

務器角色的計算機要安裝網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，而工作站則采用PC操作系統(tǒng)如WindowsXP即可。

局域網(wǎng)的應用中，主要有WindowsServer、UNIX、Linux網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，目前使用較

多的是WindowsServer2003。網(wǎng)珞操作系統(tǒng)主要提供用戶賬號管理、網(wǎng)絡性能監(jiān)測、網(wǎng)絡

安全管理及域名服務、Web服務、文件傳輸服務（FTP）及電子郵件服務功能。只有注冊

為全局用戶的網(wǎng)絡用戶才能從工作站上訪問網(wǎng)絡服務器上的資源，沒有注冊的用戶只能以

客人（guest）或匿名用戶的身份進行非常有限的訪問。

WindowsServer2003的一個重要賬戶是系統(tǒng)管理員Administrator,它擁有最高的權(quán)限,

可以管理計算機與整個網(wǎng)絡的資源，如建立、更改、刪除用戶與組賬戶、設(shè)置安全策略、

建立打印機共享、設(shè)置用戶的權(quán)限等。從安全角度考慮，不想讓他人知道這個賬戶的名稱,

可以將其改名，但是無法將這個賬戶刪除。

（2）對等網(wǎng)模式

所謂對等網(wǎng)，就是各計算機可自由訪問，關(guān)系平等，共享雙方的各種資源，也就是說

每臺計算機在網(wǎng)絡中既是客戶機同時也是服務器。加入對等網(wǎng)模式的計算機可以是網(wǎng)絡服

務器也可以是工作站，操作系統(tǒng)可以是WindowsXP或WindowsServer2003。

對等網(wǎng)的特點是：

?不需要專用服務器，網(wǎng)絡連接簡單，對已有網(wǎng)絡擴充方便。

?建立和維護成本比較低。

?資源共享很容易，但資源查找比較困難。

?安全性較差，對網(wǎng)絡的管理性差。

對等網(wǎng)提供服務的方式是各聯(lián)網(wǎng)的計算機將各自的資源共享出來，對等網(wǎng)獲取服務的

方式是通過“網(wǎng)上鄰居”查找工作組、計算機名、共享文件夾，找到可用的資源。

1.2.4.3互聯(lián)網(wǎng)

互聯(lián)網(wǎng)（Internet）是全球性的廣域網(wǎng)，從結(jié)構(gòu)角度看，互聯(lián)網(wǎng)是一個用路由器將分布

在世界各地的計算機網(wǎng)絡互聯(lián)起來的超大型廣域網(wǎng)，使各種網(wǎng)絡聯(lián)成了一個整體。接入互

聯(lián)網(wǎng)的每一臺計算機，都按照全球統(tǒng)一的規(guī)則命名，按照全球統(tǒng)一的協(xié)議來進行計算機之

間的通信，每一臺計算機都以平等的身份在互聯(lián)網(wǎng)上訪問數(shù)據(jù)，既可以是信息資源及服務

的使用者，也可以是信息資源及服務的提供者，任何用戶都不用擔心誰控制誰的問題。

1.互聯(lián)網(wǎng)的基本概念

互聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議是TCP/IP,由此產(chǎn)生的基本概念包括IP地址、域名、端口和URL等。

(1)IP地址

IP地址用來唯一確定互聯(lián)網(wǎng)上每臺計算機的位置，在TCP/IP協(xié)議中，規(guī)定分配給每臺

主機一個32位二進制數(shù)字作為該主機的IP地址。互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)送的每個數(shù)據(jù)包都包含了32

位的發(fā)送方地址和32位的接收方地址，網(wǎng)絡中的路由器正是根據(jù)接收方的IP地址來進行

路徑選擇的。在Internet中，一臺主機至少有一個IP地址，而且這個IP地址是唯一的，如

果一臺主機有兩個或多個IP地址，則該主機屬于兩個或多個邏輯網(wǎng)絡。

為了使用方便，IP地址的32位二進制數(shù)，采用點分十進制表示法來表示：即把32位

從左到右分為4組，每組8位表示為一個十進制數(shù)，最小為0,最大為255,各組數(shù)間用圓

點連接。這樣，IP地址的范圍可表示為?55。例如是一個

有效的IP地址，而00則是一個無效的IP地址。

(2)域名

IP地址的數(shù)字形式難以記憶，因此，人們采用一種更容易記憶的文字名稱方式來表示

IP地址，這種文字名稱就叫做域名。

為了避免重復，采用由幾部分(稱為子域名)組合而成的字符串形式，其結(jié)構(gòu)為：計

算機名.組織機構(gòu)名.網(wǎng)絡名.最高層域名，每一部分都有特定的含義。例如，英文字符串.cn

就是廣東行政學院的Web服務器域名，從右到左各子域名的含義是：最高層域名cn代表

中國，子域名gov代表政府機構(gòu)，子域名gddx代表廣東行政學院，子域名WWW代表廣東

行政學院的Web服務器，對應的IP地址是9。常見的組織域名有：com代表商

業(yè)系統(tǒng)，cdu代表教育系統(tǒng)，gov代表政府機構(gòu)。

(3)端口

TCP應用中需要一個與某特定服務相互通信的方法，為此使用了端口號.一個TCP服

務必須有一個端口號，且在同一時刻一個端口號只分給一個服務。TCP端口不是物理設(shè)備

(像串行端口)，而是一個邏輯設(shè)備，它只是在操作系統(tǒng)內(nèi)部有意義。端口號采用十進制

數(shù)，范圍為0~65535,其中0?1024為公共服務的端口號，例如FTP服務的端口號是21,

Telnet<23,SMTP是25,HTTP是80,POP3是110,Newsgroup是119等。

(4)URL

統(tǒng)一資源定位器(UniformResourceLocator,URL)是用于完整地描述互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)頁

和其他資源地址的一種標識方法。它的格式為：

協(xié),議名:〃域名:端口號/路徑/文件名

其中若某種服務采用的端口號是默認端口號，則URL中可省略該端口號。例如，對于

WWW服務，，采用http協(xié)議的默認端口號80進行傳輸。

2.互聯(lián)網(wǎng)的基本服務

Iniernel提供的服務主要是以下五類：WWW服務、FTP服務、電子郵件、遠程登錄和

新聞組等。

(1)WWW服務

WWW(WorldWideWeb)稱為萬維網(wǎng)，它是一種基于超鏈接的超文本服務系統(tǒng)。它提供

了最基本的網(wǎng)站服務，采用的協(xié)議是超文本傳輸協(xié)議(HypertextTransferProtocol,HTTP)。