項(xiàng)目1辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技術(shù)應(yīng)用

項(xiàng)目1辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)知識(shí)

和基本技術(shù)應(yīng)用

1.1項(xiàng)目分析

典型案例

在現(xiàn)代信息社會(huì)中，計(jì)算機(jī)已成為信息處理的主要工具。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展加快了全

球信息化的步伐，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，使辦公自動(dòng)化發(fā)生了本質(zhì)的變化。

互聯(lián)網(wǎng)（Internet）的應(yīng)用使辦公自動(dòng)化從一個(gè)單位的辦公室延伸到全社會(huì)，碩大的地球

因此成為信息網(wǎng)絡(luò)意義上的地球村。掌握并熟練使用互聯(lián)網(wǎng)是進(jìn)入信息社會(huì)的通行證，包括

從網(wǎng)絡(luò)上搜索和下載資料、即時(shí)通訊軟件（），以及博客（Blog）和微博客的使用等。

教學(xué)目標(biāo)

本項(xiàng)目通過辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技術(shù)應(yīng)用的學(xué)習(xí)，掌握辦公自動(dòng)化的概念，

了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)成；熟悉辦公事務(wù)管理的概念與內(nèi)容；了解電子政務(wù)的定義，掌

握電子政務(wù)的基本模式；了解個(gè)人計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在辦公自動(dòng)化中的作用和地位，熟

殊地掌握Windows操作系統(tǒng)、Oftlce辦公軟件及瀏覽器（IE）的使用；了解辦公自動(dòng)化系

統(tǒng)平臺(tái)技術(shù)。

1.2相關(guān)知識(shí)

辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,0A）是信息革命的產(chǎn)物，是信息化社會(huì)最重要的標(biāo)

志之一，也是社會(huì)信息化的重要技術(shù)保證。辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能

結(jié)合起來的一種新型的辦公方式,通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)

化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化

決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，采用

Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)

備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)

內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去更雜、低效的手工辦公方式，

為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的FI的。

1.2.1辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作

效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效益。它的基本特征是使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印

機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備對(duì)各種辦公事務(wù)相關(guān)的文檔進(jìn)行處理、存儲(chǔ)、包:制和傳輸。

辦公自動(dòng)化將人、計(jì)算機(jī)和信息三者結(jié)合為一個(gè)辦公體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)

的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。通過提高辦公效率，使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充

分利用各種辦公信息資源，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)層進(jìn)入管理層，甚至輔助決策層，將辦公和

管理提高到一個(gè)嶄新的水平。

1.2.1.1辦公活動(dòng)與辦公自動(dòng)化

自從人類社會(huì)出現(xiàn)了國(guó)家，也就有了辦公的概念。人們?cè)谶M(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)、科學(xué)實(shí)踐和

行政管理的過程中，為實(shí)現(xiàn)一個(gè)具體的工作目標(biāo)，所從事的處理人群集體事務(wù)或信息的活

動(dòng)就稱為辦公。辦公的性質(zhì)決定了辦公活動(dòng)是有組織、有目的的活動(dòng),辦公活動(dòng)處理各種

形式的信息，對(duì)于物質(zhì)的處理(如各類生產(chǎn)活動(dòng))則不屬于辦公的范疇，但需要辦公活動(dòng)

的支持。

1.辦公活動(dòng)

影響辦公方式最活躍的因素是辦公活動(dòng)的工具，即辦公設(shè)備，其演變的歷史也就是辦

公活動(dòng)方式演變的歷史。

(1)農(nóng)業(yè)時(shí)代的辦公活動(dòng)

在農(nóng)業(yè)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)和應(yīng)月技術(shù)水平都很低。那時(shí)主要的辦公工具是紙、筆和算盤,

主要的辦公活動(dòng)是信息的生成、輸出和存儲(chǔ)，信息記錄在紙上，通過抄寫或印刷來復(fù)制，

辦公活動(dòng)完全依靠手工來完成，而辦公公文信函的傳遞主要以馬作為交通工具。

(2)工業(yè)時(shí)代的辦公活動(dòng)

在工業(yè)時(shí)代，蒸汽機(jī)的出現(xiàn)、電的發(fā)明對(duì)辦公活動(dòng)方式產(chǎn)生了巨大的影響，辦公設(shè)備

也步入了一個(gè)新的階段.

電話的發(fā)明使得信息的傳遞電子化成為了可能，同時(shí)打字機(jī)和電傳機(jī)的廣泛應(yīng)用也大

大地提高了信息處理與傳遞的效率。復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的出現(xiàn)，使工業(yè)時(shí)代的辦

公方式更多地依賴于各種辦公設(shè)備，就辦公活動(dòng)的本質(zhì)來說，即信息的生成、輸出、存儲(chǔ)、

處理并沒有太大的改變，改變的是辦公的效率和傳輸?shù)乃俣?。?duì)于個(gè)人或者組織來說，辦

公仍集中于固定的場(chǎng)所，完全依賴于人的參與，包括決策、操作等方面；對(duì)于社會(huì)來說，

辦公仍沒有擺脫傳統(tǒng)意義上辦公活動(dòng)的概念，人們還必須到辦公室去處理日常繁瑣的事務(wù)。

(3)信息時(shí)代的辦公活動(dòng)

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)標(biāo)志著信息時(shí)代的來臨，與此同時(shí)，通信技術(shù)及其他軟科學(xué)的進(jìn)步，使

得人類社會(huì)對(duì)信息的處理、傳遞以及組織能力達(dá)到了前所未有的高度，辦公活動(dòng)的方式也

發(fā)生了真正意義上的巨大變化。

隨著信息社會(huì)的到來，辦公方式逐漸從手工轉(zhuǎn)變到自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，從機(jī)械化逐漸

轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瑥娜斯せ蚝?jiǎn)單電子化的信息傳遞逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)無紙化的傳遞，

從簡(jiǎn)單的文字處理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榘▓D、文、聲、像的綜合信息處理，從人工簡(jiǎn)單決策轉(zhuǎn)變

為包含管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，或者具有人工智能的專家系統(tǒng)的復(fù)雜決策。

2.辦公自動(dòng)化

20世紀(jì)70年代中期，發(fā)達(dá)國(guó)家的辦公業(yè)務(wù)量急劇增加，辦公成本居高不下，對(duì)政府

的管理運(yùn)作及企業(yè)的生產(chǎn)效率產(chǎn)生了巨大的負(fù)面影響，急需一種新的辦公管理方式來解決

這些矛盾。辦公自動(dòng)化就是在這種歷史背景下產(chǎn)生并發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。

自辦公自動(dòng)化概念產(chǎn)生以來，也隨之出現(xiàn)了很多種關(guān)于辦公自動(dòng)化的定義。

20世紀(jì)70年代，美國(guó)麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為初露端倪的辦公自動(dòng)化作了如下

定義：辦公自動(dòng)化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)難以處

理的、數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。

我國(guó)在20世紀(jì)80年代初就開始制定辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃，1985年在國(guó)

務(wù)院電子振興辦組織的我國(guó)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上，對(duì)辦公自動(dòng)化作了如下定義：

“辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外

的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室工作人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。”

這個(gè)定義從實(shí)質(zhì)上對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行了較為全面、準(zhǔn)確、本質(zhì)、發(fā)展的描述。定義中

提出了辦公自動(dòng)化的五個(gè)主要組成部分，即科學(xué)技術(shù)、辦公活動(dòng)、辦公設(shè)備、辦公人員和

人機(jī)信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，

輔助決策，求取更好的效果，以達(dá)到既定(即經(jīng)濟(jì)、政治、軍事或其他方面的)目標(biāo)。

辦公自動(dòng)化是一個(gè)不斷成長(zhǎng)的概念，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵已經(jīng)大為擴(kuò)展，電子政務(wù)、電子

商務(wù)、企業(yè)信息化、教育信息化、數(shù)字家庭等都可以看成是辦公自動(dòng)化內(nèi)容的延伸和發(fā)展。

1.2.1.2辦公自動(dòng)化發(fā)展

1.國(guó)外辦公自動(dòng)化發(fā)展

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展非常迅速，同時(shí)世界各國(guó)政府也極為重視本國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

的發(fā)展，不惜花費(fèi)巨資。美國(guó)公司和企業(yè)的辦公自動(dòng)化的發(fā)展比政府部門要早，并且水平

也較高。各公司、企業(yè)不僅把辦公自動(dòng)化視為提高效率、節(jié)約成本的手段，更是利用它來

加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要條件。

化重組和有效改造，構(gòu)建精簡(jiǎn)、高效、廉潔、公平的服務(wù)型的現(xiàn)代化政府運(yùn)作模式，以便

全方位地向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范、透明、符合國(guó)際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)。電子政務(wù)的

核心在于將政府的管理和服務(wù)借助信息手段集成，實(shí)現(xiàn)更高效、更廉潔、更務(wù)實(shí)的政府監(jiān)

管和服務(wù)。而要搞好電子政務(wù)，其首要的條件就是政府機(jī)構(gòu)內(nèi)要建立完善、成熟的辦公自

動(dòng)化系統(tǒng)。

電子政務(wù)的運(yùn)作模式有G2G模式、G2E模式、G2B模式和G2c模式等四種。

?G2G電子政務(wù)：政府（Government）與政府之間的電子政務(wù)。它是指政府內(nèi)部、

政府上下級(jí)之間、不同地區(qū)和不同職能部門之間實(shí)現(xiàn)的電子政務(wù)活動(dòng)。

?G2E電子政務(wù)：政府與政府雇員（Employee）之間的電子政務(wù)。它是政府機(jī)構(gòu)通

過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部電子化管理的重要形式，也是G2G、G2B和G2C電子政務(wù)

模式的基礎(chǔ)。G2E電子政務(wù)主要是利用Intranet建立起有效的行政辦公和員工管

理體系，以提高政府工作效率和公務(wù)員管理水平服務(wù)。

?G2B電子政務(wù)：政府與企業(yè)（Business）之間的電子政務(wù)。企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展

的基本經(jīng)濟(jì)細(xì)胞，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)的市場(chǎng)適應(yīng)能力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力是各級(jí)

政府機(jī)構(gòu)共同的責(zé)任。

?G2c電子政務(wù)：政府與公民（Citizen）之間的電子政務(wù)。主要是政府通過電子網(wǎng)

絡(luò)系統(tǒng)為公民提供各種服務(wù)。

（2）電子商務(wù)

數(shù)字化辦公在商業(yè)領(lǐng)域的實(shí)現(xiàn)就是電子商務(wù)（ElectronicCommerce）。即在Internet開

放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基于瀏覽器/服務(wù)器應(yīng)用方式，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者的網(wǎng)上購(gòu)物、商戶之間的網(wǎng)上

交易和在線電子支付的一種新型的商業(yè)運(yùn)營(yíng)模式。電子商務(wù)的核心在于通過互聯(lián)網(wǎng)完成商

品信息服務(wù)、交易和用戶支付。

電子商務(wù)的運(yùn)作模式有企業(yè)與個(gè)人的交易（B2c模式）和企業(yè)之間的交易（B2B模式）

兩種。

4.國(guó)內(nèi)辦公自動(dòng)化存在的問咫

在我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程中，辦公自動(dòng)化建設(shè)取得了很多成績(jī)，同時(shí)也暴露了很

多問題。

（1）投資大、效果不明顯，水平低、重復(fù)建設(shè)多，硬件投入多、軟件投入少，模擬手

工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等。

（2）辦公人員大都是非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)尤其是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及

硬件知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致辦公效率降低，系統(tǒng)管理員工作量增大。如系統(tǒng)維護(hù)及軟件升級(jí)，

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，軟便件的升級(jí)換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居

高不下。

造成這些問題的主要原因有以下三方面。

①對(duì)辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用理解不深。通常只是把辦公自動(dòng)化理解為辦公過程中的先

進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，使用的目的是提高效率。實(shí)際上，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高管理

機(jī)構(gòu)的決策效能更為重要。

②忽視了辦公自動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ)。認(rèn)為只要有了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，就可以實(shí)現(xiàn)辦公

自動(dòng)化。其實(shí)，辦公自動(dòng)化發(fā)展必須依賴兩個(gè)基礎(chǔ)：一個(gè)是管理基礎(chǔ)，另一個(gè)是信息積累

基礎(chǔ)。如果脫離了這兩個(gè)基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化就會(huì)變成空中樓閣。

③技術(shù)條件的制約，也會(huì)使得辦公自動(dòng)化建設(shè)難以達(dá)到預(yù)期的目的。如早期的網(wǎng)絡(luò)技

術(shù)在信息共享和溝通方面的支持就明顯不足。

5.我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略

根據(jù)我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，要使我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)走上健康、

快速發(fā)展的軌道，在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對(duì)策。

(1)在組織實(shí)施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項(xiàng)目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實(shí)施體制，確

保系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和系統(tǒng)持續(xù)的升級(jí)，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公

自動(dòng)化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。

(2)在技術(shù)選向方面，選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)?，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能

代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開發(fā),

發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)向Browser/Server結(jié)構(gòu)體

系，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器。

(3)在設(shè)計(jì)思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計(jì)，即將設(shè)計(jì)的著

眼點(diǎn)放在用戶對(duì)象身上，設(shè)計(jì)視角范圍是整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)。

將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。

(4)在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)(CAS)理論進(jìn)行

實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系

統(tǒng)使用越久，積累的有價(jià)值的東西就越多。

辦公自動(dòng)化不應(yīng)只是辦公的計(jì)算機(jī)化，而是要融入新的管理方式，要融知識(shí)管理于辦

公自動(dòng)化中。通過新系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)層、辦公室、人力資源部門、業(yè)務(wù)部門等提

供全新高效的工作模式。

1.2.1.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是指面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務(wù)的集成化信息系統(tǒng)。它將該

單位的人員、業(yè)務(wù)流程、信息、組織機(jī)構(gòu)、辦公自動(dòng)化技術(shù)與設(shè)備集成為一個(gè)有機(jī)的整體。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)作包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。

2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要素及模式

(I)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要素

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要素包括人員、業(yè)務(wù)、辦公機(jī)構(gòu)、辦公制度、辦公技術(shù)設(shè)備、辦公環(huán)

境等。

(2)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模式

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模式可分為信息流模式和工作流模式。

?信息流模式：在系統(tǒng)分析中需明確信息處理環(huán)節(jié)、信息量、信息利用率、信息流

向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并對(duì)此作

出規(guī)范化的描述。描述的準(zhǔn)則是要保持系統(tǒng)整體上的一致性、透明性和相容性。

?工作流模式：對(duì)辦公活動(dòng)、辦公過程、工作規(guī)程進(jìn)行分解，使之達(dá)到可以由自動(dòng)

化系統(tǒng)模擬的最簡(jiǎn)單流程。過程模式的描述要求有明確辦公系統(tǒng)及子系統(tǒng)的目標(biāo)、

達(dá)到目標(biāo)的效益標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)到目標(biāo)的具體任務(wù)與步驟、任務(wù)的參與者及相關(guān)方面、

所需信息的范圍、類型與質(zhì)量要求、時(shí)間限制、可提供的技術(shù)手段等。

3.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)成

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)按其功能由三個(gè)層次構(gòu)成，即事務(wù)處理層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、信息管理

層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和決策支持層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

(1)事務(wù)處理層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

該系統(tǒng)支持辦公部門的分散的事務(wù)處理的辦公自動(dòng)化。辦公事務(wù)處理的主要內(nèi)容是執(zhí)

行例行的日常辦公事務(wù)，涉及大量的基礎(chǔ)性工作，包括文字處理、電子排版、電子表格處

理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表處理、個(gè)

人數(shù)據(jù)庫(kù)等。

事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以是單機(jī)系統(tǒng)，也可以是多機(jī)系統(tǒng)。單機(jī)系統(tǒng)不具備計(jì)算機(jī)

通信能力，主要靠人工信息方式及電信方式通信。多機(jī)系統(tǒng)可采用局域網(wǎng)、程控交換機(jī)綜

合通信網(wǎng)、城域網(wǎng)或廣域網(wǎng)等。

(2)信息管理層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

信息管理層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一體化的辦

公信息處理系統(tǒng)。它由事務(wù)型辦公系統(tǒng)支持，以管理控制活動(dòng)為主。除了具備事務(wù)型辦公

系統(tǒng)的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根據(jù)不同的應(yīng)用可分為政府機(jī)關(guān)型、市

場(chǎng)經(jīng)濟(jì)型、生產(chǎn)管理型、財(cái)務(wù)管理型和人事管理型等。

信息管理層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多數(shù)是以局域網(wǎng)為主體構(gòu)成的系統(tǒng)。局域網(wǎng)可以連接不同

類型的主機(jī)，可方便地實(shí)現(xiàn)本部門微機(jī)網(wǎng)之間或者是與遠(yuǎn)程網(wǎng)之間的通信。通信網(wǎng)絡(luò)最典

型的結(jié)構(gòu)采用中小型主機(jī)系統(tǒng)與超級(jí)微機(jī)和工作站三級(jí)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。中小型機(jī)主要完成管理

信息系統(tǒng)功能，處于第一層，設(shè)置于計(jì)算機(jī)中心機(jī)房；超級(jí)微機(jī)處于中間層，設(shè)置于各職

能管理機(jī)關(guān)，主要完成辦公事務(wù)處理功能；而工作站完成一些實(shí)際操作，設(shè)置在各基層科

室，為最底層。這種結(jié)構(gòu)具有較強(qiáng)的分布處理能力，資源共享性好、可靠性高。對(duì)于范圍

較大的系統(tǒng)，可以采用以程控交換機(jī)為通信主體的通信網(wǎng)絡(luò)。把中大型機(jī)、超級(jí)小型機(jī)、

高檔微機(jī)、微機(jī)，各種工作站、終端設(shè)備，以及電話機(jī)、傳真機(jī)等互連起來，構(gòu)成一個(gè)范

圍更廣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

(3)決策支持層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

決策支持層辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(DecisionSupportSystem,DSS),是在事務(wù)處理系統(tǒng)和

信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加了決策或輔助決策功能的高級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

DSS是一種基于計(jì)算機(jī)的交互式系統(tǒng)，主要擔(dān)負(fù)輔助決策的任務(wù)，協(xié)助決策者在求解

問題答案的過程中方便地檢索出相關(guān)的數(shù)據(jù)，對(duì)各種方案進(jìn)行試驗(yàn)和比較，對(duì)結(jié)果進(jìn)行優(yōu)

化。為此，該系統(tǒng)除了利用信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)所提供的基礎(chǔ)信息或數(shù)據(jù)資料外，還需為

決策者提供模型、案例或決策方法。所以只有數(shù)據(jù)庫(kù)的支持是不夠的，還必須具備模型庫(kù)

和方法庫(kù)。模型庫(kù)是決策支持系統(tǒng)的核心，其作用是提供各種模型供決策者使用，以尋求

最佳方案，包括計(jì)劃模型、預(yù)測(cè)模型、評(píng)估模型、投入/產(chǎn)出模型、反饋模型、結(jié)構(gòu)優(yōu)化模

型、經(jīng)濟(jì)控制模型、仿真模型、綜合平衡等。在實(shí)際應(yīng)用中，對(duì)同i問題可以用不同的模

型，從不同的角度去進(jìn)行模擬，向決策者提出有效的建議。

4.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展

傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以文檔數(shù)

據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。但是，缺乏對(duì)于協(xié)作型工作的

處理能力，而辦公過程主要是群組協(xié)作過程，如收發(fā)文、日常報(bào)銷流程等。因此，傳統(tǒng)辦

公自動(dòng)化系統(tǒng)的“自動(dòng)化”程度是有限的。

現(xiàn)代辦公的任務(wù)是提高政府部門、企事業(yè)單位的運(yùn)作效率，進(jìn)而增強(qiáng)其核心競(jìng)爭(zhēng)力。知

識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助管理部門發(fā)現(xiàn)潛在知識(shí)、定位擁有專門知識(shí)的人、傳遞

知識(shí)和有效利用知識(shí)。知識(shí)管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識(shí)傳給正確的人，使他們

采取最適合的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作。知識(shí)管理關(guān)注如何獲取、組織、利用和傳播

散布在管理信息系統(tǒng)和人們頭腦中的知識(shí)。實(shí)際上，無論實(shí)時(shí)交流、信息集成還是門戶建設(shè)

都是指知識(shí)管理。因此將來的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心是知識(shí)，實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)是知識(shí)管理。

1.2.2辦公事務(wù)管理

1.2.2.1辦公事務(wù)管理概念

辦公室的職能是處理機(jī)關(guān)日常工作，協(xié)調(diào)部門的工作關(guān)系。內(nèi)容包括：承辦會(huì)議，負(fù)

責(zé)信息、新聞的發(fā)布，對(duì)外宣傳與公關(guān)工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的秘書事務(wù)，處理機(jī)關(guān)文書、檔案、

保密、保衛(wèi)、信訪等行政管理工作。

1.事務(wù)

事務(wù)是相對(duì)職能而言的，即在職能以外但卻是為實(shí)現(xiàn)職能所必需的、例行的、程序性

的、服務(wù)性的、輔助性的、技術(shù)性的事情的總稱。

2.辦公事務(wù)管理

辦公事務(wù)管理的功能是使機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動(dòng)的要素構(gòu)成及流通過程達(dá)

到最佳狀態(tài)，從而使其功效得到放大和充分發(fā)揮。其對(duì)象主要是文件、檔案、政務(wù)信息、

制度規(guī)范與程序規(guī)范的建設(shè)、值班接待、信訪、綜合協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)、新聞發(fā)

布、保密與安全、環(huán)境管制、后勤供應(yīng)、生活服務(wù)等綜合性工作。

辦公事務(wù)管理的職能是對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部部分辦公事務(wù)活動(dòng)和后勤事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素(包

括人、財(cái)、物、信息、制度、方法等)及其流通過程進(jìn)行規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)。

3.辦公事務(wù)管理的特點(diǎn)

(I)事務(wù)性

要求在管理實(shí)踐中，重視對(duì)事務(wù)、事務(wù)活動(dòng)規(guī)律性的研究，根據(jù)實(shí)際情況和需要，充

分地發(fā)揮制度化、程序化管理方法的作用。

(2)綜合性

由于辦公室居于機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的中樞地位，其管理的對(duì)象廣泛、管理內(nèi)容龐雜，需要

綜合處理多種關(guān)系、解決多種問題。這就要求必須從機(jī)關(guān)整體出發(fā)考慮和處置各種問題，

充分借鑒和運(yùn)用多學(xué)科、多門類管理方法和技術(shù)方法，實(shí)事求是、有針對(duì)性地解決問題。

(3)專業(yè)性

辦公事務(wù)管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動(dòng)的人掌握這種特定的

技術(shù)和方法技巧。機(jī)關(guān)內(nèi)部的事務(wù)活動(dòng)本身，大都具有一定的技術(shù)色彩，是綜合運(yùn)用多種

技術(shù)的產(chǎn)物。這一特點(diǎn)給辦公事務(wù)管理帶來的直接影響就是管理必須順應(yīng)特定的技術(shù)規(guī)律。

辦公事務(wù)管理是一種微觀的管理，需要有精細(xì)、具體、可操作性強(qiáng)的技術(shù)方法體系作

為支持。工作簡(jiǎn)化、質(zhì)量控制、標(biāo)準(zhǔn)化、程序分析與設(shè)計(jì)、管理圖表繪制等實(shí)際上都是特

定的管理技術(shù)，在一定意義上，辦公事務(wù)管理的過程將成為綜合應(yīng)用管理技術(shù)的過程。這

就要求在管理實(shí)踐中，鉆研并熟練掌握有關(guān)的事務(wù)處理技術(shù)和管理技術(shù)。

4.辦公事務(wù)管理的基本原則

辦公事務(wù)管理是具有特定內(nèi)容、特定性質(zhì)的特殊行政管理活動(dòng)，在辦公事務(wù)管理中需

要遵守一些基本的原則。

(1)系統(tǒng)原則

該原則是將整個(gè)機(jī)關(guān)的事務(wù)活動(dòng)視為一個(gè)整體，以系統(tǒng)的思想、系統(tǒng)工程的方法去認(rèn)

識(shí)和分析解決實(shí)際問題。

(2)服務(wù)第一

始終把為公民、為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為其他各級(jí)各類工作人員，為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)職能

提供服務(wù)放在首位。

(3)質(zhì)量管理

強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，強(qiáng)化全面質(zhì)量管理，追求事務(wù)活動(dòng)的全面優(yōu)化。

(4)時(shí)效性

時(shí)時(shí)刻刻講究時(shí)效，確立切實(shí)保障、維拉機(jī)關(guān)事務(wù)在特定時(shí)間范圍內(nèi)的有效性。

(5)經(jīng)濟(jì)性

力爭(zhēng)以最小的投入(人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等)產(chǎn)生最大的效益。

(6)集中化

根據(jù)機(jī)關(guān)事務(wù)分散處理、分工負(fù)責(zé)的特點(diǎn)，以集中的管理建立秩序，提高效能。

(7)規(guī)范化

充分制定、嚴(yán)格實(shí)施各類統(tǒng)一規(guī)范，切實(shí)實(shí)現(xiàn)管理的制度化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化。

(8)簡(jiǎn)化

在滿足目標(biāo)要求以及保證具有相同功能的前提下，對(duì)事務(wù)活動(dòng)的過程、方法等盡可能

化繁為簡(jiǎn)。

1.2.2.2效率與實(shí)踐管理

時(shí)間管理主要是對(duì)時(shí)間的流動(dòng)進(jìn)行管理。辦公室H常事務(wù)之一就是合理地安排時(shí)間，

包括日程安排、約會(huì)安排和差旅安排，最終的目的是提高辦事效率。

1.注重辦事效率

效率是投入和產(chǎn)出的比值，投入越少，產(chǎn)出越多，效率就越高。提高辦事效率取決于

兩個(gè)因素：主觀能動(dòng)作用和客觀條件。前者是指人的思想和才能，后者是指工作對(duì)象的難

易程度、手段效能的高低程度、時(shí)空環(huán)境的順逆性。效率可分為個(gè)體辦事效率和整體運(yùn)轉(zhuǎn)

效率。要提高辦公室工作的效率，不僅要提高個(gè)體的辦事效率，而且要做好總體的組織工

作。具體地說，有以下幾個(gè)方面的途徑和方法。

（1）統(tǒng)一指揮，步調(diào)一致

辦公室工作的特點(diǎn)是繁、雜、細(xì)、忙。根據(jù)這一特點(diǎn)，辦公室在辦事過程中要求做到

統(tǒng)一指揮，步調(diào)一致。因?yàn)橹挥羞@樣才能把雜亂無章的事務(wù)連成一線，有條不紊地處理每

一件事。

（2）因事設(shè)崗，明確職責(zé)

提高辦公室的辦事效率要求做到體制合理，崗位職責(zé)明確。體制合理就是上下關(guān)系歸

屬要順當(dāng)，部門內(nèi)崗位要切實(shí)，要因事設(shè)崗，做到位不虛、員不冗，崗位職責(zé)明確?，F(xiàn)代

組織理論的一個(gè)律條是：在其位，謀其政，行其權(quán)，負(fù)其責(zé)。為此，要求每個(gè)辦公室人員

明確自己的崗位職責(zé)，在什么樣的崗位，就應(yīng)負(fù)什么樣的責(zé)任。

（3）合理安排，提高素養(yǎng)

辦公室工作的各個(gè)環(huán)節(jié)是相互聯(lián)系的，各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)就像一條生產(chǎn)線，無論哪一個(gè)

環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到整個(gè)工作的進(jìn)展。辦公室工作必須以系統(tǒng)工程來組織好運(yùn)轉(zhuǎn)，

做到合理安排，環(huán)環(huán)相扣，切不可顛倒次序，脫落環(huán)節(jié)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)辦公室人員的各類

業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟練操作各種辦公設(shè)備，熟悉辦公室的工作流程。

（4）減少文件，精簡(jiǎn)會(huì)議

公文是管理的重要形式之一，長(zhǎng)期以來，各級(jí)行政部門都大量運(yùn)用公文來辦理公務(wù)，

而且使用的頻率越來越高，致使各類文件堆積如山。因此，減少文件，克服文牘主義是當(dāng)

前改革辦公室工作的關(guān)鍵一環(huán)。會(huì)議也是管理的重要形式之一，當(dāng)前，會(huì)議成災(zāi)不僅耗費(fèi)

了大量的人力、物力、財(cái)力，而且使辦公室人員伴隨著領(lǐng)導(dǎo)者陷入會(huì)海之中，影響人們的

辦事效率。因此，應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量，提倡能不開的會(huì)議堅(jiān)決不開，能合并的會(huì)議盡

量合并，即使非開不可的會(huì)議也必須充分準(zhǔn)備，精心組織，以提高會(huì)議質(zhì)量。

（5）堅(jiān)持催辦制度，做好督查工作

堅(jiān)持催辦制度是指文件發(fā)出以后要催辦。做好督查工作是指各級(jí)行政部門的重要決策、

重要工作部署出臺(tái)以后，辦公室要進(jìn)行督促檢查，確保決策的落實(shí)。在督查過程中，辦公室

要深入調(diào)查研究，了解辦理的進(jìn)展情況，對(duì)承辦單位不能按時(shí)辦理者，應(yīng)定期催促。催辦、

督查既是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)關(guān)鍵措施，必須堅(jiān)持做好，從而推動(dòng)管理工作往前發(fā)展。

2.日程安排

（1）日程安排的內(nèi)容

日程安排的內(nèi)容是把單位或領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每天的主要活動(dòng)納入計(jì)劃，并下發(fā)給相

關(guān)部門或個(gè)人。辦公室日常工作安排時(shí)一般要涉及以下內(nèi)容：

①各種接待、約會(huì)。包括接待或會(huì)見本單位、外單位客人來訪和國(guó)外的來賓。

②業(yè)務(wù)考察活動(dòng)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到外地、外單位進(jìn)行調(diào)研和參觀學(xué)習(xí)。

③組織各類會(huì)議。各級(jí)部門舉行不同類型的會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)部署重要的任務(wù)，聽取下級(jí)的

建議，或組織各類表彰會(huì)議等。

④組織各類重大活動(dòng)。

（2）日程安排的基本要求

①統(tǒng)籌兼顧。安排日?；顒?dòng)既要從單位的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際情

況。在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時(shí)，無論是一般工作還是重要工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。

②安排規(guī)范。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確規(guī)定哪一類活動(dòng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意

性，提高實(shí)效。

③效率原則。日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。

④突出重點(diǎn)。采用ABCD法則，對(duì)完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動(dòng)，要優(yōu)先

安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事，力戒形式主義。ABCD法則中的A是指重要

而緊急的任務(wù)，B是指重要而不緊急的任務(wù)，C是指緊急而不重要的工作，D是指可做可

不做的事務(wù)。

⑤留有余地。日程安排可以以年計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表或日程表的形式呈交領(lǐng)

導(dǎo)。安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要留有余地，不能安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)有空隙時(shí)間。

⑥適當(dāng)保密。領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，一般都是制定成一覽表的形式。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，

給辦公室主任和其他領(lǐng)導(dǎo)一份，還需要給有關(guān)科室和司機(jī)一份。不過，給科室和司機(jī)的日

程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)以防泄密。

3.約會(huì)安排

約會(huì)也稱約見，是指領(lǐng)導(dǎo)在事先約定的時(shí)間、地點(diǎn)與別人會(huì)面洽談業(yè)務(wù)或會(huì)商工作。

在企事業(yè)單位中，約見這一交際形式被運(yùn)用的頻率僅次于電話聯(lián)系和書信聯(lián)系。商量工作、

解決問題、交流信息、聯(lián)絡(luò)感情等都常用這一形式。在現(xiàn)代社會(huì)中，會(huì)面應(yīng)事先約定，這

是講究社交禮節(jié)、注重工作效率的表現(xiàn)。

（1）約會(huì)安排的基本原則

①要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和生活習(xí)慣來安排約見。

②要區(qū)分輕重緩急，合理安排約見。

③協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搜集有關(guān)信息，使領(lǐng)導(dǎo)事先做到心中有數(shù)。

④酌情彈性。這種彈性包含兩方面內(nèi)容，一是安排約見時(shí)間要錯(cuò)開進(jìn)行，不可太緊或太

松；二是早期安排的約見，時(shí)間不能太確定，因?qū)脮r(shí)也可能會(huì)因情況有變而更動(dòng)約見時(shí)間。

⑤要注意提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約，如果領(lǐng)導(dǎo)不能按事先約好的時(shí)間進(jìn)行約見，辦公室人員

要設(shè)法及早通知對(duì)方，保證準(zhǔn)時(shí)赴約，不誤約，不失約。

（2）約會(huì)安排的注意事項(xiàng)

①內(nèi)外兼顧，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好聯(lián)系工作。

②分辨輕重緩急，配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表，合理安排約見。

③細(xì)致周到，安排約會(huì)時(shí)間留有余地，不可太緊或太松。

④適當(dāng)保密，領(lǐng)導(dǎo)的約會(huì)安排一般要注意保密。

4.差旅安排

差旅安排就是為領(lǐng)導(dǎo)的出行制訂周密、詳細(xì)的差旅計(jì)劃。一份合理、周全、程序規(guī)范

的差旅計(jì)劃，能保證領(lǐng)導(dǎo)在最短的時(shí)間內(nèi)完成工作任務(wù)。差旅計(jì)劃主要從以下幾方面進(jìn)行

考慮。

（1）時(shí)間，是指差旅活動(dòng)出發(fā)、返回的時(shí)間。包括目的地的抵離和中轉(zhuǎn)時(shí)間，差旅過

程中各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間以及就餐、休息時(shí)間。

（2）地點(diǎn)，是指差旅抵達(dá)的目的地（包括中轉(zhuǎn)地）。包括差旅過程中開展各項(xiàng)活動(dòng)的

地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)。

（3）交通工具，是指差旅出發(fā)、返回和活動(dòng)中使用的交通工具。包括票務(wù)（汽車、火

車、飛機(jī)等）和交通工具的更換等。

<4）具體事項(xiàng)，是指差旅活動(dòng)內(nèi)容，如訪問、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)、娛樂活動(dòng)等，包括

私人事務(wù)活動(dòng)。

（5）準(zhǔn)備用品，是指領(lǐng)導(dǎo)出差需要攜帶的物品。包括名片、資料、筆記本、活動(dòng)日程

表、地圖、照相機(jī)以及一些生活用品，一定要安排得當(dāng)，但不宜太多。

（6）備忘錄，是指為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備的用于提醒、注意事項(xiàng)的記錄，如今達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn),

中轉(zhuǎn)站或轉(zhuǎn)機(jī)機(jī)場(chǎng)名稱、休息時(shí)間、飛機(jī)起飛時(shí)間，開展活動(dòng)時(shí)要攜帶哪些有關(guān)文件材料,

會(huì)見、就餐時(shí)應(yīng)該遵守對(duì)方的民族習(xí)慣等。

1.2.2.3會(huì)議管理

1.會(huì)議要素

會(huì)議要素是指會(huì)議的組成因素。可分為兩類，一類是基本要素，另一類是可選要素。

（1）會(huì)議基本要素

會(huì)議基本要素包括目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者（也可能與主持者合一）、與

會(huì)者、事項(xiàng)（議題）、議程、信息（情況、觀點(diǎn)、結(jié)論、對(duì)策等）、會(huì)議規(guī)則、實(shí)現(xiàn)信息

有效傳遞所需要的基本物質(zhì)條件（會(huì)場(chǎng)和其他設(shè)施等）。

（2）會(huì)議可選要素

會(huì)議可選要素包括名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各

種消耗性材料等。

2.會(huì)議的組織

會(huì)議的組織是確定并完善會(huì)議要素，并將其以有秩序、有成效的方式組合為一個(gè)有機(jī)

整體的活動(dòng)過程。

（1）會(huì)議規(guī)則的制定

會(huì)議規(guī)則又稱為會(huì)議的組織規(guī)則，是會(huì)議組織活動(dòng)的指導(dǎo)原則、行為規(guī)范。它規(guī)定了

會(huì)議的召開（人物、時(shí)間）、組成、議事程序等方面的準(zhǔn)則。

①召開會(huì)議的條件。包括什么人、什么時(shí)間、以何種方式提議或確定召開會(huì)議，提議

須經(jīng)什么人或什么機(jī)構(gòu)審批，必須以何種方式、發(fā)出何種內(nèi)容的通知才能召開會(huì)議，有多

少人實(shí)際到會(huì)才能開會(huì)等內(nèi)容。

②會(huì)期。確定會(huì)議召開的時(shí)間，會(huì)議進(jìn)行和結(jié)束的時(shí)間，更改會(huì)期的程序、方法與條

件限制。

③與會(huì)人員。包括與會(huì)人員范圍、各類型與會(huì)者（主持人、代表、列席者、會(huì)議工作

人員等）的資格條件、權(quán)利、責(zé)任，以及產(chǎn)生的辦法；會(huì)議主席團(tuán)的職責(zé)及產(chǎn)生辦法、資

格審查辦法。

④機(jī)構(gòu)。包括會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)、服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)置辦法，職責(zé)范圍、組成人員等。

⑤會(huì)議議程。包括會(huì)議議案提出與確立的程序，提出動(dòng)議者的資格條件與人數(shù)限制，

確定會(huì)議日程安排、發(fā)言次序、發(fā)言時(shí)間限制的原則。

?討論發(fā)言。包括發(fā)言人的資格條件，發(fā)言時(shí)間、發(fā)言次序、發(fā)言內(nèi)容、發(fā)言責(zé)任的

限制。

⑦表決。包括表決權(quán)的歸屬（誰有此項(xiàng)權(quán)利），表決權(quán)的分配〔每人幾票，特殊人物

有幾票），有效票的計(jì)算辦法與標(biāo)準(zhǔn)、表決方法、是否設(shè)置否決權(quán)、否決權(quán)的歸屬以及行

使否決權(quán)的辦法。

⑧有效決議的條件限制。包括內(nèi)容條件和程序條件，應(yīng)特別注意規(guī)定何種事項(xiàng)以簡(jiǎn)單

多數(shù)（1/2以上）通過為有效；何種事項(xiàng)以絕對(duì)多數(shù)（2/3、3/4、4/5）通過為有效。

⑨會(huì)議記錄及其他會(huì)議文件。包括記錄方式、記錄人的產(chǎn)生及責(zé)任，會(huì)議記錄等會(huì)議

文件的效力及生效條件，各種文件的分發(fā)范圍、分發(fā)事件，文件的保管方法與責(zé)任者，查

閱文件的手續(xù)。

⑩會(huì)議經(jīng)費(fèi)。包括經(jīng)費(fèi)來源及經(jīng)費(fèi)開支的辦法與管理。

制訂會(huì)議規(guī)則時(shí)，要注意區(qū)分會(huì)議的性質(zhì)，要結(jié)合具體情況和實(shí)際需要來決定會(huì)議規(guī)

則的具體內(nèi)容。會(huì)議性質(zhì)不同，相應(yīng)的會(huì)議規(guī)則所規(guī)范的范圍與程度就要有所區(qū)別，規(guī)范

的點(diǎn)與面也各有側(cè)重。例如，決策性的會(huì)議以及直接與有關(guān)方面的利益或責(zé)任相關(guān)的會(huì)議,

會(huì)議規(guī)則必須嚴(yán)格、全面，重點(diǎn)解決好保障有效性以及有效維護(hù)各方權(quán)益的問題；座談?dòng)?/p>

論性、告知性的會(huì)議則可以相對(duì)簡(jiǎn)單靈活一些，重點(diǎn)解決好議程問題，保證與會(huì)者能充分

發(fā)表和聽取意見。

（2）會(huì)議組織職責(zé)

會(huì)議組織活動(dòng)的各項(xiàng)責(zé)任是由主持人、會(huì)議管理者、會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)及有關(guān)辦事機(jī)構(gòu)分

別承擔(dān)的。

①主持人的組織責(zé)任。通過領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查各項(xiàng)組織工作，完善會(huì)議要素，為

會(huì)議的合法、有效創(chuàng)造條件，引導(dǎo)會(huì)議達(dá)到既定目標(biāo)。

②會(huì)議管理者的組織責(zé)任。除一些小型會(huì)議之外，大都需要在會(huì)議主持人以外設(shè)專門

的會(huì)議管理者，它是會(huì)議組織責(zé)任的主要承擔(dān)著。這些責(zé)任主要包括組織制訂或修訂會(huì)議

規(guī)則：提出會(huì)議計(jì)劃；組成各種必要的秘書、服務(wù)、辦事機(jī)構(gòu)，明確其職責(zé)，確定其主要

的組成人員；組織各方面工作人員完成會(huì)前準(zhǔn)備工作并予以有力的監(jiān)督檢查；組織完成會(huì)

間的各種保障性、服務(wù)性工作；處理會(huì)后的善后事宜。

③會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)的組織責(zé)任。會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)是會(huì)議組織工作的直接和具體承擔(dān)者，其

主要的組織工作責(zé)任包括協(xié)助制訂會(huì)議計(jì)劃；通知與會(huì)；布置會(huì)場(chǎng)、起草和印發(fā)各種文件

材料和票證、組織簽到并編制分紐；名單、具體安排與會(huì)座次、表決準(zhǔn)備工作并協(xié)助開票、

監(jiān)票和計(jì)票；進(jìn)行會(huì)議報(bào)道工作、編寫簡(jiǎn)報(bào)，做好記錄；安排攝影、錄音、錄像、發(fā)獎(jiǎng)、

接見等活動(dòng)；會(huì)議文件立卷歸檔。

（3）會(huì)前的組織工作

會(huì)前組織工作的主要內(nèi)容有確定會(huì)名、宗旨、會(huì)期、會(huì)址、出席范圍、出席人數(shù)及名

額分配辦法；編制會(huì)議計(jì)劃并報(bào)請(qǐng)主管部門審批，填報(bào)預(yù)算表；確定雙程和具體日程安排,

向與會(huì)者發(fā)出通知，準(zhǔn)備各種文件材料。

（4）會(huì)間的組織工作

會(huì)間組織工作的主要內(nèi)容有組織與會(huì)者簽到；確定會(huì)議具體日程安排，并通知與會(huì)者;

分發(fā)會(huì)議文件、做好會(huì)議記錄、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、做好會(huì)間報(bào)道工作；會(huì)議結(jié)束的準(zhǔn)備工作,

如草擬決議、紀(jì)要等。

1.2.2.4公文管理

1.基本概念

（1）文件

文件是一種信息記錄。它是被人們以各種記錄方式記載到一定的物質(zhì)媒體（如紙張、

感光材料、磁性材料等）上之后形成的信息與其載體的亞合體C

（2）公文

公文既具有文件的基本屬性，又具有其他文件（主要是私人文件）所不具備的一些特

點(diǎn)，主要用于處理公務(wù)、辦公事務(wù)；它的文體、結(jié)構(gòu)、格式大都由國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法律法

規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴(yán)格規(guī)范，在形成過程中，它必須履行嚴(yán)格的法定的生效程序。在現(xiàn)

實(shí)效用方面，它對(duì)有關(guān)各方行為的強(qiáng)制影響受到國(guó)家法律法規(guī)嚴(yán)格的約束和保護(hù)。

2.公文的主要類別

依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可從多角度對(duì)公文進(jìn)行類別劃分。

（1）根據(jù)形成和作用的具體公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域的不同，可分為通用公文和專用公文兩大類。

（2）根據(jù)公文傳遞方向的不同，可分為上行文、下行文和平行文三類。

(3)根據(jù)內(nèi)容的差異，可分為規(guī)范性公文、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、公布性公文、陳述呈請(qǐng)

性公文、商洽性公文、證明性公文等數(shù)類。

(4)根據(jù)其涉及秘密的程度，可分為對(duì)外公開公文、限國(guó)內(nèi)公開公文、內(nèi)部使用公文、

秘密公文、機(jī)密公文和絕密公文六類。

(5)根據(jù)公文處理時(shí)間方面的限制和要求，可分為平件、急件和特急件三類。

(6)在機(jī)關(guān)內(nèi)部，可根據(jù)來源將公文分為收文、發(fā)文兩種。

3.公文處理

公文處理就是對(duì)公文的創(chuàng)制、處置和管理，即在公文形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲(chǔ)

到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個(gè)完整周期中，以特定的方法和原則對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)制加工、保管

料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。

公文處理的基本任務(wù)如下。

（1）創(chuàng)制公文

指經(jīng)過擬稿、逐級(jí)審核（完善）、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（確認(rèn)其正式效用）之后，再經(jīng)印刷等環(huán)

節(jié)，最終形成正式公文。

（2）傳遞公文

將創(chuàng)制完畢的公文，根據(jù)一定的規(guī)則以多種通信方式，遞送給收受機(jī)關(guān)。

（3）辦理公文

根據(jù)法定的職責(zé)、權(quán)利，收受來自各有關(guān)方面的文件，經(jīng)過分辦、批辦、擬辦、承辦、

傳閱等工作環(huán)節(jié)，對(duì)文件進(jìn)行閱讀、加工，從中提取有用的信息，解決公文所針對(duì)的工作

問題（包括以創(chuàng)制新公文的方式）。

（4）處置辦畢公文

根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)辦理完畢的公文的歸宿作出安排，如立卷歸檔、清退、銷毀、

暫存。

（5）管理公文

為上述四項(xiàng)任務(wù)能有效地完成而對(duì)公文實(shí)施科學(xué)、系統(tǒng)的保管粘理措施，對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)

過程的組織與監(jiān)控，對(duì)公文機(jī)密與安全的維護(hù)。

4.公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程控制

公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)行和辦理過程。對(duì)該過程進(jìn)行控制的目的是保

證其穩(wěn)定有序、方向正確、流速合理。

（1）穩(wěn)定文件運(yùn)轉(zhuǎn)秩序

即指嚴(yán)格按照規(guī)定的程序組織文件運(yùn)行，同時(shí)注意保持對(duì)不斷變化中的特殊情形的適

應(yīng)。要求對(duì)文件工作機(jī)構(gòu)具有強(qiáng)有力的監(jiān)控手段，能夠中止并糾正運(yùn)行中的工作程序，而

且能在特殊情況下改變工作程序，靈活處置.

要注重關(guān)鍵性文件辦理環(huán)節(jié)的穩(wěn)定作用。批辦、簽發(fā)及決定文件去留的清退、銷毀、

立卷等環(huán)節(jié)，對(duì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)的秩序有很強(qiáng)的規(guī)定性，一定要做好。

要完善并充分發(fā)揮管理性環(huán)節(jié)的控制功能。文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的管理性環(huán)節(jié)有登記、分

辦、組織傳閱、催辦、查辦等。

要充分發(fā)揮各種隨文圖表的動(dòng)態(tài)控制作用。常用的隨文圖表有文件處理單、文件傳閱

單、發(fā)文稿紙、催辦單（卡）等C這些圖表，有助于明確責(zé)任，并且使文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程直觀

醒目，有利于文件有序而行。

同時(shí)還要加強(qiáng)公文的保密與安全防護(hù)工作。

（2）控制文件運(yùn)轉(zhuǎn)方向

即指有效地控制文件，使其沿著正確的方向運(yùn)行。保證它能在真正使之產(chǎn)生實(shí)效的機(jī)

構(gòu)和工作人員手中得到辦理，是提高時(shí)間利用價(jià)值、避免無效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

文件工作機(jī)構(gòu)應(yīng)建立靈敏有效的反饋機(jī)制，以及時(shí)調(diào)整運(yùn)轉(zhuǎn)方向上的錯(cuò)誤。也可根據(jù)

實(shí)際情況的變化，及時(shí)調(diào)整文件的運(yùn)轉(zhuǎn)方向，將文件投向最有條件迅速、有效辦理文件的

部門或人員。

正確選擇文件運(yùn)轉(zhuǎn)路線的結(jié)構(gòu)形式。

①對(duì)于需傳閱的文件，一般采取樹型結(jié)構(gòu)形式，即由文件工作機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一把握文件

運(yùn)行方向，一個(gè)閱文者閱畢后，應(yīng)退還給文件機(jī)構(gòu)，再由文件機(jī)構(gòu)送給另一個(gè)閱文者，不

允許閱文者自動(dòng)橫傳。

②對(duì)一般的文件則宜采用樹型/輪型復(fù)合形式，即文件在部門間運(yùn)行時(shí)采取樹型路線,

由文件工作機(jī)構(gòu)直接控制文件流向，而文件在部門內(nèi)部運(yùn)行時(shí)則采用輪型路線，靠程序、

慣例、運(yùn)轉(zhuǎn)指令（批辦、簽發(fā)、分辦、注辦意見等）自動(dòng)從一個(gè)崗位流向下一個(gè)崗位。

5.文件傳遞過程控制

公文只有準(zhǔn)確、快捷地傳送給收文者，才能真正產(chǎn)生效用。為此，必須有效地控制公

文的傳遞過程，保證其方向正確、速度合理、線路便捷、有效。

在我國(guó)，控制文件傳遞過程的重要規(guī)則就是“行文規(guī)則”，其基本內(nèi)容如下。

（1）按照機(jī)關(guān)間的工作關(guān)系行文

根據(jù)工作關(guān)系行文分為下行文、上行文和平行文。

?下行文：上級(jí)機(jī)關(guān)以自己的名義向下級(jí)機(jī)關(guān)主送領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、質(zhì)詢性、規(guī)范性的

公文。

?上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)以自己的名義向上級(jí)機(jī)關(guān)主送陳述呈請(qǐng)性的公文。

?平行文：有平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)相互主送商洽性、知照性、證明性的

公文。

（2）選擇適宜的傳遞方式

公文傳遞路線有以下幾種形式。

?直接行文：直接將公文傳送給有關(guān)機(jī)關(guān)。

?逐級(jí)行文：按組織結(jié)構(gòu)層次上傳或下達(dá)（傳遞公文）。

?多級(jí)行文：同時(shí)將公文傳遞給上幾級(jí)或下幾級(jí)機(jī)關(guān)，甚至直達(dá)基層。

?越級(jí)行文：越過自己的直接上級(jí)或直接下級(jí)向其他機(jī)關(guān)傳遞公文。

（3）正確區(qū)分主送對(duì)象與抄送對(duì)象

應(yīng)以公文的實(shí)際辦理責(zé)任為依據(jù)來區(qū)分主送對(duì)象與抄送對(duì)象。

?主送：公文傳遞的主要方向。主送機(jī)關(guān)為對(duì)公文負(fù)辦理、答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。

?抄送：公文傳遞的次要方向。抄送機(jī)關(guān)為需了解公文而無需直接辦理公文的機(jī)關(guān)。

除此之外，要根據(jù)文件的保密、時(shí)效等方面的要求，標(biāo)明文件的密級(jí)、重要性、傳遞

速度等級(jí)，選擇適合的傳遞方式，確保傳遞方向正確，減少無效的傳遞過程，在保證有效

的前提下，盡量采用層次少、短捷方便的傳遞路線，擴(kuò)大直接行文，合理編排傳遞次序。

1.2.3個(gè)人計(jì)算機(jī)技術(shù)

個(gè)人計(jì)算機(jī)(PersonalComputer,PC)由于使用方便、價(jià)格便宜、處理數(shù)據(jù)的功能強(qiáng)、

速度快，在科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、輔助設(shè)計(jì)、輔助教學(xué)，尤其是在辦公自動(dòng)化方面得到了

廣泛的應(yīng)用。目前，個(gè)人計(jì)算機(jī)已成為辦公室的必備設(shè)施之一，發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.2.3.1個(gè)人計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的作用

1.個(gè)人計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展

自從IBM公司1981年10月正式推出PC機(jī)以來，與PC相關(guān)的硬件和軟件技術(shù)得到

了飛速的發(fā)展。

(1)硬件方面

第一臺(tái)PC機(jī)的CPU是Intel8088,時(shí)鐘頻率只有4.77MHz,處理字長(zhǎng)為準(zhǔn)16位，內(nèi)

存為160KB,使用盒式磁帶機(jī)和160/180KB軟盤驅(qū)動(dòng)器作為外存儲(chǔ)器。經(jīng)過近30年的發(fā)

展，CPU從Intel8088步入到Pentium系列，目前PC機(jī)的CPU普遍采用雙核，時(shí)鐘頻率

可達(dá)到3GHz以上，處理字長(zhǎng)可為64位，內(nèi)存可使用2GB以上，硬盤則可根據(jù)需要配備

到200GB以上；CPU的處理速度提高了近千倍。

(2)軟件方面

第?一臺(tái)PC機(jī)的操作系統(tǒng)是PCDOS1.0,應(yīng)用軟件也只能作簡(jiǎn)單的字處理。目前的操

作系統(tǒng)單是Windows系列就有WindowsXP、Vista>Windows7>Windows8、Server2003、

Server2008等，應(yīng)用軟件更是覆蓋所有應(yīng)用領(lǐng)域，如微軟公司的Office軟件是PC機(jī)安裝

得最多也是使用人數(shù)最多的集成軟件。

個(gè)人計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展為辦公自動(dòng)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.文字處理

個(gè)人計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的一個(gè)重要應(yīng)用就是文字處理。文字處理軟件從20世紀(jì)

80年代的WordStar、WPS至U目前的Office2007、Office2010,處理功能和處理效果發(fā)生

了翻天覆地的變化。目前在PC機(jī)上進(jìn)行文字處理主要運(yùn)行Office套件中的Word組件，可

以進(jìn)行文字錄入、編輯、排版，可以插入圖形、圖像并可進(jìn)行圖文混排操作，排版的最后

結(jié)果可以從打印機(jī)輸出形成正式的書面文檔。我國(guó)自行開發(fā)，具有獨(dú)特中文處理功能的

WindowsWPS也是流行的文字處理工具軟件。

3.數(shù)據(jù)處理

辦公自動(dòng)化中的數(shù)據(jù)處理是指對(duì)機(jī)關(guān)單位日常工作中的數(shù)據(jù)如工資表、年度報(bào)表、調(diào)

查數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、分析、統(tǒng)計(jì)和輸出。使用Office套件中的Excel組件可以完成一些簡(jiǎn)單

的數(shù)據(jù)處理操作，對(duì)一些較為復(fù)雜但數(shù)據(jù)量不是很大的數(shù)據(jù)處理工作，則可使用Office套

件中的Access組件進(jìn)行編程，對(duì)一些大型數(shù)據(jù)的處理則需要使用諸如FoxPro、SQLServer

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行管理。

4.圖形圖像處理

辦公自動(dòng)化中的圖形圖像處理主要涉及數(shù)碼相機(jī)照片、掃描圖像的編輯、修改和輸出

等操作，PC機(jī)上可使用流行的Photoshop軟件來完成這些工作。

1.2.3.2常用操作系統(tǒng)與辦公應(yīng)用軟件

在辦公自動(dòng)化工作中離不開計(jì)算機(jī)的操作，機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)熟練掌握Windows操作系

統(tǒng)的使用，能熟練運(yùn)用Office軟沖進(jìn)行文字與簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)的處理，并熟悉一些常用工具軟件

的使用方法。

1.WindowsXP操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)(OperatingSystem,OS)是廿算機(jī)系統(tǒng)中所有硬件、軟件資源的組織者和管

理者，是用戶與計(jì)算機(jī)之間的接口，每個(gè)用戶都是通過操作系統(tǒng)來使用計(jì)算機(jī)的。從資源

管理的角度看，操作系統(tǒng)具有五個(gè)功能：處理機(jī)管理、存儲(chǔ)器管理、設(shè)備管理、文件管理

和作業(yè)管理。

個(gè)人計(jì)算機(jī)上主要有兩類操作系統(tǒng)，一類是源代碼開放的Linux桌面操作系統(tǒng)，另一

類是微軟的Windows操作系統(tǒng)。目前，Windows操作系統(tǒng)在PC機(jī)上仍占主導(dǎo)地位，用戶

使用得最多的版本是WindowsXP。

WindowsXP操作系統(tǒng)采用了形象化的圖形符號(hào)(如窗口、圖標(biāo)、菜單、工具欄、對(duì)話

框、命令按鈕和滾動(dòng)條等)和畫面的操作來實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，WindowsXP的基本

操作包括窗口操作、菜單操作、對(duì)話框操作、桌面操作、資源搜索與程序運(yùn)行。一般用戶

要重點(diǎn)掌握文件與文件夾的創(chuàng)建、復(fù)制、移動(dòng)、刪除與更名操作，為了能有效地進(jìn)行辦公

事務(wù)處理，應(yīng)掌握語言輸入方法的轉(zhuǎn)換，能熟練地錄入漢字。要掌握以各種方式運(yùn)行應(yīng)用

程序的方法，包括雙擊桌面上的快捷圖標(biāo)；選擇“開始”|“程序”|“程序名稱”命令；通

過“開始”|“運(yùn)行”|“瀏覽”步驟找到要運(yùn)行的程序，再單擊【確定】按鈕運(yùn)行。

為了提高運(yùn)行程序的方便性，對(duì)于常用的應(yīng)用程序應(yīng)在Windows桌面建立快捷圖標(biāo)。

為了提高Windows操作過程中的安全性，應(yīng)采取屏幕保護(hù)措施，設(shè)定等待時(shí)間和恢復(fù)屏幕

保護(hù)的密碼。為了提高啟動(dòng)Windows操作系統(tǒng)的安全性，應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼和用戶登錄密碼。

設(shè)置開機(jī)密碼和用戶登錄密碼后重新開機(jī)，在正確輸入開機(jī)密碼后耨進(jìn)入用戶登錄界面，

只有正確輸入登錄密碼才能進(jìn)入Windows操作界面。

2.Office辦公套件

微軟的Office辦公套件包括Word、ExcelPowerPointAccessOutlooksFrontPage>

Publisher.Visio、InfoPath以及相關(guān)的工具，涉及文字處理、表格處理、演講稿、數(shù)據(jù)庫(kù)、

電子郵件、網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、出版、視圖制作、表單信息收集及圖像處理等操作，功能十分強(qiáng)大。

在個(gè)人辦公自動(dòng)化工作中，常用的組件是Word、Excel和PowerPoint,熟練地使用這3個(gè)組

件，并掌握利用剪貼板在三者之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的方法是做好辦公自動(dòng)化工作的基本要求。

特別值得一提的是，組件Outlook是個(gè)人信息管理、郵件傳輸和協(xié)作辦公的客戶端程

序，除了收發(fā)郵件外，還可用于工作日程、約會(huì)、會(huì)議及任務(wù)安排等管理。

3.常用工具軟件

常用工具軟件包括壓縮與解壓縮軟件和PDF閱讀軟件。

(1)WinRAR

WinRAR是一款非常優(yōu)秀的壓縮與解壓縮軟件，中文版已發(fā)布V4.2。該軟件支持鼠標(biāo)

拖放及外殼擴(kuò)展；內(nèi)置程序可以解壓ZIP、CAB、ARJ、LZH、TAR、GZ、ACE、UUE、

BZ2、JAR、ISO、Z和7Z等多種類型的檔案文件、鏡像文件和TAR組合型文件；壓縮率

高，使用簡(jiǎn)單方便。

(2)PDF閱讀軟件

便攜文件格式(PortableDocumentFormat,PDF)是目前電子文檔發(fā)行的流行格式，

國(guó)際上很多重要文檔都以該格式發(fā)布，AdobeAcrobatReader是一個(gè)查看、閱讀和打印PDF

文件的最佳工具。目前，Adobe公司已免費(fèi)發(fā)布中文11.0.00版本。

1.2.3.3個(gè)人計(jì)算機(jī)的缺陷

個(gè)人計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化工作中具有不可替代的作用，但是隨著辦公事務(wù)處理復(fù)雜程度

和數(shù)據(jù)量的大幅增加，個(gè)人計(jì)算機(jī)的局限性也突顯出來，單機(jī)操作已不能滿足工作的需要。

1.數(shù)據(jù)交換問題

個(gè)人計(jì)算機(jī)單機(jī)操作最大的缺陷就是數(shù)據(jù)得不到及時(shí)的交換，存儲(chǔ)在PC機(jī)硬盤的數(shù)

據(jù)必須通過中間介質(zhì)如軟盤、U盤或光盤進(jìn)行交換，這大大影響了信息處理的速度，阻礙

了計(jì)算機(jī)的應(yīng)用發(fā)展。

2.數(shù)據(jù)共享問題

在單機(jī)系統(tǒng)中，單個(gè)用戶掌握臺(tái)計(jì)算機(jī)的全部資源，就個(gè)人使用來說，效益是最高

的，但這使得機(jī)器的資源不能同時(shí)為多個(gè)用戶共享，造成一些重要設(shè)備如硬盤、光驅(qū)、打

印機(jī)的重復(fù)投資，而且機(jī)器一旦出現(xiàn)故障將使該機(jī)器上的數(shù)據(jù)安全受到極大威脅。

3.協(xié)同工作問題

個(gè)人計(jì)算機(jī)單機(jī)操作中由于不能進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，因此計(jì)算機(jī)之間就不能協(xié)同工作，不

能同時(shí)分工合作完成同一項(xiàng)任務(wù)，單臺(tái)計(jì)算機(jī)就像一個(gè)個(gè)信息孤島，發(fā)揮不出強(qiáng)大的威力。

個(gè)人計(jì)算機(jī)的這些缺陷只有通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能解決。

1.2.4計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

目前，辦公局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為電子政務(wù)的核心內(nèi)容，可以說，沒有計(jì)算

機(jī)網(wǎng)絡(luò)就沒有今天的全球電子政務(wù)進(jìn)程。

1.2.4.1計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)原理

1.定義

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。利用通信線路和通信設(shè)備，將地

理位置不同的、功能獨(dú)立的多臺(tái)計(jì)算機(jī)互連起來，以功能完善的網(wǎng)絡(luò)軟件來實(shí)現(xiàn)資源共享

和信息傳遞就構(gòu)成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)由通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)兩部分構(gòu)成。通信子網(wǎng)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)中的信息傳遞，由

傳輸線路、分組交換設(shè)備、網(wǎng)控中心設(shè)備等組成。資源子網(wǎng)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)中數(shù)據(jù)的處理，由連

入網(wǎng)絡(luò)的所有計(jì)算機(jī)、面向用戶的外部設(shè)備、軟件和可供共享的數(shù)據(jù)等組成。按分布范圍

的大小來分類，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可分成局域網(wǎng)（LAN）、城域網(wǎng)（MAN）和廣域網(wǎng)（WAN）,

按網(wǎng)絡(luò)連接的拓?fù)湫螤顏矸诸悾挚煞譃榭偩€網(wǎng)、星形網(wǎng)和環(huán)形網(wǎng)等。

3.網(wǎng)絡(luò)協(xié)議

計(jì)算機(jī)之間要進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，必須遵守某些事先規(guī)定好的規(guī)則，這些規(guī)則可按功能劃

分成不同的層次，下層為上層提供服務(wù)，上層利用下層的服務(wù)完成本層的功能，同時(shí)這些

規(guī)則應(yīng)具有通用性，即不依賴于計(jì)算機(jī)的硬件或軟件，這樣的一組規(guī)則就稱為網(wǎng)絡(luò)協(xié)議。

1984年國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）公布了開放系統(tǒng)互連參考模型（OpenSystem

InterconnectionReferenceModel?OSI/RM）,簡(jiǎn)稱七層協(xié)議，該模型的推出對(duì)于減少網(wǎng)絡(luò)

設(shè)計(jì)的復(fù)雜性起到了積極作用。而傳輸控制與網(wǎng)際協(xié)議（TransmissionControl

Protocol/IntcrnctProtocol,TCP/IP）是當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的通信標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議。

1.2.4.2辦公局域網(wǎng)

辦公局域網(wǎng)是局域網(wǎng)的一種典型應(yīng)用，多數(shù)情況下采用星形拓?fù)溥B接結(jié)構(gòu)，也有總線

型、星形和環(huán)形相結(jié)合的辦公局域網(wǎng)。辦公局域網(wǎng)往往分布在一個(gè)樓層或一個(gè)到幾個(gè)建筑

物的范圍內(nèi)，可由一個(gè)單位或多個(gè)單位使用與管理。

1.辦公局域網(wǎng)的組成

辦公局域網(wǎng)的組成也同樣分成通信設(shè)備和處理設(shè)備兩部分。

（1）通信設(shè)備

通信設(shè)備包括網(wǎng)線（同軸電纜、雙絞線、光纖等）、集線器、交換機(jī)、路由器和網(wǎng)卡。

（2）處理設(shè)備

處理設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等其他共享設(shè)備。計(jì)算機(jī)又分為工作站和服務(wù)器。服務(wù)

器為網(wǎng)絡(luò)提供各種公共的服務(wù)，按服務(wù)器所提供的功能不同又分為文件服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)

器。文件服務(wù)器通常提供完整的文件管理功能，應(yīng)用服務(wù)器提供的服務(wù)包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)、

通信服務(wù)、電子郵件服務(wù)、打印服務(wù)等。從服務(wù)器在網(wǎng)絡(luò)中的作用來看，用作服務(wù)器的主

機(jī)應(yīng)該是CPU處理速度快、存儲(chǔ)器容量大、工作穩(wěn)定、安全、可靠的高檔計(jì)算機(jī)。連接到

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的用戶端計(jì)算機(jī)，都稱為網(wǎng)絡(luò)工作站或客戶機(jī)。

工作站和服務(wù)器都必須分別安裝網(wǎng)卡，通過網(wǎng)線與集線器或交換機(jī)連接成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，

按照局域網(wǎng)協(xié)議進(jìn)行信息的交換和數(shù)據(jù)共享工作。

2.辦公局域網(wǎng)運(yùn)作模式

按網(wǎng)絡(luò)中各計(jì)算機(jī)之間的主從關(guān)系，可將網(wǎng)絡(luò)分為對(duì)等網(wǎng)模式和客戶機(jī)/服務(wù)器模式

（Client/Server,C/S）,辦公局域網(wǎng)可以兼顧這兩種運(yùn)作模式。

（1）客戶/服務(wù)器模式

在C/S這種網(wǎng)絡(luò)模式中，采用集中管理方式，由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器集中管理共享資源。服務(wù)

器提供各種公共服務(wù)，客戶機(jī)通過授權(quán)賬號(hào)進(jìn)行登錄，共享服務(wù)器的資源和服務(wù)。擔(dān)當(dāng)服

務(wù)器角色的計(jì)算機(jī)要安裝網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，而工作站則采用PC操作系統(tǒng)如WindowsXP即可。

局域網(wǎng)的應(yīng)用中，主要有WindowsServer、UNIX、Linux網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，目前使用較

多的是WindowsServer2003。網(wǎng)珞操作系統(tǒng)主要提供用戶賬號(hào)管理、網(wǎng)絡(luò)性能監(jiān)測(cè)、網(wǎng)絡(luò)

安全管理及域名服務(wù)、Web服務(wù)、文件傳輸服務(wù)（FTP）及電子郵件服務(wù)功能。只有注冊(cè)

為全局用戶的網(wǎng)絡(luò)用戶才能從工作站上訪問網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的資源，沒有注冊(cè)的用戶只能以

客人（guest）或匿名用戶的身份進(jìn)行非常有限的訪問。

WindowsServer2003的一個(gè)重要賬戶是系統(tǒng)管理員Administrator,它擁有最高的權(quán)限,

可以管理計(jì)算機(jī)與整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的資源，如建立、更改、刪除用戶與組賬戶、設(shè)置安全策略、

建立打印機(jī)共享、設(shè)置用戶的權(quán)限等。從安全角度考慮，不想讓他人知道這個(gè)賬戶的名稱,

可以將其改名，但是無法將這個(gè)賬戶刪除。

（2）對(duì)等網(wǎng)模式

所謂對(duì)等網(wǎng)，就是各計(jì)算機(jī)可自由訪問，關(guān)系平等，共享雙方的各種資源，也就是說

每臺(tái)計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)中既是客戶機(jī)同時(shí)也是服務(wù)器。加入對(duì)等網(wǎng)模式的計(jì)算機(jī)可以是網(wǎng)絡(luò)服

務(wù)器也可以是工作站，操作系統(tǒng)可以是WindowsXP或WindowsServer2003。

對(duì)等網(wǎng)的特點(diǎn)是：

?不需要專用服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)連接簡(jiǎn)單，對(duì)已有網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)充方便。

?建立和維護(hù)成本比較低。

?資源共享很容易，但資源查找比較困難。

?安全性較差，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理性差。

對(duì)等網(wǎng)提供服務(wù)的方式是各聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)將各自的資源共享出來，對(duì)等網(wǎng)獲取服務(wù)的

方式是通過“網(wǎng)上鄰居”查找工作組、計(jì)算機(jī)名、共享文件夾，找到可用的資源。

1.2.4.3互聯(lián)網(wǎng)

互聯(lián)網(wǎng)（Internet）是全球性的廣域網(wǎng)，從結(jié)構(gòu)角度看，互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)用路由器將分布

在世界各地的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)起來的超大型廣域網(wǎng)，使各種網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成了一個(gè)整體。接入互

聯(lián)網(wǎng)的每一臺(tái)計(jì)算機(jī)，都按照全球統(tǒng)一的規(guī)則命名，按照全球統(tǒng)一的協(xié)議來進(jìn)行計(jì)算機(jī)之

間的通信，每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都以平等的身份在互聯(lián)網(wǎng)上訪問數(shù)據(jù)，既可以是信息資源及服務(wù)

的使用者，也可以是信息資源及服務(wù)的提供者，任何用戶都不用擔(dān)心誰控制誰的問題。

1.互聯(lián)網(wǎng)的基本概念

互聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議是TCP/IP,由此產(chǎn)生的基本概念包括IP地址、域名、端口和URL等。

(1)IP地址

IP地址用來唯一確定互聯(lián)網(wǎng)上每臺(tái)計(jì)算機(jī)的位置，在TCP/IP協(xié)議中，規(guī)定分配給每臺(tái)

主機(jī)一個(gè)32位二進(jìn)制數(shù)字作為該主機(jī)的IP地址?；ヂ?lián)網(wǎng)上發(fā)送的每個(gè)數(shù)據(jù)包都包含了32

位的發(fā)送方地址和32位的接收方地址，網(wǎng)絡(luò)中的路由器正是根據(jù)接收方的IP地址來進(jìn)行

路徑選擇的。在Internet中，一臺(tái)主機(jī)至少有一個(gè)IP地址，而且這個(gè)IP地址是唯一的，如

果一臺(tái)主機(jī)有兩個(gè)或多個(gè)IP地址，則該主機(jī)屬于兩個(gè)或多個(gè)邏輯網(wǎng)絡(luò)。

為了使用方便，IP地址的32位二進(jìn)制數(shù)，采用點(diǎn)分十進(jìn)制表示法來表示：即把32位

從左到右分為4組，每組8位表示為一個(gè)十進(jìn)制數(shù)，最小為0,最大為255,各組數(shù)間用圓

點(diǎn)連接。這樣，IP地址的范圍可表示為?55。例如是一個(gè)

有效的IP地址，而00則是一個(gè)無效的IP地址。

(2)域名

IP地址的數(shù)字形式難以記憶，因此，人們采用一種更容易記憶的文字名稱方式來表示

IP地址，這種文字名稱就叫做域名。

為了避免重復(fù)，采用由幾部分(稱為子域名)組合而成的字符串形式，其結(jié)構(gòu)為：計(jì)

算機(jī)名.組織機(jī)構(gòu)名.網(wǎng)絡(luò)名.最高層域名，每一部分都有特定的含義。例如，英文字符串.cn

就是廣東行政學(xué)院的Web服務(wù)器域名，從右到左各子域名的含義是：最高層域名cn代表

中國(guó)，子域名gov代表政府機(jī)構(gòu)，子域名gddx代表廣東行政學(xué)院，子域名WWW代表廣東

行政學(xué)院的Web服務(wù)器，對(duì)應(yīng)的IP地址是9。常見的組織域名有：com代表商

業(yè)系統(tǒng)，cdu代表教育系統(tǒng)，gov代表政府機(jī)構(gòu)。

(3)端口

TCP應(yīng)用中需要一個(gè)與某特定服務(wù)相互通信的方法，為此使用了端口號(hào).一個(gè)TCP服

務(wù)必須有一個(gè)端口號(hào)，且在同一時(shí)刻一個(gè)端口號(hào)只分給一個(gè)服務(wù)。TCP端口不是物理設(shè)備

(像串行端口)，而是一個(gè)邏輯設(shè)備，它只是在操作系統(tǒng)內(nèi)部有意義。端口號(hào)采用十進(jìn)制

數(shù)，范圍為0~65535,其中0?1024為公共服務(wù)的端口號(hào)，例如FTP服務(wù)的端口號(hào)是21,

Telnet<23,SMTP是25,HTTP是80,POP3是110,Newsgroup是119等。

(4)URL

統(tǒng)一資源定位器(UniformResourceLocator,URL)是用于完整地描述互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)頁(yè)

和其他資源地址的一種標(biāo)識(shí)方法。它的格式為：

協(xié),議名:〃域名:端口號(hào)/路徑/文件名

其中若某種服務(wù)采用的端口號(hào)是默認(rèn)端口號(hào)，則URL中可省略該端口號(hào)。例如，對(duì)于

WWW服務(wù)，，采用http協(xié)議的默認(rèn)端口號(hào)80進(jìn)行傳輸。

2.互聯(lián)網(wǎng)的基本服務(wù)

Iniernel提供的服務(wù)主要是以下五類：WWW服務(wù)、FTP服務(wù)、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄和

新聞組等。

(1)WWW服務(wù)

WWW(WorldWideWeb)稱為萬維網(wǎng)，它是一種基于超鏈接的超文本服務(wù)系統(tǒng)。它提供

了最基本的網(wǎng)站服務(wù)，采用的協(xié)議是超文本傳輸協(xié)議(HypertextTransferProtocol,HTTP)。