行政管理制度 (一)

行政管理制度

行政管理制度范本1

為了強化部門的日常行政管理，明確要求，標(biāo)準(zhǔn)行為，結(jié)合實際情況，

特制訂本方法。

1.不得在辦公場所大聲喧嘩、打鬧；不許利用計算機、手機等高聲播放

音樂或歌曲而影響他人工作。

2.保持辦公區(qū)域環(huán)境清潔，不得在辦公室區(qū)域內(nèi)、走廊吸煙。

3.不得在辦公區(qū)域內(nèi)堆放紙箱等其它雜物，廢棄的義件應(yīng)按時堆放到

指定地點，統(tǒng)一銷毀。

4.上班時不得玩游戲。

5.人員外出時，需在白板上留言去向。

6.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)資源發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)任何形式的不當(dāng)言論和垃圾郵件。

7.工作計算機需設(shè)置有效的、8位開機密碼和屏保密碼。

8.不得向外部人員談?wù)摵托孤﹥?nèi)部商業(yè)機密。

9.不得博、不得聚眾悶事、不得運用污辱性語言。

10.下班后，文件整理整齊，關(guān)閉電腦、顯示器等其它裝備電源，并切

斷電源。

11.辦公區(qū)域內(nèi)禁止燃燒雜物或運用明火，不得自行安裝、亂拉電線和

接線板復(fù)接，杜絕火災(zāi)隱患。

12.不得私自將公司財產(chǎn)帶出。

13.辦公用品嚴(yán)禁取回家私用。

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木方法即日起施行

行政管理制度范本2

一、總則

1、為了強化公司管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度

化，提高辦公效率，特制定本制度。

2、本制度包括公司印鑒管理，辦公設(shè)備管理，辦公車輛管理，文檔管

理，辦公用品管理，勞保用品管理，員工著裝管理，辦公電腦管理，辦公電

話管理，衛(wèi)生管理，宿舍管理等。

二、印鑒管理

1、公司印鑒由行政辦主任負(fù)責(zé)保管，公司財務(wù)印鑒由財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

2、公司印鑒的運用一律由副總以上領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)前方可運用，如違反此項

規(guī)定造成的后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。

3、公司全部需要蓋印鑒的介紹信，說明及對外開出的任何公文，應(yīng)當(dāng)

統(tǒng)一編號登記，以備杳詢存檔。

三、辦公設(shè)備管理

1、復(fù)印機的運用，應(yīng)由各部門的辦公文員來操作運用，操作前行政部

組織培訓(xùn)，操作后按登記表自覺登記，沒有文員的部門由行政文員操作，

要求雙面復(fù)印削減單面復(fù)印，對印錯紙張，要查明原因。

2、各部門所需發(fā)送的傳真，登記后由行政文員操作發(fā)送。選購部的傳

真機由選購文員管理，并做好登記。登記表每月底交行政部備查。

四、文檔管理

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1、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。人事檔案由人事部負(fù)責(zé)管理，公文檔案由

行政文員負(fù)責(zé)管理。

2、全部的檔案應(yīng)分類編號管理。檔案存放要留意防火、防蟲、防盜。

3、借閱檔案時，要有主管批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù),

五、辦公用品管理

1、每月月底前，各部門將本部所需要的辦公用品計劃交行政部。

2、行政文員依據(jù)各部門計劃匯總，經(jīng)審批后購置，按計劃登記發(fā)放,

領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取。

3、對辦公用品的選購行玫文員要做到品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、價格合理、

開支恰當(dāng)，對超常規(guī)計劃要嚴(yán)格掌握。

4、辦公用品要建立入庫登記、出庫登記、個人運用登記表，每月底盤

點對帳。

六、電腦管理

1、各部門的辦公電腦要由專人操作管理，工作時間禁止無關(guān)人員上電

腦操縱，不準(zhǔn)讀取無關(guān)資料。

2、電腦發(fā)生故障要按時與電腦部聯(lián)系，不得私自處理。

七、電話管理

1、各部門的辦公電話，是進行業(yè)務(wù)聯(lián)系的主要工具，員工要養(yǎng)成長話

短說的、習(xí)慣，防止長時間占線，影響他人運用。

2、一次通話時間不超5分鐘，超時的通話要運用傳真機聯(lián)系。

3、各部門電話為部門專用，反對其他人運用。

4、長途電話要嚴(yán)格管理，對超長通話和非業(yè)務(wù)通話要嚴(yán)格掌握，長話

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要求即打即鎖，長話鎖碼不得泄露。

5、將各部電話的電話費按月登記，對話費過高的電話，要查明原因。

行政管理制度范本3

一、作息時間

1、公司施行每周5天工作制

上午9：00——12：00

下午14：00——18：00

2、部門負(fù)責(zé)人辦公時間：8：45?12：0013：55?18：10；

3、行政部經(jīng)理、行政管理員、考勤員辦公時間：8：30?12：0513：

55?18：10o

4、保潔員：7：30

5、在公司辦公室以外的工作場所：工作人員必需在商定時間的前五分

鐘到達指定地點，招集人必需提前15分鐘到達指定地點。

二、違紀(jì)界定

員工違紀(jì)分為：遲到、早退、曠工、脫崗和睡崗等五種，管理程序如

下：

1、遲到：指未按規(guī)定到達工作崗位（或作業(yè)地點）；遲到30分鐘以

內(nèi)的，每次扣10元；遲到30分鐘以上的扣半天根本工資；遲到一小時的

扣全天工資；

2、早退：指提前離開工作崗位下班；早退3分鐘以內(nèi)，每次扣罰10

元；30分鐘以上按曠工半天處理。

3、曠工：指未經(jīng)同意或按規(guī)定程序辦理請假手續(xù)而未正常上班的；曠

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工半天扣1天工資，曠工一天扣罰2天工資；一月內(nèi)連續(xù)曠工3天或累計

曠工5天的，作自動解除合同處理；全年累計曠工7天的.作開除處理；

4、脫崗：指員工在上班期間未履行任何手續(xù)擅自離開工作崗位的，脫

崗一次罰款20元。

5、睡崗：指員工在上班期間打瞌睡的，睡崗一次罰款20元；造成重

大損失的，由責(zé)任人自行擔(dān)當(dāng)。

三、請假制度

1、假別分為：病假、事假、婚假、產(chǎn)假、年假、工傷假、喪假等七種°

凡發(fā)生以上假者取消當(dāng)月全勤獎。

2、病假：指員工生病必需進行治療而請的假別；病假必需持縣級以上

醫(yī)院證明，無有效證明按曠工處理；出據(jù)虛假證明加倍懲罰；病假每月2日

內(nèi)扣除50%的根本日工資；超過2天按事假扣薪。

3、事假：指員工因事必需親自辦理而請的假別；但全年事假累計不得

超過30天，超過天數(shù)按曠工處理；事假按實際天數(shù)扣罰日薪。

4、婚假：指員工到達法定結(jié)婚年齡并辦理結(jié)婚證明而請的假別：

5、年假：指員工在公司工作滿一年后可享受3天帶薪休假，可逐年遞

增，但最多不得超過7天，特別情況依據(jù)工作力量確定；年假必需提前申

報當(dāng)年運用。

6、工傷假：按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

7、喪假：指員工父母、配偶父母、配偶、子女等因病傷亡而請的假別；

喪假期間工資照發(fā)，準(zhǔn)假天數(shù)如下:

父母或配偶父母傷亡給假7天。

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配偶或子女傷亡給假10天。

四、批假權(quán)限

1、病事假：1天以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；3天以內(nèi)由分管付總經(jīng)理批

準(zhǔn)；三天以上總經(jīng)理批準(zhǔn)。請假手續(xù)送行政部行政管理員處備案。

2、其它假別由部門負(fù)責(zé)人簽署看法后報分管付總經(jīng)理審批，并送行政

部行政管理員處備案。

3、全部假別都必需由本人書面填寫請假單，并按規(guī)定程序履行簽字手

續(xù)前方為有效假別：特別情況必需來電、函請示，并于事后一R內(nèi)補辦手

續(xù)方為有效假別；未按規(guī)定執(zhí)行一律視為曠工。

五、考勤登記

公司施行每日簽到制度，員工每天上班、下班需簽字（共計每日2次）。

六、外出

1、員工上班直接在外公干的，返回公司時必需進行登記，并交由部門

經(jīng)理簽字確認(rèn)；上班后外出公干的，外出前先由部門經(jīng)理簽字同意后到前

臺處登記方可外出。如沒有得到部門經(jīng)理確認(rèn)私自外出的，視為曠工。

2、員工未請假即不到崗或雖已事先知會公司但事后不按規(guī)定補辦請假

手續(xù)的視為曠工。

七、加班

1、公司要求員工在正常工作時間內(nèi)努力工作，提高工作效率，按時完

成規(guī)定的任務(wù)，不提倡加班。特別情況非加班不行的，必需填寫《加班審

批表》，部門經(jīng)理簽字后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，公司一律不予

成認(rèn)加班。

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2、經(jīng)過批準(zhǔn)的加班，公司辦公室按月進行統(tǒng)計結(jié)算。全部加班首先必

需抵沖病、事假，有一天抵沖一天，多余部分由公司發(fā)給加班工資，不作

調(diào)休處理。

3、行政部對每月的考勤進行統(tǒng)計，統(tǒng)計表由經(jīng)理簽字后交財務(wù)部計發(fā)

工資。

八、出差

員工出差，應(yīng)事先填寫《出差申請表》，由部門經(jīng)理簽署看法后報公司

分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，部門經(jīng)理以上人員由分管經(jīng)理批準(zhǔn)：總經(jīng)理出差時應(yīng)知會

辦公室，以便聯(lián)絡(luò)?！冻霾钌暾埍怼方恍姓總洳?。

公司行政部管理制度3

一、為強化公司考勤管理，整頓勞動紀(jì)律，提高員工遵章守法的自覺

性，特制定本制度。

二、考勤制度為公司重要的管理制度之一。

依據(jù)有關(guān)規(guī)定，部分公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)總經(jīng)理特別準(zhǔn)許外，全部員工均需參

與考勤打卡。打卡每天三次（早、午、晚）,下午上班打卡時間最多只能提

前十五分鐘（即14：00上班，需在13：45分后才能打卡），否則按相關(guān)

規(guī)定懲罰。

三、工作時間：除個別工種外，員工每星期工作時間為六天，每天八個

小時。

工作日：星期一?星期六

工作時間：上午8：00?12：00

下午14：00-18：公司可依據(jù)實際需要調(diào)整作息時間，詳細以通知為

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準(zhǔn)。

四、假期管理

（一）各類假別

1、因公出差

凡屬于以下情況之一者均屬公差

（1）因公司技術(shù)、業(yè)務(wù)出差；

（2）經(jīng)批準(zhǔn)參與的各類由公司出資的相應(yīng)的培訓(xùn)和公司組織的各類旅

行活動等：

（3）經(jīng)批準(zhǔn)外出參與各類社會公益活動。

2、法定休假

（1）國家法定休假日共十天：元旦一天（1月1日）春節(jié)三天（農(nóng)歷

正月初一至初三）國際勞動節(jié)三天（5月1、2、3日）國慶節(jié)三天10月1、

2、3日）；

詳細放假時間按國家公布的規(guī)定施行。

3、病假

（I）員工患病或非因工（公）負(fù)傷。持有區(qū)級以上醫(yī)院所開具的休假

建議書，可核予病假；

（2）經(jīng)批準(zhǔn)在工作時間內(nèi)出外就診超過8個小時的，其超出時間累計

為病假。

4、事假

因個人事項，必需由本人親自料理的，經(jīng)申請可酌情核予事假；

五、請假審批權(quán)限

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公司本部各級人員（不含副總以上級）請假（病假、事假、其它假）均

須向辦公室提出申請，由辦公室呈送董事長或總經(jīng)理審批。未經(jīng)批準(zhǔn)則按

曠工論。

六、假期管理及假期工資核算

（一）各級人員請假兩天以內(nèi)者，除病假外，須提前二個工作日辦理

請假手續(xù)（請假三天及以上的，需提前一周辦理）；如遇急事不能親自辦

理請假手續(xù)，應(yīng)先電話向辦公室請假。返工后，照實填寫請假單，按審批

權(quán)限進行審批G未辦理請假手續(xù)的事假，均按曠工處理、

（二）員工事假按天數(shù)扣除工資；員工病假在一天以內(nèi)者，并執(zhí)有當(dāng)

天看病收費單者不扣工資，未執(zhí)有看病收費單者按事假處理，員工病假超

過一天者按事假處理。

七、考勤管理

（一）部門經(jīng)理以及公司領(lǐng)導(dǎo)須帶頭執(zhí)行公司考勤制度，秉公辦事。

（二）辦公室是考勤管理的監(jiān)督部門，各部門為負(fù)責(zé)部門。公司值班

保安員負(fù)責(zé)監(jiān)督員工考勤打卡，如有不遵守考勤制度行為者予于訂正，并

作記錄，辦公室不定期監(jiān)督檢查員工出勤狀況。

（三）公司總部人員因公到工程部或出外公干不能按時回來打卡的，

須在上注明出差的事因、地點，報其主管領(lǐng)導(dǎo)簽核，其考勤副卡必需在2天

內(nèi)報辦公室簽核，于每月月末報送董事長或總經(jīng)理審批。

（四）上班前已知需從公司總部外出辦事（包括到工地、政府機構(gòu)等），

須按時打卡，不得后補副卡。

（五）每月遲到累計達30分鐘內(nèi)、上班遺忘打卡不超過3次，不予以

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扣款。

（六）因工作需要到各工程部（或各工程部）須填寫，如下午出去者下

午上班之前必需打卡。

（七）考勤主管林麗英每月負(fù)責(zé)發(fā)卡收卡（正副卡）統(tǒng)計匯總上報總

經(jīng)理，作罰款和發(fā)工資依據(jù)。

（八）公司于每月20日之前在辦公大樓一樓公布上一個月公司總部人

員的出勤情況。

行政管理制度范本4

第一章、總則

第一條、目的：順應(yīng)公司管理需要，標(biāo)準(zhǔn)行政管理行為。

第二條、本制度規(guī)定了行政事務(wù)活動中公文管理、會議、接待、辦公用

品、后勤保障、檔案、保密、車輛管理等的工作程序與行為標(biāo)準(zhǔn)。

第二章、公文管理

第三條管理部是公司文件處理的管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)公司文件的管理工作,

并指導(dǎo)各部門文件處理工作。

第一節(jié)、公文擬制

第四條、公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自擬制或由管理部依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)決策

和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。

第五條、文件擬制的根本要求：

1、精確反映公司決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2、觀點鮮亮、條理清晰、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字練達、標(biāo)點符號

運用恰當(dāng)，人名、地名、時間、數(shù)字、引文要精確。

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3、合理運用文種。

4、聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的看法或由各聯(lián)名部門共同起草。

第六條管理部對文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負(fù)責(zé)。

第七條擬稿人負(fù)責(zé)校核文件。對外文件由管理部負(fù)責(zé)審核。文件校核

主要有以下幾方面內(nèi)容：

1是否確需行文。

2內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)

文件相連接。

3提出的措施和方法是否符合實際，切實可行。

4內(nèi)容觸及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會簽，看法是否全都。

5文字表達是否精確、簡明扼要、條理清晰、語法標(biāo)準(zhǔn)，打印有無錯誤。

6文件格式是否符合要求，文種的選擇是否恰當(dāng)，編號是否正確，發(fā)布

范圍是否合理。

第二節(jié)文件審批、發(fā)放

第八條文件發(fā)文前均應(yīng)送相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，明確發(fā)文范圍。文稿一

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。

領(lǐng)導(dǎo)審批稿件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。

第九條依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)分工，文件審批權(quán)限為：

1一般日常生產(chǎn)營運事務(wù)的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由管理部

復(fù)核后發(fā)放；

2凡政策性強、觸及的問題比擬敏感，觸及到公司內(nèi)部重大政策的財

務(wù)、預(yù)算、計劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）機構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟合

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同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、上報的等方面的文件，由總經(jīng)理審批；

3凡公司的重大決策、重大工程、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整

等，對公司產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理批閱后，還需呈公司董事長簽

發(fā)。

第十條管理部在繕印文件時，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)審批的范圍份數(shù)進行印制，做

到快速精確、字樣清楚、裝訂整齊、符合格式。校對人對復(fù)印的稿件負(fù)責(zé)。

秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進行。

第十一條發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為：

公司正式文件XXX文［2003］第XX號

公司會議紀(jì)要XXX會議紀(jì)要（XX）號

文件應(yīng)在文件首頁右上角標(biāo)注標(biāo)識。

第十二條收文應(yīng)記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時

應(yīng)辦理文件移交手續(xù)。

第十三條公司外來文件應(yīng)由管理部負(fù)責(zé)登記、擬辦、送領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)

導(dǎo)批辦的文件事項由指定部門落實，管理部督辦并匯報。

第十四條領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時應(yīng)詳細明確：傳閱層次、辦理要求、完成時

間、辦理部門，防止批辦的工作因模糊而未按時落實。

第十五條承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按時組織落實領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作任務(wù)，凡屬

本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)直接予以解決；觸及其它部門業(yè)務(wù)的事項，

主辦部門要主動會同有關(guān)部門辦理；須報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批的重要事項，應(yīng)

由主辦部門提出處理看法，如觸及其它部門時應(yīng)協(xié)商并取得全都看法，然

后送請公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理完畢，通知管理部核驗，文件移交管理部保存

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歸檔。

第十六條利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必需確認(rèn)文件的實收情況。凡需

存檔或送請領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件

應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長期保存。

第三章印章管理

第十七條管理部負(fù)責(zé)公司全部印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺帳,

對用印情況進行督導(dǎo)。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定以下印章

和相應(yīng)保管人：

1.公司行政章、合同專用章由管理部經(jīng)理保管。

2.公司財務(wù)專用章和法人代表章由財務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。

3.發(fā)票專用章由財務(wù)部出納保管。

第十八條印章保管人必需認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、

用印事由（內(nèi)容）用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項。

第十九條凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用

印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文

件不符合要求，監(jiān)印人有責(zé)任向有關(guān)人員提出看法，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽

字后，方予用印并填寫用印登記，第二十條合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司

總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章

的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完好，經(jīng)辦人

簽字。

第二十一條公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必需經(jīng)

公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批。

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第二十二條借用公司印章外出辦事必需經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)

定的時限交還。

第二十三條對于私自運用印章或借出印章后運用超出簽批范圍的，要

依據(jù)情節(jié)輕重予以處理。

第二十四條印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運用印章負(fù)有監(jiān)督

責(zé)任，并相應(yīng)擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

第二十五條各部門如需運用印章，應(yīng)向管理部申請刻制。如因部門變

動停止運用時，應(yīng)將原印章交管理部封存或銷毀。

第四章會議與接待

第二十六條管理部負(fù)責(zé)公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會議

的組織和服務(wù)工作。

第二十七條精確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握會議主題、會議時間、會議地

點、要求出席人員、與會人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，按時通知到位，必要時留

下通知記錄。

第二十八條會議期間，依據(jù)不同層次的會議要求，提供相應(yīng)的會議服

務(wù)：會場準(zhǔn)備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿意領(lǐng)導(dǎo)臨時需

求、與會者生活布置等。

第二十九條會后清理睬場，清掃衛(wèi)生，編制會議紀(jì)要等。

第三十條公司來客通常由管理部負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱忱大方，遵

守員工文明禮儀標(biāo)準(zhǔn)，維護公

司形象和利益；并依據(jù)來訪意圖正確按時引導(dǎo)來客與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)

會見。

14

第三十一條公司重要客人應(yīng)布置好會客地點，供應(yīng)茶水，并依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)

意圖布置好生活。

第五章辦公用品管理

第三十二條辦公用品由管理部負(fù)責(zé)管理。

第三十三條辦公用品運用由需用部門造選購計劃，管理部審核后報總

經(jīng)理審批。管理部負(fù)責(zé)選購。

第三十四條單價20XX元以上、運用年限二年以上的物品或單價20XX

元以上生產(chǎn)線上運用的物品為公司固定資產(chǎn)類，管理部驗收入庫，經(jīng)財務(wù)

部做固定資產(chǎn)登記后，方可報銷沖帳。

第三十五條單價20XX元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐

用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報銷沖帳。

第三十六條耗材（包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等）按計劃購

置管理部驗收入庫前方可報銷沖帳。

第三十七條管理部應(yīng)逐步建立辦公用品耗用量標(biāo)準(zhǔn)，做到有計劃、有

臺帳、有掌握、有考核。

第六章檔案管理

第一節(jié)總則

第三十八條為對公司的文件檔案施行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高存檔文件材料

的質(zhì)量，便利查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。

第三十九條本規(guī)定所指之文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文

件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤

片等載體記載的各種有價值的記錄資料。

15

第二節(jié)文件資料的歸檔

第四十條凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用

價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。

第四1一條對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前，應(yīng)依據(jù)該文件的時間、

內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行精確分類。

第四十二條為了便利查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填

寫詳盡的《卷內(nèi)文件名目》和《案卷名目》。機密文件另類歸檔。

第四十三條對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

1保持聯(lián)系，便于查找；

2按重要程度或形成時間排列；

3批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；

4正件在前，附件在后；

5正本在前，定稿在后；

6轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

檢杳工作形成的調(diào)杳報告等結(jié)論性材料在前，依捱性材料在后。

第四十四條歸檔的文件原則上要求為原件，并要求字跡清晰、無污損

或殘缺，特別情況只能存復(fù)制件或殘損件的，要在名目的備注檔內(nèi)注明原

由。為使入卷的文件整齊、美觀、便利查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分

開存放。

第四十五條歸檔資料應(yīng)包括以下內(nèi)容：

公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀(jì)要、經(jīng)營決策、人

事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等；

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人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、

聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓(xùn)記載等

等；

財務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等等；

技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理文件、

各種質(zhì)量活動記錄、外來標(biāo)準(zhǔn)等等；

裝備檔案：裝備臺帳、裝備技術(shù)與運用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記

錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等

等；

其它：公司各類證書、榮譽、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。

第三節(jié)檔案資料的管理

第四十六條公司的全部文書類檔案資料由管理部集中收存管理，財務(wù)

報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù)部專人保管，員工人事檔案交由管理

部統(tǒng)一保管，裝備檔案由工程部整理保存，技術(shù)資料由技術(shù)部整理保存。

第四十七條公司員工因工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文

件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，機密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，

尹辦理登記手續(xù)。并必需在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復(fù)印、

摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。

第四十八條已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生改變并與新文件

內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期

己過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件

以及機密文件的草稿，在經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后

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集中予以銷毀。

第七章保密制度

第四十九條文件分“機密''和"絕密”兩種。文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)

責(zé)起草，起草的稿件應(yīng)注明“機密，，或“絕密”，起草完畢后按時送交專職打字

員打印；件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應(yīng)妥當(dāng)保管，集

中銷毀。

第五十條打印件時，應(yīng)在材料封面打印上“機密”或“絕密”標(biāo)注，無關(guān)人

員不得站在四周觀看：對于電子件要加密：件的校對，應(yīng)由起草人負(fù)責(zé)，

不得隨便讓他人幫忙校對。

第五十一條文件交接由管理部文件專人或公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，交

接后應(yīng)按時實行保密措施，不得隨便放置。嚴(yán)格按掌握范圍傳遞文件，不

得讓非批準(zhǔn)承閱人員接觸。

第五十二條文件、資料的保管一方面要保證資料完好，不喪失、不損

壞，同時對件又要進行保密。各部門的文件管理由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)，下班

或離開辦公室時應(yīng)鎖好文件柜，把件妥當(dāng)放好后才能離開：檔案管理人員

不得將自己的鑰匙隨便交給他人運用。

第五十三條資料包括：重大經(jīng)營決策、暫不公開的確定、重要客戶信

息、財務(wù)報表、財務(wù)帳、關(guān)犍技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量

信息等等。

第五十四條文件的銷毀應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時不得隨便扔進紙簍，

須運用碎紙機或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。

第五十五條相關(guān)人員應(yīng)樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴(yán)

18

守公司機密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機密內(nèi)容；不

得傳播機密。

第五十六條發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥當(dāng)處理，按時上報。

第五十七條凡違反本規(guī)定者，視其情節(jié)可賜予經(jīng)濟懲罰、通報批判、

追究法律責(zé)任等不同的懲罰。

第八章車輛管理

第五十八條叉車、小車由專人負(fù)責(zé)維護和保養(yǎng)及專人駕駛，不得隨便

讓他人駕駛，假如顯現(xiàn)非固定司機開車而造成車輛損失的，由責(zé)任人負(fù)全

部責(zé)任。

第五十九條立健全車輛檔案，車輛的有關(guān)資料及有關(guān)有效證件交檔案

管理員負(fù)責(zé)管理。

第六十條輛行駛中應(yīng)特別留意安全行駛及遵守交通規(guī)章，嚴(yán)禁酒后駕

駛、帶心情駕駛車輛，杜絕交通事故的發(fā)生。

第六十一條司機定期檢查和維護保養(yǎng)，保證車況處于良好狀況，可隨

時調(diào)派運用：

第六十二條車輛不運用時應(yīng)按規(guī)定停放在指定的停車位置；

第六十三條車輛顯現(xiàn)故障時，駕駛員應(yīng)按時申請維護，填寫“車輛修理

表”，經(jīng)核實后，進行修理，如途中發(fā)生故障就近修理，回廠后，立刻補單。

第十一條發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為：

公司正式文件XXX文［2003］第XX號

公司會議紀(jì)要XXX會議紀(jì)要（XX）號

文件應(yīng)在文件首頁右上角標(biāo)注標(biāo)識。

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第十二條收文應(yīng)記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時

應(yīng)辦理文件移交手續(xù)。

第十三條公司外來文件應(yīng)由管理部負(fù)責(zé)登記、擬辦、送領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)

導(dǎo)批辦的文件事項由指定部門落實，管理部督辦并匯報。

第十四條領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時應(yīng)詳細明確：傳閱層次、辦理要求、完成時

間、辦理部門，防止批辦的工作因模糊而未按時落實。

第十五條承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按時組織落實領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作任務(wù)，凡屬

本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)直接予以解決：觸及其它部門業(yè)務(wù)的事項，

主辦部門要主動會同有關(guān)部門辦理；須報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批的重要事項，應(yīng)

由主辦部門提出處理看法，如觸及其它部門時應(yīng)協(xié)商并取得全都看法，然

后送請公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理完畢，通知管理部核驗，文件移交管理部保存

歸檔。

第十六條利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必需確認(rèn)文件的實收情況。凡需

存檔或送請領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件

應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長期保存。

第三章印章管理

第十七條管理部負(fù)責(zé)公司全部印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺帳,

對用印情況進行督導(dǎo)。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定以下印章

和相應(yīng)保管人：

1.公司行政章、合同專用章由管理部經(jīng)理保管。

2.公司財務(wù)專用章和法人代表章由財務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。

3.發(fā)票專用章由財務(wù)部出納保管。

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第十八條印章保管人必需認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、

用印事由（內(nèi)容）用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項。

第十九條凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用

印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文

件不符合要求，監(jiān)印人有責(zé)任向有關(guān)人員提出看法，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽

字后，方予用印并填寫用印登記，第二十條合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司

總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章

的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔：并要求合同內(nèi)容完好，經(jīng)辦人

簽字。

第二十一條公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必需經(jīng)

公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批。

第二十二條借用公司印章外出辦事必需經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)

定的時限交還。

第二十三條對于私自運用印章或借出印章后運用超出簽批范圍的，要

依據(jù)情節(jié)輕重予以處理。

第二十四條印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運用印章負(fù)有監(jiān)督

責(zé)任，并相應(yīng)擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

第二十五條各部門如需運用印章，應(yīng)向管理部申請刻制。如因部門變

動停止運用時，應(yīng)將原印章交管理部封存或銷毀。

第四章會議與接待

第二十六條管理部負(fù)責(zé)公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會議

的組織和服務(wù)工作。

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第二十七條精確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握會議主題、會議時間、會議地

點、要求出席人員、與會人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，按時通知到位，必要時留

下通知記錄。

第二十八條會議期間，依據(jù)不同層次的會議要求，提供相應(yīng)的會議服

務(wù)：會場準(zhǔn)備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿意領(lǐng)導(dǎo)臨時需

求、與會者生活布置等。

第二十九條會后清理睬場，清掃衛(wèi)生，編制會議紀(jì)要等。

第三十條公司來客通常由管理部負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱忱大方，遵

守員工文明禮儀標(biāo)準(zhǔn)，維護公

司形象和利益；并依據(jù)來訪意圖正確按時引導(dǎo)來客與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)

會見。

第三十一條公司重要客人應(yīng)布置好會客地點，供應(yīng)茶水，并依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)

意圖布置好生活。

第五章辦公用品管理

第三十二條辦公用品由管理部負(fù)責(zé)管理。

第三十三條辦公用品運用由需用部門造選購計劃，管理部審核后報總

經(jīng)理審批。管理部負(fù)責(zé)選購。

第三十四條單價20XX元以上、運用年限二年以上的物品或單價20XX

元以上生產(chǎn)線上運用的物品為公司固定資產(chǎn)類，管理部驗收入庫，經(jīng)財務(wù)

部做固定資產(chǎn)登記后，方可報銷沖帳。

第三十五條單價20XX元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐

用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報銷沖帳。

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第三十六條耗材（包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等）按計劃購

置管理部驗收入庫前方可報銷沖帳。

第三十七條管理部應(yīng)逐步建立辦公用品耗用量標(biāo)準(zhǔn)，做到有計劃、有

臺帳、有掌握、有考核。

第六章檔案管理

第一節(jié)總則

第三十八條為對公司的文件檔案施行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高存檔文件材料

的質(zhì)量，便利查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。

第三十九條本規(guī)定所指之文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文

件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤

片等載體記載的各種有價值的記錄資料。

第二節(jié)文件資料的歸檔

第四十條凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用

價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。

第四十一條對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前，應(yīng)依據(jù)該文件的時間、

內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行精確分類。

第四十二條為了便利查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填

寫詳盡的《卷內(nèi)文件名目》和《案卷名目》。機密文件另類歸檔。

第四十三條對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

1保持聯(lián)系，便于查找；

2按重要程度或形成時間排列；

3批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；

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4正件在前，附件在后：

5正本在前，定稿在后；

6轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

檢查工作形成的調(diào)查報告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

第四十四條歸檔的文件原則上要求為原件，并要求字跡清晰、無污損

或殘缺，特別情況只能存復(fù)制件或殘損件的，要在名目的備注檔內(nèi)注明原

由。為使入卷的文件整齊、美觀、便利查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分

開存放。

第四十五條歸檔資料應(yīng)包括以下內(nèi)容：

公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀(jì)要、經(jīng)營決策、人

事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等；

人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、

聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓(xùn)記載等

等；

財務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等等：

技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理文件、

各種質(zhì)量活動記錄、外來標(biāo)準(zhǔn)等等；

裝備檔案：裝備臺帳、裝備技術(shù)與運用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記

錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等

等；

其它：公司各類證書、榮譽、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。

第三節(jié)檔案資料的管理

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第四十六條公司的全部文書類檔案資料由管理部集中收存管理，財務(wù)

報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù)部專人保管，員工人事檔案交由管理

部統(tǒng)一保管，裝備檔案由工程部整理保存，技術(shù)資料由技術(shù)部整理保存。

第四十七條公司員工因工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文

件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，機密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，

并辦理登記手續(xù)。并必需在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復(fù)印、

摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。

第四十八條已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生改變并與新文件

內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期

已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件

以及機密文件的草稿，在經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后

集中予以銷毀。

第七章保密制度

第四十九條文件分“機密”和“絕密”兩種。文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)

責(zé)起草，起草的稿件應(yīng)注明“機密”或“絕密”，起草完畢后按時送交專職打字

員打??；件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應(yīng)妥當(dāng)保管，集

中銷毀。

第五十條打印件時，應(yīng)在材料封面打印上“機密”或“絕密”標(biāo)注，無關(guān)人

員不得站在四周觀看；對于電子件要加密；件的校對，應(yīng)由起草人負(fù)責(zé)，

不得隨便讓他人幫忙校對。

第五十一條文件交接由管理部文件專人或公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，交

接后應(yīng)按時實行保密措施，不得隨便放置。嚴(yán)格按掌握范圍傳遞文件，不

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得讓非批準(zhǔn)承閱人員接觸。

第五十二條文件、資料的保管一方面要保證資料完好，不喪失、不損

壞，同時對件又要進行保密。各部門的文件管理由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)，下班

或離開辦公室時應(yīng)鎖好文件柜，把件妥當(dāng)放好后才能離開；檔案管理人員

不得將自己的鑰匙隨便交給池人運用。

第五十三條資料包括：重大經(jīng)營決策、暫不公開的確定、重要客戶信

息、財務(wù)報表、財務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量

信息等等。

第五十四條文件的銷毀應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時不得隨便扔進紙簍，

須運用碎紙機或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。

第五十五條相關(guān)人員應(yīng)樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴(yán)

守公司機密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機密內(nèi)容；不

得傳播機密。

第五十六條發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥當(dāng)處理，按時上報。

第五十七條凡違反本規(guī)定者，視其情節(jié)可賜予經(jīng)濟懲罰、通報批判、

追究法律責(zé)任等不同的懲罰。

第八章車輛管理

第五十八條叉車、小車由專人負(fù)責(zé)維護和保養(yǎng)及專人駕駛，不得隨便

讓他人駕駛，假如顯現(xiàn)非固定司機開車而造成車輛損失的，由責(zé)任人負(fù)全

部責(zé)任。

第五十九條立健全車輛檔案，車輛的有關(guān)資料及有關(guān)有效證件交檔案

管理員負(fù)責(zé)管理。

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第六十條輛行駛中應(yīng)特別留意安全行駛及遵守交通規(guī)章，嚴(yán)禁酒后駕

駛、帶心情駕駛車輛，杜絕交通事故的發(fā)生。

第六十一條司機定期檢查和維護保養(yǎng)，保證車況處于良好狀況，可隨

時調(diào)派運用；

第六十二條車輛不運用時應(yīng)按規(guī)定停放在指定的停車位置；

第六十三條車輛顯現(xiàn)故障時，駕駛員應(yīng)按時申請維護，填寫“車輛修理

表”，經(jīng)核實后，進行修理，如途中發(fā)生故障就近修理，回廠后，立刻補單。

第九章電話傳真

第六十四條運用電話，應(yīng)留意簡明扼要，提倡一分鐘電話；上班時間，

要盡量少打、短打私人電話。

第六十五條當(dāng)電話鈴響時，聽到的員工，均有義務(wù)接轉(zhuǎn)電話。

第六十六條長途電話管理：為降低本錢，由管理部購置長話卡，限額

發(fā)放，運用方法另行通知。

第六十七條傳真機設(shè)專人管理，傳真件的收發(fā)由專人負(fù)責(zé)并登記，為

保證傳真機線路的暢通，配備傳真機的電話一律禁止通話運用。

第六十八條電話屬公司公共財物，各位員工應(yīng)自覺愛惜、削減損壞。

第六十九條通訊費的報銷方法另行規(guī)定。

第四章會議與接待

第二十六條管理部負(fù)責(zé)公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會議

的組織和服務(wù)工作。

第二十七條精確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握會議主題、會議時間、會議地

點、要求出席人員、與會人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，按時通知到位，必要時留

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下通知記錄。

第二十八條會議期間，依據(jù)不同層次的會議要求，提供相應(yīng)的會議服

務(wù)：會場準(zhǔn)備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿意領(lǐng)導(dǎo)臨時需

求、與會者生活布置等。

第二十九條會后清理睬場，清掃衛(wèi)生，編制會議紀(jì)要等。

第三十條公司來客通常由管理部負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱忱大方，遵

守員工文明禮儀標(biāo)準(zhǔn)，維護公

司形象和利益：并依據(jù)來訪意圖正確按時引導(dǎo)來客與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)

會見。

第三十一條公司重要客人應(yīng)布置好會客地點，供應(yīng)茶水，并依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)

意圖布置好生活。

第五章辦公用品管理

第三十二條辦公用品由管理部負(fù)責(zé)管理。

第三十三條辦公用品運用由需用部門造選購計劃，管理部審核后報總

經(jīng)理審批。管理部負(fù)責(zé)選購。

第三十四條單價20XX元以上、運用年限二年以上的物品或單價20XX

元以上生產(chǎn)線上運用的物品為公司固定資產(chǎn)類，管理部驗收入庫，經(jīng)財務(wù)

部做固定資產(chǎn)登記后，方可報銷沖帳。

第三十五條單價20XX元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐

用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報銷沖帳。

第三十六條耗材（包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等）按計劃購

置管理部驗收入庫前方可報箱沖帳。

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第三十七條管理部應(yīng)逐步建立辦公用品耗用量標(biāo)準(zhǔn)，做到有計劃、有

臺帳、有掌握、有考核。

第六章檔案管理

第一節(jié)總則

第三十八條為對公司的文件檔案施行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高存檔文件材料

的質(zhì)量，便利查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。

第三十九條本規(guī)定所指之文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文

件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤

片等載體記載的各種有價值的記錄資料。

第二節(jié)文件資料的歸檔

第四十條凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用

價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。

第四十一條對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前，應(yīng)依據(jù)該文件的時間、

內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行精確分類。

第四十二條為了便利杳尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填

寫詳盡的《卷內(nèi)文件名目》和《案卷名目》。機密文件另類歸檔。

第四十三條對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

1保持聯(lián)系，便于查找；

2按重要程度或形成時間排列；

3批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；

4正件在前，附件在后；

5正本在前，定稿在后；

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6轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

檢查工作形成的調(diào)查報告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

第四十四條歸檔的文件原則上要求為原件，并要求字跡清晰、無污損

或殘缺，特別情況只能存復(fù)制件或殘損件的，要在名目的備注檔內(nèi)注明原

由。為使入卷的文件整齊、美觀、便利查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分

開存放。

第四十五條歸檔資料應(yīng)包括以下內(nèi)容：

公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀(jì)要、經(jīng)營決策、人

事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等；

人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、

聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓(xùn)記載等

等；

財務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等等；

技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理文件、

各種質(zhì)量活動記錄、外來標(biāo)準(zhǔn)等等：

裝備檔案：裝備臺帳、裝備技術(shù)與運用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記

錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等

等；

其它：公司各類證書、榮譽、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。

第三節(jié)檔案資料的管理

第四十六條公司的全部文書類檔案資料由管理部集中收存管理，財務(wù)

報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù)部專人保管，員工人事檔案交由管理

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部統(tǒng)一保管，裝備檔案由工程部整理保存，技術(shù)資料由技術(shù)部整理保存。

第四十七條公司員工因工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文

件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，機密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，

井辦理登記手續(xù)。并必需在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復(fù)印、

摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。

第四十八條已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容己發(fā)生改變并與新文件

內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期

已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件

以及機密文件的草稿，在經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后

集中予以銷毀。

第七章保密制度

第四十九條文件分“機密”和“絕密”兩種。文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)

責(zé)起草，起草的稿件應(yīng)注明“機密，，或“絕密”，起草完畢后按時送交專職打字

員打?。患鲝U的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應(yīng)妥當(dāng)保管，集

中銷毀。

第五十條打印件時，應(yīng)在材料封面打印上“機密”或“絕密”標(biāo)注，無關(guān)人

員不得站在四周觀看；對于電子件要加密；件的校對，應(yīng)由起草人負(fù)責(zé)，

不得隨便讓他人幫忙校對。

第五十一條文件交接由管理部文件專人或公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，交

接后應(yīng)按時實行保密措施，不得隨便放置。嚴(yán)格按掌握范圍傳遞文件，不

得讓非批準(zhǔn)承閱人員接觸。

第五十二條文件、資料的保管一方面要保證資料完好，不喪失、不損

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壞，同時對件又要進行保密。各部門的文件管理由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)，下班

或離開辦公室時應(yīng)鎖好文件柜，把件妥當(dāng)放好后才能離開；檔案管理人員

不得將自己的鑰匙隨便交給池人運用。

第五十三條資料包括：重大經(jīng)營決策、暫不公開的確定、重要客戶信

息、財務(wù)報表、財務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量

信息等等。

第五十四條文件的銷毀應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時不得隨便扔進紙簍，

須運用碎紙機或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。

第五十五條相關(guān)人員應(yīng)樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴(yán)

守公司機密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機密內(nèi)容；不

得傳播機密。

第五十六條發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥當(dāng)處理，按時上報。

第五十七條凡違反本規(guī)定者，視其情節(jié)可賜予經(jīng)濟懲罰、通報批判、

追究法律責(zé)任等不同的懲罰。

第八章車輛管理

第五十八條叉車、小車由專人負(fù)責(zé)維護和保養(yǎng)及專人駕駛，不得隨便

讓他人駕駛，假如顯現(xiàn)非固定司機開車而造成車輛損失的，由責(zé)任人負(fù)全

部責(zé)任。

第五十九條立健全車輛檔案，車輛的有關(guān)資料及有關(guān)有效證件交檔案

管理員負(fù)責(zé)管理。

第六十條輛行駛中應(yīng)特別留意安全行駛及遵守交通規(guī)章，嚴(yán)禁酒后駕

駛、帶心情駕駛車輛，杜絕交通事故的發(fā)生。

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第六十一條司機定期檢查和維護保養(yǎng)，保證車況處于良好狀況，可隨

時調(diào)派運用；

第六十二條車輛不運用時應(yīng)按規(guī)定停放在指定的停車位置；

第六十三條車輛顯現(xiàn)故障時，駕駛員應(yīng)按時申請維護，填寫“車輛修理

表”，經(jīng)核實后，進行修理，如途中發(fā)生故障就近修理，回廠后，立刻補單。

第九章電話傳真

第六十四條運用電話，應(yīng)留意簡明扼要，提倡一分鐘電話；上班時間，

要盡量少打、短打私人電話。

第六十五條當(dāng)電話鈴響時，聽到的員工，均有義務(wù)接轉(zhuǎn)電話。

第六十六條長途電話管理：為降低本錢，由管理部購置長話卡，限額

發(fā)放，運用方法另行通知。

第六十七條傳真機設(shè)專人管理，傳真件的收發(fā)由專人負(fù)責(zé)并登記，為

保證傳真機線路的暢通，配備傳真機的電話一律禁止通話運用。

第六十八條電話屬公司公共財物，各位員工應(yīng)自覺愛惜、削減損壞。

第六十九條通訊費的報銷方法另行規(guī)定。

第二節(jié)文件資料的歸檔

第四十條凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用

價值的文件材料均應(yīng)列入歸