建設(shè)工程材料(設(shè)備)采購管理制度及流程

建設(shè)工程材料(設(shè)備)采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為確保建設(shè)工程材料及設(shè)備采購的規(guī)范性、有效性與高效性，特制定本管理制度。此制度涵蓋項目采購、年度采購、應(yīng)急采購等形式，適用于公司所有建設(shè)工程項目的材料及設(shè)備采購活動。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.確保公平、公正、公開，綜合考慮質(zhì)量、價格和交貨期，優(yōu)先選擇信譽良好的供應(yīng)商。2.材料及設(shè)備采購必須來自合法合規(guī)的供應(yīng)商，需開具正規(guī)發(fā)票，確保采購的合法性。3.各部門需明確責(zé)任分工，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請在項目啟動階段，項目經(jīng)理需評估所需材料及設(shè)備，填寫“采購申請單”。申請單上需明確所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。項目經(jīng)理還需與倉庫核對現(xiàn)有庫存情況，確保申請合理。2.申購審批采購申請單在項目內(nèi)部進行審核，需經(jīng)過項目負責(zé)人及相關(guān)部門的批準。對涉及較大金額的采購，需將申請單提交財務(wù)部門進行預(yù)算審核，確保資金使用的合理性。3.詢價與比價各部門在審核通過后，負責(zé)向至少三家合格供應(yīng)商詢價，獲取報價單。詢價過程中，應(yīng)確保各報價符合技術(shù)要求及質(zhì)量標準。報價單需附上供應(yīng)商的資質(zhì)證明及相關(guān)資料，以便后續(xù)評估。4.核價對所收集的報價進行核價，參考歷史價格及市場行情，選擇性價比最高的供應(yīng)商。核價結(jié)果需記錄在“詢價表”中，并附上相關(guān)報價單。5.審批流程核價后的詢價表需提交項目負責(zé)人及相關(guān)部門進行審批，審批通過后形成正式的采購決策。對于重大采購項目，需上報至公司高層進行最終審批。6.采購實施與驗收入庫審批通過后，采購人需及時向選定的供應(yīng)商下單，確保按時交貨。物資到達后，相關(guān)人員需對照采購訂單進行驗收，檢查數(shù)量與質(zhì)量，確認無誤后入庫。驗收合格后，由倉庫管理人員填寫“入庫單”，并存檔。7.報銷流程采購?fù)瓿珊?，采購人需在貨物到達后一個月內(nèi)提交報銷申請，包括采購單、入庫單、發(fā)票及相關(guān)支持文件。財務(wù)部門在審核確認無誤后，將費用報銷至采購人。8.特殊采購情況在特殊情況下，如應(yīng)急采購或零星采購，需遵循快速審批流程。應(yīng)急采購由項目經(jīng)理直接決定，需記錄采購情況并在事后進行必要的審批。零星采購金額較小的，需提前征得部門負責(zé)人同意，簡化審批流程。四、備案管理所有采購活動結(jié)束后，采購人需將相關(guān)文件進行歸檔，包括采購申請單、詢價記錄、入庫單、發(fā)票及其他相關(guān)資料。所有文件應(yīng)保存兩份，一份交財務(wù)審核，另一份由采購部門存檔，以備后續(xù)審核與查閱。五、采購人員職責(zé)與紀律1.采購人員職責(zé)采購人員應(yīng)對供應(yīng)商進行市場調(diào)研，建立供應(yīng)商資料檔案，確保所購材料及設(shè)備的質(zhì)量符合項目要求。應(yīng)定期評估供應(yīng)商的績效，維護良好的合作關(guān)系。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式贈品或回扣，違者將受到公司紀律處分。采購人員需遵循職業(yè)道德，確保采購活動的公開透明，維護公司的合法權(quán)益。六、反饋與改進機制為確保采購流程的有效性與適應(yīng)性，需定期對采購流程進行評估，收集各部門的反饋意見。根據(jù)實際情況，及時調(diào)整和優(yōu)化采購流程，確保在保證采購質(zhì)量的同時，提高工作效率。七、總結(jié)本制度的制定旨在提升建設(shè)工程材料與設(shè)備的采購管理水平，確保采購活動的規(guī)范化與標準化，進而降低采購成本，提升項目整體效益。所有員工應(yīng)嚴格遵循