T-CCTAS 104-2024 鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范

團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)Specificationonelectronicdocumentsarailwayelectrificationconst 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 4總體原則和要求 3 3 3 35.3安全保管 45.4文件數(shù)字化 4 5 56.2整理 5 57.1歸檔范圍 57.2歸檔格式 67.3歸檔方式 67.4編目 67.5檔號(hào)編制 77.6檢測(cè) 8 8 9 9 10 10 23I司、中國(guó)鐵路上海局集團(tuán)有限公司、中國(guó)鐵路南昌局集團(tuán)有限公司、中國(guó)鐵路廣州局集團(tuán)有限公司、中國(guó)鐵路成都局集團(tuán)有限公司、北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)股份1T/CCTAS104—2024鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了鐵路電氣化工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件的形成、收集、整理、歸檔，項(xiàng)目電子檔案的存儲(chǔ)、備份、利用、移交、鑒定與銷(xiāo)毀的要求。本文件適用于鐵路電氣化工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T20988信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范GB/T39784—2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T41785磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)通用規(guī)范檔號(hào)編制規(guī)則檔案著錄規(guī)則建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求電子檔案存儲(chǔ)用可錄類(lèi)藍(lán)光光盤(pán)（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范檔案數(shù)據(jù)硬磁盤(pán)離線存儲(chǔ)管理規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范電子檔案移交接收操作規(guī)范DA/T13DA/T18DA/T28DA/T31DA/T70DA/T檔號(hào)編制規(guī)則檔案著錄規(guī)則建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求電子檔案存儲(chǔ)用可錄類(lèi)藍(lán)光光盤(pán)（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范檔案數(shù)據(jù)硬磁盤(pán)離線存儲(chǔ)管理規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范電子檔案移交接收操作規(guī)范3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1建設(shè)單位projectowner對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行組織管理，并在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中負(fù)總責(zé)的組織。[來(lái)源：DA/T28—2018，3.4]3.2參建單位projectparticipant參與項(xiàng)目建設(shè)并承擔(dān)特定法律責(zé)任的所有單位，主要包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備2注：電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。34.2建設(shè)單位及參建單位宜對(duì)項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔以及4.4建設(shè)單位宜明確各門(mén)類(lèi)項(xiàng)目電子文件的歸檔范圍、時(shí)間、程序、接口、格式、4.5建設(shè)單位應(yīng)按照GB/T18894—25.1.1項(xiàng)目電子文件形成、積累過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容5.1.4項(xiàng)目電子文件分類(lèi)應(yīng)與電子檔案分類(lèi)進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理5.1.5業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)，應(yīng)支持按層級(jí)方式來(lái)組織分類(lèi)方案和管理電子文件，并應(yīng)支持5.2.1創(chuàng)建項(xiàng)目電子文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)電子文件特征，編寫(xiě)文件題名。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建電子文件時(shí)，5.2.2項(xiàng)目電子文件形成單位使用的相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備記錄電子文件處理、審批、分發(fā)等過(guò)程元數(shù)5.2.3應(yīng)按照不同專(zhuān)業(yè)創(chuàng)建不同類(lèi)型的單位工程目錄，對(duì)獨(dú)立的單位工程進(jìn)行電子文件創(chuàng)建、收集和類(lèi)項(xiàng)目文件的文檔模版庫(kù)，文檔模版庫(kù)中質(zhì)量驗(yàn)收記錄的樣式見(jiàn)附錄B。可按照文檔模版庫(kù)規(guī)定的格式5.2.5可根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的要求，定義項(xiàng)目電子文件形成的流程，流程包括創(chuàng)建、編輯、提交、審批、簽字/蓋章等。創(chuàng)建文檔可從文檔模版庫(kù)選擇模板。圖1是項(xiàng)目電子文件形成5.3.2應(yīng)支持在線電子簽名、電子簽章；應(yīng)采用公安部門(mén)安全認(rèn)證防復(fù)制、篡改、偽造功能的數(shù)字簽5.3.3應(yīng)隨時(shí)保存業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目電子文件，并根據(jù)文件的重5.3.4項(xiàng)目電子文件的離線備份應(yīng)采用光盤(pán)、移5.3.5項(xiàng)目電子文件失去保存價(jià)值后，應(yīng)按規(guī)定履行銷(xiāo)毀手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施清除電子文件及5.4.1傳統(tǒng)載體項(xiàng)目文件數(shù)字化范圍包含但不限于以下內(nèi)容：項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、合同協(xié)議、項(xiàng)目管理、重要隱蔽工程驗(yàn)收、缺陷處理、單位工程5.4.3委托第三方進(jìn)行數(shù)字化加工的，委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、455.4.5使用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）軟件對(duì)圖像文件進(jìn)行文6.1.1項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的項(xiàng)目電子文件應(yīng)收集齊全。歸6.1.2建設(shè)單位應(yīng)建立覆蓋各類(lèi)項(xiàng)目電子文件的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范6.1.4應(yīng)完整地收集電子文件及其組件。電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)應(yīng)保持一致。6.2.1文件形成單位或部門(mén)應(yīng)按照DA/T26.2.2項(xiàng)目電子文件整理時(shí)，應(yīng)按照項(xiàng)目電子檔案分類(lèi)體系，組成6.2.5項(xiàng)目電子文件整理宜遵循項(xiàng)目電子文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，7.1.3文本歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于：文件題名、文件編號(hào)、建設(shè)者、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)7.1.4照片歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于：照片題名、照片編號(hào)、建設(shè)7.1.5音頻歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于：題名、編號(hào)、建設(shè)項(xiàng)目名稱(chēng)6T/CCTAS104—2024名稱(chēng)代碼或樞紐名稱(chēng)代碼、階段代碼、專(zhuān)業(yè)代碼、施工里程、竣工里程、單位工程名稱(chēng)、責(zé)任者、錄音者、時(shí)間、人物、地點(diǎn)、有效時(shí)長(zhǎng)、文字說(shuō)明、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小等。7.1.6視頻歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于：題名、編號(hào)、建設(shè)項(xiàng)目名稱(chēng)、標(biāo)段名稱(chēng)、基本建設(shè)代碼、線路名稱(chēng)代碼或樞紐名稱(chēng)代碼、階段代碼、專(zhuān)業(yè)代碼、施工里程、竣工里程、單位工程名稱(chēng)、責(zé)任者、攝像者、時(shí)間、人物、地點(diǎn)、有效時(shí)長(zhǎng)、文字說(shuō)明、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小等。7.2歸檔格式7.2.1項(xiàng)目電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長(zhǎng)期保存。項(xiàng)目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)為表1的電子文件格式?？筛鶕?jù)實(shí)際需求，增加項(xiàng)目電子文件歸檔保存的格式。表1鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件通用格式7.2.2項(xiàng)目電子文件整理完成后，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志；歸檔標(biāo)志中應(yīng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱(chēng)等信息。7.3歸檔方式7.3.1項(xiàng)目電子文件歸檔可采取在線歸檔或離線歸檔。如有相應(yīng)的紙質(zhì)項(xiàng)目檔案，應(yīng)在內(nèi)容、格式、相關(guān)說(shuō)明及描述上與紙質(zhì)項(xiàng)目檔案保持一致，且二者建立關(guān)聯(lián)。7.3.2采取在線方式歸檔時(shí)，可在線自動(dòng)收集電子文件，自動(dòng)分類(lèi)，按需組卷歸檔。7.3.3采取離線方式歸檔時(shí)，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件拷貝至耐久性好的存儲(chǔ)介質(zhì)上。存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇依次為光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。光盤(pán)宜采用檔案級(jí)可錄類(lèi)藍(lán)光光盤(pán)。7.3.4項(xiàng)目電子文件歸檔時(shí)應(yīng)由檔案管理部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，并按照GB/T18894—2016的規(guī)定填寫(xiě)《電子文件歸檔登記表》，檢驗(yàn)合格后，辦理交接手續(xù)。7.3.5圖像類(lèi)電子文件、視頻類(lèi)電子文件應(yīng)曝光準(zhǔn)確、影像清晰。圖像類(lèi)電子文件分辨率應(yīng)達(dá)到300dpi以上，視頻類(lèi)電子文件宜采用200萬(wàn)以上像素拍攝。7.4編目7.4.1項(xiàng)目電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步編目。7.4.2應(yīng)采用文件級(jí)檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為項(xiàng)目電子檔案及其組件命名。7.4.3應(yīng)按照DA/T18的要求制定著錄細(xì)則，對(duì)項(xiàng)目電子檔案、項(xiàng)目紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄，規(guī)范、客7.4.4完成整理編目后，應(yīng)將項(xiàng)目電子檔案及其元數(shù)據(jù)、項(xiàng)目紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系7.5.3以檔號(hào)作為項(xiàng)目電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)、有序存b)線路名稱(chēng)代碼或樞紐名稱(chēng)代碼，代碼按照國(guó)123456LFXLQXHSDZJ7）；）；7.6.2應(yīng)按照DA/T70的規(guī)定對(duì)項(xiàng)目電子文件的真實(shí)性、可用性b)文本類(lèi)電子文件達(dá)到：完整性100%，可讀性100%，重復(fù)文件0%；8.2長(zhǎng)期保存的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可采用文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)電子檔案898.3電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在存儲(chǔ)設(shè)備中逐級(jí)建立文件夾，分門(mén)別類(lèi)集中有序地存儲(chǔ)項(xiàng)目電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄項(xiàng)8.4應(yīng)采用數(shù)據(jù)保存壽命長(zhǎng)、存取速度快、安全性高、能耗低的光盤(pán)、磁盤(pán)、固態(tài)盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)組成的磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)，分級(jí)存儲(chǔ)項(xiàng)目電子檔案及元數(shù)據(jù)。使用磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)符合GB/T8.6存儲(chǔ)項(xiàng)目電子檔案的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷起止號(hào)、8.7在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤(pán)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置。9.2應(yīng)結(jié)合單位電子檔案和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保項(xiàng)目電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定項(xiàng)目電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?，?shí)施備份管理。9.3項(xiàng)目電子檔案近線備份與災(zāi)難備份按照GB/T20988執(zhí)行。基本要求如下：a)可采用光盤(pán)或磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份；b)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；c)項(xiàng)目電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的熱備份。9.4電子檔案離線備份的基本要求如下：10.2應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案利用庫(kù)，與長(zhǎng)期保存的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)分離。10.4利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載項(xiàng)目電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。10.6對(duì)項(xiàng)目電子檔案采用在線或近線方式提供利用時(shí)，應(yīng)從技術(shù)和管10.7應(yīng)支持磁盤(pán)、固態(tài)盤(pán)、光盤(pán)上的數(shù)據(jù)檢索，包括目錄檢索、全文檢索、二次檢索等。入銷(xiāo)毀范圍。仍有保存和利用價(jià)值，列入續(xù)存范圍。銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)應(yīng)經(jīng)主管部門(mén)審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)12.6對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的電子檔案，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)，并對(duì)銷(xiāo)毀的過(guò)程進(jìn)行記錄；對(duì)光盤(pán)等存儲(chǔ)媒體，應(yīng)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)123表C.1鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表1ooooo2ooooooooooooo職業(yè)病預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告及審核文件，職業(yè)病防護(hù)ooo3oooooo表C.1鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表oooooooooooooooooooooooo4▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲5無(wú)▲無(wú)▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲表C.1鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表（續(xù)第4頁(yè)/共10頁(yè)）▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲表C.1鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲件▲▲▲▲▲▲▲表C.1鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保