GBT 35770-2022 合規(guī)管理體系管理手冊I程序文件制度文件表單一整套SO 37301：2021

管理手冊管理手冊審核受控狀態(tài)陳偉受控0.1目錄章節(jié)號目錄任命書公司簡介范圍理解相關方的需求和期望確定合規(guī)管理體系的范圍合規(guī)管理和良好治理原則合規(guī)義務的識別合規(guī)義務的維護領導作用組織的角色、職責和權限策劃合規(guī)目標和實施策劃資源能力和培訓意識文件化信息運行的策劃和控制建立控制和程序審核管理評審改進不合格、不合格和糾正措施附件一附件二附件三附件四公司職能架構附件五合規(guī)管理體系架構修訂日期修改章節(jié)(內容)現(xiàn)行版本狀態(tài)ISO37301:2021,加強對合規(guī)管理體系運行的領導，特任命本公司1:確保合規(guī)管理體系所需的過程得到建立、實施和保持；0.4手冊頒布令編制完成《合規(guī)管理手冊》(以下簡稱：管理手冊),現(xiàn)予以批準頒布實施。本手冊是公司管理體系的法規(guī)性文件，是指導公司建立并實施體系管理的綱領和行動準則。公司全體員工必須遵照執(zhí)行?？偨浝恚喝掌冢?022.12.1(例如：廣東啟企科技信息有限公司主要從ISO體系認證、資質認證、涉密；安防；音視頻；27922售后服務；ISO9001、ISO14001、IS045001數(shù)據治理…………具有長期從事咨詢服務、認證、管理、運營、維護的經驗，具有完善的合作供應鏈和技術咨詢輔導和相應各項規(guī)章制度。如果您對我們的產品感興趣，誠邀您的合作!聯(lián)系微信/QQ:459686154;電話：)1.0范圍：本標準規(guī)定了構成合規(guī)管理體系的基本要素，包本標準適用于組織內部和外部(包括第三方機構)對合規(guī)管理進行評價，以1.1.引用文件：2.1.1管理手冊的制定、批準和實施：2.1.2管理手冊的發(fā)行和修訂2.1.2.1本手冊由管理者代表編制及更新，由總經理審批。文控負責保存2.1.2.2本手冊使用期間如有修改應及時匯總到管理者代表處，管理者代上。本手冊持有者應使其妥善保管，不得丟失、損壞、隨意涂抹.2.3評價原則2.3.1公正性3.0組織環(huán)境3.1理解組織及其環(huán)境組織確定內部和外部問題，如那些與合規(guī)風險相關、與組織目標相關和影響組織實現(xiàn)合規(guī)管理體系預期成果能力的問題。這種情況下，組織考慮了更大范圍的內部和外部因素，如監(jiān)管、社會和文化環(huán)境、經濟形勢、內部方針、程序、過程和資源。3.3確定合規(guī)管理體系的范圍3.3.1管理手冊內容注：合規(guī)管理體系的范圍旨在闡明應用合規(guī)管理體系的地域和/或組織邊界.尤其該組織是某大規(guī)模組織在給定地點的分支機構肘。----3.1提及的內部和外部問題；----3.2和3.5.1提及的要求。標準，結合本公司實際情況編寫而成。適用于公司：計算機軟件開發(fā)、包括的過程順序和相互作用，對文件化的合規(guī)管理體系運行做出了明確3.4合規(guī)管理體系和良好治理原則組織根據本標準建立、制定、實施、評價、維護和持續(xù)改進合規(guī)管理體系，包括必需的過程和過程的相互作用，并考慮了如下治理原則：----合規(guī)團隊與治理機構建立直接聯(lián)系；一一合規(guī)團隊的獨立性；一一分配給合規(guī)團隊適當?shù)臋嘞藓统渥愕馁Y源。合規(guī)管理體系反映了組織的價值觀、目標、戰(zhàn)略和合規(guī)風險。3.5合規(guī)義務3.5.1合規(guī)義務的識別組織系統(tǒng)的識別其合規(guī)義務及這些合規(guī)義務對組織活動、產品和服務的影響。組織在建立、制定、實施、評價、維護和改進合規(guī)管理體系時，考慮了這些合規(guī)義務。組織宜以適合其規(guī)模、復雜性、結構和運行的方式記錄其合規(guī)義務。合規(guī)義務的來源宜包括合規(guī)要求，并能包含合規(guī)承諾。示例1:合規(guī)主要求的例子包指：一一法律和法規(guī)，一一許可、執(zhí)照或其他形式的授權，一一監(jiān)管機構發(fā)布的命令、條例或指南；一一法院判決或行政決定；一一條約、慣例和協(xié)議。合規(guī)承諾包括：一一與社會團體或非政府組織簽訂的協(xié)議；一一與公共權力機構和客戶簽訂的協(xié)議；一一組織要求：如方針程序，一一自愿原則或規(guī)程，一一自愿性標志或環(huán)境承諾；一一與組織簽署合同產生的義務；一一相關組織的和產業(yè)的標準。3.5.2合規(guī)義務的維護組織有適當?shù)倪^程識別新的和變更的法律、法規(guī)、準則和其他合規(guī)義務，以確保持續(xù)合規(guī)。組織有過程評價已識別的變更和任何變更的實施對合規(guī)義務管理的影響。獲取關于法律和其他合規(guī)義務變更信息的過程包括：一一列入相關監(jiān)管部門收件人名單；一一成為專業(yè)團體的會員；一一訂閱相關信息服務，一一參加行業(yè)論壇和研討會；一一監(jiān)視監(jiān)管部門網端，一一與監(jiān)管部門會晤；一一與法律顧問洽商，一一監(jiān)視合規(guī)義務來源(如：監(jiān)管聲明和法院判決)3.6合規(guī)風險的識別、分析和評價組織識別并評價其合規(guī)風險。該評價能建立在合規(guī)風險評估或其他替換方法的基礎之上。合規(guī)風險評估構成了合規(guī)管理體系實施的基礎，是有計劃地分配適當和充足的資源對已識別合規(guī)風險進行管理的基礎。組織識別合規(guī)風險，宜把合規(guī)義務和它的活動、產品、服務和運行的相關方面聯(lián)系起來，以識別可能發(fā)生不合規(guī)的場景。組織宜識別不合規(guī)的原因及后果。組織宜通過考慮不合規(guī)的原因、來源、后果的嚴重程度、不合規(guī)及其后果能發(fā)生的可能性進行合規(guī)風險分析。后果能包括，例如：個人和環(huán)境傷害、經濟損失、聲譽損失和行政責任。風險評價涉及組織合規(guī)風險分析過程中發(fā)現(xiàn)的合規(guī)風險等級與組織能夠并愿意接受的合規(guī)風險水平的比較?；谶@個比較，能設定優(yōu)先級，作為確定需要實施的控制及其程度的基礎(見5.1)。發(fā)生以下情形，宜對合規(guī)風險進行周期性再評估：一一新的或改變的活動、產品或服務；一一組織結構或戰(zhàn)略改變；一一重大的外部變化，例如金融經濟環(huán)境、市場條件、債務和客戶關系；一一合規(guī)義務改變(見3.5);一一不合規(guī)。注1:合規(guī)風險評估細節(jié)的程度和水平取決于組織的風險情況、環(huán)境、規(guī)模和目標.并能隨著具體細分領域(如：環(huán)境、財務和社會)變化。注2:基于風險的合規(guī)管理方法并不意昧著在低合規(guī)風險情況下組織接受不合規(guī)。它有助于組織集中主要注意力和資源優(yōu)先處理更高級別風險，最終涵蓋所有合規(guī)風險。所有已識別的合規(guī)風險/情況受制于監(jiān)視、糾正和糾正措施。4領導作用4.1領導作用和承諾a)確立和堅持組織的核心價值觀；b)確保建立組織的合規(guī)方針和合規(guī)目標，并與該組織的價值觀、目標和戰(zhàn)略方向保持一致(見5.2);c)確保制定并實施方針、程序和過程，以實現(xiàn)合規(guī)目標；d)確保合規(guī)管理體系所需資源可用、予以分配和指派；e)確保合規(guī)管理體系要求融入組織的業(yè)務過程；f)傳達合規(guī)管理體系的重要性和符合合規(guī)管理體系要求的重要性；h)支持其他相關管理者，使他們在自己擔責的領域中展現(xiàn)出合規(guī)領導力；i)確保運行指標和合規(guī)義務保持一致；j)確立并維護問責機制，包括對合規(guī)事件和不合規(guī)及時報告；I)推進持續(xù)改進。承諾水平標示為下列事項的實現(xiàn)程度：實施、評價、維護和改進的是一個有效和及時響應的合規(guī)管理體系；一一合規(guī)方針經治理機構正式批準；一一最高管理者承擔責任，確保組織關于合規(guī)的承諾充分實現(xiàn)；一一所有管理層一致向員工傳達一個清晰的信息(通過文字和措施}:組織將履行它的合規(guī)義務；一一以消晰并令人信服的聲明廣泛傳達關于合規(guī)的承諾，并有措施支持，一一合規(guī)團隊被賦予一定級別的權限.這反映有效合規(guī)的重要性且合規(guī)團隊可直接向治理機構報告；一一通過意識提列活動和培訓，分配資源以建立、制定、實施、評價、維護和改進強勁的合規(guī)文化，一一方針、程序和過程不僅反映法律要求，還反映自愿性準則和組織的核心價值觀；一一組織向其所有管理層級分配合規(guī)責任并要求他們負責；一一要求對合規(guī)管理體系進行定期評審；一一持續(xù)改進組織的合規(guī)績效；一一采取糾正措施。4.2合規(guī)方針4.2.1總則三、為社會提供有用的產品和服務；七、最高經營層應率先履行“誠信經營、恪守正道”的經營原則；八、鼓勵內外相關方就合規(guī)問題進行報告；九、持續(xù)改進以不斷適應合規(guī)要求。治理機構和最高管理者(與員工協(xié)商)建立合規(guī)方針：一一適合于組織目的；一一為設定合規(guī)目標提供框架；一一包括滿足適用要求的承諾；一一包括持續(xù)改進合規(guī)管理體系的承諾。合規(guī)方針宜明確：一一合規(guī)管理體系的施圍；一一與組織規(guī)模、性質、復雜性和運行環(huán)境有關的體系運用與體系環(huán)一合規(guī)與其他職能.如治理、風險、審計和法務的結合程度；一一合規(guī)融入運行方針、程序、過程的程度；一一合規(guī)團隊的獨立和自治程度；一一管理和報告合規(guī)事項的責任；一一管理內部和外部利益相關方關系的原則；一一所要求的行為和問責的標準；一一不合規(guī)的后果。一一作為文件化信息可供使用；一一以通俗易髓的語言書寫，便于所有員工均能容易地理解原則和目的；一一必要時，翻譯為其他語言；一一在組織內明確傳達，且所有員工隨即可用；一一適宜時，便于相關方獲??；一一按要求更新，以保持相關。建立合規(guī)方針宜與組織的價值觀、目標和戰(zhàn)略保持一致，且通過治理機構批準。合規(guī)方針建立組織實現(xiàn)合規(guī)的總原則和措施承諾。它設定所要求的責任和績效水平以及評估措施的期望。方針適合于組織活動產生的合規(guī)義務。合規(guī)方針不是孤立的文件，由其他文件支持，包括運行方針、程序和過程。4.2.2制定制定合規(guī)方針，考慮了：a)國際、區(qū)域或本地的特定義務；b)組織的戰(zhàn)略、目標和價值觀；c)組織的結構和治理框架；d)與不合規(guī)有關的風險性質和等級；e)其他內部方針、標準和準則。4.3.1總則最高管理者宜確保在組織內分配并傳達相關角色的職責和權限。治理機構和最高管理者宜為合規(guī)團隊分配職責和權限，以：a)確保合規(guī)管理體系與本標準一致；b)向治理機構和最高管理者報告合規(guī)管理體系的績效。注：合規(guī)團隊的特定資任并不減輕其他員工對可能存在的合規(guī)予以報告的職責。治理機構和最高管理者的積極參與和監(jiān)督是有效合規(guī)管理體系不可分割的一部分。這有助于確保員工充分理解組織的反正和運行程序，以及如何將其運用在他們的工作中，并確保他們有效地履行合規(guī)義務。要使合規(guī)管理體系有效運行，治理機構和最高管理者需要通過堅持積極地支持合規(guī)和合規(guī)管理體系來以身作則。組織由專人(如：合規(guī)官〉負責日常的合規(guī)管理，組織由跨職能的合規(guī)委員會協(xié)調整個組織的合規(guī)工作。一些組織一一取決于其規(guī)模一一也有人員全面負責合規(guī)管理，盡管這可能是其他角色或職能之外的職責，包括現(xiàn)有委員會、組織的內設部門或把部分工作外包給合規(guī)專家。這不宜被視為免除了其他管理層的合規(guī)職責，因為所有管理者對合規(guī)管理體系都發(fā)揮一定的作用。因此，在他們的職務描述中清晰地設定他們各自的職責十分重要。管理者的合規(guī)職責必然地會隨著權限、影響力和其他因素的水平而變化，如組織的性質和規(guī)模。但是，有些職責有可能是各類組織共有的。注：本標準并未區(qū)分職責和問責的概念。使用“職責”這一術語暗含了問責的4.3.3治理機構和最高管理者的角色和職責治理機構和最高管理者：a)根據4.2建立合規(guī)方針。b)確保維護對合規(guī)的承諾，并確保恰當處理不合規(guī)和不合規(guī)行為。c)將合規(guī)職責列入最高管理者職位描述。1)具有設計合規(guī)管理體系并保持其一致性和完整性的權限和職責。2)有權直接接觸治理機構和最高管理者并獲得來自他們的清晰和明確的支持。3)使其有權接觸：一一高級決策制定者并有機會在決策制定過程初期提出意見和建議；4)通過指出在相關決策過程中所有合規(guī)方面的后果，具有實施制衡權力的權妥協(xié)，特別是當合規(guī)已融入該組織業(yè)務的情況下。體系及績效成果；一一確保組織分配和傳達相關角色的職責和權限；4.3.4合規(guī)團隊組織有合規(guī)團隊，將職能分配給現(xiàn)有職位。以下事宜.a)在相關資源的支將下識別合規(guī)義務，并將那些合規(guī)義務轉化為可執(zhí)行的方d)促進合規(guī)職責列入職務描述和員工績效管理過程；e)設定適當?shù)暮弦?guī)報告和文件化體系；f)制定和實施信息管理過程，如通過熱線、舉報系統(tǒng)和其他機制進行的投際和反饋；g)建立合規(guī)績效指標，監(jiān)視和測量合規(guī)績效；i)識別合規(guī)風險，并管理與第三方有關的合規(guī)風險，如供應商、代理商、分j)確保按計劃定期對合規(guī)管理體系進行評審；k)確保合規(guī)管理體系的建立、實施和維護能得到適當?shù)膶I(yè)建議；一一誠信和信守合規(guī)；一一有效的溝通和影響技能；一一推動其建議和指導被接受的能力和堅定立場；一一相關能力。4.3.5管理層職責管理層負責其職責范圍內的合規(guī)。這包括：a)與合規(guī)團隊合作并支持合規(guī)團隊，鼓勵員工也這樣做；b)個人遵守并被看到遵守方針、程序、過程并參加和支持合規(guī)培訓活動；e)鼓勵員工提出其所關注的合規(guī)問題；i)將合規(guī)績效納入員工績效考核(如：關鍵績效指標、目標和晉升準則);k)與合規(guī)團隊協(xié)力，確保一旦確定需要糾正措施，則予以實施；1)對外包業(yè)務進行監(jiān)督，確保它們考慮合規(guī)義務。4.3.6員工職責包括管理者在內的所有員工宜：a)堅持履行與其職位和職務有關的組織合規(guī)義務；b)按照合規(guī)管理體系要求參與培訓；c)使用作為合規(guī)管理體系一部分的、可獲得的合規(guī)資源；5.1合規(guī)風險的應對措施組織進行合規(guī)管理體系策劃，考慮3.1提及的問題，3.2提及的要求，3.4提及的良好治理原則，3.5識別的合規(guī)義務，3.6提及的合規(guī)風險評估的結果，a)應對合規(guī)風險的措施以及一一將措施納入合規(guī)管理體系過程并實施；5.2合規(guī)目標和實施策劃a)與合規(guī)方針一致；b)可測量(如可行);一一需要什么資源；一一誰負責；一一何時完成；6.1資源6.2能力和培訓6.2.1能力b)確保這些員工在接受適當?shù)慕逃?、培訓或工作經驗的基礎上能勝任工c)適用時，采取措施獲得必要的能力，并評價所采取措施的有效性；d)保存適當?shù)奈募畔ⅲ芰ψC明。注：例如，適用的措施能包括對員工的培訓、指導或調崗；或雇傭或聘用6.2.2培訓需的技能和知識。培訓項目的目標是確保所有員工有能力以與組織合規(guī)文化和對合規(guī)的承諾一致的方式履行角色職責。設計合理并有效執(zhí)行的培訓能為員工提供有效的方式交流之前未識別的合規(guī)風險。對員工的教育和培訓宜：a)針對與員工角色和職責相關的義務和合規(guī)風險量身定制；b)適宜時，以對員工知識和能力缺口的評估為基礎；c)在組織成立時就提供并持續(xù)提供；d)與組織的培訓計劃一致，并納入年度培訓計劃；e)實用并易于員工理解；f)與員工的日常工作相關，并且以相關行業(yè)、組織或部門的情況作為g)足夠靈活，涉及各種技能，以滿足組織和員工的不同需求；h)評估有效性；i)按要求更新；j)記錄并保存?？紤]合規(guī)再培訓，每當：一一角色或職責改變；一一內部方針、程序和過程改變；一一組織結構改變；一一合規(guī)義務尤其是法律或相關方要求改變；一一活動、產品或服務改變；生的問題。6.3意識在組織控制下工作的人員清楚：b)他們的角色和對合規(guī)管理體系有效性的貢獻，包括改善合規(guī)管理體系績效的效益；c)不符合合規(guī)管理體系要求的后果。6.3.2.1總則組織鼓勵創(chuàng)建和支持合規(guī)的行為，不容忍危害合規(guī)的行為。最高管理者的關鍵職責：a)調整組織對合規(guī)的承諾，以與組織的價值觀、目標和戰(zhàn)略一致，以便恰當?shù)囟ㄎ缓弦?guī)；b)宣傳組織對合規(guī)的承諾并建立合規(guī)意識，以便激勵員工接受合規(guī)管理體系；c)鼓勵所有員工接受，實現(xiàn)他們所負責或應負責的合規(guī)目標的重d)創(chuàng)造一個鼓勵報告不合規(guī)并且報告的員工不會受到報復的環(huán)e)鼓勵員工提有利于合規(guī)績效持續(xù)改進的建議；f)確保合規(guī)已融入更廣泛的組織文化以及文化改變的計劃中；g)迅速識別并采取措施糾正或解決不合規(guī)；h)確保組織方針、程序和過程支持和鼓勵合規(guī)；i)確保運行目標和指標不會危害合規(guī)行為。6.3.2.3合規(guī)文化發(fā)展合規(guī)文化要求治理機構、最高管理者和管理層，對組織的各個領域所要求的共同的、已發(fā)布的行為標準作出積極的、可見的、一致的和持久的承諾。例如，支持合規(guī)文化發(fā)展的因素包括：一一系列已發(fā)布的清晰的價值觀；一一管理層積極實施和遵守價值觀；一一不論職位，處理相似措施時保持一致；一一在監(jiān)視、輔導和指導過程中以身作則；一一對潛在員工進行適當?shù)木蜆I(yè)前評估；一一在人職培訓或新員工訓練中強調合規(guī)和組織價值觀；一一持續(xù)進行合規(guī)培訓，包括更新培訓內容；一一持續(xù)就合規(guī)問題進行溝通；一一建立績效考核體系，考慮對合規(guī)行為的評估。并將合規(guī)表現(xiàn)與工資掛鉤，以實現(xiàn)合規(guī)關鍵績效措施和結果；一一對合規(guī)管理業(yè)績和結果予以明確認可；一一對故意或因疏忽而違反合規(guī)義務的情況給予即時和適當?shù)囊灰辉诮M織戰(zhàn)略和個人角色之間建立清晰的聯(lián)系，反映出合規(guī)是實現(xiàn)組織結果所必不可少的；一一就合規(guī)進行公開和適當?shù)臏贤?。合?guī)文化的形成體現(xiàn)于下列方面的實現(xiàn)程度：一一所有上述事項均得到充分實施；一一利益相關方(尤其是員工)相信上述事項已得到充分實施；一一員工充分了解與其自身活動和所在銷售部門活動相關的合規(guī)義務相應的合規(guī)義務；一一組織各層按要求針對不合規(guī)進行”自主”補救，并采取相應一一合規(guī)團隊所扮演的角色及其目標得到重視；一一員工有能力且受到鼓勵向相應的管理層提出其合規(guī)疑慮。6.4溝通6.4.1總則組織確定與合規(guī)管理體系相關的內部和外部的溝通需求，包括：a)溝通內容；b)溝通時間；d)溝通方式。注：8.1.7和8.1.8給出了關于內部和外部合規(guī)報告的指南。6.4.2內部溝通組織采用適當?shù)臏贤ǚ绞剑源_保全體員工持續(xù)獲知并理解合規(guī)信息。6.4.3外部溝通其他定期)報告、非正式討論、開放日、分組座談會、社區(qū)對話、參與社6.5文件化信息6.5.1總則組織的合規(guī)管理體系包括本標準推薦的和組織確定合規(guī)管理體系有效一一組織的合規(guī)方針；一一合規(guī)職責和角色分配；一一相關合規(guī)義務登記；一一登記不合規(guī)和近乎不合規(guī)；注1:文件化信息、能包括與監(jiān)管報告要求相關的事項。注2:不同組織合規(guī)管理體系文件化信息的程度不同，因為：一一合規(guī)管現(xiàn)體系的成熟度。6.5.2創(chuàng)建和更新創(chuàng)建和更新文件化信息時，組織宜確保適當?shù)模阂灰粯耸竞兔枋?例如：標題、日期、作者、或參考資料或版本號〉;一一格式(例如：語言、軟件版本和圖形)和載體(例如：紙張、電一一適用性和充分性的評審和批準。6.5.3文件化信息的控制組織對合規(guī)管理體系和本標準推薦的文件化信息進行控制，以確保：a)何時何處需要時，它便于、易于和適于取用；b)它得到充分地保護(例如：避免泄露機密、不當使用或失去完整性>。對于文件化信息的控制，如適用，組織宜進行以下活動：一一分發(fā)、獲取、檢索和使用；一一保存和保持，包括字跡的保持；一一對變更的控制(例如：版本控制);一一保留、處置和處理；一一文件化信息的新建和控制中第三方的角色。組織確定的對于策劃和運行合規(guī)管理體系所必需的外部來掘的文件化信息，適宜時，予以識別和控制。本著獲取法律建議進而取得法律特權主體的目的來對文件化信息進注：獲取指關于只允許查辛苦文件化信息的決定或允許并授權查看和更改文件化信息等的決定。7.1運行的策劃和控制組織策劃、實施和控制滿足合規(guī)義務必需的過程.并實施5.1確定的措施，通過：一一確定過程的目標；一一確立過程的準則；一一根據準則實施過程控制；一一記錄必要的文件化信息，確信過程已按計劃實施。組織控制計劃變更，并重新評審計劃外變更的后果，必要時采取措施緩解任何不利影響。7.2建立控制和程序組織落實控制措施，管理合規(guī)義務和對應的合規(guī)風險，實現(xiàn)預期的行為。采取有效的控制措施確保滿足合規(guī)義務，能夠預防或發(fā)現(xiàn)不合規(guī)事件并糾正。充分而嚴格的設計各類、各層次的控制措施，以促進組織的活動和運行環(huán)境實現(xiàn)合規(guī)義務。在合理的情況下，這些控制措施植入常規(guī)的組織過程。示例：控制包括：一一消晰、實用并易于遵循的文件化運行方針、程序、過程和操作指示；一一系統(tǒng)和異常報告，一一劃分有沖突的角色和職責；一一自動化過程；一一年度合規(guī)計劃；一一員工績效計劃；一一合規(guī)評估和審核，一一管理層的承諾和以身作則和促進合規(guī)行為的其他措施，一一對預期的員工行為(標準、價值觀和行為準則)進行主動、公開并經常的溝通。組織維護、定期評價并試驗這些控制措施，以確保控制措施的持續(xù)有效。組織確立程序，文件化，執(zhí)行并維護，以支持合規(guī)方針，實踐合規(guī)義務。制定這些程序時考慮到：a)將合規(guī)義務整合到程序中，包括計算機系統(tǒng)、表格、報告系統(tǒng)、合同和其他有法律約束力的文件；b)與組織的其他評審和控制職能保持一致；c)持續(xù)監(jiān)視和測量；d)評估和報告(包括管理監(jiān)督)以確保員工遵守程序；e)專門安排識別、報告和上報不合規(guī)事例和不合規(guī)風險。7.3外包過程組織宜確保外包過程受到控制和監(jiān)視。組織的運營外包通常不減輕組織的法律職責或合規(guī)義務。如果外包.組織需要執(zhí)行有效的盡職調查，以確保不會降低組織標準和對合規(guī)的承諾。宜對承包商進行適當控制，以確保有效遵守合同(例如：第三方績效考核。組織宜考慮與其他第三方相關的過程的合規(guī)風險，如產品和服務供應、產品分銷.和在必要的情況下的適當控制(例如：合同條款中的合規(guī)義務)。8.1.1總則a)需要被監(jiān)視和測量的內容和原因；c)何時進行監(jiān)視和測量；d)何時分析、評價和報告監(jiān)視和測量的結果。組織適當保留文件化信息，作為結果證據。組織評價合規(guī)管理體系的績效和合規(guī)管理體系的有8.1.2監(jiān)視組織監(jiān)視合規(guī)管理體系以確保實現(xiàn)合規(guī)績效。制定持續(xù)監(jiān)視計劃，設定監(jiān)視過程、時間表、資源和要收集的信息。合規(guī)監(jiān)視是為了評估合規(guī)管理體系的有效性和組織的合規(guī)績效而收集信息的過程。典型的合規(guī)管理體系監(jiān)視包括：一一培訓的有效性；一一控制的有效性，如：抽樣檢查測試輸出；一一有效分配滿足合規(guī)義務的職責；一一合規(guī)義務的時效性；一一確認原先處理合規(guī)缺陷的有效性；一一未如期執(zhí)行內部合規(guī)檢查的案例。典型的合規(guī)績效監(jiān)視包括：一一不合規(guī)和“近乎不合規(guī)”(即未造成負面影響的事件);一一米履行合規(guī)義務的事例；一一未實現(xiàn)目標的事例；一一合規(guī)文化的情況；一一確立的領先和滯后指標(見8.1.6)。8.1.3合規(guī)績效反饋來源組織建立、實施、評價和維護用以尋求和接收合規(guī)績效反饋信息的程序。合規(guī)績效反饋來源包括：一一員工，如通過舉報工具、熱線電話、反饋、意見箱；一一客戶，如通過投訴處理系統(tǒng)；一一供應商；一一監(jiān)管部門；一一過程控制日志和活動記錄(包括電子版和紙質版)。示例.合規(guī)績效反饋內容包括：一一合規(guī)問題，一一不合規(guī)和合規(guī)疑慮，一一新出現(xiàn)的合規(guī)問題；一一持續(xù)的監(jiān)或組織的變更；一一對合規(guī)有效性和合規(guī)續(xù)效的評論。反饋宜作為持續(xù)改進合規(guī)管理體系的重要依據。8.1.4信息收集方法收集信息的方式有很多。不同情況下，下列每種方法是相關的，組織謹慎選擇適用于組織大小、規(guī)模、性質和復雜性的工具。例如，信息收集方法包括：一一出現(xiàn)或確認不合規(guī)時的特別報告；一一通過熱線電話、投訴和其他反饋(包括舉報)所收集的信息；一一非正式討論、研討會和分組座談會；一一抽樣和誠信試驗，例如神秘購物，一一感知調查的結果；一一直接觀察、正式訪談、工廠巡視和檢查；一一審核和評審；一一利益相關方質詢、培訓需要和培訓過程中的反饋(尤其是員工的反饋)。8.1.5信息分析和分類對信息的有效分類和管理至關重要。組織建立信息的分類、存儲和檢示例.信息分類類目包括：一一不合規(guī)描述，一一義務類別；一一指標；一一嚴重性，一一實際或潛在影響。信息管理系統(tǒng)時同時收集問題和投訴，并對合規(guī)相關的信息進行分類一旦收集了信息，需要對它進行分類、分析和精確評估以識別根本原因和需采取的適當措施。分析宜考慮系統(tǒng)性和反復發(fā)生的問題，并進行改正或改進，因為這些可能給組織帶來重大并更加難以識別的合規(guī)風險。8.1.6指標制定組織制定一系列可測量指標具有十分重要的意義，此類指標會幫助組織對合規(guī)目標(見5.2)的實現(xiàn)進行測量，并量化合規(guī)績效。該過程宜考慮合規(guī)風險的評估結果(見3.6),以確保各指標與該組織的合規(guī)風險特征具有相關性。示例1:活動類指標包括：一一經過有效陪訓的員工比例；一一監(jiān)管部門聯(lián)系的頻率；一一反饋機制的使用(保羅用戶對那些機制價值的評論);示例2:反應類指標包括：一一不合規(guī)的后果，包括對經濟補償、罰款和其他處罰、補救成本、示例3:預測類指標包指：一一定時期的不合規(guī)的風險[以目標的潛在損失/收益(收入、健康和安全、聲譽等)測量];一一不合規(guī)趨勢(基于過去趨勢預測合規(guī)率)。8.1.7合規(guī)的報告治理機構、管理層和合規(guī)團隊確保他們能夠及時有效并持續(xù)充分地了解合規(guī)管理體系績效，包括所有相關的不合規(guī)，并及時和積極地推動這一原則：組織鼓勵和支持充分和坦城報告的文化。內部報告制度的安排宜確除非法律另有規(guī)定，組織選擇適合自己情況的內部合規(guī)報告的版式、內容需要對所有不合規(guī)做適當報告。盡管系統(tǒng)性和反復出現(xiàn)的問題特別重要，如果一次性不合規(guī)非常重大或故意為之，需要予以同等重視。即使一個小缺陷，可表明當前過程和合規(guī)管理體系存在嚴重不足。如果不及時報鼓勵員工反映并報告不科合法律和其他不合規(guī)事件，并將報告視為積在組織的合規(guī)方針和程序中清晰地設定報告義務，并通過其他方法加8.1.8合規(guī)報告的內容合規(guī)報告能包括：a)組織按要求向任何監(jiān)管機構通報的任何事項；b)合規(guī)義務變化及其對組織的影響，以及為了履行新義務，擬采用的措施8.1.9記錄記錄宜包括對投訴、爭議、宣稱的不合規(guī)以及解決它們的步驟的記錄和分類。宜以確保清晰、容易辨認和可檢索的方式保存記錄。c)不合規(guī)及糾正和預防的措施的詳細內容；8.2審核組織至少在計劃的時間間隔內安排審核，以提供信息，確定合規(guī)管理體1)組織自身的準則；2)本標準的建議。b)有效實施和維護。需要時，也能進行額外審核。一一策劃、建立、實施和維護審核方案，包括頻率、方法、職責、策劃要求和報告。審核方案宜考慮相關過程的重要性和前期審核的結果；一一界定審核準則和每次審核的范圍；一一選擇審核員，并進行審核，以確保審核過程的客觀和公正；一一確保審核結果報告給相關管理層；一一保留文件化信息，作為實施審核方案和審核結果的證據。8.3管理評審最高管理者直按計劃定期評審組織的合規(guī)管理體系，以確保其持續(xù)的適用性、充分性和有效性。此類評審的實際深度和頻率將隨組織的性質和方針變化。管理評審直考慮：a)以前管理評審措施的狀態(tài)。b)合規(guī)方針的充分性。c)合規(guī)目標實現(xiàn)的程度。d)資源的充分性。e)與合規(guī)管理體系相關的內外部問題的變化。f)合規(guī)績效信息，包括以下各項體現(xiàn)的趨勢：一一不合格、糾正措施和解決的時間表；一一監(jiān)視和測量的結果；一一與相關方的溝通，包括投訴，一一審核的結果。g)持續(xù)改進的機會。管理評審的輸出宜包括與持續(xù)改進機會相關的決定和合規(guī)管理體系所需的任何改動。還宜包括以下方面的建議：b)合規(guī)過程的改變以確保與運行實踐和體系有效整合；f)認可組織內的示范性合規(guī)行為。組織保留文件化信息作為管理評審結果的證據，并宣向治理機構提交副9.1不合格、不合規(guī)和糾正措施9.1.1總則一一管理這些后果。b)評價是否需要采取措施，消除不合格或不合規(guī)的根本原因，以避免再e)如必要，修改合規(guī)管理體系。未能避免或發(fā)現(xiàn)一次性不合規(guī)并不一定意味著合規(guī)管理體系預防和發(fā)現(xiàn)不合規(guī)總體無效。糾正措施宜適合于發(fā)生的不合格或不合規(guī)造成的影響。一一不合格或不合規(guī)的性質和隨后采取的任何措施；一一任何糾正措施的結果。分析不合格或不合規(guī)所得的信息能用于考慮：一一評估產品和服務績效，一一改進或重新設計產品和服務；一一改變組織慣例和程序；一一對員工進行再培訓；一一對通知相關方的必要性進行再評估；一一對潛在不合規(guī)提供早期預警；一一對控制進行重新設計或評審；一一強化通知和上報步驟(內部和外部)。9.1.2上報組織采用并宣傳清晰、及時的上報過程，以確保所有不合規(guī)都能被提出、報告并最終上報給相關管理層，并確保合規(guī)團隊得到通知并能夠為上報提供支持。在適當?shù)那闆r下，宜向最高管理者和治理機構上報，其中包括相關委員會。該過程宜詳細說明報告的對象、方式和時間以及內部和外部報告的時當組織需按法律要求報告不合規(guī)時，需根據適用法規(guī)或其他商定方式，通知監(jiān)管機構。即使法律未要求組織報告不合規(guī)，組織也可考慮自愿向監(jiān)管機構自我披露不合規(guī)，以減輕不合規(guī)的后果。有效的合規(guī)管理體系宜包括一種機制，使組織的員工或其他人以保密的方式報告可疑的或實際的不當行為或違反組織合規(guī)義務的行為，而無須擔心遭9.2持續(xù)改進組織宜設法持續(xù)改進合規(guī)管理體系的適用性、充分性和有效性。組織將合規(guī)報告中對已收集信息進行的分析和相應評價作為識別該組織合規(guī)績效改進機會的依據。附件一：公司合規(guī)目標一覽表序號統(tǒng)計周期1不合規(guī)的風險有效管控率98%以上月2不合規(guī)事件發(fā)生次數(shù)1次以下月3不合規(guī)事件有效處置率98%以上月序號部門統(tǒng)計周期統(tǒng)計方法1行政部月2不合規(guī)事件發(fā)生次數(shù)：1次以下月3不合規(guī)事件有效處置率：98%以上/月月4部月5不合規(guī)事件發(fā)生次數(shù)：1次以下月6不合規(guī)事件有效處置率：98%以上/月月7銷售部月8不合規(guī)事件發(fā)生次數(shù)：1次以下月9不合規(guī)事件有效處置率：98%以上/月月行政部月附件二：程序文件目錄序號文件名稱文件編號1文件及記錄控制程序2人力資源管理程序3管理評審控制程序4內部審核控制程序5采購控制程序6財務控制程序7糾正措施控制程序8溝通管理控制程序9相關利益方控制程序溝通管理程序外包控制程序風險管理程序組織環(huán)境與相關方合規(guī)要求管理程序合規(guī)風險評估管理程序合規(guī)運行策劃和控制程序合規(guī)監(jiān)視和測量控制程序合規(guī)記錄控制程序合規(guī)反饋控制程序不合規(guī)上報控制程序執(zhí)行事宜。總經理管代部銷售部●●OOOO●OOO理解相關方的需求和期望O●OOO確定合規(guī)管理體系的范圍●●OOO合規(guī)管理體系和良好治理原則●●O●●合規(guī)義務的識別●●合規(guī)義務的維護●●O●領導作用O●O●●●●●●●策劃O●OO●合規(guī)目標和實施策劃OO●O●O資源OO能力和培訓OOO意識O●OO●O文件化信息OO●●O運行的策劃和控制●●建立控制和程序O●O績效評價OO審核O●●管理評審O●●改進O●●不合格、不合格和糾正措施O●O●●O●主導部門O協(xié)助部門銷售銷售部技術部綜合行政部附件五：合規(guī)管理體系架構銷售銷售部技術部頁次版本受控文件章對公司現(xiàn)有的管理體系文件及記錄進行控制，以保證各使用場所的文件為最新版本之有效文件；確保對各類管理體系運行的記錄進行有效的控制，以清楚反映管理體系之運作狀況，并能為管理體系的追溯或改進提供依據。二：范圍本程序適用于所有的管理體系有關的文件和記錄的控制管理。3.1受控文件：指授權、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類：a.體系文件：包括各質量手冊、程序文件、工作指引、檢驗b.外來標準類文件：包括國家、行業(yè)標準、法3.2受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，文控將跟進該文件。受控文件3.3非受控(參考)文件：作為參考目的而使用的文件；文件經分發(fā)后，有任何修訂3.4受控文件原稿：授權者親筆簽名的文四：職責4.1文控公司受控文件的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整理公司受控文件目錄，并協(xié)調各部門核對各類文件版本。公司各類文件格式的保4.2文件接收部門文件接收時，負責簽收確認，負責將作廢或過期的文件交還文控中心，以確保所使用的文件為最新有效狀態(tài)。受控文件的歸檔及維護，以便不損壞、不4.3文件的編制/審批權限編制人員審核人員批準人員管理手冊管理者代表總經理各相關部門負責人管理者代表總經理標準、規(guī)范、作業(yè)指導書各相關部門人員部門負責人管理者代表使用部門/部門負責人流程說明文件格式確定1、文控負責制訂文件(各類文件)格式要求，如：文件封面、2、管理者代表負責確認所有文件格式，并最終定稿。3、由文控將最終定稿文件的格式存放于電腦服務器中共享或郵件給各單位，各部門編制文件的時候按照格式排管理者各類文件文件編制1、各部門負責人根據標準條款要求及公司的實際情況而編寫相應的文件，編寫的文件應滿足符合性、可操作性、協(xié)調各部門負責人作業(yè)指導書1、各部門的文件由文控進行格式確認，確認內容不少于如下項目：A.文件的格式C.修訂版本及修訂內容(如無版本的文件可省此項)D.文件編寫批準及會簽者簽字。E.生效日期(如無生效日期，以最后批準日為生效日期)。質量手冊作業(yè)指導書2、文控格式確認無誤后，對文件進行編號，編號規(guī)則按《附3、為保證文件的完整性和有效性，由文控確認好格式的文件按照4.3要求將文件交相關負責人審批。文件歸檔1、由各部門負責人簽字好的體系文件(一、二、三階文2、文控將公司的體系文件(一、二、三階文件)登記在《管制文件清單》上。3、保存在公司服務器內的體系文件，僅文控有權進行操并每季度對其進行備份。技術文件按項目編號進行歸檔。及時歸還到文控中心。管制文件清單1、管理者代表確定文件分發(fā)范圍，由文控復印，蓋紅色"受控文件”印章，要求相關部門領用人員簽收。其中不需發(fā)放到生產現(xiàn)場的體系文件如手冊、程序文件、崗位職責與任職要求、部分工作文件等可進行電子檔發(fā)放。2、公司內所有部門使用的文件必須是蓋有紅色“受控文件”管理者代表回收記錄1、在短時間(一個月內)僅作參考等目的需求的，需求部門可申請分發(fā)非受控文件使用。文控加蓋紅色"參考文件"印章并在文件上注明生效日期和作廢日期后分發(fā)。到作廢日期后由使用部門自行作廢處理。回收記錄1、文件更改時，由申請人填寫《文件變更申請表》并說明原因，必要時需與相關部門進行溝通協(xié)調后進行更改，所有2、當文件中某一頁或幾頁需要修改時，注明修改內容，更新版本。當文件修訂達9次或超1/3版面內容時，直接升級3、更改后的文件須經過4.3要求將文件交相關負責人審批后4、當文件有變更后，文控需將《管制文件清單》中的信息也申請人管理者代表文件變更申請表管制文件1、舊版文件或被取消文件由文控負責回收，在受控印章附近2、舊版受控文件的原稿在首頁加蓋紅色“作廢文件”印章，并注明舊版存檔(保留時間由文件編制部門確定，一般不不得低于半年)。3、由于其他原因文件要作廢時，由編制部門提出申請，填寫的網絡信息，確保在網絡上為最新有效版本。文件變更申管制文件清單1、當文件遺失或破損，如需補發(fā)，由申請人填寫《文件變更申請表》,注明補發(fā)，交管理者代表審核，文控按5.5要求執(zhí)行。破損文件交由文控回收作廢，并補發(fā)。若遺失的申請人管理者代表文件變更申請表文件發(fā)放回收記錄表1、由管理者代表在內部審核后或管理評審后組織相關單位進3、當體系運行不夠順暢時，由管理者代表組織相關部門對文件進行評審；管理者代表/外來文件控制蓋上紅色“外來文件”的印章，按照5.5要求進行發(fā)放；2、無論技術部或銷售部等相關人員接到客戶樣品，統(tǒng)一轉與文控進行管理。由文控建立《外來文件一覽表》,對樣品進行標識為"客戶樣件"后，放在客戶封樣柜中保存。相關人員若需使用客戶樣品，需在文控處《借閱登記表》上進行登記，辦理借閱手續(xù)，用完及時歸還。外來文件一覽表表電子文件控制1、所有受控文件最新版本電子文檔由文控保存在服務器中相壞，必要時，管理者代表每季度用電腦備份最管理者代表管制文件文件使用1、各部門負責人(或授權人)不定期檢查各部門文件的執(zhí)行狀2、內部審核時全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。措施報告》,由責任人回復，管理者代表確認效果；各部門負責人審核員糾正預防措施報告六.記錄管理流程：流程說明1、由文控設計的表格的格式，設計時要注意美觀性，如：表單抬頭、LOG0、字體大小、文件編號位置、表格板式等，由管理者代表審核后做為本公司的唯一表單格式。管理者代表各部門負責人1、各部門負責人對表單內容的適用性進行評2、文控對表單是否按規(guī)定格式要求進行確認。3、評審合格則進入下一流程，評審不合格則退回責任單位由責任人進行修改，直至評審合格為止。各部門負責人各部門表單表單編號1、評審合格的表格按照"附件--文件編碼規(guī)則"規(guī)定的要求由文控進行編號。由文控保存一份電子檔，并將表單登記到《質量記錄一覽表》中。2、無編號的表單不能在現(xiàn)場使用。表表單填寫簽字或蓋章。2、記錄填寫要完整、詳細、如不須填寫項目，可以在欄內以“/”表示。3、各種記錄填寫的內容需更改時，可以在錯誤處畫“/”應當各表單記各部門表單1、各部門依據本部門的記錄一覽表進行收集，每月底對各項記錄進行歸檔并進行標識，以便查閱；各部負責人各部門表單1、各部門每月底歸檔的記錄按《質量記錄一覽表》里規(guī)定期各部負責各部門表人單1、當客戶、供應商或第三方認證機構需查閱記錄時，由相關部門人員陪同，記錄負責人應能迅速提供相關記錄。各部負責各部門表表單查閱2、當公司內部查閱和追溯相關記錄時，各部門記錄負責人應能找出所要查閱和追溯的記錄。人單1、公司各部門記錄的保存時間必須滿足政府、安全和法規(guī)及表單保存時間人表1、各部門文件記錄負責人按規(guī)定的保管期限進行保存，對于已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文件記錄，由部門文員者代表批準，并確定處理方式。對于仍需保存的記錄，按文件變更6.6要求執(zhí)行。人申請表2、處理方式包括：碎紙機碎紙、燒毀、賣廢紙、做二手紙等方式，具體的按照要求執(zhí)行，處理工作必須由2人以上進行。由各部門主管審核，管理者代表審核后交文控執(zhí)行；2、當表格中內容只做少量修改時，只需要變更表單版次，當表格修訂達9次或超1/3版面內容時，直接升級版本；3、當表單有變更后，文控需將《質量記錄一覽表》中的信息也應及時更新。并更新相應的網絡信息，確保表單在網絡上為最新版本。4、新版表格正式使用時，各部門應把舊版表格作各部門負責人文件變更申請表一覽表表單印刷1、當表格使用量較大時，由部門負責人填寫《請購單》,經管各部門負責人管理者代表流程說明知識管理的策劃1、知識管理負責人進行知識管理統(tǒng)籌策劃，確定知識管理的總體思路、目標目的、流程，明確組織的知識來源。管理者代表/知識管理的總體思路1、公司積極倡導咒工終身學習和全過程學習；提倡"干中學，學中干",即在工作的過程中尋找解決問題的思路和方法并不斷積累；同時制定獎勵機制激發(fā)中工的知識創(chuàng)新，鼓勵員工勇于試錯，并愿意承擔員工的創(chuàng)新風險。各部門負責人/知識管理的目標和目的1、培訓知識型員工，提高員工素質及工作效率；創(chuàng)建學習型續(xù)發(fā)展，并獲得合格的產品和服務；避免由于員的更替或未能及時的獲取和共享知識信息，導致知識的損失。各部門負責人/知識管理的流程1、知識管理流程分為知識分類、知識獲取、分析評價確認、知識入庫(儲存)、編碼、知識推廣共享、知識的更新、知識的保持(保護)。各部門負責人/組織知識來源1、內部來源知識包括：知識產權；從經驗獲得的知識；從失敗和成功項目吸取的經驗教訓；獲取和分享未成文的知識文件、比較信息資料、各類基礎數(shù)據資料、培訓教材各部門負責人/知識分類和代碼1、公司參考知識管理的國家標準、卓越企業(yè)的管理經驗，確涉及內部來源，即公司的過程、產品和服務的改進結果(與桿、外部供方收集的知識人(與相關方比)。管理層/知識代碼說明1、對于公司現(xiàn)有各類管理體系的文件，其知識代碼可延用現(xiàn)有編號，不再另行標注，由文控統(tǒng)籌管理。知識分類可能會出現(xiàn)交叉情況，某些知識可以劃入多個類別，可能會同徑檢索知識的便利性。/知識的獲取各部門/知識的分析評價1、文控負責知識庫的建立，首次建立知識庫時，各部門將收文控組織相關人員進行分析評價，經知識管理者代表確認后主歸檔。知識庫包括電子文檔保存在知識庫專用電腦持異地備份);非電子文檔的知識資料保存在文控處。各部門/知識庫的建立1、文控對確認后的知識進行編碼，歸入知識庫統(tǒng)一管理。按知識分類表知識推廣與共享1、管理者代表負責擁有知識的推文與共享，文控建立完整的知識庫的檢索指引，包括如下信息：名稱、分類、知識編碼、保存方式、入庫時間等，并及時更新。知識庫的檢索指引發(fā)布在內部網絡或通過郵件發(fā)給各部門，各部門組織本部門員工通過知識庫檢索指引尋找和學習分享知識。2、體系部會同綜合行政部，采用各級會議，內部網絡，內部報刊雜志，內部培訓，宣傳欄等途徑，將體系運行所需的知識在各層次的員工中進行分享；同時，公司與客戶，外部供方以及其他合作伙伴共同分享相關知識，以完成對公司知識推廣，充分發(fā)揮知識的價值。管理者代表/知識的更新1、公司為應對不斷變化的組織環(huán)境帶來的需求和發(fā)展趨勢，定期或不定期對知識的充分性、適宜性、有及時發(fā)現(xiàn)組織的知識缺口，即組織現(xiàn)有知識與實現(xiàn)期組織目標所呢要的知識之間存在差異，從而識別出知識更新或2、對于員工自主創(chuàng)新對應知識的更新經確認后可直接填寫《知知識清單知識的保護1、公司在創(chuàng)新、積累、分享和使用知識的同時，應采取措施保密協(xié)議，維護好公司擁有的知識，保護好知識產權，防/八：相關記錄：8.1《管制文件清單》8.2《文件變更申請表》8.3《文件分發(fā)/回收記錄》8.4《外來文件一覽表》8.5《質量記錄一覽表》8.6《借閱登記表》8.7《請購單》九：附件一文件編碼規(guī)則◆手冊(一級文件)的編號：流水號(01、02…)◆管理程序文件(二級文件)的編號：◆作業(yè)指導性/標準規(guī)范性/工藝流程性(三級文件)文件的編號：流水號(001、002…)文件類別代號(SOP:表示作業(yè)指導書、示檢驗規(guī)范)◆表格及記錄(四級文件)的編號：版本/版次(初版為A/0,改版為A/1,以此類推)表格流水號(001、002…)部門代碼◆部門代碼：管理者代表文控中心部銷售部技術部技術部部十：附件二知識分類表知識分類知識代碼相關說明A與公司經營相關的國家、地方、當?shù)卣吆头ㄒ?guī)企業(yè)標準B分外來標準和企業(yè)內部標準，包括技術標準、管理標準和工作標準比較信息資料C考察調研報告、項目研究報告、同行業(yè)資料、專業(yè)D使用說明書、產品性能說明書、產品故障分改進成果E為鼓勵員工發(fā)揮聰明才智和提出創(chuàng)造性觀點，公司通過獎勵機制，鼓勵員工參加項目研究，開展提案改進，由此產生的改進結果，包括提案報告，成果報告，QC小組報告和其他知識產權等；F公司體系運行過程(如設計、服務、檢驗)中獲得的成功經驗和失敗教訓，包括未成文的知識和經驗；如客戶投訴處理報告、失效分析、各類改進措施，總結報告G與客戶學習和交流所收集的關于產品知識，技術知識等相關信息H與供方和合作伙伴學習和交流所收集的關于產品知識，技術知識以及其他內部培訓教材I是公司內部知識積累的重要形式，涉及公司管理、檢驗、維護、安全、環(huán)保等各方面經驗的積累，是組織內部培訓，提高員工技能的重要參考依據J公司通過參加學習，交流、培訓所獲得的培訓教材頁次版本受控文件章一：目的：為保證員工素質的不斷提高，適應公司持續(xù)發(fā)展的業(yè)務需求，確保公司人力資源滿足公司的發(fā)展需求及從事質量工作的員工勝任工作，特此制定本程序。二：適用范圍：本程序適用于公司內對從事與質量體系有關的所有人員招聘、教育與培訓管理工作。三：職責：3.1銷售部：負責公司新進員工入職手續(xù)辦理及檔案管理；負責培訓的組織及人員3.2各部門：負責本部門人員的招聘面試錄用；提考核),并負責本部門員工培訓檔案的保存。四：流程流程說明崗位的設定1、根據本公司的工作內容確定公司部門及相關工作崗位，特殊崗位(如：電工、焊工等)需建立《特殊崗位清單》;2、根據公司發(fā)展確定(新增或減少)公司的部門及相關工作崗位；3、每年定期評估崗位適宜性(管理評審);總經理編制崗位職責1、制訂本部門設定的崗位職責與任職要求(工作內容、職位要求等),并根據崗位定期完善(修訂、新增)本部門的《崗位職責與任職要求》。各部門負責人/人力需求1、各部門主管根據本部門的工作內容及公司發(fā)展提出人力資源需求，填寫《人員招聘申請表》由銷售部負責人審核，總經理批準后由銷售部負責招聘；各部門負責人人員招聘申請表招聘面試錄用確定面試時間。要求面試者準備好相關證件原件(身份證、學歷證、學位證、及其他證件),來公司后先填寫《員工基3、主管或經理級以下職位由部門經理或授權人面試，經理或主管級以上由副總級以上人員面試。面試合格后由銷售部確定相關證件的真實性，確認合格后由銷售部通知面試者辦理入職手續(xù)。各部門負責人銷售部員工基本資料表入職培訓1、新員工入職由銷售部組織培訓，培訓內容包括：公司各項規(guī)章制度、相關專業(yè)技能、崗位職責、消防安全、管理體系基本知識、質量方針、質量目標等等。專業(yè)技能知識由用人部門組織培訓，銷售部各部門負責人在職培訓1、各部門每年至少組織一次對員工的崗位專業(yè)知識和技能培訓、品質意識的提升培訓、及各種產品基礎知識的強化培訓。各部門按市場需求和公司發(fā)展的要求對各崗位員工進行再提高培訓。各部門負責人調查1、各部門負責人根據本部門的實際情況和需要加強的專業(yè)知識，于每年12月初規(guī)劃本部門的下一年度的培訓需求計劃(包括內訓和委外培訓),填寫《培訓申請表》,于12月20號之前報銷售部。各部門負責人年度培訓計劃編制1、銷售部根據各部門提報的《培訓申請表》,結合公司實際的培訓狀況和公司最高管理層對培訓的要求及指示，于銷售部總經理年度培訓計劃年度培訓計劃公布1、由銷售部將由總經理批準后的《年度培訓計劃》分發(fā)給各相關部門。銷售部年度培訓計劃年度培訓計劃外訓，則由各相關部門填寫《培訓申請表》,報銷售部負2、銷售部及時更新《年度培訓計劃》報管理者代表審核、總經理批準。并及時分發(fā)給各相關部門。年度培訓計劃行1、根據《年度培訓計劃》的培訓項目，銷售部負責組織實施或委托相關部門組織實施應進行的培訓項目。每月底按照《年度培訓計劃》的培訓項目進行核對，如果沒有按《年度培訓計劃》進行，責任部門負責人要提出書面說明，經總經理批準后，由銷售部在《年度培訓計劃》相應項目處作備注說明，必要時對年度培訓計劃進行更2、內部培訓：各部門按《年度培訓計劃》要求進行培為下述任意一種：口試、筆試、實際操作、直至考核合格為止。《培訓記錄表》(包括培訓記錄表、試卷等)填寫完整后交銷售部歸檔。3、委外培訓：培訓完成后，受訓人員提交學習報告或資格銷售部各部門負責人年度培訓計劃轉崗培訓1、公司內部員工因工作需要調崗時，由需求部門需對其培上崗。《培訓記錄表》由銷售部加入人員檔案中。各部門負責人保存培訓檔案1、各培訓講師做好培訓記錄工作，最終由銷售部保存《培訓記錄表》,具體按照《文件與記錄控制程序》執(zhí)行。銷售部員工激勵1、銷售部負責確定公司員工激勵的管理過程，制定管理辦法，通過表揚、獎勵等方式激勵員工提高質量、環(huán)境意銷售部/人員流失應急管理1、銷售部應建立關鍵崗位人才儲備機制，培養(yǎng)后備人才，防止因關鍵崗位人員非正常流失造成的崗位空缺。2、銷售部須建立穩(wěn)固的勞動力供應鏈，防止因產量急增或短時內人員大量流失而造成的用工短缺。銷售部/五：相關記錄六：相關文件頁次版本受控文件章一：目的通過對公司的所有管理體系的適宜性、充分性、有效性進行評價，以不斷改進管二：范圍三：職責3.1總經理負責主持管理評審工作，評審各部門工作報告。3.2管理者代表負責擬制管理評審計劃、工作內容，匯報各管理體系運作情況。3.3銷售部負責整理管理評審管理評審會議簽到表，并負責評審后相關措施的跟3.4各部門負責準備本部門工作報告，以及匯報預定的工作項目進展情況，配合四：流程流程說明管理評審策劃1、公司管理評審會議每年至少進行一次(每12個月做一次),一完整的、全面的內部管理體系審核實施完畢后進行；若出現(xiàn)下列情況經總經理批準后也可進行臨時追加管理評審：B客戶重大投訴、退貨(屬于本公司問題)C隨著新技術、新概念、社會環(huán)境、用戶或變化。D其它總經理管理者代表1評審計劃1、根據管理評審策劃，管理者代表擬制《管理評審計劃》,確定評管理者代表管理評審計劃管理評審1、各部門負責人根據計劃準備相關資料，具體如A.以往管理評審所采取措施的實施情況進B.質量管理方針和目標實現(xiàn)情況。C.有關質量管理體系績效和有效性的信息信息：1)顧客滿意和相關方的反饋；2)質量目標的實現(xiàn)程度；3)過程績效以及工程設計服務的符合性；4)不合格以及糾正措施；5)監(jiān)視和測量結果；6)審核結果；D.資源的充分性；F.改進的機會?？偨浝砉芾碚叽砀鞑块T負責人管理評審管理評審1、過程的業(yè)績(各部門工作報告：部門主要工作內容，管理體系目標指標達成情況，也包括對管理體系及現(xiàn)行管理操作改進建議。)3、法律法規(guī)的符合性4、與相關方溝通的結果、5、管理體系改進的建議各部門負責人管理評審管理評審1、按計劃舉行管理評審會議，并作好管理評審會議簽到表分發(fā)各B與顧客要求有關的產品的改進。C資源的需求。D因各種變更所做出的決定和措施。各部門負責人管理評審會議簽到表管理評審輸出1、針對管理評審中提出討論的問題和不合格項，管理者代表及總經理需形成決議，必要時要求各部門整改。體系工程師將之形成《內部審核不符合項報告》,經管理者代表批準后發(fā)與責任部門，要求其進行原因分析，制定糾正預防措施，并進行跟蹤驗證。2、最高管理者應確定與質量管理體系相關的文件是否需要變更，如質量目標、質量方針、體系文件等，并規(guī)定相應的負責人。3、各部門應對本部門對實現(xiàn)質量目標所需的資源需求提出并由最4、以上管理評審的輸出作為下次管理評審的各部門負責人管理評審報告5.1《管理評審計劃》5.2《管理評審報告》5.3《管理評審輸入資料》5.4《管理評審會議簽到表》5.5《內部審核不符合項報告》頁次版本受控文件章一：目的：通過內部管理體系審核，驗證管理體系是否符合策劃的安排，是否被正確、有效實施并適合于達到預定目標，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正、預防措施，以確保管理二：范圍三：術語和定義3.1內部審核：指一項內部系統(tǒng)化及獨立性之查驗，查對各項活動和相關之結果是3.2嚴重不符合(主要不符合):指出現(xiàn)下列情況之一：b.任何有可能使不合格產品裝運的不符合。任何可能導致產品或服務失效或預c.審核員根據經驗和判斷表明很可能導致管理體系失效或嚴重降低對產品和過程控制能力的不符合。3.3一般不符合(次要不符合):文件偶爾未被執(zhí)行，管理體系的功效未受到傷害，后果不嚴重，是孤立、偶然、性質輕微的問題。3.4觀察項：盡管沒有發(fā)現(xiàn)主要不符合或次要不符合，憑審核員的判斷和經驗未使用最佳方法。為了保證顧客的利益，應在最終的審核報告中將需改進的內容記錄下來。3.5集中式審核：在計劃時間內安排的集中幾天內全部審核完相關體系確定的范圍3.6滾動式審核：每個月對一個或幾個部門或管理要素進行審核，逐月展開。對重點部門或重要要素的審核頻次可適當增加。4.1管理者代表負責制訂體系審核計劃，并負責滾動式審核4.2管理者代表負責批準集中式內部審核計劃，組織內部質量審核活動。4.3審核小組負責集中式審核計劃的執(zhí)行及不符合項的跟蹤驗證。4.4受審核部門負責對不符合項制訂糾正和預防措施并有效實施。流程說明體系審核策劃A必須經過專業(yè)機構培訓，取得相應內部管理體系審核員培訓的合格證書或培訓記錄；B審核員除具有內部管理體系審核員外，必須熟悉公司產品的2、為體現(xiàn)內部審核的客觀性和公平性及公正性，必須確保審核員不審核自己部門的工作。3、審核方式：A公司采用滾動式和集中式審核方式對管理體系進行審月)。必要時可選擇或臨時增加審核頻次。B集中式審核必須一次性覆蓋某一相關管理體系或4、當出現(xiàn)下列情形時，管理者代表決定增加審核的頻A管理體系發(fā)生重大變化時；B產品或可靠度有重大異常發(fā)生時；D其它管理者代表年度審核計劃1、管理者代表根據審核的過程和區(qū)域的狀況、重要性以及以往審核的結果和管理評審的有關要求，于每年12月份編制下一年的《年度內部審核計劃》經總經理審批后執(zhí)行。2、必要時，可以修改年度計劃，臨時增加或減少審核頻次及范圍，修改后的計劃須經總經理重新批準。管理者代表年度內部審核計劃內部審核計劃1、管理者代表根據《年度內部審核計劃》的要求編制《內部審核實施計劃》,經總經理批準后，至少提前7天發(fā)審核單位。管理者代表內部審核實施計劃審核準備1、審核組成員根據本次審核范圍、目的、條款、依據及方法來收集并審閱所有相關體系文件資料，進行審核準備，編制《內部審核檢查表》。審核員內部審核首次會議1、審核組長介紹審核目的和范圍、日程安排、分工，確認所需的資源和設施，確定陪同人員。與會人員在《內部上簽到。審核組長內部審核會議簽到表實施審核1、審核員根據提前編制好的《內部審核檢查表》對被審核部門進行審核?，F(xiàn)場審核方法包括：提問、查看、收集證據、查文件、驗證、確認，系統(tǒng)地記錄審核實施情況。審核員內部審核審核組總結會1、在所有現(xiàn)場審核結束后，審核組長召集審核組所有成員召開總結會，分析整理審核記錄，審核組成員依《內部審核檢查表》的結果填寫《內部審核不符合項報告》,描述不符合事實，并根據審核依據判斷該不合格事實違反的相關程序及相關標準條款，判斷不合格事實性質。審核組長審核員內部審核不符合項報告1、審核組長召開末次會議，匯報審核情況，并應得到受審核方認審核組成員將經過受審核部門負責人確認過的《內部審核不符合上簽到。審核組長內部審核不符合項報告糾正及1、受審核部門一周內制定糾正預防措施，對不符合項所產生的原因進行分析并填寫《內部審核不符合項報告》和相責任單位內部審核不符合項報告效果確認1、審核組成員負責糾正措施預防措施的驗證工作：A驗證無效者，由責任單位重新整改并再次驗證，直至驗B驗證有效者，審核員在內部審核不符合項報告跟蹤驗證結果，并將結果報告給管理者代表，一般糾正及預防措施應于3周內完成。審核員內部審核不符合項報告內部審核報告1、內部審核不符合項結案后，管理者代表對審核實施情況、存在的主要問題、運行情況進行總結及內部審核的結論進行總結，編制管理者代表內部審核報告資料歸檔1、所有審核檔案交文控進行歸檔管理，具體按《文件及記錄控制程序》執(zhí)行；/六：相關記錄6.1年度內部審核計劃6.2內審審核實施計劃6.3內部審核檢查表6.4內部審核不符合項報告6.5內部審核報告6.6內部審核會議簽到表七：相關文件7.1文件及記錄控制程序修訂記錄頁次版本受控文件章一：目的本程序規(guī)定公司的供方管理、采購過程，以確保對供方進行管控和采購物料按期二：范圍三：職責3.1綜合行政部負責向技術部及其他部門提供原物料的技術資料(材料BO3.2技術部負責編制物料檢驗標準及制定抽樣方案，并負責供方樣品確認和來料3.3倉庫負責采購物料的接收。3.4采購負責尋找供方，組織對供方進行評審，按3.5采購負責協(xié)助技術部采購物料樣品。四：供方選擇評價流程流程說明收集資料保產品的能力?！豆陶{行對比，特殊情況只需總經理批準。2、技術部對樣品及規(guī)格書正確性進行確認及試用后回技術部/2、對具備以下條件的供方可列入《合格供應商清單》:同時應注1)對于生產廠家A供應商調查表及相關資料滿足我司要求的；資格批準C品質工程師連續(xù)跟蹤3個月供貨質量符合要D確認其采購價格及服務等符合我公司采購要求。2)對于貿易商主管副總其代理產品經技術部確認符合我公司采購要技術部確認其采購價格及服務等符合我公司采購要求。年度評審1、采購于每個季度月末至次月5日前收集上個季度每月的交期，品質及服務的情況進行評審。2、若供方年度評定等級為A、B級，則可繼續(xù)保持采購關系。若策表》要求供方予以書面回復。若供方年度評分等級在D則經主管副總批準后須取消其合格供方資格。流程說明交期調查1、在產品報價和試制階段收集所有在用物料的交貨周期/最小訂貨量/最小包裝的信息，技術部信息作為報價參考資料，在時確定相關數(shù)據，并在運行過程中根據變化調審/生產計劃安排/備料計劃的制訂的依據。單儲備計劃2、安全庫存量依據耗用量、技術開發(fā)(含新工藝開發(fā))物料用量、市場訂單情況、物料采購周期及物料采購難易程度來制定。3、對于采購周期較長、市場上比較緊俏的物料需要加大庫存安全庫存量批準計劃1、根據技術部制定的安全庫存量批準備料計總經理/落實計劃1、倉庫以安全庫存量為依據，參考實際庫存量填寫采購申請單。綜合行政部常規(guī)采購1、技術部接出貨任務單后，確認后計算生成請購單，經批準后進行采購技術部并最終由綜合行政部重新與客戶溝通交貨期限。采購員/倉庫/1、綜合行政部核實物料的緊急情況，送檢的先后順序，并通知倉倉庫單1、對來料按照圖紙或者相關規(guī)范進行檢驗；2、檢查不良批或不良品知會倉庫及采購人員配合處理。檢驗報告1、采購負責與供應商溝通不合格物料的處理方式(挑選、換貨、退貨、修理)直至IQC確認OK為止；/入庫1、經IQC檢驗合格的物料標識后入庫登記。倉庫/六：相關記錄6.4供應商評價考核表6.8來料送檢單6.9來料檢驗報告頁次版本核準受控文件章維護企業(yè)所有者的利益，按企業(yè)所有者的要求對企業(yè)資產進行管理，達到企業(yè)資產保值增值的目的。公司生產經營活動。財務管理是在一定的整體目標下，關于資產的購置(投資),資本的融通(籌資)和經營中現(xiàn)金流量(營運資金),以及利潤分配的管理。財務管理是企業(yè)管理的一個組成部分，它是根據財經法規(guī)制度，按照財務管理的原則，組織企業(yè)財務活動，處理財務關系的一項經濟管理活動。簡單的說，財務管理是組織企業(yè)財務活動，處理財務關系的一項經濟管理工作。4.職責：綜合行政部依據相關部門提出的申請進行收付款的實現(xiàn)，形成企業(yè)現(xiàn)金流；并對資產及存貨進行監(jiān)督管理；匯總各部門提供資料進行成本計算并分析；批露公司經營狀況，提供管理者決策依據；處理稅收等相關問題。5.2用印制度的規(guī)定6.相關文件：無7.0相關記錄《支票請領單》《借款單》《現(xiàn)金報銷單》《差旅費報銷單》《因公出差申請單》《應酬費用申請單》《市內交通費報銷清單》《會計科目主數(shù)據維護申請《財務專用客戶主數(shù)據維護申請單》《財務專用供應商主數(shù)據維護申請單》《成本中心主數(shù)據維護申請單》《資產主數(shù)據維護申請單》《記帳憑證》深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期由出納進行付款。應付款流程是綜合行政部相關直屬領導批準后由財務經理安排資金計賬。如果發(fā)票是當期開具的可在金稅系統(tǒng)中直接應收票據流程深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期資產流程資產流程資產主數(shù)據資產取得處 程資產特殊業(yè)務折舊的業(yè)務處理。 統(tǒng)計指標主數(shù)據程程費用分攤分配流程深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期程計組織檢查后勤工作完整性，并在系統(tǒng)內關對資產計提折舊，成本會計對費用進行分攤幣進行評估，系統(tǒng)內進行損益處理?？傎~會手工調整，再進行系統(tǒng)內調整，年末損益項結束，關12月份財務賬。稅申報。進入網上申報系統(tǒng)，正確填寫增值數(shù)據進行實時扣款。內部訂單相關財務專用客戶(供應商)主數(shù)總帳期末結帳頁次版本深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期受控文件章深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期二：范圍三：責任：3.2責任部門負責實施糾正措施。3.3銷售部負責糾正措施的跟蹤與效果驗證。四：定義五：流程流程說明項目確立1)客戶投訴及退貨按照《與顧客有關過程控制程序》處理；2)供應商、服務商和分供方交付的不合格品由IQC發(fā)出《品3)政府部門/周圍鄰居發(fā)出的環(huán)境及安全不符合由管理者4)客戶提出的危害物質的不符合，由研發(fā)負責人組織處2、以下情況，由銷售部立項：1)研發(fā)過程中連續(xù)出現(xiàn)不合格品情況；2)發(fā)生重大的質量問題及操作過程中重復出現(xiàn)的問題；3)統(tǒng)計過程分析結果；4)客戶滿意度調查分析結果；5)各部門自我評價結果；6)內/外審中的不合格；7)管理評審中的糾正項。銷售部管理者代表發(fā)出改善要求1、銷售部制作《糾正措施報告》列明不合格的現(xiàn)象；2、管理者代表負責審批該報告；銷售部管理者代表糾正措施報告1、收到《糾正措施報告》后應安排、組織人員分析原因并制訂糾正和預防措施。各部門主管糾正措施報告深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期實施措施1、填寫《糾正措施報告》,經部門責任人審核后，交管理者代表各部門主管糾正措施報告1、糾正措施的每項評審驗證和成果應提交管理者代表納入管理體系定期評審內容；2、驗證發(fā)現(xiàn)問題未得到解決或一個月之內連續(xù)出現(xiàn)同樣的問題造成嚴重報廢時，研發(fā)/體系負責人再次發(fā)出改善要求；3、屬研發(fā)/體系負責人采取糾正措施的由管理者代表進行驗管理者代表糾正措施報告1、對于糾正措施實施過程中產生的永久性更改，體系負責人須要求相關部門對相應的文件按《文件及記錄控制程序》的要1、關閉該項活動，保存《糾正措施報告》糾正措施報告6.1《文件及記錄控制程序》6.2《與顧客有關過程控制程序》6.3《不合格品控制程序》七：記錄7.1《糾正措施報告》修訂記錄頁次版本深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期受控文件章為了確保深圳市企啟信息科技有限公司內/外相關質量信息能及時、有效地傳達及處理，而制訂本程序。2.0范圍適用于深圳市企啟信息科技有限公司內/外部的交流與溝通。3.0職責3.1公司銷售部負責統(tǒng)籌與客戶的溝通與交流(含合規(guī)方面的內容)。3.2銷售部負責組織客戶投訴及退貨的處理與回饋，以及公司有關品質信息的接收、評價及處理的相關活動。深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期3.3各部門負責本部門品質、環(huán)境信息收集及外部的聯(lián)絡與信息(含合規(guī)因素)的傳達。3.4管理者代表：協(xié)助處理一些內、外部的品質信息。3.5體系管理負責重要合規(guī)因素調整后的及時通知銷售部進行更改。4.0定義5.0作業(yè)內容5.1外部交流5.1.1交流內容5.1.1.1產品相關法規(guī)、標準；5.1.1.2來自于客戶/產品的信息交流；5.1.1.3公司重要合規(guī)因素的交流。5.1.2交流方式5.1.2.1有關產品的信息由銷售部門通過電話、傳真、上網查詢、登門拜訪等方5.1.2.2獲悉法律法規(guī)等相關信息應與內部人員迅速傳達。界(包括客戶、供應廠商、運輸商以及其他與公司有業(yè)務往來的單位、個人等)進行宣導。若外界相關單位或個人對公司重要合規(guī)因素有異5.1.2.4其他。5.2內部交流5.2.1交流內容5.2.1.1深圳市企啟信息科技有限公司運行狀況的報告。5.2.1.2內部審核、管理評審及外部審核的情況報告。5.2.1.3來自于外部信息的傳達及對應情況。5.2.1.4員工抱怨及建議。5.2.1.5其他。5.2.2交流方式5.2.2.1從上到下的傳達：如內審結果報告、管理評審報告、品質目標指標的下深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期達等。5.2.2.2由下到上的傳達：如品質檢查的結果、產品品質狀況、員工的抱怨及建5.2.2.3橫向交流：如不符合的對策水平展開等。5.2.2.4交流形式主要包括：電話、電郵、布告欄、意見箱、異常處理單、報告、各種會議、標語、宣傳欄等。5.2.3有關溝通應由相關溝通交流過的人員在相應的記錄上簽署，以證明有進行過溝通。5.2.4溝通的相關記錄的保管依《記錄控制程序》有關的規(guī)定進行管理。6.0記錄無7.0相關文件7.1《記錄控制程序》頁次版本深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期受控文件章及時收集、了解并引用最新的相關方要求，以確保深圳市企啟信息科技有限公司的3.1管理代表：負責確定與深圳市企啟信息科技有限公司有關的相關方并評估相關方要求的3.2銷售部：負責收集、整理并保存客戶、最終用戶、競爭對手等有關的要求。3.3技術部：負責收集、整理并保存產品檢驗標準有關的要求。3.5銷售部：負責收集、整理并保存外部供應商有關的要求。3.6銷售部：負責收集、整理并保存公司內部相關人員有關的要求。4.0相關文件5.1相關方：6.0程序內容深圳市XX有限公司文件編號文件版本生效日期6.1本公司的相關方可包括，但不僅限于下面的所述：---顧客---最終用戶或受益人---業(yè)主、股東---銀行-