3.2創(chuàng)建與編輯文檔

創(chuàng)建與編輯Word文檔主講人：劉彩霞創(chuàng)建與編輯Word文檔2保存文檔1創(chuàng)建文檔3編輯文檔創(chuàng)建文檔1．新建空白文檔（1）啟動Word2016后，在開始界面中，單擊“空白文檔”按鈕，即可創(chuàng)建新的空白文檔。（2）在桌面上或者相應(yīng)的文件夾中，在空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“新建”→“MicrosoftWord文檔”命令，即可創(chuàng)建一個Word文檔，為文檔更名后，雙擊該文檔即可啟動Word2016來對文檔進行編輯。（3）單擊“自定義快速訪問工具欄”下拉按鈕，在展開的下拉菜單中選擇“新建”選項，可以將“新建”按鈕圖標(biāo)添加到快速訪問工具欄中，單擊“新建”按鈕，系統(tǒng)會以空白文檔為模板創(chuàng)建新文檔，文件名由系統(tǒng)自動給出。創(chuàng)建文檔2．根據(jù)模板新建文檔Word模板是指MicrosoftWord中內(nèi)置的包含固定格式設(shè)置和版式設(shè)置的模板文件，用于幫助用戶快速生成特定類型的Word文檔。Word2016提供了多種模板供用戶選擇，利用這些模板，用戶可以快速創(chuàng)建具有特定內(nèi)容的文檔，并且使文檔看上去更加規(guī)范。以創(chuàng)建一個簡歷模板為例，具體操作方法為選擇“文件”→“新建”命令，在“搜索聯(lián)機模板”搜索框中輸入“簡歷”，單擊搜索按鈕，即可搜索所有聯(lián)機模板，選擇“藍(lán)灰色求職信”選項，在彈出的對話框中單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可下載模板并創(chuàng)建一個新的Word文檔，如所示。用戶可以直接在模板上進行編輯。保存文檔1．保存新文檔首次保存新建的Word文檔時，單擊“文件”選項卡，進入Backstage視圖，在Backstage視圖中選擇“保存”命令，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)到“另存為”命令，選擇“瀏覽”命令，彈出“另存為”對話框。（1）選擇保存位置：在“另存為”對話框中選擇保存路徑。在對話框左側(cè)窗格顯示了常用的文件夾路徑，用戶可以快速切換到相應(yīng)的文件夾路徑。（2）選擇保存類型：在“保存類型”下拉列表框中選擇要保存的文件類型（擴展名），默認(rèn)為“.docx”。還可以選擇Word97-2003、純文本文檔、模板文檔、RTF格式文檔等。（3）設(shè)置保存文件名：在“文件名”文本框中輸入要保存文件的文件名，擴展名默認(rèn)是有的，可以不用輸入。（4）確認(rèn)保存：單擊“保存”按鈕，將文檔保存并返回編輯界面。此時可以看到，標(biāo)題欄中已顯示剛才保存的文件名了。保存文檔2．保存修改后的文檔保存修改后的文檔是指對已有的Word文檔進行編輯和修改后的保存操作，其操作方法有以下幾種。（1）切換到“文件”選項卡，選擇“保存”命令，在系統(tǒng)狀態(tài)欄中可看到保存進度條。此時，并不會彈出“另存為”對話框。（2）單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，實現(xiàn)對編輯后的文檔以原名保存。（3）使用【Ctrl】+【S】組合鍵。如果想將修改后的文檔以不同的文件名進行保存，可執(zhí)行“另存為”命令，在彈出的“另存為”對話框中，按照前面所述的操作進行保存。保存文檔3．自動保存Word2016提供了一種按照用戶設(shè)定的時間間隔進行自動保存的功能，用來防止在特殊情況下因未保存文檔而導(dǎo)致文檔丟失的情況發(fā)生。設(shè)置方法如下。（1）切換到“文件”選項卡，選擇“選項”命令，彈出如圖所示的“Word選項”對話框。（2）在該對話框的左側(cè)窗格中選擇“保存”選項，然后在右側(cè)窗格中勾選“保存自動恢復(fù)信息時間間隔”復(fù)選框，在其后的數(shù)值框中設(shè)置保存的時間間隔。需要注意的是，并不是自動保存時間間隔設(shè)置得越短越好。若間隔時間過短，系統(tǒng)在短時間內(nèi)不斷執(zhí)行保存操作，會占用大量的內(nèi)存空間，從而影響工作效率。保存文檔4．文檔加密保存在Word2016中，為了防止文檔未經(jīng)允許被打開或者修改，可以對文檔進行加密保存，設(shè)置打開密碼和修改密碼。選擇“另存為”對話框“工具”下拉列表中的“常規(guī)選項”命令，在彈出的對話框中，分別設(shè)置打開文件時的密碼和修改文件時的密碼，根據(jù)相關(guān)提示進行密碼確認(rèn)操作，如圖所示。編輯文檔1．文本的輸入在Word2016中新建文檔后，就可以輸入文本了，文本的輸入方法主要有兩種：普通文本的輸入和特殊符號的輸入。（1）普通文本的輸入。普通的漢字、數(shù)字、英文字母，以及中、英文的標(biāo)點符號都可以看作普通文本。這些對象都可以直接通過鍵盤進行輸入。日期和時間的輸入可以通過單擊“插入”→“日期和時間”按鈕實現(xiàn)，在打開的對話框中選擇相應(yīng)的輸入格式，單擊“確定”按鈕。（2）特殊符號的輸入。選擇“插入”→“符號”→“其他符號”命令，在“符號”對話框的“字體”下拉列表框中選擇不同的字體，就會出現(xiàn)不同的符號；選擇需要的符號，單擊“插入”按鈕即可。編輯文檔2．控制文本插入點的位置編輯區(qū)中光標(biāo)閃爍的位置為輸入位置，即插入點位置。要輸入或修改文檔，首先要明確編輯的位置，定位插入點。插入點的定位方法可分為鍵盤定位法和鼠標(biāo)定位法。（1）鍵盤定位法。用鍵盤移動插入點是最基礎(chǔ)、最原始的方法，適用于小范圍內(nèi)的移動，大范圍移動插入點最好使用鼠標(biāo)定位法。（2）鼠標(biāo)定位法。通過鼠標(biāo)滾輪的上下滾動或水平、垂直滾動條的調(diào)整，將頁面停留在需要定位的內(nèi)容部分，在需要定位的位置單擊鼠標(biāo)即可。編輯文檔3．選擇、修改文本（1）按住鼠標(biāo)左鍵直接拖曳選擇文本。（2）選定某個單詞或詞組。將鼠標(biāo)指針定位在單詞或詞組上，雙擊即可選中對應(yīng)單詞或詞組。（3）選定一行。將鼠標(biāo)指針移動到行左端的選定欄上，單擊即可選擇對應(yīng)行文本。（4）選定多行。在要選定的起始行按住鼠標(biāo)左鍵并拖曳到結(jié)束行釋放即可選中多行。（5）選定一個段落。雙擊該段落左端的選定欄，或?qū)⒐鈽?biāo)置于段內(nèi)任意位置，然后三擊鼠標(biāo)左鍵即可選擇對應(yīng)段落。編輯文檔3．選擇、修改文本（6）選定連續(xù)的多個區(qū)域。先定位光標(biāo)的開始位置，然后按住【Shift】鍵，在想選擇的文字末端單擊。（7）選定多個不連續(xù)的區(qū)域。拖曳鼠標(biāo)的同時按住【Ctrl】鍵即可選中多個不連續(xù)的區(qū)域。（8）選定整個文檔。在選定欄中三擊鼠標(biāo)左鍵或選擇“開始”→“選擇”→“全選”命令，或按【Ctrl】+【A】組合鍵。（9）選定矩形塊。把光標(biāo)置于要選定文本的一角，按住【Alt】鍵，并按住鼠標(biāo)左鍵拖曳出一個矩形選框，這樣就可以選中選框中的所有文字。（10）取消選定的文本。取消選定的文本只需要在任意位置單擊即可。編輯文檔4．移動、復(fù)制文本（1）通過“開始”選項卡“剪貼板”組中的命令完成操作。其中，復(fù)制是通過“復(fù)制+粘貼”命令來完成的；移動是通過“剪切+粘貼”命令來完成的。（2）通過快捷菜單中的命令完成操作。（3）通過快捷鍵完成操作。移動：按【Ctrl】+【X】（剪切）組合鍵，再按【Ctrl】+【V】（粘貼）組合鍵。復(fù)制：按【Ctrl】+【C】（復(fù)制）組合鍵，再按【Ctrl】+【V】（粘貼）組合鍵。編輯文檔4．移動、復(fù)制文本（4）通過鼠標(biāo)拖曳完成操作。①用鼠標(biāo)左鍵拖曳的操作方法如下。移動：按住鼠標(biāo)左鍵，直接用鼠標(biāo)拖曳選中的文本到目標(biāo)處。復(fù)制：按住【Ctrl】鍵，按住鼠標(biāo)左鍵用鼠標(biāo)拖曳選中的文本到目標(biāo)處。②用鼠標(biāo)右鍵拖曳的操作方法如下。按住鼠標(biāo)右鍵，用鼠標(biāo)拖曳選中的文本到目標(biāo)處，釋放鼠標(biāo)右鍵，彈出相應(yīng)的快捷菜單，根據(jù)需要選擇命令。粘貼選項主要涉及以下3個方面?！氨Ａ粼锤袷健保罕徽迟N內(nèi)容保留原始內(nèi)容的格式?！昂喜⒏袷健保罕徽迟N內(nèi)容保留原始內(nèi)容的格式，并且合并應(yīng)用目標(biāo)位置的格式?！皟H保留文本”：被粘貼內(nèi)容清除原始內(nèi)容和目標(biāo)位置的所有格式，只保留文本。編輯文檔5．刪除文本刪除文本最簡單的方法是按【BackSpace】鍵刪除插入點左邊的字符，按【Delete】鍵刪除插入點右邊的字符。利用塊刪除操作，可以快速地刪除一句話、一行、一段或整個文檔。操作步驟是：選定要刪除的文本，按【Delete】鍵或【BackSpace】鍵。編輯文檔6．查找、替換文本（1）利用查找功能可以快速定位文本、格式和特殊字符及其組合。單擊“開始”→“查找”按鈕，在左側(cè)導(dǎo)航窗格的文本框中輸入要查詢的內(nèi)容，然后按【Enter】鍵執(zhí)行搜索，Word會將搜索到的結(jié)果高亮顯示。此外，還可以使用“高級查找”功能來實現(xiàn)更精確的查找。單擊“開始”→“查找”下拉按鈕，彈出“查找和替換”對話框。在“查找”選項卡的“查找內(nèi)容”組合框中輸入要查找的內(nèi)容，然后單擊“閱讀突出顯示”下拉按鈕或“在以下項中查找”下拉按鈕，進行相關(guān)設(shè)置。另外，在搜索“選項”中還可以根據(jù)搜索內(nèi)容設(shè)定專屬格式進行查找。編輯文檔6．查找、替換文本（2）替換操作作用于當(dāng)前文本中搜索的指定的文本，并用其他文本將其替換。在“查找和替換”對話框中切換到“替換”選項卡；在“查找內(nèi)容”組合框中輸入要查找的內(nèi)容，在“替換為”組合框中輸入替換的字符，設(shè)置好各種格式，包括搜索范圍及格式等選項，單擊“替換”按鈕，系統(tǒng)將會一處一處地進行替換。若單擊“全部替換”按鈕，則系統(tǒng)會自動按照所設(shè)定的搜索范圍進行替換，替換完成后彈出提示對話框，告知用戶共替換多少處。編輯文檔7．恢復(fù)和撤銷用戶可以通過執(zhí)行“撤銷”命令撤銷上一次操作，讓文檔恢復(fù)到誤操作前的狀態(tài)?？梢杂靡韵聝煞N方法完成撤銷操作（1）單擊快速訪問工具欄中的“撤銷”按鈕。（2）按【Ctrl】+【Z】組合鍵。執(zhí)行恢復(fù)操作也有兩種方法。（1）按【Ctrl】+【Y】組合鍵。（2）單擊快速訪問工具欄中的“恢復(fù)”按鈕。編輯文檔8．檢查文檔中文字的拼音和語法用戶可以在Word2016文檔中使用“拼寫和語法”檢查工具檢查Word文檔中的拼寫和語法錯誤，操作步驟如下。（1）打開Word2016文檔窗口，如果文檔中包含紅色、藍(lán)色或綠色的波浪線，說明Word文檔中存在拼寫或語法錯誤。這時可切換到“審閱”選項卡，在“校對