大型公司員工手冊

集團員工手冊共頁，第頁

第1版，第1次修

編號：

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員工手冊

批準：審核：編制：

實施日期：修訂日期：指定日期：

前言

員工朋友：

歡迎您加入XX!

河南XX集團是一家致力于XXXXXXXX為主導的多元化集團公司。

謹希望全體員工在XX集團盡其所學，發(fā)揮自己最大的工作潛能,

為XXX成為中國最具影響力的多元化發(fā)展公司而努力。XXX也將為您

提供展示個人才華的舞臺，祝你攀登事業(yè)的高峰。

這本手冊將指導您了解公司的發(fā)展歷史、企業(yè)文化、政策福利、

行為規(guī)范、辦事程序等。它是你步入XX的向導，通過這本手冊，您

將對公司有更清晰的認識，包括公司對您的期望。

再次歡迎您成為XX大家庭的一員，衷心祝愿您與公司一同成長。

總裁:

員工手冊管理須知

1.基本要求

河南XX集團員工手冊（以下簡稱“手冊”）由XXX集團行政人事部負

責制作，屬于XXX集團內部資料，未經集團總裁書面授權，任何人不得

將手冊帶離公司；不得借閱XXX以外人員；不得涂改、勾畫、裁剪、抽

取、拆卸、調換、拍照或復印手冊內容。

2.保管與存放

XXX集團及各子公司吁政人事部承擔手冊的保管、存放、日常管理責任。

3.查閱與借閱

各子公司及各部門應當參照《圖書報刊管理制度》中的借閱管理規(guī)定，

對手冊的日常借閱進行管理，建工借閱登記耒，并確定手冊保管的責任

人。責任人崗位變動時，應當對手冊辦理移交手續(xù)。

4.維護與更新

手冊由XXX集團當前正在生效的制度、規(guī)定、工作條例等內容組成，其

中絕密文件或絕密章節(jié)由行政人事部保留。

當手冊中的部分內容有變更或新增時，由集團行政人事部進行匯編排

版、打印后裝訂入冊。當手冊中的內容有刪除或失效時，由集團行政人

事部進行刪減銷毀工作，刪減銷毀時遵照兩人以上員工在場的原則共同

進行。

承載手冊內容的活頁夾保質期為兩年，自各子公司及各部門收到手冊

起，保質期內發(fā)生活頁夾損壞的，由保管部門承擔修復或重新購置的費

用，保質期后發(fā)生活頁夾損壞的，由集團行政人事部承擔修復或重新購

置的費用。

目錄

第一章行政辦公管理制度

一、印章管理制度8

二、證照管理制度------------------18

三、文件管理制度-----------------------------------------------------------19

四、電話管理制度----------------------------------------------------------23

五、工裝管理制度----------------------------------------------------------24

六、辦公設施及辦公用品管理制度-------------------------------------------28

七、圖書報刊管理制度------------------------------------------------------31

八、檔案管理制度----------------------------------------------------------32

九、會議管理制度----------------------------------------------------------35

十、車輛/駕駛員管理制度---------------------------------------------------37

十一、來賓接待管理制度----------------------------------------------------41

十二、請示吉艮告制度--------------------------------------------------------42

十三、辦公室衛(wèi)生管理制度--------------------------------------------------43

第二章業(yè)務洽談簽定合同有關規(guī)定一、關于對外進行業(yè)務洽談與簽訂經濟

合同（協議）的有關規(guī)定-----------------45

二、關于嚴禁在業(yè)務交往中收受賄賂拿回扣的規(guī)定----------------------------46

一、第三章計算機網絡及辦公自動化管理制度計算機網絡使用及電子化辦公

管理制度---------------------------------49

第四章財務管理制度

一、貨幣資金管理----------------------------------------------------------53

二、低值易耗品的賬務管理--------------------------------------------------55

三、應用攵款項管理----------------------------------------------------------56

四、合同管理---------------------------------------------------------------58

五、稅務和發(fā)票管理--------------------------------------------------------59

六、財務開支管理----------------------------------------------------------60

七、借支管理規(guī)定及借支流程-----------------------------------------------61

八、財務報銷制度及流程---------------------------------------------------62

九、差旅費報銷制度--------------------------------------------------------64

第五章人力資源管理制度

一、制度的目的------------------------------------------------------------67

二、員工禮儀行為規(guī)范------------------------------------------------------68

三、員工招聘管理制度------------------------------------------------------71

四、新員工入職工作流程---------------------------------------------------76

五、員工培訓管理制度------------------------------------------------------79

六、員工薪職異動管理制度-------------------------------------------------83

七、員工解聘管理制度------------------------------------------------------87八、勞

動合同管理制度------------------------------------------------------89

九、薪資管理制度----------------------------------------------------------93

十、考勤管理制度---------------------------------------------------------101十一、

員工福利管理制度--------------------------------------------------107

十二、員工轉正考核工作流程----------------------------------------------112

十三、關于辦理社會養(yǎng)老和失業(yè)保險的暫行規(guī)定----------------------------114

第六章員工違紀管理制度

第六章員工違紀管理制度------------------------------------------------116

第一章行政辦公管理制度

總則

一、為加強企業(yè)行政事務管理，理順內部關系，使各項管理標準化、制度化，

提高工作績效，特制定木制度。

二、行政事務管理包括印章使用管理、證照管理、文件管理、電話管理、辦

公設施及辦公用品管理、圖書報刊管理、檔案管理、會議管理、車輛及駕駛員

管理、來賓接待管理、請示報告制度、辦公室衛(wèi)生管理。

一、印章管理制度-----------------------------------------------------------8

二、證照管理制度----------------------------------------------------------18

三、文件管理制度----------------------------------------------------------19

四、電話管理制度----------------------------------------------------------23

五、工裝管理制度----------------------------------------------------------24

六、辦公設施及辦公用品管理制度-------------------------------------------28

七、圖書報刊管理制度------------------------------------------------------31檔案

管理制度----------------------------------------------------------32

八、會議管理制度----------------------------------------------------------35

九、車輛/駕駛員管理制度--------------------------------------------------37來賓

接待管理制度----------------------------------------------------41

十、請示才艮告制度-------------------------------------------------------42

十一、力、公室衛(wèi)生管理制度-------------------------------------------------43

行政管理制度

文件名稱印章管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號/150101A版本號次

編制：審核：批準：共10頁

一、印章管理制度

1.目的

為了規(guī)范集團各部門及各子公司的（以下簡稱“公司”）印章刻制、保

管及使用的合法性，嚴謹性和安全性，根據國家有關規(guī)定并結合公司實際

情況、特制訂本管理制度。

適用范圍本制度都是用于集團各部門及各子公司印章的刻制、使用和

管理。

2.權責

3.1集團行政人事部負責本制度的擬、修訂，集團總裁負責本制度的核準；

3.2集團行政人事部負貢集團各部門及各子公司印章的刻制、發(fā)放及銷毀管

理；各子公司行政人事部指派專人負責印章的保管及使用管理，集團行

政人事部行使監(jiān)督檢查權；

3.3集團各部門及各子公司法人或法人授權的專人負責各類印章日常使用

的核準。

3.印章的種類及用途

4.1印章的種類：包括公司公章、合同章、法人章、財務章和部門章。印

章的用途：

4.2.1公章主要用于對外簽訂的需確定公司權力、義務的有關文件：對內

所頒布的重要經營管理制度、各項（集團各部門及各子公司）紅頭

文件；對外重要函件；授權委托書（授權委托書需同時加蓋公章和

法定代表人名章）、其他需以公司名義證明其權威作用的文件；

4.2.2合同章主要用于對外簽署的經濟合同、協議及意向性文件；

4.2.3法人公章主要用于授權委托書、財務確認單等需要加蓋公司法人公

章的文件資料；

4.2.4財務章主要用于會計、結算業(yè)務、如財務、稅務報表的填報，財務

決算，結算業(yè)務票據、憑證及相關報表資料等；

4.2.5部門章主要用于部門為單位發(fā)放的各類制度、文件等。

4.印章的刻印與啟用

5.1印章的刻制

5.1.1集團及各子公司所有印章刻制均由集團行政人事部統一負責刻制；

5.1.2集團及各子公司因工作需要刻制相關印章的，均應填寫《印章刻制

申請表》（附件1）,報至集團行政人事部審批、集團總裁核準后，

根據其申請印章種類由集團行政人事部整理相關材料委外刻制。

5.2印章的啟用

新印章刻制完成后，公章應有公司指定專人將刻制的印章向公安機關辦

理印鑒備案，其他類用章均由行政人事部填寫《公司印章交接單》

（附件2）,到集團總裁處辦理印章交接手續(xù)，總裁留存印模標樣、

登記備案，行政人事部按印章管理規(guī)定使用、保管。

5.2.1各類印章啟用應報集團總裁批準，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)

放單位和使用范圍。

5.印章的管理

公司各類印章均由行政人事部指定專人保管。

6.1公司的所有印章，均由行政人事部門專人負貢登記，留樣并確定印章保管

員；

印章啟用時由集團行政人事部下發(fā)《關于啟用有關專用章的通

知》（附件3）,注明啟用日期，發(fā)放單位、使用范圍和啟用印模；

6.2行政人事部向保管員移交印章時，應填寫《公司印章留樣備案表》（附件4）；

6.3由于印章磨損而更換印幸，仍需在集團行政人事部登記、留樣；

6.4集團相關單位撤銷或重組，原單位有關印章交回公司行政人事部，由行政

人事部負責銷毀。

6.5所有印章的使用應根據規(guī)定完整填寫《印章使用登記表》（附件5）,經有

關領導簽字確認后，方可至保管員處申請、使用，如在《印章使用登記表》

中簽訂的文件因內容變更需重新加印的，應將原已加印的文件交由印章保

管員撕毀后，重新加??；

6.6印章丟失時，印章保管員應當及時向集團行政人事部出具書面報告，行政

人事部應及時采取相關補救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章

作廢，對責任人進行處罰等；

6.7公司決定需要停用印章的，由集團總裁簽字同意后由集團行政人事部下發(fā)

《關于停用有關專用章的通知》（附件6）,并將停用原

因和時間通知集團各部門及子公司，收回停用的印章，切角封存或銷毀；

6.8集團各部門及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可

視為C類（依據違紀管理制度）過失，由于違反本制度致使公司蒙受的所

有損失由當事人全部承擔，并追究法律責任。

7.1印章保管員的職責印章保管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章

鎖好，妥善保存，不得將印章存放至沒有安全措施的抽屜或辦公桌上，次

日上班后，應首先檢查所保管印章有無異樣，若發(fā)現意外情況應立即報告;

印章保管員因事、病、休假等原因不在崗位時，應指定他人代管印章，印章保管

員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項；保管員正常上班后，代

管人員應向保管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員鷲記備

案制，以明確責任，落實到人；交接工作時，應嚴格辦理交接手續(xù)，填寫《印

章交接單》，登記交接日期，管理印章類別，待交接人員簽字，印章授權人

簽字認可后備存；

7.2印章保管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴格照章用印，未按批準權限用

章或用章審批手續(xù)不全的，印章保管員應拒絕使用；經辦人拒絕印章保管

員審核文件內容或審批手續(xù)的，印章保管員可拒絕用章并向上級領導報告

處理。

7.3印章保管員用印蓋章位卷要準確恰當，印跡要端正、清晰，印章名稱與用

印落款要一致，不漏蓋、不多蓋；介紹信、便函、委托授權書要有存根，

要在落款和騎縫處一并加蓋印章；

7.4印章保管員不得擅自用章，一經發(fā)現，按照C類過失處理；若因擅自用章

導致公司蒙受經濟損失時，由印章保管員承擔全部經濟責任，并依據相關

法律追究其刑事責任；

7.5印章保管員調迂或離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工調離移交

工作的一部分，須辦理分管印章的移交手續(xù)，并填寫《印章人員調離交接

單》（附件7）后方可辦理調離手續(xù)；

7.6非印章保管員攜帶外出時，用章人必須嚴格完整填寫《印章使用登記表》

上各項信息，注明外出用印時間，并經權限持有人審核簽字確認后，保管

員方可印簽。歸還印章F寸應完善《印章使用登記表》中的用印數量。未按

本規(guī)定執(zhí)行的，保管員和使用人按照C類過失處理，由此致使公司蒙受的

一切損失，由保管員與用章人共同承擔，并依據相關法律追究其刑事責任。

6.各類印章的使用規(guī)定

8.1.1公章的使用辦理使用公章的事項，須由用章人認真填寫相應的審批文

件并獲得權限持有人審批后，連同需用章的文件等一并交印章保管員，

由其審核審批手續(xù)布備后蓋章；

8.1.2凡有簽署權限的領導簽署文件或發(fā)文批準書，業(yè)務報表、函件等，可

直接加蓋相應的印章，但印章保管員仍應該按照規(guī)定填寫《印章使用

登記表》，并留存復印件以完善相關檔案，依據本條規(guī)定填寫的單據

無需審批人簽字；

除本制度8.1.2款規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的文件，均須填寫《印章使用登

記表》，并經權限持有人審批簽字同意后，方可使用公司印章；

8.1.3涉及法律等重要事項需使用印章的，須經集團總裁或授權人審核簽字

后方可使用；

8.1.4禁止在手寫文件上加蓋公司印章；

8.1.5禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張，信函、證件、授權委托書、

發(fā)文批準書、業(yè)務報表上加蓋公司印章。

8.1合同專用章的使用規(guī)定

8.2.1對外簽署的合同或協議，應按《公司章程》及相關的合同管理規(guī)定辦

理審批程序；

8.2.2需使用合同專用章時，經辦人應完整填寫《印章使用簽記表》，經權

限持有人審批同意后方可用章；

8.2.3需批量給合同加蓋合同章的，應在《印章使用登記表》上填寫用印的

合同份數、注明需加印的合同編號，禁止在手寫合同或合同內容填寫

不全的合同上加蓋公司合同專用章，如有特殊情況，需備注說明；

8.2.4對外簽署的合同或協議等，必須在騎縫處加蓋合同專用章。

8.2財務章的使用規(guī)定

8.3.1財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內容需使用財務印章的（不帶出的

情況下），無須負責人審批，但應填寫《印章使用登記表》；

8.3.2公司對外報送的各類業(yè)務報表（財務報表，統計報表等）及其他需用

公司財務印章的文本等，須按規(guī)定辦理用章手續(xù)。

法人章的使用規(guī)定法人章的使用，必須由企業(yè)法人簽字確認后，方可用印

或帶出，否則不予用章，如有特殊情況，須電聯法人，征得其同意或授權

后使用。

7.其他事項

9.1集團各部門及各子公司印章，由其做出相關規(guī)定，并報集團行政人事部備

案。

各類印章實行用章登記制度，印章保管員應每年兩次（6月30日前，12月

31日前）將該期間填寫的《印章使用登記表》及用章資料檔案全部移交

集團行政人事部存檔。

8.附則

10.1本制度自簽發(fā)之日起實施：

10.2本制度最終解釋權歸集團行政人事部所有：

10.3附件

附件1:印章刻制申請表

《印章刻制申請表》

申請刻章部門申請人申請日期

□公司公章□行政部門專用章□財務專用章

申請章類

□合同專用章口部門專用章口其他：

印章內容：

□初次刻章印章形狀：________________

刻章狀況

□第一次印章尺寸：直徑__________cm

印章字體印章材質其他要求

□新刻制，原因：________________________________________________________

申請理由

□原章損壞，原因：_____________________________________________________

□其他：_________________________________________________________________

部門負責人

意見簽名：日期：

行管部門意見

簽名：日期：

權限持有人

意見簽名：日期：

附件2：:公司印章交接單

《公司印章交接單》

日期印章名稱數量移交人接收入交接事由審批人備注

附件3：關于啟用有關專用章的通知

啟用印章的通知樣本

集團分子公司、事業(yè)部：

根據《XXX集團基本辦公管理制度》，由于的原因，現

集團已啟用“專用章”，蓋印章由部門管理，專管人

員為o為實現集團各級機構的業(yè)務對接、規(guī)范我集團的對外管理，自—

年月日起，啟用本通知附件的章，原“專用章”

印章同時廢止。

特此通知

年月—日

附件：新舊印章樣式

附件4：公司印章留樣備案表

公司印章留樣備案表

NO：________________

印章名稱：章審批人：

刻章人：啟用時間：

配置及保管部門：印章用途：

印章專管員：__________________________

本留樣印章自年月日啟用。

印章領用憑證及承諾：

本人作為留樣印章的保管及使用責任人，于年月

日自部領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，

依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應

的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經濟損失

時，本人自愿全額賠償因此導致的全部經濟損失并接受公司的相應處罰。

印章專管員：

年月日

附件5:印章使用登記表

《印章使用登記表》

用

章發(fā)往單蓋章使用印章保

印章名稱用章事由使用人

時位/個人分數部門管人

間

附件6:關于停用有關專用章的通知

停用印章的通知樣本

集團各子公司、事業(yè)部：

根據《XXX集團基本辦公管理制度》，由于的原因，現集團擬

停用“專用章”，該印章由部門管理，專管人

為。為實現集團各級機構的業(yè)務對接、規(guī)范我集團的對內對外管理，自

年月日起，停用本通知附件的章。

特此通知

年月日

附件：停用印章留樣

附件7:印章保管人交接單

《印章保管人交接單》

機構名稱：交接日期：

□公司公章□行政部門專用章□財務專用章

印章類別

□合同專用章口部門專用章口其他：_________

印章內容

事由及備注

權限持有人

簽署意見

移交人：接收人：監(jiān)交人：

行政管理制度

文件名稱證照管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150102A版本號次

編制：審核：批準：共1頁

二、證照管理制度

1.證照指公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證、勞動執(zhí)法

合格證、社保登記證等，個人的職稱證、項目經理證、建造師證、安全員證、

崗位資格證等，以及企業(yè)合法經營所需要的各種證照。

2.行政人事部負責公司證照的統一管理。因公需要借用時，應嚴格辦理借用手

續(xù)；需要復印的，由行政人事部統一復印并加蓋“再次復印無效”印章，必

要時加注“復印件僅用于辦理XX事使用”。

3.行政人事部應在政府有關部門規(guī)定的時間內，組織完成各種證照的年度檢

審，確保證照的有效性。

4.為保證公司的合法經營，公司以個人名義辦理的職稱證、資質證、資格證等

各種證件的產權屬于公司，由行政人事部統一保管，任何人不得據為己有。

證照檢審時，相關部門和人員有責任予以協助，并提供所需的材料。

5.本制度最終解釋權歸集團行政人事部所有。

行政管理制度

文件名稱文件管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150103A版本號次

編制：審核：批準：共4頁

三、文件管理制度

1.公司文件包括：外部文件、內部文件

1.1外部文件是指XXX集團各部門及子公司以外來文，包括信函、公文、傳真

以及通知。

1.2內部文件

下行文包括：公告（決定、知識、通知、通報、任命、批復、處分）、規(guī)章

制度。

上行文包括：呈報件、請示、報告、總結。

平行文包括：工作聯系單、答復、會議紀要。

1.3重點行文的說明：

公告（紅頭文件）：為下行文，用于集團總部向集團所有部門及子公司下發(fā)

工作計劃、部署重要工作、任免、獎勵、處分有關單位和個人，工作總結及

各種有關全局性的規(guī)定、決定、指示、通知、通報、批復、會議文件等事項。

紅頭文件的使用僅限于集團總部。

呈報文件、請示、報告：為上行文，一文一事。用于集團各級機構想直接管

理機構上呈的文件。

工作聯系單，答復：為平行文，用于部門與部門之間，及部門與總公司間商

洽工作，通知、詢問或答復問題等，主要發(fā)揮協調作用C

會議紀要：用于各類會議的會議記錄、整理和總結。

2.1文件的編制規(guī)范集團各類文件的編制需按照規(guī)定的格式和編號方法進行，

要做到規(guī)范、準確、及時，并實行統一管理。

2.2集團規(guī)章制度類文件遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：

文件標題

1.目的：（要闡明編制和使用本文件的目的）

2.范圍：（要闡明本文件適用范圍）

3.職責：（要闡明本文件所列執(zhí)行部門或個人的職責）

（下列正文）

2.3作為需要進行傳送的文件，請在輸入時采用如下的文件格式；

頁面設置：A4210X297毫米

正文字體：宋體小四/四號左空2格（全角）

文件標題：黑體小二號/二號粗體居中

段落標題：宋體小四號粗體居左

紅頭文號字體：黑體五號粗體居左

字體顏色：未作特殊說明的，行文中圖文顏色均為黑色。

正文行距：25-30磅

文件頁碼：置于頁腳居中

公司名稱：置于頁眉居左

（標準文件格式式樣1-5號詳見文件1）

2.4文件版頭

2.4.1《河南XXX集團》版頭僅用于頒布集團重要規(guī)章制度，公布集團中長

期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點和總結等；公布機構設置或調整、人事任

免、獎懲等重大事項，通知重要事項；用于傳達集團總部的決議或決

定，轉發(fā)集團董事會的文件，發(fā)布有關事項。

2.4.2所有文件上均應標注相應密級和緊急程度，增強文件辦理的及時、有

效、安全。密級文件應在文件首頁右上角位置編制列明，密級文件應

當標明份數順序號c不屬于秘密文件，內容又不宜對外公開的應當在

文件右上角適當位置注明“內部文件”。

2.5.1文件的附件文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋體字標識“附

件”，后標全角冒號和名稱。

2.5.2附件如有序號使用阿拉伯數字，如：“附件；1XXX”。

2.5.3附件名稱后不加標點符號。附件應與文件正文一起裝訂，并在附件左

上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序。

2.5.4附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與文件正文不能一起裝訂,

就在附件左上角第1行頂格標識文件的發(fā)文字號并在其后標識附件。

2.5成文時間、署名和附注

2.6.1成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”。成文時間以領

導簽發(fā)的日期為準；聯合發(fā)文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)日期為準。

2.6.2在文件制發(fā)時必須按照要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。

不重要的文件，只需署上經辦人的姓名。

2.6.3文件如有附注，用宋體字，居左空2格（全角）加圓括號標識在需注

明項的下一行。

2.6文尾標注

2.7.1對應文件上報“主送”、“報呈”、“抄送”，編制“主題詞”。“主

送”指文件處理或最終決策的部門或領導；“報呈”指參與決策的領

導需要了解相關情況的相關領導；“抄送”是指與文件內容有聯系的

相關部門或領導；“主題詞”可參照《國務院公文主題詞表》編制。

同時，標引主題詞必須準確，從主題詞表中選用的主題詞要能夠準確

反映出文件的內容特征和歸屬類別。除專有名詞外，一個詞不超過四

個字，每個詞之間空一格，無標點。主題詞最少選兩個，最多不超過

七個。

2.7.2如遇前頁正文結束，落款轉至下頁，則須在落款的末頁上注明“本頁

無正文”字樣。

2.文件的收發(fā)處理程序

3.公司行文的程序為：擬搞、審核（部門領導）、簽發(fā)（公司領導）、打印、分發(fā)、

登記、歸檔、銷毀。行文與打印管理

集團各類文件統一使用A4尺寸打印稿，行文應規(guī)范，不得有錯別字。

公司行文由業(yè)務承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標題、發(fā)送范圍、印制

份數、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級；部門負責人

審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。

4.1經總裁批準簽發(fā)的文稿交行政人事部統一編號打印，由起草入校對（對文稿

內容、質量負責）修正后，及時送交給有關部門和人員，或由行政人事部

發(fā)出。

4.2打印人員不得截留文件，或將打印、復印、傳真■等行文中的有關商業(yè)秘密

或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項透露給他人。

4.發(fā)文管理

5.1公司發(fā)文由行政人事部統一編號、加字頭存檔，例：華（發(fā)）字［20150001】

號、華（管）字【20150001】號。有領導批示的，還應附批示件。

5.2部門和個人收文應在行政人事部發(fā)文登記冊中簽名。

5.3公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、

報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

5.4公司內部文件，各部門應妥善保管，年終由行政人事部統一收回處理。

5.收文管理

6.1公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

6.2公司收文由行政人事部統一負責：收到發(fā)來文件后，應先做好歸類、登記,

根據文件的內容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

6.3急件或涉及商業(yè)機密的傳真應由專人處理。

6.4所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。

本制度最終解釋權歸集團行政人事部所有。行政管理制度

文件名稱電話管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150104A版本號次

編制：審核：批準：共1頁

四、電話管理制度

1.移動電話

1.1公司的全體管理人員都必須持有移動電話，電話由員工自行購置。

1.2公司高層領導、部門負責人、項目部管理人員、司機等，24小時開機（或

公告家庭座機電話）：其他人員的移動電話每天7：30?22：30開機。持

機人在規(guī)定的開機時間內關閉手機，導致公事聯系不上者，每次給予50

元的處罰；當月累計三次聯系不上者，加倍處罰。

2.固定電話

2.1本公司的固定電話，主要是為工作及方便開展業(yè)務之用，禁止員工在公司

內打私人電話。打電話時應使用普通話，且用語應盡量簡潔、明確，以減

少通話時間。

2.2公司員工接聽公司電話的標準用語為：“您好，河南XXX集團！”需轉接

時，應告知對方說：“請稍等！”總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。

2.3接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近

的同事應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。

3.本制度最終解釋權歸集團行政人事部所有。

行政管理制度

文件名稱工裝管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150105A版本號1次

編制：審核：批準：共4頁

五、工裝管理制度

1.目的

為提升集團對外形象，使集團員工服裝標準化，規(guī)范化，充分展示團隊綜合

素養(yǎng)，提升員工工作士氣，對工裝進行統一管理，特制定本制度。

2.適用范圍：集團所有員工

3.權責

3.1集團行政人事部負責本制度的編制、實施與監(jiān)督；

3.2集團總裁負責本制度的核準；

3.3集團及各子公司行政人事部依照本制度負責員工工裝的管理。

4.工裝分類：按季節(jié)不同，工裝原則上分為秋冬裝和春夏裝。

4.1秋冬裝：

男裝要求：以公司統一采買的工裝為標準，整套工裝包括西裝、長袖襯衣、

領帶、西褲和皮鞋。如圖所示:

女士要求：以公司統一采買的工裝為標準，整套工裝包括西裝、長袖襯衣（有

領）、西裙（要有黑/肉色襪子配套）或西褲、皮鞋。如圖所示：

4.2春夏裝

4.2.1男士要求穿短袖襯衣、西褲、皮鞋，以公司統一配置為標準

4.2.2女士要求穿短袖西裝或短袖襯衣（有領）、西裙或西褲、皮鞋，以

公司統一配置為標準

4.3其他：以上男士、女士著裝要求，如公司配備有統一工裝則以公司配置

的全套著裝進行穿戴。如公司不配備工裝的、或尚未配備到位的、或試

用期未申領工裝的，要求如下：

4.3.1秋冬季男士著裝以深色西裝外套，淺色襯衣，深色西褲為準，可根

據溫度自行添加毛衣毛衫等衣物；女士著裝要求同男士；

春夏季男士著裝以短袖淺色地色襯衣，深色西褲為準；女士著裝以短袖淺色純

色襯衣，深色短裙或西褲為準；

4.3.2員工整體著裝風格應以簡單、大方的職業(yè)穿著為準，嚴禁員工穿戴

運動裝、牛仔裝、圓領T恤、汗衫、超短裙/短褲、背心/吊帶、大

褲衩等，違反工裝制度的員工按照A類過失處理。

5.著裝時間與著裝標準

5.1工裝著裝時間：

5.1.1原則上春夏裝為每年5月1日至9月30日；秋冬裝為每年10月1日

至4月30日；

5.2集團各部門及子公司根據以上原則結合各自的實際情況，可單獨制定工裝

的換裝時間，但須由各部門及子公司負責人以簽報的形式提報至集團行政

人事部核準后方可執(zhí)行。工裝采購及著裝要求：

5.2.1員工的著裝標準由集團行政人事部統一規(guī)定，報集團總裁批準后，由

行政人事部執(zhí)行;

5.2.2集團各部門及子公司所有員工若無特殊情況或免責書，則必須在工作

日的周一至周五按照工裝標準統一著裝；

5.2.3著襯衣時，男員工襯衣下擺必須束縛在褲腰帶內，并扎系腰帶；女員

工襯衫必須束縛在短裙內。

6.著裝的檢查與監(jiān)督

6.1集團及各子公司行政人事部負責對員工著裝進行日常檢查和監(jiān)督；

6.2部門負責人對本部門員工工裝著裝有督導職責。

7.工裝配發(fā)與工裝費用

7.1工裝配發(fā)：員工工裝由集團及各子公司按照集團行政人事部核準的樣式和

預算進行統一購買與配發(fā)。

7.2工裝費用報銷標準：

7.2.1員工通過7天觀察期后，可領取公司配備的工裝；

7.2.2公司員工中途離職或辭退時工裝費用由公司和個人各承擔50%,工裝歸

個人所有；

8.以上費用僅限公司配備的工裝，加置工裝、工裝修改以及工裝丟失進行重新

購置的費用，全部由個人承擔。工裝保管與注意事項

8.1工裝保管

8.1.1員工應妥善保管工裝，若發(fā)生丟失或毀損，應向行政人事部說明情況

并備檔，可自行補購或公司補購，但補購工裝的費用由個人自行承擔;

8.1.2在補購工裝期間，員工著裝應遵循本制度“4.3”條款之規(guī)定，并應及

時跟進補購情況。

8.2注意事項

8.2.1凡XXX集團員工，上班一律穿著規(guī)定的工裝（公司組織的活動，著裝

要求另行通知）或按照要求穿著職業(yè)裝，根據需要招聘的臨時工、短

期工、試用期未轉正員工同樣適用。員工應愛惜工裝，經常換洗并保

持整潔。

8.2.2嚴禁私自改變工裝樣式，嚴禁私自將工裝借予XXX集團以外的員工。

8.2.3上班時間不穿工裝或不按標準要求著裝的，初次按照A類過失處分一

次，再犯應按照違紀管理制度處理（詳情請參考第六章《員工違紀管

理制度》）。

9.附則

9.1本規(guī)定自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。

9.2附表

9.2.1附表一《員工工裝申請表》

9.2.2附表二《員工工裝發(fā)放登記表》（公司統一購買時須填寫此表）。

9.3本制度最終解釋權歸集團行政人事部所有。

行政管理制度

文件名稱辦公設施及辦公用品管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150106A版本號次

編制：審核：批準：共3頁

六、辦公設施及辦公用品管理制度

1.辦公設施管理

1.1各部門的辦公設施由行政人事部統一管理。每年年末由行政人事部與財務部

對各部門使用的辦公設施按固定資產和低值易耗品分類登記、盤存。

1.2各部門應負責對所使用的辦公設施進行維護和保養(yǎng)，如因人為原因使辦公設

施遭到破壞的，應照價賠償。

2.辦公用品管理

2.1辦公用品的購置

集團各部門的辦公用品采購由行政人事部統一負費管理，行政人事部人員須經

常調查辦公用品供應商及市場價格，以保證性價比和質量，應做到做到

質優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當、保管良好，并建立帳本和入庫手續(xù)。

各部門根據本部門辦公用品使用情況，于每月25日前報送下月采購計劃，

填寫《辦公用品申請單》，經部門負責人審批簽字后報送公司行政人事

部;

2.1.1行政人事部制定采購計劃及預算，經財務部和公司領導審批后購回，按計劃

分發(fā)各個部門。

2.1.2因工作需要由部門自行購買的辦公用品，應事先辦理申請審批手續(xù)，購

買后報行政人事部備案。

2.1.3行政人事部根據各部門《辦公用品申請單》匯總后，核對辦公用品臺賬

庫存，庫存不足的編制《物品購置申請單》，由行政人事部負責人審核、

本部門權限持有人（報銷權限）核準后，由行政人事部派專人進行采購；

2.1.4臨時急需的辦公用品（物品），應由部門負責人提出申請，填好《臨時

辦公用品（物品）申請單》，經行政人事部負責人審核、權限持有人核

準后購置。

2.1.5財務部負責辦公用品采購的臉收、預算內的報銷工作。

2.1.6辦公用品采購人員根據《物品購置申請單》于次月