公司檔案管理制度集錦15篇

公司檔案管理制度集錦15篇

公司檔案管理制度1

一、目的

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損

壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、

身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、

員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡

等情形。

三、檔案規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不

予錄用和解聘。

1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于

《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二）,

并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技

術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場

查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗

位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記。

1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，

歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字

的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高

管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電

子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外

借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件

三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況

可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公

司檔案管理的規(guī)定。

2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附

件三）。

3、查、借閱檔案注意

3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力

資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀

審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人

事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止

亦同。

公司檔案管理制度2

12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后

文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達

相關(guān)領(lǐng)導，及時落實。

13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準確科學有效。

14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可

打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方

可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。

16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的

副局長簽轉(zhuǎn)。

17、一般業(yè)務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，

辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。

18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。

公司檔案管理制度3

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理.，有效的保守機密；同時為了維

護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本

管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記

錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證

明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、

員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡

等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有

虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并

及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》

（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事

檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人

技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔,

原件當場查驗。

L5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位

前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持

檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊

備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高

管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

L8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉,

制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得

外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附

件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借聞上

級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情

況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照

公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記

（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行攻人

力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審

批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工

人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和度止

亦同。

公司檔案管理制度4

一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，

確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有

效運行的證據(jù)。

二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)

營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、

賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史

記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等

活動。四、職責1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門

檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保

公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利

用、歸檔；

4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。

4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工

作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編

制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

c）檔案資料的日常管理.：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤

內(nèi)。

⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，

以便檢索利用。

⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，

整齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案

原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；

必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準；

⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還

時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污祖、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、

調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

。）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編

制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并

在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理細則1)檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政

府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命

令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、

會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司

員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑩本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、

錄像等；

(⑵外出公務活動(如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的

檔案資料；

?財務檔案資料;

（14）各種實物檔案；

（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示

和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二

份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，

原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,

歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)

備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須

原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在

傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：

a）公司規(guī)定的密級文件；

b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

c）合同、協(xié)設(shè)書等正本及過程資料；

d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

。）其他認為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政

人事部:

b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

⑶電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保

管。

c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)

集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的,

要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行玫人

事部見證。

6、檔案移交公司的流程a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清

單核對；

c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽

字，雙方各保存一份；

7、檔案保管⑴檔案編號a）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要,

以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各

級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

c）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時

增補之用。

d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織

實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

六、相關(guān)記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》2、《文件檔案移交目錄》

3、《檔案移交清單表》4、《檔案借閱審批單》5、《檔案分類編號表》6、《檔

案管理流程》文件（合同）管埋記錄目錄記錄編號：日期：

序號文件（合同）編號標題需抄送的相關(guān)部門接收原/復接收入備注部門移

交目錄記錄編號：日期：

序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單

位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

記錄編號:移交性質(zhì)檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：

□離職口調(diào)崗口歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：

接收人：

移交人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：

經(jīng)辦人：

移交日期：

年月日接收日期：

年月日見證人；

日期：

年月日注：本表一式試份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人E期:

借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復印

借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：

目錄號：

部門：

日期：

公司檔案管理制度5

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集一整理一分類一編號一登記一輸入電

腦一入柜一利用一檢查

1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗

收資料等；

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使

用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等；

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的〃業(yè)主概況表〃、〃業(yè)主公約〃、〃

入住契約〃、〃前期服務協(xié)議〃、〃接房登記表〃等。

L2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、

市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等；

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學

歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維

修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，

對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，

并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息

查詢系統(tǒng)。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯

目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?。每季度對檔案文件的形成、積累、整

理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度6

為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生

產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔,

不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生

產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實際，特制定本制度。

本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。

3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的

具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

3.2數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲

存的信息。

5.1公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各

項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關(guān)

規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)章制度。負責公司各類

安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。

5.2各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。

統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。

5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、

保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。

5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管

理體系文件》及相關(guān)制度履行相應職責。

6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組人員名單及變動記錄。

6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。

6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定

的11項制度必須建檔）等文件。

6.1.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、

通報等。

6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全

工程師等相關(guān)資格證書）。

6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié)。

6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。

6.1.2安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內(nèi)容：

6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料;

6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書；

6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級

文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；

6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報合或記錄；

6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事

故特征、應急組織機構(gòu)與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障

等內(nèi)容；

6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)

系方式；

6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓

證明（復印件）；

6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件;

6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，

職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像

資料）等；

6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危

害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病

人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復印件）；

6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；

6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄

（或安全檢查表）；

6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；

6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所

屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經(jīng)費

和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全

措施和應急預案、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥χ卮笫鹿孰[患治理情況的評

估報告；

6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。

6.1.9生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：

6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關(guān)記錄。

6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關(guān)票據(jù)復印件等。

6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。

6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生

產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。

6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明

確，簽認手續(xù)完備；

6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整

理；

6.2.3各項目部安仝生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為

界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；

6.2.4檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電

子簽名法》（修正）的相關(guān)要求。

6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門

的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定），填寫“在

檔記錄清單”；

6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如

因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；

6.3.3各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記

錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更E后的記錄，加蓋或簽上更正人

的印章或姓名及更正E期；

6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。

6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍

內(nèi)；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。

6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關(guān)部

門記錄管理人負責登記發(fā)放。

6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相

關(guān)記錄管理人登記備案。

6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關(guān)部門記錄

管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人自核，經(jīng)安全管理部確認，由記

錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、

方式、數(shù)量等信息。

6.6.2對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單”

上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移

置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記

錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關(guān)活動。

6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不

得丟失或破壞、防止泄密。

6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機

關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)

督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。

7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、

臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。

公司檔案管理制度7

一、制度內(nèi)容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物

業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，向客戶檔案可以協(xié)助客

戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這

些信息，特建立此制度。

二、管理目標

客戶檔案資料全面、準確、有效。

三、適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包拈以下的.資料：

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時填具之資料

5.客戶資料補充

6.客戶聯(lián)絡資料

7.緊急事故聯(lián)絡人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10.客戶維修記錄

n.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

四、注意事項

1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及

時、準確，認真地登記并制作各種表格。

2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通；

3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;

4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。

4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理

工作；

2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同

時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；

3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修

文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件；

4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟

進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；

5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保批業(yè)

主的隱私，維護公司良好形象；

6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確

性。

公司檔案管理制度8

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作，并保

存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對處公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、

質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案，如:會議紀要、聲像檔案、工作記

錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料

（含有關(guān)圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的

次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其

修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷

盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫臧檔案進

行清理核對和質(zhì)量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案，耍及時進

行修補和復制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時，應做到以下幾點：

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還；

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失；

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫；

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù)，曰資料檔案員和借閱者當面核

對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員，必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由分公司總經(jīng)理、

各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務管理人員組成，日常的鑒定工作由行政部資

料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務：

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表；

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值（如技術(shù)圖紙、操作說明書等），并能反映分公司

職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關(guān)人員負責修改和補

充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括：

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理

審批，銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時，由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失

密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司檔案管理制度9

第一章總則

第一條為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作，推

進機關(guān)檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根

據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務活動中形成的，對國家和社

會有查考，利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部

分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學決

策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實

面貌的一項重要工作。

第四條機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責

全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案

工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導

下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)

機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入

相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地

方專業(yè)主管機關(guān)應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系

統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、

指導時，應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。

第五條機關(guān)的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。機關(guān)檔案管理應當維護檔案的

真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

第六條機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和

考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)

施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、

培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。

第二章機構(gòu)和人員

第七條機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承任該

職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，

協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。

第八條機關(guān)應當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的

機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作

屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形

成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應機關(guān)的檔案進行

集中管理。

第九條機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門（以下簡稱機關(guān)檔案部門）應

當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務工作。機關(guān)

文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。

機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡。縣

級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專

（兼）職檔案工作人員。

第十條機關(guān)檔案工作的基本任務是：

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)

范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；

（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

（三）對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬

機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導；

（四）負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工

作；

（五）負責機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，

推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度制度，定期向同級

國家綜合檔案館移交檔案；

（七）負責組織檔案業(yè)務交流和檔案.匚作人員培訓I,開展檔案宣傳、活動;

（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;

對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。

第十一條機關(guān)通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的，應當嚴

格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質(zhì)，并

接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整

理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支

持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

第十二條檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、

忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具

備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。不具備前述知識

背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和我能培訓。

第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉

密檔案工作人員的調(diào)離應當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第三章基礎(chǔ)設(shè)施

第十四條機關(guān)應當分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,

并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等。檔案庫房應當

根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置?？h級或形成

檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、'聞覽

等基本功能分區(qū)設(shè)置

第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設(shè)標準》執(zhí)行。'聞覽

用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)徹覽

的需要。檔案庫房面積應當滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案

存量年增長量X存放年限）X60m/萬卷（或10萬件）測算。檔案數(shù)量少于2500卷

（或25000件）的，檔案庫房面積按151n測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化

用房、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。

第十六條檔案用房宜集中布置.，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應當便于檔案

庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案

庫房不應設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得

毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計應當符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ67）規(guī)

定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)

定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應設(shè)置除消防以外的給水點，

其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應當符合《檔

案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

第十八條檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、

光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、

檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配

備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架

的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設(shè)備。檔案

庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔

案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設(shè)

備。

第二十條檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不

同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應當安

裝甲級防火門，配備火災自動報警設(shè)備。

第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防

護設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子

巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設(shè)置視頻監(jiān)控

設(shè)備。

第二十二條機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化

管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管

理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)

控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管

理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應當符合本規(guī)定第五章要求。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按

照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應當滿足溫濕度調(diào)控、消

防、安防和信息化工作的基本需求。

公司檔案管理制度10

第一章總則

一、目的

為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，

促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。

二、范圍

與公司發(fā)生業(yè)務或即將發(fā)生業(yè)務的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接

客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

三、職責

公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負責；各部門經(jīng)理負責本部門客戶檔案管

理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。

第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法

一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項資料:

1、客戶基礎(chǔ)資料?？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營

管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方

面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

2、客戶特征。服務區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿?、?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政

策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點等。

3、業(yè)務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務人員的

素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務聯(lián)系及合作態(tài)度等。

4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)

勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題

等。

二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供,

二是終端客戶檔案，業(yè)務部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和

《終端客戶檔案卡》。

三、建檔方法

銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。

不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次?？蛻魴n案不及

時更新，銷售人員違反每次罰款20元。

第四章保密規(guī)定

一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負

責管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批

準；部門級客戶檔案由部門經(jīng)理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經(jīng)理

批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準。

二、檔案的保存

公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1

日對數(shù)據(jù)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

三、客戶檔案的查閱

1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部

門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準后，檔案管理負貢人才可以讓其直閱。

2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶

檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度11

一、目的

為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整,

防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

二、范圍

本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。

三、職責

3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核

對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。

3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公

司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸?/p>

管理部門負責管理工作。

3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公

司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。

3.4集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負責本

制度的批準執(zhí)行。

四、人事檔案管理的內(nèi)容

4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關(guān)

證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認證證書）復印件提交人事管埋課，人事管

理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應聘、錄

用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔

的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及

職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在A錄上補登新員工人事檔

案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔

案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整情況、學歷

及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。

員工終止/解除勞動關(guān)系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事

檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負責人在《員工離職

通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對

檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材

料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對

員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的

人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如

被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料

是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須

在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。

4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要

轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔

案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應遵循保密原則并且要求收

檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔

案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材

料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

4.5統(tǒng)計：人事管理課每月25口須時員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料

收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工

人事檔案統(tǒng)計表》。

4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及

獎懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25

n必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人

力資源部總監(jiān)審核。

五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。

查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。

檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

六、相關(guān)支持文件及記錄

員工應聘申請表

轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

員工離職通知單

員工人事檔案統(tǒng)計表

公司員工人事檔案管理制度

第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息

和依據(jù)，特制定本制度。

第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包

括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵

等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。

4、身份證復印件

5、照片

6、員工轉(zhuǎn)正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調(diào)薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、

提供、使用和變動情況。

第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。

第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負責人有權(quán)查閱本部門員工的

檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資

檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂

改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人

的責任。

第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

公司檔案管理制度12

為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并

得到有效利用，特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理

相結(jié)合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼

管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責

（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系

統(tǒng)。

（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給

予配合。

（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部

檔案管理員立卷歸檔。

四、檔案管理人員職責

（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理

科學、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；

（-）凡本公司印發(fā)出的公文（含定稿和正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件

含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）i律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

（-）上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)

定、計劃等文件材料；

（二）本公司的請示與上級機關(guān)的批復；

（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書;

（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié);

（五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務、工作總結(jié)；

（六）綜治工作材料?；

（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記

錄和反映經(jīng)濟業(yè)務活動的重要史料和證據(jù)。

六、檔案的收集與歸檔

（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，

收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值

的文件材料（文字、電子文件、圖樣、照片、實物等），均須歸檔保存。

（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨玫文

件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組

卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請

示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分

開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)

系，也可隨同絕密文電立卷。

（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔丁作進行檢查C

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交

目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。

七、檔案的保管

（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。

（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

（三）檔案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施,

進行修補和復制。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。

（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色

的材料進行修補和復制。

八、檔案的借閱

必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注

銷。凡利用者都應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）

負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。

（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；

（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與

借閱者當面核對清楚；

（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

（四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準,

并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折

疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

（八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

九、檔案室保密制度

（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批

準后，方可借出。

（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管

領(lǐng)導批準，方可提供。

（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上

檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內(nèi)

容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑒定與銷毀

鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)

合公司實際情況進行。公司檔窠保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期

限的原則是：

（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案

定為永久保存;

（二）反映公司一股經(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存,

其期限為16—50年；

（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限

為15年以內(nèi)。