公司公文管理制度

XXX公司

公文管理制度

第一章總則

第一條為了實現(xiàn)公司公文管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)

范化，提高公文處理質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實際，制定本制

度。

其次條公司公文是公司在經(jīng)營管理過程中形成和運

用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是實施管理、傳達(dá)信

息、處理公務(wù)的載體，是指導(dǎo)、布置和商洽業(yè)務(wù)，請示和答

復(fù)問題，報告、通報和溝通工作狀況等的重要工具。

第三條公司辦公室主管公司公文處理工作，負(fù)責(zé)公文

收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作；井對

公司所屬部門和分/子公司的公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和督促

檢查。

第四條以公司、公司所屬部門和分/子公司的名義行

文的紙質(zhì)、電子文件，均適用本制度。

其次章公文種類

第五條公司公文有如下文種，一般以紅頭文件印發(fā)。

（一）確定、決議。對公司的重要事項作出決策和部署、

獎懲有關(guān)單位和人員及變更或撤銷所屬部門或分/子公司不

適當(dāng)?shù)拇_定、決議等事項用確定；經(jīng)會議探討通過并要求貫

徹執(zhí)行的事項用決議。

（二）看法。用于對重要問題提出見解和處理方法。

（三）通知。用于頒布規(guī)章制度；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文；任

免管理人員；傳達(dá)上級指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公

文；發(fā)布、傳達(dá)要求所屬部門或分/子公司執(zhí)行、辦理和周

知的事項。

（四）通報。用于表彰先進(jìn)、指責(zé)錯誤、傳達(dá)重要精神

和溝通重要狀況。

（五）報告、請示。向上級匯報工作、反映狀況及回復(fù)

上級的詢問用“報告”；向主管部門、上級請求指示、批準(zhǔn)

用“請示”。

（六）批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位請示事項。

（七）函。用于公司與其他無隸屬關(guān)系的單位之間商洽

工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項；答復(fù)征

求對某項工作的看法。

(A)紀(jì)要。適用于記載會議主要狀況和議定事項，提

示與會單位共同遵守和執(zhí)行。

第六條公文依據(jù)行文方向分為：

上行文：指下級單位向所屬上級單位的發(fā)文，如請示、

報告。

平行文：指平行單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文，主

要是函，也包括紀(jì)要。

下行文：指上級單位對所屬下級單位的發(fā)文，如確定、

通知、批復(fù)等。

第三章公文格式

第七條公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急

程度、發(fā)文單位標(biāo)記、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、

正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、

附件、抄報抄送、印發(fā)單位、印發(fā)日期、頁碼等部分組成。

(一)份號。公文印制份數(shù)的依次號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)

稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽

發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最終簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

（十三）印章c公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)

文單位印章，并與署名單位相符。

（十四）附注。對公文發(fā)放范圍、運用時需留意的事項

加以說明。

（卜五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

（十六）抄報抄送。除主送單位或部門外須要執(zhí)行或者

知曉公文內(nèi)容的其他單位或部門，應(yīng)當(dāng)運用單位或部門的全

稱或規(guī)范化簡稱。

（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印

制主管部門，一股是單位辦公室或文秘部門，印發(fā)日期是送

印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)依次號。

第八條公文運用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位

和標(biāo)點符號等，依據(jù)有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

第九條公文用紙幅面接受國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（210mm

X297mm）o特別形式的公文用紙幅面，依據(jù)實際須要確定。

公文兩面印刷，左側(cè)裝訂。公文版面用紙?zhí)祛^（上白邊）為

35mm,公文用紙訂口（左白邊）為28nlm,版心尺寸約為156

X225mmo公司文印格式要求（附件2）。

第四章發(fā)文規(guī)范

第十條印發(fā)公司正式公文（發(fā)文）應(yīng)當(dāng)確有必要，講

究實效，留意針對性和可操作性，堅持言簡意賅。

第十一條按隸屬關(guān)系發(fā)文：一般不得越級發(fā)文，應(yīng)逐

級上報、逐級下達(dá)。因特別狀況必需越級發(fā)文時，應(yīng)同時抄

送被越過的單位。

第十二條按職責(zé)范圍發(fā)文：完全屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事

項，可干脆發(fā)文;屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責(zé)

的事項，應(yīng)與涉及部門協(xié)商一樣，進(jìn)行會簽，聯(lián)合發(fā)文。

第十三條不相隸屬的單位之間發(fā)文雙方的關(guān)系同等,

公文效力對等，一般用函發(fā)文。

第十四條涉密公文的發(fā)文規(guī)貝1：“明來明復(fù)，密來密

復(fù)“；主件和附件的隱私等級一樣。

第十五條請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送單位,

如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式；對可行性探討報告、

初步設(shè)計審核看法等業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的公文，在報請上級和業(yè)務(wù)

主管部門審批的同時，抄送有關(guān)單位。報告不得夾帶請示事

項。

第十六條公司對外發(fā)文必需交公司辦公室統(tǒng)一處理。

第十七條不能發(fā)文的幾種狀況：

（一）不能對領(lǐng)導(dǎo)者個人發(fā)文（特別是請示、報告，不

能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)姓名）。

（二）所屬部門（辦公室除外）之間的工作往來一般不發(fā)

文。

（三）公司所屬部門不能對系統(tǒng)外發(fā)文。

（四）相關(guān)部門就有關(guān)問題未協(xié)商一樣時，不能各自發(fā)

文。

（五）能用簡報、電話、函等形式解決的事宜，不發(fā)文。

（六）不屬于本部門職責(zé)范圍，但在履職時反映出來的

事項，應(yīng)以信息、簡報形式反映，一般不正式發(fā)文。

第五章發(fā)文處理

第十八條發(fā)文處理是指以本公司名義制發(fā)公文的過

程，一般包括擬稿、部門審核、會簽、核稿、簽發(fā)、排版、

校對、用印、分發(fā)、歸檔、銷毀等程序。

第十九條以公司名義發(fā)文，由承辦部門負(fù)責(zé)起草公文,

經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室主任核稿、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、

董事長審批后，由辦公室統(tǒng)一編號印發(fā)。公司所屬部門就自

身職能與業(yè)務(wù)范疇向公司內(nèi)部發(fā)出一般性或?qū)ｍ椆ぷ饕蟆?/p>

會議通知等，以部門名義發(fā)文，由承辦部門負(fù)責(zé)按本制度要

求起草公文，經(jīng)部門負(fù)貢人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后自行

印發(fā)。

其次十條起草公文的要求

（一）擬制公文必需運用公司規(guī)定的公文模板，符合公

文格式要求。

（二）擬稿人應(yīng)按公司《發(fā)文審批表》（附件3）上的欄

目要求填寫清楚。

（三）行文應(yīng)內(nèi)容合規(guī)合法，主題突出、邏輯清楚、語

法規(guī)范、表述精確、文字精煉、簡明扼要。

（四）人名、地名、時間、數(shù)字、引文、計量單位、標(biāo)

點符號精確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，芳加

括號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。時間應(yīng)當(dāng)寫明具體的年

月Ho

（五）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

和在詞、詞組、慣用語、縮略語等數(shù)字必需運用漢字外，應(yīng)

當(dāng)運用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（六）文內(nèi)運用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。

運用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注

明精確的外文全稱和中文譯名。

其次十一條草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必需符

合存檔要求，應(yīng)運用鋼筆或簽字筆，也可用激光打印機(jī)打印,

不準(zhǔn)用圓珠筆、鉛筆和彩筆，不得在文稿裝訂側(cè)處書寫。

其次十二條擬稿部門審核。草擬后的公文應(yīng)由部門領(lǐng)

導(dǎo)審核。審核的主要內(nèi)容包括文稿數(shù)據(jù)、事實是否精確；所

提要求、方法、看法和措施是否切實可行；所要說明的問題

是否全面清楚；文件是否須要有關(guān)部門會簽；公文主送、抄

報抄送的范圍是否精確；附件是否齊全等。

其次十三條其他部門會簽。公司發(fā)文凡涉及其他部門

的應(yīng)在擬稿后由起草部門送交有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會簽。

其次十四條核稿。公文經(jīng)過部門審核、會簽后，應(yīng)由

公司辦公室主任或其托付人對擬稿進(jìn)行核稿。核稿的主要內(nèi)

容：是否須要行文；內(nèi)容是否合法合規(guī)；提出的要求和措施

是否明確具體、切實可行；文字表述、文種運用、公文格式

是否精確、規(guī)范等。

其次十五條簽發(fā)。

（一）向匕級單位、業(yè)務(wù)主管部門的請示、報告等，由

公司辦公室先送分管領(lǐng)導(dǎo)審核會簽，再送總經(jīng)理簽發(fā)。

（二）需緊急簽發(fā)的公文，負(fù)責(zé)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)因出差等緣

由不能書面簽發(fā)時，由公文辦公室通過電話等方式請示負(fù)責(zé)

簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)負(fù)責(zé)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)同意，文件可按程序發(fā)出，

在領(lǐng)導(dǎo)返回后2EI內(nèi)要進(jìn)行補(bǔ)簽。

（三）授權(quán)簽發(fā)

公司賀電、唁電及公司辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的一般性公文

授權(quán)公司辦公室主任代簽發(fā)。

（四）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署看法、姓名和完整日

期；圈閱或者簽名的，視為同意。

其次十六條排版、校對、用印和分發(fā)

（一）公司辦公室首先復(fù)核公文的審批、簽發(fā)手續(xù)是否

完備，附件材料是否齊全。

（二）符合發(fā)文條件的文件，應(yīng)交由公司辦公室文秘對

簽發(fā)的公文進(jìn)行統(tǒng)一編號登記《發(fā)文登記簿》（附件4）后打

印清樣。

（三）將公文定稿制文后履行用印手續(xù)，在公司辦公室

登記用章，并按公文要求登記分發(fā)。

（四）發(fā)文可通過紙質(zhì)公文印發(fā)、公文郵箱及辦公系統(tǒng)

平臺三種形式進(jìn)行發(fā)布。

（五）外送公文須要收文單位簽收，需填制《文件發(fā)送

登記簿》（附件5）。

其次十七條會議紀(jì)要的發(fā)文。

（一）公司級辦公會、周例會、月例會、年會由公司辦

公室記錄；各部門組織的專題會由部門負(fù)責(zé)記錄。

（二）負(fù)責(zé)會議記錄的部門，需依據(jù)會議記錄分析歸納、

總結(jié)提煉出會議紀(jì)要，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)。

（三）部門為部業(yè)務(wù)例會、部門級別的專業(yè)會，由會議

組織部門依據(jù)公文規(guī)定的格式進(jìn)行排版、印制；公司辦公會、

周例會、月例會、年會、公司級別專題會等會議紀(jì)要由公司

辦公室負(fù)責(zé)排版、印制。

第六章收文處理

其次十八條收文處理主要包括簽收、登記、擬辦、批

辦、承辦、督辦、移交等程序。公司辦公室負(fù)責(zé)公司外來文

件以及各部門報送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件的處理。各部門負(fù)責(zé)本部

門外來文件以及公司下發(fā)文件的處理。

其次十九條收文的類型分為辦理類、傳閱類、批示類

三類。

（一）辦理類公文，是指須要公司辦理的上級單位和其

它不相隸屬單位的來文，以及須要答復(fù)的各分/子公司的請

示和要求轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文。主要包括：

1、政府相關(guān)單位下發(fā)的須要遵照執(zhí)行或參照執(zhí)行的公

文。

2、相關(guān)單位主送公司須要辦理的公文。

3、各分/子公司報送的請示、請求批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文。

4、其它不相隸屬的單位，主送公司須要辦理或答復(fù)的

函件。

5、其它須要辦理的公文。

（二）傳閱類公文，是指抄送公司的知曉性或備案性公

文、刊物、信函、內(nèi)部資料等。主要有：

1、政府相關(guān)單位抄送公司的公文。

2、其它不相隸屬的單位主送公司的狀況說明或備案性

公文。

3、各類單位發(fā)來的各類刊物、信息、簡報等。

（三）批示類公文，是指領(lǐng)導(dǎo)人在閱文上或其它材料t

有批示的材料。主要有：

1、政府相關(guān)單位轉(zhuǎn)來的領(lǐng)導(dǎo)批示件。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)在各部門、子公司抄報的公文上的批示。

3、領(lǐng)導(dǎo)在各類信息、刊物、簡報、資料等的批示。

第三十條簽收、登記。公司辦公室簽收或啟封公文后,

統(tǒng)一按“年度+流水號”立刻進(jìn)行收文編號，填制《收文登

記簿》（附件6）。

第三十一條擬辦。公司辦公室依據(jù)來文內(nèi)容填制《收

文處理簽》（附件7）,辦公室主任提出處理的擬辦看法。

第三十二條批辦。公司辦公室主任提出擬辦看法后,

由文秘依據(jù)擬辦看法呈交有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批辦。

第三十三條分辦和承辦。

（一）文秘依據(jù)批辦看法，將《文件閱辦卡》（附件7）

送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱力、，或發(fā)送具體承辦部門辦理。

（二）承辦部門應(yīng)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示盡快辦理復(fù)文、執(zhí)行或

反饋看法，做到件件有著落，事事有結(jié)果。

（三）對須要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負(fù)

責(zé)傳達(dá)；對須要傳閱的文件，由文秘發(fā)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，

傳閱文件應(yīng)剛好處理并在《文件閱辦卡》上簽字確認(rèn)。若電

子版文件須要以紙質(zhì)文件傳閱，由文秘干脆送交復(fù)印件，文

件傳閱后剛好返還，禁止積壓。

第三十四條催辦和督辦。公司辦公室有權(quán)對承辦狀況

進(jìn)行督促檢查和催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催

辦，一般公文定期催辦。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環(huán)

節(jié)，依據(jù)事項的緊急程度隨時或者定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理狀況。

第三十五條公文辦理時效。特急文電要隨到隨辦，

盡快處理；加急件應(yīng)在當(dāng)日辦理完畢；急件應(yīng)在三日內(nèi)辦完；

一般性問題，狀況比較清楚，簡潔答復(fù)的，最遲不得超過五

日；屬于重大問題，需調(diào)查探討，征求有關(guān)方面看法的，要

抓緊辦理。承辦部門要在《文件閱辦卡》上注明承辦狀況，

并退還公司辦公室。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)

導(dǎo)、辦公室剛好反饋承辦狀況。

第七章公文歸檔

第三十六條公司公文需依據(jù)公司檔案管理制度要求

進(jìn)行分類立卷、歸檔及借閱。完整保存公文《發(fā)文審批表》

原件和正式公文至少一份及電子版文件。

第三十七條公司級別公文檔案由公司辦公室負(fù)責(zé)存

檔，各部門公文楷案自行歸檔管理。

第三十八條公司級公文檔案歸檔范圍包括公司紅頭

發(fā)文、會議紀(jì)要（行政高管會、辦公會、專題會、生產(chǎn)平安

會、質(zhì)量分析會、重要事項探討會、公司層面溝通會議等）、

專題材料、外部來文等。

第三十九條通過辦公系統(tǒng)提交的電子文件處理完畢

后應(yīng)將電子文本及審批記錄打印，存檔保管。

第四十條沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別

和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，定期銷毀。銷毀隱私公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行

登記，由公司領(lǐng)導(dǎo)指派人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷、不

誤銷。

第八章簽報

第四十一條簽報是公司領(lǐng)導(dǎo)駕馭公司工作動態(tài)和重

要事項的公司內(nèi)部工作文書?！逗瀳蟆罚ǜ郊?）包括請示、

報告兩種形式。請示要求一事一報，文字簡練，內(nèi)容清楚,

并提出解決問題的看法和建議，必要時可附有關(guān)資料；報告

要求觀點突出，條理清楚，簡潔明白，實事求是。

第四十二條《簽報》由職能部門擬稿，請示類《簽報》

須由辦公室核稿，辦公室向相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)呈報；報告類《簽

報》由職能部門干脆報分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。重大經(jīng)營活動、人事

支配、員工處理等短暫不便對的辦公室公開的《簽報》，職

能部門干脆呈報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第四十三條簽報內(nèi)容涉及其他職能部門工作的，必需

送相關(guān)部門會簽。如會簽部門無不同看法，在會簽欄注明“同

意“，如看法不一樣或有相關(guān)建議，應(yīng)書面提出，由部門主

要負(fù)責(zé)人簽字后退回擬稿部門。擬稿部門不同意會簽部門看

法時，附書面理由說明后，請示類《簽報》送辦公室核稿、

報告類《簽報》干脆報分管領(lǐng)導(dǎo)。

第四十四條需辦公室核稿的請示類《簽報》，由辦公

室統(tǒng)一編號，部門干脆呈報的《簽報》，由部門自行編號。

第四十五條辦公室對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的退還的《簽

報》，按領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳遞，并催辦、督辦。

第四十六條辦公室負(fù)責(zé)不定期匯總編發(fā)《簽報要情》,

將公司領(lǐng)導(dǎo)批示和承辦狀況匯總送公司主要領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處

室負(fù)責(zé)人。

第四十七條請示類《簽報》由辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)、比照

公文進(jìn)行歸檔管理，報告類等干脆呈報公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的《簽

報》，由呈報部門按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分發(fā)、比照公文進(jìn)行管理。

第九章附則

第四十八條對于涉密公文、簽報，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守公司

相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行管理，有意泄露商業(yè)機(jī)密，給公司造成重

大損失的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。

第四十九條本制度公司辦公室負(fù)責(zé)說明，并修訂完善。

第五十條本制度自發(fā)布之日起施行。

附件1

發(fā)文代字表

級別部門公司發(fā)文號內(nèi)容

包括確定、決議、看法、通知、

XX發(fā)(201)X號

公司通報、報告、請示、批復(fù)等

發(fā)文

XX函(201)X號函

團(tuán)體

公司XX黨工(201)X號黨支部、工會等發(fā)文

文件

級

會議

XX紀(jì)要(201)X號會議紀(jì)要類

紀(jì)要

簽報簽(201)X號需辦公室核稿的簽報

部門辦公

XX辦(201)X號以各部門名義發(fā)布的文件

級室

財務(wù)

XX財(201)X號

部

????????????

會議

XXX紀(jì)要(201)X號部門會議紀(jì)要

紀(jì)要

簽報X簽(201)X號部門干脆呈報的簽報

附件2

文印格式要求

（一）版頭

1、份號：依據(jù)公文印制份數(shù)，編流水號。涉密公文確

定要標(biāo)注份號。份號用黑色6位數(shù)字頂格編排在版心左上角

第1行。

2、秘級和保密期限：一般用3號黑體字含，頂格編排

在版心左上角其次行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

3、緊急程度：一般用3號黑體字，頂格編排在版心左

上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，依

據(jù)份號、密級和保密期限、緊急程度的依次自上而下分行排

列。

4、發(fā)文單位標(biāo)識：公司全稱或公司全稱加“文件”二

字用套紅小標(biāo)宋字體居中印在公文首頁上半部，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)

記上邊緣至版心上邊緣約為35mm。聯(lián)合行文時，并用聯(lián)合發(fā)

文機(jī)關(guān)名稱，主辦單位名稱排列在前。

5、發(fā)文字號：發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)登記12磅行

距空2行位置，用3號仿宋字體。居中排布。年份、發(fā)文依

次號用數(shù)字；年份用全稱4位，用六邊形括號“（）”括入；

發(fā)文依次號不編虛位，不加“第”字。上行文發(fā)文字號標(biāo)識

在發(fā)文單位之下居左空1字。

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔

線。

6、簽發(fā)人：上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名。這時發(fā)文字

號標(biāo)識在發(fā)文機(jī)關(guān)之下居左空1字，簽發(fā)人姓名平行居右空

1字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體

字標(biāo)注。

聯(lián)合行文時有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)的依

次排列從左到右、自上而下依次勻整順排，一般每行排2個

姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，最終一個簽

發(fā)人姓名應(yīng)與發(fā)文字號處在同一行。

（二）公文主體

1、標(biāo)題。用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空

二行位置，空置的兩行行距冏定值為12磅.標(biāo)題分一行或

多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短

適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)運用梯形或菱形。

2、主送單位。編排于標(biāo)題下空一行位置，空置行距固

定值12磅，用3號仿宋體字。居左頂格，回行時仍頂格，

最終一個單位名稱后標(biāo)全角冒號。如主送單位名稱過多時,

應(yīng)當(dāng)將主送單位名稱移至版記。

3、正文。用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一

行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依

次可以用“一、”“（一）”“1、”"（1）"標(biāo)注；一般第一層標(biāo)

題用黑體字、其次層標(biāo)題用楷體字、第三層和第四層用仿宋

體字標(biāo)注。第四層標(biāo)題字體應(yīng)加粗。

3、一般公文中標(biāo)題行距28磅，正文及其他單倍行距,

一行排28字，一頁22行。

4、附件。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，

后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，運用數(shù)字標(biāo)注附

件依次號（如“附件：1、XXX"）；附件名稱后不加標(biāo)點符

號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字

對齊。

附件正文應(yīng)當(dāng)另面編排，與公文正文一起裝訂?！案郊?/p>

二字及附件依次號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一

行，后不加冒號。附件標(biāo)題居中編排在其次行。附件依次號

和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一樣。附件內(nèi)容格式要求

同正文一樣。

5、發(fā)文單位署名。在正文（或附件說明）下至少下空兩

行編排公司和聯(lián)合行文單位名稱，每排最多放三個單位，發(fā)

文單位或編排在最終一個的聯(lián)合行文單位的署名居成文日

期中。

6、成文日期。在發(fā)文單位署名下一行右空四字編排，

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不

編虛位（即1不編為01）o

如有聯(lián)系人、附注，編排在成文日期下一行左空兩字，

先排聯(lián)系人、聯(lián)系電話，再排附注，用小括號分別括入。請

示件應(yīng)標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

7、印章。單一機(jī)關(guān)行文及編排在最終一個的聯(lián)合行文

單位，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成

文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。

不得出現(xiàn)空白印章。

聯(lián)合上行文，發(fā)文單位只署名主辦單位時，只加蓋主辦

單位印章。全部單位須要署名時，一般將各發(fā)文單位署名依

據(jù)發(fā)文單位依次整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、

端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最終一個印章端正、居中下

壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交

或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上

距正文一行之內(nèi)。

8、特別狀況說明。除會議紀(jì)要和印有版頭的下行普發(fā)

的公文外，公文一般應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

用印頁，即發(fā)文機(jī)關(guān)署名頁，至少應(yīng)有二行正文，不能

接受頁首加圓括號標(biāo)注“此頁無正文”字樣。當(dāng)公文排版后

所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可

以實行調(diào)整行距、字距的措施解決。務(wù)使印章與正文同欠一

面。

（三）版記

1、版記應(yīng)置于公文最終一面，版記的最終一個要素置

于最終一行。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末

條分隔線用粗線，高度為0.35mm,中間的分隔線用細(xì)線，

高度為0.25mmc首條分隔線位于版記中第一個要素之上，

末條分隔線與公文最終一面的版心下邊緣重合。

2、抄報抄送單位。用4號仿宋體字，編排在印發(fā)單位

和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排。先編排“抄報”

后編排“抄送”，二字后加全角冒號和抄送單位名稱，回行

時與冒號后的首字對齊，最終一個抄報抄送單位名稱后標(biāo)句

號。在排列依次上一般按單位性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，依照先

上級、再平級、后下級的次序。

3、印發(fā)單位和印發(fā)日期。用4號仿宋體字，編排在末

條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用

數(shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即

不編01）,后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用一條細(xì)分隔線隔開。

4、頁碼。一般用4號半角宋體及數(shù)字，編排在公文版

心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條“一”字線，上距版心下

邊緣7mm；單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的

版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文

的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

（四）排版規(guī)格與裝訂要求

1、排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，段落固定值30磅，頁邊距：上

下30mm,左右25nlin。頁眉、頁腳小四號黑體加粗。

2、裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫

落,后背平整，不空°無毛茬或缺損”

(五)紀(jì)要格式

紀(jì)要標(biāo)記由“XXX紀(jì)要(20)X號”組成，居中排布，

上邊緣至版心上邊緣為35mm,運用紅色小標(biāo)宋體字。

如未附會議簽到表，需標(biāo)注出席人員名單，一般用3號

黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”

二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單

位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人

員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或

“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀(jì)要格式可以依據(jù)實際進(jìn)行調(diào)整.

附件3

發(fā)文審批表

發(fā)文編號：XX20[X]號檔案編號:

密級：口隱私口機(jī)密□絕密緩急：□特急口急口一般

簽發(fā)：主辦部門及擬稿人：

年月日

主辦部門審核：

年月日

聯(lián)系人：

聯(lián)系電話：

會簽：辦公室核稿：

年月日

標(biāo)題：

主送：

抄報：

抄送：

附件：

校對：打印：印數(shù)：

發(fā)布形式：口書面□網(wǎng)絡(luò)口其它20XX年XX月XX日印發(fā)

附件4

20XX年發(fā)文登記簿

登記文件簽發(fā)擬稿印發(fā)

序號文件標(biāo)題密級印數(shù)備注

日期編號人人日期

附件5

20XX年文件發(fā)送登記簿