建筑工程公司財務管理手冊及流程

（新）XX建筑工程公司財務管理手冊及流程

目錄

第一章計劃管理...........................................................6

第一節(jié)計劃管理的種類

第二節(jié)計劃管理的程序

第二章資產（資金和物品）流入的管理......................................8

第一節(jié)貨幣資金流入的管理

第二節(jié)物品流入的管理

第三章資產（資金和物品）流出的管理....................................11

第一節(jié)貨幣資金流出的管理

第二節(jié)物品流出的管理

第四章會計基礎工作及納稅管理...........................................13

第五章其它規(guī)定.........................................................15

第六章財務人員崗位職責.................................................16

第七章公司印章管理規(guī)定.................................................17

第八章出入庫運作流程...................................................24

第九章倉本管理程序.....................................................29

第十章資產管理辦法.....................................................30

第十一章出差及差旅費報銷管理規(guī)定.......................................38

第十二章招待費管理規(guī)定..................................................47

第十三章使用出租車及公司臨時用車管理規(guī)定..............................48

第十四章加班管理規(guī)定...................................................49

第十五章移動電話管理規(guī)定...............................................52

第十六章關于《到期未收款》、《送貨單》與外協(xié)單位聯系的相關手續(xù)的規(guī)定?—54

第十七章財務重要物品及文檔的保管管理規(guī)定...............................55

第十八章采購管理規(guī)定....................................................56

I

第十九章財務管理規(guī)定60

2

財務部組織架構圖

3

總則

根據公司經營管理的需要，在現有的《會計制度》、《財務管理制度》、《銷售手冊》、

《銷售管理流程》、《行政管理手冊》、《行政管理流程》《工廠管理手冊》基礎上，制訂

本貶務管理手冊，該手冊是公司內部管理使用，具有本公司特點的實際操作性，隨著公

司管理實踐的不斷變化，根據需要可以修改，其特點是既具有現實性又有連續(xù)性，經公

司領導批簽后各部門嚴格貫徹執(zhí)行。

財務管理是基于企業(yè)生產經營過程中客觀存在的資產活動和資金關系而產生的，

它是利用價值形式對企業(yè)生產經營過程進行的管理，是企業(yè)組織資產活動、處理與各方

面資金關系的一項綜合性管理工作。

財務管理是公司各項管理工作的核心，任何成功的企業(yè)，除有可觀的市場潛力外,

不可缺少的是有效的財務管理。制訂財務管理手冊對公司發(fā)展具有重要意義。

4

第一章計劃管理

第一節(jié)公司計劃管理的種類

如果公司加強了管理工作的計劃性，不僅會使公司的日常工作有條不紊，還會使

公司管理干部心中有數，對未來發(fā)展充滿希望，同時有防患于未然的作用。

計劃管理的種類有：

1、營業(yè)銷售計劃

履職部門是銷售部，銷售部負責人負責每月和每年銷售計劃的制定。每月應列出

當月已簽訂的銷售合同明細情況及正在談判中待簽訂的合同情況，銷售部負責人在每月

下旬經理辦公會上向總經理及各部門公布本部門營銷活動計劃，以便總經理審批和公司

其他部門配合。

2、成本計劃

主管部門是后勤和工廠。主要負責人為配合營銷工作的實施，列出下月進貨、加

工、施工、貨運計劃，在每月下旬經理辦公會上向總經理及各部門公布計劃，以便于公

司其他部門配合。

3、費用計劃

每月月底，財務部門依據各部門提交的費用支出計劃，制定公司總的固定費用計

劃和部分可變費用計劃并上報總經理，各部門負責人需在每月25日前將本部門費用支

出計劃上交財務部。計劃內容要求具體、細致。每月15日前，財務部將上月的公司總

費用明細和費用比較分析，上報總經理，以便對未來的費用計劃執(zhí)行提供參考。

4、人才計劃

人事部門負責人根據每月營銷業(yè)務量，組織各部門人才安排，以適應公司業(yè)務發(fā)

展的人力需求。

5、現金流量計劃

財務部出納每月15日前，根據公司當月現金結余情況，下月預收現金情況，預計

下月可供使用現金情況，以及各部門的費用支出計劃，制訂公司現金流量計劃報公司領

5

導審閱。

6、稅務統(tǒng)籌計劃

財務部根據營銷計劃，預測各公司納稅細節(jié)，包括流轉稅、企業(yè)所得稅、花稅、

個人所得稅、房產稅、車船稅等。

2012年1月1日，國家稅務總局在上海正在進行營業(yè)稅改增值稅的試點工作，目

前還未涉及到建筑工程業(yè)。財務部將會隨時關注新政策的出臺對公司納稅環(huán)節(jié)的影響并

及時作出稅改后的應對方案。

第二節(jié)公司計劃管理工作的初步程序

1、每月下旬各部門負責人帶領本部門員工在每月下旬制定下月業(yè)務計?劃，以便在每

月3日經理辦公例會上向公司領導和各部門匯報溝通。

2、公司領導每月3日，召開公司經理辦公例會，聽取各部門下月計劃工作的匯報，

并在會議上討論審批各種計劃。

3、各部門根據經理辦公例會審定的本部門計劃，制作一式二份，交總經理簽批后交

人事部一份，本部門留存一份，以便人事部作為績效考核的依據。

4、財務部監(jiān)督的內容包括：各部門上報的采購計劃、分包計劃是否與對方有采購、

分包施工協(xié)議（2000元以匕的分包施工需與乙方簽訂“施工協(xié)議”，2000元以下按公司

常規(guī)報價），協(xié)議中議定的報價是否合理、公允。

5、在計劃執(zhí)行中如因特殊原因，超出計劃范圍的變動，部門負責人需做出書面報告，

一式兩份報總經理簽批后，交財務一份作為月計劃的補充。

6、每月下旬各部門書面總結當月計劃執(zhí)行情況，總結重大事項，并可提出建設性意

見，報總經理審批后，留人事部存檔或交總經理指定秘書存檔。

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第二章資產（資金和物品）流入的管理

第一節(jié)貨幣資金流入的管理

資金是公司的血脈，只有保證公司資金的正常流入，才能保證公司的正常運轉。

公司資金流入渠道主要是營銷業(yè)務收入，其次是其他業(yè)務的資金流入

1、營銷業(yè)務收入現金的管理

要點：合同簽訂、工程產品質量及施工跟進、出庫單、入庫單.驗收單、公司發(fā)票、

財務記賬、貨款收回進度表。

營銷業(yè)務的管理在公司《銷售手冊》中已具體表述，這里僅重點說明營銷收款中

的各個不可缺少的環(huán)節(jié)及工作程序。

A、首先明確合同實施的第一責任人應是銷售部負責該合同的銷售人員，該銷售人

員是簽訂銷售合同后，執(zhí)行合同、保證產品質量及收回銷售款的主要負責人，這是公司

上下的共識，也是權、責、利?致性的體現，《銷住手冊》已有詳細的獎罰條款。如果

簽訂合同的銷售人員離職，由接手人員繼續(xù)履行該合同的貴、權、利。

B、銷售合同的領取與簽訂

銷售人員領取銷售合同前要與總經理、財務部溝通，商定我方公司的名稱，在秘

書處領取合同并填寫《合同領用表》，打印完畢經過銷售部經理審核后，總經理秘書蓋

章后，送客戶處簽章。合同簽回后送到總經理秘書處，由總經理秘書報財務處?份復印

件，由會計錄入電腦。

銷售人員按照合同規(guī)定催收貨款、組織貨源、安排送貨、安裝、并開據出庫單和

送貨匯總表，客戶簽收后，原件兩份交總經理秘書郵寄香港，客戶留存?份，商務助

理留存一份復印件。

C、發(fā)票領送管理

領取北京公司的發(fā)票時，銷售人員可口頭申請，財務部會計審核，開具發(fā)票后銷

售人員在發(fā)票記賬聯簽字，向客戶收款時，如當時不能收款，銷售人員要與客戶辦理發(fā)

票交接手續(xù)，取得相關憑據交財務部存檔，并負責追繳貨款。

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領取總公司發(fā)票時，銷售人員要書面申請，財務部經理審核，并傳真總公司，總

公司寄回發(fā)票后，銷售人員在財務部門辦理簽收手續(xù)，并送到客戶處辦理發(fā)票交接手續(xù),

取得相關憑據交財務部存檔，并負責追繳貨款。

D、應收賬款催收程序

財務部會計根據銷售合同和已收款情況全面記錄公司應收賬款明細情況。銷售助

理配合打印催款函后，交財務部核實并簽字，每星期根據合同送貨情況表核對收款情況，

提醒銷住人員催款如出現問題向捐售部經理及總經理匯報。

財務部會計根據公司需要可隨時打出重點客戶應收賬款表，報總經理和銷售部經

理，以便追繳貨款，當項目有變化時，銷售人員可到財務部找相關會計隨時查詢和打印。

財務部會計每月5日負責提供至上月30日止的全部應收賬款明細表，銷售名次排

行表，計成本表、合同使用表，交銷售部助理以便與每位銷售人員核對，并做出分析、

評估。

對公司大項目，銷售人員和財務部會計掌握大項目甲方財務部電話，對突發(fā)的合

同欠款情況協(xié)助與對方財務聯系催收。

每個月初負責向銷售部負責人提供合同及大項目欠款表。

銷售部助理每月5日對長期不能收回的貨款，書面報銷售部經理及總經理批示，

并交有關人員跟進，財務部負責提供數據。

對公司合同送貨催收款函財務部負責審核簽字。

2、其他業(yè)務收入現金的管理。

其他業(yè)務收入現金，是指除營銷業(yè)務收入以外的現金收入。包括罰款收入，處理

廢品收入，其他服務收入等。

業(yè)務經辦人對此類收入寫明業(yè)務發(fā)生情況，經主管領導簽批，將現金交財務部，

并取回收據。

財務部根據收據（要有編號）及時做帳，記入公司帳內。

3、財務部對貨幣資產的管理要點

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①出納人員對各公司庫存現金要日清月結，每月做出現金盤點表。交財務部經理

及香港會計審閱。

②財務部要加強與銀行關系。保證貨幣資金的存、取渠道順暢。

③根據公司目前特點，由出納每月編制“銀行存款余額調節(jié)表”，交財務部經理審

閱，并文字寫明未達賬款的原由，每月報香港吳會計。

第二節(jié)物品流入的管理

根據本公司具體情況，目前需要管理的物品主要有產成品、原材料、禮品、辦公

用品、樣品卡、輔助材料、固定資產等。

對這些物品管理的中心要點是①要有實物負責人，負責實物的增減變化及庫存情

況的真實性。②實物負責人要負責編制“物品收付存月報表”。并受其主管領導和財務

部門的監(jiān)督。

對于上述物品的流入渠道不外乎3種，一是采購流入；二是工程施工退回；三是

加工制作入庫。對于物品入庫（即流入）的運作流程在“后勤管理手冊”中已有詳細說

明，本手冊只說明其中3個要點.

1、采購物品和加工樣板要根據每月經公司領導批準的采購計劃進行。并向財務部

辦理申請領款手續(xù)。

2、凡入庫物品都要有文字依據（包括發(fā)票、入庫說明、主管簽字等）和入庫單。

這些是倉庫保管人增加庫存的記帳依據。

3、每月匯總編制入庫情況表（表現在物品收付存月報表增加方），并附入庫依據。

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第三章資產（資金和物品）流出的管理

第一節(jié)貨幣資金流出的管理

該部分管理在“會計制度”和“財務管理制度”中已有比較具體的規(guī)定，本手冊

中強調以下3點。

1、依據經公司領導批準的支出計劃，可按計劃向財務部辦理借款手續(xù)，財務部經

理負責審核熨際支出是否嚴格執(zhí)行了公司領導的批示，并負責簽字。

2、每一筆采購支出和費用報銷都要有經辦人和各部門經理、財務經理及總經理簽

字，出納方可報銷。

3、財務部定期整理費用支出憑證向公司總部報告。

第二節(jié)物品流出的管理

在《行政管理流程》和《工廠管理手冊》已詳細說明物品流出的管理程序，財務

部需配合的工作，詳見附件一《出入庫運作流程》、附件二《銷售部門與后勤部門、財

務部門配合工作流程》參照執(zhí)行.

1、對于按照營銷合同規(guī)定從總公司發(fā)給甲方的物品，合司項目負責人要開具“物

品送貨單”，由甲方驗收簽章后，正本交總經理秘書，復印件交財務部相關會計一份，

財務部依據記賬。（記工程施工或已發(fā)出商品等科目）。以便記錄銷售室際進度和合同執(zhí)

行情況。

2、為執(zhí)行營銷合同需要從走房發(fā)送的物品，要由合同項目負責人開列明細“送貨

單”并經主管領導批簽，由倉庫或工廠備貨，并由倉庫保管人開列《出庫單》，一式三

聯。隨“送貨單”一聯，自留二聯，（用于備查一聯，做“物品收付存報表"一聯）。正

本送貨單和出庫單由合同負責人送交總經理秘書。復印件交倉存管理人員記賬后，留存

備查。

3、其他物品的入庫、出庫（除營銷以外的物品），均要辦理入庫、出庫手續(xù)。經

辦人需寫明理由，經公司領導批簽，向保管員入庫或領取，并在“出.入庫單”上簽名。

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“出入庫單”一式三聯。保管員留一聯備查，做“物品收付存報表”用一聯，給領用人

一聯。

4、財務部負責公司倉庫的庫存商品定期抽查盤點及總經理小庫物品的出入庫

管理工作。

5、財務部負.已出入庫單據的復核監(jiān)督及網上倉存結存數的監(jiān)督工作。

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第四章會計基礎工作及納稅管理

第一節(jié)會計基礎工作

1、按照國家財政部公布的"企業(yè)會計準則”和統(tǒng)一會計制度要求設置會計科目、

會計帳簿和會計報表。并按其規(guī)定的方法、原則進行會計核算。

2、中心是會計憑證的制作，一定要附有合法合規(guī)的原始憑證。所謂合法合規(guī)即是

要經得住財政部門和稅務部門的檢查，同時會計憑證填寫要規(guī)范，復核會計制度的要求。

3、要不斷完善公司內部控制機制。資金的支出要求一支筆簽批。資產的管理要求

雙軌互控。

第二節(jié)納稅管理與籌劃

向國家納稅是每個企業(yè)應盡的義務，但是在不違背相關政策法規(guī)的前提下，盡可

能地降低企業(yè)稅負，就要求我們進行合理的稅收籌劃。?般包括的稅種有：增值稅、營

業(yè)稅、房產稅、印花稅、企業(yè)所得稅、個人所得稅，城建稅，教育費附加等。另外每年

10月份，還需要繳納殘疾人保障金。今年，乂出臺了按季度繳納工會經費的政策，上

交的公會經費可以一部分返還企業(yè)，用于職工的各項福利和公會活動。

目前，本公司的經營類型主要涉及到建筑工程公司、材料銷售公司（包括一般納

稅人和小規(guī)模納稅人），因此對納稅實施管理與籌劃就顯得尤為重要。現明確幾個要點。

1、流轉稅

對于施工企業(yè)，要盡量擴大營銷金額，按地稅局規(guī)定的標準簽訂營銷合同，設置

帳簿，進行會計核算。同一公司不要再經營商品銷售，避免在一個公司流轉稅中既交營

業(yè)稅又交增值稅的混合銷售行為。

關鍵是如何與客戶簽訂合規(guī)的“施工合同”。在這個問題上一定要按稅務局要求進

行。只要甲方（客戶）同意，我方就要簽訂正式施工合同。

對于商品銷售企業(yè)，要盡量按國稅局規(guī)定的銷售額之內掌握銷售收入，財務部要

在年度內對各個貿易公司銷售收入做統(tǒng)籌規(guī)劃。銷售部門在簽定銷售合同時，要和財務

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部門多溝通，（或在每月的經理辦公會中交流）。合理掌控貿易公司的銷售額。否則，很

容易被“變更”為一般納稅人。

2、企業(yè)所得稅

財務部門在年度內掌控各個公司的經營成果。合理、客觀的反應和分析各公司的

收入、成本、費用、利潤等，確保各公司合理納稅。

3、房產稅、印花稅、個人所得稅等

按照稅收標準，積極履行納稅義務，在稅務局要求的時間內及時交納。

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第五章其它規(guī)定

一.除去以上財務部管理規(guī)定外，其它參照公司有關規(guī)定執(zhí)行，如《員工

手冊》、《行政管理手冊》、《銷售管理手冊》等相關規(guī)章制度及流程。

二.配合其它部門各項與財務部相關的工作。

三.財務人員應具備良好的道德品質，認真負責的工作態(tài)度，團結協(xié)作的工

作熱情和嚴謹敬業(yè)的工作精神。

四.財務人員需對公司的各項有關機密數據、報表及相關規(guī)定嚴格保密。

五.財務部實行“統(tǒng)一領導、責任到人”，財務部經理對財務部安全工作負責，每個

崗位的財務人員對本崗位的安全工作負責，造成不良后果，均由本人承擔。

六.如在以上各項工作中出現問題嚴重責任人，需追糾責任人法律責任。

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第六章財務人員崗位職責

一、財務部經理：

1、負責公司財務部全面具體工作，直接對總經理負責。按總經理要求，對各項財

會工作定期總結、檢查、改進、完善。

2、負責對外包括統(tǒng)計局、財政局、國稅局、地稅局、工商局等政府部門的聯絡，

以得到他們文件信息，確保公司在其領導管理下專心發(fā)展。

3、其他具體職責詳見“財務部經理工作職責”。

二、財務部會計具體詳見“會計工作職責”

三、財務部出納具體詳見“出納工作職責”

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第七章公司印章管理規(guī)定

一、總則

公司印章是公司在職權范圍內進行公務活動，行使職權的重要標志。為加強公司印章的

管理，確保印章的正確使用，特制定本規(guī)定。

二、印章種類

公司公章、公司合同專用章、財務專用章、法人章、發(fā)票專用章、報價章（封樣用）、

小圓章（改錯用）等。

三、印章的刻制、啟用和廢止

1、印章應當由專人保管，嚴格按照規(guī)定刻制、啟用和廢止；

2、新成立公司，印章由公安局審批備案刻制，任何人不得私刻公章，如違反由當事人

承擔一切法律責任；

3、公司刻制印章應提交刻制申請（原因和印章名稱、圖案等），報公司總經理批準同意

后再由財務部開具證明辦理；

4、公司部門章、報價章、小圓章等內部章的刻制，經總經理批準由總經理秘書將印章

模式傳給香港會計，由香港會計負責刻制；

5、印章刻制后應當立刻交給總經理秘書登記，經備案存檔后方可使用；公司新刻制的

印章，在總經理指定保管人后，由財務部經理與印章保管人簽訂《授權委托書》（印

章保管），交總經理簽批，《授權委托書》一式兩份，一份交總經理在“財務重要文

檔”中存檔，一份由財芬部經理留存?！妒跈辔袝返挠行跒橐荒?，年限期滿后

重新簽訂；

6、公司部門或人員因工作需要而領用印章的經總經理批準并填寫《領用印章申請書》，

使用后由保管人負責收回保管；

7、印章丟失或破損，須立刻向主管領導和相關部門報告，作出廢止手續(xù)并按規(guī)定刻制

新章：

8、廢止的印章應當一律交給財務經理與總經理秘書共同協(xié)辦，注明廢止日期并進行封

存或銷毀。

四、印章的管理和使用

公司印章由本規(guī)定確定的人員負貢保管，并應當簽訂《授權委托書》（印章保管）。

（一）公司公章

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1、公司公章由公司總經理秘書負責保管；

2、公司公章主要用于以公司名義對外進行全面合作的行政性文件材料，主要包括：法

人的授權委托書、公司信函、介紹信、法律訴訟文件、企業(yè)信息變更等文件：

3、使用時應當由各部門負責人'審查同意并簽寫后，到總經理秘書辦理使用登記（填寫

《公章使用登記表》）后方可使用；特殊情況卜經總經理書面或口頭授權的代行人員批

準并辦理使用登記后也可使用；

4、凡加蓋公司公章的材料均應當由總經理秘書留存原件保管，并應當與公章使用登記

情況相符，特殊情況可留存復印件。

（-）公司合同專用章

1、公司合同專用章由公司總經理秘書保管，總經理秘書不在或其他原因不在崗位的，

報總經理批準后，由總經理指派負責人保管；

2、公司合同專用章主要用于以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議等文件；

3、凡使用公司合同專用章的，由部門負責人簽字后，到總經理秘書處加蓋公司合同專

用章，并應當填寫《合同專用章使用登記表》；

4、凡加蓋公司合同專用章的材粒原件簽署后，交總經理秘書，總經理秘書將二份原件

正本一份交香港、一份北京留存。

（三）公司財務專用章、法人章、發(fā)票專用章

1、公司財務專用章、法人章、發(fā)票專用章由公司財務部相關人員負責保管使用；

2、公司財務印章用于公司財務方面的使用。

（四）其他部門專用章

各部門的專用章只能用于本部門使用，由各部門負責人負責保管使用，嚴禁用作對外簽

訂合同、協(xié)議、證明等方面的使用，如違反此規(guī)定對外使用的，則文件、材料無效。

五、特別規(guī)定

1、印章由負責人保管，因使用或保管不當造成的損失由使用人、審批人、保管人承擔

相應責任，印章不用時應當鎖在指定位置；

2、嚴禁將公司印章帶出公司之外，外出攜帶填寫借用登記本并簽字，并由兩人以上攜

帶，經總經理特殊批準的除外；

3、外地項目如需開具發(fā)票而使用公章的，財務部相關負責人將《領用印章申請書》傳

給香港，經董事長或總經理授權香港會計吳小姐簽字后方可執(zhí)行；

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4、外地分公司用章也應當嚴格依照本規(guī)定執(zhí)行，如因投標等原因需要使用印章的，應

提前報用相關管理用章單位，并將文件交付給印章保管人員蓋章；

5、不得在空白介紹信、合同、協(xié)議或白紙上蓋章，特殊情況經總經理批準方可，但之

后應當將原件交相應部分備案：

6、印章應蓋在落款單位、部門上，并且印章應當與落款單位、部門一致，且應當填寫

日期，否則不得蓋章；

7、王文占滿頁面，落款需要在另一空白頁時，則應當在該頁加注“此頁無正文”的內

容，否則不得蓋章；

8、公司總經理或授權的人員可以定期或抽查印章的使用情況,

六、罰則

1、違反法律和規(guī)定刻制、使用卬章的應當追究法律責任；

2、工作交接時應當認真、仔細的辦理印章的交接手續(xù)，不得私自轉交他人；

3、印章使用人違反規(guī)定使用的應當承擔法律責任，給公司造成損失的應當賠償所有的

損失；

4、印章丟失的，應當及時告知公司，否則給公司造成損失的，應當承擔賠償責任；

5、因管理、使用不得，公司有權對相關人員處以通報批評、罰款、降低工作直至解除

合同等處罰。

附件一《授權委托書》（印章保管）

附件二《領用印章申請書》

附件三《公司公章使用登記表》

附件四《合同專用章使用登記表》

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附件一

授權委托書（印章保管）

保管印章公司名稱：___________________________

保管印章的名稱:公章口枚數□

合同專用章口枚數□

財務專用章口枚數□

法定代表人印章口枚數□

發(fā)票專用章口枚數□

其他印章口枚數□

保管人：____________職位：_____________部門:

保管起始日期：自_______年一月―一日起

茲授權—根據公司的印章管理制度，保管和使用印章，印章保管人應承擔以下

責任：

1、負責保管印章，嚴格按照《公司印章管理規(guī)定》履行自己的職責；

2、保證依照公司規(guī)定的使用流程和使用范圍使用印章；

3、負責印章的嚴格、安全使用，并落實使用登記、留存蓋章材料的制度；

4、自保管起始日期起，承擔因保管印章使用不當或違規(guī)使用而產生的一切法律責任；

5、保管人有權拒絕不按照公司印章規(guī)定使用印章的要求；

6、保管人應當將印章鎖在保險箱，如發(fā)現印章丟失、被盜等情況，應當及時向總經理

匯報并及時辦理注銷等手續(xù)。

7、自簽字之日起即視為保管人認可并同意承擔以上保管責任。

委托人簽字：保管人：

日期：年月日日期：年月日

保管印章的印樣:

（留樣）

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附件二文件編號：

領用印章申請書

申請人職位：部門：

申請事由：_____________________________________________________

申請領用印章名稱：________________________

申請領用事項（項目）：_________________________________________

申請領用期限：自年月日至年月—日

本人領用公司印章并作出以下承諾：

I、負責保管印章，并保證在公司批準的領用期限、領用事項（項目）等范圍內使用印章;

2、負責印章的嚴格、安全使用，并完善使用制度；

3、嚴格按照公司印章使用規(guī)定使用印章，并承諾只使用在公司批準的領用事項（項目）上，不

用作他用：

4、本人承擔因使用印章不當或超出使用范圍使用而造成的一切法律責任。

申請人簽字：日期：

經辦人意見：_________________________

簽字：日期：年月日

董事長、總經理（委托人）意見：

簽字：日期：年月日

申請領用印章的印樣：

（留樣）

20

附件三

公司公章使用登記表

蓋章文件的編使用章

使用日期使用部門蓋章文件名稱備注使用人簽字

號（事項）數

21

附件四

公司合同專用章使用登記表

合同對方名擬簽訂合同的使用章

使用日期使用部門稱編號數備注使用人簽字

22

第八章出入庫運作流程

出庫正常情況下，須提前兩天以上到商務助理處寫出貨通知。

入庫單據

1.地毯、卷簾、布料、墻紙、路軌、工程貨（地毯、布料、墻紙、卷布、卷簾配件、皮革及雜物、

路軌）、雜項（外購輔助材料、其它物品等）：

正常到貨：貨運主管、商務助理同時收到香港傳的裝箱單通知到貨，商務助理根據來貨情況將需

入座的裝箱單傳給庫管員、倉本管理員（用于替低庫管員及時入庫）一庫管員根據《裝箱單》《入

庫明細單》填寫入庫單并將倉庫的倉本做加倉一工廠廠長、鑰匙管理員核實實物并在入庫單上

簽字一庫管員將入庫單傳真香港總部及北京倉本管理員，倉本管理人員依據入庫單在倉本上做加

倉，同時審核庫管員的電子倉存一入庫單原件每半月帶回公司交財務會計補簽字一倉本管理人員

留存一份，交庫管員留存一份、寄香港一份。

2.未收款余料入庫流程

由商務助理在合同流程上標明以下幾種情況在內部局域畫上共享，倉本管理人員定

期瀏覽合同流程情況，根據相應的情況與倉庫管理員溝通及時上賬或轉為現貨：

（I）樣版間需收回貨物一由商務助理、貨運主管監(jiān)督銷售在工程完工后及時填寫《入庫明

細》，由商務助理將《入庫明細》及貨物交貨運主管一同帶給倉庫管理員，《入庫明細》

須由商務助理、貨運主管、倉庫管理員三方簽字后各存一份并交倉本管理員存一份，由

倉本管理人員審核是否及時入帳。

（2）工程多訂備用量貨物入庫：由商務助理、貨運主管監(jiān)督銷售在工程完工后及時填寫《入

庫明細》一商務助理根據合同、裝箱單、送貨單核對在《入庫明細》上簽字，并提供給

倉本管理人員審核是否及時準確入庫。

（3）工程上根據內部合同先訂貨、正式合同的量較內部合同數量多訂的貨物入庫一商務助理

根據合同、裝箱單、送貨單核對一提供給倉本管理人員及庫管員裝箱單，由倉本管理人

員審核倉庫管理員是否及時入帳。（如需取消內部合同，由銷售符相關資料備齊后填

寫''合同取消申請表”交倉庫、貨運和財務審核，相關人員簽字確認后由總經理秘書報

總經理審批，總經理秘書將簽批后的取消合同傳真一份給香港，同時復印一份交商務助

理，原件留存?zhèn)洳椤?/p>

（4）如因實際數量減少而少收回合同款，銷售員應辦理扣款手續(xù)，銷售將相關資料備齊后交

總經理秘書檢查一需由會計核實入庫手續(xù)是否齊全一總經理秘書交總經理審批。

3.其它現貨入庫（工程剩余）

23

A.工程剩余貨物：（1）現場貨物由工程經理及貨運主管同時監(jiān)督貨物收回：（2）庫中分

批出貨的工程貨余貨一在工程完成后，由銷售與貨運主管核實后填寫《入庫明細單》

一商務助理核實內容并簽字一貨運主管簽字一倉庫管理員入庫簽字一由貨運主管將

《入庫明細單》交商務助理，商務助理復印兩份一一份交倉本管理員作為審核出入庫

依據一一份給銷售總監(jiān)進行把關

（如有地毯碎料從工地運回倉庫，倉庫管理員量尺寸并告知銷售，由銷售填寫《入庫明細

單》交商務助理）。

B.采購員將填寫好的《入庫明細單》一商務助理驗明貨物核對內容并簽字一貨運主管簽

字并帶貨物給庫管一庫管在入庫明細單上簽字并收貨，留下一聯作為填寫入庫單的依

據f貨運主管收回簽字齊全的入庫明細單后，一聯自己存檔備查，一聯交倉本管理員

以監(jiān)督是否辦理入庫手續(xù)）一工廠廠長、鑰匙管理員核實實物并在入庫單上簽字一庫

管員傳真給公司倉本管理人員，倉木管理人員依據入庫單做加倉,并審核庫管員的電子

倉存一倉庫管理員將入店單傳真香港總部及各辦事處一入庫單原件每月兩次帶回公司

交財務補簽字一倉本管理人員留存一份，倉庫管理員留存一份、每月底寄香港一份。

C.工程用大庫加工貨品及需修改成品：銷售填寫《加工單》一行政部經理簽批并留存一

份一銷售員將貨物清單交貨運主管一廠長收到貨物后簽字一工廠相關人員簽收一工廠

保留一份，貨運主管留存一份，如有加工剩余料需辦理正式入庫手續(xù)-由行政經理、

倉庫管理員每周提供清單與倉本管理人員核對入帳，廠長負責監(jiān)督入庫。

出庫單據

1.北京現貨：地毯、卷簾、布料、墻紙、路軌、工程貨（地毯、布料、墻紙、卷簾、卷簾配件、

皮革及雜物、路軌）、雜項（外購輔助材料、其它物品等）。

A商務助理根據北京的合同做出《出庫通知書》一銷售人員、財務部會計核實一倉庫管理員根

據出貨通知書以及倉本上的明細，選擇需出庫的貨物填寫出庫單簽字并將倉庫倉本做減倉。

24

B商務助理收到香港發(fā)來的《出庫通知力》一傳真?zhèn)}庫管理員一倉庫管理員根據香港的出貨通知

日以及倉本上的明細，選擇需出庫的貨物填寫出庫單簽字并將倉庫倉本做減倉。

（1）商務助理會根據出庫通知上的時間與庫管及貨運主管溝通安排出貨。

（2）倉本管理人員審核《出庫單》回傳同時更改公司倉本。

（3）廠長及鑰匙管理員根據出庫單出貨并簽字。

一庫管員傳真給公司倉本管理人員，倉本管理人員依據出庫單做減倉,并審核庫管員的電子倉存

一倉庫管理員將出庫單傳真香港總部將出庫單傳真有北京倉本的辦事處一出庫單原件每半月帶

回公司交財務會計與行政經理補簽字一倉本管理人員留存一份，倉庫管理員留存一份、寄香港一

份。

2.印刷品、樣版：秘|占填寫出庫明組單一行政部經理審核一庫管員填寫出庫單一鑰匙管理員按出

庫單出庫一庫管存一份，秘書存一份，寄香港一份；

注：

1.出入庫單分為“臨時貨物出入庫單”和“出入庫單”，倉本分為工程倉本、現貨倉本、臨時入庫

倉本，分清出入庫性質，地稔每批入庫需在倉本上注明缸號。

2.庫管員需將填寫完整的出、入庫單，在單據發(fā)生的當日及時傳真香港總部及各辦事處，并得到

各地辦事處確認收到的傳真。

3.出庫通知書上必須有銷售人員、財務部會計的簽字方可辦理出庫手續(xù)。

4.出庫單上必須有庫管員、財務部會計、鑰匙管理員、廠長的簽字。

5.入庫單上必須有庫管員、財務部會計、鑰匙管理員、廠長的簽字。

6.庫管員收到貨物后必須及時辦理入庫手續(xù)。

注：因財務不能及時在原始出入庫單據上簽字，可用傳真件作為依據辦理由入庫，但需及時后

補在原件上的簽字.

網上倉存管理規(guī)定：

1、網上倉存數量應與倉本數量一致，倉庫管理員根據出入庫時間及時填寫《出入庫單》，并

更改網上倉存記錄，做到準確無誤。

2、網上倉存根據產品的名稱、類別進行管理，同一種產品應在同一個倉頁上，嚴格與倉本一

致。

25

3、網上倉存數量與倉本數量的審核由倉本管理人員及時根據倉犀管理員的《出入庫單》進行

審核是否相符，總經理助理兼行政經理需定期進行監(jiān)督檢查。

4、目前北京庫房管理員負責北京、上海、深圳網上庫存修改，上海、深圳的《出庫單》及時

傳給北京庫房管理員以便及時更新，做到準確。香港收到深圳的《出庫單》后，何小姐會

立即傳真給北京倉庫管理員。

5、工程貨轉現貨操作流程：商務助理根據合同流程情況與銷售進行核對，工程結束后，商務

助理監(jiān)督銷售填寫《入庫明細》傳真給倉庫管理員，庫管根據《入庫明細》填寫出入庫單

并傳真給倉本管理人員，如果是公司現貨需歸類公司現貨類別，如果是外購貨品，需通知

香港編新貨號后進行入庫。用關會計審核并于每月定期檢查工程倉本，監(jiān)督工程貨及時轉

現貨，如有問題及時與行政經理溝通。

6、香港何小姐負責核對北京出入庫單，如有問題與倉本管理人員溝通，由倉本管理人員協(xié)調

相關人員解決。

7、建立倉卡規(guī)定：北京工程貨轉現貨，倉庫管理員負責建立庫房、香港、上海的倉L貼上

樣品，寫清楚貨號、質地，及時將倉頁帶回公司交倉本管理人員審核。（除公司現貨外所

有外購貨品，由香港提供價格），北京公司倉頁由倉庫管理員建立，在建立倉卡時核對其

它三地庫存是否有同樣的貨.如有在樣品上邊注明何地存有此貨及數量，如：第一行，以

下數量僅供參考，應用時重新查詢貨量，如果上海、深圳或香港有同樣現貨，這樣寫明：

上海有存貨：XX米，香港有存貨，XX米。會計審核香港及上海倉頁的同時，在倉頁上

也同北京倉頁一樣注明其它點庫存量，審核后寄給香港、上海各一份。

8、倉庫管理員在填寫《入庫單》做倉頁時，必須留意以下幾點：

（1）工程貨但又是公司現貨一一在香港的裝箱單匕會看到原廠號旁邊有括號注明公司現

貨編號的，請跟據公司現貨號進行入庫，并在括號中說明工程貨號。（如果沒有注明，

需向香港黃楚文跟進）

（2）工程訂貨的余料一一工程訂貨的地毯余料，會在香港的裝箱單上有新編的貨號，清根

據新編貨號入庫。如布料或墻紙有余料，通知香港，以便香港編新號后進行入庫。

貨號是:地毯：98-carpei-xxxxxxxx布料：98-xxxx-xxx-xx或Axxx-xxx

墻紙：98-walipaper-xxxxxxxx牛皮：coil-leather-xxxxxx

（3）如工程交貨后，所多出的余料在進行入庫前墻紙、地毯道知香港Steven,布料及牛皮

通知香港黃楚文，編新貨號并需按新的貨號進行入庫。

26

第九章倉本管理程序

倉本管理

倉本管理內容：地毯、布料、墻紙、卷簾、牛皮、成品、雜項等所有北京現貨倉本、工程貨

倉木，庫存?zhèn)}本根據不同產品種類分類進行登記入賬，所有四大產品倉本北京有兩套：

一套存放在公司，由相關樣版管理秘書進行日常管理，包括日常清點擺放、更新倉頁照片、

小樣的粘貼，保障齊全，由倉存管理人員進行出入庫記帳及更新倉頁，倉木管理人員定期檢查

北京公司的倉木，發(fā)現北京倉頁有臟污、破損等情況，需重新建立倉頁，新建倉頁必須保留原

27

倉頁所有信息。

產品庫存為零的，由倉本管理人員負責打印撤倉頁申請，由行政經理、財務經理審核簽字

后，報總經理批準，將倉頁撤掉后財務進行保留存檔，同時將撤倉頁申請傳真庫房及總公司相

關人員撤掉清零倉頁。

另一套存放在倉庫，由倉庫管理員管理，負責倉本的FI常清點擺放、更新倉頁及照片、小

樣的粘貼，保障齊全，出入庫記賬；倉庫倉本如有臟污、破損等情況自行更換，由廠長審核后，

更換的倉頁必須保留原倉頁的所有信息。倉庫管理員填寫《出、入庫單》的同時修改倉座倉本

及更改電腦中的數據，每天下班前將當日發(fā)生的出入庫單傳真公司會計、總公司及有倉本的各

分公司：上海、深圳庫存：根據每天傳真來的上海及深圳《出、入庫單》更改電腦中的數據。

行政秘書每月五日提交上月北京庫存報表，發(fā)給香港。

第十章資產管理辦法

一、目的：

為加強公司資產的保管及使用管理，特制定本規(guī)定。

二、范圍：

總公司內部及各下屬公司資產管理均依本辦法。

28

三、資產管理部門：行政部。

四、管理職責：

1、資產管理單位負責資產的購置、登帳造冊、維修、盤杳等追蹤管理工作。

2、各部門負責本部門使用資產的申購、保管、維護并負責配合資產管理單位的資產管

理。

3、財務部負責資產的登帳造冊、計提拆舊、資產盤點等核算與監(jiān)督工作。

五、作業(yè)內容：

1、資產的分類

(1)固定資產：凡單位價值在2000元以上(含2000元)，使用年限超過2年的公司財

產，均屬固定資產范疇。

(2)低值易耗品：凡單位價值在50元以上(含50元)，使用年限超過1年的且不符合

固定資產條件的公司資產，均屬低值易耗品范疇。

(3)其他資產：未達到上述固定資產及低值易耗品條件的公司其他資產。包括價值低

于50元或一次消耗的公司資產。

(4)電子類資產：凡單位價值在500元以上(含500元)的、除為其配備的辦公臺式

電腦以外的其他電子類產品，如：筆記本電腦、平板電腦、相機、手機等，均屬電子類

資產。

2、資產購置程序

(1)資產預算及購置計劃由使用部門提出，使用部門既要從實際需要出發(fā)又要注意節(jié)

約，要根據各類資產的配備情況及使用標準合理配置，充分利用現有資產，防止積壓浪

費。對固定資產，要提供詳細的使用目的并寫明詳細的功能要求。

(2)購置通用設備，由申請部門將計劃或請購單提交行政部，經行政部詢價后，并報

財務部審批；

(3)購置專業(yè)設備及工具，由申請部門在申購計劃批準后配合行政部購買；

(4)辦公用品的購置計劃，依《辦公用品管理制度》執(zhí)行。

(5)項目入場所需物資由銷售部在入場前根據現場情況與工程所需提交進場物資計劃,

凡在公司范圍內可調撥的資產，不得重新購置，由行政部統(tǒng)一調撥；確需添置的資產，

由行政部核實后報總經理審批，方可統(tǒng)一購買。

29

（6）凡購置各類資產，資產管理單位應在確保質量的前提F,本著“貨比三家”的原

則，選購質優(yōu)價廉的資產。

（7）行政部經辦人持批準后的請購單或購置計劃到財務部辦理借款手續(xù)，屬固定資產、

電子類貨產與低值易耗品的公司資產，到貨后由行政部及資產申購部門共同驗收，驗收

合格的資產由行政部建立固定資產卡片，經申購部門簽字確認后，經辦人持資產保管卡

片至財務部辦理報銷手續(xù)。公司其他資產到貨后由行政部及時驗收入庫，經辦人持入庫

單到財務部辦理報銷手續(xù)；驗收不合格的資產，由行政部負責辦理退換手續(xù)。

（8）凡應入庫而未辦理入庫手續(xù)的，財務部不予報銷；

（9）各項資產的使用說明書、維修單、質保證明等資料統(tǒng)一由行政部保管并建立檔案,

使用部門要用時以影印件代替。

（10）凡資產因其他公司撥入、捐贈或隨其他資產購置而隨贈者，應填明價格，如原價

無法查得或根本無原價者，由行政部會同財務部予以估價，并按本方法規(guī)定手續(xù)辦理。

3、資產領用與管理

（1）申請部門領用物品，必須至行政部辦理出庫或資產轉移手續(xù)。屬個人所用物品，

由員工個人在出庫單與個人物品保管卡或資產保管卡上簽字確認；部門所用資產，由部

門負責人指定專人負責領用、保管，無專人負責時，由部門負責人簽字確認。

（2）個人對所用資產承擔管理責任，部門負責人對本部門資產和轄區(qū)共用資產承擔責

任，因人為因素造成資產損壞由當事人承擔責任，落實不到人的由部門所有成員共同承

擔責任，其中部門負責人承擔其部門成員L5倍的資產賠償責任。對資產損壞原因由行

政部負責人、財務部負責人及使月部門負責人三方確定，并在資產保修單或報廢單上簽

字確認。

（3）領用電子類產品時，使用人（或部門）需在《固定資產保管書》上簽字確認，成

為該產品的責任人，由公司人事部留存原件備查。筆記本電腦、平板電腦等電子類產品

中需拷貝公司資料時，由公司設計部負責人進行拷貝工作，之后使用人（或部門）方可

按照正常手續(xù)領用。如變更使用人（或部門），需及時到人事部辦理變更手續(xù)。如因個

人原因未及時辦理資產變更手續(xù)，一切后果由原使用人（或部門）承擔。

（4）行政部每月對各部門辦公設備進行檢查。對玩忽職守、踐踏公司資產的責任人除

照貶產原價進行賠償外，公司還將視其情節(jié)輕重，分別對肇事者處以罰款、通報批評

直至解除合同的處罰。

（5）員工調離公司，行政部負責依個人物品保管卡及資產保管卡驗收應交回資產；部門

負責人調離公司，行政部除依個人物品保管卡及資產保管卡驗收應交回資產，還應清點

30

部門資產,對應賠償資產自責任人工資中扣除。人事部負黃核對其領用電子類資產情況。

4、資產使用中的規(guī)定

（1）公司每位員工都應愛護公司資產。不得將公司資產帶出公司以外使用，特殊情況

必須報請資產管理部門并經部門經理批準后方可帶出公司使用。

（2）部門資產不得隨意轉移、拆換。

（3）資產使用中發(fā)生故障、出現問題不能正常使用，應由資產保管人認真填寫《資產

報修單》（一式兩份）經部門經理核實后，于三日內及時通報夕亍政部，行政部接《資產

報修單》后通知財務部共同對資產損壞原因進行核實確認，彳J,政部應限期修復損壞的資

產。經辦人持《資產報修單》至財務部辦理借款與報銷手續(xù)（超過部門經理審批權限的

修室費用，須經總經理批準），個人原因造成的資產損壞，修復費用自責任人工資中扣

除，非人為因素造成的資產損壞，修復費用列入使用部門維修費用。對確不能修復的資

產或修復費用超過資產價值的資產，由行政部填寫《資產報廢單》，經總經理批準后進

行清理或出售，出售收入交財務部，同時隨附《資產報廢單》，財務部做相應財務處理

并依此核銷相應卡片。

（4）資產使用部門或使用人發(fā)現資產丟失，必須在三日內以書面形式報告行政部。人

為因素造成的丟失（保管不善）日責任者賠償損失，行政部會同財務部（屬固定資產與

低值易耗品時）據此核銷相關資產卡片。

5、資產調撥

（1）使用部門內部調撥資產或員工調換座位等，責任人應及時通知行政部更改保管記

錄；

（2）公司各部門無權在部門間私自調撥資產，部門間調撥資產統(tǒng)一由行政部辦理，各

部門如確需轉移資產，由資產使用部門填寫《資產轉移單》，經總經理批準后移交行政

部留存并依此相應更改保管卡片；

（3）本公司資產除特殊原因外，不得調撥至外單位。

6、資產清查

（1）行政部會同財務部每年年中、年底各盤點一資公司固定資產及低值易耗品并出具

資產清查報告。

（2）財務部每月對辦公用品庫進行清查盤點。

（3）行政部每季對個人保管資產及部門資產進行清查。

（4）對以上清查盤點中發(fā)現的問題，應由使用部門查明原因，說明情況，財務部編制

有關資產盤盈盤虧表，經總經理批準后，調整資產賬目。

六、附件：

1、固定資產保管書

31

2、資產轉移單

3、資產報廢單

4、資產報修單

固定資產保管書

保管人職位：部門：部門負責人簽字：

保管起始日期：自年月一日

資產名稱型號數量備注

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公司資產保管人應承擔以下責任：

8、負責保管資產，嚴格按照《行政管理手冊》之《資產管理辦法》履行自己的職責;

9、保證依照公司規(guī)定的使用流程和使用范圍使用；

10、負貢資產使用登記等；

11、自保管起始日期起，承擔因保管資使用不當或違規(guī)使用而產生的一切責任；

12、自簽字起即視為保管人認可并同意承擔以上保管責任。

保管人簽字：

日期：年月日

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資產轉移單

編號:日期:

資產編號資產名稱單位數量單位總金額轉移原因

使月部間：接收部門意見：

行政部意見：

總經理意見：

34

資產報廢單

日期:

資產名稱規(guī)格品牌使用部

與編號門/個人

耐用年限

已使用年限

購置日期

報

數量

廢

已獲價值

原

賬面殘值

因

估計廢品價值

實際損失額

使用人簽字

使用部門處理意見

行政部處理意見

財務部處理意見

總經理處理意見

35

資產報修單

編號：日期:

資產編號資產名稱單位數量單位總金額損壞原因

報修時間希望修復時間

使月人簽字使用部門主管意見

行政部意見

財務部意見

總經理意見

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第十一章出差及差旅費報銷管理規(guī)定

一、目的：

為使員工之國內出差或派外受訓之申請及報銷作業(yè)有所依循，特制定本辦法。

二、適用范圍：

公司全體員工國內出差皆依本辦法。

三、名詞解釋：

出差：指出差地點跨越辦公或工作處所在地以外之省市或至各機關、關系企業(yè)處

理耗時業(yè)務，無法于出發(fā)日當天往返者。

四、作業(yè)內容：

1、出差的申請：

（1）出差需之前填報《出差申請單》（附件一）經主管部門核準后于生效日前送交公

司人事部；如遇緊急情況可由職務代理人協(xié)助出差審批手續(xù)，并于生效日當天送交人事

部。

（2）部門主管出差，必須事前填報《出差申請單》報總經理批準。特殊情況對出差

期間所處理的事務，經總經理同意后，可由職務代理人代理審批，并對外公告。

（3）出差期間的工作計劃及內容：出差期間的工作內容需清楚寫在《出差申請單》上,

寫明所在地交通情況。由本部門負責人監(jiān)督出差人員的工作效率，每天以發(fā)短信的方式,

匯報工作進展情況，同時發(fā)人事部，如未按計劃時間回公司，須向部門負責人及人事部

說明推遲時間及原因，以便做出決定八

（4）如有外地施工，部門負責人與銷售溝通看是否有外派掛裝，以節(jié)約成本。

（5）出差處所免費提供住宿及膳食的不得報支。出差住宿費用如果時間較長，公司可

根據出差時間租用房子等方法來降低成本。如公司租用房子或甲方提供住宿，出差人員

不享受住宿包干。

（6）出差人員利用出差期間的休息日或申請其它假期探親，則按探親天數扣除差旅費

（住宿費、膳食費、出差補貼）。

（7）異地交通費用，實報實銷：員工出差以乘坐大眾交通工具為原則：正常情況下乘

坐公共汽車，如有特殊情況，如工地沒有公共汽車或帶有很多貨物等情況F,經部門負

責人同意后，方可打車并提前報明打車具體費用。

（8）出差人員因工作需要提前回公司復職，應按規(guī)定簽到，并于當日上班后到人事

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單位銷假；因公需要延期者，應事前用電話請示主管核準后方可，并應委托職務代理

人辦理延期出差審批手續(xù)送交人事部。

（9）出差人員出差期間，因患病或被緊急事故阻滯者，應檢附醫(yī)院診斷證明或天災事

故證明辦理延期出差審批手續(xù)交人事部，并可報支延期日數之差旅補助。

2、差旅費報銷標準：

（1）出差交通工具：通常是坐火車為首選交通工具。如因情況緊急，需乘坐輪船或者

飛機、軟臥須提前申請，寫明原因。經部門負責及人事部經理審核，批準后方可.購票。

（2）主管級以上人員單獨出差，根據路程及工作情況選擇乘坐方式。

銷售人員、秘書