《行政秘書學(xué)》 課件 第3章 文書與檔案工作

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第3章文書與檔案工作

3.1文書與檔案工作及其對(duì)行政秘書的能力要求3.1.1文書與檔案工作的概念·文書，是人類社會(huì)活動(dòng)中由于處理事務(wù)的需要，直接形成并使用的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄?！n案，是國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他社會(huì)組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書的文書與檔案工作能力要求1.能夠識(shí)別并理解文書和公文；2.能夠識(shí)別文書處理流程并完成簡(jiǎn)單的辦文任務(wù)；3.能夠識(shí)別并運(yùn)用行文規(guī)則；4，能夠識(shí)別并運(yùn)用公文格式；5，能夠識(shí)別并表述文書的基本知識(shí)、基本結(jié)構(gòu)

與寫作要領(lǐng)；

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書的文書與檔案工作能力要求6.能夠完成文書起草任務(wù)；

7.能夠理解檔案和檔案管理；8.能夠掌握檔案管理原則；9.能夠基本掌握紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理。

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材公務(wù)文書事務(wù)文書商務(wù)文書

3.2文書的擬寫與處理3.2.1常用文書擬寫第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)公務(wù)文書（1）指導(dǎo)性公文：決定、批復(fù)。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）告知性公文：

轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、發(fā)布性通知、

指示性通知、任免性通知、事項(xiàng)性通知。（3）報(bào)請(qǐng)性公文：（4）商洽性公文：申請(qǐng)函、商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函。（5）記錄性公文。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”事務(wù)文書（1）前言。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）主體。（3）結(jié)尾。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)商務(wù)文書（1）市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）招標(biāo)書、投標(biāo)書。（3）商務(wù)廣告、商務(wù)函件。（4）意向書、協(xié)議書。（5）合同。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)3.2.2文書處理1.文書處理的原則社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.文書處理的行文關(guān)系3.文書處理的行文關(guān)系4.文書處理程序第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.文書處理的原則（1）及時(shí)、高效。（2）準(zhǔn)確、周密。（3）精簡(jiǎn)、求實(shí)。（4）安全、可靠。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.文書處理的行文關(guān)系（1）隸屬關(guān)系。（2）非隸屬關(guān)系。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.文書處理的行文方式（1）逐級(jí)行文。（2）多級(jí)行文。（3）直達(dá)行文。（4）公開行文。（5）越級(jí)行文。（6）橫向行文。（7）聯(lián)合行文。（8）對(duì)口行文。（9）轉(zhuǎn)發(fā)行文。（10）授權(quán)行文。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.文書處理程序（1）發(fā)文處理程序。發(fā)文處理程序是指本機(jī)關(guān)或單位制發(fā)對(duì)外文件和內(nèi)部文件的處理程序，一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等。（2）收文處理程序。

·第一個(gè)階段是從簽收到登記，稱為收進(jìn)階段；

·第二個(gè)階段是從分辦到承辦，稱為閱辦階段。

一般收文處理程序包括簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦，另外還有催辦和注辦。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.1檔案與檔案管理1.檔案的特點(diǎn)

（1）檔案是由機(jī)關(guān)團(tuán)體或個(gè)人在其自身活動(dòng)中積累起來的文件集合體。（2）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。（3）檔案是原始性的記錄。（4）信息記錄方式、載體形式是多樣的。2.檔案的作用

3.檔案管理的定義

3.3檔案管理第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.2檔案工作的基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理2.維護(hù)檔案的完整與安全3.便于社會(huì)各方面的利用

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（1）歸檔文件的分類。

1）按年度分類。

2）按組織機(jī)構(gòu)分類。

3）按問題分類。4）按保管期限分類。

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（2）立卷。

1）按問題特征立卷。2）按作者特征立卷。3）按文種特征立卷。

4）按時(shí)間特征立卷。5）按地區(qū)特征立卷。6）按通信者特征立卷。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（3）系統(tǒng)排列與編制案卷目錄。案卷的系統(tǒng)排列與案卷目錄的編制一般在檔案室完成，案卷的系統(tǒng)排列就是編排并固定案卷的排列次序，編制案卷目錄就是在完成立卷歸檔的案卷的羅列、編號(hào)和分類等系統(tǒng)化的整理之后，將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式固定下來。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作2.電子檔案管理（1）電子文件收集。（2）電子文件歸檔。