(非常好)卓越集團運營會議總結(jié)分享(終稿)上課講義

集團運營管理部2013年3月28日專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)之——集團運營會議總結(jié)分享Part1會議目的會議組織會議創(chuàng)新Part2Part33、會議成本：（1）時間成本：參會/組織/協(xié)調(diào)/服務(wù)（2）直接成本：場地/差旅/食宿/設(shè)備/文檔（3）效率損失：與會人員離開工作崗位小貼士：時間成本=參會人數(shù)X（與會者的準備時間+與會者的旅行時間+會議服務(wù)人員工作時間）4、集團會議劃分：覆蓋項目的全周期覆蓋公司管理的其他方面運營會議體系運營決策會運營總結(jié)會項目立項會投資決策會項目啟動會項目專項決策會階段成果審查會項目周例會月度運營會季度運營會年度運營會項目后評估會非運營會議體系月度溝通會集團辦公會公司部門周例會其他臨時會議集團2013年度經(jīng)營工作會議會議目的會議周期分析當(dāng)前的宏觀政策，回顧2012年經(jīng)營工作，制定經(jīng)營策略，部署重點工作，明確公司后續(xù)經(jīng)營戰(zhàn)略及工作指導(dǎo)原則。要素內(nèi)容參會人員會議議程新年第一個月；持續(xù)2天時間會議組織運營管理部集團高管、總部副總及以上人員、分公司管理層；專題培訓(xùn)；年度主題報告；總部各部門年度工作報告；分公司年度經(jīng)營報告；集團高管總結(jié)發(fā)言。會后追蹤會議紀要發(fā)送與會人員及相關(guān)部門；會議決議由運營管理部執(zhí)行監(jiān)督；會前準備

1、集團總部各職能部門年度工作報告于會前三個工作日提交；2、各分公司年度經(jīng)營報告于會前三個工作日提交。；5、標準化模版介紹：準備第二部分：會議組織一、會前二、會中三、會后關(guān)鍵詞控制跟進工作量50%20%30%1、目的：

（1）使工作人員明確分工，按時保質(zhì)完成任務(wù)；

（2）使與會者明確開會時間、地點、會議議程等；一、會前準備2、內(nèi)容：

（1）軟件：會議準備會、人員分工、會議通知的發(fā)布、會議議程的確定等；

（2）硬件：會議場地布置、設(shè)備調(diào)試、會餐地點等；3、開始標志：

會議召集部門內(nèi)部召開第一次會議準備會。4、結(jié)束標志：

按照會議流程，完成會議彩排工作。人員分工：職責(zé)共擔(dān)時，避免出現(xiàn)工作交叉混亂現(xiàn)象；個人需對所承工作的工作量需有正確的預(yù)估，避免出現(xiàn)前松后緊的現(xiàn)象。會前準備示例一：注意案例分析（1）甲與乙共同承擔(dān)某一任務(wù)，具體由甲負責(zé)，乙協(xié)助，中途甲因為其他重要工作而將任務(wù)臨時交與乙負責(zé)，但因為乙對任務(wù)情況的不熟悉及甲交接的不清楚而導(dǎo)致該任務(wù)的完成時間一拖再拖，最終影響了其他工作的正常進行。（2）甲承擔(dān)某項工作，由于事前對工作量的嚴重估計不足，導(dǎo)致在完成任務(wù)的過程中，出現(xiàn)前松后緊的現(xiàn)象，最后加班加點才將工作完成。解決思路：在接到任務(wù)的同時，就應(yīng)該準備好預(yù)備方案；解決思路：事先與有經(jīng)驗的同事進行交流，對工作量進行預(yù)估，寧可前緊后松的安排工作。會議通知：注意會議預(yù)通知與正式通知的區(qū)別；注意案例分析預(yù)通知的格式會前準備示例二：正式通知的格式案例分析會議目的：（1）在預(yù)通知中，只需要說明時間、地點即可，目的是提醒領(lǐng)導(dǎo)預(yù)留時間；（2）預(yù)通知一般采用OUTLOOK中郵件的形式發(fā)送。（1）在正式通知中，需要說明5W:Why--會議目的When--會議時間Where--會議地點Who--參會人員What--會議議題1A：Attention--注意事項（2）正式通知一般采用OUTLOOK中會議的形式發(fā)送。會議預(yù)通知與正式通知的區(qū)別：預(yù)通知正式通知與外部合作單位的溝通協(xié)調(diào)：與對方溝通的方式、方法；需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)溝通的問題，主責(zé)人應(yīng)該主動尋求領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助；注意案例分析會前準備示例三：（1）甲同事在與物業(yè)公司對接的過程中，對方的工作人員屢次拒絕配合工作，理由是他們的直屬領(lǐng)導(dǎo)沒有指派。導(dǎo)致出現(xiàn)很多次的重復(fù)的電話溝通及同事的工作效率降低等現(xiàn)象。解決思路：（1）工作時需要換位思考，站在別人的角度上思考，尋找解決問題的方法；（2）明確對接人，溝通過程中誘之以利，動之以情，曉之以理，讓別人感覺到你的誠意。會前準備小結(jié)：關(guān)鍵工作項：工作分解，人員分配；對外溝通、協(xié)調(diào)；各部門、分公司會議資料的收集示例：會議資料的收集二、會中控制1、目的：

（1）保證會議按時召開、按時結(jié)束；

（2）保證與會人員達成統(tǒng)一意見，會議決議的快速執(zhí)行；2、內(nèi)容：

（1）報告時間的控制、會議議程控制；

（2）會議記錄；3、開始標志：

與會人員開始簽到4、結(jié)束標志：

主持人宣布會議結(jié)束注意案例分析會議資料：提前發(fā)給與會人員收閱；備份會議資料、會議資料的更新；會中控制示例一：（1）會議當(dāng)天與會人員反應(yīng)培訓(xùn)的資料、各部門、各公司的報告太生疏、信息量太大，通過短短的會議時間無法消化。與會人員缺少獨自思考的時間，導(dǎo)致會議培訓(xùn)的效果沒有完全發(fā)揮出來。（2）在上一個報告即將結(jié)束時，下一位報告人告知需要臨時更換PPT，導(dǎo)致會議出現(xiàn)短暫的停頓。解決思路：會議資料的更新指定專人負責(zé)，出現(xiàn)停頓的現(xiàn)象時，會議主持人需要靈活應(yīng)變。解決思路：會議資料的提交時間要有明確的關(guān)門時間，資料提前發(fā)給會人員，使其有充分的時間去閱讀、思考；注意案例分析會議記錄：專人負責(zé)記錄；會議錄音；會中控制示例二：在某一匯報人匯報結(jié)束時，高管即將點評、總結(jié)，這時發(fā)現(xiàn)會議記錄人因有事外出，不在會場，這時恰好碰到錄音筆出現(xiàn)內(nèi)存已滿的現(xiàn)象。導(dǎo)致首先發(fā)言的高管的點評沒有人記錄的現(xiàn)象。解決思路：（1）會前準備好備選的錄音設(shè)備；（2）對會議記錄人的要求：反應(yīng)快、寫（打）字快、記憶力強、傾聽能力強、總結(jié)能力強。參考資料：會議決策的一般原則：決策事項涉及單一專業(yè)問題，專業(yè)負責(zé)人必須提出決策意見，必要時由與會最高領(lǐng)導(dǎo)最終決策，存在異議的，與會最高領(lǐng)導(dǎo)的決策意見為問題的決策結(jié)論。決策問題涉及多專業(yè)問題或者專業(yè)負責(zé)人意見不一時，各專業(yè)負責(zé)人必須提出建議，最終由與會最高領(lǐng)導(dǎo)最終決策。決策問題爭議較大，難以形式一致意見或者專業(yè)負責(zé)人認為做出決策還不成熟時，應(yīng)指定專人主持專題會議討論，并限定時間提交方案。不建議臨時對會議議程進行大的調(diào)整。需要微調(diào)的，由主持人靈活處理并及時告知與會人員。對報告的匯報時間進行嚴格控制，可以從兩個方面著手：一是，提前與匯報人溝通，對匯報PPT的頁數(shù)進行控制；二是，設(shè)置醒目的時間提示器。同時作為匯報人也應(yīng)該鍛煉自己的語言表達能力。會中控制小結(jié)三、會后跟進1、目的：

保證會議決議的落實及完成質(zhì)量。2、內(nèi)容：

（1）會議紀要的發(fā)布；

（2）會議決議的專人跟進、監(jiān)督完成；3、開始標志：

會中工作結(jié)束4、結(jié)束標志：

所有會議決議均得到落實、高質(zhì)量完成注意案例分析會議紀要：紀要發(fā)布要及時，會議結(jié)束第二天；紀要中對會議決議事項要闡述明確、專人跟進會議決議；會后跟進示例一：某位同事做完會議紀要的初稿，該會議紀要總共經(jīng)過4位領(lǐng)導(dǎo)審閱。因為每位領(lǐng)導(dǎo)的表述均不一樣，于是會議紀要反反復(fù)復(fù)修改了4遍。導(dǎo)致會議紀要的發(fā)布時間一拖再拖。解決思路：（1）建議不超過2位領(lǐng)導(dǎo)審閱會議紀要初稿；（2）對會議決議表述存在異議時，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)決策。注意案例分析會議總結(jié)、評估：引導(dǎo)與會人員回顧會議內(nèi)容，注重會后宣傳力度；會后跟進示例二：會議結(jié)束后，會議召集部門沒有及時進行會議總結(jié)，等到要開總結(jié)會時，大家還要重新翻出記錄本，重新回憶會議的整個過程，直接導(dǎo)致了總結(jié)會的時間很長、效率很低。解決思路：會議總結(jié)要有及時性，作為會議組織部門的人員要對此有充分的認識并逐漸培養(yǎng)總結(jié)的習(xí)慣；會議紀要：會議紀要的形式要統(tǒng)一，形成固定的會議紀要模板。會議紀要應(yīng)明確會議決策事項及結(jié)論、會議需要落實的事項、時間和責(zé)任人。會議跟進：應(yīng)指定會議跟蹤檢查者，沒有特別指令的，召會議集人自動成為約定的跟蹤檢查者。會議決議遲遲未得到落實的，跟蹤者應(yīng)及時提醒執(zhí)行人員，逾期沒有落實的，跟蹤人應(yīng)及時報告。會后跟進小結(jié)：第三部分：會議創(chuàng)新創(chuàng)新目的創(chuàng)新方法三季度會議時，出現(xiàn)匯報延時的現(xiàn)象年度會議時，采用計時器案例分析時間就是金錢，