事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理措施探析

事業(yè)單位的檔案資料中包含了很多的信息，能夠很好的展示事業(yè)單位的歷程，給單位領(lǐng)導(dǎo)者的決策、會議、活動等提供參考。事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該適時的增加人力以及資金的投入，運用科學(xué)的管理模式，確保事業(yè)單位檔案信息的安全性以及規(guī)范性。與此同時，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該完善信息技術(shù)的建設(shè)工作，讓檔案資料有效的進(jìn)行管理，方便查找以及存放，把檔案資料有效的運用起來。1事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀加強檔案工作對事業(yè)單位發(fā)展而言意義重大，但是這項工作不僅任務(wù)繁重，涉及事項也很眾多，如何提升檔案管理規(guī)范化問題，需要引起每個檔案管理人員的關(guān)注。第一，事業(yè)單位對檔案工作缺乏足夠的重視，也未做好檔案管理的宣傳工作，沒有相關(guān)的規(guī)章制度，檔案資料在管理的過程中就很容易損壞或者是遺失。第二，事業(yè)單位的管理相對較松，在制度上面沒有完善章程，就會導(dǎo)致工作人員在整理檔案資料的時候容易出錯，不利于檔案資料的管理工作。比如，對于需要管理的檔案資料而言，在沒有相關(guān)的手續(xù)之下就不能進(jìn)行銷毀，會影響到檔案管理的規(guī)范性。第三，事業(yè)單位對于檔案管理缺少重視程度，資金的投入力度不大，檔案的配套設(shè)施相對不足，工作環(huán)境也簡陋，這樣無法充分調(diào)動檔案管理人員的積極性。對此應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，需要事業(yè)單位及時的采取相對應(yīng)的整改措施，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。2事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理措施2.1增強思想認(rèn)識事業(yè)單位在檔案工作過程中，必須采取規(guī)范化方法，才能保證檔案的完整性。事業(yè)單位應(yīng)該提高對檔案工作的重視程度，在單位內(nèi)部加大宣傳的力度，制定相關(guān)的章程，重視檔案管理的規(guī)范性，讓檔案管理工作者積極的投入到工作中，然后，檔案管理工作者對于日常的管理工作應(yīng)該充滿熱情，在對檔案資料進(jìn)行管理的過程中及時、有效、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，檔案資料積極的進(jìn)行處理工作，保證檔案管理的精準(zhǔn)性、規(guī)范性以及安全性。2.2增加投入，完善設(shè)施以往事業(yè)單位在檔案管理過程中以紙質(zhì)文件為主，采取人工操作方式整理和歸納檔案，這樣的方式非常復(fù)雜，也面臨著沉重的任務(wù)。對此事業(yè)單位應(yīng)該增加對于檔案管理的資金投入，配備完整的檔案設(shè)備，增加檔案管理的高效性，不斷的完善檔案管理的信息化建設(shè)以及基礎(chǔ)的配套設(shè)施建設(shè)，順應(yīng)時代的變化，提升檔案管理的保密性以及規(guī)范性，減少檔案管理工作中存在的風(fēng)險。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該積極的建設(shè)相關(guān)的檔案管理多媒體平臺，通過多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺，把檔案資料和數(shù)據(jù)信息有效的進(jìn)行結(jié)合管理，檔案工作者能夠隨時對檔案資料進(jìn)行管理工作，使用者也能夠隨時對檔案資料進(jìn)行查找，增加檔案管理的實用性以及方便性。2.3引入現(xiàn)代化管理方法我國信息化技術(shù)不斷的進(jìn)步和發(fā)展過程中，信息化技術(shù)被廣泛的運作在各行各業(yè)中，在事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要通過人工方式進(jìn)行，這樣不僅效率低下，也容易出現(xiàn)檔案丟失與破損等問題?；诖耸聵I(yè)單位需要采取信息化管理方法，以此來提升事業(yè)單位檔案管理的效果?，F(xiàn)代化管理有自身的優(yōu)勢所在，數(shù)據(jù)化、快速化、檔案信息全面化、方便儲存以及隨時查閱等優(yōu)點，這些方法有利于事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提高。事業(yè)單位應(yīng)該主動將現(xiàn)代化管理方法引入檔案管理中，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來，保證檔案在收集、整理、存儲和利用等環(huán)節(jié)都更加規(guī)范，也讓檔案的價值真正得到體現(xiàn)。2.4培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才首先，事業(yè)單位要結(jié)合檔案規(guī)范化管理要求，盡快引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理人才，組建優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍。其次，需要合理明確檔案管理人員職責(zé)，督促他們規(guī)范開展檔案管理工作，并主動加強學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理工作流程，妥善解決檔案管理中遇到的各種問題。再次，讓檔案管理人員有創(chuàng)新的思維能力，檔案管理人員在日常的管理工作中，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新改革，這樣檔案管理質(zhì)量才能得到提升。最后，事業(yè)單位要關(guān)注對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，從整體上提升他們的綜合素質(zhì)，了解現(xiàn)代化的信息技術(shù)。在培訓(xùn)學(xué)習(xí)之后，對檔案管理工作者進(jìn)行考評，結(jié)合他們的工作經(jīng)歷，保證考核結(jié)果的公正性，達(dá)到激發(fā)檔案管理人員工作積極性的目的。2.5完善檔案管理制度事業(yè)單位要想進(jìn)一步提升檔案管理規(guī)范化水平，需要制定相關(guān)的規(guī)章制度，讓事業(yè)單位檔案管理人員根據(jù)制度進(jìn)行工作。根據(jù)事業(yè)單位自身的情況而言，再根據(jù)法律來進(jìn)行章程的制定，在現(xiàn)有的體系上面進(jìn)行完善，提高制度的使用程度。事業(yè)單位需要把每個部門之間的責(zé)任區(qū)分開來，把責(zé)任明確到具體的個人以及部門，才能保證檔案管理的過程中避免出現(xiàn)問題，讓檔案管理根據(jù)制度進(jìn)行。比如在進(jìn)行檔案管理的時候，在查找檔案資料的時候需要規(guī)范性，有相關(guān)的制度，在檔案信息管理的過程中區(qū)分責(zé)任，如檔案的收集、歸檔、整理與審核等，尤其是在移交檔案的過程中需要認(rèn)真的檢查移交的清單。完善檔案管理制度，才能確保檔案信息的規(guī)范性，避免發(fā)生后續(xù)的風(fēng)險。3結(jié)語總之，事業(yè)單位要充分認(rèn)識到做好檔案工作的意義，主動采取規(guī)范化管理措施，針對當(dāng)