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文檔簡介
xx公司行政采購流程一、制定目的及范圍為提升xx公司行政采購的效率與規(guī)范性,確保采購活動的透明度與合規(guī)性,特制定本流程。該流程適用于公司所有行政采購活動,包括日常辦公用品、設備采購及其他相關物資的采購。二、采購原則采購活動應遵循以下原則:1.公正性:所有采購活動應在公平、公正的基礎上進行,確保選擇的供應商具備相應的資質與能力。2.透明性:采購過程應公開透明,確保各部門知曉采購進展與結果。3.合理性:在保證質量的前提下,綜合考慮價格、交貨期及服務等因素,選擇性價比高的供應商。4.合規(guī)性:所有采購活動必須遵循公司相關制度及法律法規(guī),確保采購的合規(guī)性。三、采購流程1.采購申請各部門在需要采購物資時,需向行政部提交采購申請。申請內容應包括物資名稱、數(shù)量、用途及預算等信息。申請人需在申請表中注明是否為緊急采購,并提供相關的理由。2.申請審核行政部收到采購申請后,需對申請內容進行審核。審核內容包括預算的合理性、物資的必要性及是否符合公司采購政策。審核通過后,行政部將申請轉交至采購專員。3.詢價與比價采購專員根據(jù)審核通過的申請,進行市場調研,至少聯(lián)系三家合格供應商進行詢價。詢價時需明確物資的規(guī)格、數(shù)量及交貨時間。采購專員應將各供應商的報價記錄在案,并進行比價分析。4.選擇供應商在完成詢價后,采購專員需根據(jù)報價、供應商的信譽、交貨能力及售后服務等因素,選擇合適的供應商。選擇結果需形成書面報告,并報請行政部負責人審批。5.合同簽署一旦確定供應商,采購專員需與其簽署采購合同。合同內容應包括物資名稱、數(shù)量、單價、交貨時間、付款方式及違約責任等條款。合同簽署后,采購專員需將合同存檔備查。6.采購實施采購專員根據(jù)合同要求下達采購訂單,供應商在約定時間內發(fā)貨。采購專員需與供應商保持溝通,確保物資按時到達。7.驗收與入庫物資到達后,相關部門需對其進行驗收。驗收內容包括數(shù)量、質量及規(guī)格等。驗收合格后,物資入庫,相關記錄需及時更新至庫存管理系統(tǒng)。8.付款與報銷采購完成后,采購專員需根據(jù)合同約定向供應商付款。付款前需確認物資已驗收合格,并收集相關發(fā)票及收據(jù)。報銷申請需在物資到貨后一個月內提交,逾期不予受理。四、特殊采購流程對于特殊情況的采購,如緊急采購或集中采購,需遵循以下流程:1.緊急采購:如遇突發(fā)情況,需立即采購的物資,由部門負責人提出申請,行政部可直接聯(lián)系供應商進行采購,無需經(jīng)過常規(guī)詢價流程。2.集中采購:每季度各部門需匯總采購需求,向行政部提交集中采購申請,行政部將統(tǒng)一進行采購,以降低成本。五、備案與存檔所有采購活動結束后,采購專員需將相關文件進行整理,包括采購申請、詢價記錄、合同、驗收單及付款憑證等。所有文件需復印兩份,一份交財務部審核,另一份存檔以備后續(xù)查閱。六、采購紀律為確保采購流程的順暢與合規(guī),所有參與采購的人員需遵守以下紀律:1.采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣,違者將受到嚴厲處罰。2.采購人員需保持與供應商的良好溝通,確保信息的及時傳遞與反饋。3.各部門在提
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