企業(yè)資料檔案保管制度

企業(yè)資料檔案保管制度TOC\o"1-2"\h\u18227第一章總則 1146191.1目的與依據(jù) 1153211.2適用范圍 2172661.3基本原則 229087第二章檔案分類與編號(hào) 2314522.1分類標(biāo)準(zhǔn) 2153012.2編號(hào)規(guī)則 2233862.3檔案目錄編制 311550第三章檔案收集與整理 3245713.1收集流程 3250513.2整理要求 351223.3審核與歸檔 3165第四章檔案保管與存儲(chǔ) 4292194.1保管條件 4300524.2存儲(chǔ)方式 4109104.3安全防護(hù)措施 415211第五章檔案利用與查閱 4284855.1利用申請(qǐng)流程 4312045.2查閱規(guī)定 573495.3檔案復(fù)制與借閱 53241第六章檔案銷毀與處置 546776.1銷毀條件與程序 594656.2處置方式 5221356.3監(jiān)督與審核 518590第七章檔案保密與信息安全 6214917.1保密要求 6275257.2信息安全措施 669927.3違規(guī)處理 632471第八章附則 6143968.1制度解釋與修訂 6271518.2生效日期 6237418.3相關(guān)表單與附件 7第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)企業(yè)資料檔案的管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類資料檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等管理工作，涵蓋了企業(yè)的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域。1.3基本原則企業(yè)資料檔案保管應(yīng)遵循以下基本原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)各類檔案由檔案管理部門統(tǒng)一集中管理，保證檔案的整體性和系統(tǒng)性。（2）分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。（3）完整性原則：保證檔案的內(nèi)容完整，不遺漏重要信息和文件。（4）安全性原則：采取必要的安全措施，保證檔案不受損壞、丟失和泄露。（5）保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。第二章檔案分類與編號(hào)2.1分類標(biāo)準(zhǔn)檔案分類按照企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)類型和管理需求進(jìn)行劃分，具體分類如下：（1）行政管理類：包括企業(yè)的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等文件。（2）人事管理類：涵蓋員工的個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等信息。（3）財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。（4）業(yè)務(wù)管理類：涉及企業(yè)的業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研報(bào)告等業(yè)務(wù)資料。（5）其他類：無法歸入以上四類的檔案，統(tǒng)一歸入此類。2.2編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用分類編碼與流水號(hào)相結(jié)合的方式，保證編號(hào)的唯一性和可識(shí)別性。具體編號(hào)規(guī)則如下：（1）分類編碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)類別分配一個(gè)固定的編碼。（2）流水號(hào)：在每個(gè)分類編碼下，按照檔案的形成時(shí)間順序，依次賦予流水號(hào)。例如，行政管理類檔案的編碼為“XZ”，某份行政管理類檔案是該類別的第10份，則其編號(hào)為“XZ010”。2.3檔案目錄編制檔案目錄是檔案管理的重要工具，應(yīng)按照以下要求進(jìn)行編制：（1）檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。（2）檔案目錄應(yīng)定期進(jìn)行更新，保證目錄信息與實(shí)際檔案情況一致。（3）檔案目錄可以采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存，方便查詢和使用。第三章檔案收集與整理3.1收集流程檔案收集工作應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：（1）各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。（2）檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充和完善。（3）審核通過的檔案，由檔案管理部門進(jìn)行登記和編號(hào)，納入檔案管理系統(tǒng)。3.2整理要求檔案整理應(yīng)遵循以下要求：（1）按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理，保證檔案分類準(zhǔn)確、條理清晰。（2）對(duì)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，保證檔案的整齊和便于存放。（3）在檔案上標(biāo)注檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間等信息，便于識(shí)別和查找。3.3審核與歸檔檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行審核與歸檔工作：（1）檔案管理部門對(duì)整理好的檔案進(jìn)行再次審核，保證檔案整理符合要求。（2）審核通過的檔案，按照檔案編號(hào)和存放位置，進(jìn)行歸檔存放。（3）歸檔后的檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案索引，方便查詢和使用。第四章檔案保管與存儲(chǔ)4.1保管條件為保證檔案的安全和完整，檔案保管應(yīng)滿足以下條件：（1）檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案不受自然和人為因素的損害。（2）檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，避免檔案因溫度和濕度變化而受損。（3）檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行打掃和消毒。4.2存儲(chǔ)方式檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用科學(xué)合理的方式，具體如下：（1）紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜或檔案架上，按照檔案編號(hào)和分類進(jìn)行存放，便于查找和取用。（2）電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（3）對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采用異地備份的方式，保證檔案的安全。4.3安全防護(hù)措施為保證檔案的安全，應(yīng)采取以下安全防護(hù)措施：（1）檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入。（2）檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和防范能力。第五章檔案利用與查閱5.1利用申請(qǐng)流程檔案利用應(yīng)按照以下申請(qǐng)流程進(jìn)行：（1）申請(qǐng)人填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用時(shí)間等信息。（2）申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至檔案管理部門。（3）檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的保密性和利用目的，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。5.2查閱規(guī)定檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1）查閱檔案應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱場所。（2）查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（3）查閱者應(yīng)妥善保管查閱的檔案，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.3檔案復(fù)制與借閱檔案復(fù)制與借閱應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行：（1）如需復(fù)制檔案，應(yīng)在《檔案利用申請(qǐng)表》中注明復(fù)制份數(shù)，并經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。（2）如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀條件與程序檔案銷毀應(yīng)滿足以下條件和程序：（1）超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后，可以進(jìn)行銷毀。（2）銷毀檔案應(yīng)由檔案管理部門提出申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（3）《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門和監(jiān)督部門共同進(jìn)行銷毀處理。6.2處置方式檔案銷毀的處置方式應(yīng)符合環(huán)保和安全要求，具體方式如下：（1）對(duì)于紙質(zhì)檔案，可以采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行處理。（2）對(duì)于電子檔案，可以采用數(shù)據(jù)擦除、磁盤銷毀等方式進(jìn)行處理。6.3監(jiān)督與審核檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督與審核，保證銷毀工作符合規(guī)定：（1）監(jiān)督部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，保證銷毀工作按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。（2）銷毀工作完成后，檔案管理部門和監(jiān)督部門應(yīng)共同填寫《檔案銷毀清單》，記錄銷毀檔案的情況。（3）《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理的重要憑證，妥善保存。第七章檔案保密與信息安全7.1保密要求檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保證檔案信息的安全：（1）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。（2）對(duì)于涉及企業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱人員的范圍。（3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息被非法獲取和篡改。7.2信息安全措施為保障檔案信息的安全，應(yīng)采取以下信息安全措施：（1）對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全檢測和維護(hù)，及時(shí)發(fā)覺和修復(fù)系統(tǒng)漏洞。（2）采用加密技術(shù)對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（3）建立完善的備份和恢復(fù)機(jī)制，保證檔案信息在遭受意外損失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。7.3違規(guī)處理對(duì)于違反檔案保密和信息安全規(guī)定的行為，應(yīng)按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理：（1）對(duì)于輕微的