上市公司采購(gòu)管理制度與內(nèi)控流程

上市公司采購(gòu)管理制度與內(nèi)控流程一、制定目的及范圍為提升上市公司采購(gòu)管理水平，確保采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范性與透明度，特制定本制度。該制度適用于公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購(gòu)、年度采購(gòu)、零星采購(gòu)及應(yīng)急采購(gòu)，旨在通過科學(xué)合理的流程設(shè)計(jì)，優(yōu)化資源配置，降低采購(gòu)成本，提升采購(gòu)效率。二、采購(gòu)原則采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保所有供應(yīng)商在同等條件下參與競(jìng)爭(zhēng)。2.采購(gòu)物資應(yīng)從信譽(yù)良好的正規(guī)商家采購(gòu)，所有采購(gòu)物資必須開具合法發(fā)票。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購(gòu)流程設(shè)計(jì)1.一般采購(gòu)流程1.1采購(gòu)申請(qǐng)申購(gòu)人需在采購(gòu)前向倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)庫(kù)存情況，并填寫“申購(gòu)單”，詳細(xì)列明所需物資的規(guī)格、數(shù)量及用途。1.2申購(gòu)審批項(xiàng)目采購(gòu)需提交預(yù)算審批，其他采購(gòu)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后填寫流轉(zhuǎn)單，確保采購(gòu)需求的合理性與必要性。1.3詢價(jià)各部門負(fù)責(zé)詢價(jià)，至少提供三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，確保價(jià)格的合理性與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性。1.4核價(jià)參考?xì)v史價(jià)格及市場(chǎng)行情進(jìn)行核價(jià)，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價(jià)結(jié)果，確保采購(gòu)價(jià)格的合規(guī)性。1.5審批流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，最終由公司負(fù)責(zé)人審批，確保采購(gòu)決策的透明與合規(guī)。1.6采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收入庫(kù)審批通過后，采購(gòu)人下單，物資到貨后由相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并完成入庫(kù)手續(xù)。1.7報(bào)銷采購(gòu)物資需在貨到一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷，逾期不予受理，確保財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性。2.特殊采購(gòu)流程2.1集中計(jì)劃采購(gòu)辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，確保采購(gòu)的集中管理與成本控制。2.2零星采購(gòu)針對(duì)金額較小、偶發(fā)性的采購(gòu)，采購(gòu)人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行，簡(jiǎn)化流程，提高采購(gòu)效率。2.3應(yīng)急采購(gòu)在緊急情況下，需由應(yīng)急處置小組進(jìn)行采購(gòu)，無需詢價(jià)，以最快方式滿足公司運(yùn)營(yíng)需求。2.4年度采購(gòu)涉及定期需求的采購(gòu)需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，確保年度采購(gòu)的計(jì)劃性與可控性。四、備案與文檔管理所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人需將采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)審核，另一份存檔以備查。文檔管理應(yīng)確保信息的完整性與可追溯性，便于后續(xù)審計(jì)與監(jiān)督。五、采購(gòu)紀(jì)律與責(zé)任1.采購(gòu)人職責(zé)采購(gòu)人需建立供應(yīng)商資料檔案，做好市場(chǎng)調(diào)查，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.采購(gòu)人員行為規(guī)范采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的贈(zèng)品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正性與透明度。六、內(nèi)控流程設(shè)計(jì)內(nèi)控流程的設(shè)計(jì)旨在確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性與有效性，具體包括以下幾個(gè)方面：1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的控制措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2.流程監(jiān)控建立采購(gòu)流程的監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，確保各項(xiàng)流程的執(zhí)行情況符合制度