邵陽多福食品公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司差旅費報銷制度存在的問題........................................1

3公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計..........................................1

3.1報銷前需要提前申請............................................2

3.2出差制度......................................................3

3.3發(fā)生可報銷的費用之后及時整理..................................4

3.4費用報銷細(xì)則..................................................4

3.5差旅費報銷制度補充條款........................................6

4優(yōu)化設(shè)計后效果......................................................6

參考文獻(xiàn).............................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

邵陽多福食品公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

邵陽市多福冰團(tuán)食品有限責(zé)任公司成立于2021年，公司地址位于湖南省

邵陽市雙清區(qū)，是一家以經(jīng)營食品銷售和服務(wù)為主的企業(yè)，企業(yè)注冊資金200

萬元，實際到位資金200萬元。，公司辦公環(huán)境舒適同事關(guān)系良好，發(fā)展前景

很好，工作氛圍活躍，公司愿景;早日上市。

2公司差旅費報銷制度存在的問題

(一)差旅費報銷不規(guī)范、審批手續(xù)不完備、報賬單據(jù)缺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

出差人員在報銷差旅費時，應(yīng)提供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批件、出差事由的完整申請單

和有關(guān)通知、證明文件等，做到報銷準(zhǔn)確、報銷合理。此外，還應(yīng)當(dāng)提供完整

的票據(jù)，以確保住宿費的合理標(biāo)準(zhǔn)。

（二)超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍報銷甚至重復(fù)報銷差旅費。

有的單位領(lǐng)導(dǎo)出差追求豪華享受，到高檔酒店出差選擇代步工具，超支部

分報銷；有的單位在發(fā)放伙食費、城市公共交通費的同時，還會重復(fù)報銷餐飲

補貼費和途中補助；還有的單位為了增加單位的財務(wù)負(fù)擔(dān)，將宴請、禮品、土

特產(chǎn)等費用列在差旅費中。

(三)虛報出差的人數(shù)和天數(shù)，用不同方法發(fā)放補助。

如某單位出差人員在使用公車或自駕車外出旅游時，虛報人數(shù)和天數(shù)，領(lǐng)

取餐補和途中補助，有的單位甚至出現(xiàn)出差人員在不同地區(qū)出差兩個或兩個以

上同一天，實為以出差為名發(fā)放不正當(dāng)補貼的情況。

(四)出差沒有實質(zhì)的內(nèi)容，等同于換種方式旅游。

有的異地單位利用學(xué)習(xí)考察之名到旅游景區(qū)游覽，進(jìn)行學(xué)習(xí)交流和考察調(diào)

研，沒有實質(zhì)內(nèi)容；有的出差人員繞道游山玩水，不按規(guī)定路線、不按規(guī)定時

間出行；也有的利用工作時間外出旅游的名義，返鄉(xiāng)或探親訪友。

(五)弄虛作假，利用不正當(dāng)手段使用差旅費票據(jù)套取資金。

有的單位差旅費用一律用現(xiàn)金支出或向出差人員全額轉(zhuǎn)賬，對單位協(xié)調(diào)、

煙酒等隱形支出無法入賬的，利用汽車發(fā)票、餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票等套取資金

進(jìn)行處理。

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3公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

公司規(guī)定，必須遵守公司的規(guī)章制度，為員工報銷差旅費。如果不遵守，

將被視為違規(guī)。對公司差旅費規(guī)定，員工要經(jīng)常留意，確保遵照執(zhí)行。公司的

制度中會明確規(guī)定差旅費的使用范圍、審批流程以及報銷時需要提供的單據(jù)。

了解公司的差旅費報銷制度，才能按照規(guī)定準(zhǔn)備好所需的資料，并及時提交審

核，以確保報銷及時完成。

審批流程簡化：在保證報銷合規(guī)性的前提下，盡量壓縮審批時間和審批層

級，減少員工等待報銷的時間。相關(guān)培訓(xùn)：每年定期安排員工參加相關(guān)培訓(xùn)，

加深員工對差旅費制度及業(yè)務(wù)招待費要求的理解，包括如何進(jìn)行費用報銷、單

據(jù)規(guī)范要求等方面，避免因個人操作不當(dāng)而影響報銷效率和準(zhǔn)確性。通過以上

優(yōu)化設(shè)計，可以加強(qiáng)對差旅費使用的管控及監(jiān)督，在減少公司支出的同時，保

障員工正常出差需求。

3.1報銷前需要提前申請

無論是招待客戶還是說到外地出差，在報銷之前要按照本公司的報銷制度

要求進(jìn)行審批，招待客戶的時候，報銷申請表必須要寫清楚在什么時間、在什

么地方、招待什么公司的什么人，洽談哪一方面的業(yè)務(wù)，本公司陪同人員幾位，

招待客戶的標(biāo)準(zhǔn)是什么，預(yù)計招待花費的費用是多少。在填寫出差審批單時，

必須清楚地說明出差的時間、地點、運輸工具以及其他費用，包含交通運輸費、

食宿費和出差補貼費。如果無法明確說明具體費用，則必須按照公司規(guī)定的最

高標(biāo)準(zhǔn)來填寫。出差結(jié)束后，必須按照實際發(fā)生的費用進(jìn)行報銷。如果不能明

確的寫出具體費用，要按照不超過本公司上限的標(biāo)準(zhǔn)來填寫，出差結(jié)束后，必

須按照實際發(fā)生的各種費用報銷。如果不按實際發(fā)生的費用報銷，發(fā)現(xiàn)超出報

銷范圍或者報銷假賬，一律不允許報銷，不能報銷的部分還要根據(jù)金額的多少

進(jìn)行處罰，例如留抵下次報銷時累計金額不得報銷。本公司開通有線上差旅費

審批流程，在員工將要出差時，可以線上操作提出出差申請，方便在出差的時

候，審批流程能夠完結(jié)。如果有特殊情況不能走線上申請的，就需要及時的填

寫線下審批，因為這些報銷申請表是報銷的一項重要單據(jù)，所以必須要按照公

司要求填寫，防止報銷差旅費時出現(xiàn)報銷不了的情況。根據(jù)公司的報銷制度要

求，招待客戶和出差前必須先進(jìn)行審批申請。出差結(jié)束后，必須按照實際發(fā)生

的費用報銷，不允許超出報銷范圍或報銷假賬。公司開通有線上審批流程方便

員工操作出差申請，并且強(qiáng)調(diào)了報銷申請表是一項重要單據(jù)，必須按照公司要

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求填寫以確保報銷順利。

表2-1預(yù)支申請表

預(yù)支申請表

時間

地點

客戶名稱

洽談哪方面業(yè)務(wù)

公司陪同人員

招待客戶標(biāo)準(zhǔn)

交通費

住宿費

出差補助

其他

3.2出差制度

（一）公司嚴(yán)格執(zhí)行出差申報制度，出差前要填寫《出差申報表》，對出

差地點、出差事由、出差時間、借錢數(shù)額等進(jìn)行詳細(xì)說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確

認(rèn)后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可出差。本人緊急出差，按照流程，先墊付費用后

補報，以備不時之需。

表2-2出差申請單

出差申請單

出差地出差事由天數(shù)借款額部門負(fù)責(zé)分管領(lǐng)導(dǎo)

人意見意見

(二)出差用款需經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟绦颍杩顣r需持《出差借款單》，并按

《借款單》規(guī)定填寫，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，經(jīng)所在單位領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，才

能批準(zhǔn)財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)出借。

表2-3出差借款單

出差借款單

借款用途借款金額部門負(fù)責(zé)人意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見財務(wù)部門意見

(三)出差人員回來后，應(yīng)將出差情況在《出差申報清單》報告欄詳細(xì)報告，

由科室負(fù)責(zé)人審核報告結(jié)果，并向分管領(lǐng)導(dǎo)提交審核意見，《出差申報清單》

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報告欄分別記下各自的意見。

(四)出差補助和費用報銷單由出差人員填寫，并按《出差申請單》規(guī)定的

標(biāo)準(zhǔn)和出差有效單證報送財務(wù)部門審核報銷。

(五)差旅費，凡差旅費與出差申請單所列事項不符的，必須經(jīng)派出機(jī)構(gòu)負(fù)

責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審核核實并出具若干意見后方可報銷。

(六)差旅費報銷工作必須按時完成，凡因私人因素導(dǎo)致發(fā)票過期或未達(dá)到

財務(wù)入賬標(biāo)準(zhǔn)的，相應(yīng)費用自理。

(七)各主管部門負(fù)責(zé)人按照“前賬不清，后賬不借”的規(guī)定，對本部門

出差費用的真實性、合法性負(fù)責(zé)，借款手續(xù)應(yīng)在出差前補齊。

3.3發(fā)生可報銷的費用之后及時整理

招待完客戶以后，應(yīng)該及時填寫費用報銷申請表，按要求粘貼好發(fā)票，附

上預(yù)支申請表，履行審批流程申請報銷；出差結(jié)束后，及時據(jù)實編寫出差報

告，整理相關(guān)票據(jù)，并在票據(jù)粘貼單上按規(guī)定粘貼，填寫報銷單，履行審批流

程申請報銷。

表2-4報銷申請表

報銷申請表

時間

地點

客戶

名稱

洽談哪方面業(yè)務(wù)

公司陪同人員

招待客戶標(biāo)準(zhǔn)

交通費

住宿費

出差補助

其他

3.4費用報銷細(xì)則

為了更好地管理公司，節(jié)約差旅費支出，控制公司成本，特根據(jù)公司發(fā)展

情況制定符合公司情況不同費用報銷的各項規(guī)定。

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(1)交通費報銷規(guī)定

出差可乘坐飛機(jī)、高鐵動車、火車、輪船、大巴車。

表2-5交通費報銷規(guī)定表1

乘坐的交通工具級別

飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙

高鐵動車二等座

火車硬臥、硬座、硬臥、動臥

輪船三等座

大巴車普通座

乘坐大巴車時間過長的可以乘坐火車，乘坐火車時間過長的可以乘坐高鐵

或者飛機(jī)。

表2-6交通費報銷規(guī)定表2

原來乘坐的交通限制可換乘

工具

大巴車乘坐時間超過八小時火車硬座

火車乘坐時間超過八小時高鐵二等座或飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙

如果您沒有按照公司規(guī)定乘坐交通工具，您將承擔(dān)超出部分的費用。如果

您有特殊情況需要乘坐飛機(jī)，請?zhí)崆跋蛳嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)報備，并等待領(lǐng)導(dǎo)審批和總經(jīng)

理審核，財務(wù)會計完成登記備案后方可乘坐。員工出差時，可以享受報銷政策，

包括省內(nèi)外的交通費用，以及省外的交通費用。市內(nèi)每天報銷交通費不超過

200元的上限。

表2-7交通費報銷規(guī)定表3

省內(nèi)每日交通費

打車不超過一百五十元

公交不超過五十元

每日合計不超過二百元

(2)住宿費報銷規(guī)定

為了遵守公司的節(jié)約原則，我們必須選用合同中規(guī)定的賓館。如果有多

人出差，我們會確定每兩個人入住標(biāo)準(zhǔn)間，不能選用奢華套間。出差途中的食

宿費用將按實際情況報銷。在選定入住賓館時，應(yīng)當(dāng)選定能否開具增值稅專用

發(fā)票的賓館，而不得使用普通發(fā)票作為食宿費用的發(fā)票所開具。如果因特殊原

因無法開具專門發(fā)票，則需要提交書面申請，并經(jīng)過本公司負(fù)責(zé)人簽字后方可

提交報銷。

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表2-8住宿費報銷規(guī)定表

數(shù)量入住地點入住標(biāo)準(zhǔn)開票要求其他

單人公司協(xié)議酒店標(biāo)準(zhǔn)間或單間必須開具增值稅

專用發(fā)票

多人公司協(xié)議酒店每兩人入住標(biāo)必須開具增值稅

準(zhǔn)間專用發(fā)票

(3)出差補助

應(yīng)該明確規(guī)定差旅補助的支付依據(jù)，必須提供完整的行程路線和出行記錄，

才能夠獲得報銷。乘坐火車、坐飛機(jī)必須要有相應(yīng)的票據(jù)，乘坐不同的交通工

具必須要有與該交通工具相對應(yīng)的票據(jù)，不得造價或與該交通工具不符的票據(jù)，

否則不予報銷。

3.5差旅費報銷制度補充條款

（1）差旅費報銷的各種單據(jù)必須要真實可靠。

（2）報銷的單據(jù)必須有出具單位的簽章。

（3）報賬單據(jù)能開增值稅發(fā)票的一定要開增值稅發(fā)票。

（4）報銷時要根據(jù)本公司要求將需要粘貼的單據(jù)按照財務(wù)部門的要求粘

貼，不得亂貼，要保持單據(jù)粘貼的穩(wěn)定性。

（5）不得拿已經(jīng)報銷過的單據(jù)進(jìn)行二次報銷。

（6）不得進(jìn)行虛假報銷，招待客戶產(chǎn)生的招待費要真是有效。

（7）不得報銷他人的單據(jù)。

（8）報銷時如果存在其他問題的，要經(jīng)相關(guān)人員進(jìn)行多次核查和證實，

確保報銷耽誤無問題時才可進(jìn)行報銷，