公司保密工作與檔案管理規(guī)定

公司保密工作與檔案管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u28648第一章總則 146881.1目的與依據(jù) 135721.2適用范圍 2278761.3保密原則 211054第二章保密組織機(jī)構(gòu)與職責(zé) 2115032.1保密組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 2184282.2保密組織機(jī)構(gòu)職責(zé) 2213322.3各部門保密職責(zé) 29090第三章保密范圍與密級(jí)確定 213513.1保密范圍 2118353.2密級(jí)確定 3146033.3密級(jí)變更 330277第四章保密措施 365304.1涉密人員管理 38274.2涉密載體管理 3243744.3保密區(qū)域管理 31411第五章檔案管理 448145.1檔案分類與編號(hào) 475575.2檔案歸檔與保管 430835.3檔案利用與借閱 424870第六章保密與檔案監(jiān)督檢查 4229746.1監(jiān)督檢查內(nèi)容 4149626.2監(jiān)督檢查方式 4251706.3問題處理與整改 520585第七章保密與檔案違規(guī)處理 5189247.1違規(guī)行為界定 5295027.2處罰措施 5210297.3責(zé)任追究 53983第八章附則 5186608.1解釋權(quán) 521428.2施行日期 517808.3其他規(guī)定 5第一章總則1.1目的與依據(jù)為加強(qiáng)公司的保密工作和檔案管理，保證公司的商業(yè)秘密和各類檔案的安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部人員。涉及公司的各類文件、資料、檔案、信息等的保密和管理工作，均應(yīng)遵循本規(guī)定。1.3保密原則公司的保密工作遵循以下原則：嚴(yán)格管理、保證安全、突出重點(diǎn)、便利工作。公司對(duì)各類秘密信息進(jìn)行分類管理，根據(jù)不同的密級(jí)采取相應(yīng)的保密措施。同時(shí)公司鼓勵(lì)員工積極參與保密工作，提高保密意識(shí)，自覺遵守保密規(guī)定。第二章保密組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)2.1保密組織機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，作為公司保密工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人組成。同時(shí)各部門設(shè)立保密工作小組，負(fù)責(zé)本部門的保密工作。2.2保密組織機(jī)構(gòu)職責(zé)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)包括：制定和完善公司的保密制度和措施；審查和確定公司的保密范圍和密級(jí)；監(jiān)督和檢查公司的保密工作執(zhí)行情況；處理公司的保密和糾紛等。各部門保密工作小組的職責(zé)包括：落實(shí)公司的保密制度和措施；對(duì)本部門的涉密人員、涉密載體和保密區(qū)域進(jìn)行管理；定期向保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告本部門的保密工作情況等。2.3各部門保密職責(zé)各部門應(yīng)根據(jù)公司的保密要求，結(jié)合本部門的工作實(shí)際，制定本部門的保密工作細(xì)則。具體職責(zé)包括：對(duì)本部門的員工進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)；管理本部門的涉密文件和資料；對(duì)本部門的工作場(chǎng)所進(jìn)行保密檢查等。同時(shí)各部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作，共同做好公司的保密工作。第三章保密范圍與密級(jí)確定3.1保密范圍公司的保密范圍包括但不限于：公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)管理信息、客戶信息、財(cái)務(wù)信息等。商業(yè)秘密包括公司的市場(chǎng)策略、銷售計(jì)劃、產(chǎn)品研發(fā)信息等；技術(shù)秘密包括公司的專利技術(shù)、專有技術(shù)、技術(shù)文檔等；經(jīng)營(yíng)管理信息包括公司的管理制度、流程文件、決策信息等；客戶信息包括客戶的名單、聯(lián)系方式、交易記錄等；財(cái)務(wù)信息包括公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算方案、成本核算等。3.2密級(jí)確定公司的秘密信息根據(jù)其重要性和泄露后可能造成的損害程度，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。絕密級(jí)信息是指最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密級(jí)信息是指重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害；秘密級(jí)信息是指一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受損害。密級(jí)的確定由保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行。3.3密級(jí)變更當(dāng)公司的秘密信息的重要性或泄露后可能造成的損害程度發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行密級(jí)變更。密級(jí)變更由原確定密級(jí)的部門提出申請(qǐng)，經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審查批準(zhǔn)后進(jìn)行。第四章保密措施4.1涉密人員管理公司對(duì)涉密人員進(jìn)行分類管理，根據(jù)其接觸的秘密信息的密級(jí)和范圍，分為核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員。對(duì)涉密人員進(jìn)行資格審查和背景調(diào)查，簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。定期對(duì)涉密人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。對(duì)涉密人員的離職進(jìn)行嚴(yán)格管理，辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保密審查，收回其持有的涉密載體，保證公司的秘密信息不被泄露。4.2涉密載體管理對(duì)涉密載體進(jìn)行分類管理，包括紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、磁帶等。對(duì)涉密載體的制作、收發(fā)、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證涉密載體的安全。涉密載體的制作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，標(biāo)明密級(jí)和編號(hào)，并按照規(guī)定進(jìn)行審批。涉密載體的收發(fā)、傳遞應(yīng)通過機(jī)要渠道或?qū)Ｈ藗鬟f，嚴(yán)禁通過普通郵件或傳真?zhèn)鬟f。涉密載體的使用應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，使用后及時(shí)歸還。涉密載體的保管應(yīng)存放在專用的保密柜中，由專人負(fù)責(zé)管理。涉密載體的銷毀應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行，由專人監(jiān)督，保證涉密信息不被泄露。4.3保密區(qū)域管理公司劃定保密區(qū)域，包括辦公室、實(shí)驗(yàn)室、機(jī)房、檔案室等。對(duì)保密區(qū)域進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。在保密區(qū)域內(nèi)，嚴(yán)禁使用無(wú)線通信設(shè)備、拍照、錄像等行為。對(duì)進(jìn)入保密區(qū)域的人員進(jìn)行登記和審查，攜帶的物品進(jìn)行檢查，保證保密區(qū)域的安全。第五章檔案管理5.1檔案分類與編號(hào)公司的檔案按照其內(nèi)容和性質(zhì)，分為行政管理檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。對(duì)各類檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立檔案目錄，便于查詢和管理。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可識(shí)別性，采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則進(jìn)行編制。5.2檔案歸檔與保管公司的各類文件、資料、記錄等應(yīng)及時(shí)歸檔，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案歸檔應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，經(jīng)過審核和審批后，移交檔案室進(jìn)行保管。檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。檔案的保管應(yīng)按照檔案的密級(jí)和重要性進(jìn)行分類存放，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證檔案的安全。5.3檔案利用與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。公司外部人員查閱檔案時(shí)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。檔案的借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、損壞、丟失檔案。第六章保密與檔案監(jiān)督檢查6.1監(jiān)督檢查內(nèi)容監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：保密制度和檔案管理制度的執(zhí)行情況；涉密人員、涉密載體和保密區(qū)域的管理情況；檔案的歸檔、保管和利用情況等。檢查是否存在違反保密和檔案管理規(guī)定的行為，以及保密和檔案管理工作中存在的問題和隱患。6.2監(jiān)督檢查方式監(jiān)督檢查采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行。檢查可以通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。6.3問題處理與整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施。對(duì)于輕微的違規(guī)行為，給予批評(píng)教育和警告；對(duì)于嚴(yán)重的違規(guī)行為，按照公司的規(guī)定進(jìn)行處罰。同時(shí)要求相關(guān)部門和人員制定整改措施，限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，保證問題得到徹底解決。第七章保密與檔案違規(guī)處理7.1違規(guī)行為界定違反公司保密和檔案管理規(guī)定的行為，包括但不限于：泄露公司秘密信息；擅自復(fù)制、摘抄、銷毀涉密載體；未按規(guī)定進(jìn)行檔案歸檔、保管和利用；違反涉密人員管理規(guī)定等。7.2處罰措施對(duì)違反保密和檔案管理規(guī)定的行為，根據(jù)其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括：警告、罰款、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。同時(shí)對(duì)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)要求其賠償相應(yīng)的損失；對(duì)構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責(zé)任。7.3責(zé)任追究對(duì)違反保密和檔案管理規(guī)定的