普通企業(yè)文件與檔案管理辦法

普通企業(yè)文件與檔案管理辦法TOC\o"1-2"\h\u31474第一章文件與檔案管理的總則 1247631.1目的與依據(jù) 1250901.2適用范圍 2186811.3管理原則 22973第二章文件的形成與收集 2300242.1文件的分類與編號 268972.2文件的形成要求 2234642.3文件的收集流程 214179第三章文件的歸檔 3291213.1歸檔范圍與時間 393183.2歸檔文件的質(zhì)量要求 3184083.3歸檔手續(xù) 318693第四章檔案的分類與編號 4268664.1檔案分類方法 4114714.2檔案編號規(guī)則 435844.3分類與編號的調(diào)整 423807第五章檔案的保管 4280245.1檔案保管設(shè)施 410535.2檔案保管條件 4262875.3檔案的存放與排列 43945第六章檔案的利用 561746.1檔案查閱規(guī)定 5227286.2檔案借閱手續(xù) 571956.3檔案利用的限制 516667第七章檔案的銷毀 5185347.1檔案銷毀的條件 5179407.2檔案銷毀的程序 5284267.3檔案銷毀的監(jiān)督 614356第八章附則 6213498.1解釋權(quán) 660368.2實施日期 6236368.3相關(guān)表格清單 6第一章文件與檔案管理的總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)企業(yè)文件與檔案的管理，保證文件與檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高文件與檔案的利用價值，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)實際情況，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于本企業(yè)內(nèi)部各類文件與檔案的管理，包括行政管理文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等。同時也適用于下屬分支機(jī)構(gòu)和部門的文件與檔案管理工作。1.3管理原則文件與檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則。企業(yè)的文件與檔案應(yīng)由專門的管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證管理的規(guī)范性和一致性。（2）完整性原則。文件與檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)應(yīng)保證文件與檔案的完整性，不得遺漏或丟失。（3）準(zhǔn)確性原則。文件與檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，真實反映企業(yè)的各項活動和業(yè)務(wù)情況。（4）安全性原則。采取必要的安全措施，保證文件與檔案的安全，防止文件與檔案的損毀、丟失和泄露。（5）便利性原則。文件與檔案的管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。第二章文件的形成與收集2.1文件的分類與編號企業(yè)文件按照內(nèi)容和性質(zhì)可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人事管理類等。文件編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。例如，行政管理類文件可以以“XZ”開頭，業(yè)務(wù)管理類文件以“YW”開頭，財務(wù)管理類文件以“CW”開頭，人事管理類文件以“RS”開頭，后面跟具體的編號。2.2文件的形成要求文件的形成應(yīng)符合以下要求：（1）文件的內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映實際情況。（2）文件的格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，符合企業(yè)的文件格式要求。（3）文件的語言應(yīng)簡潔、明了，避免使用模糊、含混的詞匯。（4）文件的簽署應(yīng)符合企業(yè)的審批流程，保證文件的合法性和有效性。2.3文件的收集流程文件的收集應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：（1）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集工作，定期將本部門的文件進(jìn)行整理和匯總。（2）收集人員應(yīng)按照文件的分類和編號要求，對文件進(jìn)行分類和編號，并填寫文件收集清單。（3）收集人員將整理好的文件和收集清單提交給文件管理部門，文件管理部門進(jìn)行審核和接收。第三章文件的歸檔3.1歸檔范圍與時間歸檔范圍包括企業(yè)在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，如重要的會議文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。歸檔時間應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般來說，行政管理文件應(yīng)在每年年底進(jìn)行歸檔，業(yè)務(wù)文件應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)進(jìn)行歸檔，財務(wù)文件應(yīng)在會計年度結(jié)束后三個月內(nèi)進(jìn)行歸檔，人事文件應(yīng)在員工離職后一個月內(nèi)進(jìn)行歸檔。3.2歸檔文件的質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)符合以下質(zhì)量要求：（1）文件應(yīng)為原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供具有法律效力的復(fù)印件。（2）文件應(yīng)完整、無破損，字跡清晰，圖表整潔。（3）文件的裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。（4）文件的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)過審核和批準(zhǔn)，保證其準(zhǔn)確性和合法性。3.3歸檔手續(xù)歸檔手續(xù)包括以下內(nèi)容：（1）歸檔人員應(yīng)填寫歸檔申請表，注明歸檔文件的名稱、編號、數(shù)量、歸檔時間等信息。（2）文件管理部門對歸檔文件進(jìn)行審核，如發(fā)覺問題應(yīng)及時通知歸檔人員進(jìn)行整改。（3）審核通過后，文件管理部門在歸檔申請表上簽字蓋章，并將歸檔文件存入檔案庫。第四章檔案的分類與編號4.1檔案分類方法檔案分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況和管理需要，采用科學(xué)合理的分類方法。例如，可以按照部門分類，將檔案分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、財務(wù)管理檔案、人事管理檔案等；也可以按照時間分類，將檔案分為年度檔案、季度檔案、月度檔案等；還可以按照項目分類，將檔案分為工程項目檔案、科研項目檔案、市場項目檔案等。4.2檔案編號規(guī)則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、可擴(kuò)展性的原則。編號規(guī)則可以采用分類號加流水號的方式，例如，行政管理檔案的編號可以為“XZ001”、“XZ002”等，業(yè)務(wù)管理檔案的編號可以為“YW001”、“YW002”等。4.3分類與編號的調(diào)整當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、管理模式等發(fā)生變化時，應(yīng)及時對檔案的分類與編號進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和論證，保證調(diào)整后的分類與編號更加科學(xué)合理，符合企業(yè)的發(fā)展需要。第五章檔案的保管5.1檔案保管設(shè)施企業(yè)應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，如檔案庫房、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，保證檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等要求，庫房內(nèi)的溫度和濕度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)。5.2檔案保管條件檔案保管應(yīng)滿足以下條件：（1）檔案應(yīng)按照分類和編號的要求，整齊地存放于檔案柜中，便于查找和利用。（2）檔案庫房應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行打掃和消毒。（3）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)覺檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。5.3檔案的存放與排列檔案的存放與排列應(yīng)按照一定的規(guī)律進(jìn)行，便于管理和利用。例如，可以按照分類號的順序進(jìn)行存放，同一類檔案應(yīng)按照編號的順序依次排列。也可以按照時間順序進(jìn)行存放，將同一時間段的檔案存放在一起。第六章檔案的利用6.1檔案查閱規(guī)定查閱檔案應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1）查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（2）查閱檔案應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，不得將檔案帶出指定地點。（3）查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、勾畫、折疊，不得損壞檔案。6.2檔案借閱手續(xù)借閱檔案應(yīng)辦理以下手續(xù)：（1）借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（2）借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（3）檔案管理部門應(yīng)定期對借閱的檔案進(jìn)行催還，保證檔案的及時歸還。6.3檔案利用的限制檔案的利用應(yīng)受到一定的限制，以保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密和個人隱私。例如，涉及企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得對外提供查閱和借閱；涉及個人隱私的檔案，未經(jīng)本人同意，不得對外提供查閱和借閱。第七章檔案的銷毀7.1檔案銷毀的條件檔案銷毀應(yīng)符合以下條件：（1）保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的檔案。（2）經(jīng)鑒定確認(rèn)為無保存價值的檔案。（3）因特殊原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法、違規(guī)等情況。7.2檔案銷毀的程序檔案銷毀應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（1）檔案管理部門提出銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附相關(guān)的鑒定材料。（2）企業(yè)負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，如同意銷毀，應(yīng)簽署意見。（3）檔案管理部門組織人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點和核對，并編制銷毀清單。（4）銷毀清單經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。7.3檔案銷毀的監(jiān)督檔案銷毀過程應(yīng)接受企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門的監(jiān)督