【課件】房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范

房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范by目錄總則目的和適用范圍術(shù)語和定義管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)管理機(jī)構(gòu)管理職責(zé)檔案資料的收集和歸檔收集范圍收集時(shí)間收集方式檔案分類和編號(hào)檔案資料的保管和維護(hù)實(shí)體檔案管理電子檔案管理檔案查閱和調(diào)用1.總則本規(guī)范適用于房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料的管理，旨在規(guī)范工程檔案資料的收集、整理、保管、維護(hù)、利用和管理，確保工程檔案資料的完整性、真實(shí)性、可靠性，為工程建設(shè)和管理提供可靠依據(jù)。1.1目的和適用范圍1規(guī)范目的為了更好地管理房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料，確保其完整性、真實(shí)性、有效性，以及信息資源的可利用性，制定本規(guī)范。2適用范圍本規(guī)范適用于房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項(xiàng)目的所有階段，包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、運(yùn)營、維護(hù)等階段。1.2術(shù)語和定義工程檔案指在房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、影像、聲像等資料。檔案資料是指工程檔案中的具體內(nèi)容，包括設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件、驗(yàn)收文件、工程結(jié)算文件等。檔案管理是指對(duì)工程檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程的管理活動(dòng)。2.管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)工程檔案資料管理工作需要明確的機(jī)構(gòu)和責(zé)任，以確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。管理機(jī)構(gòu)通常設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)制定管理制度、組織實(shí)施、監(jiān)督檢查等工作。管理職責(zé)明確各部門和人員的職責(zé)范圍，如設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料收集、整理、歸檔責(zé)任。2.1管理機(jī)構(gòu)房屋建筑工程檔案管理機(jī)構(gòu)由建設(shè)單位設(shè)立的專職或兼職管理機(jī)構(gòu)。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理機(jī)構(gòu)由城市建設(shè)管理部門設(shè)立的專職或兼職管理機(jī)構(gòu)。2.2管理職責(zé)制定制度制定并完善工程檔案資料管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理規(guī)范化、科學(xué)化。監(jiān)督檢查定期或不定期對(duì)工程檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。人員培訓(xùn)組織開展工程檔案資料管理人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。3.檔案資料的收集和歸檔3.1收集范圍全面收集工程建設(shè)全過程的檔案資料，包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、使用等環(huán)節(jié)。3.2收集時(shí)間在工程建設(shè)的各個(gè)階段及時(shí)收集，并做好資料整理和歸檔工作。3.1收集范圍項(xiàng)目文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、工程設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、招標(biāo)文件、工程變更文件等。施工過程文件包括工程開工報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、安全生產(chǎn)記錄、材料進(jìn)場(chǎng)記錄、工程驗(yàn)收記錄等?？⒐の募üこ炭⒐を?yàn)收文件、工程結(jié)算文件、工程保修文件、竣工圖紙等。其他相關(guān)文件包括與工程建設(shè)相關(guān)的技術(shù)文件、管理文件、法律文件等。3.2收集時(shí)間施工階段在施工階段，應(yīng)及時(shí)收集項(xiàng)目相關(guān)的資料，包括施工圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收記錄等?？⒐るA段在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)及時(shí)整理并收集完整的項(xiàng)目檔案，包括竣工圖紙、工程資料、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.3收集方式現(xiàn)場(chǎng)收集施工過程中，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)收集相關(guān)文件，并及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。部門移交各部門根據(jù)職責(zé)，將相關(guān)文件整理后移交給檔案管理部門。電子數(shù)據(jù)收集利用電子設(shè)備，收集并保存相關(guān)數(shù)據(jù)，確保信息完整性和安全性。3.4檔案分類和編號(hào)1按工程類型分類房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施等。2按工程階段分類設(shè)計(jì)、施工、竣工等。3按檔案內(nèi)容分類圖紙、文件、資料等。4.檔案資料的保管和維護(hù)實(shí)體檔案管理確保檔案完整性、安全性，制定規(guī)范的管理流程。電子檔案管理建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)安全，并制定備份策略。4.1實(shí)體檔案管理確保檔案材料的完整性和安全性。建立完善的檔案保管制度，包括借閱、歸還、銷毀等流程。定期對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行整理、維護(hù)和修復(fù)。4.2電子檔案管理數(shù)字化管理數(shù)據(jù)安全信息共享4.3檔案查閱和調(diào)用查閱權(quán)限明確檔案查閱權(quán)限，規(guī)范查閱流程。調(diào)用手續(xù)建立完善的檔案調(diào)用手續(xù)，確保檔案安全。查閱記錄詳細(xì)記錄檔案查閱情況，便于追溯和管理。5.檔案資料的移交和銷毀檔案資料移交是指將工程竣工后的檔案資料移交給相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)保管。檔案資料銷毀是指對(duì)已經(jīng)過期的或不再具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀處理。資料移交移交的檔案資料包括：竣工圖紙、工程技術(shù)文件、施工記錄、驗(yàn)收資料等。資料銷毀銷毀的檔案資料包括：已過期的技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)文件、施工記錄等。資料移交1移交時(shí)間工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)向工程檔案管理機(jī)構(gòu)移交工程檔案資料。2移交內(nèi)容移交的檔案資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、齊全，并符合國家有關(guān)規(guī)定。3移交手續(xù)建設(shè)單位和工程檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)辦理正式的檔案移交手續(xù)，并簽署移交清單。5.2資料銷毀資料銷毀標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)相關(guān)法規(guī)，對(duì)超過保管期限的檔案資料進(jìn)行銷毀。銷毀程序制定銷毀計(jì)劃，經(jīng)相關(guān)部門審批后，進(jìn)行銷毀操作。銷毀記錄詳細(xì)記錄銷毀的資料名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息，并留存相關(guān)證明。6.檔案資料的安全保護(hù)重要性房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料，對(duì)于工程建設(shè)、維護(hù)、管理、研究和歷史記錄具有重要價(jià)值，確保其安全至關(guān)重要。保護(hù)措施需要采取嚴(yán)格的安全措施，包括物理安全、信息安全和管理安全。6.1防災(zāi)防盜措施安全措施制定完善的防災(zāi)防盜預(yù)案，確保檔案資料的安全。技術(shù)措施安裝監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)等技術(shù)設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控和安全防范。6.2應(yīng)急預(yù)案火災(zāi)洪水地震盜竊檔案資料的利用和服務(wù)資料共享與交流促進(jìn)檔案資料的有效利用,推動(dòng)工程建設(shè)信息化發(fā)展。資料檢索與利用提供便捷的檢索途徑,滿足不同用戶的查詢需求。資料共享與交流1內(nèi)部共享促進(jìn)不同部門之間的信息流通，提高工作效率。2外部交流與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)建立檔案資料共享機(jī)制，促進(jìn)資源整合。3信息公開根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，及時(shí)公開相關(guān)檔案資料，提升信息透明度。資料檢索與利用檢索系統(tǒng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需資料。利用方式提供多種資料利用方式，包括現(xiàn)場(chǎng)查閱、資料復(fù)印、電子版下載等。監(jiān)督管理工程檔案管理需要嚴(yán)格監(jiān)督管理，以確保檔案資料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。1定期檢查對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2績(jī)效考核對(duì)檔案管理工作進(jìn)行績(jī)效考核，鼓勵(lì)優(yōu)勝劣汰。3建立制度建立健全檔案管理制度，規(guī)范管理流程。8.1檢查與考核定期檢查定期進(jìn)行檔案資料的檢查，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性?？己嗽u(píng)估對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行定期考核，