秘書(shū)工作崗位職責(zé)

秘書(shū)工作崗位職責(zé)1.總則為了規(guī)范和提高公司秘書(shū)工作的效率和質(zhì)量，訂立本制度。本制度適用于公司全部秘書(shū)崗位，旨在明確秘書(shū)工作的職責(zé)、要求和工作流程，確保秘書(shū)能夠高效地幫助管理人員完成各項(xiàng)工作。2.職責(zé)描述公司秘書(shū)是公司管理層助理，負(fù)責(zé)幫助管理人員開(kāi)展工作，具體職責(zé)如下：2.1參加會(huì)議管理幫助管理人員組織會(huì)議，包含會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議布置、會(huì)議室預(yù)訂等工作。負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和紀(jì)要的撰寫(xiě)、整理和歸檔。跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，并及時(shí)向管理人員匯報(bào)。2.2報(bào)告和文件管理幫助管理人員起草、整理和編輯各類(lèi)報(bào)告、文件和信函等。負(fù)責(zé)公司文件的歸檔和管理，確保文件的安全和易查性。維護(hù)管理人員的辦公檔案，包含個(gè)人文件、工作經(jīng)過(guò)和業(yè)績(jī)等。2.3客戶和合作伙伴溝通負(fù)責(zé)接待來(lái)訪客戶和合作伙伴，供應(yīng)必需的支持和服務(wù)。跟進(jìn)客戶和合作伙伴的需求和問(wèn)題，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給管理人員并協(xié)調(diào)解決。2.4行政協(xié)調(diào)和布置負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)合設(shè)施的管理和維護(hù)，確保正常使用和良好環(huán)境。協(xié)調(diào)管理人員的日常工作布置，包含會(huì)議布置、行程布置等。處理管理人員的商務(wù)出行手續(xù)和行程布置，包含機(jī)票、車(chē)輛、留宿等。2.5信息收集和整理負(fù)責(zé)搜集和整理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的信息和資料。幫助管理人員對(duì)信息進(jìn)行篩選、分析和總結(jié)，供應(yīng)決策參考。2.6其他工作執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他合理工作任務(wù)。3.工作要求為了能夠勝任秘書(shū)工作，以下是對(duì)秘書(shū)的基本要求：3.1知識(shí)技能要求具備較強(qiáng)的辦公軟件操作本領(lǐng)，包含文字處理、電子表格、幻燈片等。具備良好的人際溝通和協(xié)調(diào)本領(lǐng)，能夠與各級(jí)員工、客戶和合作伙伴有效溝通。具備較強(qiáng)的組織和協(xié)調(diào)本領(lǐng)，能夠合理布置時(shí)間和資源，處理多任務(wù)。具備較強(qiáng)的英語(yǔ)讀寫(xiě)本領(lǐng)，能夠與外籍員工、客戶和合作伙伴溝通。3.2專業(yè)背景要求具備本科及以上學(xué)歷，管理、行政或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先考慮。具備3年以上秘書(shū)或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，有跨國(guó)公司工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮。具備肯定的行業(yè)背景和相關(guān)知識(shí)，能夠理解和處理公司業(yè)務(wù)需求。3.3品德要求具備良好的職業(yè)操守和道德品質(zhì)，保守商業(yè)秘密，并樂(lè)觀推動(dòng)公司合規(guī)。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)和操作本領(lǐng)，確保公司緊要信息的安全性。具備良好的團(tuán)隊(duì)合作精神和獨(dú)立工作本領(lǐng)，能夠承當(dāng)工作壓力和責(zé)任。4.工作流程公司秘書(shū)的工作流程如下：4.1接收任務(wù)秘書(shū)依據(jù)管理人員的要求和工作布置，接收并確認(rèn)所承當(dāng)?shù)娜蝿?wù)。4.2任務(wù)準(zhǔn)備秘書(shū)收集、整理和準(zhǔn)備完成任務(wù)所需的信息和資料。4.3任務(wù)執(zhí)行秘書(shū)依照任務(wù)要求和工作計(jì)劃進(jìn)行任務(wù)的執(zhí)行，確保任務(wù)定時(shí)、高效完成。4.4任務(wù)報(bào)告秘書(shū)依據(jù)任務(wù)的要求和管理人員的要求，及時(shí)向管理人員報(bào)告任務(wù)的進(jìn)展和結(jié)果。4.5任務(wù)歸檔秘書(shū)依據(jù)公司規(guī)定的文件管理流程，將完成的任務(wù)文件進(jìn)行整理和歸檔。5.監(jiān)督與評(píng)估公司將連續(xù)監(jiān)督和評(píng)估秘書(shū)的工作表現(xiàn)，包含但不限于以下方式：定期對(duì)秘書(shū)的工作質(zhì)量和效率進(jìn)行評(píng)估和考核。監(jiān)督秘書(shū)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。定期組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升秘書(shū)的專業(yè)技能和知識(shí)。6.責(zé)任與違約處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的秘書(shū)，公司將依據(jù)具體情況采取相應(yīng)的