DB11-T 1357-2016 綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范

ICS01.140.20

A14

備案號：DB11

北京市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB11/T1357—2016

綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范

Specificationofarchivaldigitalresourcemanagement

forcomprehensivearchives

2016-10-19發(fā)布2017-02-01實(shí)施

北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布

DB11/T1357—2016

綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源整理、建庫、存儲、利用、維護(hù)、傳輸和安全等工作的

技術(shù)要求和管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源的全流程綜合管理。本標(biāo)準(zhǔn)不適用于涉密檔案數(shù)字資源

的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T20163中國檔案機(jī)讀目錄格式

GB/T20271信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)通用安全技術(shù)要求

GB/T20988信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

GB/T22239信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求

GB/T24363信息安全技術(shù)信息安全應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃規(guī)范

DA/T13檔號編制規(guī)則

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T54照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

DB11/T765.7檔案數(shù)字化規(guī)范第7部分：成果存儲與利用

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

綜合檔案館comprehensivearchives

檔案館的一種類型。指按行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的，收集和管理所轄范圍內(nèi)多種門類檔案的檔案

館。

注：如中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館，以及各省檔案館、市檔案館、縣檔案館等。

3.2

檔案數(shù)字資源archivaldigitalresource

以數(shù)字形式存在的各類檔案資源。

注：一般包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本、電子檔案、電子資料和數(shù)字編研成果等。

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3.3

資源庫resourcelibrary

按照一定邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行組織、存儲，便于管理和檢索的數(shù)字資源集合。

3.4

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)structureddata

存儲在數(shù)據(jù)庫里,可用二維表結(jié)構(gòu)來邏輯表達(dá)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)。

注：一般包括目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。

3.5

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)unstructureddata

不便于用二維表結(jié)構(gòu)來邏輯表達(dá)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)。

注：一般包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻等數(shù)據(jù)。

3.6

發(fā)布release

將檔案數(shù)字資源向不同環(huán)境或平臺推送的過程。

4總則

4.1應(yīng)確定檔案數(shù)字資源管理工作的總體原則，編制中長期規(guī)劃，與本地區(qū)、本行業(yè)、本單位信息化

建設(shè)相適應(yīng)。

4.2應(yīng)建立安全保障體系，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段和管理方法，保證檔案數(shù)字資源的真實(shí)、完整、可用及

安全。

4.3應(yīng)建立管理工作制度、審批授權(quán)制度、監(jiān)督檢查制度、人員管理培訓(xùn)制度等，具體要求如下：

a)明確工作流程，編制技術(shù)操作手冊和管理細(xì)則等；

b)明確審批授權(quán)的范圍、權(quán)限內(nèi)容、方式和程序等；

c)明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方式、頻率和責(zé)任人等；

d)明確人員崗位職責(zé)和要求，以及人員培訓(xùn)的內(nèi)容、方式、對象和頻率等。

4.4檔案數(shù)字資源所依托的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其選型和建設(shè)應(yīng)：

a)遵從集約化建設(shè)、綠色環(huán)保、正版化、國產(chǎn)化原則；

b)綜合考慮業(yè)務(wù)需求、安全性、可擴(kuò)展性、運(yùn)行維護(hù)和管理成本等因素。

5整理

5.1應(yīng)檢查檔案數(shù)字資源格式、元數(shù)據(jù)、目錄著錄項(xiàng)、存儲結(jié)構(gòu)、命名等是否規(guī)范，并將不規(guī)范內(nèi)容

按要求進(jìn)行整理、規(guī)范。

5.2整理前應(yīng)將待整理數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

5.3整理應(yīng)在臨時(shí)處理庫中進(jìn)行。

5.4整理應(yīng)履行審批程序，方可操作。

5.5檔案數(shù)字資源格式應(yīng)符合如下要求：

a)文本類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括PDF、OFD格式等；

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DB11/T1357—2016

b)數(shù)據(jù)類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

c)圖形類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量圖格式等；

d)圖像類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括JPEG、TIFF格式等；

e)音頻類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括WAV、MP3格式等；

f)視頻類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

5.6檔案數(shù)字資源的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合如下要求：

a)文書類元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T46的要求；

b)照片類元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T54的要求。

5.7檔案數(shù)字資源的目錄著錄項(xiàng)應(yīng)符合DA/T18的要求。

6建庫

6.1應(yīng)整體規(guī)劃建設(shè)檔案數(shù)字資源庫，有效整合不同類別、依托不同操作系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)字資

源。

6.2宜根據(jù)臨時(shí)處理、長期保存和提供利用等不同需求分別建庫。

6.3應(yīng)遵循GB/T20163、DA/T13等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求建設(shè)檔案數(shù)字資源庫。

6.4檔案數(shù)字資源庫宜按照結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分開建設(shè)管理，并兼顧檔案業(yè)務(wù)需求和資源庫管理

效能。具體要求如下：

a)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)管理；

b)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)通過文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、大數(shù)據(jù)分布式處理等技術(shù)方法進(jìn)行建設(shè)管理。

6.5應(yīng)建立檔案數(shù)字資源、檔案元數(shù)據(jù)、檔案目錄數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

6.6檔案數(shù)字資源庫建設(shè)應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)量的增長需求，保證能滿足未來至少2年的存儲空間。

6.7應(yīng)采取技術(shù)手段保證實(shí)時(shí)在線運(yùn)行的檔案數(shù)字資源庫系統(tǒng)不間斷運(yùn)行。

7存儲

7.1檔案數(shù)字資源宜按文本類、圖形類、圖像類、音頻類、視頻類等不同類別分開存儲。

7.2宜將電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等其他檔案數(shù)字資源分開存儲。

7.3針對長期保存的檔案數(shù)字資源，應(yīng)選用使用壽命長、受環(huán)境影響小、穩(wěn)定可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存

儲管理。

7.4長期保存的檔案數(shù)字資源不應(yīng)加密。

7.5針對提供利用的檔案數(shù)字資源，宜使用高速存儲設(shè)備進(jìn)行存儲管理。

7.6檔案數(shù)字資源的存儲環(huán)境、介質(zhì)要求應(yīng)符合DB11/T765.7的要求。

7.7檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)量占存儲空間的80%時(shí)，應(yīng)及時(shí)擴(kuò)容。

8利用

8.1對長期保存的檔案數(shù)字資源，應(yīng)根據(jù)不同利用需求，采取不同技術(shù)手段及時(shí)發(fā)布。

8.2發(fā)布檔案數(shù)字資源應(yīng)履行審批程序。

8.3發(fā)布檔案數(shù)字資源可根據(jù)需求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)處理。

8.4發(fā)布到因特網(wǎng)的檔案數(shù)字資源應(yīng)經(jīng)過開放鑒定且鑒定為開放的。

8.5發(fā)布的檔案數(shù)字資源應(yīng)提供局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)利用或抵達(dá)綜合檔案館現(xiàn)場利用。

8.6除因特網(wǎng)利用外，利用檔案數(shù)字資源應(yīng)履行審批程序。

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DB11/T1357—2016

8.7對外提供利用的檔案數(shù)字資源，應(yīng)附加版權(quán)標(biāo)識。

8.8檔案數(shù)字資源應(yīng)提供以下利用服務(wù)，包括但不限于：

a)通過目錄數(shù)據(jù)庫或全文檢索形式實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字資源快速、準(zhǔn)確、全面地檢索；

b)快速、完整地讀取和展現(xiàn)檔案數(shù)字資源；

c)下載、拷貝、打印等復(fù)制檔案數(shù)字資源。

9維護(hù)

9.1維護(hù)包括檢查、格式轉(zhuǎn)換、遷移、統(tǒng)計(jì)和銷毀處置等內(nèi)容。

9.2對長期保存的檔案數(shù)字資源應(yīng)至少每兩年進(jìn)行一次真實(shí)、完整、可用和安全性檢查，經(jīng)傳輸、遷

移后的檔案數(shù)字資源應(yīng)及時(shí)檢查。具體要求包括但不限于：

a)真實(shí)性檢查應(yīng)確保檔案數(shù)字資源內(nèi)容不變，展現(xiàn)形式保持相對穩(wěn)定；

b)完整性檢查應(yīng)確保檔案數(shù)字資源數(shù)量、內(nèi)容齊全，必備的元數(shù)據(jù)沒有缺失；

c)可用性檢查應(yīng)確保檔案數(shù)字資源能夠正確讀取和展示；

d)安全性檢查應(yīng)確保檔案數(shù)字資源沒有被非法竊取、沒有病毒感染等。

9.3因政策調(diào)整和技術(shù)發(fā)展等原因，造成檔案數(shù)字資源長期保存格式不再被使用的，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

9.4存在以下情況之一的，應(yīng)對檔案數(shù)字資源進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移：

a)原有基礎(chǔ)軟硬件陳舊，需要更新的；

b)業(yè)務(wù)系統(tǒng)陳舊，需要升級的；

c)存儲設(shè)備不能滿足業(yè)務(wù)需求且無法擴(kuò)容的；

d)存儲介質(zhì)壽命到期造成數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)過高的；

e)因信息技術(shù)的發(fā)展而必須進(jìn)行系統(tǒng)升級的；

f)國家相關(guān)政策變化，導(dǎo)致現(xiàn)有架構(gòu)模式必須改變的。

9.5格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移的具體要求如下：

a)操作前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份；

b)操作前應(yīng)進(jìn)行測試；

c)操作時(shí)應(yīng)履行審批程序，并記錄遷移原因、操作人、審核人及遷移前后的系統(tǒng)環(huán)境、配置信息、

數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)量等。

9.6應(yīng)按年度對檔案數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，也可根據(jù)業(yè)務(wù)需求及時(shí)對檔案數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

9.7檔案數(shù)字資源銷毀處置按照GB/T18894的規(guī)定執(zhí)行。

9.8對檔案數(shù)字資源的操作（除檢索和讀取外）應(yīng)有系統(tǒng)日志記錄，并至少保存1年。

10傳輸

10.1檔案數(shù)字資源可通過在線、離線等方式進(jìn)行傳輸。

10.2在線傳輸?shù)木唧w要求如下：

a)應(yīng)采取技術(shù)和管理手段保證數(shù)據(jù)傳輸前后一致；

b)宜采用數(shù)字簽名、加密解密等技術(shù)手段。

10.3離線傳輸?shù)木唧w要求如下：

a)應(yīng)保證文件數(shù)量、容量復(fù)制前后一致；

b)應(yīng)采用授權(quán)的專用介質(zhì)進(jìn)行拷貝，并加強(qiáng)介質(zhì)管理。

11安全

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DB11/T1357—2016

11.1檔案數(shù)字資源所依托的軟硬件系統(tǒng)應(yīng)按照GB/T22239和GB/T20271中信息安全等級保護(hù)二級及

以上要求進(jìn)行管理。

11.2應(yīng)根據(jù)GB/T24363建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，制定數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、驗(yàn)證方案，具體要求如下：

a)建立本地、異地備份方案，明確備份內(nèi)容、備份周期、備份方式、備份介質(zhì)、備份數(shù)量、備份

地點(diǎn)等；

b)建立備份數(shù)據(jù)恢復(fù)驗(yàn)證方案，明確恢復(fù)驗(yàn)證內(nèi)容、方式、地點(diǎn)、操作流程等，重要的檔案數(shù)字

資源應(yīng)根據(jù)GB/T20988的要求制定應(yīng)急預(yù)案；

c)至少每兩年開展一次數(shù)據(jù)恢復(fù)演練