物流采購管理課件：采購合同管理

物流采購管理采購合同管理8.1采購合同基礎(chǔ)知識8.1.1采購合同簽訂的原則8.1.2采購合同的作用8.1.3采購合同簽約時的注意要點8.2采購合同的內(nèi)容8.2.1采購合同的組成8.2.2采購合同的條款8.3采購合同履行監(jiān)控與違約處理8.3.1采購合同的履行監(jiān)控8.3.2采購合同的變更與解除8.3.3采購合同糾紛處理流程8.3.4采購合同糾紛處理措施8.3.5采購索賠3采購合同的概念采購合同是指出賣人轉(zhuǎn)移標的物的所有權(quán)于買受人，買受人支付價款的合同。采購合同屬于買賣合同的一種，是社會經(jīng)濟生活中普遍存在的合同之一，它是明確平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止在采購物品過程中的權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是確立物品采購關(guān)系的法律形式。8.1采購合同基礎(chǔ)知識48.1.1采購合同簽訂的原則1）合同的當事人必須具備法人資格。2）合同必須合法。3）簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。4）簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。5）當事人應(yīng)當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。6）采購合同應(yīng)當采用書面形式。58.1.2采購合同的作用采購合同的作用確定采購雙方應(yīng)履行的事項解決采購糾紛的依據(jù)法律上的書面證據(jù)訂立自治條款8.1.3采購合同簽約時的注意要點1）企業(yè)對外發(fā)生采購行為，除即時結(jié)清,應(yīng)當訂立書面合同。2）嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關(guān)系，保證兩者協(xié)調(diào)一致。3）考查合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營計劃、物資需求等為依據(jù)。根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。4）合同文本必須由業(yè)務(wù)承辦部門起草、法律部門審核；重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當由法律部門參與起草；對于影響重大、涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。5）國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。8.1.3采購合同簽約時的注意要點6）通過統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，嚴格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權(quán)行為。7）由簽約對方起草的合同，企業(yè)應(yīng)當認真審查，確保合同內(nèi)容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見。特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在“其他約定事項”時須注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。8）合同審核人員應(yīng)當對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行重點審核。關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責任和爭議解決條款是否明確等。9）建立合同會審制度，針對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本組織財會部、內(nèi)部審計部、法律部以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進行審核，內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當認真履行職責。8.1.3采購合同簽約時的注意要點10）慎重對待審核意見，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款做出修改并再次提交審核。11）合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當履行相應(yīng)程序。12）嚴格規(guī)定各類采購合同以及不同金額范圍合同的簽署權(quán)限，以免因權(quán)限不明晰而發(fā)生越權(quán)等行為，造成合同風險。9(一)采購合同的組成一份完整的采購合同主要由首部、正文、尾部與附則四部分組成。采購合同的主要內(nèi)容8.2

采購合同的內(nèi)容10采購合同的組成合同名稱、合同編號、采供雙方的企業(yè)名稱、簽訂地點、簽訂時間采購合同頭部采購合同正文[1] 物料名稱與規(guī)格[7]支付條款[2] 物料的數(shù)量條款。[8]檢驗條款[3] 物料的質(zhì)量條款。[9]保險[4] 價格條款[10]仲裁[5] 物料的包裝條款[11]不可抗力等[6] 裝運條款合同份數(shù)及生效日期、簽訂人的簽名、采供雙方企業(yè)的公章采購合同尾部采購合同條款中如有未盡事宜，可以書面形式加以補充，即附則采購合同附則11（二）采購合同的條款（一）數(shù)量條款（1）交料數(shù)量；（2）單位；（3）計量方式

（二）價格條款（1）計量單位的價格金額（2）貨幣類型；（3）交料地點；（4）國際貿(mào)易；（5）物料定價方式等。（三）質(zhì)量條款（1）技術(shù)規(guī)范；（2）質(zhì)量標準；（3）規(guī)格；（4）品牌等12采購合同條款（四）支付條款（1）支付手段；（2）付款方式；（3）支付時間；（4）支付地點。（五）

檢驗條款（1）檢驗時間；（2）檢驗機構(gòu)；（3）檢驗工具；（4）檢驗標準及方法等。（六）包裝條款（1）標識；（2）包裝方式；（3）材料要求；（4）環(huán)保要求（5）規(guī)格；（6）成本；（7）分揀運輸標志等。13采購合同條款（七）裝運條款（1）運輸方式；

（2）裝運時間；（3）裝運地與目的地；（4）裝運方式；（5）裝運通知等。（八）保險條款（1）保險類別；（2）保險金額；（3）投保人并支付保險費。（1）仲裁機構(gòu)；（2）適用的仲裁程序；（3）適用地點；（4）裁決效力等。（九）仲裁條款某港商出口一批價值一千萬英鎊的貨物，按發(fā)票金額的10%向×××保險公司投保了“水漬險”（WA）。貨物在轉(zhuǎn)船裝卸過程中遇到暴雨，貨運抵目的港后，收貨人發(fā)現(xiàn)該批貨物上不明顯的雨水浸漬，損失嚴重。請問，保險公司是否應(yīng)承擔賠償被保險人貨物損失的責任？14采購合同條款（十）不可抗力條款（1）不可抗力的含義；（2）適用范圍；（3）法律后果；（4）雙方的權(quán)利義務(wù)等。其他未盡事宜。附加條款某港商與中東某客商簽訂一批進口精煉油合同。后客商提煉原油的三個工廠之一遭受火災(zāi)，此時正值國際市場油價大幅上漲，故客商以不可抗力事故為由要求解除合同，請問該港商應(yīng)如何處理此事？15（三）采購合同的格式

1618采購合同的履行監(jiān)控加強合同糾紛的處理加強檢查實施有效監(jiān)控合理處理合同問題8.3.1采購合同的履行監(jiān)控8.3采購合同履行監(jiān)控與違約處理19

當一方要求變更或解除合同時，在新的協(xié)議未達成之前，原合同仍然有效。但要求變更或解除合同的一方應(yīng)采取書面形式（文書、電報等）及時通知對方，對方在接到通知后15日內(nèi)（另有規(guī)定或當事人另行商定期限者除外）予以答復(fù)，逾期不答復(fù)的視為默認。變更或解除合同的日期，以雙方達成協(xié)議的日期為準，需報經(jīng)上級主管部門批準的，以批準的日期為準。另外，簽訂合同有筆誤需要修正的，需經(jīng)雙方協(xié)商同意后才生效。8.3.2采購合同的變更與解除8.3.3采購合同糾紛處理流程糾紛發(fā)生調(diào)查原因并匯報經(jīng)理制定處理方案采購總監(jiān)審批方案實施方案8.3.4采購合同糾紛處理措施1.本企業(yè)貨款支付不及時處理帶來的糾紛逾期未付的表現(xiàn)：在接到供應(yīng)商的逾期未付款通知后，采購部人員應(yīng)立即查閱采購合同條款，確認超過付款期限后向財務(wù)部門匯報，并證實未付貨款。貨款支付不及時的處理措施如下：1）若查明原因為商業(yè)匯款延誤造成的，應(yīng)由采購部人員立即與供應(yīng)商進行溝通，并向其出示匯款憑證。2）若確認為逾期未付款項，則應(yīng)按照合同條款償付對方相應(yīng)違約金。8.3.4采購合同糾紛處理措施2.供方未按時交貨的糾紛處理在合同約定收貨日期的24時之前，沒有收到供貨方的相關(guān)貨物到達的信息，即視為沒有按時交貨。這種情況的處理應(yīng)按照以下4點要求：1）通知供應(yīng)商按合同支付逾期交貨違約金。比如合同規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)從最遲交貨日的次日起，每逾1日，應(yīng)按逾期交貨價款總值的5‰計算，且供應(yīng)商所支付逾期交貨違約金應(yīng)不超過采購合同總金額的10%。2）若在規(guī)定的交貨日期后寬限期內(nèi)仍未能接收到貨物，則視為發(fā)貨方不能交貨，采購方有權(quán)要求發(fā)貨方賠付全部貨款合同規(guī)定比例的違約金。3）支付逾期交貨違約金并不免除供貨方交貨的責任及合同所規(guī)定的其他各項義務(wù)。4）供應(yīng)商應(yīng)承擔因交貨不及時導(dǎo)致我方人員滯留在交貨地點的一切費用。8.3.4采購合同糾紛處理措施3.采購物資質(zhì)量不合格的糾紛處理◎退貨，供應(yīng)商應(yīng)將實際發(fā)生貨款退還本企業(yè)，并承擔由此發(fā)生的一切損失和費用退貨折扣更換◎根據(jù)貨物、物料低劣程度、損壞程度以及造成損失的金額，通過協(xié)商，降低供應(yīng)商物資的供貨價格，給予本企業(yè)一定的折扣◎在質(zhì)量保證期內(nèi)更換部件、修補缺陷，要求供應(yīng)商用符合規(guī)格、質(zhì)量、性能要求的新部件、零件或設(shè)備更換有缺陷的部分和修補缺陷部分，供貨方需承擔一切費用和風險。同時，應(yīng)相應(yīng)延長質(zhì)量保證期折扣8.3.4采購合同糾紛處理措施4.違反保密義務(wù)的糾紛處理承擔保密義務(wù)的一方，在雙方約定的范圍和時間內(nèi)沒有履行采購合同中所列的保密條款，由于故意或過失的原因?qū)е孪嚓P(guān)秘密事項的泄漏，均視為違反保密義務(wù)。如果發(fā)生違反保密義務(wù)的糾紛，應(yīng)采取以下處理措施：1）機密泄漏給對方帶來直接損失或可衡量的間接損失時，義務(wù)承擔方應(yīng)向權(quán)利方支付相應(yīng)損失的賠償金，并立即采取措施停止對權(quán)利方的繼續(xù)侵害。2）義務(wù)承擔方應(yīng)及時對泄密人員進行內(nèi)部紀律處分，并將處分情況及時告知權(quán)利方。8.3.4采購合同糾紛處理措施5.不可抗力造成的糾紛處理采購合同中的不可抗力是指本合同生效后，發(fā)生不能預(yù)見并且對其發(fā)生和后果不能防止或避免的事件，具體包括以下3類內(nèi)容：自然災(zāi)害，包括地震、臺風、水災(zāi)等；人為因素，包括火災(zāi)、戰(zhàn)爭等；其他不可預(yù)見且避免的事故。不可抗力引發(fā)的糾紛處理措施如下：1）發(fā)生不可抗力的一方應(yīng)立即通知對方，并在15天內(nèi)提供不可抗力的詳情及將有關(guān)證明文件。2）發(fā)生不可抗力事件時，合同雙方通過協(xié)商的途徑制定合理的解決方案，并盡一切努力減輕不可抗力產(chǎn)生的后果。3）不可抗力事件持續(xù)達到15天時，合同雙方應(yīng)盡快協(xié)商解決本合同是否繼續(xù)執(zhí)行或終止的問題。26索賠一般有三種情況

買賣雙方的貿(mào)易索賠

向承運人的運輸索賠

向保險人的保險索賠

8.3.5采購索賠索賠：受損一方在爭議發(fā)生后，向違約一方提出賠償?shù)囊?/p>

理賠：違約的一方受理遭受損害一方所提出的賠償要求28索賠和理賠的注意事項

（1）

索賠期限

（2）

索賠證據(jù)

質(zhì)量或數(shù)量應(yīng)出具檢驗的出證機構(gòu)

（3）

索賠額及賠償辦法

關(guān)于賠償額，屬供方不能交貨的，需向需方償付違約金

因質(zhì)量問題而使采購方蒙受損失時，如違約金能補償損失，則不再另行賠償，若不足，則賠償差額。29

（1）受理機構(gòu)

國內(nèi)：工商行政管理局設(shè)立的經(jīng)濟合同仲裁委員會仲裁管理；

涉外：中國國際貿(mào)易促進委員會附設(shè)的對外經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會和海事仲裁委員會。

仲裁（2）

仲裁的程序

A提出仲裁申請

B立案受理

C調(diào)查取證

D先行調(diào)解

E開庭裁決304、合同中爭議和索賠條款舉例

11索賠

11．1除應(yīng)由保險企業(yè)或貨運企業(yè)承擔的賠償外，對任何涉及質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格或數(shù)量等不符合雙方同意的有關(guān)條款要求的情況，買方有權(quán)索求給予賠償。因此而發(fā)生的費用如檢驗、退貨運輸、補貨費用、保險、倉儲、裝卸等應(yīng)由賣方負擔。

11．2一旦有不符合的情況發(fā)生，買方將書面通知賣方，賣方有責任立即采取改進行動，防止問題再次發(fā)生。

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12．不可抗力

12．1若賣方因不可抗力，包括罷工、火災(zāi)、水災(zāi)、政府行動或禁令、或其他任何不可合理控制的理由，不能按商定要求按時供貨，買方應(yīng)在事發(fā)14天內(nèi)郵寄由當?shù)卣灠l(fā)的事發(fā)證明給買方。

12．2即使不可抗力事件發(fā)生，賣方仍有責任采取一切可能措施恢復(fù)供貨。若賣方在事發(fā)后兩周內(nèi)仍不能履行合同責任，買方有權(quán)按合同棄權(quán)處理。

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13．違約或取消會員：

13．1若賣方未能履行合同所規(guī)定的任何重要條款，如無合理解釋，買方有權(quán)終止合同或拒收貨品。

13．2若買方要取消或終止合同或訂單，而其理由超出賣方所能接受的范圍，賣方有權(quán)要求買方給予賠償因此而造成的損失。3314．紛爭解決：

14．1本合同雙方當事人在履行合同時發(fā)生的一切爭議均應(yīng)通過友好協(xié)商解決，如友好協(xié)商不能解決，雙方當事人可選擇仲裁或法院訴訟方式解決。

14．2雙方選擇仲裁時，應(yīng)另行達成仲裁協(xié)議，并確定仲裁機構(gòu)。

14．3如果選擇訴訟，應(yīng)按中國的法律規(guī)定確定受理案件的訴訟法院。

34案例－細節(jié)決定成敗東北某林區(qū)木材廠是一個近幾年生意紅火的中型木器制造廠。幾年來，依靠原材料有保證的優(yōu)勢，就地制造成本比較低的傳統(tǒng)木器，獲得了可觀的經(jīng)濟效益。但是該廠的設(shè)備落后，產(chǎn)品工藝比較陳舊，限制了工廠的發(fā)展。因此，該廠決定投入巨資引進設(shè)備技術(shù)，進一步提高生產(chǎn)效率，開拓更廣闊的市場，于是他們通過某國際經(jīng)濟技術(shù)合作公司代理欲與外國某木工機械集團簽訂了引進設(shè)備合同，總價值110萬美元。外方按照合同規(guī)定，將設(shè)備到岸進廠，外方人員來廠進行調(diào)試安裝。中方在驗收中發(fā)現(xiàn)，該機部分零件磨損痕跡嚴重，開機率不足70%，根本不能投入生產(chǎn)。中方向35外方指出，你方產(chǎn)品存在嚴重質(zhì)量問題，沒有達到合同機械性能保證的指標，并向外方征詢解決辦法。外方表示將派強有力的技術(shù)人員赴廠研究改進。2個月后，外方派來的工作組到廠，更換了不符合標準的部分零件，對機器進行了再次的調(diào)試，但經(jīng)過驗收仍然不符合合同規(guī)定的技術(shù)標準。調(diào)試研究后外方應(yīng)允回去研究，但一去三個月無下文。后來廠方經(jīng)過代理公司協(xié)調(diào)，外方人員來廠進行一次調(diào)試，驗收仍未能通過。中方由于安裝，調(diào)試引進的設(shè)備已基本停產(chǎn)，半年沒有效益。為了盡快投入生產(chǎn)，中方認為不能再這樣周旋下去，準備通過談判，做出一些讓步，只要保證整體符合生產(chǎn)要求即可。這正中外方下懷，中方提出這個建議后，他們馬上答應(yīng)，簽署了設(shè)備驗收備忘錄，外方公司進行三次調(diào)試。但調(diào)試后，只有一項達到標準，中方認為不能通過驗收。但外方公司認為已經(jīng)達到規(guī)定標準，雙方遂起糾紛。36本來，外方產(chǎn)品質(zhì)量存在嚴重問題，中方完全有理由表示強硬態(tài)度，據(jù)理力爭，但雙方糾紛發(fā)生后，外方卻顯得理直氣壯，反而搞得中方苦不堪言。其癥結(jié)到底何在呢？原來，雙方簽署的備忘錄中，經(jīng)中方同意，去掉了部分保證指標，并對一些原規(guī)定指標進行了寬松的調(diào)整，實際上是中方做出了讓步。但是讓步必須是有目的的和有價值的，重新擬定的條款更需做有利于中方的、明確清晰的規(guī)定，不然可能造成新的被動。但該備忘錄中竟然擬定了這樣的條款標準：某些零部件的磨損程度“以手摸光滑為準”；某某部件“不得出現(xiàn)明顯損傷”，等等。這種空泛的、無可量化的、無可依據(jù)的條款讓外方鉆了空子。根據(jù)這樣的模糊規(guī)定，他們堅持認為達到了以上標準，雙方爭執(zhí)不下。你中國人摸著不光滑，我外國人摸著就是光滑。拿什么來做共同依據(jù)呢？中方面對自己同意的條款義正詞嚴，但對于白紙黑字卻說不清道不明。顯然，掉在人家設(shè)的圈套里面了！37外國公司所采取的是精心炮制好了的策略，一段套著一段走。一開始，他們給你一套不合格的設(shè)備，能蒙就蒙，能騙就騙，如果騙不過去，就采取第二步，就是拖，逼著你主動讓步。結(jié)果就拖出一個備忘錄來。外方的調(diào)試顯得很有耐心，但中方的效益卻隨之流失。時候，中方的一位負責人說，簽訂合同時，有關(guān)索賠條款的很多內(nèi)容他都不是很清楚，也未請律師，當時只把索賠看成了一種不可不有的合同模式，也根本未想到會出現(xiàn)糾紛?？梢娺@位負責人的意識是多么的淡薄，而沒有正確的糾紛意識，又怎會有強烈的競爭意識呢？38中方在外商一改“耐心誠懇”的態(tài)度，拒不承認產(chǎn)品質(zhì)量不符合標準的情況下，終于被迫求助于法律，聘請了律師，要求外方按原合同賠償損失。外方在千方百計地拖延一個月之后，才表示愿意按實際損失來賠償。中方認為，賠償后至少可以保本，但結(jié)果又是南柯一夢！在原合同中，精明的外方在索賠條款中寫進了一個索賠公式，由于這個公式相當復(fù)雜，簽約時中方人員根本沒有認真研究就接受了。他們沒有想到會有糾紛，也根本沒有把這公式當回事。現(xiàn)在，外方拿來這個公式，面對面地給你算細賬。結(jié)果一出來，外方看著屏幕微笑，中國人看著屏幕發(fā)呆。原來，按照這個公式計算，即使這套設(shè)備完全不符合要求，視同報廢，外方也僅僅賠償設(shè)備引進總價的0.8%！還不說你已承認其中一項指標符合標準！110萬美元的損失只賠償約1萬美元，中方負責人被激怒了，外方卻如終彬彬有禮的微笑。。。。。。39此時，糾紛的解決已無可能，律師寫上建議依法提出仲裁。但查看合同有關(guān)仲裁的條款時，令人大吃一驚。如按合同進行仲裁，吃虧的仍然是中方。因為合同中寫道：“如果在本合同中，發(fā)生一切糾紛，均需執(zhí)行仲裁，仲裁在被訴一方所在國進行。”這就是說，如果中方向提出仲裁，只能在對方所在國進行，中方將要付出巨大的代價。但如果不提出仲裁，將受到巨大的損失。但外方不可能提出仲裁。如果中方向要外方提出仲裁，中方只能有一種手段，就是拒付貨款。在國際貿(mào)易中，中國銀行出具的不可撤消的保證函已與合同一起生效，銀行方面保證信譽，遵守國際慣例，根本不可能拒付。也就是說，中方違約不存在客觀可能性。在這種情況下，仲裁與否，中方真是進退兩難。40對方對此胸有成竹，他們深深了解中方想仲裁而又不愿意到外國仲裁的矛盾。當中方每次提出干脆以仲裁的方式解決時，他們馬上旁敲側(cè)擊提醒你他們國家仲裁歷時要多么長，花銷要多么大，等等。而中方一次次望而卻步時，他們卻又耍新的花招，開始新的進攻。他們趁中方這種欲進不能、欲罷不止的情況下，一再提出所謂的新的解決妥協(xié)。最后，中方在萬般無奈的情況下，接受了對方總額為12%的賠償，同時提供另外3%零件的最終方案。那臺機器兩年來根本就不能運轉(zhuǎn)，沒有創(chuàng)造任何經(jīng)濟效益。現(xiàn)在，雖然能勉強運轉(zhuǎn)，仍需要不斷地調(diào)整修理。即便如此，也只有60%左右的生產(chǎn)效率。41

案例分析

在這個案例中，中方在簽訂合同時沒有仔細的確定合同的細節(jié)，而只是想當然認為不會發(fā)生糾紛，并且對合同條款認識不清楚，最終上當受騙，而且不能挽回損失，給廠家造成了重大的損失。因此，在談判中，在簽訂合同的時候，要注意確定談判的細節(jié)和簽約的細節(jié)，不能馬虎大意，否則容易引起糾紛，于已于人都是不利的。

細節(jié)決定成敗。交易過程中，往往是一個細節(jié)決定了全局的命運。所以，談判人員在確定交易細節(jié)的過程中，要有