正興廣告有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\uTOC\o"1-3"\h\u184521正興廣告有限公司簡介 正興廣告有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計正興廣告有限公司簡介正興廣告藝術(shù)有限公司創(chuàng)立于1997年，初始投資額為450萬人民幣，公司經(jīng)營范圍：發(fā)布各類戶外廣告、工藝美術(shù)制作、包裝設(shè)計、廣告牌設(shè)計。公司積極進取，不斷發(fā)展壯大，注重產(chǎn)品質(zhì)量和誠信經(jīng)營，截止到2020年12月31日銷售額同比增長15%，進一步確立了公司在湖南懷化地區(qū)廣告行業(yè)中的領(lǐng)先地位。公司擁有優(yōu)良的廣告產(chǎn)品與服務(wù)、技術(shù)力量雄厚的廣告設(shè)計能力，致力于滿足客戶的需要，獲得了良好的社會效益與經(jīng)濟效益。正興廣告有限公司為規(guī)范工作流程，提高運營效率，公司建立職能制組織結(jié)構(gòu)，如圖1所示。圖1正興廣告有限公司組織結(jié)構(gòu)正興廣告有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀2.1支持公司銷售的相關(guān)部門介紹在銷售過程中，各部門共同服務(wù)產(chǎn)品價值與銷售的實現(xiàn)，并參與各銷售環(huán)節(jié)，銷售工作的成效離不開各支持部門的合理分工與職責(zé)落實。本公司銷售業(yè)務(wù)涉及到銷售部門、財務(wù)部門、設(shè)計部門等，本設(shè)計主要針對正興廣告公司發(fā)生銷售業(yè)務(wù)的各部門崗位分工情況進行介紹，所涉及到的憑證及記錄如以下表1所示。表1公司各部門崗位分工部門崗位分工涉及憑證及記錄銷售部制訂銷售計劃客戶信用管理接收客戶訂單訂立銷售合同簽發(fā)銷售單賒銷申請賒銷審批銷售計劃書客戶基本資料顧客訂單銷售合同銷售單賒銷申請書賒銷審批同意書財務(wù)部審核銷售計劃開具銷售發(fā)票賬務(wù)處理辦理客戶貨款結(jié)算監(jiān)督銷售部門催收銷售余款銷售計劃意見反饋書銷售發(fā)票相關(guān)憑證及賬簿貨款結(jié)算單往來款項清查單設(shè)計部產(chǎn)品設(shè)計設(shè)計圖紙客戶反饋意見書工程部原材料采購和保管產(chǎn)品安裝和維護采購單出庫單安裝承諾書行政部后勤保障輔助銷售發(fā)生的款項2.2公司銷售業(yè)務(wù)辦理程序正興廣告有限公司的銷售業(yè)務(wù)主要涉及到4個部門：銷售部、設(shè)計部、工程部、財務(wù)部。銷售部通過多種方式擴大市場、收集客戶信息，尋找潛在客戶，從中挖掘有意向的客戶，與客戶進行初步交流，了解客戶的需求，描述公司產(chǎn)品的特征和優(yōu)點等活動，獲取客戶的信任，客戶提供相關(guān)的資料及尺寸信息，銷售部將客戶的要求傳遞給設(shè)計部，讓其根據(jù)客戶的需求做出初步的設(shè)計方案，與客戶進行近一步的交流，為客戶提供服務(wù)。根據(jù)客戶的滿意與否，對于設(shè)計方案滿意之后，提出報價，擬定合同，然后將報價交由銷售主管部門審核報價，確認與客戶簽訂合同，簽訂合同時收取首付款，接下來將項目轉(zhuǎn)接到工程部，工程部進行制作和安裝，安裝完成后，財務(wù)部組織收取剩余所剩下的款項。正興廣告有限公司銷售業(yè)務(wù)辦理程序如圖2所示圖2公司銷售業(yè)務(wù)辦理程序正興廣告藝術(shù)有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題3.1銷售業(yè)務(wù)缺乏客戶信用調(diào)查正興廣告公司在日常銷售過程中銷售人員沒有對客戶的信用進行市場調(diào)查，主要依靠銷售人員的主觀意志以及客戶過往的賬款回收情況，在簽訂合同之前，銷售部門多方面了解客戶的資信狀況，更沒有建立系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)去評價客戶的信用情況；對于已簽訂合同的客戶，沒有對客戶的資信變動情況進行跟蹤管理調(diào)查，對于銷售過程中客戶的資信發(fā)生改變，出現(xiàn)經(jīng)營不善、惡意拖欠貨款、資不抵債等情況，銷售部未能及時發(fā)現(xiàn)問題，從而導(dǎo)致銷售款項不能及時回收，從而形成壞賬，進一步影響公司正向的現(xiàn)金流。3.2銷售部門與財務(wù)部門配合度不夠正興廣告公司各個部門相對獨立，在銷售過程中兩部門之間沒有做到相互溝通、相互配合，導(dǎo)致銷售業(yè)務(wù)的效率下降。對于賒銷和客戶延長付款的問題上，銷售部為了完成銷售計劃，促進銷售業(yè)績最大化，主動放低賒銷限制和隨意同意客戶延長付款，對客戶的信用額度不重視，沒有經(jīng)過財務(wù)部門的審批，直接同意客戶的申請。財務(wù)部為了保證資金的合理運用，及時收回應(yīng)收賬款，追求資金的安全性，由于沒有及時得到銷售部對客戶的反饋，缺乏了解客戶的實際情況，因此嚴格限制賒銷條件，浪費了一些銷售機會。財務(wù)人員應(yīng)擴大對業(yè)務(wù)的分析，全面考量銷售目標(biāo)、財務(wù)目標(biāo)與經(jīng)營目標(biāo)的關(guān)系。3.3應(yīng)收賬款風(fēng)險防范意識不強銷售人員缺乏風(fēng)險防范意識，公司銷售人員主要為剛畢業(yè)的大學(xué)生，缺乏銷售經(jīng)驗，為超額完成銷售指標(biāo)，大幅增加賒銷，導(dǎo)致應(yīng)收賬款上升。雖然財務(wù)報表中營業(yè)利潤不斷增加，但主營業(yè)務(wù)收入質(zhì)量與銷售收現(xiàn)比率不高。公司營業(yè)總收入與應(yīng)收賬款呈正相關(guān)的關(guān)系，公司2020年各季度營業(yè)總收入與應(yīng)收款項的對比如圖3所示。圖32020年各季度營業(yè)收入與應(yīng)收賬款對比公司銷售業(yè)績呈上升趨勢，應(yīng)收賬款所占比例較高，資金周轉(zhuǎn)困難，經(jīng)營成本加大。應(yīng)收賬款的不斷增加，僅僅是虛增了賬面收入，夸大了經(jīng)營成果，增加了公司的資金風(fēng)險成本。3.4未形成銷售人員業(yè)務(wù)考核機制公司沒有合理的銷售業(yè)績考核機制，銷售人員的考核主要依靠是高層領(lǐng)導(dǎo)人員的主觀感覺，沒有詳細的考核指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，公司目前的考核指標(biāo)為短期利潤的增加，考核標(biāo)準(zhǔn)是只要比上一個季度的銷售量有所提高即可，同時考核過程缺發(fā)公開性和公正性，在每個銷售季度末直接公布考核結(jié)果，導(dǎo)致銷售人員薪酬分配不合理，引發(fā)銷售人員的負面情緒，降低員工的積極性，從而不利于公司戰(zhàn)略的穩(wěn)定實施和長期發(fā)展。4公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)結(jié)合本公司銷售業(yè)務(wù)的辦理程序以及已經(jīng)形成的內(nèi)部控制基本流程，綜合以上存在的銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題，該公司的內(nèi)部控制應(yīng)實現(xiàn)規(guī)范銷售行為，保證銷售業(yè)務(wù)合法、合規(guī)、安全、可靠，識別并防范可能出現(xiàn)的銷售風(fēng)險。具體分為四個方面，第一，保證所有的銷售業(yè)務(wù)均經(jīng)適當(dāng)審批，真實、完整地反映公司的銷售收入和賬務(wù)處理的合理性；第二，保證產(chǎn)品設(shè)計、制作、安裝等環(huán)節(jié)符合技術(shù)規(guī)范，實行安全與質(zhì)量控制；第三，檢查銷售人員給客戶的現(xiàn)金折扣是否符合公司的折扣政策和規(guī)章制度，防止相關(guān)人員利用銷售折扣為自己謀取私利，同時在銷售過程中審查銷售折扣的適度性，合理控制折扣成本，提高公司收益；第四，銷售款的真實性、可收回性及賬務(wù)處理的合理性，在提高銷售業(yè)績與及時收回貨款的矛盾中找到平衡點。5正興廣告藝術(shù)有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化方案5.1構(gòu)建科學(xué)合理的客戶信用管理機制公司與客戶簽訂合同的之前，應(yīng)該加強市場調(diào)查，要對不同的客戶進行區(qū)別處理，對于新客戶，做好充足的市場調(diào)查，了解其公司的與基本情況，財務(wù)狀況以及客戶以往與其他公司交易的信用記錄，不單純依靠銷售人員的主觀意識；對于老客戶，及時更新客戶的資信狀況，可從客戶企業(yè)基本狀況、資本情況、信用情況、償債能力及營運能力5個維度，根據(jù)計算出的結(jié)果評定其信用，做到系統(tǒng)化、規(guī)范化。結(jié)合公司實際，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號-銷售業(yè)務(wù)》的要求，可設(shè)計“客戶信用狀況評價表”如表2所示。表2客戶信用狀況評價表評估維度評估指標(biāo)指標(biāo)說明權(quán)重設(shè)置客戶基本狀況 營運狀況市場占有率8%業(yè)務(wù)往來狀況交易付款準(zhǔn)時性10%資本情況初始投資額初始投資額的多少7%銷售利潤率銷售利潤額銷售凈收入15%信用能力賒購付款履約情況有無壞賬情況15%償債能力短期償債能力（流動比率）流動資產(chǎn)流動負債10%長期償債能力（產(chǎn)權(quán)比率）上季總負債上季股東權(quán)益10%營運能力銷售毛利率上一季銷售毛利上一季銷售額10%銷售凈利率上一季銷售凈利潤上一季銷售額15%根據(jù)評分結(jié)果，可將客戶劃分等級，及時更新客戶的資信狀況。設(shè)計的信用等級劃分情況如表3所示。表3信用等級劃分表等級等級說明分數(shù)優(yōu)秀綜合實力強，信用高，抗風(fēng)險能力強90-100分良好局部實力強，信用較高，抗風(fēng)險能力較強80-90分合格實力一般，優(yōu)勢不明顯60-80分不合格可能存在虛假經(jīng)營、惡意拖欠貨款60分以下5.2部門之間相互配合，合理運用銷售政策財務(wù)部和銷售部相互配合、及時溝通，獲取更多銷售機會的同時保障資金的安全性。對于賒銷和客戶延長客戶付款的問題需要正確的審批手續(xù)，客戶提出賒銷請求時，銷售部門對客戶信用、償債能力、以前期間的交易收款情況進行審核，將審核結(jié)果上交給財務(wù)部門，財務(wù)部門通過計算收賬成本、機會成本、資金安全性等情況，判斷賒銷是否可行，提出審核意見，副總經(jīng)理綜合評估，得出審批意見，最后再交由銷售人員進行最后的辦理。設(shè)計的銷售政策授權(quán)審批流程圖如圖4所示?？蛻翡N售主管財務(wù)主管副總經(jīng)理銷售人員申請開始申請開始不通過審核審核審核不通過審核審批不通過審批完成辦理完成辦理圖4銷售政策授權(quán)審批流程圖5.3加強銷售收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制5.3.1高度關(guān)注應(yīng)收賬款公司對逾期的應(yīng)收賬款及時了解具體情況，查明具體是哪些客戶，看這些客戶以前是否經(jīng)常發(fā)生拖欠情況，明確拖欠的原因。對于不同拖欠時間的賬款及不同信用品質(zhì)的客戶，采取措施及時催收賬款，結(jié)合以上步驟，設(shè)計應(yīng)收賬款賬齡分析表如表4所示。表4應(yīng)收賬款賬齡分析表顧客名稱期末余額賬齡情況說明半年內(nèi)1年以內(nèi)1-2年2年以上合計對于可能產(chǎn)生壞賬的應(yīng)收款項，事前做好準(zhǔn)備，例如計提壞賬準(zhǔn)備，充分估計這一因素對公司資金的影響。同時對于未到約定付款期限的應(yīng)收賬款，提高警惕，不能放松管理，加強與客戶的溝通交流，以防變?yōu)閴馁~。銷售部門應(yīng)當(dāng)主負責(zé)應(yīng)收賬款的催收，財務(wù)部門輔助銷售部門一起收回剩余款項，減少收款的時間超過約定的信用期限。財務(wù)部門在日常管理中定期與往來的客戶通過函證、詢問等方式核對應(yīng)收賬款現(xiàn)狀，防止出現(xiàn)賬款遺漏或者賬款處理不及時的情況5.3.2控制收賬成本公司對客戶拖欠的銷售尾款進行催收，需要付出一定的收賬費用，正確控制收賬成本需要公司的管理層在增加的收賬費用和減少壞賬損失及應(yīng)收賬款機會成本進行權(quán)衡利弊。此外，財務(wù)部門還應(yīng)該考慮現(xiàn)金流轉(zhuǎn)方面的問題，要讓應(yīng)收賬款的平均回收期低于應(yīng)付賬款的平均回收期，避免出現(xiàn)因資金周轉(zhuǎn)不及時而引發(fā)對上游企業(yè)原材料的支付危機，影響公司的信譽。5.4嚴格銷售人員業(yè)績考核，實行獎懲機制不斷完善薪酬制度，努力做到規(guī)范化和合理化，保證銷售人員的基本福利待遇公平公正，制定科學(xué)的考核制度，抽取銷售部主管、財務(wù)部主管以及兩位副總經(jīng)理成立考核小組，對所有的銷售人員進行全面、深入的考核。對于超額完成銷售任務(wù)的員工，給予一定的物質(zhì)獎勵，例如獎金或假期旅行；未完成銷售任務(wù)的員工成立互幫小組，讓有經(jīng)驗的員工帶領(lǐng)學(xué)習(xí)，扣除其每月的獎金部分。銷售人員參與公司的經(jīng)營管理，共擔(dān)承擔(dān)風(fēng)險，給他們提供晉升的機會，以此激發(fā)有發(fā)展?jié)摿Φ匿N售人員更加積極自覺地工作。同時公司應(yīng)當(dāng)構(gòu)建融洽的工作氛圍，組織團建活動，促進同事之間相互了解，培養(yǎng)默契，讓各個部門的員工高效地完成工作。6設(shè)計方案實施效果加強銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制決定著公司的收益和存亡，同時也是公司可以不斷發(fā)展和進步的首要條件，本設(shè)計結(jié)合正興廣告有限公司銷售業(yè)務(wù)特點，分析銷售環(huán)節(jié)控制的目標(biāo)，提出強化構(gòu)建科學(xué)合理的客戶管理制度，部門之間相互配合，合理運用銷售政策，加強收款的內(nèi)部控制，銷售人員實行績效測評和獎懲機制的優(yōu)化方案，降低銷售風(fēng)險，有效提高