會(huì)議策劃與組織 課件 第三章 秘書(shū)與會(huì)務(wù)工作

第三章

秘書(shū)與會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作秘書(shū)辦會(huì)需具備的條件秘書(shū)在會(huì)議中的作用會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)工作任何會(huì)議都需要經(jīng)過(guò)一定的組織安排，才能順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。種種事務(wù)性、輔助性的會(huì)議活動(dòng)的具體策劃、籌備、組織、服務(wù)、保障工作的總和，統(tǒng)稱(chēng)為“會(huì)務(wù)工作”。會(huì)務(wù)工作是各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)不可缺少的一部分，其內(nèi)容既涉及大量的文字工作，也包含多方的組織協(xié)調(diào)工作和諸多的事務(wù)性工作。會(huì)務(wù)工作只有緊緊圍繞并很好地服從和服務(wù)于會(huì)議目的和會(huì)議主題，從總體上做到準(zhǔn)備充分、組織嚴(yán)密、服務(wù)周到、注重安保，才能保證會(huì)議高質(zhì)量、高效率地進(jìn)行，保證會(huì)議的預(yù)定目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)“會(huì)務(wù)”是會(huì)議事務(wù)的簡(jiǎn)稱(chēng)。在現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議以其適于有效聚合集體意志和智慧形成決策、利于多向即時(shí)傳遞信息指導(dǎo)工作、便于近距離協(xié)調(diào)溝通處理事務(wù)的功能優(yōu)勢(shì)，成為一種具有經(jīng)常性和廣泛性特征的活動(dòng)形式。會(huì)務(wù)工作的基本要求會(huì)后落實(shí)要到位這是會(huì)議取得實(shí)效的深入體現(xiàn)。開(kāi)會(huì)不是目的，而是實(shí)現(xiàn)目的的重要手段。會(huì)務(wù)工作并非隨著會(huì)議議程的結(jié)束而結(jié)束，還要將會(huì)議的收尾工作做好，如會(huì)場(chǎng)的清理、紀(jì)要的撰寫(xiě)、材料的歸檔等。同時(shí)，還要通過(guò)督辦、催辦，將會(huì)議決議事項(xiàng)和會(huì)議主旨精神傳達(dá)到位，使其落到實(shí)處，保證會(huì)議的有效性。會(huì)間服務(wù)要周到這是會(huì)議順利進(jìn)展的關(guān)鍵所在。從會(huì)議初始階段的簽到、分組、文件分發(fā)等組織工作，到會(huì)議召開(kāi)期間的引導(dǎo)、記錄、溝通協(xié)調(diào)等服務(wù)工作，都要嚴(yán)密組織、精心安排、細(xì)致服務(wù)、確保安全、注重效率，保證會(huì)議的質(zhì)量和效果，保證按規(guī)定程序?qū)崿F(xiàn)會(huì)議的既定目標(biāo)。會(huì)前準(zhǔn)備要充分這是會(huì)議成功舉辦的前提保障。首先，要深入理解會(huì)議的指導(dǎo)思想（開(kāi)會(huì)的起因、任務(wù)、目的和意義）和主辦方的根本意圖，這是做好會(huì)務(wù)工作要解決的首要問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，從制訂方案、發(fā)送通知、起草文件，到布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備物品、安排后勤等各個(gè)環(huán)節(jié)、各種細(xì)節(jié)都要思慮周到、計(jì)劃具體，明確時(shí)限、落實(shí)人員，從大局著眼、從細(xì)節(jié)著力，做到未雨綢繆、有備無(wú)患，保證會(huì)議能夠順利召開(kāi)、正常進(jìn)展和圓滿(mǎn)結(jié)束。會(huì)務(wù)工作盲目、倉(cāng)促不僅會(huì)人為地拖延會(huì)議時(shí)間，還會(huì)使會(huì)議流于形式，背離目標(biāo)，甚至給工作造成障礙、帶來(lái)隱患。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者而言，會(huì)議既是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的一種有效手段，也是開(kāi)展工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，會(huì)議的組織安排工作往往蘊(yùn)含著領(lǐng)導(dǎo)者的基本意圖和主要思路。秘書(shū)作為輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并在會(huì)議中落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這一責(zé)任是任何其他部門(mén)和人員都不可替代的。對(duì)于秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)工作人員來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，安排落實(shí)會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)，在各種大小會(huì)議中的作用不可或缺，在某些情況下甚至扮演著至關(guān)重要的角色，會(huì)務(wù)工作已經(jīng)成為其最基本的工作職責(zé)。對(duì)于大中型會(huì)議來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作頭緒繁多、內(nèi)容龐雜，為了保證井然有序，不出現(xiàn)缺漏或重復(fù)現(xiàn)象，秘書(shū)部門(mén)有必要對(duì)其做出具體、細(xì)致、周到的計(jì)劃和安排?？删幹啤皶?huì)務(wù)工作計(jì)劃表”，明確各項(xiàng)具體會(huì)務(wù)工作的任務(wù)內(nèi)容、時(shí)限要求、目標(biāo)實(shí)施人等，發(fā)給承擔(dān)會(huì)務(wù)工作的秘書(shū)人員，各人按既定程序分頭準(zhǔn)備，協(xié)同進(jìn)行。凡已按要求完成的，在備注欄注明“已辦”，再由會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人按該表檢查各項(xiàng)事務(wù)的落實(shí)情況。通常情況下，會(huì)務(wù)工作包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段，各個(gè)階段的會(huì)務(wù)內(nèi)容雖各不相同，但它們之間相互關(guān)聯(lián)、相輔相成，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，就會(huì)影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。秘書(shū)在這三個(gè)階段中也發(fā)揮著不同的作用，扮演著不同的角色，并最終通過(guò)與其他工作人員的共同努力，讓會(huì)務(wù)工作這一綜合性、系統(tǒng)性的工程，繁而不亂，雜而有序，有條有理，質(zhì)量與效率兼具。知識(shí)鏈接：

會(huì)務(wù)工作計(jì)劃表秘書(shū)在會(huì)議中的作用123會(huì)議召開(kāi)之前是會(huì)議的策劃和籌備階段，此時(shí)所做的是會(huì)務(wù)的基礎(chǔ)性工作?？梢哉f(shuō)會(huì)務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于前期準(zhǔn)備工作的充分程度。這一階段，秘書(shū)要舉輕若重，統(tǒng)籌兼顧，充分考慮可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題。要科學(xué)謀劃、合理安排，認(rèn)真細(xì)致地做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，這是開(kāi)好會(huì)議的先決條件。會(huì)議召開(kāi)前的策劃者和籌備者會(huì)議過(guò)程中的組織和服務(wù)工作是確保會(huì)議質(zhì)量的關(guān)鍵。會(huì)議進(jìn)行期間，秘書(shū)的會(huì)務(wù)工作主要是嚴(yán)密組織、熱情周到地做好各項(xiàng)服務(wù)工作，精心安排各項(xiàng)調(diào)度工作，即時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)與信息，有效協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制會(huì)議進(jìn)程，使之能按照預(yù)定方案進(jìn)行，確保會(huì)議各項(xiàng)議程的圓滿(mǎn)完成，確保會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的順利實(shí)現(xiàn)和完成。會(huì)議進(jìn)行中的組織者和服務(wù)者會(huì)議結(jié)束了，會(huì)務(wù)工作并沒(méi)有結(jié)束，此時(shí)進(jìn)入了會(huì)議決議與會(huì)議精神的貫徹和落實(shí)階段。秘書(shū)要繼續(xù)認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成會(huì)議結(jié)束后的會(huì)務(wù)工作，做到善始善終。會(huì)議結(jié)束后工作的落實(shí)者秘書(shū)辦會(huì)需具備的條件精鉆的業(yè)務(wù)意識(shí)良好的職業(yè)素養(yǎng)良好的心理素質(zhì)內(nèi)容重要、規(guī)模較大、有重要領(lǐng)導(dǎo)人和重要外賓參加的會(huì)議，往往涉及組織、地區(qū)甚至國(guó)家機(jī)密。秘書(shū)工作的一個(gè)顯著特點(diǎn)是接觸和掌握的機(jī)密較多，一個(gè)合格的秘書(shū)必須具備保守會(huì)議機(jī)密的職業(yè)道德，牢固樹(shù)立保密觀念，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真遵守會(huì)議紀(jì)律，堅(jiān)決維護(hù)組織利益，不僅要監(jiān)督他人遵守會(huì)議的保密制度，自己更要以身作則，不能以任何形式泄露會(huì)議機(jī)密。秘書(shū)人員必須對(duì)會(huì)議進(jìn)程的各個(gè)方面及相關(guān)步驟進(jìn)行必要的保密安排，并會(huì)同保衛(wèi)部門(mén)，從會(huì)場(chǎng)的安排、設(shè)備的選用、文件的印發(fā)、人員的進(jìn)出等方面，都采取嚴(yán)格的安保措施。事先須對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，布置好安全保衛(wèi)工作，防止遭竊聽(tīng)、防止文件丟失、防止信息泄露、防止外人混入會(huì)場(chǎng)。有些會(huì)議內(nèi)容屬于會(huì)上保密的情況，會(huì)后可以公開(kāi)或部分公開(kāi)，但公開(kāi)時(shí)機(jī)、公開(kāi)內(nèi)容、公開(kāi)方式都須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，切忌自作主張。（３）服務(wù)會(huì)議，做好服務(wù)員。會(huì)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是會(huì)議成功的重要保證，秘書(shū)人員要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用，本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議的要求，精心組織，縝密安排，熱情周到地做好會(huì)務(wù)的每一項(xiàng)細(xì)小的準(zhǔn)備和服務(wù)工作，為會(huì)議活動(dòng)提供一切必需的設(shè)施和用品。同時(shí)，要主動(dòng)觀察會(huì)議進(jìn)程中可能出現(xiàn)的各種情況，為會(huì)議的順利進(jìn)行提供保證。（４）服務(wù)與會(huì)者，做好后勤管家。秘書(shū)要熱情、周到地為與會(huì)者提供優(yōu)質(zhì)和細(xì)致的服務(wù)，細(xì)心安排同與會(huì)者相關(guān)的接待、餐飲、住宿、行程、安全保衛(wèi)等各項(xiàng)工作，妥善解決與會(huì)者遇到的問(wèn)題，盡量滿(mǎn)足其提出的相關(guān)合理要求，使他們能以充沛的精力投入會(huì)議活動(dòng)，保障與會(huì)者的食宿、衛(wèi)生、安全等，做好會(huì)議后勤保障的好管家（１）服務(wù)組織，深入了解會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo)者。會(huì)議目標(biāo)體現(xiàn)和貫穿著組織領(lǐng)導(dǎo)者的意志，秘書(shū)應(yīng)熟悉和掌握會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，加強(qiáng)與會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo)的溝通和配合，緊緊圍繞會(huì)議的中心思想和中心任務(wù)，充分發(fā)揮秘書(shū)的輔助作用，力求站在全局高度，統(tǒng)籌兼顧，主動(dòng)做好會(huì)務(wù)工作。（２）服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手。要實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)期目標(biāo)，就要求秘書(shū)能認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的根本意圖、總體要求和具體安排，并以此為中心，把領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議指導(dǎo)思想貫徹到會(huì)議的全過(guò)程。大局意識(shí)保密意識(shí)（１）時(shí)刻保持高度的責(zé)任感，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度處理會(huì)議期間的各種事務(wù)，實(shí)事求是，不馬虎、不懈怠、不瀆職，避免人為的疏忽和紕漏，避免主觀臆斷和敷衍了事。要反復(fù)檢查、時(shí)刻監(jiān)督、精益求精、細(xì)致周密，使各項(xiàng)組織和服務(wù)工作按時(shí)、保質(zhì)、足量、到位地完成。（２）時(shí)刻保持高度的自律性，嚴(yán)格要求自己，公私分明，遵紀(jì)守法，絕不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以會(huì)謀私、以權(quán)謀私。在會(huì)議消費(fèi)活動(dòng)中，注意勤儉節(jié)約，杜絕濫吃濫發(fā)，避免鋪張浪費(fèi)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。（３）具有較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，做到分工協(xié)作，講求高效率、快節(jié)奏的工作方式，為會(huì)議的圓滿(mǎn)召開(kāi)齊心協(xié)力工作。勇于擔(dān)當(dāng)，出現(xiàn)問(wèn)題不避退、不推諉，積極承擔(dān)責(zé)任，共同尋求解決問(wèn)題的辦法。（４）具有高度的時(shí)間觀念。準(zhǔn)備時(shí)間永遠(yuǎn)留有提前量，杜絕遲到，避免“臨時(shí)抱佛腳”；工作離崗時(shí)間和任務(wù)收尾時(shí)間永遠(yuǎn)保有滯后量，杜絕早退，避免“虎頭蛇尾”、草草了事。責(zé)任意識(shí)秘書(shū)辦會(huì)需具備的條件精鉆的業(yè)務(wù)意識(shí)良好的職業(yè)素養(yǎng)良好的心理素質(zhì)出色的協(xié)調(diào)能力秘書(shū)應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)性的溝通技巧，擁有出色的協(xié)調(diào)能力，統(tǒng)一思想，明確任務(wù)，化解困難或矛盾。能夠做到：分工合作進(jìn)行協(xié)調(diào)，具體環(huán)節(jié)各個(gè)擊破，總體任務(wù)順暢對(duì)接；善于聆聽(tīng)，積極回應(yīng)，換位思考，力求“雙贏”；溝通因事而異，選擇口頭和書(shū)面等不同的溝通方式，書(shū)面表達(dá)準(zhǔn)確清晰，口頭表達(dá)兼具形象性、感染性；溝通因人而異，用真誠(chéng)、熱情、機(jī)智、幽默等不同的風(fēng)格，來(lái)應(yīng)對(duì)不同的對(duì)象和溝通場(chǎng)合。靈活的應(yīng)變能力會(huì)議是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，受各方面影響的因素多。面對(duì)不可預(yù)料的狀況，秘書(shū)人員要能夠快速反應(yīng)、準(zhǔn)確判斷、靈活應(yīng)變，在保持基本原則不變的前提下，以最快的速度和最妥當(dāng)?shù)姆绞郊右造`活處理，將意外因素對(duì)會(huì)議的干擾和影響程度降到最低。較好的表達(dá)能力秘書(shū)在會(huì)務(wù)工作中，除了要具備出色的口頭表達(dá)能力，還要具備較高的書(shū)面表達(dá)能力，能夠準(zhǔn)確、清晰地傳遞會(huì)議信息。會(huì)議文件形式多樣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，文體特點(diǎn)和寫(xiě)作格式各不相同，要滿(mǎn)足不同使用對(duì)象和閱讀對(duì)象的需求，就要求秘書(shū)具備扎實(shí)的基本功，掌握各種會(huì)議文件的文體規(guī)范和寫(xiě)作技巧。在表達(dá)上做到語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體；在結(jié)構(gòu)上做到完整、連貫、嚴(yán)密；在選材上做到切合主題、實(shí)事求是、新穎、典型；在內(nèi)容上做到真實(shí)、客觀，注重針對(duì)性和時(shí)效性。綜合的知識(shí)能力會(huì)議性質(zhì)不同、種類(lèi)不同，涉及的內(nèi)容也十分廣泛，這就需要承擔(dān)會(huì)務(wù)工作的秘書(shū)人員具備相對(duì)全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)。既要熟悉會(huì)議策劃、會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)服務(wù)、聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容和技巧，掌握會(huì)場(chǎng)布置、座位排序以及會(huì)議燈光、音響、投影、電腦、錄音、錄像設(shè)備和器材的使用與維護(hù)技能，成為會(huì)務(wù)工作的“專(zhuān)才”；又應(yīng)了解多種知識(shí)，成為知識(shí)淵博的“通才”。較強(qiáng)的組織能力主次分明：把握會(huì)議中心任務(wù)這一基本點(diǎn)，做到重點(diǎn)突出、主題明確、思路清晰、節(jié)奏分明，避免因任何可能出現(xiàn)的狀況而沖淡了會(huì)議的主題。組織有序：合理分解各項(xiàng)任務(wù)，充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)參與者的積極性，使之互相配合、步調(diào)一致地去完成共同的目標(biāo)，保證各個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接順暢。統(tǒng)籌兼顧：處理好會(huì)務(wù)工作在時(shí)間、步驟、利益等方面的顯性和隱性的各種矛盾沖突，防止因“局部感染”而引發(fā)“整體病變”。秘書(shū)辦會(huì)需具備的條件精鉆的業(yè)務(wù)意識(shí)良好的職業(yè)素養(yǎng)良好的心理素質(zhì)積極樂(lè)觀對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)的各種人和事，秘書(shū)應(yīng)以開(kāi)朗、樂(lè)觀的心態(tài)去對(duì)待。對(duì)不同與會(huì)者的不同要求，應(yīng)以一顆平和、寬容的心去理解。自我調(diào)節(jié)增強(qiáng)自我調(diào)節(jié)能力，避免復(fù)雜環(huán)境和不良情緒的干擾，并在各種壓力下迅速找到問(wèn)題的解決辦法。沉著冷靜在毫無(wú)準(zhǔn)備或估計(jì)不足的情況下，會(huì)場(chǎng)突然發(fā)生意外情況時(shí)，秘書(shū)人員應(yīng)臨危不亂、鎮(zhèn)靜從容，恰當(dāng)迅速地處理突發(fā)事件。提高秘書(shū)辦會(huì)能力的途徑終身學(xué)習(xí)會(huì)務(wù)工作具有極強(qiáng)的實(shí)踐性，秘書(shū)人員要注重對(duì)每一次會(huì)務(wù)工作的總結(jié)和反思，對(duì)好的做法及時(shí)總結(jié)，以便將成功的經(jīng)驗(yàn)有效應(yīng)用于下一次會(huì)議；對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題客觀、全面地分析，將失誤的教訓(xùn)歸納整理，避免今后再次出現(xiàn)。這樣的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)長(zhǎng)期積累下來(lái)，必將使秘書(shū)辦會(huì)的實(shí)踐能力得到提高。注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)當(dāng)今社會(huì)知識(shí)更新速度加快，終身學(xué)習(xí)是對(duì)合格人才的基本要求。作為參與組織會(huì)務(wù)工作的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，素質(zhì)要求更嚴(yán)格、更全面，更要求其樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，刻苦學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，擁有盡可能廣博的科學(xué)文化知識(shí)，才能適應(yīng)會(huì)議活動(dòng)所具有的極強(qiáng)的即時(shí)性和時(shí)代性要求。樹(shù)立“終身學(xué)習(xí)”理念會(huì)務(wù)工作需要秘書(shū)人員擁有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須了解和懂得與會(huì)務(wù)工作有直接或間接關(guān)系的各項(xiàng)技能。這就需要秘書(shū)能通過(guò)各種渠道參加專(zhuān)業(yè)的進(jìn)修，從而掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能和相關(guān)的輔助技能，在會(huì)議組織、服務(wù)、禮儀等方面得到專(zhuān)業(yè)的理論提升。堅(jiān)持參加專(zhuān)業(yè)進(jìn)修會(huì)務(wù)工作沒(méi)有最好，只有更好。秘書(shū)要做好會(huì)務(wù)工作，達(dá)到上述基本能力要求，就要不斷提高自身的素質(zhì)。會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)工作是一個(gè)具有復(fù)雜性、綜合性和系統(tǒng)性的工程。每一次會(huì)議的成功舉辦，從策劃籌備、實(shí)施操作到總結(jié)收尾的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)，都涉及多方面、多維度、多層次的會(huì)務(wù)工作內(nèi)容。這些工作之間彼此關(guān)聯(lián)、互為依托、相互影響，既有交叉，又有順承；既需要分工明確，又需要配合互動(dòng)。要順利完成會(huì)議工作，必須統(tǒng)籌安排，合理分工。因此，成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，在會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌安排下完成會(huì)議的具體組織、協(xié)調(diào)和善后工作，為會(huì)議提供全方位的服務(wù)，就顯得尤為必要和重要。會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)在會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌下，統(tǒng)一對(duì)全部會(huì)務(wù)工作進(jìn)行科學(xué)的分解，對(duì)全體會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行合理地分工，組織協(xié)調(diào)各分支機(jī)構(gòu)分頭開(kāi)展工作，各負(fù)其責(zé)、各司其職、通力協(xié)作，優(yōu)質(zhì)高效地處理會(huì)議事務(wù)，完成會(huì)議任務(wù)。成立會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的基本原則會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成員配備并非越多越好，每一名成員都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格考核、認(rèn)真篩選，力求少而精，力爭(zhēng)專(zhuān)而強(qiáng)。成員既具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，思維嚴(yán)謹(jǐn)、處事精干、認(rèn)真負(fù)責(zé)，又具備精鉆的業(yè)務(wù)技能，專(zhuān)業(yè)對(duì)口、經(jīng)驗(yàn)豐富、機(jī)敏高效。盡量做到人盡其才，如會(huì)務(wù)組應(yīng)選擇外向開(kāi)朗、善于溝通的人員，后勤組應(yīng)選擇細(xì)心周密、踏實(shí)穩(wěn)重的人員，保衛(wèi)組則應(yīng)選擇冷靜堅(jiān)定、反應(yīng)敏銳的人員。21會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小，內(nèi)容多寡，會(huì)期長(zhǎng)短以及會(huì)議性質(zhì)、目的、意義等方面的差異而酌情設(shè)置，其繁簡(jiǎn)程度不可一概而論，應(yīng)因時(shí)制宜、因地制宜、因會(huì)制宜。既要避免因“小馬拉大車(chē)”而出現(xiàn)的力不從心，也要避免“殺雞用牛刀”而造成的虛耗浪費(fèi)。規(guī)格設(shè)置上———因會(huì)制宜3會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)各分支機(jī)構(gòu)，在分支機(jī)構(gòu)的設(shè)置數(shù)量上應(yīng)講究因事設(shè)組，既不能虛設(shè)也不能缺位。在各小組的工作量分配上追求相對(duì)平衡，既不能顧此失彼，也不能分配不均。同時(shí)，還應(yīng)注意在縱向上分工明確、職責(zé)分明，任務(wù)落實(shí)到組，責(zé)任落實(shí)到人；在橫向上統(tǒng)籌兼顧、主次分明，小組之間步調(diào)一致、加強(qiáng)溝通、相互補(bǔ)位，成員之間協(xié)同互助、密切配合、相互提醒。確保銜接順暢、不出差錯(cuò)，防止權(quán)責(zé)不明、相互推諉。成員選擇上———精尖組合組織分工上———均衡明確會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)01１）為領(lǐng)導(dǎo)者確定會(huì)議的目標(biāo)和議題搜集信息，提供參考和建議。（２）根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)確定的議題、時(shí)間和形式，起草籌備方案，擬定會(huì)議的議程、日程、程序，擬定與會(huì)人員范圍，做出會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。（３）根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)確定的與會(huì)者范圍發(fā)送會(huì)議通知。（４）根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的要求擬寫(xiě)會(huì)議文件草案（報(bào)告、講話(huà)等），審查與會(huì)單位或與會(huì)者提交的會(huì)議相關(guān)材料。（５）根據(jù)會(huì)議的要求安排會(huì)議的場(chǎng)地并布置會(huì)場(chǎng)。（６）反復(fù)檢查，排除各種隱患。（７）做好會(huì)議的報(bào)到工作，確認(rèn)到會(huì)人員，為會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的出席和缺席情況統(tǒng)計(jì)。（１）做好會(huì)議活動(dòng)的簽到、引導(dǎo)等接待工作。（２）做好會(huì)議的文字、錄音、錄像等記錄工作。（３）協(xié)調(diào)新聞單位做好會(huì)議的宣傳報(bào)道工作。（４）搞好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)，做好會(huì)議活動(dòng)的安全保衛(wèi)、后勤保障等工作。（５）及時(shí)處理各種突發(fā)性事件。0102會(huì)議召開(kāi)之前會(huì)議進(jìn)行之中03會(huì)議結(jié)束之后（１）清理會(huì)場(chǎng)，妥善安排與會(huì)人員離會(huì)、返程的各項(xiàng)事宜。（２）整理會(huì)議記錄，印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。（３）做好會(huì)議總結(jié)工作，分析會(huì)務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。（４）收集會(huì)議文件、材料，做好立卷歸檔工作。（５）做好會(huì)議各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的決算工作。（６）會(huì)同督查部門(mén)做好會(huì)議精神的傳達(dá)、催辦和信息反饋工作。處理好代表的提案。會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的基本設(shè)置常設(shè)性會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)臨時(shí)性會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)按照機(jī)構(gòu)性質(zhì)來(lái)看常設(shè)性會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)是專(zhuān)門(mén)為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)日常性的工作會(huì)議而設(shè)，如在一些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立的會(huì)務(wù)處、會(huì)務(wù)科、會(huì)務(wù)組一類(lèi)的職能部門(mén)即是如此。其任務(wù)是專(zhuān)為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)安排或承辦一些例行工作會(huì)議。當(dāng)由本機(jī)關(guān)主辦或承辦較大型的會(huì)議時(shí)，也多以這些常設(shè)機(jī)構(gòu)的人員作為骨干，配以其他工作人員，組成會(huì)議臨時(shí)的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)。臨時(shí)性會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)是為籌備和組織特定的會(huì)議而臨時(shí)組建的，常見(jiàn)的××?xí)h籌委會(huì)、××?xí)h籌備組、××?xí)h籌備辦公室、××?xí)h秘書(shū)處等即屬這一形式。在其內(nèi)部，往往分設(shè)秘書(shū)、組織、宣傳、后勤、保衛(wèi)、生活服務(wù)等分支機(jī)構(gòu)，在會(huì)議組織者的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下分工合作。會(huì)議結(jié)束后，臨時(shí)性的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)也就隨之解散。這是適應(yīng)大型會(huì)議的籌備工作需求所設(shè)置的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)類(lèi)型，分為大會(huì)籌備（或組織）委員會(huì)、大會(huì)籌備或組織）委員會(huì)辦公室、各個(gè)職能小組（如秘書(shū)組、宣傳組、外聯(lián)組、保衛(wèi)組、生活服務(wù)組等）共三級(jí)。在這種類(lèi)型的大會(huì)籌備（或組織）機(jī)構(gòu)中，籌備（或組織）委員會(huì)的負(fù)責(zé)人即是大會(huì)負(fù)責(zé)人；辦公室負(fù)責(zé)人即是籌備（或組織）委員會(huì)的組成人員；各職能小組的負(fù)責(zé)人即是籌備（或組織）委員會(huì)辦公室的組成人員。三級(jí)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)這是適合于小型會(huì)議的籌備所設(shè)置的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，只有會(huì)議秘書(shū)組（或會(huì)務(wù)組、總務(wù)組）這樣一級(jí)辦事機(jī)構(gòu)，也被稱(chēng)為“一攬子”會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)。由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人牽頭負(fù)責(zé)，并根據(jù)會(huì)議工作內(nèi)容配備適當(dāng)?shù)拿貢?shū)人員，共同完成會(huì)議籌備和組織工作的有關(guān)事宜。設(shè)立秘書(shū)處的大中型會(huì)議，其會(huì)務(wù)秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人，一般稱(chēng)為秘書(shū)長(zhǎng)和副秘書(shū)長(zhǎng)，如會(huì)務(wù)秘書(shū)機(jī)構(gòu)稱(chēng)為會(huì)務(wù)辦公室，其負(fù)責(zé)人稱(chēng)為主任和副主任。大會(huì)秘書(shū)處（或辦公室）下設(shè)立的會(huì)務(wù)、簡(jiǎn)報(bào)、后勤、保衛(wèi)等處（組）的負(fù)責(zé)人，分別稱(chēng)為會(huì)務(wù)處處（組）長(zhǎng)、簡(jiǎn)報(bào)處處（組）長(zhǎng)、后勤處處（組）長(zhǎng)、保衛(wèi)處處（組）長(zhǎng)等。設(shè)立會(huì)務(wù)秘書(shū)組的小型會(huì)議，會(huì)務(wù)秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人一般稱(chēng)為秘書(shū)組長(zhǎng)和副組長(zhǎng)，下設(shè)若干名秘書(shū)分管各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。有的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中的小型會(huì)議，常常由辦公室或領(lǐng)導(dǎo)指定一名秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作，這名秘書(shū)的身份、稱(chēng)呼與平時(shí)一樣。一級(jí)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)這是適應(yīng)中型會(huì)議的籌備工作需求所設(shè)置的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)類(lèi)型，由會(huì)議籌備辦公室和各個(gè)職能小組（秘書(shū)組、宣傳組、保衛(wèi)組、生活服務(wù)組等）兩級(jí)組織構(gòu)成。兩級(jí)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)按照分支層次來(lái)看會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的具體分工`12345876會(huì)務(wù)組是對(duì)會(huì)議活動(dòng)具體實(shí)施組織、協(xié)調(diào)等項(xiàng)事務(wù)的綜合性工作機(jī)構(gòu)。會(huì)務(wù)組組織組一般組建于特定的代表大會(huì)的籌備和進(jìn)行過(guò)程中，主要承辦代表資格審查和選舉方面的工作。組織組簡(jiǎn)報(bào)組是在規(guī)模較大、會(huì)期較長(zhǎng)的重大會(huì)議召開(kāi)期間，負(fù)責(zé)編寫(xiě)和印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（快報(bào)）的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)。

簡(jiǎn)報(bào)組保衛(wèi)組是對(duì)特定會(huì)議實(shí)施安全保衛(wèi)的工作機(jī)構(gòu)，其職責(zé)包括會(huì)議內(nèi)部保衛(wèi)和外部保衛(wèi)。保衛(wèi)組提案組也稱(chēng)議案組，它是在代表大會(huì)召開(kāi)期間，具體負(fù)責(zé)受理與會(huì)代表提出的各種提案和議案的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)。

提案組宣傳組是與新聞機(jī)構(gòu)聯(lián)系，對(duì)會(huì)議情況做宣傳報(bào)道的工作機(jī)構(gòu)。宣傳組文件組是負(fù)責(zé)會(huì)議主旨性文件的工作機(jī)構(gòu)。文件組聯(lián)絡(luò)組主要負(fù)責(zé)會(huì)議主席團(tuán)與各代表團(tuán)之間的傳達(dá)、反饋等會(huì)議聯(lián)絡(luò)工作。

聯(lián)絡(luò)組9后勤組后勤組是負(fù)責(zé)會(huì)議各方面生活服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。思考與練習(xí)一、請(qǐng)結(jié)合下面這則材料，談?wù)勗跁?huì)務(wù)工作中，秘書(shū)應(yīng)該怎樣服務(wù)才能做到讓與會(huì)者滿(mǎn)意?！翱吹靡?jiàn)的幸福，摸得著的民主”——記盲文版政府工作報(bào)告首次亮相全國(guó)人大會(huì)議。二、請(qǐng)分析以下案例。

為進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)系統(tǒng)會(huì)務(wù)工作規(guī)范化，提高會(huì)務(wù)工作人員服務(wù)意識(shí)與能力素質(zhì)，某市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心開(kāi)展了全市機(jī)關(guān)事務(wù)系統(tǒng)會(huì)議服務(wù)技能培訓(xùn)會(huì)，全市機(jī)關(guān)事務(wù)系統(tǒng)40多名會(huì)務(wù)工作人員參加了培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，