中國IT市場年會會議流程管理手冊

2005年中國IT市場年會

會議流程管理手冊

目錄

一、分組職責(zé)任務(wù)

.................................................3

1、領(lǐng)導(dǎo)小組成員

..........................................3

2、專項(xiàng)小組職責(zé)

..........................................3

二、分期落實(shí)計(jì)劃

........................................8

1、會務(wù)組

................................................8

2、招商組

................................................10

3、秘書組

...............................................11

4、綜合組

................................................13

三、現(xiàn)場流程管理

........................................15

1、現(xiàn)場工作管理

..................................15

一、分組職責(zé)任務(wù)

1、領(lǐng)導(dǎo)小組成員：

組長：

副組長：

組員：

2、專項(xiàng)小組職責(zé)：

(1)會務(wù)組

職責(zé)：負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場正常進(jìn)行的一切會務(wù)保障工作。

任務(wù):11選看場地|2|確定地點(diǎn)|3|交付訂金|4說明要求飯店提供配合的事項(xiàng)

5|簽署協(xié)議|61升討布展方索

7確定布展方案|8監(jiān)督布展設(shè)計(jì)|91布展施工監(jiān)督|101制定當(dāng)日流

程實(shí)施表|11|確定現(xiàn)場人員分，

⑵現(xiàn)場布置調(diào)配］13燈光音像控蒯14微請攝影攝像］151提出攝制要

醫(yī)161臉收拍攝成果|171制作成冊

181內(nèi)部彩排設(shè)備安裝|19|現(xiàn)場彩排|2()|宣傳片制作|211筆記本內(nèi)容裝

國221資料運(yùn)輸23|物品運(yùn)輸

241桌簽擺放|25|用餐安排|261引導(dǎo)牌設(shè)置I27|嘉賓上場引領(lǐng)

281同傳設(shè)備安排|291工作證

301車輛及運(yùn)輸人員安排來賓停車場預(yù)定|31快排兄弟單位到場作展

及彩排|32|，參展兄弟單位標(biāo)臻

33|與7家參展媒體的聯(lián)系|34場地布線

人員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）

分管領(lǐng)導(dǎo)：

組長：王曉東（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、

23、24、26、31）

副組長：

組員：張金海林琳田苑、魯衛(wèi)

（2）招商組

職責(zé)：負(fù)責(zé)整個會議正常進(jìn)行的一切經(jīng)費(fèi)保障工作

任務(wù)：11招商方案而2|招商合同制作|31明確對廠商的嘉|4盟請及確認(rèn)贊魴

商發(fā)言人|51邀請廠商參會夭員

61接待廠商貴賓|7|引領(lǐng)貴賓簽到及進(jìn)入會場|81收集及確認(rèn)廠商演講文稿或

畫91收集及確認(rèn)廠商展板展品

101收集及確認(rèn)廠商會刊資料和產(chǎn)置11|收集及確認(rèn)廠商L0G0|121收集及一

認(rèn)廠商現(xiàn)場發(fā)放麗

131會后廠商宣頌淼］14|落實(shí)合同收款

人員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）

分管領(lǐng)導(dǎo)：

組長：

組員：

（3）秘書組

職責(zé)：負(fù)責(zé)整個會議正常進(jìn)行一切資料保障工作。

任務(wù)：1慚聞總稿|21分類深度報(bào)道|3|資料內(nèi)容撰寫（會刊、摘要、簡介、邀請函）|41資料內(nèi)容

畋集確認(rèn)5區(qū)祠內(nèi)容設(shè)計(jì)|6|資料印刷|7―領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)講甑|8住持人串

同91公司報(bào)告PPT制作|1。|其它PPT制作（演講人名錄、圖片II限講人麗|12國

的人演練|13|年會綜合總結(jié)報(bào)置14|提供獲獎廠商名不

人員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）

分管領(lǐng)導(dǎo)：

組長：

組員：

（4）綜合組

職責(zé)：負(fù)責(zé)整個會議正常進(jìn)行的一切人員邀請接待保障工作。

任務(wù)：1|部、院領(lǐng)導(dǎo)邀詞21公司領(lǐng)導(dǎo)參會前|31媒體記者邀請|4|用戶代表邀請

61報(bào)到表設(shè)計(jì)制作|91部院領(lǐng)導(dǎo)及廠商貴賓接待|101普通廠商代表接待|11

媒體記者接待|12例、賓接待|13帆花購買|14恤花佩戴］15慘會胸卡發(fā)闕

161簽到本筆購羽17|名片收集|181資料裝袋、發(fā)和191大門迎賓|20g

到處迎賓|211會場迎賓|22|貴賓室迎賓

231會場秩序維持|241提供桌簽名單|251桌簽名單擺放福26原祈否麗

271會后媒體宣傳|28|獎牌的制作

人員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）

分管領(lǐng)導(dǎo)：

組長：

副組長：

工作人員：

1、貴賓邀請：

2、參會代表邀請：

3、媒體工作：

4、海外媒體及來賓邀請：

5、會議禮品及用品購置:

二、分期落實(shí)計(jì)劃

（當(dāng)日安排見第三章）

（1）、會務(wù)組:

時(shí)間段時(shí)工作內(nèi)容責(zé)任人備注

間

前期準(zhǔn)備第1.10-1.16布展方案設(shè)計(jì)王曉東

(10.14-11.11)1.11-1.12再次與酒店確認(rèn)各項(xiàng)事宜，完成申報(bào)手續(xù)王曉東

周

1.17布展方案比稿

第1.20-1.23布展方案研修改、確認(rèn)*總定稹

1.20-1.23確定參展兄弟單位、明確要求

周1.20-1.23聯(lián)系參展兄弟單位、解決問題（媒體7家，

其余4家）

1.22落實(shí)其它組情況，提交會議預(yù)算。

第1.20-1.24確定攝影攝像公司配合

1.20-1.24確定禮儀服務(wù)人員

周

1.10-2.1廠商LOGO落實(shí)，提交布展廠商

2.19-2.20再次確定會議當(dāng)日現(xiàn)場流程馬總提供

2.19-2.21制作工作證

2.19-2.21收集桌簽名錄，傳真至酒店;來賓停車位預(yù)

定。

2.20向其它組收集PPT,裝入筆記本，確定筆記相關(guān)人員

本及提供

控制人員。

內(nèi)2.20開會確定本組彩排人員

部

2.20公司內(nèi)部彩排，布置場地，調(diào)試設(shè)備，安

彩

排順序

排

2.20兄弟單位彩排

現(xiàn)2.22再次向招商組落實(shí)廠商布展資料

場

2.23晚資料運(yùn)輸至?xí)?/p>

彩

排2.23晚布展

2.24上午確認(rèn)桌簽，引領(lǐng)牌等事宜，禮儀小姐培訓(xùn)

2.23晚設(shè)備調(diào)試、彩排

2.23晚進(jìn)行現(xiàn)場彩排導(dǎo)演、協(xié)助其它組熟悉場地。

協(xié)助兄弟單位彩排熟悉場地

2.24上午各組就位

后期服務(wù)2.25-3.5結(jié)清第三方費(fèi)用，相關(guān)資料留底備用

(11.19-12.6)

(2)、招商組

的間段時(shí)工作內(nèi)容責(zé)任人備注

間

前期準(zhǔn)備第1.4-1.30招商材料發(fā)放客戶經(jīng)

理

(10.14-11.11)

招商合同制作客戶經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)

至

理支持

明確對廠商的要求客戶經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核

周理

邀請及確認(rèn)贊助商發(fā)言人客戶經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核

理

邀請廠商參會人員客戶經(jīng)

理

第2.19-2.23收集及確認(rèn)廠商演講稿或PPT客戶經(jīng)

理

四

收集及確認(rèn)廠商會刊資料和廣告，提交秘

周

書組制作

2.19-2.23收集及確認(rèn)廠商展板展品

收集及確認(rèn)廠商現(xiàn)場發(fā)放資料

2.19收集及確認(rèn)廠商LOGO客戶經(jīng)

理

內(nèi)2.20安排本組彩排工作

部

審核客戶ppt及其它相關(guān)資料客戶經(jīng)

彩

理

排

現(xiàn)2.23晚轉(zhuǎn)入綜合組協(xié)助彩排接待工作客戶經(jīng)

場理

彩2.24上午熟悉現(xiàn)場環(huán)境，審核客戶布展情況，進(jìn)行

排來賓接待模擬

審核客戶ppt,模擬客戶演講

審核廠商桌簽、相關(guān)人員就位客戶經(jīng)

理

后期服務(wù)2.24-3.4會后廠商宣傳跟蹤客戶經(jīng)黃總審核

理監(jiān)督

(11.19-12.6)落實(shí)合同收款

（3）、秘書組（名單黃總確認(rèn)）

時(shí)間段時(shí)間工作內(nèi)容責(zé)任備注

人

前期準(zhǔn)備前1.10-資料內(nèi)容撰寫（會刊、報(bào)告摘要、

1.30公司簡介）

(1.6—

124)1.13—資料內(nèi)容收集確認(rèn)向*總確認(rèn)袋裝資料內(nèi)容，并負(fù)責(zé)

周

1.31收集

1.13-資料內(nèi)容設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)所有資料的設(shè)計(jì)

1.27

1.10-邀請函內(nèi)容確定及制作向馬總確認(rèn)邀請函內(nèi)容

1.17

1.13-部領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)講話各部門總經(jīng)理給予相應(yīng)配合

1.26稿

新聞總稿、新聞通稿、分類深度各部門總經(jīng)理給出相關(guān)新聞稿

報(bào)道撰寫

1.24—公司報(bào)告PPT制作與相關(guān)演講人協(xié)調(diào)制作rin內(nèi)容

1.27

1.28將Pin提交于黃總

第2.19-

2.22部領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)講話

四

稿定稿

周

其它PPT制作（演講人名錄、由招商組與客戶確認(rèn)后提供給**，

圖片等）

資料印刷完成（會刊）與招商組確認(rèn)廠商資料后，報(bào)*總

最終確認(rèn)會刊內(nèi)容后，交***印刷

主持人串詞

2.21演講人彩排演練

內(nèi)2.19確定本組彩排分工

部2.20將ppt裝入筆記本，彩排時(shí)完善將*?總確認(rèn)后的PPT交張金海

PPt

彩

現(xiàn)場演講人演練、主持人演練

排

后期服務(wù)跟蹤媒體報(bào)道

(2.24-3.5)年會綜合總結(jié)報(bào)告

（4）、綜合組（請徐總確認(rèn)相關(guān)人員）

時(shí)間段時(shí)間工作內(nèi)容責(zé)，

前期準(zhǔn)備第1.10—1.21部領(lǐng)導(dǎo)初步邀請

院領(lǐng)導(dǎo)初步邀請

至

第一輪媒體預(yù)熱、會前廣告投放

周

大量發(fā)放邀請函（含電子郵件）、請柬，邀請各類參會人員

第1.21-1.25用尸代表初步確認(rèn)

相關(guān)回執(zhí)確認(rèn)

周

參會貴賓（部、院領(lǐng)導(dǎo)等）

初步確認(rèn)

第二輪媒體宣傳

中期落實(shí)彩2.19-2.22用戶參會人員再次確認(rèn)

排

參會貴賓（部、院領(lǐng)導(dǎo)等）

準(zhǔn)

備再次確認(rèn)

媒體記者邀請

外賓邀請

提供桌簽名單

2.23晚資料裝袋

胸花購買

桌簽名單擺放次序

簽到表設(shè)計(jì)制作、簽到用品（本、筆）購買

公司領(lǐng)導(dǎo)參會通知

2.23全體組員入場熟悉各自崗位，模擬接待工作

現(xiàn)2.24上午各人員就位

場桌簽擺放次序上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組

彩

排

后期服務(wù)2.24-3.5征集參會人員反饋意見、致參會人員感謝信。

(2.18-2.28)

2005年IT市場年會現(xiàn)場分工及時(shí)間安排

2005年2月23日晚

I、布展組負(fù)責(zé)人：

場內(nèi)布展組：

場外布展組：

布展協(xié)調(diào)：

彩排紐：公司演講人

場內(nèi)布展組相關(guān)工作人員，23日中午1點(diǎn)進(jìn)入會場布展。田苑負(fù)責(zé)場內(nèi)搭建、設(shè)備調(diào)試。

場外布展蛆相關(guān)工作人員，24口凌晨1點(diǎn)進(jìn)入外場布展。林琳負(fù)責(zé)場外廠商展示區(qū)、兄弟單位展示區(qū)、

報(bào)告墻、各個簽到處布展，魯衛(wèi)負(fù)賁與酒店協(xié)調(diào)。

2005年2月24日上午7-9點(diǎn)

II、會議服務(wù)組負(fù)責(zé)人：

廠商接待小組：

兄弟單位接待小組：

資料運(yùn)輸組：

資料裝袋組：

現(xiàn)場協(xié)調(diào)組：

泉簽擺放負(fù)賁人：

以上各小組相關(guān)工作人員，24日上午7點(diǎn)進(jìn)入會場熟悉場地。廠商凄待小組成員除助廠商展示區(qū)工作人

員青點(diǎn)廠商資料，進(jìn)行布況工作。24日上午7點(diǎn)全體到崗，有關(guān)負(fù)責(zé)人安排桌簽位置。魯衛(wèi)負(fù)責(zé)與酒店協(xié)調(diào)、

與各組組長協(xié)調(diào)，廠商接待組工作人員主要負(fù)貪廠商展板、宣傳品的接殳、擺放、排序，資料運(yùn)輸組主要負(fù)

責(zé)資料的運(yùn)輸及搬運(yùn)至指定地點(diǎn)，協(xié)助裝袋組裝袋?，F(xiàn)場f辦調(diào)組負(fù)責(zé)協(xié)網(wǎng)公司內(nèi)部各部門之間的工作及工作

人員的后勤保障。

2005年2月24日上午9一11點(diǎn)

布展組進(jìn)行初步設(shè)備調(diào)試，信號走臺。

場外布展組與廠商接待小組合作核實(shí)廠商及兄弟單位展板、宣傳材料收集情況,及時(shí)與廠商與兄翦單位

聯(lián)系。

資料裝袋組應(yīng)于11點(diǎn)前資料分裝完畢，并擺放到位。

2005年2月24日上午11一12點(diǎn)

布展組布展組進(jìn)行最后彩排、調(diào)試設(shè)備、清場做最后準(zhǔn)備。

會漢服務(wù)組在負(fù)責(zé)人的帶領(lǐng)下再次熟悉場地、各組工作人員對工作做最后檢查。

會議現(xiàn)場分工:

I、政府貴賓負(fù)責(zé)人：

簽到處:

接待：

部級領(lǐng)導(dǎo)接待：

信息產(chǎn)業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)接待：

其它部委領(lǐng)導(dǎo)接待：

車位引領(lǐng)司機(jī)接待：

n、廠商貴賓負(fù)責(zé)人：

答到處：

總接待：

接待小組：

軟件：

主機(jī)：

外設(shè)：

行業(yè)信息化：

集成電路：

2005年2月24日下午1點(diǎn)至5點(diǎn)

以上兩組相關(guān)工作人員，24日上午7點(diǎn)進(jìn)入會場熟悉場地。廠商接待小組成員稱助廠商展示區(qū)工作人員

清點(diǎn)廠商資料，進(jìn)行布置工作。有關(guān)為貴人安排桌簽位置，接待人員熟悉各自接待貴賓的位置，進(jìn)行接待模

擬。下午一點(diǎn)接待工作正式開始，在政府及廠商主要貴賓來齊后，1點(diǎn)50分左右，由唐杰、劉獻(xiàn)軍及攝■涌組

織貴賓到報(bào)告墻前合影留念后進(jìn)入會場。

2005年2月24日下午5點(diǎn)至8點(diǎn)

以上兩組相關(guān)工作人員，24日下午5點(diǎn)半到崗，接待工作正式開始。

2005年2月25日上午7點(diǎn)至下午5點(diǎn)

以上兩組相關(guān)工作人員，25日上午7點(diǎn)到崗，做好準(zhǔn)備工作，上午8點(diǎn)接待工作正式開始。下午1點(diǎn)

相關(guān)工作人員到崗，1點(diǎn)15分接待工作正式開始。25日上、下午在霧到處準(zhǔn)備好多余的會議資料，以備發(fā)放。

III、普通來賓負(fù)責(zé)人

簽到處：

2005年2月24日下午1點(diǎn)至5點(diǎn)

以上工作人員24日上午7點(diǎn)進(jìn)入會場熟悉場地，清點(diǎn)會議資料，組織裝袋放入會場。布相接待（簽到冊、

拈獎箱、獎品、資料等）o下午一點(diǎn)接待工作正式開始。會議結(jié)束后，由郭晴負(fù)責(zé)收集（禮儀小姐提供）獲

獎名單，核實(shí)領(lǐng)獎?wù)呱矸莺蟀l(fā)獎。

2005年2月25日上午7點(diǎn)至下午5點(diǎn)

以上工作人員25日上午7點(diǎn)全體到崗，布置接待（簽到冊、抽獎箱、獎品、資料等），上午8點(diǎn)接待工

作正式開始。下午1點(diǎn)相關(guān)工作人員到崗，1點(diǎn)15分接待工作正式開始。下午會議結(jié)束后，由郭晴負(fù)責(zé)收條

（禮儀小姐提供）獲獎名單，核實(shí)領(lǐng)獎?wù)呱矸莺蟀l(fā)獎。25日上、下午在簽到處準(zhǔn)備好多余的會議資料，以備

發(fā)放

IV.新聞中心負(fù)責(zé)人：

國內(nèi)簽到處：

海外簽到處：

海外嘉賓引領(lǐng)：

同傳設(shè)備發(fā)放回收：

接待：

直播設(shè)備：

2005年2月24日下午1點(diǎn)至5點(diǎn)

24日上午7點(diǎn)全體到向，布置接待（簽到冊、車馬華、資料等），設(shè)備負(fù)責(zé)人安裝調(diào)試電腦，網(wǎng)絡(luò)，打

印機(jī)、同傳設(shè)備（除外賓外收取押金）等。下午一點(diǎn)接待工作正式開始，按計(jì)劃進(jìn)行直播，組織相關(guān)記者在

貴賓室專訪。

2005年2月24日下午5點(diǎn)至8點(diǎn)

以上工作人員24日下午5點(diǎn)半全體到崗，清點(diǎn)會議資料，組織裝袋放在記者簽到處，設(shè)備負(fù)責(zé)人檢查電

腦，網(wǎng)絡(luò),打印機(jī)、同傳設(shè)備等。布置接待（簽到冊、車馬舒、資料等）o下午6點(diǎn)接待工作正式開始。

2005年2月25日上午7點(diǎn)至下午5點(diǎn)

以上工作人員25日上午7點(diǎn)全體到癰，清點(diǎn)會議資料，組織裝袋放在記者簽到處，設(shè)備負(fù)貴人檢查電

腦，網(wǎng)絡(luò)，打印機(jī)、同傳設(shè)備等。布理接待（簽到冊、車馬費(fèi)、資料等）。上午8點(diǎn)接待工作正式開始，按

計(jì)刈進(jìn)行直播，組織相關(guān)汜者在賢賓宣專訪，下41點(diǎn)相關(guān)工作人員到向，I點(diǎn)15分接待工作正式開始。25

日上、下午在簽到處準(zhǔn)備好多余的會議資料，以備發(fā)放。

V、院內(nèi)單位展區(qū)負(fù)責(zé)人：

2005年2月24日下午1點(diǎn)至5點(diǎn)

以上工作人員24日上午7點(diǎn)進(jìn)入會場熟悉場地，擺放各單位會議資料，設(shè)備負(fù)貨人安裝調(diào)試電腦，演講

員彩排。24日上午9點(diǎn)（根據(jù)布展情況）全體到崗，演講員再次彩排。下午一點(diǎn)接待工作正式開始，1點(diǎn)勾

分開始演講兩遍。

2005年2月25日上午7點(diǎn)至下午5點(diǎn)

以上工作人員25日上午7點(diǎn)半全體到崗，上午8點(diǎn)接待工作正式開始。下午I點(diǎn)相關(guān)工作人員到崗，I

點(diǎn)15分接待工作正式開始。

VL廠商展示區(qū)負(fù)責(zé)人：

2005年2月24日下午1點(diǎn)至5點(diǎn)

以上工作人員24日上午7點(diǎn)進(jìn)入會場，熟悉場地，清點(diǎn)廠商布置、宣傳資料及展板。下午一點(diǎn)接待工作

正式開始，協(xié)助廠商進(jìn)行資料發(fā)放和現(xiàn)場秩序維護(hù)。

2005年2月25日上午7點(diǎn)至下午5點(diǎn)

以上工作人員25日上午7點(diǎn)全體到崗，布相資料等。上午8點(diǎn)接待工作正式開始，協(xié)助廠商進(jìn)行資料發(fā)

放和現(xiàn)場秩序維護(hù)。

VII、會場服務(wù)負(fù)責(zé)人；

與酒店協(xié)?調(diào)、發(fā)放卷票等

VIII、現(xiàn)場控制負(fù)責(zé)人：

流程導(dǎo)演：田范

現(xiàn)場總控：王曉東

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