秘書(shū)手冊(cè)講義教材

秘書(shū)手冊(cè)

（試講稿）

目錄

前言3

第一章秘書(shū)必備的素質(zhì)4

第二章秘書(shū)的重要職業(yè)技能5

第一部分日常事務(wù)處理5

電話(huà)、傳真、郵件、文件管理、名片

第二部分日程安排7

總體日程安排7

出差日程安排8

會(huì)議安排13

媒體采訪(fǎng)18

大型活動(dòng)21

突發(fā)來(lái)訪(fǎng)接待24

第三部分溝通與協(xié)調(diào)25

內(nèi)部溝通25

外部溝通25

秘書(shū)應(yīng)具備的禮儀26

秘書(shū)禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)27

第四部分文字支持27

第五部分會(huì)議支持30

前者在許多人眼里，秘書(shū)仍是一種即讓人熟悉乂不被人了解的職業(yè)。秘書(shū)

的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下

保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無(wú)誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其

自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)使人想到F練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有

禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那-慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無(wú)論如何，秘書(shū)這個(gè)詞會(huì)讓許

多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像。然而，秘書(shū)的工作到包括哪些，在秘書(shū)的工

作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書(shū)及行政助理、部門(mén)文員是一只龐大

的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理

每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺,

有時(shí)我們需要扮演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書(shū)，但由于所服務(wù)

的對(duì)象不同，各部門(mén)性質(zhì)不同，其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于?秘書(shū)工作

是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實(shí)上有很多相似的工作不

同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是可以歸于一類(lèi)的。無(wú)論什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)真

的工作態(tài)度是秘書(shū)們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書(shū)的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上

更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)出色地秘書(shū)的該具備的職業(yè)素質(zhì)，

什么樣的秘書(shū)會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想，不同崗位的秘書(shū)在提高工作效率的呼聲下又該做

什么呢？這些是我們一直以火需要探索的問(wèn)題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編

寫(xiě)本手冊(cè)的想法。

我們--作為企劃部秘書(shū)處的秘書(shū)，在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自

身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)

和技巧，在處理許多類(lèi)似情況時(shí)形成/一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一

一收集，在經(jīng)過(guò)了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過(guò)程后，已將其做成了本部門(mén)工作的一種

標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法利流程上的統(tǒng),我們相信，在我們自己的不懈努力和對(duì)秘書(shū)工作的熱

愛(ài)之下;為聯(lián)想，為我們的事業(yè)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后，我們定會(huì)做出成績(jī).我們迫切地相

想早日讓這本小冊(cè)子與大家見(jiàn)面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同

時(shí)我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來(lái)和大家一起探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使

我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)己之短。

秘書(shū)手冊(cè)適用于公司各部秘書(shū)及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的

指導(dǎo)。手冊(cè)編寫(xiě)工作是由企劃部秘書(shū)處完成的，在此其間我們得到了來(lái)自部門(mén)同仁及上下各

部門(mén)的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手用所收集的內(nèi)容，由于水平有

限，不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見(jiàn)。這本手冊(cè)隨著工作需要我們還

將不斷補(bǔ)充完善，使手冊(cè)真正能夠成為?部聯(lián)想秘書(shū)的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。

第一章秘書(shū)必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)：

L敬業(yè)精神「正直一公平，堅(jiān)持既定政策和原則

L表率作用「誠(chéng)實(shí)一實(shí)靠求過(guò)

領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范廣敬業(yè)―以工作為榮，設(shè)定高的工作水

準(zhǔn)

L業(yè)務(wù)能力「守信一不失妁、不違妁、不食吉、不

泄密

L指揮與控制能力「勤奮—努力工作，不斷學(xué)習(xí)

L合作精神「有序一利落，有條不薪

L學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力(-高效—追求效率和效益

L知人善任的能力「可靠一按約定完成工作，保質(zhì)、保置、

及時(shí)

L對(duì)待意見(jiàn)與批評(píng)

L大局觀(guān)

二、秘書(shū)的職業(yè)態(tài)度

l主動(dòng)性(Initiative)

l適應(yīng)性(FIexibiIity)

l團(tuán)隊(duì)精神(Teamwork)

l尊重他人(RespectforPeopIe)

l創(chuàng)新精神(Creativity)

l堅(jiān)持原則(UncompromisingIntegrity)

l服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service&Contribution)

l認(rèn)同與分享(Sharing)

l雙贏(yíng)與相互依存(Win-win&Interdependence)

溫柔的心和自省

第二章秘書(shū)的重要職業(yè)技能

第一部分：日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽(tīng)電話(huà)的程序和技巧

1、打電話(huà)前的準(zhǔn)備

?準(zhǔn)備好電話(huà)記錄本和筆

?把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐?核時(shí)無(wú)遺漏。

?準(zhǔn)備好通話(huà)時(shí)需要的文件資料。

?查閱對(duì)方電話(huà)號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。

2、正式撥打電話(huà)：

?撥通電話(huà)后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是聯(lián)想電腦公

司**部*

?如需與有關(guān)人員通話(huà)，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。

?如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄

?逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確：

?通話(huà)結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話(huà)筒，然后放電話(huà)。

3、接聽(tīng)電話(huà)

?3聲鈴響內(nèi)將電話(huà)接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**J

?判斷WHO,分以下幾種情，兄：

來(lái)電人員總經(jīng)理可接電話(huà)時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)

直接轉(zhuǎn)入記錄留言

直接上級(jí)及

如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話(huà)，速聯(lián)系總經(jīng)理

平級(jí)

回電。

問(wèn)清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說(shuō)明問(wèn)清梗概，如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

內(nèi)

直接下屬梗概后轉(zhuǎn)入

部如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。

問(wèn)清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理：其

普通員工

他可視情況處理

問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，然后轉(zhuǎn)記錄留言

重要且緊密入如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話(huà)，速聯(lián)系總經(jīng)理

回電。

外

重要但不緊問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，依總經(jīng)記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。

部

密理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

不重要且不問(wèn)清概要，酌情處理

緊密

?若通話(huà)內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。

?通話(huà)結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話(huà)筒，然后放電話(huà)。

4、通話(huà)技巧：

?日常禮貌用語(yǔ)：

詢(xún)問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？”、“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱(chēng)呼？請(qǐng)問(wèn)有什么事？”等

?對(duì)總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞

其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。

?如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話(huà)號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重

復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對(duì)方通話(huà)的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”,

可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽(tīng)對(duì)方電話(huà)，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上

哪去了，我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)電話(huà)；如果您方便的話(huà)，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做

到有禮有節(jié)、滴水不漏。

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接：也可詢(xún)問(wèn)對(duì)

方是公事還是私事，如是公事可讓時(shí)方知曉，將事由告知芻己也可達(dá)到目的。

?在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢(xún)問(wèn)后未果，可委婉結(jié)束通話(huà)。

?如果對(duì)方喋喋不休，廢話(huà)連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還有

急事要辦”等結(jié)束通話(huà)。

?如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話(huà)內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮

貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話(huà)，稍候打過(guò)去。

?整理電話(huà)留言，在總經(jīng)理回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。

二、傳真

1、將傳真分類(lèi)：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由秘書(shū)來(lái)待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人

B、由秘書(shū)本人回復(fù)

?使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式

?遵守公文寫(xiě)作規(guī)范

?保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)

方確認(rèn)。

?需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說(shuō)明，列明抄送范圍

?務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼。

2、必要的傳真分類(lèi)存檔

三、郵件

1、根據(jù)郵件類(lèi)型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞

/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過(guò)濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、

協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

?以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語(yǔ)氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；

?以秘書(shū)名義發(fā)送時(shí)，要說(shuō)明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由秘書(shū)來(lái)待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人；B、由秘書(shū)本人回復(fù)

3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查

看，需電話(huà)說(shuō)明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；

5、重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔

四、文件管理（參看集團(tuán)《秘I仔冊(cè)》第33-36頁(yè)）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理/然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清

晰、完整。

2、對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫(xiě)明文件摘要（必要背景資料、審

批原由），便于總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見(jiàn)復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進(jìn)行追蹤，

反饋結(jié)果。

4、必要文件進(jìn)行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出

五、名片

1、分類(lèi)：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類(lèi)，如公司類(lèi)型、客戶(hù)類(lèi)型、地域等；

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）

3、應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作.

“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一

種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘竹的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按U程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各

種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體

采訪(fǎng)、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪(fǎng)六部分加以詳細(xì)說(shuō)明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供

參考。

日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工

作日程是秘書(shū)的i項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，但卻十分重要，它是秘書(shū)輔助總經(jīng)理工

作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書(shū)一

定要細(xì)心觀(guān)察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法,主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。

在沒(méi)有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、

需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開(kāi)展做鋪墊。此

外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教

訓(xùn)、小技巧等做i備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，

同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。

一、總體日程安排

領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接

待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類(lèi)。而秘書(shū)的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填

入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。

（一）總體原則：

A了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，

-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀(guān)察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作打拍：

-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)：

》對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突：

》明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理：

A定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工

作開(kāi)展：

》注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排：

（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧

》周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)：

A在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)

間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；

》根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；

A對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固

定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；

A不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意卜針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；

A控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

》掌握近期要回避的人物；

月/周計(jì)劃安排模版

A可使用NOTES日歷功能,填入相關(guān)安排，打印即可:

A也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表：

二、出差日程安排

做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的?項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的?項(xiàng)工作。通

過(guò)秘書(shū)的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿(mǎn)，這是秘書(shū)工作的

目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。

（一）國(guó)內(nèi)出差

?出差前：》確定出差目為和日期：

》確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人

》與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所

到地地址、需

要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）

》確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇

總經(jīng)理習(xí)慣的酒

店、熟悉酒店的電話(huà)、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）:

》完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。

》根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。

》擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員發(fā)出郵件和

復(fù)印件（財(cái)務(wù)部

等）。（見(jiàn)范例）

?出差中》在笫一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)

人員。

A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；

》配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

》根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排：

?出差后》及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；

》出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或

存檔：

》向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。

》各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：

》跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；

（二）國(guó)外出差

出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：

》根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)

備彩色打印膠片和打印稿。

A機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司利服務(wù)，長(zhǎng)途匕行選擇好的機(jī)型；

》注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶；

》根據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物：

A準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家風(fēng)情資料：

＞確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)：

A回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。

（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事

項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)注意以下事項(xiàng)：

》登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)：并再次確認(rèn)接車(chē)人：

》到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù).了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話(huà)，并將秘書(shū)房號(hào)電話(huà)及時(shí)告知總

經(jīng)理；

》每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排：

》提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐：

》根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車(chē)輛；

》及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；

》攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?lái)訪(fǎng)提綱）：

》注意建立各種客戶(hù)關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記考）

》著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝：注意言談舉止：

》出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整理。

附件一：出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppi（保存在桌面）、

ppt備份軟盤(pán)2張

往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書(shū)手中）書(shū)面講話(huà)稿及素材2份

活動(dòng)或會(huì)墳等背景材料出訪(fǎng)地聯(lián)系人通訊錄

準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆

禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品

附件二：授權(quán)書(shū)模版

文件編號(hào)OURREFJLCS-DTB?60023-99咨夕日期2000614文件類(lèi)別CATEGORY：通知

審核〃

擬文人FROM：一批準(zhǔn)APPROVED:—

VERIFIED:

臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事

收文人TO：全體人員收文部門(mén)TXDEPTJ:

業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部

抄送CC：總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)一附件ATTACHMENT：//

□傳閱因閱后存檔□保密保密期限□其他n□頁(yè)數(shù)1

CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNO.OFPAGES

授權(quán)通知

電腦公司副總裁一在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部

資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理…，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件

審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理一，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批

委托副總裁一處理。

特此通知

2000.6.14

附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25—27日）

時(shí)間日程地點(diǎn)備注

417：25北京一深圳機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：…1360

月CA13O5入住新世紀(jì)酒店

25該車(chē)在深圳期間隨行

日

21：30夜宵自行安排

411：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、

月寧波廳鄧秉覺(jué)

26聯(lián)想：、

B議題：嘉利最新情況通報(bào)

刈方聯(lián)系人：鄧秉/p>

13：20出發(fā)前往EMCoffice、--陪同前往

14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、?/p>

21-23棟北座一、*

EMC參加人：總經(jīng)理余昭信

副總經(jīng)理陸楊

業(yè)管處經(jīng)理張界楊

技術(shù)處協(xié)理郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張濱

會(huì)面安排：

14:00-15:00雙方公司介紹交流

15:00-16:00參觀(guān)工廠(chǎng)

16:00-17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）

及未來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商

17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同

18：()0晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員

聯(lián)想：

414：00東莞金和涂料有深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)金和參加人：總經(jīng)理董合枝

月限公司會(huì)面（地圖附后）生產(chǎn)經(jīng)理董博寐

27嘉利廠(chǎng)參加人：采購(gòu)部主管黃寶球

日工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)

聯(lián)想?yún)⒓尤耍阂?、一一、?/p>

議程安排：

14：00-14：05雙方介紹

14：05-14：25金和介紹（工廠(chǎng)歷尺、油漆種類(lèi)、

生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）

U：25-14：55雙方討論

14：55-15：25參觀(guān)金和新廠(chǎng)

15：35瑞和塑膠五金電深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹

子廠(chǎng)15：40-16：10參觀(guān)瑞和工廠(chǎng)

16：10-16：25機(jī)動(dòng)

16：25前往機(jī)場(chǎng)，車(chē)程約30分鐘

17：40CA1303一-安排接機(jī)

深圳一北京

隨行及重要聯(lián)系目士話(huà)：——

附件四：國(guó)外出差日程安排表

…執(zhí)行副總經(jīng)理訪(fǎng)問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

17：50——20：40北京——漢城KIMPOLG商事MrJ.S.PARK等

7Airport在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接

月(Tel:0193367896)

1421：()0——21：30到達(dá)酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul(佳樂(lè))

日（因通訊不便，LG商事提供一部手機(jī)HolidayinnTel:82—02—7179441

在漢我期間使用，號(hào)碼為：0192335098SeoulFax:82—02—7159441

8：0()9：(M)與LGLCD部B.Kwon/V.President及Holidayinn

LG商事K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.ParkSeoul

共進(jìn)早餐及會(huì)談or

LGTwin

9：0012：30前往LG位于龜尾的LCD廠(chǎng)Towers路程：3小時(shí)

712：3013：20與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐中餐

月13：2014：40參觀(guān)及會(huì)談（陪同及參加者:LGLCD龜尾

廠(chǎng)總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.DircctorN主持人：Mr.K.S.Park

15LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、

J.S.Park）

B

14：4016:40前往LG電子位于平澤的CDROM廠(chǎng)

路程：3小時(shí)

16：4018：00參觀(guān)及會(huì)談(陪同及參加者：LG電子

Mr.M.H.Park/Sr.Dircctor主持人：Mr.M.H.Park

Mr.J.H.Cheng/G.MGR

LG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR.J.S.Park)

訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

718：00——19：30與LG電子人員共進(jìn)晚餐平澤

月

1519：3021：00回酒店

H

8:0()——9：20自酒店前往三星電子LCD工廠(chǎng)所在地七星

(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：Mr.J.V.Park

9：3010：()0高層領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面（LCDMarketingTel:82—02—7507313

W.H.Hong/Sr.MGRs崔敏洙先生等）

10：3010：50一作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹

1()：5011：20針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談

11:20——11：50參觀(guān)

711:5013：00與會(huì)者共進(jìn)午餐

月13：00——14：00乘車(chē)前往LG總部

16

14：30——17：0()會(huì)談(參加者：LG商事LG總部聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park

BD.H.KangA,.President

LG電子

17：00——17：30M.H.Park/Exc.Director等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19：00——21：00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進(jìn)晚餐

(D.H.Kang/V'.President、

K.M.Ahii/Sr.MGR

Y.H.Kim/Sr.MGR)

訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

10：(H)—-18：00參觀(guān)韓國(guó)電子市場(chǎng)^^城市區(qū)及近郊觀(guān)漢城市區(qū)及陪同人：導(dǎo)游、

7月光游覽近郊LG商事Mr.J.S.Park

17（17日為韓國(guó)國(guó)慶日）

B18：00—-19：00

酒店結(jié)帳、乘車(chē)前往金浦機(jī)場(chǎng)自酒店到機(jī)場(chǎng)約4。分鐘路程

21：40——22：40

三、會(huì)議安排

召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎

成為秘書(shū)的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將

多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書(shū)是八

面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變！以下分內(nèi)

部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹。

(i)內(nèi)部會(huì)議安排

?總經(jīng)理主持的會(huì)議

結(jié)束

注意事項(xiàng)：

＞會(huì)前與GM及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；

》綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；

＞卜發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過(guò)電話(huà)確認(rèn):

》會(huì)中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；

》對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM：

?總經(jīng)理參加的會(huì)議

（二）外部會(huì)面安排

?總經(jīng)理主持的外部會(huì)面

注意：講明原因，以

免對(duì)方誤解

注意事項(xiàng)：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室：

?注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆：

?會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；

?根據(jù)來(lái)訪(fǎng)公司的習(xí)慣及來(lái)訪(fǎng)者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物：

?在與來(lái)訪(fǎng)公司溝通中確認(rèn)是否需安排車(chē)輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切

的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；

?考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；

?如需安排參觀(guān)，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀(guān)申請(qǐng)，安排參觀(guān)陪同人：

?會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜：

?在會(huì)前擬制meetingagenda（見(jiàn)模版）

?在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門(mén)情況、來(lái)訪(fǎng)者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并

根據(jù)來(lái)訪(fǎng)者需求制作中/英文：

一初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；

一再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資料）。

?幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)而時(shí)攜帶；

?提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意時(shí)待客人謙和有禮的態(tài)度：

?提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt,并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)

變，靈活處理各種情況：

?會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去：之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；

?總經(jīng)理參加的外部會(huì)面

總經(jīng)理參加其他部門(mén)組織、主持的會(huì)面，秘書(shū)的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)的角

度訪(fǎng)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：

注意事項(xiàng)：

?會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；

?會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間;

?對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋：

外部會(huì)面會(huì)議備忘模版

GuestMeetingTable

Guest'sCompany:AMD

Guest'sNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&MarketingbusinessDivision

Mr.KelvinKwokMr.

SalesDirectorofAsiaVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.ThomsonChanGeneralManagerofNotebook

MarketingDirectorofAsiabusinessDivision

Mr.PerryChanMr.

CountryManagerofChinaGeneralManagerofMaterial

ManagementDivisionofDTB

Mr.JackLee

AssistantSalesManagerMiss.

ManagerofMaterialManagement

DivisionofDTB

Mr.

Interpreter

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

媒體采訪(fǎng)流程說(shuō)明:

1、接受采訪(fǎng)

?聯(lián)想電腦公司的采訪(fǎng)由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪(fǎng)由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪(fǎng)需求

必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理：

對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪(fǎng)規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解：應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，

必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；

.從品推得到采訪(fǎng)提綱；

?將整理好的采訪(fǎng)提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；

?對(duì)總經(jīng)理接受的采訪(fǎng)可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪(fǎng)盡量安排在一起：

對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪(fǎng)經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪(fǎng)，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝

通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪(fǎng)準(zhǔn)備（采訪(fǎng)前一周）

?落實(shí)品推采訪(fǎng)陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系：

?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪(fǎng)問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題的回答應(yīng)該有

所備份并及時(shí)更新；

?了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：

對(duì)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)對(duì)光線(xiàn)和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪(fǎng)場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；

有些記者會(huì)要求得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供：

對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；

3、采訪(fǎng)準(zhǔn)備（采訪(fǎng)前一天）

?幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪(fǎng)提綱和問(wèn)題答案；

?對(duì)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

?如果是電話(huà)采訪(fǎng)要向行政后勤部通訊處事先借好電話(huà)會(huì)議設(shè)備：

如果采訪(fǎng)在公司外進(jìn)行要事先定車(chē)；

如果采訪(fǎng)在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪(fǎng)需要注意采光電源：

4、采訪(fǎng)當(dāng)天

?采訪(fǎng)前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪(fǎng)時(shí)間；

?如果是電話(huà)采訪(fǎng)需要檢查會(huì)議設(shè)備；

到采訪(fǎng)時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話(huà)或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?huà)：

?如果采訪(fǎng)在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)：

.如果采訪(fǎng)在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地：

如果采訪(fǎng)在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料；

安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪(fǎng)；

送記者離開(kāi)，并了解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間：

5、采訪(fǎng)結(jié)束

?與記者溝通，及時(shí)了解播出或見(jiàn)報(bào)的確切時(shí)間；

?通知總經(jīng)理收看，或收集采訪(fǎng)報(bào)紙呈送總經(jīng)理：

必要時(shí)可通知公司全體或部門(mén)員工收看。

注意事項(xiàng)：

?對(duì)記者的界而要非常友好。

五、大型活動(dòng)

（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng):

總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理

委

開(kāi)始

受

活

動(dòng)

邀

請(qǐng)

活

動(dòng)

前

?

天

活

動(dòng)

當(dāng)

天

活

動(dòng)

后

陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：

1、接受活動(dòng)邀請(qǐng)

?得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；

?對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；

2、活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作

?做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；

?提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；

3、活動(dòng)當(dāng)天

-著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡：

?帶好活動(dòng)議程、名片等資料：

?活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{:

4、活動(dòng)后

?整理業(yè)務(wù)資料和名片。

（二）參與支持的大型活動(dòng):

參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：

1、接受活動(dòng)邀請(qǐng)

?得到活動(dòng)議程，判斷重耍程度，征詢(xún)總經(jīng)理的意見(jiàn)：

.如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程：

2、活動(dòng)前三星期

?參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；

如果講話(huà)稿、PPT是由秘書(shū)準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；

?幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；

定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者：

?參加彩排：對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；

3、活動(dòng)當(dāng)天

?參加外部活動(dòng)時(shí)?，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸格

?帶好如卜物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音

機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等：

?活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；

?活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同

時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求：

?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的

工作：

4、活動(dòng)后

?整理業(yè)務(wù)資料和名片：

?根據(jù)錄音整理講話(huà)稿：

?總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書(shū)參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。

六、突發(fā)來(lái)訪(fǎng)接待

總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理

時(shí)轉(zhuǎn)、

接待突發(fā)來(lái)訪(fǎng)流程說(shuō)明：

?問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪(fǎng)目的；

?對(duì)于總經(jīng)理熟悉「1.非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來(lái)訪(fǎng)者帶到

會(huì)議室，為對(duì)方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對(duì)方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方總經(jīng)理的下一個(gè)約

會(huì)何時(shí)開(kāi)始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間：

?對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書(shū)對(duì)情況做出解釋,

讓來(lái)訪(fǎng)者覺(jué)得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢(xún)來(lái)訪(fǎng)者意見(jiàn)，主動(dòng)和來(lái)訪(fǎng)者另約一個(gè)見(jiàn)面時(shí)間，或幫助

他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見(jiàn)面；留卜來(lái)訪(fǎng)者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可

進(jìn)行后續(xù)安排；

?對(duì)于與公司和部門(mén)亳不相關(guān)的來(lái)訪(fǎng)者，有禮貌地回絕：但如果自己不能確定，一定要征詢(xún)相關(guān)負(fù)責(zé)人

的意見(jiàn)：

?對(duì)于與其它部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的來(lái)訪(fǎng)，可以告訴對(duì)方相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系方式，留下對(duì)方的聯(lián)系方式利資料，

轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)處理；

?對(duì)于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來(lái)訪(fǎng)記卜對(duì)方的聯(lián)系方式，告訴對(duì)方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。

如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門(mén)其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫(xiě)信或寄email

的方式告訴總經(jīng)理.：

在總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪(fǎng)情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。

注意事項(xiàng)：

?有些來(lái)訪(fǎng)者聽(tīng)不進(jìn)秘書(shū)所做的任何解釋?zhuān)览p著非見(jiàn)總經(jīng)理不可，對(duì)這種人一定要亳不妥協(xié)一但要注

意禮貌一反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫(xiě)信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)

理一定會(huì)看。

第三部分溝通協(xié)調(diào)

一、內(nèi)部溝通

?秘付要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思

想。準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。

?秘書(shū)應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情

況，并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作

?作為秘書(shū)，在H常的工作中，注意與其它部門(mén)和同事的協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己的資源，通過(guò)一點(diǎn)

一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)任何部門(mén)、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶(hù)意識(shí)，尊敬對(duì)

方、尊重對(duì)方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門(mén)和人員表達(dá)謝意。

二、外部溝通

外部溝通會(huì)大量使用電話(huà)、電子設(shè)備、書(shū)信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見(jiàn)電

話(huà)禮儀、書(shū)信規(guī)范）

（一）業(yè)務(wù)合作：

?作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書(shū)應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠(chǎng)商建立起直誠(chéng)信仟的關(guān)系，但在處理事

務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。

?尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行

有效的溝通與傳達(dá)。

?在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí)，要與合作廠(chǎng)商達(dá)成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)

境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。

（二）禮尚往來(lái)：

?答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠(chǎng)商的公司紀(jì)念日等）

秘書(shū)應(yīng)在征求總經(jīng)理意見(jiàn)之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠(chǎng)商的友好關(guān)系。

?在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與廠(chǎng)商的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與廠(chǎng)商建立經(jīng)常性

的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。

三、秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀

秘書(shū)作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個(gè)好的秘

書(shū)既是領(lǐng)導(dǎo)的助手乂是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書(shū)在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)

立良好的公眾形象。

（一）作好助手和參謀的工作

1、參與決策調(diào)研，提供有份量的信息、。

秘書(shū)要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息、，多提供真實(shí)情況。其次

是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：

第要有觀(guān)察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時(shí)預(yù)測(cè)總經(jīng)理.在

想什么，準(zhǔn)備什么。

第二，要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問(wèn)題，才有一定的高度、廣度和深度。