股份制企業(yè)合同簽署及管理辦法

股份制企業(yè)合同簽署及管理辦法一、合同簽署流程1.1合同起草與審核合同起草是股份制企業(yè)合同簽署的首要環(huán)節(jié)，需由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員負(fù)責(zé)。起草時(shí)應(yīng)保證合同條款準(zhǔn)確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和企業(yè)利益。起草完成后，交由企業(yè)內(nèi)部的法律部門或?qū)I(yè)法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、條款合理性等方面。法律部門應(yīng)出具詳細(xì)的審核意見(jiàn)，對(duì)存在問(wèn)題的條款進(jìn)行修改和完善。在審核過(guò)程中，起草部門和法律部門應(yīng)密切溝通，保證合同符合企業(yè)的實(shí)際需求和法律要求。1.2合同簽署授權(quán)股份制企業(yè)應(yīng)明確合同簽署的授權(quán)范圍和程序。一般來(lái)說(shuō)，重大合同的簽署需經(jīng)過(guò)董事會(huì)或股東會(huì)的批準(zhǔn)，而日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的合同簽署可由企業(yè)的法定代表人或授權(quán)代表進(jìn)行。授權(quán)代表應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和資格，簽署合同前需獲得書面授權(quán)。企業(yè)應(yīng)建立合同簽署授權(quán)的管理制度，明確授權(quán)的范圍、期限、權(quán)限等細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)授權(quán)不清或越權(quán)簽署的情況。1.3合同簽署與蓋章合同經(jīng)審核通過(guò)并獲得簽署授權(quán)后，即可進(jìn)行簽署。簽署時(shí)應(yīng)保證合同雙方的簽字或蓋章真實(shí)有效，合同文本應(yīng)一式多份，各份合同文本的內(nèi)容應(yīng)完全一致。蓋章是合同生效的重要標(biāo)志之一，企業(yè)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同蓋章事宜，保證蓋章程序規(guī)范、合規(guī)。在蓋章前，應(yīng)再次核對(duì)合同的內(nèi)容和簽署情況，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。1.4合同備案股份制企業(yè)應(yīng)將已簽署的合同進(jìn)行備案，以便于后續(xù)的管理和查詢。合同備案應(yīng)包括合同的基本信息、簽署情況、審核意見(jiàn)等內(nèi)容。備案部門應(yīng)建立合同備案的管理制度，明確備案的流程、期限、保管要求等細(xì)節(jié)。備案后的合同應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。二、合同文本管理2.1合同文本歸檔合同文本歸檔是合同管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按照一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)將合同文本、相關(guān)的審核意見(jiàn)、簽署記錄等資料一并整理歸檔。歸檔的合同文本應(yīng)按照合同編號(hào)、簽訂日期等順序進(jìn)行排列，便于查詢和管理。同時(shí)應(yīng)建立合同文本歸檔的管理制度，明確歸檔的流程、期限、保管要求等細(xì)節(jié)，保證合同文本的安全和完整。2.2合同文本變更與修訂在合同履行過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)需要對(duì)合同文本進(jìn)行變更或修訂的情況。變更或修訂合同文本應(yīng)遵循一定的程序，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由原合同簽署方簽署書面的變更或修訂協(xié)議。變更或修訂協(xié)議應(yīng)明確變更或修訂的內(nèi)容、生效時(shí)間等細(xì)節(jié)，并與原合同文本一并歸檔。在變更或修訂合同文本時(shí)，應(yīng)保證變更或修訂的內(nèi)容符合法律法規(guī)和企業(yè)利益，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)。2.3合同文本備份為了防止合同文本丟失或損壞，股份制企業(yè)應(yīng)定期對(duì)合同文本進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用多種方式，如電子備份、紙質(zhì)備份等，保證合同文本的安全性和可靠性。電子備份應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試。紙質(zhì)備份應(yīng)存放在防火、防潮、防盜的場(chǎng)所，并由專人負(fù)責(zé)保管。同時(shí)應(yīng)建立合同文本備份的管理制度，明確備份的頻率、方式、保管要求等細(xì)節(jié)，保證合同文本的備份工作得到有效實(shí)施。三、合同履行監(jiān)督3.1合同履行情況跟蹤股份制企業(yè)應(yīng)建立合同履行情況跟蹤制度，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括合同的履行進(jìn)度、履行質(zhì)量、履行期限等方面。企業(yè)可通過(guò)定期召開(kāi)合同履行會(huì)議、發(fā)送履行情況報(bào)告等方式，及時(shí)了解合同的履行情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和管理。在合同履行過(guò)程中，如發(fā)覺(jué)合同履行存在問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決辦法。3.2合同履行糾紛處理在合同履行過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)合同履行糾紛的情況。企業(yè)應(yīng)建立合同履行糾紛處理機(jī)制，及時(shí)處理合同履行糾紛。糾紛處理應(yīng)遵循公平、公正、合法的原則，通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。在處理合同履行糾紛時(shí)，企業(yè)應(yīng)充分收集證據(jù)，維護(hù)自身的合法權(quán)益。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)與合同對(duì)方的溝通協(xié)商，盡量通過(guò)友好協(xié)商的方式解決糾紛，避免對(duì)企業(yè)的聲譽(yù)和利益造成不良影響。3.3合同履行進(jìn)度報(bào)告為了及時(shí)了解合同的履行進(jìn)度，股份制企業(yè)應(yīng)定期編制合同履行進(jìn)度報(bào)告。合同履行進(jìn)度報(bào)告應(yīng)包括合同的基本信息、履行進(jìn)度情況、存在的問(wèn)題及解決措施等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)發(fā)送給企業(yè)的相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，以便于他們及時(shí)了解合同的履行情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行管理和調(diào)整。同時(shí)合同履行進(jìn)度報(bào)告也可作為企業(yè)考核合同履行情況的重要依據(jù)之一。四、合同檔案管理4.1合同檔案建立股份制企業(yè)應(yīng)建立完善的合同檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)的審核意見(jiàn)、簽署記錄、履行情況報(bào)告、糾紛處理記錄等資料。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案管理部門或崗位，負(fù)責(zé)合同檔案的建立、保管、查詢和利用等工作。合同檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案管理設(shè)備和工具，保證合同檔案的安全和完整。4.2合同檔案借閱與使用合同檔案的借閱與使用應(yīng)遵循一定的程序和規(guī)定。借閱合同檔案需經(jīng)合同檔案管理部門的批準(zhǔn)，并填寫借閱登記表。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案，不得擅自復(fù)印、摘抄或涂改合同檔案。在使用合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露合同檔案的內(nèi)容。同時(shí)合同檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為企業(yè)的管理決策提供參考依據(jù)。4.3合同檔案銷毀合同檔案的銷毀應(yīng)按照一定的程序進(jìn)行。合同檔案達(dá)到保管期限后，經(jīng)合同檔案管理部門的審核和批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀。銷毀合同檔案應(yīng)采用安全的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，保證合同檔案的內(nèi)容不會(huì)被泄露。同時(shí)應(yīng)建立合同檔案銷毀的登記制度，記錄銷毀的合同檔案的基本信息、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容，以備查閱。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理5.1合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估股份制企業(yè)應(yīng)定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)包括合同的合法性、合規(guī)性、履行風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等方面。企業(yè)可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、專家評(píng)估、數(shù)據(jù)分析等方式，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估。在評(píng)估過(guò)程中，應(yīng)充分考慮合同的具體情況和企業(yè)的實(shí)際需求，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。5.2合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警是合同風(fēng)險(xiǎn)管理的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)覺(jué)和預(yù)警合同風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警可通過(guò)設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)、定期監(jiān)控合同履行情況等方式進(jìn)行。當(dāng)發(fā)覺(jué)合同風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如調(diào)整合同條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督、要求對(duì)方提供擔(dān)保等，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)的影響。5.3合同風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任追究為了加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，股份制企業(yè)應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任追究制度。對(duì)因合同管理不善、合同履行不力等原因?qū)е缕髽I(yè)遭受損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究應(yīng)根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)、程度、影響等因素進(jìn)行，可采取經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分、法律訴訟等方式進(jìn)行。同時(shí)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)和教育，提高他們的合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)和能力。六、合同糾紛解決6.1協(xié)商解決協(xié)商解決是合同糾紛解決的首選方式，企業(yè)應(yīng)盡量通過(guò)友好協(xié)商的方式解決合同糾紛。在協(xié)商過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)充分尊重合同對(duì)方的意見(jiàn)和利益，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商解決合同糾紛應(yīng)注重溝通和協(xié)商的技巧，避免因溝通不暢而導(dǎo)致糾紛的升級(jí)。6.2仲裁解決如果協(xié)商解決無(wú)法達(dá)成一致，企業(yè)可選擇仲裁解決合同糾紛。仲裁是一種具有法律效力的糾紛解決方式，具有快捷、公正、專業(yè)等特點(diǎn)。企業(yè)在選擇仲裁機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)選擇信譽(yù)良好、專業(yè)水平高的仲裁機(jī)構(gòu)，并按照仲裁機(jī)構(gòu)的規(guī)定和程序進(jìn)行仲裁。在仲裁過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)積極配合仲裁機(jī)構(gòu)的工作，提供相關(guān)的證據(jù)和資料，維護(hù)自身的合法權(quán)益。6.3訴訟解決如果仲裁解決也無(wú)法解決合同糾紛，企業(yè)可選擇訴訟解決。訴訟是一種最具權(quán)威性的糾紛解決方式，但訴訟程序較為復(fù)雜，周期較長(zhǎng)，成本較高。企業(yè)在選擇訴訟解決合同糾紛時(shí)，應(yīng)充分考慮訴訟的風(fēng)險(xiǎn)和成本，謹(jǐn)慎選擇訴訟時(shí)機(jī)和訴訟對(duì)象。在訴訟過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)委托專業(yè)的律師進(jìn)行代理，積極維護(hù)自身的合法權(quán)益。七、合同保密管理7.1合同保密條款股份制企業(yè)在簽訂合同前，應(yīng)在合同中明確約定保密條款，規(guī)定合同雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。保密條款應(yīng)包括保密的內(nèi)容、范圍、期限、保密措施等方面的內(nèi)容。合同雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密條款，不得泄露合同的內(nèi)容和相關(guān)信息。7.2合同保密措施為了保證合同的保密，股份制企業(yè)應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。保密措施包括建立保密制度、加強(qiáng)對(duì)合同文件的管理、限制合同信息的接觸范圍等方面。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理人員和相關(guān)人員的保密教育，提高他們的保密意識(shí)和能力。7.3合同保密責(zé)任如果合同一方違反保密條款，給對(duì)方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。合同保密責(zé)任應(yīng)包括違約責(zé)任和侵權(quán)責(zé)任等方面。企業(yè)應(yīng)在合同中明確約定保密責(zé)任的承擔(dān)方式和賠償標(biāo)準(zhǔn)，以便于在發(fā)生糾紛時(shí)能夠及時(shí)維護(hù)自身的合法權(quán)益。八、合同考核與評(píng)價(jià)8.1合同考核指標(biāo)股份制企業(yè)應(yīng)建立合同考核指標(biāo)體系，對(duì)合同的簽訂、履行、管理等方面進(jìn)行考核。合同考核指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的合規(guī)性、合同履行的及時(shí)性、合同管理的規(guī)范性等方面的內(nèi)容。企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況和管理需求，制定具體的合同考核指標(biāo)，并將考核指標(biāo)分解到各個(gè)部門和崗位。8.2合同考核實(shí)施合同考核應(yīng)按照一定的程序和方法進(jìn)行實(shí)施。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)合同的簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行檢查和考核，并將考核結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)部門和崗位?？己私Y(jié)果可作為企業(yè)對(duì)相關(guān)部門和崗位進(jìn)行獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)之一。同時(shí)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)考核結(jié)果的分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)覺(jué)合同管理中存在的問(wèn)題和不足，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)和完善