文書擬寫與檔案管理 模塊二 項(xiàng)目二 收文辦理 學(xué)習(xí)資料

模塊二文書辦理項(xiàng)目二收文辦理項(xiàng)目二收文辦理項(xiàng)目二收文辦理

收文是指本單位收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文辦理是文書部門收到文件材料后，在單位內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過(guò)程。這一圍繞所收文件材料進(jìn)行的辦理和管理活動(dòng)主要包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等工作程序。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)1簽收、登記

一、簽收步驟和要求（一）清點(diǎn)：清點(diǎn)數(shù)量是否與投遞單或送文簿上登記的一致。（二）檢查：是否為本單位收件；書寫的收、發(fā)件單位或個(gè)人是否明確；封口是否破損；信封編號(hào)是否與遞送人在簽收簿上所登記的一致。（三）簽字：在公文投遞單或送文簿上簽署收件人姓名和收到日期。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)1簽收、登記二、啟封的步驟和要求（一）確定拆封范圍：1.秘書應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)拆封文件；2.標(biāo)明“親收”“親啟”字樣的，由領(lǐng)導(dǎo)人或相關(guān)人員親啟；3.標(biāo)明“保密”字樣的，按單位的授權(quán)規(guī)定處理。（二）啟封：要細(xì)心，確保：①封內(nèi)信函、材料的完整②信封上信息的完整。（三）檢查核對(duì)：1.檢查公文的完整性；2.有附件的按附件序號(hào)逐一清點(diǎn)，并用回形針將正件與附件別在一起。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)1簽收、登記

三、登記的步驟（一）確定登記范圍：1.正式的往來(lái)文書；2.需要答復(fù)或辦理的文書。（二）選擇登記方法：簿式登記、卡片式登記（三）填寫收文登記表：收文登記的項(xiàng)目主要有：順序號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、附件、密級(jí)、份數(shù)、簽收人、歸卷日期、備注等。項(xiàng)目二收文辦理收文登記的項(xiàng)目主要有：順序號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、附件、密級(jí)、份數(shù)、簽收人、歸卷日期、備注等。項(xiàng)目二收文辦理項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)2初審、承辦一、初審即對(duì)收到的公文進(jìn)行初步審核，以便轉(zhuǎn)入擬辦、承辦環(huán)節(jié)。二、初審的工作步驟（一）審核該收件是否該由本機(jī)關(guān)單位辦理；（二）審核是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽；（三）審核是否符合公文起草的其他要求；（四）經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)2初審、承辦三、擬辦的基本要求批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批示后方可轉(zhuǎn)入承辦環(huán)節(jié)。擬辦是指負(fù)責(zé)文件處理的秘書人員對(duì)收文提出初步的處理意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)在批辦時(shí)參考的過(guò)程。

1.認(rèn)真閱讀來(lái)文；2.確定好報(bào)批范圍；

3.需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門；

4.緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限；5.擬辦意見(jiàn)簡(jiǎn)單明了,切實(shí)可行；

6.擬辦意見(jiàn)要寫在文件處理單上，要署上擬辦人姓名和日期。擬辦人通常是文秘部門主要負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)2初審、承辦三、承辦承辦是指根據(jù)來(lái)文的性質(zhì)和內(nèi)容、要求，具體承擔(dān)辦理的相關(guān)部門或人員進(jìn)行的承接辦理工作。承辦包括兩方面的工作內(nèi)容：一是從業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，針對(duì)來(lái)文所提出的問(wèn)題去具體執(zhí)行或解決；二是從文書工作來(lái)說(shuō)，對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示意見(jiàn)辦理復(fù)文。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)2初審、承辦四、承辦的工作步驟（一）對(duì)閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送；（二）對(duì)批辦性公文應(yīng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門；（三）對(duì)緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限；承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。項(xiàng)目二收文辦理項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)3傳閱、催辦、答復(fù)一、傳閱公文傳閱是指單份或份數(shù)較少的文件以及一些閱知性的公文，需要經(jīng)機(jī)關(guān)單位各領(lǐng)導(dǎo)人和多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。注意：1.傳閱文件不要在應(yīng)閱人之間“橫傳”，應(yīng)由文秘人員采用“一送一退”的方法直接傳閱；

2.采用分送傳閱，可以避免文件積壓，提高工作效率；

3.傳閱文件要依據(jù)內(nèi)容的急緩程度分清主次。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)3傳閱、催辦、答復(fù)

二、傳閱的工作步驟（一）安排好傳閱順序；（二）領(lǐng)導(dǎo)有批示的應(yīng)及時(shí)處理；（三）認(rèn)真填寫“文件傳閱登記單”。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)3傳閱、催辦、答復(fù)

三、催辦催辦是指對(duì)那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求及時(shí)督促和檢查承辦情況以確保落實(shí)的環(huán)節(jié)，是解決文件積壓和延誤，加快公文運(yùn)轉(zhuǎn)的有效措施。催辦的范圍：

1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文要求及時(shí)回復(fù)的；

2.平級(jí)單位與本單位聯(lián)系工作、商洽事務(wù)需要復(fù)文的；

3.下級(jí)單位送本單位的請(qǐng)示需要批復(fù)的等。項(xiàng)目二收文辦理任務(wù)3傳閱、催辦、答復(fù)四、催辦的工作步驟（一）送負(fù)責(zé)人批示或者叫有關(guān)部門辦理公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦；（二）在單位內(nèi)部，盡量由催辦人員當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件的機(jī)會(huì)進(jìn)行口頭催辦；（三）對(duì)外單位，可由催辦人員向承辦單位電話催詢，或發(fā)便函、電子郵件進(jìn)