文檔歸檔管理制度

文檔歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文檔的規(guī)范化管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，便于文檔的查閱、利用和保護(hù)公司的知識(shí)資產(chǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中形成的各類文檔，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、技術(shù)資料、圖紙、照片、視頻等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文檔由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文檔管理的規(guī)范性和一致性。2.分類歸檔原則：按照文檔的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于查找和管理。3.及時(shí)歸檔原則：各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文檔整理歸檔，確保文檔的時(shí)效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保文檔的安全和保密。二、歸檔職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類文檔，建立檔案目錄和索引，確保文檔的有序存放。3.負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文檔進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)提供文檔查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、整理和歸檔工作，確保文檔的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.負(fù)責(zé)按照公司文檔歸檔管理制度的要求，對(duì)本部門形成的文檔進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，并定期向檔案管理部門移交。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門移交的文檔進(jìn)行審核，確保文檔的質(zhì)量和真實(shí)性。4.負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理文檔查閱、借閱手續(xù)，并按照規(guī)定使用和歸還文檔。5.負(fù)責(zé)對(duì)本部門文檔的安全和保密工作，采取必要的措施防止文檔的丟失、損壞和泄露。三、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報(bào)等文件。2.公司組織架構(gòu)、人員編制、崗位職責(zé)等文件。3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司行政事務(wù)處理文件，如公文收發(fā)、印章管理、辦公用品管理等文件。6.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，如公函、介紹信、合同意向書等文件。7.公司員工培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等文件。8.公司大事記、年鑒等文件。（二）財(cái)務(wù)審計(jì)類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件。2.公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算辦法、財(cái)務(wù)審批流程等文件。3.公司審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿、審計(jì)決定書等文件。4.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納等文件。5.公司資金管理、資產(chǎn)管理、成本費(fèi)用管理等文件。（三）人力資源類1.公司人力資源規(guī)劃、招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等文件。2.公司員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職等文件。3.公司員工薪酬福利、績效考核、社會(huì)保險(xiǎn)等文件。4.公司員工培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估等文件。5.公司員工檔案、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等文件。6.公司人力資源統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等文件。（四）市場營銷類1.公司市場調(diào)研、市場分析、市場策劃等文件。2.公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃、營銷方案等文件。3.公司客戶信息、客戶關(guān)系管理等文件。4.公司銷售合同、訂單、發(fā)貨單等文件。5.公司銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銷售分析報(bào)告等文件。6.公司參加展會(huì)、活動(dòng)等文件。（五）技術(shù)研發(fā)類1.公司技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案等文件。2.公司技術(shù)研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等文件。3.公司產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文檔、工藝文件等文件。4.公司技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請(qǐng)、軟件著作權(quán)等文件。5.公司技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等文件。6.公司技術(shù)研發(fā)人員的技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)交流等文件。（六）生產(chǎn)管理類1.公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等文件。2.公司生產(chǎn)工藝規(guī)程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等文件。3.公司生產(chǎn)設(shè)備管理、維護(hù)保養(yǎng)、檢修計(jì)劃等文件。4.公司原材料采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商管理等文件。5.公司生產(chǎn)現(xiàn)場管理、安全管理、環(huán)境保護(hù)等文件。6.公司生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理等文件。（七）質(zhì)量控制類1.公司質(zhì)量管理體系文件，如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等文件。2.公司質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)記錄等文件。3.公司質(zhì)量認(rèn)證文件，如ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等文件。4.公司質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃、質(zhì)量問題分析報(bào)告、質(zhì)量事故處理等文件。5.公司客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查等文件。（八）其他類1.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。2.公司對(duì)外投資、融資、擔(dān)保等文件。3.公司固定資產(chǎn)購置、處置、盤點(diǎn)等文件。4.公司無形資產(chǎn)評(píng)估、轉(zhuǎn)讓、使用等文件。5.公司重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)文件，如活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、新聞報(bào)道等文件。6.公司認(rèn)為需要?dú)w檔的其他文件。四、歸檔流程（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.收集的文件應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保文件的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。（二）文件整理1.收集到的文件應(yīng)按照歸檔范圍進(jìn)行分類整理，確保文件的分類準(zhǔn)確、合理。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目等工作，保證文件的編號(hào)唯一、編目清晰。3.對(duì)文件進(jìn)行裝訂、裝盒等處理，確保文件的整齊、美觀。（三）文件審核1.各部門應(yīng)指定專人對(duì)整理好的文件進(jìn)行審核，確保文件的質(zhì)量和真實(shí)性。2.審核的內(nèi)容包括文件的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等是否符合要求。3.對(duì)于審核不合格的文件，應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行修改或補(bǔ)充。（四）文件移交1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將審核通過的文件移交檔案管理部門。2.移交文件時(shí)，應(yīng)填寫文件移交清單，注明文件的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.檔案管理部門應(yīng)按照文件移交清單對(duì)文件進(jìn)行核對(duì)，確保文件的數(shù)量和質(zhì)量。（五）文件歸檔1.檔案管理部門應(yīng)按照歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)移交的文件進(jìn)行歸檔，確保文件的有序存放。2.對(duì)歸檔的文件進(jìn)行編號(hào)、編目等工作，建立檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.對(duì)電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案借閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱記錄。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)繳納一定的押金，押金金額根據(jù)檔案的重要程度和借閱時(shí)間確定。4.借閱檔案的時(shí)間一般不得超過[具體期限]，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。6.借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。7.借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。如檔案有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）特殊情況處理1.如因工作需要，需將檔案帶出公司查閱或使用的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.如因工作需要，需將檔案復(fù)印或掃描的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.如因工作需要，需將檔案提供給外部單位查閱或使用的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。（二）保護(hù)措施1.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。3.對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，防止檔案信息泄露。4.對(duì)檔案進(jìn)行防火、防潮、防蟲、防盜等保護(hù)措施，確保檔案的安全和完整。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、區(qū)別對(duì)待、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況和檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作方案，組織檔案鑒定工作的實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.對(duì)確定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字同意后，進(jìn)行銷毀。2