會務(wù)組工作管理制度

會務(wù)組工作管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范會務(wù)組的工作流程，提高會議組織和服務(wù)水平，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓(xùn)會議等會務(wù)組的相關(guān)工作。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議流程，確保會議在規(guī)定時間內(nèi)高質(zhì)量完成。2.細(xì)致原則：對會議的各項準(zhǔn)備工作、服務(wù)工作以及后續(xù)跟進(jìn)工作進(jìn)行細(xì)致入微的安排，避免出現(xiàn)任何疏漏。3.協(xié)作原則：會務(wù)組各成員之間要密切協(xié)作，明確分工，相互支持，共同保障會議順利進(jìn)行。4.保密原則：對于涉及公司機(jī)密信息的會議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、會務(wù)組組織架構(gòu)及職責(zé)（一）組織架構(gòu)會務(wù)組設(shè)組長一名，副組長若干名，根據(jù)會議需求下設(shè)若干工作小組，如會議籌備組、會議接待組、會議記錄組、會議后勤保障組等。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)會務(wù)組的各項工作，對會議的整體組織和實施效果負(fù)責(zé)。制定會議工作計劃和預(yù)算，并監(jiān)督執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)會務(wù)組各成員之間的工作，與其他部門溝通協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。對會議過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況進(jìn)行決策和處理。2.副組長職責(zé)協(xié)助組長開展工作，在組長缺席時履行組長職責(zé)。負(fù)責(zé)各自分管工作小組的具體組織和實施，確保工作任務(wù)按時完成。及時向組長匯報工作進(jìn)展情況，反饋工作中遇到的問題。3.會議籌備組職責(zé)根據(jù)會議主題、目的和要求，確定會議時間、地點(diǎn)、參會人員范圍等。起草會議通知、議程、主持詞等相關(guān)文件，并及時發(fā)送給參會人員。準(zhǔn)備會議所需的文件資料，如報告、發(fā)言稿、演示文稿等，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)定、布置，包括音響設(shè)備、投影儀、桌椅擺放、資料擺放等。4.會議接待組職責(zé)在會議舉辦地點(diǎn)迎接參會人員，引導(dǎo)其簽到、就座。為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)。負(fù)責(zé)會議期間的餐飲安排，確保飲食符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和會議要求。安排車輛接送參會人員（如有需要）。5.會議記錄組職責(zé)負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的記錄工作，包括會議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項等。采用錄音、錄像、筆記等方式進(jìn)行記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會后及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。6.會議后勤保障組職責(zé)負(fù)責(zé)會議期間的設(shè)備設(shè)施維護(hù)和技術(shù)支持，確保音響、燈光、投影儀等設(shè)備正常運(yùn)行。準(zhǔn)備會議所需的文具、紙張、文件夾等辦公用品。負(fù)責(zé)會議場地的清潔衛(wèi)生，保持環(huán)境整潔。處理會議期間的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等。三、會議籌備工作流程（一）會議需求收集1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提出會議需求，填寫《會議需求申請表》，內(nèi)容包括會議主題、目的、時間、地點(diǎn)、參會人員范圍、會議議程初步設(shè)想等。2.會務(wù)組對收到的會議需求進(jìn)行初步評估，判斷會議的必要性、重要性以及規(guī)模大小等，對于不符合公司會議管理規(guī)定或需求不明確的申請，及時與提出需求的部門或領(lǐng)導(dǎo)溝通，進(jìn)行修改完善。（二）會議策劃1.根據(jù)確定的會議需求，會務(wù)組組織相關(guān)人員召開會議策劃會，討論并確定會議的具體安排。2.明確會議的詳細(xì)議程，合理安排每個環(huán)節(jié)的時間，并確定主持人、發(fā)言人等。3.制定會議的預(yù)算，包括場地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、辦公用品費(fèi)用等，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）會議通知發(fā)送1.根據(jù)會議策劃結(jié)果，起草會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、注意事項等。2.通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、短信等多種方式將會議通知發(fā)送給參會人員，并確保通知發(fā)送的及時性和準(zhǔn)確性。3.對于重要會議或參會人員范圍較廣的會議，在發(fā)送通知后，及時與參會人員進(jìn)行確認(rèn)，確保其收到通知并能夠按時參會。（四）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議議程和要求，收集、整理相關(guān)資料，如會議報告、發(fā)言稿、演示文稿等。2.對收集到的資料進(jìn)行審核和編輯，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理。3.按照參會人員數(shù)量，印刷足夠數(shù)量的會議資料，并進(jìn)行分類裝訂，在會議前分發(fā)到參會人員手中。（五）會議場地布置1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并提前與場地提供方溝通協(xié)調(diào)，確保場地按時準(zhǔn)備好。2.按照會議策劃要求，進(jìn)行場地布置。包括擺放桌椅、調(diào)整燈光、安裝音響設(shè)備、懸掛橫幅、擺放資料等。3.在會議開始前，對場地布置進(jìn)行再次檢查，確保各項設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，資料擺放整齊，環(huán)境整潔舒適。（六）會議接待安排1.根據(jù)參會人員名單，安排接待人員在會議舉辦地點(diǎn)迎接參會人員。2.引導(dǎo)參會人員簽到，發(fā)放會議資料，并引導(dǎo)其就座。3.為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)，確保飲品供應(yīng)及時、充足。4.如果會議安排了餐飲，提前與餐飲供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保餐飲質(zhì)量和供應(yīng)時間符合要求。四、會議期間工作流程（一）會議開場1.會議主持人提前到達(dá)會議場地，再次檢查各項準(zhǔn)備工作是否就緒。2.會議開始前，主持人提醒參會人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會議秩序。3.按照會議議程，準(zhǔn)時宣布會議開始，并介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等。（二）會議進(jìn)行1.會議記錄組人員認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、決議事項等。2.會議期間，后勤保障組人員密切關(guān)注設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況，如有問題及時處理，確保會議順利進(jìn)行。3.接待組人員根據(jù)需要，為參會人員提供續(xù)水、更換資料等服務(wù)。4.對于會議中出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等，后勤保障組人員應(yīng)迅速采取措施進(jìn)行處理，并及時向會務(wù)組組長匯報。（三）會議休息1.如果會議安排了休息時間，后勤保障組人員及時清理會議場地，補(bǔ)充飲品和水果等。2.接待組人員引導(dǎo)參會人員到指定休息區(qū)域休息，并在休息結(jié)束前提醒參會人員按時返回會議室。（四）會議結(jié)束1.主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，回顧會議主要內(nèi)容和決議事項，明確下一步工作安排和責(zé)任人。2.宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議場地。3.會議記錄組人員在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容、決議事項、下一步工作安排等，并經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。五、會議后續(xù)工作流程（一）會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，會務(wù)組及時收集會議期間產(chǎn)生的各類資料，包括會議通知、議程、主持詞、會議記錄、會議紀(jì)要、發(fā)言稿、演示文稿、簽到表等。2.對收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、裝訂，并歸檔保存。3.將會議資料的電子文檔進(jìn)行備份，存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，以便日后查閱和使用。（二）會議決議跟蹤1.根據(jù)會議紀(jì)要，明確各項決議事項的責(zé)任人和完成時間節(jié)點(diǎn)。2.定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時了解工作進(jìn)展，并向相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行提醒和督促。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解決，確保會議決議能夠得到有效落實。（三）會議效果評估1.會議結(jié)束后，會務(wù)組通過問卷調(diào)查、面談等方式收集參會人員對會議組織和服務(wù)的意見和建議。2.對會議效果進(jìn)行評估，分析會議目標(biāo)的達(dá)成情況、會議流程的合理性、參會人員的滿意度等。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高會務(wù)組的工作水平和會議組織質(zhì)量。六、會議保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要信息的會議。2.會議期間討論的尚未公開的公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)決策、人事變動等敏感內(nèi)容。（二）保密措施1.選擇具備保密條件的會議場地，對會議場地進(jìn)行必要的安全檢查，確保無竊聽、偷拍等設(shè)備。2.嚴(yán)格控制參會人員范圍，對參會人員進(jìn)行保密教育，要求其簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.會議資料的發(fā)放和回收要進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保資料不遺失、不泄露。對于涉及機(jī)密的資料，要進(jìn)行編號管理，會后及時收回銷毀。4.會議記錄人員要妥善保管會議記錄，記錄內(nèi)容不得隨意泄露。如需對外提供會議記錄，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.會議期間，禁止無關(guān)人員進(jìn)入會議場地。如有特殊情況需要進(jìn)入，必須經(jīng)過會務(wù)組組長批準(zhǔn)，并安排專人陪同。七、會務(wù)組人員培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織會務(wù)組人員參加會議組織與服務(wù)方面的培訓(xùn)，包括會議策劃、場地布置、接待禮儀、設(shè)備操作、會議記錄等內(nèi)容。2.邀請專業(yè)講師進(jìn)行授課，或組織內(nèi)部經(jīng)驗分享會，提高會務(wù)組人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。3.鼓勵會務(wù)組人員參加外部相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，拓寬視野，了解行業(yè)最新動態(tài)和先進(jìn)經(jīng)驗。（二）考核1.建立會務(wù)組人員考核制度，對會務(wù)組人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績等方面。2.工作態(tài)度考核主要考察會務(wù)組人員的責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊協(xié)作能力等。3.工作能力考核主要考察會務(wù)組人員的專業(yè)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等。4.工作業(yè)績考核主要考察會務(wù)組人員在會議