供應(yīng)商管理制度文件

供應(yīng)商管理制度文件?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商選擇、評(píng)估、采購、合作及退出等流程，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有生產(chǎn)經(jīng)營所需物資和服務(wù)的供應(yīng)商管理，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、外包服務(wù)等各類采購項(xiàng)目。3.基本原則公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評(píng)估和合作過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供應(yīng)商，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和客戶需求。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮采購成本、運(yùn)輸成本、售后服務(wù)成本等因素，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集市場(chǎng)調(diào)研：采購部門定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集潛在供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、市場(chǎng)口碑等。行業(yè)推薦：向行業(yè)協(xié)會(huì)、商會(huì)、同行企業(yè)等咨詢，獲取推薦的供應(yīng)商名單。網(wǎng)絡(luò)搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、行業(yè)網(wǎng)站、B2B平臺(tái)等渠道，查找相關(guān)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商自薦：接受供應(yīng)商主動(dòng)提交的合作意向書及相關(guān)資料。2.供應(yīng)商篩選初步篩選：采購部門對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，剔除不符合公司基本要求的供應(yīng)商，如經(jīng)營范圍不符、信譽(yù)不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等。實(shí)地考察：對(duì)于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員配置、環(huán)保措施等情況。實(shí)地考察應(yīng)填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，作為評(píng)估供應(yīng)商的重要依據(jù)。資質(zhì)審核：審核供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、行業(yè)資質(zhì)證書等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。3.供應(yīng)商評(píng)估建立評(píng)估指標(biāo)體系：采購部門會(huì)同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商特點(diǎn)，建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、信譽(yù)等方面的指標(biāo)。評(píng)估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。定性評(píng)估主要通過實(shí)地考察、問卷調(diào)查、面談等方式，了解供應(yīng)商的基本情況、管理水平、合作意愿等；定量評(píng)估主要根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)、價(jià)格報(bào)價(jià)、交貨記錄等，對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行量化打分。定期評(píng)估與動(dòng)態(tài)管理：采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，一般每年不少于一次。對(duì)于合作過程中出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)，A級(jí)為優(yōu)秀供應(yīng)商，B級(jí)為良好供應(yīng)商，C級(jí)為合格供應(yīng)商，D級(jí)為不合格供應(yīng)商。4.供應(yīng)商選擇決策組建評(píng)估小組：由采購部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成供應(yīng)商選擇評(píng)估小組，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果進(jìn)行審議和決策。選擇標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)評(píng)估小組的審議意見，按照公司制定的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于重要物資和服務(wù)的采購，應(yīng)優(yōu)先選擇A級(jí)供應(yīng)商；對(duì)于一般性物資和服務(wù)的采購，可選擇B級(jí)或C級(jí)供應(yīng)商。簽訂合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)作為雙方合作的依據(jù)，確保雙方權(quán)益得到保障。三、采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門提交申請(qǐng)：各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并提交給采購部門。審核與批準(zhǔn)：采購部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理，是否符合公司采購政策和預(yù)算要求。對(duì)于金額較大或重要的采購申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.采購計(jì)劃制定采購部門匯總：采購部門將審核通過的采購申請(qǐng)進(jìn)行匯總，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。平衡庫存與需求：采購部門在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮庫存情況，避免重復(fù)采購或過度采購。對(duì)于庫存充足的物資，應(yīng)優(yōu)先消耗庫存；對(duì)于庫存不足且需求緊急的物資，應(yīng)及時(shí)安排采購。3.供應(yīng)商選擇與詢價(jià)選擇供應(yīng)商：根據(jù)采購計(jì)劃，采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。對(duì)于新的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照供應(yīng)商選擇流程進(jìn)行篩選和評(píng)估。發(fā)出詢價(jià)函：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報(bào)價(jià)要求等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)按照要求進(jìn)行報(bào)價(jià)，并提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，包括產(chǎn)品或服務(wù)的單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等條款。4.采購合同簽訂采購談判：采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。合同起草與審核：采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同起草完成后，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。簽訂合同：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并及時(shí)歸檔保存。5.采購訂單下達(dá)生成采購訂單：采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容。如供應(yīng)商對(duì)訂單內(nèi)容有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后再確認(rèn)訂單。6.采購跟蹤與催貨建立跟蹤機(jī)制：采購部門建立采購跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通，了解采購訂單的執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)、發(fā)貨情況等。催貨通知：對(duì)于臨近交貨期但尚未發(fā)貨的采購訂單，采購部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。如供應(yīng)商因特殊原因無法按時(shí)交貨，應(yīng)提前通知采購部門，并說明原因和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。協(xié)調(diào)解決問題：在采購跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法解決問題，采購部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如更換供應(yīng)商、調(diào)整采購計(jì)劃等。7.到貨驗(yàn)收制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量部門會(huì)同采購部門、需求部門等相關(guān)部門，根據(jù)采購合同和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收流程、合格標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。到貨通知：采購部門在采購訂單預(yù)計(jì)到貨日期前，通知需求部門和質(zhì)量部門做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收實(shí)施：質(zhì)量部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨的采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，包括外觀檢查、數(shù)量核對(duì)、質(zhì)量檢驗(yàn)、性能測(cè)試等。驗(yàn)收過程中，應(yīng)填寫《采購物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取措施解決問題，如補(bǔ)貨、換貨、退貨等。如供應(yīng)商無法解決問題，采購部門應(yīng)按照合同約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、供應(yīng)商合作與管理1.溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制建立定期溝通會(huì)議制度：采購部門定期組織與供應(yīng)商的溝通會(huì)議，一般每月或每季度召開一次。會(huì)議內(nèi)容包括采購訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量問題反饋、交貨期調(diào)整、合作中存在的問題及解決方案等。通過溝通會(huì)議，加強(qiáng)雙方的信息交流，及時(shí)解決合作中出現(xiàn)的問題。建立日常溝通渠道：采購部門與供應(yīng)商應(yīng)建立日常溝通渠道，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等。雙方指定專人負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)工作，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)于緊急問題或重要事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通過電話或面對(duì)面溝通的方式進(jìn)行處理。2.供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)產(chǎn)品質(zhì)量培訓(xùn)：對(duì)于新合作的供應(yīng)商或產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，采購部門會(huì)同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量培訓(xùn)，包括公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、質(zhì)量控制要求等內(nèi)容，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量意識(shí)和質(zhì)量管理水平。技術(shù)支持與輔導(dǎo)：技術(shù)部門根據(jù)供應(yīng)商的需求，為供應(yīng)商提供技術(shù)支持與輔導(dǎo)，幫助供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)工藝等，提高產(chǎn)品質(zhì)量和性能。管理提升培訓(xùn)：采購部門可根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況，組織供應(yīng)商參加相關(guān)的管理培訓(xùn)，如質(zhì)量管理體系培訓(xùn)、供應(yīng)鏈管理培訓(xùn)等，幫助供應(yīng)商提升管理水平和運(yùn)營效率。3.供應(yīng)商績效評(píng)估制定評(píng)估指標(biāo)：采購部門會(huì)同質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)，制定供應(yīng)商績效評(píng)估指標(biāo)，包括質(zhì)量指標(biāo)、交貨期指標(biāo)、價(jià)格指標(biāo)、服務(wù)指標(biāo)、信譽(yù)指標(biāo)等。定期評(píng)估：采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的績效進(jìn)行評(píng)估，一般每季度或每半年評(píng)估一次。評(píng)估方式可采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)考察等多種方式，全面了解供應(yīng)商的合作情況。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于績效優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、延長付款期限等；對(duì)于績效較差的供應(yīng)商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改；如整改后仍無明顯改善，可考慮減少采購份額或終止合作關(guān)系。4.供應(yīng)商激勵(lì)措施價(jià)格激勵(lì)：對(duì)于長期合作、質(zhì)量穩(wěn)定、交貨及時(shí)的供應(yīng)商，公司可給予一定的價(jià)格優(yōu)惠，如年度降價(jià)、批量折扣等，以鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，降低采購成本。訂單激勵(lì)：在同等條件下，公司優(yōu)先選擇與績效優(yōu)秀的供應(yīng)商合作，增加其采購訂單份額，以激勵(lì)供應(yīng)商積極改進(jìn)合作表現(xiàn)。表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)在合作過程中表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、禮品等，以增強(qiáng)供應(yīng)商的合作積極性和榮譽(yù)感。5.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估：采購部門會(huì)同相關(guān)部門，對(duì)供應(yīng)商可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制，定期進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和審核，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，建立質(zhì)量追溯體系等。交貨期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的交貨期條款，明確違約責(zé)任，加強(qiáng)采購跟蹤與催貨，建立應(yīng)急采購機(jī)制，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的交貨延遲情況。價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，與供應(yīng)商協(xié)商合理的價(jià)格調(diào)整機(jī)制，簽訂長期采購合同或框架協(xié)議，鎖定采購價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在簽訂采購合同前，對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同的合法性和有效性，咨詢專業(yè)法律意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商的經(jīng)營狀況，建立供應(yīng)商信息監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，及時(shí)調(diào)整合作策略，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購業(yè)務(wù)的影響。五、供應(yīng)商退出機(jī)制1.退出情形合作終止：供應(yīng)商與公司的合作期限屆滿，雙方未續(xù)簽合作協(xié)議，合作關(guān)系自動(dòng)終止。違約解除：供應(yīng)商在合作過程中出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為，如提供的產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨延遲、服務(wù)不到位等，且經(jīng)公司多次溝通協(xié)商仍未解決問題，公司有權(quán)解除合作關(guān)系。主動(dòng)退出：供應(yīng)商因自身經(jīng)營狀況不佳、戰(zhàn)略調(diào)整等原因，主動(dòng)提出退出與公司的合作關(guān)系。資質(zhì)不符：供應(yīng)商的資質(zhì)發(fā)生變化，不再符合公司的采購要求，如營業(yè)執(zhí)照被吊銷、生產(chǎn)許可證過期、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證失效等，公司有權(quán)終止合作關(guān)系。2.退出流程通知供應(yīng)商：采購部門提前[x]天向供應(yīng)商發(fā)出退出合作關(guān)系的通知，明確退出原因、退出時(shí)間等信息。清理賬務(wù)：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商清理賬務(wù)，核對(duì)往來款項(xiàng)，確保雙方賬目清晰。如存在未結(jié)清的貨款或費(fèi)用，應(yīng)按照合同約定及時(shí)處理。物資清理：采購部門會(huì)同需求部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，對(duì)供應(yīng)商已交付但尚未使用的物資進(jìn)行清理，辦理退貨、換貨或結(jié)算等手續(xù)。文件歸檔：采購部門將與供應(yīng)商合作期間的相關(guān)文件資料，如采購合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄等進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。3.后續(xù)管理信息更新：采購部門