停車券結(jié)算管理制度

停車券結(jié)算管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司停車券的結(jié)算管理，確保停車券的使用、發(fā)放、回收及資金結(jié)算等環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確、高效、安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及停車券的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于停車券的采購(gòu)、發(fā)放、使用、回收以及與合作方的結(jié)算等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保停車券結(jié)算活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證停車券數(shù)量、金額、使用記錄等信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或遺漏。3.安全性原則：加強(qiáng)停車券的保管、發(fā)放、回收等環(huán)節(jié)的安全管理，防止停車券被盜用、冒用或丟失。4.效率性原則：優(yōu)化停車券結(jié)算流程，提高工作效率，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地完成結(jié)算工作，滿足公司及相關(guān)方的需求。二、停車券管理職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.根據(jù)公司實(shí)際需求，負(fù)責(zé)停車券的采購(gòu)工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.確保采購(gòu)的停車券符合公司規(guī)定的規(guī)格、質(zhì)量要求，并及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，保證停車券按時(shí)到貨。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)停車券的保管工作，設(shè)立專門的存放區(qū)域，確保停車券的安全。2.根據(jù)公司授權(quán)，負(fù)責(zé)停車券的發(fā)放和回收管理，建立停車券發(fā)放和回收臺(tái)賬，詳細(xì)記錄停車券的發(fā)放對(duì)象、數(shù)量、時(shí)間、回收情況等信息。3.定期對(duì)停車券的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)停車券結(jié)算的賬務(wù)處理，對(duì)停車券的采購(gòu)成本、使用情況、回收金額等進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.審核停車券結(jié)算相關(guān)的票據(jù)、憑證等資料，確保結(jié)算數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。3.定期與采購(gòu)部門、行政部門核對(duì)停車券的采購(gòu)、發(fā)放、回收及結(jié)算情況，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）使用部門1.按照公司規(guī)定使用停車券，不得擅自轉(zhuǎn)讓、出售或挪作他用。2.配合行政部門做好停車券的回收工作，及時(shí)將使用后的停車券交回行政部門。三、停車券采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)實(shí)際停車需求，填寫停車券采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明所需停車券的數(shù)量、使用期限、用途等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)市場(chǎng)上的停車券供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)研，收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括公司資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，篩選出若干家符合要求的供應(yīng)商，并組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。3.根據(jù)評(píng)審結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確停車券的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保停車券按時(shí)到貨。2.停車券到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括停車券的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同的要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。3.驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)將停車券移交至行政部門，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括停車券的名稱、數(shù)量、規(guī)格、到貨日期等信息的詳細(xì)記錄。四、停車券發(fā)放管理（一）發(fā)放范圍停車券的發(fā)放對(duì)象為公司內(nèi)部員工、來(lái)訪客戶以及經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他人員。（二）發(fā)放流程1.行政部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需求，確定停車券的發(fā)放對(duì)象和發(fā)放數(shù)量。2.行政部門按照確定的發(fā)放名單，填寫停車券發(fā)放登記表，詳細(xì)記錄發(fā)放對(duì)象的姓名、部門、聯(lián)系方式、發(fā)放停車券的數(shù)量、發(fā)放日期等信息。3.行政部門根據(jù)停車券發(fā)放登記表，將停車券發(fā)放給相應(yīng)的人員，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。領(lǐng)取人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用停車券，不得擅自轉(zhuǎn)讓或出售。4.對(duì)于來(lái)訪客戶，行政部門應(yīng)在客戶來(lái)訪時(shí)發(fā)放停車券，并告知客戶停車券的使用方法和有效期?？蛻綦x開時(shí)，應(yīng)收回停車券。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因需要額外發(fā)放停車券，使用部門應(yīng)填寫停車券額外發(fā)放申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明發(fā)放原因、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放數(shù)量等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核。如審核通過(guò)，行政部門按照本制度的發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放。3.如因員工離職、調(diào)崗等原因，需要收回已發(fā)放的停車券，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員收回停車券，并在停車券發(fā)放登記表中注明收回原因和收回日期。五、停車券使用管理（一）使用規(guī)則1.停車券僅限在公司指定的停車場(chǎng)使用，不得在其他停車場(chǎng)使用。2.停車券應(yīng)在有效期內(nèi)使用，過(guò)期無(wú)效。3.停車券不得擅自轉(zhuǎn)讓、出售或挪作他用。如有違反，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.使用停車券時(shí)，應(yīng)按照停車場(chǎng)的規(guī)定停放車輛，并配合停車場(chǎng)管理人員的指揮。（二）使用記錄1.停車場(chǎng)管理人員應(yīng)在停車券上加蓋使用章或注明使用時(shí)間、車牌號(hào)等信息，并做好停車券使用記錄。停車券使用記錄應(yīng)包括使用日期、車牌號(hào)、停車券號(hào)碼、使用時(shí)間、收費(fèi)金額等信息。2.停車場(chǎng)管理人員應(yīng)定期將停車券使用記錄提交至行政部門。行政部門應(yīng)將停車券使用記錄與停車券發(fā)放登記表進(jìn)行核對(duì)，確保停車券的使用情況與發(fā)放情況一致。（三）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)停車券無(wú)法正常使用或存在異常情況，停車場(chǎng)管理人員應(yīng)及時(shí)與行政部門聯(lián)系，查明原因并進(jìn)行處理。2.如因停車券系統(tǒng)故障、停車場(chǎng)設(shè)備問(wèn)題等原因?qū)е峦＼嚾療o(wú)法正常使用，行政部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行維修或處理，并對(duì)受影響的人員進(jìn)行妥善安排。3.如發(fā)現(xiàn)停車券被盜用、冒用或丟失，行政部門應(yīng)立即采取措施，如掛失、凍結(jié)等，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，告知其停車券被盜用、冒用或丟失的情況，并要求其配合公司做好相關(guān)工作。六、停車券回收管理（一）回收范圍使用后的停車券應(yīng)及時(shí)交回行政部門進(jìn)行回收。（二）回收流程1.停車場(chǎng)管理人員應(yīng)在車輛離開停車場(chǎng)時(shí)，收回停車券，并按照本制度的使用記錄要求進(jìn)行記錄。2.停車場(chǎng)管理人員應(yīng)定期將收回的停車券整理好，交至行政部門。行政部門應(yīng)安排專人對(duì)收回的停車券進(jìn)行核對(duì)，確保收回的停車券數(shù)量與停車券使用記錄一致。3.行政部門對(duì)收回的停車券進(jìn)行整理、分類、清點(diǎn)后，將其存放于專門的保管區(qū)域。同時(shí)，行政部門應(yīng)在停車券發(fā)放登記表中記錄停車券的回收情況，包括回收日期、回收數(shù)量等信息。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無(wú)法及時(shí)交回停車券，使用人應(yīng)向行政部門說(shuō)明原因，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交回。如逾期未交回，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如發(fā)現(xiàn)收回的停車券存在破損、缺失等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并與相關(guān)人員進(jìn)行核實(shí)。如因人為原因?qū)е峦＼嚾茡p、缺失，行政部門應(yīng)要求相關(guān)人員按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。七、停車券結(jié)算管理（一）結(jié)算周期停車券的結(jié)算周期為[具體結(jié)算周期，如每月、每季度等]。（二）結(jié)算流程1.結(jié)算周期結(jié)束后，停車場(chǎng)管理人員應(yīng)根據(jù)停車券使用記錄，統(tǒng)計(jì)本周期內(nèi)停車券的使用情況，包括使用數(shù)量、收費(fèi)金額等信息，并編制停車券使用情況統(tǒng)計(jì)表。2.停車場(chǎng)管理人員將停車券使用情況統(tǒng)計(jì)表提交至行政部門。行政部門對(duì)統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行審核，核對(duì)停車券的使用數(shù)量、收費(fèi)金額等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。如審核通過(guò)，行政部門將統(tǒng)計(jì)表提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)行政部門提交的停車券使用情況統(tǒng)計(jì)表，與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)結(jié)算金額。財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同的約定，計(jì)算應(yīng)支付給供應(yīng)商的停車券采購(gòu)費(fèi)用，并編制停車券結(jié)算明細(xì)表。4.財(cái)務(wù)部門將停車券結(jié)算明細(xì)表提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，辦理停車券結(jié)算付款手續(xù)。（三）結(jié)算核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門在辦理停車券結(jié)算付款手續(xù)前，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)結(jié)算金額。核對(duì)內(nèi)容包括停車券的采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、使用數(shù)量、收費(fèi)金額等信息。如發(fā)現(xiàn)雙方數(shù)據(jù)不一致，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與行政部門核對(duì)停車券的采購(gòu)、發(fā)放、回收及結(jié)算情況，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與行政記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（四）發(fā)票管理1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，在停車券結(jié)算后及時(shí)向公司開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括停車券的名稱、數(shù)量、金額、稅率等信息，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性等。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門將發(fā)票作為記賬憑證的附件進(jìn)行保管。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商開具的發(fā)票存在問(wèn)題，如發(fā)票內(nèi)容錯(cuò)誤、發(fā)票金額不符等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)停車券的采購(gòu)、發(fā)放、使用、回收及結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)檢查，確保停車券結(jié)算管理制度的有效執(zhí)行。審計(jì)檢查內(nèi)容包括停車券的采購(gòu)合同執(zhí)行情況、停車券的發(fā)放和回收記錄、停車券的使用情況、停車券的結(jié)算情況等。（二）日常監(jiān)督行政部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)停車券管理工作的日常監(jiān)督，定期對(duì)停車券的庫(kù)存、發(fā)放、回收、使用等情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警