企業(yè)公章誰管理制度

企業(yè)公章誰管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、文件簽署等各類事務(wù)中使用公章的行為。（三）定義本制度所稱公章，是指企業(yè)正式對(duì)外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于企業(yè)公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.企業(yè)公章的刻制由行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)企業(yè)注冊(cè)登記等相關(guān)規(guī)定，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.刻制公章前，需填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明公章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)刻制的公章樣式必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，經(jīng)審核通過后，方可交由印章制作單位刻制。（二）啟用1.新刻制的公章在正式啟用前，行政管理部門應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄公章的名稱、編號(hào)、啟用日期、領(lǐng)取人等信息。2.行政管理部門應(yīng)將新公章啟用的相關(guān)信息及時(shí)通知企業(yè)內(nèi)部各部門，并發(fā)布正式啟用公告。3.新公章啟用時(shí)，原公章同時(shí)廢止，如有需要，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀處理。（三）廢止1.公章因磨損、遺失、被盜等原因需要廢止時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告，并說明原因。2.行政管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并向企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人報(bào)告。經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理公章廢止手續(xù)，登記備案廢止日期、原因等信息。3.廢止的公章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行封存或銷毀處理，銷毀過程需進(jìn)行登記記錄，由行政管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并簽字確認(rèn)。三、公章的保管（一）保管責(zé)任1.企業(yè)公章實(shí)行專人保管制度，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)公章的日常保管工作。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公章管理制度，確保公章安全。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶公章外出。（二）保管方式1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.保險(xiǎn)柜或保管箱的鑰匙及密碼應(yīng)由保管人員分別妥善保管，不得告知他人。3.如遇特殊情況需暫時(shí)委托他人保管公章時(shí)，必須經(jīng)過企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人的書面批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）保管場(chǎng)所1.公章保管場(chǎng)所應(yīng)選擇在企業(yè)內(nèi)部相對(duì)獨(dú)立、安全的區(qū)域，如行政管理部門辦公室等。2.保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保公章保管安全。四、公章的使用（一）使用原則1.公章的使用必須嚴(yán)格遵循合法、合規(guī)、真實(shí)、有效的原則，確保所蓋公章的文件、合同等具有法律效力。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。（二）使用范圍1.企業(yè)公章主要用于企業(yè)對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件，辦理各類資質(zhì)證書、許可證，以及其他需要以企業(yè)名義進(jìn)行的重大事項(xiàng)。2.合同專用章專門用于企業(yè)對(duì)外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，不得挪作他用。3.財(cái)務(wù)專用章用于企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)。4.法定代表人章用于企業(yè)法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)事項(xiàng)，如簽署文件、辦理銀行業(yè)務(wù)等。（三）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人需要加蓋公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、文件名稱、文號(hào)、用章數(shù)量、用章日期等信息，并附上相關(guān)文件或合同的草稿。2.審核：申請(qǐng)表提交后，先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確認(rèn)用章事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性，并簽字審批。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同，還需經(jīng)過財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門的審核。3.批準(zhǔn)：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表提交至企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人進(jìn)行最終批準(zhǔn)。法定代表人或其授權(quán)人應(yīng)認(rèn)真審查用章事項(xiàng)，在確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)。4.蓋章：公章保管人員在收到經(jīng)批準(zhǔn)的《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照申請(qǐng)表上注明的內(nèi)容進(jìn)行蓋章操作。蓋章時(shí)應(yīng)確保公章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、遺漏。5.登記：公章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用章日期、用章事由、文件名稱、文號(hào)、用章數(shù)量、批準(zhǔn)人、使用人等信息。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即加蓋公章，但無法按照正常流程辦理審批手續(xù)時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話請(qǐng)示企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人，在獲得同意后先加蓋公章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地用章的情況，如確因工作需要，經(jīng)企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，可采用傳真、掃描等方式將用章文件發(fā)送至用章地點(diǎn)，由當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)人員在核實(shí)文件真實(shí)性后，按照規(guī)定加蓋公章，并將蓋章后的文件及時(shí)傳回企業(yè)備案。五、公章的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公章的使用、保管等情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)《公章使用登記簿》、《公章保管記錄》等進(jìn)行核對(duì)，檢查公章使用是否符合規(guī)定流程，保管是否安全可靠。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計(jì)1.企業(yè)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公章管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查公章管理制度的執(zhí)行情況，評(píng)估公章管理的風(fēng)險(xiǎn)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)公章管理中存在的問題提出專業(yè)的意見和建議，企業(yè)應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)進(jìn)行整改完善。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章的。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章的。3.私自將公章轉(zhuǎn)借他人使用的。4.因保管不善導(dǎo)致公章遺失、被盜或損壞的。5.其他違反公章管理制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)使用公章的行為，一經(jīng)查實(shí)，企業(yè)將視情節(jié)輕重，對(duì)直接責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)使用公章給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，直接責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。3.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致公章遺失、被盜或損壞的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七