集團(tuán)行政日常管理制度

集團(tuán)行政日常管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范集團(tuán)行政日常管理工作，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，營造良好的工作環(huán)境，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項(xiàng)管理規(guī)定應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：明確各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作的規(guī)范性和一致性。3.效率原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)原則：行政部門要樹立服務(wù)意識(shí)，為員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.集團(tuán)根據(jù)各部門職能和工作需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公地點(diǎn)。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，通道暢通無阻，不得堆放雜物。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，確保正常辦公需求。2.定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.實(shí)行區(qū)域責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和保持。2.每天上班前和下班后，員工應(yīng)清理各自辦公區(qū)域的垃圾，保持桌面整潔。3.每周組織一次全集團(tuán)范圍的衛(wèi)生大掃除，對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行全面清潔。（四）噪音與安全管理1.員工在辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持安靜，避免大聲喧嘩、播放高分貝音樂等影響他人工作的行為。2.加強(qiáng)安全意識(shí)教育，提高員工的安全防范能力。辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁使用大功率電器，確保用電安全。3.定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門根據(jù)各部門需求，制定辦公用品年度采購計(jì)劃，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購辦公用品應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。在采購過程中，要進(jìn)行多方比價(jià)，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。3.對(duì)于批量采購的辦公用品，應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）辦公用品發(fā)放1.設(shè)立辦公用品倉庫，對(duì)采購的辦公用品進(jìn)行分類存放、登記造冊(cè)。2.員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到倉庫領(lǐng)取。3.倉庫管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。（三）辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)。2.對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。3.行政部門定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)于浪費(fèi)嚴(yán)重的部門或個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并采取相應(yīng)的措施加以控制。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核、簽發(fā)應(yīng)按照集團(tuán)規(guī)定的流程進(jìn)行。重要文件應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.文件應(yīng)分類編號(hào)，妥善存放。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱文件時(shí)，應(yīng)做好傳閱記錄，注明傳閱時(shí)間、傳閱人等信息。4.文件的借閱應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞文件。（二）檔案管理1.檔案分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作。2.檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類整理，編制目錄索引，便于查找和利用。3.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員簽字同意后方可借閱。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)過期、無用的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.集團(tuán)會(huì)議分為年度工作會(huì)議、季度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議、專題會(huì)議等。2.年度工作會(huì)議總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作任務(wù)；季度工作會(huì)議和月度工作會(huì)議匯報(bào)階段性工作進(jìn)展情況，分析存在的問題，提出下一步工作計(jì)劃；專題會(huì)議針對(duì)特定事項(xiàng)進(jìn)行討論和決策。（二）會(huì)議組織1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議場地的安排、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等。2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等內(nèi)容。3.會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議前準(zhǔn)備齊全，包括會(huì)議報(bào)告、文件、圖表等，并提前分發(fā)給參會(huì)人員。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，做好會(huì)議記錄，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。3.會(huì)議期間應(yīng)保持良好的秩序，尊重發(fā)言人，不得隨意打斷他人發(fā)言。（四）會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。2.各部門應(yīng)按照會(huì)議決議，制定具體的工作計(jì)劃和措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。六、車輛管理（一）車輛配備1.根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)需要，合理配備公務(wù)車輛，確保工作用車需求。2.車輛應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別和管理。（二）車輛調(diào)度1.行政部門負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作任務(wù)和用車需求，合理安排車輛使用。2.員工因工作需要用車，應(yīng)提前填寫用車申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給行政部門。行政部門根據(jù)車輛情況進(jìn)行調(diào)度，并及時(shí)通知駕駛員。（三）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。2.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)做好車輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期檢查車輛的性能和安全狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除故障。3.嚴(yán)禁公車私用，如有違反規(guī)定的行為，將嚴(yán)肅處理。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛維修和保養(yǎng)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障后，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門安排車輛到指定的維修廠進(jìn)行維修。2.維修廠應(yīng)提供詳細(xì)的維修清單和發(fā)票，經(jīng)行政部門審核后報(bào)銷。3.定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)，確保車輛性能良好，延長車輛使用壽命。七、印章管理（一）印章種類集團(tuán)印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.設(shè)立印章保管制度，明確印章保管人員及其職責(zé)。公章由行政部門負(fù)責(zé)人保管，合同專用章由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，財(cái)務(wù)專用章和法人章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。使用印章時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用時(shí)間、使用部門等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。2.印章保管人員應(yīng)按照審批意見進(jìn)行用印，并做好用印記錄。用印記錄應(yīng)包括用印時(shí)間、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請(qǐng)人等信息。（四）印章廢止1.印章因損壞、遺失等原因需要廢止時(shí)，保管人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.廢止的印章應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄，待集團(tuán)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，并做好銷毀記錄。八、證照管理（一）證照種類集團(tuán)證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。（二）證照保管1.設(shè)立證照保管制度，指定專人負(fù)責(zé)證照的保管工作。證照保管人員應(yīng)妥善保管證照，確保證照的安全和完整。2.證照應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并做好防盜、防火、防潮等措施。（三）證照使用1.員工因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫證照使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到證照保管人員處領(lǐng)取。2.證照使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還證照保管人員，并做好歸還記錄。（四）證照年檢與換證1.證照保管人員應(yīng)定期關(guān)注證照的年檢和換證時(shí)間，提前做好準(zhǔn)備工作。2.按照相關(guān)部門的要求，及時(shí)辦理證照的年檢和換證手續(xù)，確保證照的有效性。九、通訊與網(wǎng)絡(luò)管理（一）通訊管理1.集團(tuán)為員工配備必要的通訊工具，如手機(jī)、固定電話等。員工應(yīng)妥善保管通訊工具，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或損壞。2.員工應(yīng)保持通訊暢通，以便及時(shí)接收工作任務(wù)和信息。如有特殊情況需要變更手機(jī)號(hào)碼或停機(jī)，應(yīng)提前通知行政部門。（二）網(wǎng)絡(luò)管理1.集團(tuán)建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為員工提供辦公所需的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。員工應(yīng)遵守網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定，不得利用網(wǎng)絡(luò)從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，如瀏覽不良網(wǎng)站、下載非法軟件等。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意攻擊。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.員工應(yīng)妥善保管網(wǎng)絡(luò)賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)和密碼泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。十、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、友好的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來訪客人的目的和性質(zhì)，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行接待。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，要嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，避免鋪張浪費(fèi)。（二）接待流程1.接待人員接到來訪通知后，應(yīng)及時(shí)了解來訪客人的基本情況、來訪目的和行程安排，提前做好接待準(zhǔn)備工作。2.根據(jù)來訪客人的情況，安排合適的接待場所，并準(zhǔn)備好相關(guān)的資料和飲品。3.接待過程中