部門(mén)廣告合同管理制度

部門(mén)廣告合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告合同管理，規(guī)范廣告合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)涉及的所有廣告合同，包括但不限于平面廣告、電視廣告、網(wǎng)絡(luò)廣告、戶外廣告等各類(lèi)形式的廣告合作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：廣告合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)對(duì)廣告合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：廣告合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出廣告投放需求，填寫(xiě)《廣告合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廣告投放的目的、形式、預(yù)算、時(shí)間要求等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至市場(chǎng)部。市場(chǎng)部對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步評(píng)估，判斷其必要性和可行性。3.對(duì)于重大廣告項(xiàng)目，市場(chǎng)部組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，形成評(píng)審意見(jiàn)，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草與審核1.經(jīng)審批通過(guò)的廣告合同立項(xiàng)申請(qǐng)，由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)起草廣告合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、廣告內(nèi)容、投放時(shí)間、費(fèi)用支付方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。2.合同起草完成后，市場(chǎng)部將合同文本提交至法務(wù)部進(jìn)行審核。法務(wù)部從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.法務(wù)部審核通過(guò)后，合同文本返回市場(chǎng)部，同時(shí)抄送至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部對(duì)合同中的費(fèi)用條款進(jìn)行審核，確保費(fèi)用預(yù)算合理、支付方式明確。（三）合同簽訂1.市場(chǎng)部將審核通過(guò)的合同文本提交至合作方，雙方就合同條款進(jìn)行協(xié)商。如雙方達(dá)成一致意見(jiàn)，在合同上簽字蓋章。2.合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司內(nèi)部根據(jù)需要留存相關(guān)部門(mén)。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)將簽訂后的合同副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)履行相應(yīng)職責(zé)。三、合同履行管理（一）廣告投放執(zhí)行1.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)按照合同約定，組織廣告投放工作。投放過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)控廣告投放的質(zhì)量和效果，確保廣告按照合同要求進(jìn)行投放。2.廣告投放執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)與合同約定不符的情況，市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí)與合作方溝通協(xié)調(diào)，采取措施予以糾正。如無(wú)法協(xié)商解決，應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。（二）費(fèi)用支付管理1.財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間，審核市場(chǎng)部提交的付款申請(qǐng)。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、廣告投放證明（如廣告投放截圖、監(jiān)測(cè)報(bào)告等）等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分。（三）合同變更管理1.廣告合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并經(jīng)公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)將變更協(xié)議副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)。（四）合同終止管理1.廣告合同履行完畢后，合同自動(dòng)終止。市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，形成總結(jié)報(bào)告。2.如合同提前終止，應(yīng)由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同終止協(xié)議。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)將終止協(xié)議副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，辦理相關(guān)費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)收集廣告合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，包括合同文本、立項(xiàng)申請(qǐng)表、審批文件、變更協(xié)議、終止協(xié)議、廣告投放證明、付款憑證等。2.收集的文件資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，并按照時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行整理。（二）檔案整理與歸檔1.市場(chǎng)部將整理好的文件資料移交至公司檔案室。檔案室按照檔案管理規(guī)定，對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，并建立電子和紙質(zhì)檔案。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廣告合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案查閱和借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。查閱和借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。五、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立廣告合同監(jiān)督機(jī)制，由市場(chǎng)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)組成監(jiān)督小組，定期對(duì)廣告合同的簽訂、履行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查合同條款的執(zhí)行情況、廣告投放效果、費(fèi)用支付情況、合同變更與終止手續(xù)辦理情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。（二）考核指標(biāo)1.合同簽訂及時(shí)率：考核廣告合同從立項(xiàng)到簽訂的時(shí)間間隔，確保合同簽訂不延誤業(yè)務(wù)開(kāi)展。2.合同履行準(zhǔn)確率：考核廣告合同的實(shí)際履行情況與合同約定的符合程度，確保廣告投放達(dá)到預(yù)期效果。3.費(fèi)用支付合規(guī)率：考核廣告合同費(fèi)用支付的合規(guī)性，確保費(fèi)用支付符合合同約定和公司財(cái)務(wù)制度。4.合同糾紛發(fā)生率：考核廣告合同履行過(guò)程中發(fā)生的糾紛數(shù)量，降低合同糾紛對(duì)公司造成的損失。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.公司定期對(duì)各部門(mén)的廣告合同管理工作進(jìn)行考核，考核方式包括查閱檔案、數(shù)據(jù)分析、實(shí)地檢查等。2.考核結(jié)果與部門(mén)績(jī)效掛鉤，對(duì)于廣告合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人，責(zé)令限期整改，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、合同風(fēng)險(xiǎn)防范（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)廣告合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，重點(diǎn)關(guān)注合同主體資格、合同條款合法性、廣告內(nèi)容合規(guī)性、費(fèi)用支付風(fēng)險(xiǎn)、違約責(zé)任等方面的風(fēng)險(xiǎn)。2.對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對(duì)廣告合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)一般分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取嚴(yán)格的控制措施，如加強(qiáng)合同審核、增加擔(dān)保條款等；對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?，如定期跟蹤合同履行情況、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)等；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行日常監(jiān)控，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控狀態(tài)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)